امروزه تعریف و تعیین یک نرمافزار مشخص برای مدیریت پروژه کار بسیار دشواری است چراکه برای مدیریت یک پروژه ابزارهای بی‌شماری در بازار ابزارهای هوشمند و دیجیتالی وجود دارد. اما با توجه به روشی که برای مدیریت پروژه در نظر دارید و متدولوژی انتخابیتان در مدیریت پروژه می‌توانید نرم‌افزارهایی را انتخاب کنید که فقط ابزارهای مدنظر شما را دارند و یا این نوع ابزارها به گونه‌ای عالی و کامل پیادهسازی کرده‌اند.
اگر به دنبال نرم‌افزاری ایرانی و بومی‌سازی شده هستید که تمامی ابزارهای مدیریت پروژه را به صورت یکجا در اختیار شما قرار دهد ما به شما پامیکا را پیشنهاد می‌کنیم و اگر به دنبال نرم‌افزارهای خارجی هستید، Clickup و monday گزینه‌هایی خوبی هستند. اگر هم با توجه به متدولوژی مدیریت پروژهی خود قصد استفاده از چند ابزار محدود را دارید می‌توانید در پامیکا آن را به صورت شخصی‌سازی شده تعریف کنید. ۵ نوع از متداول‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برمبنای پراستفاده‌ترین متدولوژی‌های مدیریت پروژه شامل: مدیریت پروژه به روش مرسوم (سنتی)، مدیریت پروژهی اجایل، مدیریت پروژهی مشارکتی، مدیریت منابع و مدیریت پروژهی متن باز (open-source).
در این مقاله این ۵ نوع نرمافزار مدیریت پروژه را به صورت کامل برای شما توضیح داده‌ایم تا شما به آسانی بتوانید برای مدیریت پروژه‌های خود بهترین ابزار را انتخاب کنید.
۱) نرمافزار مدیریت پروژه به روش مرسوم
۲) نرم افزار مدیریت پروژهی چابک
۳) نرم افزار مدیریت پروژهی تعامل محور
۴) نرم افزار مدیریت منابع پروژه
۵) نرم افزار مدیریت پروژهی متن-باز
بهترین نرمافزار مدیریت پروژه
نتیجه‌گیری
بهترین ابزارهای هوشمند مورد نیاز برای مدیریت پروژه به روش مرسوم
نرم افزار مدیریت پروژه به شیوه‌ی مرسوم بر مدت زمان انجام پروژه تمرکز دارد و در طول آن از شما پشتیبانی می‌کند. بنابراین شما به ابزارهایی نیاز دارید که به شما کمک کند دامنه‌ی پروژهی خود را تعریف کنید، برنامه‌ریزی کنید، وظایف را به افراد اختصاص دهید و پیشرفت پروژه را دنبال کنید.
از ویژگی‌های اصلی نرم افزاری که می‌تواند در مدیریت پروژهی مرسوم به شما کمک کند می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
مدیریت وظایف و مسئولیت‌ها: وظایف و مسئولیت‌ها در این نرمافزار به طور معمول در یک فهرست نمایش داده می‌شود، شما باید بتوانید با کمک نرمافزار وظایف پروژه را تعریف کنید، تاریخ مشخص کنید، برای کارها مهلت زمانی ایجاد کنید، شاخص‌های کلیدی و عوامل وابسته به آن را تعیین کنید، منابع را به وظایف اختصاص دهید و بتوانید بر پیشرفت کار نظارت کنید.
گانت چارت: گانت چارت در واقع نمایش بصری پروژه‌های شماست در یک جدول زمانی. گانت چارت یا نمودار گانت به طور معمول نموداری منعطف است که به شما اجازه می‌دهد با حذف یا اضافه کردن کارهای جدید تغییر پروژه را به صورت بصری مشاهده کنید. این نمایش اطلاعاتی مهم مانند مسیر بحرانی برای پروژه را به دقت عیان می‌کنند، بنابراین شما چالش‌های مهم پروژه را به سرعت درک می‌کنید و به خوبی متوجه اولویت‌های زمانی می‌شوید.
مدیریت رزومه‌ی پروژه‌ها: ابزارهایی هستند که به شما دسترسی به گزارش‌های روند پروژه‌های قبلی را می‌دهند. با بررسی پروژه‌های قبلی، شما می‌توانید از ابتکارات و خلاقیت‌های قبلی استفاده کنید و درکل داشتن رزومه یا همان گزارش‌های پروژه‌های قبلی اطلاعات بسیاری مفیدی برای تصمیم‌گیری‌های جدید در اختیار شما می‌گذارد.
بهترین ابزارهای هوشمند مورد نیاز برای مدیریت پروژهی چابک (اجایل)
تمرکز اصلی نرم افزار مدیریت پروژهی چابک بر پشتیبانی از روش‌های چابک مانند اسکرام Scrum وکانبان Kanban است. بنابراین، در این نرم‌افزارها به آسانی شاهد فصل‌بندی‌ها (اسپرینت‌ها)، موضوعات مهم و گزارش‌ها به صورت متمرکز در یک فضا هستید.
