- یکی از ابزارهای مهم در ارتباطات سازمانی، سند و نوشته است. نمونه‌های سند به عنوان یک متن رسمی، در سازمان به صورت نامه اداری، اساسنامه، حکم، بخشنامه، صورت‌جلسه، پی نوشت و ... است که می‌تواند پیام را در سازمان منتقل نماید. سند یا نوشته، بر اساس ماده1284 قانون مدنی، چنین تعریف شده است:
- «سند عبارتست از هرنوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.»
- اهمیت مکاتبات اداری در ابعاد گوناگون قابل توجه است:
1. اثرات مالی: یک نوشته رسمی، در سازمان ممکن است دارای نتایج مالی برای سازمان باشد. گاهی یک سند از سوی یک مقام صلاحیت دار صادر شده که بر اساس آن می‌توان هزینه‌هایی را انجام داد. چنانکه یک سند رسمی در سازمان می‌تواند مانع پرداخت‌های مالی گردد. به طور کلی، کلیه هزینه‌ها و پرداخت‌های مالی در سازمان، نیازمند نوشته رسمی است.
2. اثرات حقوقی: نامه به عنوان یک سند رسمی تلقی شده و برای اشخاص حقیقی و حقوقی، ایجاد الزام و تعهد می‌کند. همانگونه که در قانون مدنی آمده است، هر سند رسمی قابل استناد در مجامع رسمی است.
3. راهنمایی آیندگان: مدیران به هنگام تصمیم‌گیری نیازمند در اختیار داشتن اطلاعات از روند امور هستند. گزارش‌ها و کلیه مکاتبات رسمی از اقدامات گذشته، آنان را نسبت به نتایج تصمیمات قبلی و روند اقدامات آگاه می‌سازد. بنابراین اسناد رسمی سازمان، راهنمایی مفیدی برای آیندگان است. آنان بر اساس این اسناد می‌توانند از موفقیت وشکست فعالیت‌ها و روند چرخه اداری (ادامه کار) اطلاع حاصل کنند.
رسالت نوشته
- در محاوره و گفتگو، گوینده مقصود و منظور خود را با بیان الفاظ، درست تلفظ کردن، رعایت نکات دستور زبانی و لحن گفتار مناسب بیان می‌کند. اما برای انتقال معنا و مفهوم، در نوشته باید از کلمات و علائم مناسب استفاده نمود تا مخاطب به منظور نویسنده دست بیابد.
- از این رو، می‌توان برای نوشته یک رسالت مهم در نظر گرفت. نوشته در صورتی می‌تواند این رسالت خود را انجام دهد که جایگزین‌های مناسبی برای محاوره به همراه داشته باشد. رعایت نکات املایی، به کارگیری کلمات مناسب، قرار دادن قرینه در کنار کلمات چند پهلو (مشترک لفظی)، رعایت دستوری و ادبی و رعایت نکات نگارشی و ویراستاری، منجر به درست نوشتن می‌شود که در انتقال مفهوم و مقصود تاثیر بسزایی دارد.
- مفهوم جمله ذیل چیست؟:
علی از مشهد آمد.؟!
- یک نامه اداری با نامه معمولی متفاوت است. از نظر شکل ظاهری نامه اداری باید در اندازه‌های استاندارد شده و دارای عناوین خاصی باشد. به طور کلی یک نامه اداری از پنج جزء اساسی تشکیل شده است:
• - سر لوحه،
• - عناوین گیرنده، فرستنده و موضوع نامه
• - متن نامه
• - امضاء نامه
• - گیرندگان رونوشت
- نامه‌های اداری از نظر اندازه دارای مشخصات از پیش تعیین شده‌ای هستند. بنابر استاندارد شماره 379 موسسه استاندارد و تحقیقات ایران، اندازه کاغذ نامه چنین تعریف شده است:
• قطع 4A به اندازه 210× 297 (میلی‌متر) مخصوص نامه‌هایی است که از 5 سطر صفحه 4 A بیشتر است.
• قطع 5A به اندازه 148×210 (میلی‌متر) مخصوص نامه‌هایی است که از پنچ سطر کم تر می‌باشد.
- در حال حاضر نیز که در برخی از سازمان‌ها برای مکاتبات از سامانه‌ها و اتوماسیون‌های رایانه‌ای استفاده می‌کنند؛ اندازه نامه‌ها با معیار فوق رعایت می‌گردد.
• سرلوحه: سرلوحه در نامه شامل نام سازمان یا آرم به همراه محل درج تاریخ، شماره، پیوست، آدرس، پست الکترونیکی، شماره تلفن و فاکس و آدرس وب سایت می‌باشد. سرلوحه گویای مشخصات منحصر بفرد هر سازمان می‌باشد. در استاندارد شماره 379 موسسه استاندارد و تحقیقات ایران «سرلوحه» چنین تعریف شده است:
- سرلوحه عبارت است از آرم جمهوری اسلامی و نوشته‌های زیر آن که در بالا و سمت راست کاغذ، قرار دارد و تاریخ, شماره, و پیوست که به ترتیب در بالای سمت چپ کاغذ قرار دارد.
• عناوین گیرنده و فرستنده: منظور از گیرنده نامه شخص یا مقام سازمانی و یا واحد سازمانی است که نامه خطاب به آن نوشته شده است. عنوان گیرنده نامه، معمولا در بالای نامه و سطر اول، نوشته می‌شود. عنوان گیرنده به همراه نام و سِمت وی درج می‌گردد.
فرستنده نامه و سمت وی نیز در انتهاء نامه مشخص می‌گردد. در سازمان‌های نظامی و انتظامی، در نامه‌های اداری خود، فرستنده نامه را با کلمه «از» و گیرنده نامه را با کلمه «به» مشخص می‌کنند. چنانکه موضوع نامه، با کلمه «موضوع» مشخص می‌شود که به صورت مختصر موضوع نامه ذکر می‌شود. در این نامه‌ها هر سه عنوان «از»، «به» و «موضوع» به ترتیب در صدر نامه درج می‌گردید. چنین سبکی در گذشته نامه‌های اداری سازمان‌های دیگر نیز متداول بود. اما اکنون معمول نیست.
