آیین نگارش نامه(نامه نگاری اداری)

آیین نگارش و نامه نگاری اداری

نمونه نامه درخواست امریه
جناب آقای فلانی
مدیر محترم سازمان …. استان …
موضوع : درخواست امریه
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می‌رساند اینجانب فلانی فارغ التحصیل مقطع کارشناسی رشته ….. دانشگاه …. شهر …. که به تازگی فارغ التحصیل گردیده ام تمایل دارم تا خدمت مقدس سربازی را با اخذ امریه در آن سازمان بگذرانم و ضمن اخذ تجربه از راهنمایی‌ها‌ی متخصصین محترم آن سازمان نیز بهره مند گردم.
در صورت پذیرش تقاضا اینجانب متعهد می‌گردم طی تمام مدت خدمت، ضمن رعایت نظم و انضباط کاری؛ مقررات اداری آن سازمان را مد نظر قرارداده و امور محوله را به نحو احسن به انجام رسانم.
امید وارم که با این درخواست موافقت فرمایید.
پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی در این خصوص بی نهایت سپاسگزارم.
و من الله توفیق
فلانی
نمونه نامه اداری درخواست وام یا مساعده حقوق
جناب آقای فلانی
رییس محترم امور کارکنان
موضوع : درخواست وام یا مساعده حقوق
با سلام و احترام
بدینوسیله اینجانب …………. کارمند یا کارگر شماره …….. که در قسمت ……. مشغول بکار می‌باشم بدلیل مشکلات مالی و شخصی، تقاضای دریافت مبلغ ….. ریال وام / مساعده حقوق دارم که به اقساط ماهیانه … ریال یا در مدت …. ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد پس از دریافت کسر گردد.
خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم مبذول نمایند.
پیشاپیش از دستور مساعد جنابعالی کمال تشکر را دارم.
با تشکر . امضا
پایان یک نامه اداری
لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدام مقتضی در این خصوص مبذول نمایند. پیشاپیش از بذل توجه جنابعالی کمال تشکر را دارم .
==========
تسریع در ارسال پاسخ موجب کمال امتنان است
=================
پیشاپیش از بذل عنایت شما کمال تشکر و سپاس را دارم
================
قبلا از توجه و مساعدت شما کمال تشکر را دارم.
===============
خواهشمند است در صورت امکان با درخواست اینجانب موافقت گردد.
===============
خواهشمند است اقدام لازم در این خصوص را مبذول نمایند.
==============
پیشاپیش از بذل توجه و دستور مساعد و عاجل جناب‌عالی کمال تشکر و امتنان را دارم.
با تشکر فراوان
نام و نام خانوادگی
سمت
امضا’
رونوشت:
– رییس محترم …. جناب آقای ………. ؛ جهت استحضار
دوستان عزیز می‌توانند متن‌های پیشنهادی خود جهت پایان نامه‌های اداری را در قسمت نظرات وارد نمایند
با تشکر
نامه نگاری اداری
مقدمه
سازمانهای اداری باقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم بانجام آن هستند بذل مجاهدت و ابراز فعالیت می‌نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها بصورت اوراق و اسنادی در می‌آید که مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می‌دهد، این مکاتبات و اسناد که بطور مستمر و متوالی بوجود می‌آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در اینصورت اسناد ذی قیمت و ارزنده‌ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه‌های مادی و کوشش‌های انسانی به دست آمده‌اند و ضرورت دارد که با علاقمندی و برمبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود. واحدهای سازمانی هریک قسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظائف خود بصیر و مطلع می‌باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه‌های صادره فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً و مجتمعاً تبدیل باسناد و اوراق و نامه‌هایی می‌گردد و نامه‌های صادره را بوجود می‌آورد. نامه‌های صادره منعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می‌کند. بدین لحاظ و بمنظور یکسان سازی چارچوب نامه‌های صادره از سوی دانشگاه این مجموعه گردآوری و تقدیم می‌گردد.
هر نوشته‌ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
ویژگیها و مشخصاتی که نامه‌های اداری را از سایر نامه‌ها متمایز می‌سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.
برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می‌شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی‌باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می‌تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.
هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود:
الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ – گیرندگان رونوشت.
نامه‌های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می‌گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، و پیوست می‌باشد، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می‌کند.
عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می‌شود.
عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» مشخص می‌شود.
عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می‌شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه «از» می‌باشد.
موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می‌گردد.
_تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که در جریان مطالعه نامه قرار می‌گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مکاتبات را فراهم
می سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می‌دهند مفید و ضروری است.
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می‌شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می‌باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.
مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می‌شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می‌کند.
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می‌باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می‌گردد.
شماره:
تاریخ:
پیوست:
وزارت:
سرلوحه جناب آقای/سرکار خانم ………………..
«مشخصات فردی و اداری گیرنده»
(عناوین )
رئیس/مدیر/سرپرست/محترم ………….
موضوع:
متن:
مشخصات فردی و اداری فرستنده
امضاء
رونوشت به:
گیرندگان رونوشت
نامه‌های اداری از دیدگاه ماهیت کار: نامه‌های خبری- نامه‌های بازدارنده- نامه‌های دستور و درخواستی – نامه‌های هماهنگی.
به وسیله این گونه نامه‌ها، نتیجه کار به سازمان یا شخص ذیربط اطلاع داده می‌شود. یا ممکن است آغاز یا پایان یک کار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب رجوع برساند.
به نامه‌هایی اطلاق میشود که از انجام یا متن کار و یا بروز حادثه‌ای جلوگیری بعمل آورد. اینگونه نامه‌ها اقداماتی را که توسط سازمان یا افراد شروع شده و یا در حال شکل گرفتن است، بطور موقت و یا دائم متوقف می‌کند.
این نامه‌ها که بیش تر نامه‌های اداری را تشکیل می‌دهند دستور یا درخواست انجام گرفتن کاری است که ممکن است از سازمان یا فردی خواسته شود یا نتیجه کار از آنها سئوال گردد.
این گونه نامه‌ها برای هم آهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه میشود و یا ممکن است در موردی بین دو یا چند موسسه یا وزارتخانه ایجاد هم آهنگی کند مانند بخشنامه‌ها .
مراحلی که برای تهیه و تنظیم یک نامه اداری معمولا لازم است از این قرار است:
پیش از آنکه نامه‌ای نوشته شود و یا دستور نوشتن آن صادر گردد، لازم است با طرح چند سوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. بررسی قبل از نوشتن باعث خواهد شد که از مکاتبات اضافی و بیهوده جلوگیری شود و نامه بدون دلیل تهیه نگردد، بدین ترتیب در هزینه‌ها و وقت صرفه جویی بعمل خواهد آمد.
تهیه پیش نویس پایه و اساس نامه و در حقیقت طی کامل مراحل نگارش آن از ابتدا تا پایان کار می‌باشد. تهیه پیش نویس نیاز به فراهم آوردن مقدماتی دارد که برای سهولت مطالعه، آنرا در دو قسمت آماده سازی مقدمات و تدوین مورد بررسی قرار میدهیم.
مقدماتی که برای تهیه نامه اداری و یا اصولاً هر نوع نوشته علمی دیگر باید فراهم شوند عبارتند از تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز و سپس تعیین چارچوب و تنظیم فهرست مطالبی که باید در نامه قید شود.
برای تهیه یک نامه خوب و موثر که مطالب و محتوای آن، مستند و مستدل ومتکی بر قواعد باشد گرچه نویسنده نامه بیش از هر چیز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود یاری می‌جوید، ولی در اغلب موارد از مراجعه به منابع مختلف به ویژه پرونده جهت مطالعه بیشتر بی نیاز نمی‌باشد.
این مرحله به تهیه و تنظیم فهرست مطالب اختصاص دارد که در حقیقت طرح و چارچوب ذهنی کار در این مرحله آماد ه می‌شود. در این مرحله نویسنده باید هنگام نوشتن نامه، مطالب و مسائل را که پیرامون نامه به ذهن او می‌رسد یادداشت کند. مطالب یادداشت شده را دوباره مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد و براساس اهمیت تنظیم کند. ممکن است مطالبی از آن حذف و یا مواردی به آن اضافه شود. فهرست نهایی تقریباً چارچوب اصلی ما در ساختمان نامه است.
که شامل نحوه تنظیم عناوین و نیز تنظیم متن نامه است
نامه‌های اداری معمولاً مقدمه‌ای دارند، این مقدمه ممکن است کوتاه و در چند کلمه خلاصه شود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه‌ای با توجه به موضوع آن صورت مختلفی خواهد داشت. چنانچه نامه تهیه شده در پاسخ یا پیرو نامه‌ای باشد، در این حالت ذکر شماره و تاریخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلی مقدمه نامه جدید محسوب میشود، ولی اگر نامه بدون سابقه و جدید باشد لازمست که برای روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنین برای آماده کردن مسیر فکر او برای پذیرش و دریافت پیام توضیح قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شود که همین یک یا دو سطر بعنوان مقدمه تلقی میگردد.
اصل موضوع- از آنجا که نامه یکی از مهم‌ترین وسایل ایجاد ارتباط در سازمانها و ادارات شناخته شده است. شایسته است که به بهترین وجهی به رشته تحریر درآید. در این مورد ساده نویسی توصیه میشود. زیرا ساده و بی تکلف نوشتن تفهیم و امکان پذیر ساخته و نیاز به توضیح اضافه را کم میکند. نامه‌های اداری باید آن چنان تهیه شوند که براحتی منظور و هدف پیام دهنده را بازگو کند و خواننده پس از مطالعه، آن چه را که مراد نویسنده بوده است بطور کامل دریابد.
اختتام و نتیجه گیری- نامه‌های اداری ممکن است به گونه‌های مختلف پایان پذیرند. ولی آنچه در پایان نامه بیشتر به چشم می‌خورد، نشان دهنده اهمیت آن و ترغیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی بهتر است در نامه‌های جوابیه، نتیجه مثبت و یا منفی کاملاً مشخص شود.
پس از آنکه پیش نویس تهیه گردید، لازمست قبل از ماشین شدن مورد بررسی قرار گیرد. این بررسی برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تاثیر مطالب طرح شده است. در مورد پاسخ نامه‌ها می‌توان نامه واصله را با پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که پیش نویس تهیه شده کامل و بدون نقض بوده و به تمام سئوالات یا درخواستهای فرستنده نامه پاسخ گفته شده است. در سایر موارد برای بازبینی پیش نویس می‌توان از فهرست بررسی (چک لیست) استفاده کرد و براساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی پیش نویس، سئوالاتی مطرح می‌گردد که بررسی پاسخ آنها نمایشگر کفایت یا کافی نبودن پیش نویس است.
سایر اقدامات – پس از آنکه پیش نویس تهیه شده از هر جهت مورد تایید تهیه کننده آن قرار گرفت ذیل آنرا امضاء و برای مقامی که باید امضاء نهایی نماید می‌فرستد. مقام مزبور پس از مطالعه، چک و اصلاح لازم را بعمل میآورد و عنداللزوم با افزودن و یا کم کردن مطالبی به آن، پیش نویس را بطور مقدماتی امضاء می‌کند و برای ماشین نمودن به واحد مربوطه می‌فرستد.
– رعایت شان سلسله مراتب مقامات اداری در مکاتباتمعمولاً مخاطب و دریافت کننده نامه نسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یکی از حالات زیر را دارد:
الف- مقام مافوق و ارشد است.
ب- همردیف میباشد.
ج- مادون و زیر دست فرستنده نامه است.
در هریک از حالات فوق نزاکت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود بدین کیفیت که خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مکاتبه که باید با کمال سادگی و وضوح نگاشته شود توجه باین نکات هم ضروری است.
الف- ممکن است نامه ابتداء بساکن یعنی اولین نامه‌ای باشد که در موضوع مورد مکاتبه نوشته می‌شود بنابراین بعد از ذکر عنوان گیرنده و درج موضوع کلی بلافاصله باصل مطلب پرداخته میشود و ضمن نامه اصطلاحات اداری بشرح زیر عنوان میگردد:
بمقام مافوق:
« خاطر عالی مستحضر است که… » «باستحضار میرساند»…
«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می‌دارد که …»
و جملات و عبارات مشابه. بمقام همردیف:
«باطلاع میرساند…»
«اشعار می‌دارد…» «بطوری که اطلاع دارید..» و جملات مشابه.
بمقام مادون و زیردست:
«تذکر می‌دهد»
«لازم است یادآوری نماید که»
محتاج تذکر است» و جملات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام کاری شده باشد بهتر است از این کلمات و اصطلاحات اداری استفاده شود:
مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمائید» یا «تمنا دارد مقرر فرمائید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمائید» یا «تقاضا دارد که دستور فرمائید».مقامات مادون: «مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید…» و موارد مشابه.
– ایجاد ارتباط در مکاتبات
نامه‌ای که از سازمان صادر می‌گردد ممکن است که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده شود در اینصورت از نظر امکان کنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره‌های مکاتبات و نامه‌های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:
الف- اگر نامه در پاسخ نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده باین شرح قید
می گردد:
«در پاسخ نامه شماره ……… مورخ»
«عطف به نامه شماره ……….مورخ»
ب- هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه‌ای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می‌گردد:
«در تعقیب نامه شماره ……. مورخ ………. »
«پیرو نامه شماره …… مورخ…………»
ذکر شماره نامه بمتصدیان کنترل گردش نامه و بایگانیها امکان می‌دهد که بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا کنند.