از ویژگی‌های اصلی نرم افزار مدیریت پروژهی چابک (اجایل) می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
تخته‌ی کانبان: تخته‌ی کانبان تخته یا جدولی است که در آن کارت‌های در یک نمای عمودی به سبک خط شنا swimlane وظایف انجام شده و ارتباطشان با یکدیگر را نشان می‌دهند و ستون‌ها مراحل جریان کار را نشان می‌دهند. بنابراین، شما می‌توانید یک ستون برای کارهای عقب افتاده، یک ستون برای وظایف در حال انجام در اسپرینت فعلی و یک ستون دیگر برای کارهای تکمیل شده داشته باشید.
اتوماسیون: اتوماسیون یک ویژگی رایج در این نوع نرم افزارها است که به ساده‌سازی کارها کمک می‌کند. اتوماسیون می‌تواند پیچیدگی فرآیند کارها در پروژه‌های گسترده و سخت را با ارسال خودکار اطلاعیه‌ها در میان اعضای تیم بسته به وضعیت یک کار کاهش دهد.
داشبورد زمان واقعی: داشبورد زمان واقعی اطلاعات مربوط به تیم شما را در لحظه و بدون تاخیر نمایش می‌دهد، مانند وظایف اختصاص داده شده، تعداد کارهای تکمیل شده و سرعت تیمِ پروژه.
پورتال مشتری: پورتال مشتری دسترسی خارجی به پروژه‌های شما را فراهم می‌کند و به سهامداران، کارفرمایان و ذینفعان مختلف اجازه می‌دهد پروژهی شما را مشاهده کنند و حتی با تیم پروژه، مطابق با دسترسی‌های از پیش تعریف شده‌ی شما، تعامل داشته باشند.
اگر به تازگی با متدولوژی اجایل در مدیریت پروژه آشنا شده‌اید، در این مقاله می‌توانید درباره‌ی پروژهی چابک (اجایل) و نحوه‌ی عملکرد آن بیشتر بدانید.
بهترین ابزارهای هوشمند مورد نیاز برای مدیریت پروژهی تعامل محور
ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت پروژهی تعامل محور بر ایجاد همکاری و ارتباطی آسان بین اعضای تیم تمرکز دارند. این ویژگی ممکن است مبهم‌ترین ویژگی برای ایجاد تمایز باشد زیرا همه‌ی ابزارها به نوعی ارتباطی درون برنامه‌ای را پیادهسازی و اجرا می‌کنند.
از ویژگی‌های اصلی این نوع نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
اسناد و مدارک: این اسناد به سبک ویکی پدیا هستند که در آن تیم شما می‌تواند مستندات و فعالیت‌های مرتبط با کار تیمی را به صورت دسته‌بندی شده و با جزییات ایجاد کند.
ارسال پیام در لحظه: این نوع پیام‌رسانی در نرم افزار رخ می‌دهد. بنابراین افراد تیم پروژه می‌توانند در لحظه و به صورت آنلاین درباره‌ی مسائل مختلف کاری باهم تعامل داشته باشند و صحبت کنند.
تایید چند مرحله‌ای: تایید چند مرحله‌ای برای تیم‌هایی که از نرم افزارهای مبتنی بر فضای ابری استفاده می‌کنند بسیار مفید و مهم است. سرویس تایید چند مرحله‌ای برای بررسی درخواست کارکنان و بازخوردهای مشتریان بسیار کاربرد دارد.
بهترین ابزارهای هوشمند مورد نیاز برای مدیریت منابع پروژه
نرمافزار مدیریت منابع پروژه بر مبنای کمک به برنامه‌ریزی کلی پروژه و برنامه‌ریزی پروژه از دیدگاه منابع انسانی متمرکز است. نرمافزار مدیریت منابع پروژه با نرمافزار همکاری تیمی متفاوت است زیرا به جای تمرکز بر کار تیمی، بر نحوه‌ی عملکرد تیم تمرکز می‌کنند. این نوع نرمافزار به شما در مدیریت کارها و تخصیص وظایف در تیم کمک می‌کند.
از ویژگی‌های اصلی نرم افزار مدیریت منابع پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
برگه‌ی زمانی (تایم شیت): برگه‌ی زمانی برای پیگیری مدت زمانی‌ست که تیم شما وقت خود را صرف آن می‌کند. ردیابی زمان برای تیم‌های کوچک، فریلنسرها و شرکت‌های بزرگ بسیار مفید و کاربردی است. همچنین، هر سازمان دارای خدمات حرفه‌ای که نیاز به گزارش زمان صرف شده برای اطلاع به مشتریان خود دارد قطعا به ابزار برگه‌ی زمانی یا همان تایم‌شیت احتیاج دارد.
تخصیص منابع: ابزار تخصیص منابع، وظایف و زیر وظایف اختصاص داده شده به افراد تیم را نشان می‌دهد همچنین نشان می‌دهد که آیا اعضای تیم پروژه می‌توانند کار بیشتری را انجام دهند یا نه. تخصیص منابع معمولا درصدی از 100 است و به شما اجازه می‌دهد تا تخصیص کارها را به صورتی منصفانه و متعادل در میان اعضای پروژه تقسیم کنید.