• متن نامه: متن نامه عبارت است از شرح و توضیحی که درمورد موضوع نامه نوشته می‌شود. رکن اساسی نامه را همین قسمت تشکیل می‌دهد. متن نامه ممکن است کوتاه و در چند خط باشد، و ممکن است در چند صفحه تنظیم گردد.
• امضاء نامه: در نامه اداری امضاء مسئول، گویای مسئولیت حقوقی نامه است. با امضاء نامه، سندیت نامه قطعی می‌گردد. به بیان دیگر مسئولیت نهایی هر نامه با فرد یا مقام سازمانی است، که نامه به وسیله‌ی وی امضاء می‌گردد. امضاء کننده نامه، مشخصات فردی و اداری خود را به ترتیب ذیل در انتهاء نامه درج می‌کند:
- سطر اول نام ونام خانوادگی؛
- سطر دوم علامت امضاء؛
- سطر سوم عنوان سازمانی امضاء کننده نامه.
مشخصات نامه‌های اداری
• گیرندگان رونوشت: به منظوراطلاع رسانی یا انجام هماهنگی و یا درخواست همکاری از افراد یا واحدهای دیگر، نسخه‌ای از نامه برای آنان ارسال می‌گردد. گیرندگان رونوشت، با درج عبارت «رونوشت به:» در انتهای نامه مشخص می‌شوند.
به هنگام درج گیرندگان رونوشت، هدف و منظور از ارسال نامه به گیرندگان رونوشت نیز، با جملاتی نظیر «جهت استحضار یا جهت اطلاع»، «جهت اقدام لازم، یا اقدام مقتضی، یا جهت پیگیری»، «جهت هماهنگی لازم»، «جهت مساعدت»، و ... بیان می‌شود.
- متن هر نامه اداری از سه قسمت متمایز از یکدیگر تشکیل می‌شود. این سه قسمت عبارتند از «مقدمه»، «پیام اصلی»، و «اختتام مطلب و نتیجه‌گیری». برای تهیه یک متن نامه اداری ارزشمند و گویا؛ رعایت نکات بیان شده در سه قسمت نامه اداری مفید خواهد بود.
الف) مقدمه: هدف از درج مقدمه نامه، آماده سازی ذهن خواننده، برای دریافت پیام می‌باشد. افراد به تناسب ذوق و سلیقه خود و همچنین متناسب با درک خصوصیات گیرنده به چیدن کلمات به عنوان مقدمه اقدام می‌کنند. به طور معمول یکی از شیوه‌های متداول در مقدمه، استناد به اسناد قبلی است.
تنظیم کننده نامه در نامه‌هایی که مسبوق به سابقه می‌باشد، با ذکر شماره، تاریخ، و موضوع نامه یا سند قبلی، مقدمه را شروع نموده تا ذهن مخاطب به سهولت به موضوع منتقل گردد. در نامه‌هایی که مسبوق به سابقه نمی‌باشند، تنظیم کننده در مقدمه باید به انگیزه و هدف از ارسال نامه تصریح کند.
نامه مسبوق به سابقه
جناب آقای .......
مدیر محترم .....
سلام علیکم
با احترام، نظر به بخشنامه شماره 724/3 مورخ 14/4/1384 در خصوص دوره‌های آموزشی، باستحضار می‌رساند ..........
نامه بدون سابقه
جناب آقای .......
مدیر محترم .....
سلام علیکم
با احترام، با توجه به فرا رسیدن تابستان و تعطیلی برنامه‌های آموزشی، و با عنایت به استفاده بهینه از امکانات موجود که در جلسه مورخ 24/12/1390 مورد تاکید حضرتعالی بود، باستحضار می‌رساند ..........
- بنابراین مقدمه نامه حداقل باید حاوی یکی از موارد ذیل باشد:
• راهنمایی مخاطب برای رسیدن به سوابق؛
• کمک به مخاطب در دریافت آسان‌تر پیام؛
• توجیهی برای ارائه پیام و یا دلیلی برای نوشتن نامه.
ب) اصل پیام: دومین بخش از متن یک نامه، پیام اصلی نامه است. در این بخش منظور اصلی از نامه درج می‌گردد. نویسنده نامه باید تلاش نماید که با بکارگیری واژه‌های مناسب و ادبیات درست، منظور خود را به خواننده بدون ابهام، منتقل نماید. نویسنده باید ضمن پرهیز از به کارگیری کلمات چند پهلو و مبهم، و دوری کردن از طولانی نمودن متن، به طور ساده و گویا، منظور خود را به رشته تحریر درآورد.
متن باید به گونه‌ای رسا باشد که خواننده برای درک آن، نیازمند توضیحات شفاهی نباشد همچانکه نباید با بیان توضیحات اضافی ذهن خواننده به انحراف کشانده شود. بنابراین ذهن خواننده باید با کوتاه‌ترین و رساترین، متن در مسیر هدف نویسنده حرکت نماید.
به منظور تدوین بهتر اصل نامه به موارد ذیل توجه شود:
• بهتر است برای موضوعات مختلف نامه‌های جداگانه تهیه و تدوین شود؛
• از بیان مطالب جانبی و کم ارزش خودداری گردد؛
• از توضیحات طولانی و غیر ضروری پرهیز شود؛
• ابتداء از مسائل دارای اولویت شروع شود؛
• از بکارگیری کلمات عامیانه، چند پهلو، نامانوس، و گنگ پرهیز شود؛
• در صورت نیاز به اسناد دیگر، از آنها با ذکر مشخصات (شماره، تاریخ، و موضوع) یاد شود؛
ج) اختتام: سومین بخش از متن یک نامه، خاتمه نامه است. منظور از این بخش، نشان دادن اهمیت موضوع، ترغیب خواننده به اجابت درخواست، سرعت بخشیدن به درخواست، و ... می‌باشد. در این بخش برای ترغیب خواننده می‌توان با بکارگیری جملات قانونی، عاطفی، و احساسی نظر خواننده را به درخواست جلب نمود. همچنین با تعیین مدت، می‌توان انتظار خود را از زمان دریافت پاسخ بیان نمود. تبیین اثرات موضوع نیز از موارد قابل بیان در این بخش است.