گردآوری وتنظیم:
دبیرخانه کل دانشگاه شهید چمران اهواز ۱ تعریف نامه اداری ۲ مشخصات نامه اداری ۳ یادداشت اداری ۴ اجزای نامه‌های اداری ۴٫۱ سرلوحه ۴٫۲ عنوان‌های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه ۴٫۳ متن نامه ۴٫۴ مشخصات امضاء کننده ۴٫۵ گیرندگان رونوشت ۵ نامه‌های خبری ۶ نامه‌های بازدارنده ۳- نامه‌های دستوری یا درخواستی: ۷ نامه‌های هماهنگی ۸ مراحل تهیه نامه‌های اداری ۸٫۱ مرحله اول – بررسی قبل از نگارش ۸٫۲ مرحله دوم- تهیه پیش نویس ۸٫۲٫۱ آماده سازی مقدمات ۱- تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز ۲- تعیین چارچوب کار و تنظیم فهرست مطالب ۸٫۲٫۲ تدوین نامه۱ -نحوه تنظیم عناوین نامه- تنظیم عناین نامه در مکاتبات اداری بستگی به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح، آغازگری منطقی و اثری مطلوب درگیرنده نامه خواهد داشت. عنوان مناسب مخاطب را وادار می‌کند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابی منطقی و مناسب به آن بدهد. ۲- تنظیم متن نامه – بطور کلی متن هر نامه‌ای از سه بخش تشکیل می‌شود . مقدمه – اصل موضوع و نتیجه گیری و اختتام مطلب. ۸٫۳ مقدمه ۸٫۴ مرحله سوم- بررسی پیش نویس
منبع :
http://forum.p30world.com/showthread.php?t=243497
طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی
نامه اداری
وقتی برای اداره و یا ارگان یا شخص مهمی نامه می‌نویسیم که رابطه کاری با او داریم از نامه اداری استفاده می‌کنیم در چنین مواردی نمی‌شود از نامه دوستانه استفاده کرد و این کار نوعی توهین به شخص گیرنده محسوب می‌شود .نوشتن نامه اداری چیزی نیست که بتوان به صورت گام به گام آن را آموزش داد بلکه می‌شود با ذکر نکاتی چند و نشان دادن مثال به نوشتن صحیح آن کمک کرد.همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه‌هایی خواهیم داشت.
نکاتی در باب نوشتن نامه اداری:
نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن‌ها چیزی نوشت.
-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
-متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
-در نامه‌های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
-از حشو(به کار بردن واژه‌هایی که هم معنی هستند)خودداری شود.
-در نامه‌های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
-از نشانه‌های قراردادی(ویرگول, نقطه و …)باید درست و به جا استفاده کرد.
-در نامه‌های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
-نامه‌های اداری ترجیحا باید در کاغذ‌های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
-نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
-سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می‌خواهیم برای اداره‌ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی‌ها می‌شود.
-اگر مخاطب نامه را نمی‌شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می‌شود.
-اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ‌های ملایم(مثل آبی) استفاده شود. ب)تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می‌شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.
اسکلت کلی یک نامه اداری:
-نامه را با نام خدا آغاز می‌کنیم.
-تاریخ را درج می‌کنیم.
-موضوع نامه را می‌نویسیم.
-نام شخص گیرنده را با احترام همراه سمت وی می‌نویسیم.مثال: جناب آقای جمال زارعی مدیریت محترم سازمان……….. یا مدیریت محترم سازمان ………… جناب آقای جمال زارعی
-نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می‌کنیم و بدون طول و
تفسیر‌های اضافی شروع به طرح مشکل می‌کنیم.
-انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می‌کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می‌دهیم.
-دستور نمی‌دهیم , نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.
-نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می‌نویسیم و امضا می‌کنیم.
این نوع از نامه اداری نامه شخص به اداره بود که در زیر نمونه‌ای برای آن می‌آورم.
نمونه:
به نام خدا
موضوع: ثبت نام در مدرسه تاریخ …
ریاست محترم ادره اموزش و پرورش شهرستان … جناب آقای/سرکار خانم……
با احترام، ضمن ارسال فتوکپی حکم انتقال شماره…….روز…..اداره…..،من به این شهرستان منتقل
شده ام. خواهشمند است دستور فرمایید فرزندم ……را در کلاس…..دبیرستان…..که به محل سکونت ما نزدیک است ثبت نام کنند. برای سهولت کار، پرونده و تمام سوابق تحصیلی نامبرده برای اطلاع و هرگونه اقدام توسط فرزندم تقدیم می‌شود. امیدوارم با دستوری که صادر می‌کنید، موجبات دلگرمی و ادامه تحصیل فرزندم را فراهم فرمایید.
نام و نام خانوادگی
امضاء
نامه‌های اداری که از اداره یا ارگانی به اداره یا ارگانی دیگر فرستاده می‌شود, فقط در قسمت اولیه با بقیه نامه‌های اداری تفاوت دارند بدین صورت که اول نامه به جای نوشتن نام فرد دریافت کننده و فرستنده نامه از کلمات(از:فلان اداره _ به:فلان اداره) استفاده می‌شود .
مثال:
به نام خدا
تاریخ : ۷/۸/۱۳۸۱
شماره : پ/۷۵۰۳۴
پیوست : دارد
به : سازمان فنی حرفه‌ای استان اصفهان
از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع : آموزش اینترنت
عطف به نامه شماره ۴۴۱ مورخ ۵/۶/۱۳۸۱ از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند.
قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد.
نام و نام خانوادگی
مسئول امور اداری

اصول نگارش نامه‌های اداری

توصیه‌هایی برای نگارش

توصیه‌های نگارشی
در این بخش بعضی از خطاهای نگارشی یا انشایی نامه‌های اداری مطرح و توصیه‌هایی برای پرهیز از آنها ارایه شده است.
دراز نویسی و کلیشه نویسی
○ مستدعی است نسبت به پرداخت حق الزحمه‌هایی که مورد تصویب قرار گرفته است دستور مقتضی صادر فرمایید.
باید از نوشتن کلمات اضافی و عبارتهایی که بیهوده طولانی‌اند و بار اطلاعاتی خاصی ندارند بپرهیزیم، تعارفها را تا جایی که می‌شود کوتاه کنیم، و بجای عبارتهای کلیشه‌ای و کهنه، تاحد ممکن معادلهای طبیعی تر و مانوس تری به کار ببریم. پس بهتر است بنویسیم:
خواهشمندم دستور فرمایید حق الزحمه‌های مصوب پرداخت شود.
○ در جلسه مورخ... صاحبنظران و کارشناسان امر محیط زیست حضور بهم رسانده مجمع عمومی را در جریان فعالیتهای خویش قرار دادند و اطلاع حاصل شد که در این راستا تصمیمات اتخاذ شده مورد تصویب مسئولان محترم واقع شده است که در موقع مقتضی به مورد اجرا گذاشته خواهد شد.
توجه کنید نمونه دیگر – که از نامه‌های اداری استخراج شده است- و معادلهای مناسب تر برای آنها توجه کنید:
به جای.... بهتر است مثلا بنویسید
همان طور که مسبوقید همان طور که اطلاع دارید/ چنا ن که اگاهید
به مورد مزایده می‌گذارد به مزایده می‌گذارد
محترما اشعار می‌دارد با احترام به اطلاع می‌رساند
رجاء واثق دارد امیدوار است
به ضمیمه ایفاد می‌گردد به پیوست ارسال می‌شود
همکاری شما موجب مزید امتنان است از همکاری شما بسیار ممنونم/ متشکرم
متمنی است اقدام لازم را مبذول دارند خواهشمند است در این باره اقدام شود
تا در این راستا اقدام مقتضی به عمل آید تا در این باره به نحو مقتضی اقدام شود.
این واحد قادر به تامین وسایل لازم نمی‌باشد این واحد نمی‌تواند وسایل لازم را تامین کند
حسب ضرورت این دستگاهها را مورد استفاده قرار دهند در صورت لزوم از این دستگاهها استفاده کنند
در مورد خریداری کردن کامپیوتر اتخاذ تصمیم شد در مورد خرید کامپیوتر تصمیم گرفته شد.
هنوز از مجوز ساخت برخوردار نیست هنوز مجوز ساخت ندارد
بیشترین رقم تولید را به خود اختصاص داده است بیشترین تولید را دارد
در رابطه با نمایندگیهای شرکت به مورد اجرا گذاشته خواهد شد در مورد نمایندگی‌های شرکت اجرا گذاشته خواهد شد
حضور بهم رسانیده در رای گیری شرکت نمودند حاضر شدند و رای دادند.
فعلهای نا مناسب
○.... توصیه میگردد قبل از پایان سال به دفتر تعاونی مراجعه نمایند.
○.... شعبه جدیدی افتتاح نموده و آماده قبول سفارشات می‌باشد
○....پیمانکار را قبلا انتخاب کرده و با او قرار داد منعقد ساخته‌اند
○.... زمین آن موقوفی است و ساختمانش قابل سکونت می‌باشد.
استفاده از مصدر‌های "باشیدن"، " نمودن "، " گشتن "، "گردیدن" و " ساختن " به جای یا برای پرهیز از تکرار مصدر‌های استن، کردن، شدن، روزگاری در زبان نوشتاری رایج شد تا مثلا به نوشته‌ها وزن و اعتبار ببخشد.
اما امروز چنین فعل‌هایی-که بندرت در زبان روزمره به کار می‌روند – نوشته را قالبی می‌کنند واز صمیمیت آن می‌کاهد،تا آنجا که در یک نثر متین و امروزی می‌شود آنها را به عمد در خدمت طنز به کار گرفت
این فعلها البته در معنای اصلی خود بسیار گویا مناسب اند. مثلا بهتر است از "گشتن"به معنای "تغییر وضعیت"یااز حالی به حالی شدن"،از"نمودن"به جای"نشان دادن"یا"به نظر آمدن"،و از "ساختن"به معنای
"درست کردن"استفاده کنیم. پس بهتر است بنویسیم:
...توصیه می‌شود قبل از پایان سال به دفتر تعاونی مراجعه کنند.
...شعبه جدیدی افتتاح کرده و آماده قبول سفارش است.
...پیمانکار را قبلا"انتخاب کرده و با قرداد بسته اند.
...زمین آن موقوفی و ساختمانش قابل سکونت است
جمله‌های مرکب
○با ارسال سیاهه عملکرد نمایند گیهای شهرستان و صورتجلسه شورای معاونان مبنی بر افزایش سهمیه‌ها در راستای راهبرد‌های سال آتی که به نظر مقام محترم وزارت رسیده است همراه با جوابیه ایشان به شرح زیر ایفاد می‌گردد.
جمله‌ها بایدتا سر حد امکان کوتاه و مستقل باشند.نباید بی دلیل با استفاده از"واو"عطف،موصول،یا حروف ربط آنها را به هم متصل کنیم.جمله نفس بر علاوه بر آنکه خواندن و درک مطلب را دشوار می‌کند،گاه خود نویسنده را هم به اشتباه می‌اندازد،تا جایی که رشته کلام از دستش به در می‌رودو ممکن است جزمهمی از جمله(مثلا"فعل اصلی)را از قلم بیندازد.نمونه بالا آن قدر آشفته است که مشکل می‌توان منظور نویسنده را دریافت.
○ در دیدار ریاست سازمان از واحد باز یابی ضایعات که اخیرا شروع به کار کرده وقرار است تا شهریور ماه امسال به تولید کامل برسد جمعی از کارگران مشکلات خودرا مطرح کردند.
اگر عبارتی چنان طولانی است که خواندن آن دشوار می‌شود،باید آن را به چند واحد گفتار تقسیم کنیم . پس بهتر است بنویسیم:
در دیدار رئیس سازمان از واحد باز یابی،جمعی از کارگران مشکلات خود را مطرح کردند.این واحد اخیرا شروع به کار کرده وقرار است تا شهریور امسال به تولید کامل برسد.
○ پیرو مذاکرات قبلی به پیوست فهرست اعتبارات مورد نیاز طرحهای ملی برای سال 1371به تفکیک رشته‌ها که در شورای پژوهشهای علمی کشور به تصویب رسیده است ارسال می‌شود.
در جمله مرکب،یعنی جمله‌ای که بیش از یک فعل داشته باشد،یک جمله ساده است که غرض اصلی گوینده را بیان می‌کند(جمله پایه)و جمله یا جمله‌های دیگری که برای تکمیل معنای جمله پایه می‌آیند (جمله پیرو)و معمولا"با حرف ربط به جمله پایه می‌پیوندند.در این نوع جمله باید فعل اصلی را زودتر بیاوریم (تا تکلیف خواننده زودتر روشن شود)و جمله‌های پیرو را روشن و کوتاه بیان کنیم . پس بهتر است بنویسیم:
پیرومذاکرات قبلی،به پیوست فهرست اعتبارات لازم برای طرحهای ملی در سال 1371، به تفکیک رشته‌ها، ارسال می‌شود. این طرحها در شورای پژوهشهای علمی کشور تصویب شده است.
○ این برنامه که در کمیسیون صنایع بررسی خواهد شد،بر اساس نتایج گرد همایی روسای مراکز آموزش عالی تنظیم شده است .
این گردهمایی در آبان ماه سال گذشته در حضور وزرای فرهنگ و آموزش عالی و صنایع برگزار شد تنظیم گردیده است.
باید از معترضه‌های متعدد یا معترضه اجتناب کنیم . پس بهتر است بنویسیم :
این برنامه که در کمیسیون صنایع بررسی خواهد شد،بر اساس نتایج گرد همایی روسای مراکز آموزش عالی تنظیم شده است. این گردهمایی در آبان ماه سال گذشته با حضور وزیر فرهنگ وآموزش عالی و وزیر صنایع برگزار شده بود.
فعلهای متوالی
○کمیته فنی از 11 نفر متخصص در زمینه حمل و نقل که تعدادی از آنان بازنشسته دولت هستندتشکیل شده است.