برنامه‌ی ردیابی زمان: برنامه‌ی ردیابی زمان برای تیم‌هایی که اعضای دورکار دارند بسیار مفید است. این برنامه‌ها به طور معمول دارای یک رابط کاربری آسان و کاربر پسند هستند که در آن برای آغاز ضبط زمان فقط به چند کلیک نیاز است.
بهترین ابزارهای هوشمند مورد نیاز برای مدیریت پروژه متن-باز (open-source)
نرم افزار مدیریت پروژهی منبع-باز دسترسی به تمامی ابزارهای ۴ مورد قبلی را به صورت یکجا برای شما فراهم می‌کند (ابزار همکاری، مدیریت منابع، به اشتراک گذاری فایل، گزارش، دیدگاه‌های چابک و غیره)، اما به صورت نرم‌افزاری رایگان. این نوع برنامه‌ی مدیریت پروژه می‌تواند گزینه خوبی برای کسب و کارهای کوچک با بودجه‌ی محدود باشد. با این حال، اگر محدودیت بودجه وجود نداشته باشد، این نرم‌افزارها برنامه‌هایی غیررایگان نیز دارند که ویژگی‌های بیشتری نسبت به ابزارهای تجاری با قیمتی به صرفه ارائه می‌دهند.
این نوع نرم افزارها اغلب توسط سازمان‌هایی با قابلیت‌های توسعه‌ی داخلی انتخاب می‌شوند زیرا نسخه‌های رایگان نرم افزار پشتیبانی اختصاصی نداشته و نیاز به اصلاحاتی برای تطبیق ابزار با نیازهای شما دارند.
ابزارهای محبوب مدیریت پروژه منبع باز شامل OpenProject، ProjectLibre و Odoo هستند.
بعد از این همه صحبت در مورد انواع مختلف نرمافزار مدیریت پروژه، ممکن است متوجه شده باشید که بسیاری از ابزارهای امروزه دارای ترکیب و تطبیق ویژگی‌های بالا در هر یک از دسته‌هایی هستند که در مورد در این مقاله نوشته‌ایم. بنابراین، کار شما این است که آنچه را که نیاز دارید و ویژگی‌هایی را که ابزار مورد نظر شما به بهترین نحو دارد را پیدا کنید.
آیا می‌دانستید پامیکا برای پیدا کردن ابزارهای مناسبِ کسب‌وکار و صنعت شما مشاورینی حرفه‌ای و ابزارهایی دقیق و توسعه‌یافته دارد؟
نتیجه‌گیری
به خاطر داشته باشید که صرف نظر از اینکه از کدام نوع نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، همه‌ی این نرم‌افزارها می‌توانند خیلی بیشتر از آنچه که برنامه ریزی شده بود انجام دهند. چطور؟ از طریق ادغام و تلفیق ابزارها. این می‌تواند شامل ادغام‌هایی بر مبنای بومی‌سازی، اتصال به سایر ابزارهای SaaS یا داشتن یک API در دسترس برای شما برای ایجاد تغییرات سفارشی باشد. نمونه‌هایی از برنامه‌هایی که می‌توانید نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را با آنها هماهنگ کنید مانند Dropbox، Google Drive، Slack یا سایر راه حل‌های مدیریت پروژه مانند Zoho Projects هستند.
به یاد داشته باشید که می‌توانید با تمام محتواهای جدید و نکات جالب ما در مورد مدیریت پروژه به روز باشید! فقط کافی‌ست دانشنامه‌ی پامیکا را دنبال کنید تا هر هفته جدیدترین مقالات در حوزه‌ی مختلف صنایع و کسب‌وکارها را بخوانید.
منابع:
بررسی قابلیت‌های سرویس مدیریت پروژهی پامیکا
مقاله‌ی The 5 Most Common Project Management Software Types
از سایت thedigitalprojectmanager
سامانه مدیریت سازمانی (ERP) - شرکت دانش پارسیان
بررسی بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه
IT Strategic Planning and Management
تعداد واحد 3
نوع درس نظری
پیش نیاز مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات
هم نیاز -
اهداف درس مدیریت و برنامه ریزی راهبردی فا
آشنایی اطلاعاتی–مهارتی با مباحث نظری و کاربردی مطالعات راهبردی فا در حوزه‌های مدیریت و برنامه ریزی فناوری اطلاعات در سازمان و کسب شناخت انتخاب گونه مناسب مطالعه‌ی راهبردی فای برای هر سازمان با توجه به توان جذب آن، استفاده از روشگان‌های مناسب و تولید راه حل‌های گذار با روش‌هایی سازمانی بهره گیرنده از الگوهای مهندسی اصلاح پذیر از اهداف اصلی این درس است. در اهداف ثانویه درس به درک ضرورت ترسیم نقشه‌های معماری و به روز رسانی آن برای گذر از وضعیت موجود به شرایط مطلوب و فراهم سازی امکان یکپارچه سازی سامانه‌های راه حل که پیشنیاز پروژه‌های ملی نظیر دولت الکترونیکی است می‌توان اشاره کرد. ارتقاء سطح نگرش دانشجویان و کسب توان استخراج راه حل‌های سامانه‌ای برای تحقق راه حل‌های سازمانی نیز در این میان با تمرینات عملی به مهارت لازم تبدیل خواهد شد.