منظور از دسته بندی فوق تفکیک اجزاء متن نامه تحت عناوین پیش‌گفته، نیست. بلکه منظور رعایت ضمنی آنها در تدوین نامه است. رعایت چنین تفکیکی، موجب تفهیم خواننده و تسهیل انجام امور خواهد بود.
واژه‌های متداول در نامه‌های اداری
- در این بخش به برخی از واژه‌های متداول در نامه‌های اداری اشاره می‌شود. شناخت برخی از این مفاهیم، نویسندگان نامه‌های اداری را از به کارگیری نابجای این واژه‌ها بر حذر می‌دارد.
• پیرو: در صورتی که نامه‌ای به واحدی ارسال گردد و پاسخی در قبال آن دریافت نشود، لازم است برای پیگیری مجدد نامه، از لفظ «پیرو» استفاده گردد.
• عطف: هنگام استناد به نامه رسیده یا جلب توجه مخاطب به آن، از واژه «عطف» استفاده می‌شود. در مکاتبات اداری، واژه «عطف»، «پاسخ» و «بازگشت»، به یک معنا به کار می‌روند.
• پیوست: به الحاق و ضمیمه کردن مطلب یا مدارکی به نامه، گفته می‌شود.
• پی‌نوشت یا ارجاع: دستور رئیس یا مقام اداری در مورد نامه است که در حاشیه آن، نوشته می‌شود.
• عودت: در مورد بازگشت یک نامه اداری به مرجع ارسال آن، توسط یک سمت اداری، به کار می‌رود.
• رونوشت: نسخه‌های مکرر یک نامه اداری است که برای پیگیری یا اطلاع یا اقدام مقتضی، به واحدهای دیگر فرستاده می‌شود.
• سند: به کلیه مکاتبات و اسناد، اعم از طبقه‌بندی‌شده و غیر آن، اطلاق می‌گردد.
• مکاتبات و اسناد طبقه‌بندی‌شده: نوشته‌هایی است که افشای آنها بین عموم کارکنان و بیرون از واحدهای سازمانی، سبب ورود ضرر و زیان به اشخاص حقیقی و حقوقی می‌شود یا منافع قابل ملاحظه‌ای برای افراد فاقد صلاحیت، معاندان و عناصر بیگانه، دربر خواهد داشت؛ نظیر ورود به حریم خصوصی افراد، احتمال سوء استفاده مالی یا اخلاقی، احتمال بروز اختلاف و درگیری. این نوشته‌ها، بنا بر محتوا و میزان ضرر و زیان وارده و احتمال جبران آن، به سه دسته طبقه‌بندی می‌شوند. تشخیص نوع اسناد طبقه‌بندی‌شده، با ارسال‌کننده نامه است و نامه منقوش به کلمه «محرمانه»، «خیلی محرمانه» یا «سری» می‌شود.
• مکاتبات و اسناد عادی: نوشته‌هایی است که افشای آنها بین عموم کارمندان و واحدهای تابعه و خارج از آنها، سبب ورود هیچ‌گونه ضرر و زیان مادی و معنوی به اشخاص نمی‌شود و هیچ‌گونه منافع قابل ملاحظه‌ای برای افراد فاقد صلاحیت، معاندان و عناصر بیگانه، دربرنخواهدداشت.
- یکی از مهمترین منابع اطلاعاتی مدیران در تصمیم‌گیری‌ها، گزارش‌های جمع‌آوری شده از واحدهای سازمانی است. مدیران سازمان، در رده‌های مختلف با جمع‌آوری و ارائه اطلاعات صحیح و سریع به مدیران در تصمیم سازی نقش آفرینی می‌کنند.
- بنابراین غالب تصمیمات و برنامه‌ریزی‌ها بر مبنای گزارش‌ها و اطلاعات داده شده اتخاذ می‌شود. از این رو، تهیه کنندگان گزارش در مقابل خداوند، مدیر، و سازمان مسئول بوده و کوچک‌ترین سهل انگاری در این مورد غیر قابل جبران خواهد بود.
- بر این اساس، کارکنان و مدیران، لازم است که در تهیه و تدوین گزارش دقت شایسته‌ای داشته باشند.
- گزارش را انتقال اطلاعات، به مقام بالاتر یا همتراز اداری برای اتخاذ تصمیم و یا استفاده علمی و فنی از آن، تعریف کرده‌اند.
- از این رو، گزارش شامل هر گونه عرضه شفاهی یا کتبی اطلاعات می‌باشد که در اختیار دیگران قرار می‌گیرد.
- گزارش با هدف زیر در سازمان تهیه می‌گردد:
• تامین نیازهای اطلاعاتی مدیریت؛
• اطلاع مدیریت، از کمیت و کیفیت پیشرفت فعالیت‌ها و چگونگی اجرای دستورات صادره؛
• استفاده از گزارش به عنوان مدرک یا وسیله رساندن وقایع به آیندگان.
انواع گزارش نویسی
- گزارش از نظر محتوا به چند دسته تقسیم می‌شود:
• گزارش اطلاعی: در این نوع گزارش، اطلاعات لازم به صور مختلف (ارقام و آمار) به گیرنده گزارش داده می‌شود. گزارش روزانه، ماهانه، سالانه و گزارش‌های موردی از این قبیل است. در این نوع گزارش‌ها، استفاده از جداول و یا فرم‌های پیش ساخته، مناسب است. گزارش انشایی نیز می‌تواند به عنوان یک گزارش اطلاعی قلمداد گردد.