○ این اقدام به حفظ سرمایه‌های شرکت که بخش عمده آن را اموال غیر منقول تشکیل می‌دهد منجر می‌شود
باید،تا حد ممکن،از آوردن دو یا چند فعل پشت سر هم در پایان جمله اجتناب کنیم.چنان که در بخش جملات مرکب هم گفتیم،بهتر است فعل اصلی (فعل جمله پیرو)را در صورت امکان به قبل از "که"موصول منتقل کنیم و جمله مرکب را با فعل جمله پایه به پایان ببریم. پس بهتر است بنویسیم:
کمیته فنی از 11 نفر متخصص در امور حمل و نقل تشکیل شده است که تعدادی از آنان باز نشسته دولت اند/کمیته فنی متشکل از 11 متخصص در امور حمل و نقل است که تعدادی از آنان بازنسشته دولت اند.
این اقدام منجربه حفظ سرمایه‌های شرکت می‌شود،که بخش عمده آن را اموال غیر منقول تشکیل می‌دهد.
واژه‌های هم معنی
○ با توجه شرایط سخت و دشوار کارگران شرکت در بندر لنگه ...
○ انتشار نشریه وزین ...راتبریک و تهنیت می‌گوییم.
○ از آنجا که تامین کادر نگهبانی کارخانه بسیار لازم و ضروری می‌باشد....
باید از آوردن واژه‌های هم معنی بپرهیزیم تا تاثیر کلام از بین نرود.
پس در هر یک از نمونه‌های بالا،یکی از دو کلمه"سخت و دشوار"تبریک و تهنیت"،و "لازم و ضروری"زیادی است.
واژه‌های بیگانه
○ احتراما"در پاسخ به سوال مطروحه جنابعالی معروض می‌دارد که روابط عمومی سازمان برای گرفتن ویزای آقای..بموقع اقدام نموده و پاسپورت را هم بموقع به هواپیمایی تحویل داده است و علت نرسیدن ایشان به افتتاحیه نمایشگاه‌هامبورگ کنسل شدن پرواز شرکت لوفت‌هانزا در روز چهارشنبه می‌باشد.
واژه‌های بیگانه را،اگر معادل مناسب و جا افتاده فارسی دارند،نباید به کار ببریم.پس بهتر است بنویسیم:
با احترام،در پاسخ به سوال جنابعالی یه اطلاع می‌رسانم که روابط عمومی سازمان روادید آقای...را بموقع تهیه کرده و گذر نامه را هم به موقع به هواپیمایی تحویل داده است ؛علت دیر رسیدن ایشان به نمایشگاه‌هامبورگ لغو شدن پرواز روز چهارشنبه هواپیمایی لوفت‌هانزا بوده است.
ترکیبهای عربی
علیرغم، من جمله، فی المثل،...
این ترکیبها بهتر است با حروف اضافه فارسی بیایند. پس بهتر است بنویسیم :
به رغمِ،ازجمله، در مثَل ( یا برای مثال).
مصدرهای استن و هستن
این کارمندان باداشتن 5 سال سابقه کار هنوز آزمایشی هستند.
برخلاف نظرجنابعالی، باید بگویم که همکار جدید ما، چنان که باید،بااین امور آشنا ست.
بهتر است تا حد ممکن از صیغه‌های مختلف "است" استفاده کنیم و"هست" رابرای تاکید نگه داریم. پس بهتر است بنویسیم :
این کارمندان با داشتن 5 سال سابقه کار هنوز آزمایشی اند.
برخلاف نظر جنابعالی، باید بگویم که همکار جدید ما،چنان که باید،با این امور آشنا هست.
توصیه‌های دستوری
عبارتهای وصفی
○اسناد را جعل کرده مقداری پول از صندوق گرفته و متواری گشتند.
○لازم است کالاها را بازرسی کرده آنها را تحویل گرفته و به انبار ارسال دارید.
به این قبیل عبارتهایی که فعل آنها به جای اینکه به یکی از صیغه‌های صرفی باشد،به صورت مفعولی می‌آید وجه وصفی یا عبارت وصفی می‌گویند.کاربرد این صورت در نثر امروزی درست نیست. بهتر است از صیغه‌های صرف فعل به طور کامل استفاده کنیم و عبارت وصفی به کار نبریم.
پس بهتراست بنویسیم :
اسناد را جعل کردند،مقداری پول از صندوق گرفتندو متواری شدند.
لازم است کالاها را بازرسی کنید، آنها را تحویل بگیریدو به انبار بفرستید.
استفاده از وجه وصفی در موارد زیر بجاست :
1.زمانی که در جمله در جایگاه صفت بیاید : نامه امضاء شده به دست متقاضی برسد، در این جمله مقصود این است که نامه به صورت امضاشده به دست متقاضی برسد، نه آنکه امضا‌ی شود و..
2.وقتی که فعل معین صیغه صرفی (ماضی نقلی یا ماضی بعید ) به قرینه حذف شده است: طرحهای پیشنهادی در جلسه بررسی شده،به تصویب رسیده و به بخشهای مختلف ابلاغ شده است . (توضیح بیشتر در "حذف فعل" آمده به بخشهای مختلف ابلاغ شده است.(توضیح بیشتردر "حذف فعل" آمده است .)
حذف فعل
مدارک را به دبیرخانه تحویل و رسید در یافت کنید.
دستخط جنابعالی زیارت و خشنودم ساخت.
خطایی که در نامه‌های اداری به کرات دیده می‌شود، حذف بی رویه فعلها،بخصوص صیغه‌های مختلف مصدر‌های "استن" و"کردن"و "شدن" است .البته حذف فعل اگر به قرینه باشد کاملا مجاز و حتی مطلوب است .
حذف به قرینه یعنی اینکه فعل مشترک چند جمله معطوف به یکدیگر را فقط در جمله آخر بیاوریم.مثلا می‌توانیم بنویسیم:
نامه را به حسابداری ارسال و پیگیری کنید. یا مثلا در مواردی که چند فعل معطوف به هم ماضی نقلی یا بعید باشد،صورتهای مختلف "است" را میتوانیم فقط یک بار در پایان عبارت بیاوریم و درجاهای دیگر به قرینه حذف کنیم:هزینه‌ها از محل اعتبار بند4 پرداخت شده و به ثبت رسیده است.
اما حذف بدون قرینه مجاز نیست و باید از آن به شدت پرهیز کرد.نمی شود گفت مدارک را به دبیرخانه تحویل [کنید]و رسید دریافت کنید یا،دستخط جنابعالی زیارت [ ساخت]و خشنودم ساخت. پس بهتر است بنویسیم:
مدارک را به دبیرخانه تحویل بدهید و رسید دریافت کنید/یا رسید بگیرید .
دستخط جنابعالی زیارت شد وخشنودم کرد.
تطابق فعلها
در سال 71 تعداد30 طرح پیشنهاد شده که از این تعداد5 طرح به تصویب رسیده ونیز در سال یادشده قرارداد تهیه طرح جامع منعقد گردید. در ابتدای سال 72 نیز طرح جامع در دست تهیه بوده‌اند که فقط یکی از آنها در همان سال به تصویب می‌رسد.
باید مواظب باشیم افعالی که به هم عطف می‌کنیم از نظر زمان، شخص،و عدد همپایه باشند. پس باید بنویسیم:
در سال 71سی طرح پیشنهاد شدکه از این تعداد پنج طرح به تصویب رسیدو نیز در همان سال قرارداد تهیه طرح جامع منعقد شد.در ابتدای سال 72، سه طرح جامع در دست تهیه بود که فقط یکی از آنها به تصویب رسید.
آمیختن مصدرهای عربی بافعل فارسی
○استعمال کردن دخانیات ممنوع است.
○خواهشمند است مساعدت و بموقع در جلسه حاضر شوید.
" استعما ل"در عربی مصدر است و آوردن آن با مصدر "کردن" فارسی درست نیست. همچنین است مساعدت کردن، تسریع کردن و...
اما اگر این کلمات عربی را به عنوان اسم به کار ببریم، می‌توانیم آنها را با افعال معین فارسی بیامیزیم و فعل حاصل را صرف کنیم. پس باید بنویسیم:
استعمال دخانیات ممنوع است .
خواهشمند است مساعدت کنید و بموقع در جلسه حاضر شوید.
نشانه مفعول بی واسطه
○ ابتکار شما در انتشار این نشریه می‌تواند در رشد تحقیقات نقش موثری داشته باشد را تحسین میکنم.
○ پرونده‌ای که دیروز تنظیم شده بود را فرستادم.
○ ما هم خوشحالیم که برای کارگاهتان مدیر جدیدی را پیدا کرده اید.
رادر صورتی که نشانه ی"مفعول صریح" باشد باید هر چه نزدیکتر به مفعول بیاید . بعد از فعل هرگز نباید را آورد. را به نوعی نشانه‌ی معرفه است.،بعد از اسم نکره (مثلاً"مدیر جدیدی ")نیازی به آن نیست . پس باید بنویسیم :
ابتکار شما را در انتشار این نشریه،که می‌تواند در رشد تحقیقات نقش موثری داشته باشد،تحسین می‌کنم.
پرونده‌هایی را که دیروز تنظیم شده بود فرستادم.
ما هم خوشحالیم که برای کارگاهتان مدیر جدیدی پیدا کرده اید.
صفت مونث
○ متون مختلفه،قوانین مصوبه،مفاهیم منسوخه،تحصیلات عالیه،والده‌ی محترمه،پرونده‌ی مختومه،نامه‌ی شریف،قرارداد منعقده،سمینار مربوطه،تلگرام واصله،بدهی‌های معوقه،بانوی محترمه،...
در عربی وقتی موصوف مونث یا جمع غیر جاندار باشد ً صفت آن "تای تانًیث "می گیرد که علامت آن "ه"است .
در فارسی هم با آنکه قاعده ً تذکیر و تانًیث نداریم، متاًسفانه از این قاعده تقلید شده است (والده محترمه،مفاهیم منسوخه). این تقلید گاهی حتی از قواعد عربی هم پیروی نمی‌کند، یعنی همراه واژه‌های مفرد و مذکر عربی (قانون مصوبه،حکم مربوطه )،یا واژه‌های فارسی (بانوی محترمه،نامه ً شریفه،پرونده مربوطه )،یا واژه‌های ماًخوذ از زبانهای بیگانه (تلگرام واصله،سمینار مربوطه ) به کار رفته است. در هر حال، وجود این نوع ترکیبات در نوشته‌های فارسی نه تنها ضرورتی ندارد بلکه نوشته را به عریضه‌های قدیمی شبیه می‌کند،و باید تا جای ممکن از آنها پرهیز کرد. پس خیلی بهتر است بنویسیم :
متون مختلف،قوانین مصوب،مفاهیم منسوخ،تحصیلات عالی،والده ً محترم، پرونده ً مختوم،نامه شریف، قرارداد منعقد،سمینار مربوط،تلگرام واصل،بدهی معوق،بانوی محترم،....
البته بعضی از این نوع ترکیبها آن قدر در فارسی جا افتاده‌اند که تغییر دادن آنها مشکل است و تغییر یافته آنها شاید همان معنای مورد نظر را نرساند. پس همچنان می‌توانیم بنویسیم :
کاغذ باطله،هیئت تحریریه،هیئت منصفه،امور خارجه،اداره ً نقلیه، قوه مًقننه،مکه معظمه،و.....
صورت مجهول
کاربرد صورت مجهول با استفاده از توسط،به وسیله ً،و از سوی،متاًسفانه اخیرابًسیار رواج یافته است:
○ این گزارش به وسیله دًایره روابط عمومی تهیه شده است .
○ ابتدا از سوی معاون اداری به حاضران خوشامد گفته شد.
○ پیمانکار خارجی توسط هیئت مدیره قبلی انتخاب شده است.
صورت مجهول البته کاربردهای خاص خود را دارد و گاهی حتی نمی‌توان از آن اجتناب کرد، مثلاوًقتی که فاعل یا عامل کاری معلوم نباشد یا خودمان عمدانًخواهیم که معلوم باشد .
اما بسیاری از جمله بندی‌های مجهولی که در گزارشها و نوشته‌های خبری و اداری معمول شده است واقعاً غلط یا دست کم نا بجاست، و حتی گاهی خواننده را گرفتار ابهام می‌کند . مثلادًر نمونه ً شماره 2 در بالا،معلوم نیست که خود معاون خیر مقدم گفته یا نماینده‌ای پیام او را به حاضران ابلاغ کرده است. درست این است که تا آنجا که میتوانیم از جمله بندیهای معلوم و صریح استفاده کنیم.پس خیلی بهتر است که بنویسیم :
ابتدا معاون اداری به حاضران خوشامد گفت.
پیمانکار خارجی را هیئت مدیره قبلی انتخاب کرده است.
تنوین
ناچاراً،زباناً،تلگرافاً،گاهاً،تلفناً،جاناً،مالاً،.....
استفاده از تنوین در آخر کلمات فارسی یا فرنگی جایز نیست . باید بنویسیم:
به ناچار (ناگزیر)،زبانی،تلگرافی،گاه،تلفنی،جانی،مالی،....
خوب است همین جا بگوییم که کاربرد واژه‌ها یی چون "دوماً"،"سوماً"،"چهارماً" نیز غلط است زیرادوم،سوم،چهارم...،علاوه بر اینکه واژه‌های فارسی اند،قید هم هستند و نیازی به پسوند قید ساز ندارند.
موصول و حرف ربط
○ سمیناری که روز گذشته به مناسبت هفته نیکو کاری از اول تا هشتم شهریور ماه ادامه دارد برگزار شد با سخنرانی نماینده سازمان صلیب سرخ جهانی که حامل پیام رئیس صلیب سرخ بود شروع به کار کرد.
این گونه جملات گاه حتی خود نویسنده را به اشتباه می‌اندازد و تطابق نهاد و گزاره و فعل و فاعل و مرجع ضمیر و غیره را مختل می‌کند و سبب می‌شود که رشته کًلام از دست نویسنده و خواننده به در برود.
