پیکره عمومی دانش مدیریت فرایندها

موضوعات مرتبط: محصولات دانشی مدیریت دانش
عنوان:پیکره عمومی دانش مدیریت فرایندها
مترجم:علی طاهری - احسان صنعتی مقدم
مشخصات نشر:تهران- کتاب رواق اندیشه-1397
سخن مترجمان
به طور کلی در پرسش از وضعیت مدیریت یک سازمان با دو سئوال اساسی روبرو هستیم
اول: آیا سازمان، کار درست را انجام میدهد؟
دوم: آیا سازمان، کارها را درست انجام میدهد؟
در هر سازمان، مدیریت فرآیندها بیشتر بر سؤال دوم تمرکز دارد در حالیکه استراتژی برآمده از مأموریت و چشم انداز سازمانی، تعیین کننده‌ی «کارهای درست» است. بهبود فرآیندها و بهبود مدیریت استراتژی، هیچ یک به تنهایی نمی‌توانند تضمین کننده‌ی موفقیت یک سازمان و حصول به اهداف یا تحقق مأموریتها باشند، زیرا واکنش سازمانها در مقابل چالش‌های محیط درونی و بیرونی، از انجام بهتر فعالیتهای کنونی تا تغییر عمیق استراتژیهای سازمانی می‌تواند در نوسان باشد؛ به همین دلیل باید پذیرفت که بهبود ظرفیت مدیریت سازمانها در گرو توجه به هر دو جنبه‌ی مدیریت یعنی «مدیریت استراتژیک» و «مدیریت فرآیندها» است.
تجربه‌ی فعالیتهای مشاوره‌ای ما نشان میدهد بلوغ سازمانها در مدیریت فرآیندهایشان یکی از عوامل موثر در پیاده سازی موفقیت آمیز سیستم‌های مدیریتی نظیر مدیریت استراتژیک، مدیریت دانش و غیره به شمار می‌رود. به عبارت دیگر مادام که سازمانها یاد نگرفته‌اند چگونه فرایندهای سازمانی شان را مدیریت کرده و بهبود دهند، در سایر حوزه‌های دانشی نظیر مدیریت سرمایه‌های انسانی، مدیریت دانش، مدیریت استراتژیک و غیره نیز به موفقیت‌های مورد انتظار خود دست نخواهند یافت. حال ممکن است این سؤال مطرح شود: چرا علیرغم اهمیت، ضرورت و فوریت مدیریت فرایندها برای سازمانها، این حوزهی دانشی تا این اندازه مهجور واقع شده است؟
در پاسخ باید اشاره نماییم که مدیریت فرآیندها یک حوزهی دانشی نسبتا جدید است و شاید به تعداد متخصصان و متفکران فعال در این عرصه، روش، مدل، ابزار و تکنیک وجود داشته باشد. این تکثر موجب شده تا فعالان این حرفه نه تنها درباره‌ی مفاهیم، نظریه‌ها و ابزارها وفاق نداشته باشند بلکه حتی یک زبان مشترک برای گفتگو و تبادل نظر نیز میان آنها شکل نگیرد. این پراکندگی به نوبه‌ی خود سبب سردرگمی کاربران و فعالان این حوزه شده است به نحوی که حتی متولیان سازمانی مدیریت فرآیندها نیز بعضا در استفاده از روشها، ابزارها و تکنیک‌های این حوزه دچار خطاهای پرهزینه‌ای هستند. مجموعه‌ی این عوامل، حرکت به سوی استفادهی نظام مند از دانش مدیریت فرآیندها را با چالش و کندی روبرو ساخته است. یکی از رسالتهای پیکرهی عمومی دانش مدیریت فرآیندها (BPM CBOK) جبران این نقیصه و شکل دادن به یک زبان مشترک برای تبادل نظر میان اعضای جامعه‌ی مدیریت فرآیندها است.
همان طور که نویسندگان در راهنمای کتاب - فصل اول - نیز اشاره کرده اند، هدفشان حمایت از یک ابزار یا روش خاص نبوده، بلکه تلاش کرده‌اند نسبت به حوزه‌های مختلف قابل شناسایی در دانش مدیریت فرآیندها یک بصیرت عمومی ایجاد کنند. به همین دلیل در کتاب حاضر، تکنیکها و ابزارهای قابل استفاده در مدیریت فرآیندها به صورت گذرا و کلی توضیح داده شده و برای اطلاع از جزئیات بیشتر، عمدتا خوانندگان محترم به منابع مربوطه ارجاع داده شده اند.