• گزارش تحقیقی: گزارش تحقیقی بر پایه بررسی و پژوهش استوار است. گزارش علمی و دانشگاهی که توسط کادر علمی تهیه می‌گردد، از این نوع گزارش‌ها به حساب می‌آید.
• گزارش تحلیلی: این نوع گزارش‌ها، ترکیبی از گزارش‌های اطلاعی و تحقیقی است و کامل‌ترین نوع گزارش به حساب می‌آید. گزارش تحلیلی با تجزیه و تحلیل و تفسیر مطالب همراه است.
- . برخی از گزارش‌ها، به صورت اجمالی و برخی به صورت تفصیلی تدوین می‌شوند.
الف) گزارش اجمالی ممکن است در یک صفحه تهیه شود. نویسنده گزارش باید ساختار ترکیب جملات را به گونه‌ای تنظیم کند که بتواند همه نیازهای خواننده گزارش را تامین نماید. چنانکه مطالب باید به گونه‌ای باشد، که بتواند، همه زوایای گزارش را نیز در بر بگیرد. بر این اساس، مناسب است در تهیه گزارش اجمالی نیز به اجزاء اساسی مندرج در گزارش تفصیلی توجه شود.
ب) گزارش تفصیلی از قسمت‌های زیر تشکیل شده است:
• صفحه عنوان گزارش: دربردارنده نام گزارش، نام سازمان، تهیه کننده (یا تهیه کنندگان)، زمان تهیه گزارش، و به طور کلی شناسنامه اجمالی گزارش.
• فهرست مندرجات: فهرست تفصیلی مندرجات گزارش در این بخش درج می‌گردد. در این بخش، به عناوین کلی گزارش اشاره می‌شود.
• خلاصه گزارش: خلاصه‌ای اجمالی در حد یک صفحه 250 کلمه‌ای، در ابتداء درج می‌گردد.
• مقدمه: در این قسمت موضوع گزارش، هدف، و طرح گزارش نوشته می‌شود. مقدمه باید نمایانگر محتوای متن باشد.
• متن گزارش: مهمترین قسمت گزارش این بخش است. درج تصویر روشنی از هدف و بررسی‌های انجام شده به همراه تجزیه و تحلیل داده‌ها به صورت ساده و مستدل در این بخش درج می‌گردد.
• نتیجه‌گیری: نتایج بررسی‌های انجام شده در این قسمت گزارش نوشته می‌شود. دراین بخش نباید هیچ مطلب جدیدی اضافه گردد. بلکه متن گزارش به صورت جمع‌بندی و دست‌آورده ذکر شود.
• توصیه‌ها و پیشنهادها: تهیه کنندگان گزارش بر اساس تجارب و درایت خود می‌توانند توصیه‌ها و پیشنهادهایی برای بهبود کار و ادامه فعالیت ارائه نمایند.
• پیوست‌ها: ارائه اسناد، تصاویر، گزارش‌های فرعی، و ... برای اتقان گزارش در این بخش درج می‌گردد.
• فهرست منابع و مآخذ: منابع و مستندات گزارش اعم از کتاب، مجله، سایت، قوانین و مقررات سازمان، با توجه به قواعد فهرست نویسی در این بخش درج می‌گردد.
- یکی از مکاتبات اداری که در سازمان‌ها، متداول است، صورت جلسه نامیده می‌شود. صورت جلسه که حاصل گفتگو و توافق افراد حقیقی و حقوقی است؛ یکی از اسناد قابل اعتبار در سازمان می‌باشد.
- در لغت جلسه را چنین تعریف کرده‌اند: «گردهمایی صاحب نظران و یا مسئولان براساس وظیفه یا ماموریت‌های محوله در محل معین و زمانی مشخص به منظور رسیدگی پیرامون حل و فصل یک معضل اداری و یا اجتماعی و.... و پیدا نمودن راه حل و اتخاذ تصمیم درباره موضوع.»
- در اصطلاح نیز، صورت جلسه(صورت مجلس) عبارت است از: سند یا نوشته‌ای که در بردارنده مطالب مطروحه ,گفتگوها و یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد.
- برای جلسه رسمی چهار جزء را لازم شمرده‌اند:
• اعضاء جلسه,
• دستور جلسه,
• سازمان جلسه(رئیس و یا منشی/دبیر),
• زمان و مکان معین.
- هر جلسه رسمی با حضور اعضاء حسب مقررات و ضوابط خود رسمیت می‌یابد.
- سند جلسه رسمی عبارت است از صورت جلسه.
- یک صورت جلسه رسمی دارای اجزائی است که برخی از این اجزاء نقش ارکان را ایفاء می‌کنند و برخی دیگر در درجه دوم اهمیت قرار دارند.
- رعایت برخی از موارد در تدوین یک صورت جلسه، منجر به رسمیت آن خواهد شد:
• مشخصات اعضاء شرکت کننده: نام و نام خانوادگی و سمت شرکت کنندگان در جلسه ذکر می‌شود. در صورتی که فردی به نمایندگی از طرف شخص دیگری در جلسه شرکت کرده است؛ این موضوع نیز درج می‌گردد.
• امضاء شرکت کنندگان: در پایان هر صفحه از صورت‌جلسه، شرکت کنندگان با ذکر نام و نام خانوادگی صورت جلسه را امضاء می‌کنند. امضاء صورت‌جلسه به منزله متعهد شدن به توافقات انجام شده است. در صورت‌جلساتی که جنبه مالی دارد؛ لازم است که کلیه صفحات به وسیله شرکت کنندگان امضاء گردد. به تناسب حساسیت موضوع جلسه و ویژگی‌های افراد، گاهی لازم است که صورت جلسه دست‌نویس تنظیم شده در همان جلسه، به وسیله اعضاء امضاء گردد. سپس صورت‌جلسه تایپ شده و به همراه نسخه امضاء شده دست‌نویس، جهت امضاء در اختیار اعضاء قرار می‌گیرد.