باید از آوردن بیش از دو موصول یا حرف ربط بپرهیزیم تا جمله‌ها آشفته،نشوند.
گزارش بالا را(مثلاً)می توانیم به صورت زیر بنویسیم:
سمیناری که روز گذشته به مناسبت هفته ً نیکو کاری – اول تا هشتم شهریور –برگزار شد با سخنان نماینده سازمان صلیب سرخ جهانی آغاز به کار کرد،در این سخنرانی پیام رییس این سازمان خوانده شد.
علامت جمع
○ مراجعین،مسافرین،مهندسین،کتب،مولفین،....
○ پیشنهادات،گزارشات،سفارشات،میادین،کارخانجات،سبزیجات،باغات،نمرا،دستورات،امتیازات،....
○ روحانیون،انقلابیون،......
بیشتر واژه‌های عربی را می‌شود با پسوتد‌های جمع فارسی جمع بست . ازجمع بستن واژه‌های فارسی و به ویژه واژه‌های بیگانه به سیاق جمعهای عربی بپرهیزید،هر چند شایع باشند . پس بنویسید :
مراجعان،مسافران،مهندسان،کتابها؛مولفان،.....
پیشنهادها،گزارشها،سفارشها،میدانها،کارخانه‌ها،سبزیها،باغها،نمره‌ها،دستورها،امتیازها،....
روحانیان،انقلابیها،.....
توصیه‌های نوشتاری
بهتر است همیشه در مواردی که از صحت املای کلمه‌ای اطمینان نداریم به فرهنگ لغت مراجعه کنیم . در این بخش رایج‌ترین خطاهای املایی و توصیه‌هایی در مورد رسم الخط کلمات ارائه شده است.
اثنا عشری
املای صحیح این ترکیب به معنای دوازده همین صورت است. پس باید بنویسیم :شیعه اثنا عشر (نه "شیعه اثنی عشری".
است
این کلمه را جدا بنویسید مگر در مواردی که کلمه‌ی قبل از آن به "ا" یا"و" ختم شود که در این صورت الف "است"حذف می‌شود. پس بنویسید :عبارت است (نه عبارتست")،خوب است (نه "خوبست")،متمنی است (نه "متمنیست ")، بدیهی است
(نه "بدیهیست" )، نیکوست (نه "نیکو است" )، دانا است (نه "دانا است")
اﷲ/اله
این دو کلمه دو تلفظ مختلف و دو املای مختلف دارند.اغلب اوقات دیده می‌شود که بخصوص در اسم اشخاص اﷲ را سهواً اله می‌نویسند. پس عبداﷲ درست است نه ((عبداله)).
این وآن
"این" و"آن" جدا از کلمه بعد نوشته می‌شوند،مگر کلمات اینجا،آنجا،آنچه و آنکه که به همین صورت (پیوسته) نوشته می‌شوند.پس بنویسید:
آن جناب (نه "آنجناب")،آن مقام،این طور،در این صورت
باسمه تعالی
این عبارت به همین صورت درست است نه به صورت "بسمه تعالی"
بطیء
املای این دو کلمه به همین صورت است و برخی به غلط آن را "بطئی" می‌نویسند و در نتیجه بر وزن "قطعی" تلفظ میکنند.در صورتی که به دنبال آن ((ی)) وحده یا نکره بیاید بطیئی نوشته و بر وزن ((لطیفی)) تلفظ می‌شود:رشد بطیء جمعیت؛تولید رشد بطیئی داشته است.
به
این حرف اضافه را باید جدا نوشت مگر در کلمه بجز:به جای آورند(نه "بجای آورند")،به این کار(نه "باین کار")،به ازای (نه
"بازای")،به خاطر،به موجب،.......
در مواردی که "به " صفت ساز است باید آن را پیوسته نوشت:بهوش(به معنی هشیار)،بجا(به معنی بموقع و مناسب)،
بها
این واژه فارسی به معنای "قیمت" است و در پایان همزه ندارد.پس باید نوشت بهای کالا (نه "بهاء کالا ").بهاء کلمه عربی است به معنای " روشنایی " .
بی
" بی " معمولا جدا از کلمه بعد نوشته می‌شوند،مگر در مواردی مثل بیخود،بیهوده،بیعار،بیکار،بیزار،بیچاره،بیداد،بیراه،بینوا.پس بنویسید:بی قرار (نه " بیقرار ")،بی گناه،بی سوادر،بی حوصله،.........
خلاُ
اغلب این کلمه را به غلط "خلا "می نویسند.این کلمه وقتی "‌ی " میگیرد خلئی نوشته می‌شود.
دوم/سوم
این دو واژه فارسی‌اند و بدون تشدید " و" نوشته و خوانده می‌شوند.
سوال
اغلب این کلمه را به غلط "سئوال " می‌نویسند.
شی ء
این کلمه را به اشتباه اغلب " شیئی " مینویسند.شیء وقتی " ی" نکره یا وحده می‌گیرد_مثلاً یک شیء-به این صورت نوشته-شیئی -و بر وزن " خیلی " تلفظ می‌شود.
صفر(رقم)
به دلیل مشابهت صفر و نقطه در خط فارسی،برای اجتناب از ابهام،بهتر است اعدادی را که به صفر ختم می‌شوند به صورت حرفی بنویسند.
ط/ت
واژه‌های تالار،تراز (و ترکیبهای آن،همتراز،تراز کردن،.....) تپیدن (و مشتقات آن،تپش،تپنده،.....)،غلتیدن (و مشتقات آن،غلتک،غلتان....)،تاس،تپانچه،تشت واژه‌های فارسی‌اند نه عربی،بنابراین بهتر است با حرف " ت" نوشته شوند نه " ط ".
همچنین واژه‌های بلیت (که در اصل روسی است)،اتاق (که در اصل روسی است)،اتاق (که در اصل ترکی است)،اتو (که احتمالا روسی و شاید فارسی است)، باتری (که در اصل فرانسوی است )،باتلاق (که در اصل ترکی است )،چون عربی نیستند،بهتر است با " ت " نوشته شوند نه " ط ".
غیر ذلک
این ترکیب عربی به معنای " جز این "و تقریبا به معنی " و غیره "است.املای صحیح آن به همین شکل است و تلفظ آن هم غیر ذلک است (نه " غیره و ذلک " یا " غیر و ذلک ").
کلمات مرکب
کلمات مرکب چون نامبرده،بزرگداشت،نگهدار،مبارکباد و از این قبیل را باید سرهم نوشت و در مواردی که به صورت فعل یا ترکیب صفت و فعل می‌آیند در دو کلمه نوشته می‌شوند:
ٍ ○ بزرگداشت این روز.........
ٍ ○ این روز را بزرگ داشت.
ٍ ○ نماینده نامبرده به مامُوریت اعزام شد.
ٍ ○ در این صورتجلسه از نمایندگان نام برده شده است.
که
جدا از کلمه قبل نوشته می‌شود،مگر در بعضی از کلمات مرکب مثل بلکه،اینکه،آنکه. پس بنویسید:وقتی که،(نه " وقتیکه
")،هنگامی که،در صورتی که،به طوری که،.........
لازم الاتّباع
این ترکیب یعنی " که پیروی از آن لازم است " و املا و تلفظ آن نیز به همین صورت است:دستور لازم الاتّباع.
ل اعتنا،مهم،هنگفت و املای درست آن هم معتنی به است.بعضی به غلط آن را "متنابه "می نویسند و می‌
عنی قاب
معتنی به این کلمه ی
بنویسید تا راحت تر خوانده شود:می شناسیم (نه "میشناسیم ")،می رود،می نویسند،...........
صورت "ملیون"و"ملیارد"نوشت.
از فعل
یلیارد نبایدبه
خوانند.
می
می را جدا
میلیون/م
این کلمه را
تباه گاهی "وحله"می نویسند.
توم به ه غیرملفوظ "ی" وحدت یامصدری یانکره اضافه می‌شود،این کلمات رابایدبه این صورت نوشت:نامه
را به اش
فوظ مات مخ
وهله
این کلمه
"ه"غیرملوقتی به کل
"نامه یی")،کارخانه ای.
این کلمات به "ان" یادرشکل مصدری آنها، "ه" پایانی به "گ" تبدیل می‌شود .پس
ئی "یا
بستن
ای(نه"نامههنگام جمع
(نه"نماینده گان")،سرسپردگی (نه"سرسپرده گی") غیرملفوظ ختم می‌شوند،درحالت اضافه حتماً بایدهمزه بگیرند.پس بنویسید:
ایندگان به "ه"
بنویسید:نمکلماتی که
امه مورخ"...)،برنامۀ اول توسعه(نه "برنامه اول توسعه").
...(نه"ن
نامۀ مورخ ِ
توم به ه ملفوظ،مثل فرمانده،معتنی به،مشابه،"ی" وحدت یا مصدری یانکره اضافه می‌شوداین کلمات رابایدبه
ظ مات مخ
"ه" ملفووقتی به کل
فرماندهی(نه"فرمانده ای")،معتنی بهی(نه"معتنی به ای")،موجهی(نه"موجه ای")،مشابهی (نه"مشابه ای")
ملفوظ در حالت اضافه همزه نمی‌گیرد:فرمانده کل (نه "فرماندة کل")،بازده تولید(نه"بازدة تولید")،توجه
نوشت:
توم به ه
این صورتکلمات مخ
("
جۀ شما
شما(نه"تو
شته می‌شود:همین طور(نه"همینطور")،همان گونه(نه"همانگونه")،...
بعدنو
همین
جدااز کلمۀ
ته می‌شود:هیچ کس (نه"هیچکس")،هیچ وقت(نه"هیچوقت")،... واژه‌هاوترکیبهای نادرست
بعدنوش
هیچ
جداازکلمۀ
واژه‌ها و ترکیبهای نادرست
آنچه که
○آنچه که در پی می‌آیدگزارشی است از...
○آنچه راکه درفهرست مشخص شده بودسفارش دادیم.
آنچه یعنی "آن چیزی که"،بنابراین نیاز به یک"کۀ"دیگرندارد.پس بایدبنویسیم:
آنچه درپی می‌آیدگزارشی است از...
آنچه رادرفهرست مشخص شده بودسفارش دادیم.
استعفا دادن
این کلمه بافعل کردن به کارمی رود ونه دادن.پس به جای آنکه بگوییم"استعفاداد"بایدبگوییم استعفاکرد.
استفاده بردن
کلمۀ استفاده بافعل کردن به کارمی رود ونه بردن.پس به جای "کارکنان ِ این اداره ازبیانات جنابعالی استفادة بسیاربردند"بایدنوشت:
کارکنان این اداره ازبیانات جنابعالی بهرة بسیاربردند/بسیاراستفاده کردند.
اقشار
"اقشار"جمع قشرنیست؛جمع قشردرعربی قشوراست.درفارسی بایدبگوییم:قشرها.
اقلاً/اکثراً
درعربی کلمات اقل و اکثرتنوین نمی‌گیرند.بهتراست به جای "اقلا ً"لااقل یادست کم وبه جای "اکثراً"بیشتریاغالبایًااغلب رابه کاربرد.پس به جای "کارکنان اکثراًازاضافه کاری شانه خالی می‌کنند"،بایدبنویسیم:
اغلب/بیشترکارکنان ازاضافه کاری شانه خالی می‌کنند.
بااین وجود
باوجوداین یعنی "بااین همه"،"مع هذا"،ومنظور این است که "بااینکه چنین چیزی هست".ولی "بااین وجود"اصلا ً چنین معنایی نداردواستعمال آن به این معنی‌ها غلط است.
بازدهی
بازده معادلی است که برای "راندمان"فرانسوی وضع شده است.بعضی به جای این کلمه از کلمه "بازدهی"استفاده می‌کنند که درست نیست.پس به جای "بازدهی کارخانه"باید بنویسیم ؛بازده کارخانه.
برعلیه
علیه یعنی "براو"پس "برعلیه" می‌شود"بربراو"که مسلماً غلط است.پس به جای "برعلیه اواقدام کردند"بایدبنویسیم:
علیه او اقدام کردند.(وچه بهترکه بنویسیم،برضداواقدام کردند.) پیاده کردن
○برای پیاده کردن این طرح نیازبه عده‌ای کارگر فصلی داریم.
○هیئت مدیره درنظردارداین برنامه راابتدا درواحدمرکزی پیاده کند.
این ترکیب غلط است."طرح"یا"برنامه"برچیزی سوارنیست که ازآن پیاده شود!به جای پیاده کردن می‌شودازترکیب‌های درستی مثل اجراکردن یاعملی کردن استفاده کرد.پس بایدبنویسیم:
برای اجرای (یاعملی کردن)این طرح نیازبه عده‌ای کارگرفصلی داریم.
هیئت مدیره در نظردارداین برنامه راابتدا درواحدمرکزی اجراکند.
چون...لذا/گرچه...اما
○چون بودجه کافی نبود،لذااجرای برنامه به تعویق افتاد.
○گرچه کارمندمنظمی نیست،اماکارش رابلداست.
دراین ترکیبها یکی ازدوکلمه زیادی است."چون"یا"گرچه"به تنهایی در بخش اول بیان علت می‌کند،پس نیازی به "لذا"یا"اما"در بخش دوم نیست. اگر"چون"و"گرچه"راازبخش اول حذف کنیم،"لذا"و"اما"برجای خود می‌مانند.پس بایدبنویسیم:
گرچه کارمندمنظمی نیست،کارش رابلداست/کارمندمنظمی نیست،اماکارش رابلداست.
بودجه کافی نبود،لذااجرای برنامه به تعویق افتاد/چون بودجه کافی نبود،اجرای برنامه به تعویق افتاد.