نکته قابل بیان دیگر اینکه، سرفصل‌ها و عناوین پوشش داده شده در نسخه‌ی سوم از پیکرهی عمومی دانش مدیریت فرآیندها -کتاب حاضر نسبت به نسخه‌ی دوم، تغییرات قابل توجهی داشته است. نویسندگان کتاب معتقدند، بلوغ مطالب مطرح شده در نسخه‌ی سوم به اندازه‌ای است که دیگر به ارائه‌ی یک نسخه‌ی جدید نیازی نخواهد بود و تنها از طریق انتشار زیر نسخه‌هایی، می‌توان آن را هم گام با تغییرات فناوری و دانش به روزآوری نمود.
اگرچه انجمن بین المللی خبرگان مدیریت فرآیندهای کسب و کار به عنوان ناشر این اثر، تلاش زیادی برای ارتقای کیفیت و محتوای آن داشته است، لکن تعدد نویسندگان و به ویژه انگلیس زبان نبودن بعضی از آنهاء دشواری‌ها و پیچیدگی‌های زبانی در مسیر ترجمه و دریافت منظور واقعی نویسندگان محترم را ایجاد کرده بود، به همین دلیل در بسیاری از موارد به عبارت یا واژه‌های متن اصلی در پانویس اشاره شده است. به نظر ما مطالعه‌ی این کتاب برای تمام افراد در تمام کسب و کارها می‌تواند سودمند باشد. افرادی که تجربه با مطالعهی اندکی در زمینه‌ی مدیریت فرآیندها داشته‌اند ممکن است در برقراری ارتباط با مفاهیم و مطالب مندرج در کتاب قدری با چالش روبرو باشند. به این افراد توصیه می‌کنیم هم زمان با شروع مطالعه‌ی کتاب حاضر، دانش ضمنی خود را در حوزه‌ی مدیریت فرایندها و به ویژه دربارهی تاریخچه و سیر تکامل مفاهیم و نظریه‌های مدیریت فرآیندها ارتقا دهند.
برای کمک به ارتقای دانش مدیریت فرآیندها در کشور، مترجمان این اثر در حال تلاش برای گردآوری، ترجمه و تدوین دایرة المعارفی در حوزهی مدیریت فرآیندها هستند. جلد اول این دایرة المعارف به بیان سیر تطور و شیوهی تفکر مبتنی بر فرآیند اختصاص دارد که ان شاءالله در آینده‌ی نزدیک منتشر خواهد شد.
اگرچه پیکره‌ی عمومی دانش مدیریت فرآیندهای کسب و کار، نسخه‌ی سوم، مجموعه‌ای یکپارچه و منسجم، مرکب از ده فصل است، ولی ما به دو دلیل، ترجمه‌ی آن را در دو جلد منتشر خواهیم کرد.
دلیل اول به نیاز فوری کاربران و عطش آنها برای دستیابی و استفاده‌ی عملی از ترجمه‌ی نسخه‌ی سوم بازمی گردد. برخی از دوستان که از شروع ترجمه‌ی این اثر آگاهی پیدا می‌کردند، خواستار آن بودند که فصلهای ترجمه شده حتی قبل از ویرایش ادبی و فنی نهایی، در اختیار آنها قرار گیرد. این نیاز ابراز شده، موجب شد تا تأخیر در انتشار این اثر را به بهانه‌ی کامل شدن ترجمه‌ی کل کتاب روا ندانیم. دلیل دوم نیز به حجم بالای کتاب در ترجمه‌ی فارسی که بالغ بر ۵۰۰ صفحه است، بازمی گردد. بر این اساس پنج فصل اول شامل: بیان مفاهیم کلی مدیریت فرآیندها، مدل سازی، تجزیه و تحلیل و طراحی فرآیند، در قالب جلد اول و پیش از اتمام ویرایش ادبی و فنی تمام کتاب، در اختیار کاربران و علاقه مندان قرار می‌گیرد.