سرفصل‌های درس مدیریت و برنامه ریزی راهبردی فا
مقدمات (٢ جلسه)
اهداف، برنامه درسی و توافق بر الگوی تعلیم و چارچوب درس.
واژه شناسی مدیریت و برنامه ریزی راهبردی.
نمای ٣۶٠ درجه‌ی برنامه ریزی راهبردی سنتی (۴ جلسه)
IFE + EFE + SPACE + SWOT + QSPM (جلسه٢)
تدوین مدل–پایه برنامه‌ی راهبردی سازمان (٢ جلسه)
انواع مطالعات راهبردی سازمان از کسب و کار تا فناوری (٢ جلسه)
معماری اطلاعات سازمان برای مدیران (٣ جلسه)
برنامه ریزی راهبردی فناوری اطلاعات (٢ جلسه)
معماری سازمان‌هانشکه (٢ جلسه)
مدیریت منظره‌ی فای‌هانشکه (٢ جلسه)
استانداردهای فنی معماری سازمان‌هانشکه (٢ جلسه)
مدل‌های مرجع، سیاست نامه، بیانیه‌ی تغییر (١ جلسه)
مروری بر روشگان‌های معماری سازمان (١ جلسه)
برنامه ریزی راهبردی فناوری اطلاعات کونیگزبرگ (١ جلسه)
معماری سازمانی در ایران–پیشینه و مدل ملی (١ جلسه)
مدل‌های بلوغ معماری سازمانی (١ جلسه)
از حاکمیت داده تا حاکمیت معماری سازمانی تا تحول رقمی (شامل مروری بر آی.تی.آی.ال و کوبیت) (٢ جلسه)
ارزیابی درس مدیریت و برنامه ریزی راهبردی فا
آزمون‌های میان ترم و پایانی: ١٢ نمره
آزمونک‌ها: ۶ نمره
مطالعه‌ی انفرادی آخرین فناوری‌ها: ٢ نمره
مراجع درس مدیریت و برنامه ریزی راهبردی فا
[1] Inge Hanschke. Strategic IT Management. Springer, 2010.
[2] Danny Greefhorst and Erik Proper. Architecture Principles. Springer, 2011.
[3] Martin Op’t Land. Enterprise Architecture Creating Value by Informed Governance. Springer, 2009.
[4] Mario Godinez. The Art of Enterprise Information Architecture. IBM Press, 2010.
به مجموعه فعالیت‌ها و رویکردهایی گفته می‌شود که برای برنامه‌ریزی، مدیریت و کنترل یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند. این فعالیت‌ها شامل برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی پروژه، تعیین اهداف و دستاوردهای پروژه، تخصیص منابع انسانی و مالی، کنترل کیفیت و تضمین رعایت مهلت‌ها و برنامه‌های پروژه می‌شوند.
اهمیت یادگیری - مدیریت و کنترل پروژه چیست؟
اهمیت استفاده مناسب از زمان و صرف هزینه‌های معقول در اجرا و پیادهسازی پروژه‌ها بر کارشناسان و متخصصین حوزه مدیریت پروژه، پوشیده نیست. مهندسین صنایع و عمران و سایر مهندسین و کارشناسان در حوزه پیادهسازی پروژه‌های مختلف، می‌توانند با فراگیری مفاهیم بنیادین مدیریت پروژه باعث ایجاد تحول در پروژه‌های مختلف شوند. از این رو ضمن اتمام موفقیت‌آمیز پروژه‌ها، از هدر رفتن سرمایه‌های جامعه جلوگیری می‌شود.
در این فرادرس چه چیزی یاد می‌گیریم؟
پس از مروری بر تاریخچه و مفاهیم مقدماتی مدیریت پروژه، تعریف محدوده پروژه فرایندهای مدیریت آن و ساختار شکست کار را بررسی می‌کنیم. در مورد توالی فعالیت‌ها و برآورد زمان، روابط وابستگی بین فعالیت‌های پروژه و نحوه برآورد زمان انجام فعالیت‌ها را یاد می‌گیریم و نمودار گانت، شبکه‌های گره‌ای و شبکه‌های برداری را می‌شناسیم. محاسبات زمانی و روش مسیر بحرانی در شبکه‌های برداری و گره‌ای را بررسی می‌کنیم. در ادامه با مفاهیم تخصیص منابع محدود و نامحدود، برنامه ریزی تسطیح منابع، کنترل پروژه و انواع سیستم‌های کنترلی آشنا می‌شویم؛ استانداردهای مدیریت پروژه و آشنایی با PMBOK و Prince 2 را معرفی می‌کنیم؛ درصد پیشرفت پروژه و تکنیک ارزش حاصله، مدیریت ریسک، مدیریت ریسک، شبکه‌های احتمالی PERT و GERT دیگر مباحثی هستند که در این آموزش به آنها می‌پردازیم.