خودکفا
○ این واحد تولیدی در آینده نزدیک خودکفاخواهدشد.
خودکفایی که در سالهای اخیر ساخته و متداول شده است،ترکیب درستی است اما "خودکفا"مسلماً غلط است و بایدازبه کاربردن آن پرهیزکرد.به جای این دو اصطلاح می‌توان خودبسندگی و خودبسنده یابهتر،خودبسایی وخودبَسا رابه کاربرد.پس بایدبنویسیم:
این واحد...خودبسنده/خودبساخواهدشد.
داشتن
مروری خواهیم داشت بر فعالیتهای یکسالۀ...
ترکیبهای ناهنجارونادرستی که به تازگی بامصدر"داشتن"ساخته و باب شده است گرته برداری مستقیم اززبانهای بیگانه است؛بایدازترکیبهای چون "گفتگوداشتن"،"نگاهی داشتن"،و"مروری داشتن"وازاین قبیل به شدت پرهیزکرد.پس بایدبنویسیم:
فعالیت‌های یکساله‌ی ... را مرورخواهیم کرد .
دایمی
دایم درفارسی صفت یا قیداست ولازم نسیت "ی" صفت ساز به آن بیافزاییم.
پس به جای "نماینده‌ی دایمی "درست ترآن است که بنویسیم :نماینده‌ی دایم .
درب
"درب" فارسی نیست.حتی درعربی هم معنی "در" نمی‌دهد.به این ترتیب "درب" راآهسته ببندید"غلط است.پس "درب"راهیچ وقت نباید به جای دربه کاربرد .
دررابطه با / دراین رابطه
• سخنرانی ایشان دررابطه بابهره وری خواهدبود.
• دررابطه با محاسبه حق الزحمه‌ی این افرادبایدبگویم که...
• دراین رابطه به مشارکت بیشتری نیازداریم.
بهتراست ازکاربرد این ترکیبهابه جای درباره ی، درخصوص،دراین مورد،ودراین زمینه بپرهیزیم. به جایش می‌توانیم بنویسیم :
سخنرانی ایشان درباره‌ی بهره وری خواهدبود.
درمورد محاسبه‌ی حق الزحمه‌ی این افراد باید بگویم که ....
دراین زمینه (یا مورد ) به مشارکت بیشتری نیازداریم.
درراستای
• درراستای تقویت بنیه‌ی مالی شرکت تصمیم گرفته شدکه ...
• این اقدام درراستای نیل به اهداف مرکز صورت گرفته است .
کاربرد این ترکیب به جای به منظوریا برای غلط است.باید بنویسیم :
به منظور تقویت بنیه‌ی مالی شرکت ...
این اقدام برای نیل به اهداف مرکز صورت گرفته است .
سن ... سالگی
درعبارت "درسن ... سالگی " که به کرات به کارمی رودبایدیکی از دوکلمه " سن " یا "سالگی"راحذف کرد. پس به جای "درسن 15سالگی " بایدبنویسیم :در15سالگی یا درسن 15.
فوق الذکر
این ترکیب غلط است چون جزء اول این نوع ترکیبها بایدصفت باشدنه اسم،به جای آن بایدگفت :مذکور،پیشگفته،یا حتی سابق الذکر.
گرام
"گرام" غلط است،بایدگفت گرامی .
لازم به ذکر است /لازم به توضیح است
این ترکیب‌ها غلط است،چون لازم بودن حرف اضافه "به "نمی گیرد. نمی‌گوییم:"لازم به صندلی است" . می‌گوییم : صندلی لازم است .
پس درست این است که بنویسیم : این تذکر لازم است / این توضیح لازم است / گفتنی است /بایدگفت.
مثمرثمر/ مفیدفایده
مثمریعنی "ثمردهنده" ومفید هم یعنی "فایده دار"، بنابراین این نوع ترکیبات "حشوقبیح"است .درست این است که بنویسیم:ثمربخش
/سودبخش/مفید.
معرف حضور
این ترکیب غلط است،باید گفت معروف حضور،یعنی چیزی یا کسی که معرفی شده وبرای شما آشناست :
اعضای این هیئت معروف حضور (نه معرف حضور)شما هستند.(اصلا"چرا نگوییم با اعضای این هیئت آشناییدیا اعضای این هیئت را می‌شناسید؟) ممهور
این کلمه‌ی جعلی به معنای "مهرشده "به کارمی رود. مهرکلمه‌ی فارسی است واینجا به تبعیت ازشیوه‌ی اسم مفعول عربی ساخته شده است .باید گفت مهرکرده یا مهرشده یا مهرخورده .
نشانگر / نمایانگر
این دو ترکیب رااخیرا"به معنای "نشان دهنده "به کارمی برند وغلط است.پسوند "گر"به معنای "سازنده "و"کننده "است وهمراه اسم می‌آید مثل آهنگر،بازیگر،پژوهشگر.دراین معنا بایدهمان نشان دهنده یا مبین رابه کاربرد.
نظرات
کاربرد این واژه غلط است،چون نظردرعربی به "ات"جمع بسته نمی‌شود.باید بنویسیم :نظرها یا آرا .به همین ترتیب،"اثرات
"،ثمرات"و"خطرات" هم درست نیست .
نقطه نظر
این ترکیب غلط است .بایدبنویسیم :دیدگاه،نظرگاه،طرزتلقی.
نوین
نوصفت است وبنابراین "ین"نسبت نمی‌گیرد .همان نو/جدید/تازه برای انتقال معنی کافی است.
همیاری
این ترکیب غلط است وبه جای آن بایدهمان یاری راآورد. اگرهم مقصودهمکاری است که خوب، بایدهمکاری را آورد.
کاربرد نادرست واژه‌ها و ترکیبها
اعلام / اعلان
علام به معنی " آگاه کردن " و " خبر دادن " است :
لطفا وصول مدارک پیوست را به دبیرخانه اعلام فرمایید .
اعلان به معنی " علنی کردن " و " آشکار کردن " است :
اعلان نتایج این مسابقه , قبل از انتشار در روزنامه , کار درستی نبود .
ه را
ت مدیر
. (
توان گفت : " اکثریت اعضا جلسه هیئ
اقلیت . اما نمی
نی " کمیت بیشتر " ( در مقابل
ه هیئت مدیره از اکثریت افتاد
ریت یع
ا , جلس
" و اکث
ی از اعض
اکثر / اکثریت
اکثر یعنی " بیشتر " یا " بیشترین
پس می‌توان گفت : با خروج برخ
ن " است :
تبط بود
اعضا جلسه ...
معنی " نسبت داشتن " و " مر
.
م : اکثر
ساب به
لت است
بنویسی
کرد . انت
لاف عدا
ترک کردند . " درست آن است که
انتساب / انتصاب
این دو کلمه را نباید با هم اشتباه
انتساب این موفقیت به آن واحد خ
است .
کردن "
" نصب
انتصاب به معنای " گماشتن " و
شد به
مطلوب با
د شرکت
کار برود که آنچه در پی می‌آید , حقا
به جای : " انتظار می‌رود که با این رون
ردی به . پس
گویم .
امید بودن " است و باید در موافتن , بیم رفتن , ... استفاده کرد
یک می
ن " یا "تمال ر
سمت تبر
مید رفتعل از اح
انتصاب جنابعالی را به این
انتظار رفتن
این فعل مرکب تقریبا به معنی " ا. در موارد دیگر باید به جای این ف
جام
فتن , ان
به انجام رسیدن , انجام دادن , انجام گر
, مانند
رود / احتمال می‌رود که ...
فعلی متعددی به کار می‌رود
آن می‌
ترکیبات
یم : بیم
که در
زودی ورشکست شود " باید بنویس
انجام
این کلمه به معنای " پایان " است
یفه
مثلا بهتر
دادن وظ
دارد .
رد هم
.
یست و به جای آنها باید نوشت : انجام
فقط در مورد امور خوب و خیر مناسبتی برخوردار است . هرچند در همین موا
ده است
درست ن
باشد _ ز زیبای
ها انجام معنای پایان را حفظ کر
" انجام این کار دشوار است " ر است .
اشتی نامطلوبی برخوردار است .
رخوردار است .
) _ اگر اصولا ضرورتی داشته ار است یا این هتل از چشم اندا
تمام آن
یفه " و
کار دشوا
عیت بهد
ضایعات ب
داشتن برخورد
ن که در
انجام وظدن این
ن از وضن رقم
( به جایه خوبی
یافتن , انجام شدن , انجام پذیرفت
اما ترکیبات و جمله‌هایی چون " ( یا بهتر , ادای وظیفه ) و انجام دا
برخوردار بودن
○متاسفانه آشپزخانه این بیمارستا
○واحد برش این کارخانه از بالاتری
استفاده از ترکیب برخوردار بودن می‌شود گفت که : فلانی از روحی
نیست . پس بهتر است بنویسیم :
معقول
چشم انداز زیبایی دارد .
که جای تاسف داشته باشد اصلا
هتل
اموری
رد یا این
در مورد
است بگوییم فلانی روحیه خوبی دا
در هرحال , کاربرد برخوردار بودن
متاسفانه آشپزخانه این بیمارستان وضعیت بهداشتی نامطلوبی دارد / متاسفانه آشپزخانه این بیمارستان وضعیت بهداشتی مطلوبی ندارد .
واحد برش این کارخانه بیشترین ضایعات را تولید می‌کند / بیشترین ضایعات این کارخانه مربوط به واحد برش است .
بها دادن
بها به معنای قیمت است و بها دادن یعنی " قیمت را پرداختن " . اما در کاربردی که این ترکیب اخیرا پیدا کرده است , و ترجمه لفظ به لفظ از زبان خارجی است , معنای معادل " اهمیت دادن " را برای آن قائل شده‌اند که درست نیست .
پس به جای اینکه بنویسیم : " در ساختار تشکیلاتی این سازمان به تخصص کم بها داده شده است " باید بنویسیم :
در ساختار تشکیلاتی این سازمان به تخصص اهمیت کمی داده شده است / برای تخصص اهمیت کمی قائل شده‌اند / تخصص مهم شمرده نشده است / قدر تخصص چنان که باید شناخته نشده است .
ملاحظه می‌کنید که در فارسی امکانات متعددی برای بیان این مفهوم و اجتناب از کاربرد این ترکیب نادرست وجود دارد .
پیرامون / در پیرامون
پیرامون به معنای : " اطراف و حوالی " است . اخیرا باب شده که پیرامون را به جای درباره یا در مورد به کار می‌برند که درست نیست ." در پیرامون مسئله‌ای بحث کردن " فقط به معنای این است که درباره حواشی آن صحبت شده و نه خود مسئله . پس به جای اینکه بنویسیم :
" در این جلسه پیرامون بخشنامه اخیر گفتگو شد " باید بنویسیم :
در این جلسه درباره بخشنامه اخیر گفتگو شد .
تسویه حساب / تصفیه حساب
تسویه حساب , یعنی " مساوی کردن " و " همسطح کردن " , " ایجاد موازنه در حساب " : گزارش تسویه حساب شرکت به پیوست تقدیم می‌شود .
تصفیه حساب , یعنی " پاک کردن حساب " , " پرداخت حساب " و اینکه دیگر کسی طلبکار نباشد : گواهی تصفیه حساب ایشان قبلا ارسال شده است .
تقدیر / قدردانی
تقدیر در عربی معانی متعددی دارد که یکی از آنها یعنی " سرنوشت " یا " قضا و قدر " در فارسی نیز مصطلح است .
کاربرد ترکیباتی چون " تقدیر کردن " به جای قدردانی کردن و نیز " قابل تقدیر" به جای قابل تحسین یا تمجید و نیز "تقدیرنامه" به جای تشویق نامه صحیح نیست و بهتر است از به کار بردن آنها خودداری شود.
تلگراف/تلگرام
تلگراف عمل ارسال تلگرام است که در فارسی صرف هم می‌شود: دیروز تلگراف کردم.
تلگرام متنی است که به دست گیرنده می‌رسد: تلگرام شما دریافت شد.
البته در فارسی تلگراف سهواً به هر دو معنی به کار رفته است که اشکالی هم ندارد.
جهت
○ ... جهت ثبت نام به ادارة رفاه مراجعه کنند.
○ جهت آشنا کردن کارکنان با دستگاههای جدید ...
کاربرد جهت یا به جهت به جای برایِ یا به منظورِ البته غلط نیست اما هیچ مزیتی بر آنها ندارد و فقط لحن نوشته را بیهوده "اداری" می‌کند. پس بهتر است بنویسیم:
... برای ثبت نام به ادارة رفاه مراجعه کنند.
به منظورِ آشنا کردن کارکنان با دستگاههای جدید ...
چنان که/ چنانچه
چنان که یعنی "به طوری که"، "همان طور که":
چنان که اطلاع دارید، این واحد از سال ...
چنانچه قید تأکید است و معمولاً پس از "اگر" برای تأکید می‌آید:
اگر چنانچه موافقید، قبل از تعطیلات نوروز به اطلاع کارکنان برسانید.
اما "اگر" معمولاً از عبارت شرطی حذف می‌شود و چنانچه به تنهائی می‌آید:
چنانچه با این یشنهاد موافقید، آن را در جلسۀ هیئت مدیره مطرح خواهم کرد.
دعوی/ دعوا
دعوی یعنی "ادعا": این دعویِ ایشان پذیرفتنی نیست.
دعوا یعنی دادخواهی و مشاجره: برای حل این دعوا به مراجع قضایی مراجعه کردند.
رویه
این کلمه در عربی به معنی "اندیشۀ توأم با دقت و کاوش و ژرف نگری" است. اخیراً این کلمه به غلط به جای روش به کار می‌رود. پس به جای: "اقدامات مزکور بر طبق رویۀ معمول انجام گرفته است" باید بنویسیم:
اقدامات مذکور بر طبق روش معمول انجام گرفته است.