خوشبختانه شیوه‌ی نگارش کتاب به نحوی است که تقریبا هر فصل نسبت به سایر فصول از یک استقلال محتوایی برخوردار است و به همین دلیل انتشار کتاب در دو جلد به پیوستگی مطالب خللی وارد نخواهد ساخت. بر خود لازم می‌دانیم از همه‌ی افرادی که در ترجمه‌ی این اثر ما را یاری رساندند تشکر نماییم، به ویژه آقایان «کاظم طلایی» و «محمدرضا نجفی ساروکلایی» که با حمایت‌های مادی و معنوی خود نقش به سزایی در به سرانجام رسیدن این اثر داشته اند. در نهایت، امیدواریم ما را از دیدگاه‌های خود برای بهبود ترجمه‌ی این اثر محروم نفرمایید.
علی طاهری - احسان صنعتی مقدم
بهار ۱۳۹۷
- نگاه کلی به فصلها
فصل اول:راهنمای CBOK
راهنمای حاضر یک مرجع اولیه برای کاربران BPM به شمار می‌رود و در درجه‌ی اول میخواهد نسبت به حوزه‌های دانشی قابل تعریف ذیل BPM یک نگاه و شناخت کلی ایجاد کند. در این راهنما علاوه بر الزامات و مقررات، به نقشها و ساختارهای سازمانی لازم برای هدایت یک سازمان فرآیندی نیز توجه شده است. همچنین نگاهی اجمالی به هر یک از حوزه‌های دانشی و فعالیت‌های رایج و وظایف مرتبط با هرکدام از آنها ارائه شده است. در راهنمای حاضر به سایر منابع اطلاعاتی که بخشی از پیکرهی گسترده تر دانش عمومی BPM به شمار می‌روند – نیز ارجاعاتی وجود دارد.
یکی دیگر از اهداف این راهنما بسترسازی برای شکل گیری مباحثات و گفتگوها میان متخصصان BPM بوده است. از آنجاکه گروههای مختلف با زبانها و ادبیات متفاوت دربارهی BPM و مفاهیم آن اظهار نظر کرده اند، شاهد به وجود آمدن حدی از تعارضات و ابهامات نظری در این حوزه‌ی دانشی هستیم، لذا راهنمای BPM CBOK، به دنبال تشویق خوانندگان محترم برای استفاده از لغات و تعاریف مشترک و توافق شده در حوزهی BPM است تا به این ترتیب یک زبان مشترک میان متخصصان شکل گرفته و گفتگوها و مباحثات میان آنها تسهیل شود.
فصل دوم: مدیریت فرآیندهای کسب و کار
تمرکز این فصل بر روی مفاهیم BPM از قبیل تعاریف اصلی، فرآیندهای e2e ارزش مورد انتظار مشتری و ماهیت کارهای بین بخشی است. انواع فرآیند، اجزای فرآیند و چرخه عمر BPM به همراه مهارتهای کلیدی و عوامل موفقیت در اجرای BPM معرفی و مورد بحث قرار گرفته اند. این فصل، BPM را تعریف کرده و مبنایی برای بحث و بررسی بیشتر پیرامون حوزه‌های اصلی آن فراهم آورده است.
فصل سوم: مدل سازی فرآیند
در این فصل مهارتهای ضروری برای شناسایی اجزای اصلی فرآیندها، مفاهمه درباره‌ی آنها، سنجش و مدیریت آنها ارائه میشود. در این حوزهی دانشی، مهارتها، فعالیتها و تعاریف کلیدی مدلسازی فرآیند به صورت اجمالی مرور شده و سپس هدف از مدلسازی و مزایای آن، انواع مدلهای فرآیندی و کاربرد آنها، ابزارها، فنها و استانداردهای مدل سازی مورد بحث و بررسی قرار گرفته است.
فصل چهارم: تجزیه و تحلیل فرآیند
در این فصل مطالبی در خصوص شناخت فرآیند و بررسی کارایی و اثربخشی آن ارائه شده است. همین دربارهی هدف از تجزیه و تحلیل فرآیند، فعالیت‌های لازم برای تجزیه فرآیند، فنون تحلیل فرآیند، نقشهای محدوده، زمینه کسب و کار، قواعد و سنجه‌های عملکردی، مواردی طرح شده است. این فصل بر شناخت فرآیندهای وضع موجود تمرکز دارد. البته رویکرد حاکم بر این شناخت به گونه‌ای است که دستیابی به بهبود در وضع آینده فرآیندها را ممکن سازد. طیف وسیعی از انواع ابزارها و فنون تجزیه وتحلیل فرآیند در این حوزه دانشی ارائه شده است.