سرفصل‌ها
- درس یکم: مفاهیم اولیه
-- تعریف پروژه و تفاوت آن با کارهای عملیاتی
-- تاریخچه مدیریت پروژه
-- تعریف و ویژگی‌های پروژه
-- چرخه عمر پروژه
-- نرم افزارهای متداول برنامه ریزی و مدیریت پروژه
-- انواع قراردادهای داخلی و بین المللی اجرای پروژه
-- فرایندهای اصلی پیاده سازی سیستم مدیریت پروژه
- درس دوم: محدوده و ساختار شکست کار (WBS)
-- تعریف محدوده پروژه
-- فرایندهای مدیریت محدوده
-- بررسی انواع ساختار شکست کار
-- آموزش نرم افزار WBS charter
- درس سوم: توالی فعالیت‌ها و برآورد زمان
-- روابط وابستگی بین فعالیت‌های پروژه
-- برآورد زمان انجام فعالیت‌ها
-- آشنایی با نمودار گانت
-- شبکه‌های گره ای
-- شبکه‌های برداری
- درس چهارم: محاسبات زمانی و روش مسیر بحرانی (CPM) در شبکه‌های برداری
-- محاسبات مسیر پیشرو
-- محاسبات مسیر پسرو
-- محاسبات انواع فرجه و زمان‌های شناوری
-- محاسبات زمانی به روش جدولی
- درس پنجم: محاسبات زمانی و روش مسیر بحرانی (CPM) در شبکه‌های گره ای
-- انواع روابط وابستگی در شبکه‌های گره ای
-- تبدیل روابط وابستگی
-- محاسبات زمانی در شبکه‌های گره ای
- درس ششم: تخصیص منابع محدود
-- مفهوم منابع و انواع آن
-- گراف منابع
-- برنامه ریزی تخصیص منابع محدود
- درس هفتم: تخصیص منابع نامحدود
-- مفهوم برنامه ریزی تسطیح منابع
-- مدل ریاضی تسطیح منابع
-- الگوریتم برگس
-- انواع مسائل معروف برنامه ریزی منابع
- درس هشتم: برنامه ریزی تسطیح منابع
-- برآورد هزینه و تبادل هزینه و زمان
-- برآورد هزینه پروژه به روش تسطیح
-- برآورد هزینه پروژه به روش کل با جز
-- برآورد هزینه پروژه به روش هزینه بر مبنای فعالیت
-- دیاگرام جریان نقدی پروژه
-- مسئله موازنه هزینه و زمان
-- انواع هزینه‌های پروژه و نحوه محاسبه آنها
-- نحوه مدل سازی مسئله تبادل هزینه و زمان با استفاده از برنامه ریزی خطی
-- الگوریتم زیمنس
- درس نهم: کنترل پروژه و انواع سیستم‌های کنترلی
-- کنترل و بهنگام سازی فرایندهای آغازین پروژه
-- کنترل فرایندهای اجرایی و بهنگام سازی برنامه پروژه
-- کنترل فرایندهای پایانی پروژه
-- سیستم کنترلی پس از اتمام
-- سیستم کنترلی برو نرو
-- سیستم کنترلی دوره ای
-- سیستم کنترلی سایبرنتیک
- درس دهم: معرفی استانداردهای مدیریت پروژه و آشنایی با PMBOK و Prince 2
-- معرفی استانداردهای مدیریت پروژه
-- آشنایی با استاندارد PMBOK
-- فرایندهای پنج گانه PMBOK
-- دانش‌های ده گانه PMBOK
-- آشنایی با استاندارد Prince 2
-- اصول بنیادی Prince 2
-- زمینه‌های Prince 2
-- فرایندهای Prince 2
- درس یازدهم: درصد پیشرفت پروژه و تکنیک ارزش حاصله
-- روش‌های سنتی درصد پیشرفت پروژه
-- مکانیزم تکنیک ارزش حاصله
-- کنترل پیشرفت برنامه و شاخص‌های ارزش حاصله
-- کنترل هزینه برنامه و شاخص‌های ارزش حاصله
- درس دوازدهم: مدیریت ریسک
-- مفاهیم مدیریت ریسک
-- برنامه ریزی مدیریت ریسک
-- شناسایی ریسک‌ها
-- تجزیه و تحلیل کیفی ریسک‌ها
-- تجزیه و تحلیل کمی ریسک‌ها
-- برنامه واکنش به ریسک‌ها
-- پایش و کنترل ریسک‌ها
- درس سیزدهم: شبکه‌های احتمالی PERT
-- سیستم تخمین زمان در شبکه‌های PERT
-- شبکه‌های PERT و محاسبات زمانی آن
-- هزینه در شبکه‌های PERT
- درس چهاردهم: - شبکه‌های احتمالی GERT
-- آشنایی با تئوری فلوگراف
-- محاسبات زمانی شبکه‌های GERT
-- الگوریتم دستیابی به تابع توزیع احتمال یک فعالیت در عمل
-
مفید برای
- مهندسی صنایع
- مدیریت
در ادامه لیست کتب انگلیسی و کتب فارسی منتشر شده در این زمینه معرفی شده اند:
- John M. Nicholas , Herman Steyn; Project Management for Engineering, Business and Technology; 2017
- Harold Kerzner, Frank P. Saladis; Project Management Workbook and PMP / CAPM Exam Study Guide; 2017