البته در ترکیباتی چون اقدامات بی رویه، مخارج بی رویه، رشد بی رویه و امثال آنها، چنانچه مقصود از بی رویه نااندیشیده باشد، کاربرد آن درست است.
رویه در ترکیبی چون رویۀ قضایی چنان جا افتاده است که چاره‌ای جز پذیرفتن آن نیست.
صواب/ثواب
ثواب اسم است، به معنی "پاداش" و معمولاً "پاداشِ کار نیک در آن جهان". این کار ثواب دارد.
صواب صفت است، یعنی "صحیح"، "درست"، "مناسب"، "بجا". این کار صواب است؛ بنا به صوابدید ایشان...
ضرب الاجل
ضرب الاجل به معنای "تعیین زمان برای اجرای کار" است. کاربرد این عبارت به معنی "پایان زمان معین" یا "سررسید" درست نیست و در این موارد باید به جای آن گفت مهلت.
عاجل/آجل
عاجل از اسم مصدر عجله می‌آید و به معنی "فوری" است: اقدام عاجل.
آجل یعنی "آتی"، "بعد از این"، "آینده": پیشرفتهای آجل در مذاکرات.
فراز
کاربد این کلمه به معنی "بیانات مهم" یا "سخنان برگزیده" که اخیراً باب شده به کلی غلط است و کلاً نیازی به استفاده از آن نیست.
قابل ملاحظه/قابل توجه
کاربرد این تعابیر به جای بسیار، فراوان، زیاد، هنگفت، کلان، سنگین، معتنی به، سرشار، عمده و جز اینها درست نیست. پس به جای: "افراد فوق در طول مدت خدمت خود به پیشرفتهای قابل ملاحظه‌ای دست یافته اند" بهتر است بنویسیم: افراد فوق در طول مدت خدمت خود به پیشرفتهای زیادی دست یافته اند.
کاندید/کاندیدا
کاندید واژه‌ای است فرانسوی به معنای "ساده دل"، "معصوم"، اما واژة فرانسویِ کاندیدا به معنای "داوطلب" یا "نامزد" است. پس به جای:
"ده نفر کاندید نمایندگی شدند" باید بنویسیم:
ده نفر کاندیدای نمایندگی شدند.
لفظ "کاندیداتوری" هم در هیچ زبانی مستعمل نیست و باید به جای آن لفظ داوطلبی یا نامزدی را به کار برد.
گذاردن/گزاردن
گذاردن به معنیِ "نهادن" یا "وضع کردن" است: بنیانگذار، قانونگذار، سیاستگذار، پایه گذار.
گزاردن به معنی "انجام دادن" یا "ادا کردن" است: کارگزار، خدمتگزار، نمازگزار، سپاسگزار، برگزار.
متعدد/معدود
گاهی، به دلیل عدم اطلاع از معنای درست این دو کلمه، آنها را به اشتباه به جای هم به کار می‌برند.
متعدد یعنی "بسیار"، "فراوان"، یا "مختلف":
اقلام مورد نیاز در نامه‌های متعدد از آن اداره درخواست شده است.
معدود به معنای "اندک"، "انگشت شمار" است:
داوطلبان معدودی به آن اداره مراجعه کرده‌اند (مقصود این است که تعدادشان زیاد نبوده است).
محذور/محظور
محذور یعنی "مانع"،بنابراین می‌توانیم مثلاً بنویسیم :محذور اخلاقی،یابنده محذور دارم.
محذور یعنی "ممنوع"،"|حرام":فلان اقدام محظور است.
معظَم /معظَّ م
معظم (بروزنِ محکم)یعنی"بزرگ"ومعمولادًروصف اشیاءبه کار می‌رود:
ساختمان معظم،کتابخانۀ معظم
معظمّ(بروزن منظمّ)یعنی "بزرگ داشته شده"ودروصف اشخاص به کار می‌رود :علمای معظمّ،مقام معظمّ.....
مکفی
این کلمه درعربی به معنای "خوشگذرانی "است .استفاده از این کلمه به جای کافی یا بسنده غلط است .باید بنویسیم شمارا با حقوق کافی
(نه مکفی")استخدام می‌کنیم.
موافقت /توافق
موافقت یعنی "پذیرش یا تأیید پیشنهاد یا نظر دیگری"(که ممکن است یکجانبه باشد):
پیرو موافقت جنابعالی،تسهیلات لازم دراختیار ایشان گذاشته شد.
توافق یعنی"رضایت یاتأیید متقابل دوشخص یادوطرف"(که همیشه دوجانبه است):
کاربردنادرست کلمات وترکیبات 55
بنا به توافق قبلی باآن سازمان،ازاین پس کارشناسان ماهم درجلسات ماهانهشرکت خواهند کرد.
نرخ
این کلمه که ترجمۀ"ریِت"انگلیسی است ودر زبان انگلیسی معانیِ متعددی دارد،متأسفانه درفارسی درجای نادرست به کار می‌رود.نرخ در فارسی معنای مشخصی دارد وبهتر است آن را ـچنان که باب شده ـ به معنای میزان،درصد،سرعت،یاآهنگ به کار نبریم.به جای "نرخ رشد بیکاری"می توانیم بنویسیم:آهنگ رشد بیکاری.
نقایص /نواقص
پرونده را پس از تکمیل نقایص به کارگزینی ارسال کنید."
نقایص جمع نقیصه است به معنای"عیب واشکال".پس "تکمیل نقایص"صحیح نیست،چون به معنی "کامل کردن عیوب "خواهد بود .
نواقص جمع ناقصه است به معنی "ناتمام وناکامل ".پس اشکالی نداردکه بگوییم تکمیل نواقص.درهر صورت بهتر است بنویسیم :
پرونده را پس از رفع (یا برطرف کردن)نقایص/نواقص به کارگزینی بفرستید.
فهرست مذکور را پس از تکمیل نواقص به این اداره بفرستید.
نشانه گذاری (سجاوندها)
استفادةدرست وبجا از نشانه‌هایی مثل نقطه،ویرگول وغیره (که به آنها نشانه‌های سجاوندی هم می‌گویند )درست به اندازة رعایت قواعد نگارش در امرتفهیم مطالب لازم ومهم است.کاربرد این نشانه‌ها درایران سابقۀچندانی ندارد ودراصل از اروپاییان گرفته شده است،به همین دلیل بعضی هنوز هم خیلی کم این نشانه‌هارا به کار می‌برند وبعضی چنان بی رویه از آنها استفاده می‌کنند که بدتر خواننده را به زحمت می‌اندازند .شناخت کارکرد نشانه‌ها سبب می‌شود که آنها را درست وبجا به کار ببریم.
نشانه‌های پایان جمله
جمله‌ها یا با نقطه یا نشانه پرسش یا نشانۀ خطاب خاتمه می‌یابند واین نشانه‌ها موجب می‌شوند که لحن ومنظور جمله بهتر منتقل شود.
.نقطه
درپایان جملۀخبری یا انشایی یا امری به کار می‌رود.وقتی در انتهای جمله‌ای نقطه می‌گذاریم،باید آن جمله از لحاظ معنایی ودستوری کامل باشد :
به اطلاع همکاران می‌رساندکه بخشنامۀ شمارة...هیئت مدیره ازتاریخ ابلاغ قابل اجراست .
لطفاً برای اطلاع از وضعیت استخدامی خود شخصاً به کارگزینی مراجعه کنید .
بعد از حروف اختصاری هم در مواردی نقطه می‌گذارند (مثل ه.ق.یاسی.سی.یو).
درانتهای عبارتی که فعل ندارد وکامل نیست (مثلاًعنوان یک بخشنامه یا یک نمودار )نقطه نمی‌گذاریم :نمودار میزان تولید درسال 1376(بدون نقطه)
؟(نشانۀ پرسش)
درپایان جمله‌های پرسشی عموماًاین نشانه گذاشته می‌شود تا بخصوص در صورت نبودن ادات پرسش (مثل چرا،آیا،کجا،کی،چه وقت
....)خواننده متوجه پرسشی بودن جمله بشود.(درزبان گفتاری،لحن وزیر وبم صداست که مفهوم پرسش را منتقل می‌کند .)
وقتی دیدید در صندوق بازاست،چرا بلافاصله به نگهبانی اطلاع ندادید؟
فکر کردید چیز مهمی نیست؟
*در مواردی که جملۀ پرسشی به طور مستقیم نقل نمی‌شود، آوردن نشانۀ پرسش لزومی ندارد:
حالا باید دید پرونده‌ای هم گم شده است یا نه.
! (نشانه خطاب یا تعجب)
این نشانه در پایان کلمه‌ها یا جمله‌های خطابی یا جمله‌هایی می‌آید که حاکی از حیرت یا تحسین اند. افراط در کاربرد این نشانه از قدرت نوشته می‌کاهد. البته در نامه‌های اداری به ندرت از آن استفاده می‌شود.
این نمودار قبل از تصحیح رشدی برابر با 300% را نشان می‌داد!
به این ترتیب لابد باید درِ این موسسه را بست!
نشانه‌های میانی
در میان جمله‌ها از نشانه‌هایی چون ویرگول، تیره، نقطه ویرگول و ... استفاده می‌شود.
، (ویرگول)
معمولا از این نشانه برای جدا کردن چند چیزِ (مثلا چند صفت) هم ارز یا چند کلمه که در جمله نقشی مشترک داشته باشند استفاده می‌شود:
مولفان، ناشران، و کتابفروشان همگی می‌دانند که این اقدام تاثیر مثبتی در کاهش قیمت، افزایش تیراژ،و بهبود تولید کیفیت کتاب خواهد داشت.
ذکر این نکته لازم است در بسیاری از موارد در زبان فارسی می‌توان به جای ویرگول از "واو" عطف (به دفعات) استفاده کرد:
پژوهشگران و کارشناسان و کارکنان این مرکز...
برخی به اشتباه وظیفه اصلی ویرگول را ایجاد مکث می‌دانند و مثلا پس از فاعل ویرگول می‌گذارند که اشتباه است (نباید نوشت:" کتاب حاضر، بخشی از ...").
گاه از ویرگول برای جدا کردن جمله معترضه استفاده می‌کنیم (معترضه یعنی عبارت یا جمله‌ای که برای توضیح چیزی که پیشتر ذکر شده است به کار می‌رود) :
در این جلسه، که به بحث درباره محیط زیست اختصاص داشت، مسئله آلاینده‌های صنعتی هم مطرح شد.
پس از عبارتهای مقدماتی یا جمله‌های ناقص پیرو نیز ویرگول می‌آوریم:
چنان که آگاهید، در برنامه پنجساله دوم پیش بینی شده است که ...
پس از رسمیت یافتن جلسه، نماینده سازمان گزارش مشروحی ارائه کردو....
بین عبارت شرطی و نتیجه شرط نیز ویرگول می‌آوریم:
اگر بموقع به تهران برسید، می‌توانید شخصا مسئله را با ایشان در میان بگذارید.
بعداز قیدهایی مثل اولاً، ثانیاً، و ثالثاً ویرگول می‌گذاریم.
بعداز عبارتهایی مانند برای مثال، و برای نمونه، که معمولا بعداز آنها نمونه‌ای ارائه می‌شود، ویرگول می‌آوریم.
بعداز نامی که مورد خطاب قرار گرفته است ویرگول می‌گذاریم:
آقای ...، خواهشمنداست که ...
بعداز ذکر تاریخ نیز ویرگول می‌گذاریم:
در سال 1366، در قرن بیستم، ...
گاهی ویرگول کمک می‌کند که نوشته از اول درست خوانده شود و خواننده مجبور نشود به عقب برگردد:
در صورت تکرار اشتباه، کاری از این اداره ساخته نیست. (اگر ویرگول نباشد، ممکن است دفعه اول "اشتباه کاری" خوانده شود.)
• (تیره بلند)
این نشانه برای جداکردن عبارت یا جمله معترضه به کار می‌رود:
در جلسه مورخ ... – که بیش از چهار ساعت طول کشید –
تصمیم گرفته شد ...
گاه هم جمله معترضه یا توضیحی پایان بخش جمله است که در این صورت فقط تیره اول می‌آیدو جمله به نقطه ختم می‌شود:
پیمانکار باز هم عذر آورده است – عذری که به نظر موجه نمی‌رسد.
اگر بخشهای گوناگون یک مطلب را جدا بنویسیم و هر بخش را با شماره یا حروف الفبا مشخص کنیم، بعداز هر شماره یا حرف، خط تیره می‌گذاریم:
1- ...؛ الف...؛ ب ...
برای جدا کردن مثالهای مختلف یا بخشهای گوناگون یک موضوع نیز می‌توانیم به جای مشخص کردن هر بخش با شماره یا حروف الفبا، فقط در آغاز هر بخش در سر سطر خط تیره بگذاریم.
تیره بلند به معنی "تا " نیز به کار می‌رود: در سالهای 60 – 65، 20- 35 متر.
البته بهتر آن است که در این موارد خاص به جای تیره همان واژه تا را بیاوریم: 20 تا 35 متر
• (تیره کوتاه)
این نشانه در صفتهای مرکب بکار می‌رود:
اوضاع سیاسی – اجتماعی ؛ روابط فرهنگی – اقتصادی ؛ اداره سیاسی - عقیدتی
؛(نقطه ویرگول)
این نشانه از ویرگول قوی تر است، اما نشانه توقف کامل نیست یعنی با نقطه فرق دارد.
نقش این نشانه در جمله معمولا جداکردن دسته‌هایی است که اجزاء متعدد دارند:
در کُشتی با دو مدال طلا، یک نقره، و 4 مدال برنز به مقام اول؛ در وزنه برداری با یک مدال طلا، سه مدال نقره، و یک مدال برنز به مقام دوم ؛ ودر ژیمناستیک با یک مدال نقره و 2 مدال برنز به مقام پنجم رسیدیم.