- رعایت برخی از موارد در تدوین یک صورت جلسه، منجر به رسمیت آن خواهد شد:
• دستور جلسه: هر جلسه‌ای برای حل و فصل موضوع خاصی تشکیل می‌شود. این موضوع خاص، همان صورت جلسه است؛ که بیان کننده هدف جلسه می‌باشد. دستور جلسه، پیش از شروع جلسه مشخص شده و به اطلاع اعضاء می‌رسد که به هنگام حضور در جلسه، ضمن آمادگی لازم، با همراه داشتن اطلاعات و مستندات مربوط، در جلسه حضور یابند.
• مطالب مطروحه: در صورت جلسه، مذاکرات انجام شده خواه به صورت تفصیلی (مانند پیاده کردن مذاکرات از روی نوار صوتی) یا اجمالی (چکیده مطالب مطرح شده توسط هر یک از اعضاء یا درج خلاصه‌ای اجمالی از مطالب مطرح شده در جلسه)، درج می‌گردد.
- رعایت برخی از موارد در تدوین یک صورت جلسه، منجر به رسمیت آن خواهد شد:
• تصمیمات اتخاذ شده: بعد از انجام مذاکرات و گفتگوها، تصمیمات توافق شده، در چند جمله مستقل و گویا بیان می‌شود. در این بخش مناسب است به تناسب هر تصمیم متولی و مجری آن مشخص شده و زمان انجام کار نیز معین گردد. بیان جزئیات هر تصمیم در صورت‌جلسه، از بروز اختلافات در هنگام عمل جلوگیری می‌نماید.
• زمان و مکان جلسه: زمان دقیق (روز- ماه- سال) شروع هر جلسه، باید مشخص شده و زمان خاتمه جلسه نیز باید تعیین گردد. در جلساتی که به طور مستمر صورت می‌گیرد؛ شماره جلسه نیز باید درج گردد. همچنین ذکر تاریخ جلسه بعدی نیز در صورت‌جلسه گویای توافق اعضاء برای شرکت در جلسه بعدی است. محل برگزاری جلسه نیز باید در دعوت‌نامه درج گردیده، چنانکه، به هنگام تنظیم صورت‌جلسه نیز محل برگزاری جلسه نوشته می‌شود.
صورت جلسه
- رعایت برخی از موارد در تدوین یک صورت جلسه، منجر به رسمیت آن خواهد شد:
• تکلیف جلسه بعدی: در صورتی که موضوع جلسه گسترده باشد و در طول یک جلسه تکلیف آن مشخص نشود؛ در پایان صورت‌جلسه، برنامه‌های جلسه بعدی تعیین می‌شود. این برنامه‌ها به منزله دستور جلسه آتی هستند.
- صورت‌جلسه را به شکل‌های مختلفی می‌توان تهیه نمود. باید توجه داشت که که جزئیات صورت جلسه، می‌تواند مبنای قانونی و مستندات بعدی قرار گیرد. انوع صورت جلسه:
1. صورت جلسه مشروح: درج مشروح مذاکرات هر یک از اعضاء؛
2. صورت جلسه نیمه مشروح: خلاصه یا رئوس مطالب عنوان شده از سوی اعضاء؛
3. صورت جلسه خلاصه: درج خلاصه مطالب و یا فقط نتیجه مذاکرات؛
4. صورت جلسه به شکل فرم: تکمیل فرم از پیش تعیین شده صورت جلسه. مانند صورت جلسه‌های قوه قضائیه.
- هدایت و مدیریت جلسه با رئیس جلسه است که حسب قانون یا توافق اعضاء معین شده است. هر جلسه علاوه بر رئیس نیازمند، دبیر جلسه می‌باشد. دبیر جلسه نیز ممکن است حسب قانون، معین شده باشد. در صورتی که چنین نباشد با توافق اعضاء فردی به عنوان دبیر وظایف زیر را به عهده می‌گیرد.
1.تهیه دعوت‌نامه: تهیه و ارسال دعوت‌نامه برای هر یک از اعضاء و حصول اطمینان از رسیدن دعوت‌نامه؛ از وظایف اساسی دبیر جلسه است.
2.آماده سازی جلسه: مهیا نمودن محل جلسه و تدارک امکانات مورد نیاز جلسه، از قبیل بلندگو، نور مناسب، وسایل پذیرایی، اسناد و اوراق مورد نیاز، از اقداماتی است که دبیر جلسه از مهیا بودن آنها باید مطمئن باشد.
وظایف دبیر جلسه
3.تنظیم صورت‌جلسه: تدوین و تنظیم صورت جلسه و به امضاء رساندن صورت‌جلسه توسط افراد مربوط نیز از اقداماتی است که باید دبیر جلسه آن را پیگیری نماید. همچنین کلیه صورت جلسات قبلی نیز در جلسه باید در دسترس دبیر جلسه قرار داشته باشد؛ تا بتوان به آنها مراجعه نمود.
4. اطلاع رسانی: ارسال نسخه‌ای از صورت جلسه برای اعضاء حقیقی یا حقوقی جلسه نیز از وظایف دبیر جلسه است.
5. بایگانی: در صورت لزوم، باید سوابق جلسه (مانند متن مذاکرات، اسناد، آمارها، عکس‌ها، گزارشات، و ...) به عنوان مستندات بایگانی گردد.
- بخشنامه یک نامه اداری است که مخاطب آن (گیرنده) معمولا بیش از یک نفر است. بخشنامه عبارت است از تعلیم یا تعلیمات کلی و یکنواخت (به صورت کتبی) که از طرف مقام اداری به مرئوسین برای ارشاد به مدلول و طرز تطبیق قانون یا آیین نامه داده می‌شود.