- Meliha Handzic , Antonio Bassi; Knowledge and Project Management: A Shared Approach to Improve Performance (Knowledge Management and Organizational Learning); 2017
- مجید سبزه پرور؛ مرجع درسی و کاربردی مدیریت و کنترل پروژه به روش گام به گام؛ ۱۳۹۵
- محمد‌هادی صیرفی، محمدرضا البرزی، محمد فرهمند آزاد، رضا آتش فراز؛ راهنمای پیاده سازی نظام مدیریت پروژه در پروژه‌های ساختمانی بر اساس استانداردهای ISO 21500 و PMBOK؛ ۱۳۹۵
- موسسه مدیریت پروژه PMI، محسن ذکائی آشتیانی (مترجم)؛ راهنمای گستره دانش مدیریت پروژه (ویرایش پنجم) PMBOK؛ ۱۳۹۴
- علی حاج شیرمحمدی؛ مدیریت و کنترل پروژه؛۱۳۹۳
گانت
کانبان
لیست، کانبان بورد، گانت چارت
اگر تمایل دارید روند اجرای تمامی فعالیت‌ها و پروژه‌های کاری خودتان را زیرنظر بگیرید، باید بگوییم وقت آشنایی با نمودار گانت یا گانت چارت (Gantt Chart) فرا رسیده است. این نمودار میله‌ای ابزاری فوق‌العاده برای مدیریت پروژه است. تا پایان این مطلب همراه ما باشید تا به شما بگوییم روش نمودار گانت چیست و چه کاربردی دارد.
نمودار گانت چیست؟
نمودار گانت (Gantt Chart)، ابزاری برای مدیریت پروژه و نوعی نمودار میله‌ای است که از وظایف پروژه‌ای که در طول زمان برنامه ریزی شده، یک نمای بصری ارائه می‌کند. در واقع، این نمودار، تصویری از فعالیت‌هایی که برای برنامه ریزی، پیگیری و کنترل پروژه به آنها نیاز دارید، در اختیار شما قرار می‌دهد.
محور عمودی این نمودار، فعالیت‌ها و محور افقی بازه زمانی پروژه را نشان می‌دهد. وقتی فعالیت‌ها، تاریخ شروع، تاریخ اتمام و وابستگی میان آنها مشخص شد، میله‌هایی روی نمودار شکل می‌گیرد که نشان دهنده مدت زمان اجرای پروژه است.
طراحی نمودار گانت و استفاده از آن، یک راه حل مفید برای نشان دادن کارهایی است که قرار است در روزهای خاص انجام شوند. این موضوع به مدیران پروژه و اعضای تیم کمک می‌کند تا بتوانند تاریخ شروع، تاریخ پایان و نقاط عطف برنامه پروژه را در یک نمودار میله‌ای ساده مشاهده کنند.
تاریخچه نمودار گانت چیست؟
اولین نمودار گانت، در اواسط دهه 1890 توسط Karol Adamiecki، مدیر کارخانه فولاد لهستان طراحی شد. حدود 15 سال بعد یک مهندس و مشاور آمریکایی به نام Henry Gantt، نسخه جدیدی از این نمودار را طراحی و ارائه کرد. نسخه جدید به سرعت در میان کشورهای غربی شناخته شد و به محبوبیت رسید.
در ابتدا Gantt Chart با زحمت زیاد و با دست تهیه می‌شد. از آنجا که تغییرات مداوم، ویژگی اکثر پروژه‌ها است، با هر تغییر کوچک در پروژه، لازم بود نمودار تغییر کند یا مورد بازنگری قرار گیرد. اما امروزه با گسترش استفاده از انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه، می‌توانید نمودار گانت را به سرعت طراحی کنید، ترسیم کنید، تغییر دهید و به روز رسانی کنید.
کاربرد نمودار گانت چیست؟
همان طور که گفتیم، گانت چارت، معمولا در مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد و از موثرترین روش‌های نمایش وظایف و رویدادهای پروژه در طول زمان است.
کاربرد گانت
با یک نگاه به نمودار گانت می‌توانید اطلاعات زیر را مشاهده کنید:
-- فعالیت‌های مختلف پروژه
-- تاریخ شروع و پایان هر فعالیت
-- زمانی که به هر فعالیت اختصاص داده می‌شود
-- زمان‌هایی که یکی از فعالیت‌های پروژه با سایر فعالیت‌ها همپوشانی دارد
-- تاریخ شروع و پایان کل پروژه
ضرورت استفاده از نمودار گانت چیست؟
تا اینجا دانستیم نمودار گانت چیست و چه کاربردی دارد. اما چرا باید از این ابزار استفاده کنیم؟
نمودار گانت به شما کمک می‌کند تا:
برنامه زمان بندی اولیه پروژه را نمایش دهید:
مشخص کنید چه کسی قرار است در چه زمانی، چه کاری انجام دهد و این کار چه مدت طول می‌کشد.
منابع انجام هر فعالیت را به درستی اختصاص دهید:
با استفاده از این ابزار متوجه می‌شوید که چه فعالیتی در چه زمانی به چه منابعی نیاز دارد.
گزارش پیشرفت پروژه را به خوبی ارائه دهید:
با نمودار گانت می‌توانید مطمئن باشید که مطابق برنامه پیش می‌روید.
پروژه را کنترل کرده و با ذینفعان ارتباط برقرار کنید:
گانت چارت، تصویری شفاف به ذینفعان ارائه می‌دهد. آنها می‌توانند مراحل پروژه را ببینند و از رویدادهای مهم آن درک بهتری داشته باشند.
رویدادهای کلیدی را نمایش دهید:
رویدادهای کلیدی با استفاده از علائم مشخص نمایش داده می‌شوند.
ضعف‌ها و مشکلات را شناسایی کرده و آنها را گزارش کنید:
از آنجا که در این نمودار همه چیز به صورت بصری ارائه می‌شود، فورا متوجه می‌شوید که کدام فعالیت در یک تاریخ مشخص انجام نشده یا انجام آن به تاخیر افتاده است. بنابراین می‌توانید برای حل مشکلات به سرعت برنامه ریزی کنید.
نمودار گانت چگونه به مدیران سازمان کمک می‌کند؟
-- گانت چارت باعث می‌شود مدیران به بار کاری تیم خود در زمان‌های مختلف دسترسی داشته باشند و بتوانند برنامه ریزی دقیق‌تر و کامل‌تری برای آنها انجام دهند.
-- به وسیله این نمودار، مدیر پروژه می‌تواند مسئول فعالیت‌ها را شناسایی و میزان درگیری آنها با پروژه را ارزیابی کند.
-- با نمودار گانت، مدیران می‌توانند در مورد انجام کارها با صورت موازی یا متوالی تصمیم‌گیری کنند.
-- معمولا در نرم افزارهای ترسیم نمودار گانت، امکان مشخص کردن مسیر بحرانی (CPM) وجود دارد. این ویژگی به مدیر پروژه کمک می‌کند تا روی فعالیت‌های بحرانی پروژه متمرکز شود.
-- در طول پروژه، مدیران با مشخص کردن برنامه زمانبندی و به روز رسانی نمودار گانت، می‌توانند علاوه بر پیگیری پروژه، از انجام درست و دقیق کارها یا میزان تاخیر در هر فعالیت مطلع شوند.
کمک به مدیران
مزایای نمودار گانت چیست؟
-- بزرگ‌ترین مزیت استفاده از نمودارهای گانت این است که می‌توانید همه موارد مربوط به پروژه خود را در یک مکان واحد مشاهده کرده و از آن به عنوان نوعی ابزار تجسم و اولویت بندی استفاده کنید.
-- یکی دیگر از مزایای نمودار گانت، امکان نمایش فعالیت‌های پروژه با مقیاس زمان است. در واقع، طول نمودارهای میله‌ای که برای هر فعالیت ترسیم می‌شود، زمان مورد نیاز برای انجام آنها را نشان می‌دهد.
-- گانت چارت، اطلاعات مفیدی را در اختیار مدیران پروژه قرار می‌دهد که برای نظارت بر فعالیت‌ها به آنها احتیاج دارند.
-- این نمودارها ضمن ارائه کلیات پروژه، موارد مهم مانند: اعضای تیم در هر مرحله، ترتیب وظایف، زمان، تاریخ‌های شروع تا پایان هر فعالیت و وابستگی میان وظایف را نیز به خوبی نشان می‌دهند.
-- از آنجا که ارتباطات مفید و موثر بخش جدایی ناپذیر یک پروژه محسوب می‌شود، نمودارهای گانت معروف به «امکان ارائه ارتباطات شفاف» هستند.
-- با اطلاعاتی که این نمودارها به مدیران پروژه منتقل می‌کند، آنها می‌توانند با اعضای تیم ارتباط بهتر و عمیق‌تری برقرار کنند.
-- این نمودارها با ارائه جدول زمانی پروژه، به شما امکان می‌دهد تا از منابع خود به طور موثر استفاده کنید. چرا که وقتی منابع، بیش از حد لزوم برای وظایف و فرآیندها در نظر گرفته می‌شوند، مشکلات زیادی به وجود خواهد آمد.
-- با کمک نمودار گانت می‌توانید به راحتی از نحوه تخصیص و استفاده از منابع مطلع شوید و منابع را به طور موثر مدیریت کنید. در صورتی که منابع به درستی مدیریت شوند، می‌توانید مطمئن باشید که پروژه‌ها در مهلت تعیین شده به پایان خواهند رسید.
-- یکی دیگر از مزایای Gantt Chart، اندازه گیری پیشرفت پروژه است. این ویژگی شما را قادر می‌سازد در صورتی که در برنامه‌های خود از طرح اولیه عقب باشید، بتوانید در استراتژی‌های خود تغییرات لازم را ایجاد کنید.
-- به وسیله این ابزار، اعضای تیم پروژه می‌توانند درصد تکمیل شده هر فعالیت را به روز رسانی کنند. این اطلاعات به شما می‌گوید که آیا پروژه در مسیر درست حرکت می‌کند یا نه.
-- علاوه بر تمام مواردی که گفتیم، نمودارهای میله‌ای به دلیل سادگی و درک آسان، از مرسوم‌ترین و پرکاربردترین ابزارهای نمایشی به شمار می‌روند.
معایب نمودار گانت چیست؟
تا اینجا دانستیم نمودار گانت چیست، چه کاربردی دارد و به مدیران پروژه چه کمکی می‌کند. در این بخش راجع به نواقص این ابزار صحبت می‌کنیم.
در صورتی که برای ترسیم نمودارهای گانت از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید، امکان نمایش وابستگی بین فعالیت‌ها وجود دارد. اما تعدد فعالیت‌ها و وابستگی بین آنها، نمودار را بسیار پیچیده کرده و وضوح آن را کاهش می‌دهد.
نمودار گانت را چگونه ترسیم کنیم؟
قبل از صحبت راجع به چگونگی ترسیم Gantt Chart، به خاطر داشته باشید که این نمودار ابزاری برای آسان‌تر شدن فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه است. بنابراین اطلاعات ارائه شده مانند: ساختار شکست پروژه (WBS)، تخمین زمان، منابع اختصاص داده شده، هزینه‌ها، روابط و تعاملات، باید کاملا دقیق و درست باشد.
ترسیم گانت
برای ترسیم نمودار گانت، یا باید از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید و یا در محیط Excel به رسم آن بپردازید. اما پیش از آن لازم است اطلاعات زیر را جمع آوری کنید:
فهرستی از وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه تهیه کنید.
فعالیت‌ها را به اجزای قابل کنترل تقسیم کنید (ساختار شکست WBS)
تاریخ شروه و پایان هر فعالیت را مشخص کنید.
بر اساس مدت انجام هر فعالیت، یک جدول زمانی ایجاد کنید.
وابستگی میان وظایف را مشخص کنید.
وظایف اعضای تیم را تعیین و تعریف کنید.
نقاط عطف را تعیین کنید.
مسیر بحرانی را مشخص کنید.
حالا که اطلاعات شما آماده است، می‌توانید به ترسیم نمودار گانت اقدام کنید.
-- ایجاد نمودار گانت در ProjectManager.com
ایجاد نمودار آنلاین در ProjectManager بسیار ساده است. می‌توانید لیست وظایف را از فایل CSV و یک قالب نمودار گانت از Microsoft Project دریافت کرده و رسم نمودار را شروع کنید. خواهید دید که میله‌های نمودار شما فورا پر می‌شوند.
-- ایجاد نمودار در Excel
الگوی نمودار گانت در مایکروسافت اکسل وجود ندارد، اما با استفاده از قابلیت ترسیم نمودار میله‌ای می‌توانید یک نمودار گانت در محیط اکسل ایجاد کنید.
توجه داشته باشید که ایجاد نمودار گانت با استفاده از اکسل، کمی طولانی و پیچیده است. برای انجام این کار باید به استفاده از قالب بندی‌های متعدد و همچنین استفاده از فرمول‌های پیچیده مسلط باشید. علاوه بر این، نموداری که به وسیله Excel طراحی و ایجاد می‌کنید، معایب و نواقصی دارد. از جمله:
این نمودار یک سند ثابت و غیر قابل تغییر است. هر بار که برنامه‌های پروژه شما نیاز به تغییر دارند، نمودار باید به صورت دستی به روز شود.
هر بار که در سند شما تغییراتی ایجاد می‌شود، باید فایل‌های اکسل را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید. این موضوع آشفتگی و سردرگمی اعضای تیم پروژه را به دنبال دارد.
با استفاده از نمودارهای Excel Gantt، نمی‌توانید در زمان واقعی با تیم خود همکاری کنید.
با نمودارهایی که در اکسل ایجاد شده‌اند، نمی‌توانید نقاط عطف را تعیین کنید و مسیرهای مهم را تشخیص دهید.
و در انتها …
در مدیریت پروژه شما دائم بین افراد، وظایف و پروژه‌های گوناگون فعالیت می‌کنید. اگر یک لحظه تمرکز خود را از دست بدهید، کل برنامه‌های شما دچار آشفتگی می‌شود و این موضوع پیامدهای منفی زیادی به دنبال دارد.
به همین دلیل داشتن یک تصویر از روند پروژه به همراه جزئیات آن بسیار مفید است. این تصویر همان گانت چارت است که امروز راجع به آن صحبت کردیم.