گاه نیز نقش آن جداکردن جمله‌هایی است که از نظر ساختمان و مفهوم 62 نوشته‌های اداری
مستقل به نظرمی رسند،ولی دریک عبارت طولانی برای بیان کلی یک مطلب به هم پیوسته اندیاازیک حکم کلی پیروی می‌کنند:
کمیته فنی بایدبه بررسی پیش نویس طرح بپردازد.،ملاحظات خودرادرآن بگنجاند.،هزینه کل راتخمین بزند.،ومتن نهایی رابه شوراارسال کند.
گاه نیزمعترضه پایان جمله رااز باقی جمله جدامی کند ومیان دوجمله‌ای می‌آیدکه جمله دوم توضیح یامثال یاتعبیری دیگرازجمله اول باشند:
جلسه روزیکشنبه هم باتاخیرآغازشد.،اتفاقی که گویاکاملا"عادی شده است.
: (دونقطه)
این نشانه برای معرفی چکیده‌ای از اقلام یاارائه خلاصه‌ای کلی می‌آید:
درزیربرخی ازاستانداردهای مصوب این جلسه رامی خوانید:
یابرای تعریف چیزی می‌آید:
مسئله این است: برای جبران خسارت ناشی ازتوقف تولیدچه بایدکرد؟
( ) ( هلال / پرانتز )
آنچه دربین دوهلال قرارمی گیردتوضیحاتی است خارج ازمتن کلام که به این صورت مشخص می‌شود:
اولین کارخانه این شرکت درمهرماه 1348(دوسال پس ازتصویب طرح)شروع به کارکرد.
نحوه تنظیم نامه‌های اداری
تااینجاازاصول نوشتن نامه‌های اداری گفتیم .،ازمسائل مربوط به نثـــرواملاونکات فنی ورسم الخط وتقسیم بندی محتــــــوای نامه‌ها.دراین بخش پیشنهادهایی برای تنظیم این نامه‌هاارایه می‌کنیم.
پاراگراف بندی
هدف ازتقسیــــم یک نامه یاگزارش به چنــدپاراگـــراف یا بنـــد،کمـــک به تفکیـــک مطالــــب درذهـــن خوانــنده است تاموضــوع راسریعتروآسانتردریابد.پاراگرافهابایدهرکدام به تنهایی تمام وکامل باشندودرعین حال باپاراگراف بعدی پیوندبخورند.گاه هرپاراگراف به بیان مطلبــی اختصــاص می‌یابدوگاه پاراگرافی شــرح وبســط پاراگــراف قبــلی است.به هرحـال،درنامــه‌های اداری،هرگاه مراداعلام چندمطلب مجزاباشد،بایدهرمطلب حتـما"دریک پاراگــراف مستقل بیان شودوتمام جملات این پاراگــراف درخدمت همان مطلب اصلی باشند.البته درمواردخیلی مفصل،بهتراست حتی یک مطلب راهم به دویاچندپاراگراف تقسیم کنیم.
جناب آقای .................
مدیرمحترم مجله ......................
پاراگراف اول
(اعلام وصول)
عطف به نامه شماره .............. مورخ ............. وصول نسخه‌های اهدایی مجله ............ را اعلام
می کنم.ازلطف شمامتشکرم وابتکارهمکاران شمارادرانتشارچنین نشریه ارزنده‌ای می‌ستایم.امیدوارم
درادامه این اقدام شایسته فرهنگی استوارباشید.
پاراگراف دوم
(پاسخ به تقاضای همکاری)
در موردهمکاری این موسسه با آن نشریه،به اطلاعتان می‌رسانم که موضوع درآخرین جلسه هیئت
مدیره موسسه مطرح شده وطی نامه‌ای ازکارشناسان موسسه خواسته شده است که زمینه‌های ممکن برای این همکاری را پیشنهادکنند.چکیده این پیشنهادها،پس ازبررسی،به اطلاعتان خواهدرسید.
پاراگراف سوم
(درخواست اشتراک)
درپایان،ازآنجاکه مطالب نشریه شمادربخشـــهای اقتصادی واجتماعی برای عموم کارشــناسان
مامفیدخواهدبود،هیئت مدیره مایل است که این نشریه به طورمرتب برای تمام نمایندگیهای موسسه
درمراکزاستانهاارسال شود.فتوکپی فرم اشتراک یکساله ورسیدبانکی حق اشتــراک به پیوست تقدیــم می‌شود.
بااحترام
مدیرعامل
هرپاراگراف (مثل همین )بایددرسطـراولش قــدری تورفتـگی داشته باشـــدتابایک نظــربه عنــوان یک واحــدمشخص شود،مگرپاراگراف اول که نیاز به تورفتگی ندارد.
شکل ظاهری
فقط دریک روی کاغذبنویسید.
بین سطرهافاصله معقولی قائل شویدتانامه راحت ترخوانده شود.
دردوطرف صفحه حاشیه مناسبی درنظربگیریدتااگرنامه برای نگهداری درپرونده سوراخ می‌شود،متن آن آسیب نبیند.
تاریخ وشماره نامه رادرطرف چپ بالای صفحه بنویسید.
نامه‌هارابرای نگهداری درپرونده همیشه ازطرف راست سوراخ کنیدتاطرف چپ آنهابه طرف بیرون قراربگیرد.،به این ترتیب
باورق زدن پرونده می‌توانیدشماره وتاریخ موردنظرتان را(که درطرف چپ نوشته شده است)سریعتروآسانترپیداکنید.
توجه کنید!
شماره وتاریخ نامه‌های لاتین،برعکس نامه‌های فارسی،درطرف راست بالای صفحه می‌آید،وشایدبه همین مناسبت است که این نامه‌هاازطرف چپ سوراخ می‌شوندودرکلاسورهایی که درکشورمابه نام کارخانه سازنده‌‌اش به " زونکن "معروف اندوازچپ (مثل کتابهای لاتین)بازمی شوندقرارمی گیرند.
به این ترتیب،کلاسورهای موجوددربازار،ومتاسفانه حتی آنهایی که درایران تولیدمی شوند،فقط مناسب نامه‌های لاتین اند.راه حلی که برای رفع این اشکال می‌توان پیشنهادکرداین است که ازکلاسورهای موجود" سروته " استفاده کنیم. طبعاً این نحوة استفاده نیز خالی از اشکال نیست : باید برچسب عطف کلاسور را هم سر و ته بچسبانیم ؛ اهرم باز کننده هم در بالا قرار خواهد گرفت. راه بهترش این است که کلاسورهای مناسب بایگانی نامه‌های فارسی سفارش بدهیم. (عجیب است که به رغم یک قرن سابقه بایگانی و با وجود این همه صنعتگر و تولید کننده مبتکر، هنوز هیچ فکری دراین باره نشده است.)
فرستنده
توجه کنید که حتی اگر امضای شما شامل نام و نام خانوادگیتان هم هست، باز هم باید این کلمات را مستقل از امضایتان در زیر نامه بیاورید.
اگر نامه کاملا اداری است، باید سمت یا پست سازمانی نویسنده هم در زیر نامش ذکر شود.
فرم قدیمی "اینجانب محمد رضایی فرزند ... " فقط مناسب عریضه‌های شخصی است. بهتر است حتی در این عریضه‌ها هم از این شکل اجتناب کنید، یعنی درخواست خود را مطرح کنید و نام و مشخصاتتان را در پایان بیاورید.
اگر " سربرگ " کاغذی که روی آن می‌نویسید شامل نشانی اداره یا شرکت شما نیست، یا اگر روی کاغذ معمولی برای سازمانی نامه می‌نویسید، فراموش نکنید که باید حتماً نشانی پستی و اگر لازم می‌دانید شمارة تلفن خودتان را در زیر نامه بیاورید. توجه کنید که نشانی فرستنده در روی پاکت کافی نیست، چون ممکن است نامۀ شما با پاکت نگهداری نشود یا پاکت آن گم شود.
گیرنده
نامه‌های اداری همه به یکسان " اداری" نیستند. عنوان بندی، تعارفات، و لحن یک نامه بستگی به موقعیت و یا روابط نویسنده و مخاطب دارد. به این ترتیب ممکن است نامه‌ای "اداری و کاملا رسمی" و نامه دیگری "اداری و دوستانه" باشد.
هتر نید
از مقامات و کارکنان سازمانهای دولتی یا سازمانهای غیر دولتی بزرگ و معروف می‌نویسید، ب
بالای نامه بیاورید. در این صورت اگر به مکاتبۀ مجدد با این افراد نیاز داشته باشید می‌توا
صی غیرهم در
در نامه‌هایی که به اشخااست نشانی مخاطب را
ل)
ه‌ای که برای خودتان نگه داشته اید فوراً پیدا کنید.
ی تعارف آمیز و تشریفاتی قدیمی و زاید ("حضرت آقای"، "محضر مبارک"، و از این قبی
ن نسخ
عبارتها
نشانیشان را هم روی هما
تعارفها و تشریفات
از به کاربردن کلمه‌ها و
عرض ادب"‌های معمولی را هم تا جای ممکن به حداقل برسانید.
فات و "
بپرهیزید . بهتر است تعار
ارد
روع
ت "با سلام"، بخصوص در نامه‌های خیلی رسمی، البته اجباری نیست، اما در بسیاری از مومی تواند نشانی از ادب و فروتنی نویسنده باشد.
شخصیتی می‌نویسید و می‌خواهید که لحن نامه مؤدبانه تر باشد، می‌توانید آن را چنین ش
یا عبار
کند و می‌یا
شروع نامه با کلمۀ سلام لحن نامه را صمیمانه می‌
اگر نامه را خطاب به مقا
طب
در
ام...
کلمۀ "محترماً "، که خیلی هم شایع شده است، شروع نکنید - مگر اینکه بخواهید به مخا محترمی هستید! اگر اصرار دارید که کلمۀ تنوین دار به کار ببرید، دست کم بنویسید احتراماً.
ی از نامه‌ها این است که نامه را بدون تعارف یا فقط با عبارت با سلام شروع کنید و با احترام را
و احتر
ه را با
شخص
بسیار
کنید:
با احترام ... یا با سلام
در هر حال هیچ وقت نامیادآوری کنید که خودتان
یکی از اَشکالِ معقول برای
دت
در
بیاورید .اگر با مخاطب نامه سابقه انس و الفتی هم دارید می‌توانید قبل از امضا بنویسید :با ارا
سازمان اداری یا بخشی از آن باشد، یعنی شخصی از آن باشد، یعنی شخص یا مقام خاصی را
ضا یتان
ا یک
آخر نامه قبل از اسم و امو احترام .
عنوان گیرنده
اگر گیرنده‌ی نامه‌ی شم
ش
همان سازمان یا بخش را به عنوان قرار بدهید :
شرکت بین المللی اکتشاف بخش روابط عمومی
دیر یک سازمان اداری می‌نویسید که نامش را نمی‌دانید، یا حتی میدانید ولی با شخص خود
م کامل
ی
ول یا م
نظر نداشته باشید،باید نا
وزارت ارشاد اسلامی
اداره کل مطبو عات داخل
اگر نامه را خطاب به مسئ
عنوانهایی استفاده کنید:
ز چنین
کاری ندارید، می‌توانید ا

قواعد امضا نامه

-محل امضا نامه، سمت چپ و به فاصله یک سطراز سطر پایانی می‌باشد.
- درنوشته‌های اداری ابتدا مشخصات فردی ( نام و نام خانوادگی ) و درسطر بعد زیر نام مشخصات اداری ( پست سازمانی ) نوشته می‌شود . جابه جایی این دو عبارت صحیح نیست .
خطوط امضا نباید روی نام و سمت امضا کننده را بپوشاند.
-درنوشته‌های اداری عناوین و القاب درمحل امضا درج نمی‌شود .
هیچ گونه عبارت اعم از تشکر، احترام و آرزوی سلامتی درمحل امضا نوشته نشود این گونه عبارات درانتهای متن قرارداده می‌شود.

بلیبل

نوشتن نامه اداری شبیه به نامه‌های معمولی و دوستانه نیست. نامه نگاری اداری آئین و روشی دارد که آن را از سایر شیوه‌های نگارش متمایز می‌کند. اگر برای اداره یا ارگان خاصی از سبک نگارش نامه معمولی استفاده کنیم، این کار نوعی توهین محسوب می‌شود. به همین علت باید در نگارش یک نامه اداری برخی نکات ریز و درشت رعایت شود تا از نامه ما، سوء برداشت نگردد. نامه‌های اداری باید با رعایت نهایت ادب و احترام نگارش شود، خصوصا اگر نامه برای شخصی بالا دست و یا ارگان مهمی نوشته می‌شود. رعایت سبک نوشتن نامه اداری سبب می‌شود که جایگاه ما در مقام کسی که نامه را نوشته بالاتر رفته و به متن نامه ما توجه گردد.
نامه نگاری اداری آئین و روشی دارد که آن را از سایر شیوه‌های نگارش متمایز می‌کند
نکات مهم در نوشتن نامه اداری
اولین و مهمترین نکته‌ای که در نگارش یک نامه اداری باید به خاطر داشته باشید این است که بدانید با چه کسی قصد مکاتبه دارید. در نوشتن یک نامه اداری باید سلسله مراتب رعایت شود. پس از این که شخص مورد مکاتبه مشخص گردید، باید به نکات زیر نیز دقت شود.
• با نهایت دقت و صراحت نامه را بنویسید و مطمئن شوید که غلط املائی ندارید.
• به هیچ وجه از کلمات عامیانه و اصطلاحا کوچه بازاری در نوشتن نامه اداری استفاده نکنید.
• تا می‌توانید خلاصه بنویسید و از حشو و بکار بردن کلمات و عبارات هم معنی خودداری کنید.