- در اصطلاح، بخشنامه چنین تعریف شده است: «متنی که برای ایجاد هماهنگی و آموزش رویه‌ای یک نواخت در انجام امور و هم چنین ابلاغ دستورات، مقررات و ضوابط تهیه می‌گردد.» بنابراین هدف از صدور بخشنامه را می‌توان در موارد ذیل دسته‌بندی نمود:
- هدف از صدور بخشنامه عبارت است از:
- ابلاغ قوانین و مقررات؛ پس از صدور قوانین، مسئولین شیوه اجراء آن را به صورت بخشنامه به واحدهای ذی‌ربط ابلاغ می‌کنند. مانند بخشنامه به کارگیری نیروهای ساعتی در سازمان؛
- ارائه اطلاعات؛ مانند: انتصاب، تغییر در روال امور اداری، تغییر در فرآیند اقدامات و ...؛
- ابلاغ دستورالعمل‌ها؛ مراحل اجرای قوانین، به صورت دستورالعمل باید به واحدهای مجری ابلاغ گردد. این دستورالعمل‌ها به صورت بخشنامه تهیه و ابلاغ می‌گردد؛
- درخواست گزارش؛ ابلاغ رویه‌های کاری به منظور ایجاد هماهنگی بین واحدهای مرتبط؛
- ارائه آموزش‌های لازم؛ به منظور اجرای یکنواخت امور در مراحل فرآیند کارها.
- معمولا، در صدر بخشنامه، واژه «بخشنامه»، درج می‌گردد. سپس نام و مشخصات گیرندگان قید می‌شود؛ و آنگاه، متن بخشنامه قرار می‌گیرد. در پایان بخشنامه نیز بالاترین مقام سازمان، با نقش امضاء آن را تایید می‌کند. متن بخشنامه نیز مانند نامه از سه بخش تشکیل شده‌است:
• مقدمه: در اولین بخش از متن بخشنامه، دلایل و شرایطی که منجر به صدور بخشنامه شده است بیان می‌شود. مانند: طبق تصمیمات هیات دولت در جلسه مورخ .... این بخشنامه به کلیه واحدهای ..... ابلاغ می‌گردد. یا بر اساس حکم ماده .... قانون .... لازم است، .... کلیه دوره‌های آموزشی طبق مفاد این بخشنامه اجراء شود.
- مقدمه، با جملاتی نظیر موارد فوق، که توجیه کننده دستورات بخشنامه است ذهن خواننده را نسبت به اجرای آن آماده می‌کند. مقدمه معمولا یک پاراگراف را به خود اختصاص می‌دهد.
2. اصل پیام: بعد از مقدمه، متن پیام و یا شرح موضوع، ارائه می‌شود. در این بخش، با عبارتهای رسا، نویسندگان در صدد بر می‌آیند که مخاطبین خود را نسبت به پیام توجیه نمایند. از آنجا که، دریافت کنندگان پیام از نظر هوش، مقام علمی و درک اجتماعی با یکدیگر تفاوت دارند، به هنگام تنظیم بخشنامه، باید اصل پیام به گونه‌ای روشن و سلیس باشد که برای تمام مخاطبین قابل درک باشد و هیچ نکته نامشخص و مبهمی در متن نباشد.
3. اختتام: نویسندگان در پایان بخشنامه با به کارگیری چند جمله، تاکید بر اجرای دستورات و نحوه عمل را از مخاطبین می‌خواهند. تشویق به انجام کار، تعیین مسئولیت مجریان، و در نظر گرفتن تنبیه برای متخلفین، از مواردی است که در اختتام بخشنامه ذکر می‌شود. مانند: «بدیهی است اجرای دقیق و کامل این درخواست موجب نظم بخشیدن به اداره امور و موجب رضایت الهی خواهد بود.» یا «مدیران و مسئولان واحدهای مختلف سازمان، بر حسن اجرای این بخشنامه نظارت خواهند کرد و گزارش کار را در موعد مقرر ارائه می‌نمایند.»
- بعد از تهیه متن بخشنامه، نسخه اصلی امضاء می‌گردد. سپس بخشنامه، تکثیر و عناوین گیرنده‌ها، تکمیل شده و برای آنان ارسال می‌گردد. گاهی به منظور رعایت احترام گیرندگان و ایجاد ارتباط موثر، هر نسخه از بخشنامه به طور جداگانه امضاء می‌گردد.
انواع بخشنامه
- بخشنامه در سازمان‌ها، از دیدگاه محتوایی به چند دسته تقسیم می‌شوند:
• بخش‌نامه‌های درخواستی؛
• بخش‌نامه‌های دستوری؛
• بخش‌نامه‌های هماهنگی؛
• بخشنامه برای ابلاغ قوانین؛
• بخشنامه برای ابلاغ مصوبات داخلی سازمان.
- اساسنامه از دو واژه «اساس» و «نامه» ترکیب یافته است. «اساس» به معنای پایه، بنیاد و پی، معنا شده و «نامه» به معنای نوشته، رقعه، و مکتوب است. به همین جهت اساسنامه را چنین تعریف کرده‌اند: «قانونی که برای اداره یک انجمن یا مجلس یا سازمان اجتماعی و سیاسی تنظیم شده باشد. مجموعه مواد و شرایطی که برای تشکیل شرکت، حزب، یا انجمن تنظیم شود».
- هر یک از سازمان‌ها و شرکت‌های خصوصی و عمومی، باید دارای اساسنامه مخصوص به خود باشند. با توجه به اینکه در اساسنامه، شرایط و خصوصیات سازمان مشخص می‌شود، می‌توان گفت که اساسنامه‌ها در اصول کلی اشتراکاتی دارند چنانکه تفاوت‌های آنها در شرایط و خصوصیات، گویای تمایز سازمان‌ها از یکدیگر است.
اجزاء اساسنامه
- برخی از موارد مهم که در اساسنامه ذکر آن متداول است عبارت‌اند از:
1. نام کامل و نوع سازمان؛ 2. موضوع فعالیت؛
3. مرکز اصلی سازمان یا شرکت؛ 4. اسامی موسسین سازمان یا شرکت؛
5. مبداء تشکیل و مدت عمر سازمان؛ 6. سرمایه شرکت؛
7. میزان سهم اشتراک صاحبان؛ 8. ارکان سازمان یا شرکت؛
9. وظایف بازرسان سازمان یا شرکت؛ 10. مسائل متفرقه؛
11. انحلال و تصفیه مسائل مالی؛ 12. چگونگی تغییر در اساسنامه.
- قرارداد، یکی از مکاتبات اداری است که بر پایه توافق دو شخصیت (حقیقی یا حقوقی) بر موضوع معین استوار است. قرارداد، مترادف با عقد، به معنای بستن است.
- تعریف قرارداد: براساس ماده 183 قانون مدنی، قرارداد، چنین تعریف شده است:
«عقد عبارت است از اینکه یک یا چند نفر در مقابل یک یا چند نفر دیگر تعهد بر امری نمایند و مورد قبول آنها باشد» بنابراین قرارداد را می‌توان به توافق قانونی دو یا چند طرف در موضوع معین، به قصد ایجاد اثر حقوقی مشترک تعریف کرد.
قرارداد
- قرارداد باید دارای شرایط اساسی برای صحت باشد تا بتوان آثار حقوقی و قانونی بر آن مترتب نمود. بدیهی است که قراردادی که فاقد شروط صحت باشد، قابل استناد نیست و باطل تلقی می‌شود. شرایط اساسی صحت قرارداد، عبارتند از :
الف) قصد طرفین و رضای آنها؛ در هر قرارداد باید قصد انشاء و رضای طرفین وجود داشته باشد. اگر قصد و رضای طرفین با یکدیگر همخوانی نداشته و تعارض داشته باشد، قرارداد باطل است.
ب) اهلیت طرفین؛ بر اساس مفاد ماده 210 قانون مدنی طرفین معامله باید دارای اهلیت باشند. اهلیت از نظر بلوغ، عقل و رشید بودن.
قرارداد
ج) معین بودن موضوع مورد معامله؛ موضوع مورد معامله و قرارداد باید معلوم باشد. مورد معامله نباید مبهم باشد. در صورتی که موضوع مورد معامله و قرارداد نامعلوم باشد، قرارداد باطل است.
د) مشروعیت جهت معامله؛ اگر جهت معامله در قرارداد معلوم شود، جهت نباید غیر مشروع باشد. مانند اینکه کسی فردی را اجیر کند برای دزدی. چون جهت اجیر کردن، نامشروع است، این معامله و قرارداد باطل است.
اجزاء قرارداد
- قراردادها به عنوان یکی از اسناد شایع و متداول در سازمان‌ها از نظر شکل ظاهری، در سه بخش تنظیم می‌شوند:
• توافقنامه: در بخش توافقنامه مشخصات اصلی قرارداد مانند مشخصات طرفین (حقیقی یا حقوقی)، موضوع قرارداد، مبلغ قرارداد و مدت قرارداد به طور اختصار ذکر می‌شود.
• شرایط عمومی: در این بخش به مسائل و مواردی اشاره می‌شود که به طور معمول در همه قراردادها به آن پرداخته می‌شود. مانند شرح دقیق کار، نحوه فسخ قرارداد، خسارت ناشی از عدم انجام تعهد، چگونگی حل اختلاف فی مابین، نحوه کسر مالیات و عوارض و ... .
• شرایط خصوصی: گاهی طرفین توافق می‌کنند که برخی از شرایط عمومی را با توجه به احوال و شرایط خاص، به میل خود تغییر دهند و یا شرایط جدیدی را به قرارداد اضافه کنند این موارد شرایط خصوصی نامیده می‌شود. مانند استفاده کردن از مواد اولیه خاص, یا عدم به کارگیری همکار بدون بررسی صلاحیت‌های عمومی از سوی سازمان، و ... .
- ضمناً در صورت تعارض مواد قرارداد و برداشت‌های مختلف از مواد آن،اولویت در تعیین منظور اصلی و تفسیر مواد، به ترتیب با مواد توافقنامه، بعد شرایط خصوصی و در آخر شرایط عمومی قرارداد، است.
- یکی از موضوعاتی که دانستن آن برای مدیران مفید است؛ آشنایی با شرکت‌ها و خصوصیات آنهاست. شرکت به معنای شریک شدن، مشارکت چند فرد برای غرض یا نفعی خاص معنا شده است. در اصطلاح، اجتماع چند مالک یا مالکان متعدد در شیء یا اشیاء معین به نحو اشاعه، خواه به حکم قانون باشد که شرکت قانونی خوانده می‌شود، یا قهری مانند شرکت وراث در ترکه، یا به تراضی باشد مانند شرکت عقدی و قراردادی.
- کلیه شرکت‌های دارای شخصیت حقوقی مستقل هستند و تصمیمات شخص حقوقی (شرکت‌ها) به وسیله مقاماتی که به موجب قانون یا اساسنامه صلاحیت اتخاذ تصمیم دارند، گرفته می‌شود. شرکت‌ها با تهیه اساسنامه و ثبت آن در سازمان ثبت اسناد، دارای شخصیت حقوقی می‌شوند.
- یکی از مهمترین شرکت‌هایی که در کشور متداول است شرکت‌های تجاری است. شرکت تجاری شرکتی است که به موجب قرارداد دو یا چند نفر هر یک به میزان معینی سرمایه گذاری می‌کنند و با آن عملیات تجارتی انجام می‌دهند و سود و زیان حاصله را تقسیم می‌کنند. بر اساس ماده بیست قانون تجارت شرکت‌های تجاری به هفت قسم تقسیم شده‌اند:
1.شرکت سهامی 2.شرکت با مسئولیت محدود 3. شرکت تضامنی 4.شرکت مختلط غیر سهامی 5. شرکت مختلط سهامی 6. شرکت نسبی 7. شرکت تعاونی.
- با توجه به فایده عملی چهار نوع شرکت متداول است: شرکت سهامی، شرکت با مسئولیت محدود، شرکت تضامنی و شرکت نسبی.
1. شرکت‌های سهامی به دو نوع تقسیم می‌شود. نوع اول شرکت‌هایی هستند که موسسین آنها قسمتی از سرمایه شرکت را از طریق فروش سهام به مردم تامین می‌کنند. اینگونه شرکت‌ها، «شرکت سهامی عام» نامیده می‌شوند. نوع دوم شرکت‌هایی هستند که تمام سرمایه آنها در موقع تاسیس منحصراً توسط موسسین تامین گردیده است. اینگونه شرکت‌ها، «شرکت سهامی خاص» نامیده می‌شود.
2. شرکت با مسئولیت محدود، شبیه شرکت سهامی خاص است. شرکت با مسئولیت محدود، شرکتی است که بین دو یا چند نفر برای امور تجارتی تشکیل شده و هر یک از شرکاء، بدون اینکه سرمایه به سهام یا قطعات سهام تقسیم شده باشد؛ فقط تا میزان سرمایه خود مسئول قروض و تعهدات شرکت است.
3. شرکت تضامنی، جزو شرکت‌هایی است که مسئولیت شرکاء در آن محدود به سرمایه نبوده بلکه چون به اعتبار شخصیت شرکاء تشکیل می‌شود، مسئولیت نامحدود و شرکاء مسئول کلیه قروض و تعهدات شرکت علاوه بر سرمایه آن می‌باشند.
4. شرکت نسبی، شرکتی است که در آن شرکاء در برابر تعهدات شرکت به نسبت سرمایه‌ای که در شرکت گذاشته‌اند، مسئولیت دارند و مسئولیت آنها تضامنی نیست. بلکه هر شریک به طور نسبی ضامن قروض شرکت است. به این معنی که اگر سرمایه شرکت از بین برود و مثلا معادل آن هم قرض داشته باشد این قرض به نسبت سرمایه هر یک از شرکاء، بین شرکاء توزیع می‌شود.
پیرو نامه
از این عبارت پیرو زمانی استفاده می‌کنیم که نامه‌ای را به دنبال نامه دیگر و با هدف پیگیری موضوع نامه قبلی می‌نویسیم. به بیان ساده‌تر، ما به عنوان شخص فرستنده قبلاً یک نامه درخواست وام به اداره مالی فرستاده‌ایم. حالا قصد پیگیری آن تقاضا را داریم یا مدارک تکمیلی جدیدی به دست ما رسیده که فرستادن آنها هم مفید است و می‌تواند احتمال موافقت با تقاضای ما را تقویت کند. در چنین مواردی برای ارجاع به نامه درخواست قبلی خود از کلمه پیرو در مقدمه نامه اداری استفاده می‌کنیم.
می‌توانیم از عبارتهای زیر استفاده کنیم:
1- پیرو نامه شماره .... در تاریخ.... در خصوص ...
2- در تعقیب نامه ... شماره ....
پیرو نامه شماره 1032 به تاریخ 20/02/1400 با موضوع تقاضای وام خرید لوازم منزل، مدارک تکمیلی به پیوست ارائه می‌شود.
بازگشت در نامه اداری
نامه بازگشت را در پاسخ به دستور یا تقاضای رسیده می‌نویسیم. به عبارت دیگر، نامه بازگشت یعنی همان پاسخی که در مقام گیرنده، به فرستنده می‌دهیم. نامه بازگشت را می‌توانیم با عبارتهای زیر آغاز کنیم:
1- در پاسخ به نامه شماره ... به تاریخ ...
2- بازگشت به نامه شماره ... به تاریخ ...
3- جوابیه نامه شماره.... به تاریخ...
بدیهی است که گیرنده نامه اداری و پاسخ‌دهنده در این حالت یک نفر است.
عطف در نامه اداری
گرچه بسیاری واژه عربی عطف را معادل کلمه فارسی بازگشت می‌دانند، ولی عملاً کاربرد این دو کلمه در مناسبات اداری متفاوت است. می‌توان گفت که عطف را بیشتر در نامه‌های هماهنگی به کار می‌بریم. یعنی جایی که نامه در پاسخ یک نامه ابلاغ شده از مقام بالا همزمان به واحد یا شخص گیرنده و فرستنده، به‌منظور انجام هماهنگی‌های لازم برای پیگیری بین واحدها یا افراد هم‌سطح نوشته می‌شود. همچنین برای اشاره به مصوبه‌ای خاص در پیگیری امور نیز از عطف استفاده می‌شود.
عطف به مصوبه شماره ... هیئت وزیران به تاریخ ... در خصوص افزایش سن استخدام در رده‌های مختلف شغلی...
عطف به ابلاغیه شماره ... معاونت دانشکده به تاریخ ... با موضوع تسریع در روند بررسی طرح‌های پژوهشی...
صطلاحات و عبارتهای مرسوم نامه‌های اداری عبارتند از:
پیرو
عطف به
در بازگشت به
در پاسخ به
با توجه به
با عنایت بر
به استحضار می‌رساند
به آگاهی می رساند
اعلام می‌دارد
به عرض می‌رساند
متذکر می‌شود
همانطور که مستحضر هستید
همانطور که در جریان هستید
استدعا می‌گردد
مستدعی است
تقاضا می‌گردد
خواهشمند است
مقتضی است
مقرر فرمایید
دستور فرمایید
اقدام نمایید
اقدام فرمایید
معمول دارید
مبذول فرمایید
موجب امتنان است.