فصل پنجم: طراحی فرآیندها
لازم است ویژگیهای مورد نظر از منظر اهداف کسب و کار و اهداف عملکردی فرآیند در طراحی فرآیند لحاظ شود. در طراحی فرآیند نحوهی جریان یافتن کار، چگونگی به کار رفتن قواعد کاری و نحوهی اندر کنش سامانه‌ها، پلتفرم‌های فناوری، منابع داده‌ای و کنترل‌های مالی و عملیاتی با سایر فرآیندهای داخلی و خارجی نشان داده می‌شود. طراحی فرآیند یک برنامه ریزی فکورانه و آگاهانه است برای اینکه بدانیم فرآیندها چگونه باید عمل کنند، چگونه اندازه گیری شوند، چگونه اداره شوند، چگونه تحت کنترل قرار گیرند و چگونه مدیریت شوند. در این حوزهی دانشی، نقش‌های سازمانی مربوط به طراحی فرآیند و فنون و اصول یک طراحی مطلوب بررسی شده و علاوه بر کنکاش در خصوص الگوهای رایج طراحی فرآیند، ملاحظاتی از قبیل همسویی استراتژیک، رهبری اجرایی و انطباق با الزامات بالادستی نیز مدنظر قرار گرفته است.
فصل ششم: مدیریت عملکرد فرآیند
سنجش عملکرد فرآیند، نظارتی برنامه ریزی شده و رسمی بر اجرای آن است تا به این ترتیب نتایج فرایند به منظور تعیین کارایی و اثربخشی آن قابل رهگیری شود. با استفاده از این اطلاعات است که می‌توان در خصوص بهبود دادن، از رده خارج کردن و یا تعریف فرآیندهای جدید برای دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان تصمیم گیری نمود. موضوعات پوشش داده شده در این فصل شامل موارد زیر است: اهمیت و مزایای سنجش عملکرد، تعاریف کلیدی عملکرد فرآیند، عملیات نظارت و کنترل، همسوسازی فرآیندهای کسب و کار و عملکرد سازمانی، آنچه باید موردسنجش قرار گیرد، روشهای سنجش، مدل سازی و شبیه سازی، پشتیبانی از تصمیمات مدیران و صاحبان فرآیند و ملاحظات ضروری در دستیابی به موفقیت.
فصل هفتم: تحول فرآیند
فصل تحول فرآیند به مقوله‌ی مهم « تغییر » می‌پردازد. حتی اگر شما مدلسازی، تجزیه و تحلیل و طراحی فرآیند را به خوبی انجام داده باشید برای تضمین پیاده سازی موفق آن کفایت نخواهد کرد. در این فصل تغییرات فرآیند در زمینهی چرخه عمر آن از برنامه ریزی تا پیاده سازی مورد بحث و بررسی قرار گرفته و به روش‌های گوناگونی نظیر بازمهندسی، بازطراحی و بهبود فرآیندها اشاره شده است. همچنین اشاراتی به وظایف مرتبط با ساخت، کنترل کیفیت، شناسایی و ارزیابی فرآیندهای جدید شده و مدیریت تغییرات سازمانی که از عوامل کلیدی موفقیت در تحول فرآیند به شمار می‌رود همراه با پس زمینه‌های روان شناختی و عوامل کلیدی موفقیت مدیریت تغییر مورد بحث و بررسی قرار گرفته است.
فصل هشتم: سازمان فرآیند محور
این حوزهی دانشی به نقشها، مسئولیت‌ها و ساختار گزارش دهی لازم برای پشتیبانی از تحقق یک سازمان فرآیند محور پرداخته و علاوه بر تعریف یک سازمان فرآیند محور، نکاتی را دربارهی فرهنگ، عملکرد تیمی و چندوظیفه‌ای در یک سازمان فرایند محور ارائه می‌کند. اهمیت اداره کردن فرآیندها در کنار ساختارهای متنوعی که در این زمینه وجود دارد و ایده مرکز تعالی۲۰ BPM یا مرکز شایستگی از جمله مواردی است که در این فصل مورد بحث و بررسی قرار گرفته است.
فصل نهم: مدیریت فرآیندهای سازمانی
مدیریت فرآیندهای سازمانی بر پایهی نیاز به بیشینه سازی نتایج فرآیندها در راستای استراتژیها و اهداف عملیاتی برآمده از آنها، شکل گرفته است. مدیریت سبد فرآیندها تضمین می‌کند که سبد فرآیندها از استراتژیهای سطح شرکت و سطح کسب و کار پشتیبانی کرده و روشی را برای مدیریت و ارزیابی پروژه‌های بهبود فراهم می‌سازد. این حوزهی دانشی، روش‌ها و ابزارهایی را برای ارزیابی بلوغ مدیریت فرآیندها و ارزیابی حوزه‌هایی که اجرای BPM در آنها می‌تواند منجر به بهبود وضعیت BPM سازمان شود، معرفی می‌کند. در این فصل چارچوب‌های مختلف برای مدیریت فرایندها موردبحث و بررسی قرار گرفته است. علاوه بر این در خصوص مفهوم یکپارچگی فرآیندی به معنای اندرکنش فرآیندهای مختلف با یکدیگر و با مدل‌هایی پیکره عمویانش مدیریت فرآیندها
که عملکرد، اهداف، فناوریها، کارکنان و کنترل‌ها (هم مالی و هم اجرایی را به استراتژیها و اهداف عملکردی پیوند می‌دهند نیز مطالبی بیان شده است. مباحث معماری فرآیندی و بهینه کاوی در مدیریت فرآیندهای سازمانی از جمله مباحثی است که در این فصل مورد توجه قرار گرفته است.
فصل دهم: فناوریهای BPM
BPM حوزهای دانشی است که از مدیریت سازمان پشتیبانی کرده و به کمک فناوری، قابلیتهای مضاعفی پیدا کرده است. این فصل در خصوص طیف وسیعی از فناوری‌های در دسترس به منظور پشتیبانی از برنامه ریزی، طراحی، تجزیه وتحلیل، اجرا و نظارت بر مدیریت فرآیندها بحث و گفتگو می‌کند. این فناوریها شامل مجموعه‌ای از سامانه‌های کاربردی، ابزارهای توسعه دهنده، زیرساخت‌های فناوری و بانک‌های داده‌ای و اطلاعاتی میشوند که پشتیبانی‌های لازم را از متخصصین BPM و کارکنانی که فعالیتهای مرتبط با BPM دارند، فراهم می‌سازند.
سامانه‌های یکپارچه مدیریت فرایندها BPMS، مخازن فرایند و ابزارهای جامعه برای مدل سازی، تجزیه وتحلیل، طراحی، اجرا و نظارت در این فصل مورد بحث قرار گرفته اند. استانداردهای BPM، روشها و روندهای نوظهور نیز در این فصل پوشش داده شده است.

Business Process Modeling: This feature allows you to design and store formal processes for efficiently managing and executing certain tasks within the business. The feature may also allow you to embed important rules and procedures into the tool for faster decision-making.
Form Builder: Basically allows you to capture your conditions for certain automated actions. It is essentially a feature that allows you to program and automate certain tasks.
Workflow Engine: This is one of the main features in most BPM tools. It allows you to create and run an all-embracing system that can monitor multiple tasks at the same time and can be modified to better the expected results.
Role-based Access Control: Considering the fact that a BPM tool will essentially contain important information about employees and about how certain parts of the business operate, it is important to restrict access to some parts of the system to only certain people. This is the reason why some tools have role-based access control.
Reporting & Analytics: The feature allows you to monitor every important element of your workflow processes and may create reports or suggestions on what to do next based on the information available
Process engine, provides a platform for modeling and executing process-based applications, including business rules
Business analytics which enable the managers to identify business issues, trends, and opportunities with reports and dashboards and react accordingly
Content management which provides a system for storing and securing electronic documents, images, and other files
Collaboration tools through discussion forums, dynamic workspaces, and message boards