• اگر متن نامه طولانی است، حدالامکان در نامه خلاصه‌ای از دستور و یا ابلاغیه را نوشته و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید.
• نامه اداری را با فونت رایج سازمان نگارش کنید و اندازه قلم را متناسب و قابل خوانده شدن قرار دهید.
• اگر به سازمان یا فرد بالا دست نامه می‌نویسید از کلماتی همچون به استحضار می‌رساند، اگر به اداره یا فرد هم رده نامه می‌نویسید از عبارت به آگاهی می‌رساند و اگر به اداره یا فرد زیردست نامه می‌نویسید از عبارت به اطلاع می‌رساند استفاده نمایید.
• متن نامه را صریح و رسا نگارش کنید.
• نامه را از سمت راست شروع به نوشتن کنید و قسمتی را در سمت چپ، جهت حاشیه نویسی خالی بگذارید.
• نامه را با نام خدا، تاریخ، شماره و همچنین ذکر این مورد که دارای پیوست می‌باشد یا خیر، آغاز کنید.
• اگر مکاتبه بین دو سازمان در حال وقوع است توصیه می‌شود ابتدا مبدا نامه را ذکر و سپس گیرنده را عنوان کنید: بعنوان مثال بنویسید از شرکت برنامه نویسی …. به سازمان برنامه و بودجه. سپس موضوع نامه را ذکر کرده و پس از آن شروع به نگارش متن نامه نمایید.
• اگر نامه در پاسخ به نامه‌ای دیگر است، حتما در ابتدای نگارش متن نامه ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه شماره …. در تاریخ …. است.
• پس از اتمام نوشتن نامه اداری، یک خط جا گذاشته و در سمت چپ نامه را امضا و مهر کنید و تاریخ را یادداشت نمایید.
• اگر نامه در پاسخ به نامه‌ای دیگر نوشته شده حتما در ابتدای نامه از عبارت در پاسخ به نامه شماره … و اگر نامه با توجه به نام‌های دیگر نوشته شده از عبارت عطف به نامه شماره … استفاده نمایید.
• اگر نیاز است که نامه برای بخش‌های دیگری نیز ارسال شود، در قسمت پاورقی نامه، قسمتی به نام رونوشت ایجاد کرده و نام تک تک بخش‌ها را یادداشت کنید.
• نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند و نباید در حاشیه آن‌ها چیزی نوشت.
• متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
• متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
• در نامه‌های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
• از حشو (به کار بردن واژه‌هایی که هم معنی هستند) خودداری شود.
• در نامه‌های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
• از نشانه‌های قراردادی (ویرگول، نقطه و …) باید درست و به جا استفاده کرد.
• در نامه‌های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز، تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
• نامه‌های اداری ترجیحا باید در کاغذ‌های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
• نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
• سلسله مراتب باید رعایت شود، مثلا اگر می‌خواهیم برای اداره‌ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد. عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی‌ها می‌شود.
• اگر مخاطب نامه را نمی‌شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می‌شود.
• اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ‌های ملایم (مثل آبی) استفاده شود. ب) تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می‌شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.
هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل می‌شود:
الف- سرلوحه. ب- عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ- گیرندگان رونوشت.
نامه‌های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می‌گردد که معمولاً در بالای کاغذ‌های اداری چاپ شده است. در وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، و پیوست می‌باشد، برخی از سازمان‌های وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می‌کند.
عنوان گیرنده نامه
منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می‌شود.
عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» مشخص می‌شود.
عنوان فرستنده نامه
منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می‌شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه «از» می‌باشد.
موضوع نامه
منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می‌گردد. تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که در جریان مطالعه نامه قرار می‌گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مکاتبات را فراهم می‌سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می‌دهند مفید و ضروری است.
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می‌شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می‌باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد. مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می‌شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می‌کند. منظور از گیرندگان رونوشت، واحد‌های سازمانی یا اشخاصی هستند که می‌باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می‌گردد.
شماره:
تاریخ:
پیوست:
وزارت:
سرلوحه جناب آقای/سرکار خانم .....
«مشخصات فردی و اداری گیرنده»
(عناوین)
رئیس/مدیر/سرپرست/محترم ....
موضوع:
متن:
مشخصات فردی و اداری فرستنده
امضاء
رونوشت به:
گیرندگان رونوشت
مراحل نوشتن نامه اداری
طریقه نوشتن و نمونه نامه اداری برای سازمان‌ها و ارگان‌های گوناگون دولتی
نوشتار صحیح و گویا یک نامه اداری می‌تواند به میزان چشم گیری موفقیت شما در بیان درخواست، کار، همکاری و .. را بالا ببرد و درخواست شما را از دیگر رقبا و اشخاص سریع‌تر صورت دهد. برای همین شما باید با قوانین نوشتاری و قواعد یک نامه اداری آشنا باشید تا بتوانید بهترین نتیجه را بگیرید، اما روش دیگری نیز وجود دارد که شما بتوانید بدون داشتن اطلاعات چندانی از قوانین، یک نامه اداری گیرا و مناسب بنویسید و آن این است که شما از نمونه نامه اداری مشابه استفاده کنید و طبق آن خواسته خود را بیان کنید
از کلمات عامیانه و اصطلاحا کوچه بازاری در نوشتن نامه اداری استفاده نکنید
اسکلت کلی یک نامه اداری:
-نامه را با نام خدا آغاز می‌کنیم.
-تاریخ را درج می‌کنیم.
-موضوع نامه را می‌نویسیم.
-نام شخص گیرنده را با احترام همراه سمت وی می‌نویسیم. مثال: جناب آقای جمال زارعی مدیریت محترم سازمان……….. یا مدیریت محترم سازمان ………… جناب آقای جمال زارعی
-نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می‌کنیم و بدون طول و
تفسیر‌های اضافی شروع به طرح مشکل می‌کنیم.
-انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می‌کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می‌دهیم.
-دستور نمی‌دهیم، نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.
-نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می‌نویسیم و امضا می‌کنیم.
نمونه‌هایی از نامه‌های اداری را برای شما آماده کرده ایم.
این نوع از نامه اداری نامه شخص به اداره بود که در زیر نمونه‌ای برای آن می‌آورم.
نمونه:
به نام خدا
موضوع: ثبت نام در مدرسه تاریخ …..
ریاست محترم ادره اموزش و پرورش شهرستان … جناب آقای/سرکار خانم……
با احترام، ضمن ارسال فتوکپی حکم انتقال شماره……. روز….. اداره…..، من به این شهرستان منتقل
شده ام. خواهشمند است دستور فرمایید فرزندم …… را در کلاس ….. دبیرستان ….. که به محل سکونت ما نزدیک است ثبت نام کنند. برای سهولت کار، پرونده و تمام سوابق تحصیلی نامبرده برای اطلاع و هرگونه اقدام توسط فرزندم تقدیم می‌شود. امیدوارم با دستوری که صادر می‌کنید، موجبات دلگرمی و ادامه تحصیل فرزندم را فراهم فرمایید.
نام و نام خانوادگی
امضاء
نامه‌های اداری که از اداره یا ارگانی به اداره یا ارگانی دیگر فرستاده می‌شود، فقط در قسمت اولیه با بقیه نامه‌های اداری تفاوت دارند بدین صورت که اول نامه به جای نوشتن نام فرد دریافت کننده و فرستنده نامه از کلمات (از:فلان اداره _. به:فلان اداره) استفاده می‌شود.
مثال:
به نام خدا
تاریخ: ۷/۸/۱۳۸۱
شماره: پ/۷۵۰۳۴
پیوست: دارد
به: سازمان فنی حرفه‌ای استان اصفهان
از: شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع: آموزش اینترنت
عطف به نامه شماره ۴۴۱ مورخ ۵/۶/۱۳۸۱ از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمائید. ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند.
قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد.
نام و نام خانوادگی
مسئول امور اداری
نمونه نامه رسمی درخواست همکاری:
جناب آقای …
مدیر محترم اجرایی نمایشگاه ….
موضوع: درخواست غرفه در نمایشگاه
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می‌رساند اینجانب … با مسئولیت ……. در مرکز/ مجموعه/ شرکت … پس از مطالعه شرایط پذیرش متقاضیان و پر نمودن فرم تکمیلی برنامه‌ها بدینوسیله آمادگی خود و مجموعه مذکور را جهت حضور فعال و موثر در نمایشگاه …. بحضور اعلام می‌دارم.
خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم مبذول و از نتیجه این امور را مطلع نمایند.
بدیهی است هرگونه تغییر در تصمیم حضور این شرکت در نمایشگاه الزاما به صورت کتبی اعلام خواهد شد و در غیر این صورت مسئولیت مالی آن بر عهده این شرکت خواهد بود.
به امید آنکه بتوانیم با کمک یکدیگر گامی هرچند کوچک در بهبود فضای کسب و کار کشورمان برداریم.
با تشکر
نام و امضا و تاریخ
نمونه نامه درخواست امریه:
جناب آقای فلانی
مدیر محترم سازمان …. استان …
موضوع: درخواست امریه
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می‌رساند اینجانب فلانی فارغ التحصیل مقطع کارشناسی رشته ….. دانشگاه …. شهر …؛ که به تازگی فارغ التحصیل گردیده ام تمایل دارم تا خدمت مقدس سربازی را با اخذ امریه در آن سازمان بگذرانم و ضمن اخذ تجربه از راهنمایی‎ها‌ی متخصصین محترم آن سازمان نیز بهره‌مند گردم.
در صورت پذیرش تقاضا اینجانب متعهد می‌گردم طی تمام مدت خدمت، ضمن رعایت نظم و انضباط کاری؛ مقررات اداری آن سازمان را مد نظر قرارداده و امور محوله را به نحو احسن به انجام رسانم.
امید وارم که با این درخواست موافقت فرمایید.
پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی در این خصوص بی نهایت سپاسگزارم؛ و من الله توفیق
فلانی
طریقه نوشتن نامه اداری درخواست تشویقی جهت کارمندان:
جناب آقای ………………..
مدیر عامل محترم شرکت
موضوع: درخواست تشویقی جهت کارمندان
با سلام و احترام
بدینوسیله با عنایت به خدمات شایسته و ارزشمند آقای کارگرزاده کارمند شماره ۰ درخصوص انجام امور محوله به نحو احسن؛ پیشنهاد میگردد معادل یک ماه حقوق و مزایا به همراه پرداخت هزینه یک سفر زیارتی به مشهد مقدس به نامبرده بعنوان پاداش تعلق گیرد.
خواهشمند در صورت صلاحدید دستورات لازم را مبذول فرمایید.
با تشکر
نوشتن نامه اداری برای انتقال یا مهمان دانشجویان:
جناب آقای …
ریاست محترم دانشگاه ….
موضوع: درخواست انتقالی یا مهمان به دانشگاه …
با سلام
بدینوسیله اینجانب دانشجوی ورودی مهر ماه سال … بعلت اینکه پس از قبولی در دانشگاه و شروع دوران دانشجویی متاهل گردیده و محل اشتغال دائم همسرم، در …می باشد تقاضای میهمان به مدت … به دانشگاه …می باشم.
البته مشکلات دیگری از جمله مشکلات مالی، اجتماعی، خانوادگی؛ فوت یکی از اقوام درجه اول از جنابعالی تقاضا دارم دستور فرمایید مساعدت لازم درخصوص دانشجوی میهمان مبذول نمایند.
با تشکر و سپاس…
نوشتن نامه اداری درخواست وام دانشجویی:
جناب آقای ……………..
رییس محترم صندوق رفاه دانشجویان دانشگاه ……………..
موضوع: تقاضای وام دانشجویی
با سلام و احترام
بدینوسیله اینجانب …………….. به شماره دانشجویی (……………..) ورودی نیمسال اول ۱۳۰۰، که در رشته …. مقطع …. مشغول به تحصیل می‌باشم متقاضی دریافت وام دانشجویی: تحصیلی / تحصیلی ممتاز و نمونه / مسکن / ضروری (پایان‌نامه خرید کتاب تخصصی) / ضروری ممتاز نمونه / ضروری مبتکر / ضروری قهرمان ورزشی / حوادث غیرمترقبه / ودیعه مسکن / تغذیه! / حج عمره / زیارت عتبات عالیات کشور عراق / ازدواج / شهریه دانشگاه / موارد خاص! به مبلغ …………….. بوده و تقاضای کتبی خود را بحضور تقدیم میدارم؛ لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم مبذول نمایند.
تسریع در واگذاری وام موجب کمال امتنان می‌باشد.
پیشاپیش از آن مقام محترم بدلیل بذل محبتی که می‌فرمایید کمال تشکر و سپاسگذاری را دارم.
با تقدیم احترام
……………..
آدرس محل سکونت: (……………..)
تلفن تماس: ……………..
نمونه نامه اداری و رسمی برای نوشتن نامه اداری بازگشت به کار:
جناب آقای ….
مدیر محترم امور اداری / رییس محترم اداره کارگزینی
موضوع: درخواست بازگشت به کار
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می‌رساند اینجانب …………. به شماره کارمندی …… و به شماره شناسنامه ……؛ که از تاریخ ……….. در شرکت با سمت ……. در واحد …… مشغول بکار بوده ام متاسفانه بنا به دلایل شخصی / کاری ناچار به استعفا و ترک کار از تاریخ …………… گردیده ام با توجه به مشکلات بیشماری که پس از ترک شرکت با آن موجه شده ام، از جنابعالی تقاضای بازگشت به کار داشته و تعهد می‌نمایم در صورت موافقت با شروع بکار اینجانب به نحو احسن نسبت به انجام امور محوله اهتمام ورزم.
پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر خویش را ابراز نموده و استدعا دارم در صورت صلاحدید با بازگشت به کار اینجانب موافقت فرمایید.
با تشکر و سپاس
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضا