سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) مجموعه‌ای از تکنیکها و ابزارهای مورد استفاده در مدیریت پروژه می‌باشند که با هدف جمع آوری و ساماندهی اطلاعات موجود در یک پروژه طراحی و اجرا میگردند و مدیران پروژه‌ها از این ابزارها و تکنیکها برای جمع آوری، یکنواخت سازی و توزیع اطلاعات به شکل الکترونیکی استفاده میکنند.
سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) میتوانند در سطوح بالا و پایین مدیریتی و اجرایی در پروژه‌ها (شامل کلیه افراد شاغل و تاثیرگذار در پروژه) برای ارتباط با یکدیگر استفاده شوند.
سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) کمک شایانی به برنامه ریزی و مدیریت زمان، اجرا و فرآیند اتمام پروژه (Closing) میکنند. در هنگام برنامه ریزی فرآیندهای پروژه، مدیران پروژه میتوانند از ابزار PMIS برای برآورد بهتر هزینه‌ها و بودجه استفاده نمایند. سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه در فاز اجرایی پروژه و با نگاه به اهداف مدیریت پرژه، اطلاعات تیم پروژه را جمع آوری و در یک پایگاه داده نگهداری میکنند تا در زمان لازم قابل دسترسی سریع و آسان باشند. همچنین این سیستم‌ها برای مدیریت فعالیتهای اجرا، مدیریت کالا و اقلام، جمع آوری و دسته بندی اطلاعات مالی و نگهداری آنها برای مقاصد گزارش دهی و گزارش گیری استفاده می‌شوند.
PMIS
POUPACK PMIS
در زمان خاتمه پروژه، سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) برای بازبینی اهداف و بررسی اینکه وظایف به طور کامل به اتمام رسیده‌اند مورد استفاده قرار می‌گیرند و سپس برای تهیه گزارش نهایی خاتمه پروژه به آنها مراجعه می‌شود. نتیجه اینکه سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه به برنامه ریزی، زمانبندی، بودجه و اجرا به مدیریت پروژه کمک کرده و در صورت طراحی صحیح میتوانند به ابزاری بسیار مفید و کاربردی در دست مدیران پروژه‌ها تبدیل گردند.
این ابزار در ویرایش‌های سوم و چهارم استاندارد دانش مدیریت پروژه (PMBOK) مورد اشاره و تفصیل قرار گرفته است. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه میتوانید به این صفحه مراجعه نمایید.
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه پوپک به منظور رسیدن به این اهداف طراحی و اجرا شده است. برای اطلاع از مشخصات و قابلیتهای نرم افزار سیستم اطلاعات مدیریت پروژه پوپک اینجا را کلیک کنید.
سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه یا PMIS یکی از مفاهیم بنیادی مدیریت پروژه است. ما در این مقاله آموزشی از سازمان یار به این مفهوم می‌پردازیم و سعی می‌کنیم به تعریف PMIS چیست از نگاه کنترل و مدیریت پروژه، اجزای اصلی یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه و همچنین معرفی سیستمی در این خصوص بپردازیم.
سیستم اطلاعاتی مدیریتی
سیســتم اطلاعاتــی مدیریتــی یا MIS (Management information system) نــوعی سیســتم اطلاعاتــی اســت کــه وظیفه‌‌اش جمــع آوری و کنتــرل داده هــای مــورد نیــاز ســازمانها است و بــا استفاده از رویکردها و روش‌های درون سازمانی، اطلاعــات جمع آوری شده را با هدف برنامه ریــزی، آنالیـز و کنتـرل فرایندهـا در اختیـار مدیـران سازمان قـرار می‌دهد.
برای افزایش یا کاهش صدا از کلیدهای بالا و پایین استفاده کنید.
PMIS یا سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه چیست؟
PMIS مخفف چیست؟ PMIS مخفف عبارت Project Management Information System و در فارسی به تعابیر مختلفی همچون سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه، سیستم اطلاعات پروژه، پرتال مدیریت پروژه‌ها و … از آن یاد می‌شود. PMIS سیستمی یکپارچه و کاملا هماهنگ اسـت کـه هـدف آن تسهیل ارتباط بیـن تمامی اجـزای پـروژه مـی باشـد و در جهت تسـریع در تصمیم گیـری مدیران، دسترسـی بـه اطلاعـات دقیـق، صحیـح و به روز پـروژه هـا به کار مـی رود. علی رغم تمام تشابه‌ها PMIS دقیقا نرم افزار مدیریت پروژه نیست. در واقع سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه مجموعه‌ای از ابزارها و تکنیک‌هاست که در مدیریت پروژه برای ارائه اطلاعات استفاده می‌شوند. مدیران پروژه از این تکنیکها و ابزارها برای جمع آوری، ترکیب و توزیع اطلاعات از طریق ابزارهای الکترونیکی و دستی استفاده میکنند. سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) همچنین توسط مدیران سطوح مختلف برای ارتباط با یکدیگر استفاده می‌شود.
یک دست در حال نوشتن برنامه مدیریت پروژه
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه PMIS به برنامه ریزی، اجرا و بستن اهداف مدیریت پروژه کمک می‌کند. در طول برنامه ریزی، مدیران پروژه از PMIS برای تنظیم چارچوب بودجه مانند برآورد هزینه‌ها استفاده میکنند. سیستم اطلاعات مدیریت پروژه همچنین برای ایجاد یک برنامه خاص و تعریف محدوده پایه استفاده می‌شود. در اجرای اهداف مدیریت پروژه، تیم مدیریت پروژه اطلاعات را در یک پایگاه داده جمع آوری می‌کند. PMIS برای مقایسه خط مبنا (Baseline) با موفقیت واقعی هر فعالیت، جمع آوری داده‌های مالی و ثبت سوابق گزارشگری مورد استفاده قرار می‌گیرد. در خاتمه پروژه، سیستم مدیریت اطلاعات پروژه برای مرور اهداف مورد استفاده قرار می‌گیرد تا بررسی شود آیا وظایف انجام شده است یا خیر. سپس، از آن برای ایجاد گزارش نهایی بسته شدن پروژه استفاده می‌شود.
PMIS نیازی اساسی برای سازمان است
پروژه هـا بـه دلیـل ماهیـت‌شان، با کارهای روزمره درون سازمانی فرق دارند. بــا توجــه بــه همیــن موضـوع، مدیریـت پـروژه هـا معمولا پیچیده تر از امـور اداری و عـادی سـازمان بـوده و نیازمنـد درنظرگرفتن فاکتورها و ابعاد مختلف کار است. هرچــه ابعــاد پروژه هــا بزرگتر باشد و در موقعیــت هــای مکانــی متعــدد پــروژه هــای مختلفی تحت مدیریت قرار گیرند، مدیریــت یکپارچــه آنهــا نیــز مشکل تر و پیچیده تر مــی شــود . از اصلی تریــن دغدغــه مدیـران پـروژه مدیریـت یکپارچـه پـروژه هـا مـی باشـد. در واقـع مشـکل اصلـی این است که اطلاعات پروژه‌های مختلف به آن سرعتی و صحتی که مدیران پروژه و سازمان نیاز دارند، در اختیار نیست. تیم مدیریتی سازمان بـرای تصمیم گیــری در چنیــن ســاختاری، نیازمنــد اطلاعاتــی دقیــق، ســریع، بــروز و کارآمــد اســت تــا بتوانــد تصمیمــات خـود را بـر اسـاس داده‌های معتبـر اتخـاذ نمایـد.
سـازمان‌های پـروژه محـور همـواره بـرای مدیریـت قراردادهـای خـود بـا مشـکلات فـراوان روبــرو بــوده و جمع بنــدی، پیگیــری و تهیــه گزارش هــای مدیریتــی و کســب اطلاعــات جامــع و کامــل پروژه هــای جــاری ســازمان، بــرای مدیــران ایــن ســازمانها کاری بســیار سخت و زمانبــر بــوده اســت. جمـع آوری اطلاعـات پراکنـده از نقـاط مختلـف شـبکه، یکپارچـه سـازی آنهـا و در نهایـت گزارش دهـی انتخابـی ایـن اطلاعـات از اهـداف پیـاده سـازی PMIS یا سیسـتم هـای اطلاعاتـی مدیریت پروژه اسـت تـا بتوانـد مسـئله اصلـی کـه همـان شـکاف عظیـم اطلاعاتـی بیـن کارشناسـان اجرایـی و مدیـران ارشــد ســازمان اســت را مرتفــع ســازد.
لــذا اســتفاده از سیســتمهای اطلاعــات مدیریــت پــروژه PMIS بــا ســاختاری کــه در آن از اســتانداردهای مدیریــت پــروژه نظیــر PMBOK الگوبــرداری شــده باشــد میتوانــد بــه تصمیم گیــری ســریع و دقیقتــر مدیــران پــروژه کمــک نمایــد. مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی پروژه کمــک شــایانی بــه برنامه ریــزی و مدیریــت زمــان، اجــرا و فرآینــد اتمــام پــروژه (Closing) می‌نماینــد. در هنــگام برنامه ریــزی فرآیندهــای پــروژه، مدیــران پــروژه میتواننـد از ابـزار PMIS بـرای بـرآورد بهتـر هزینه هـا و بودجـه نیز اسـتفاده نماینـد.
قابلیتهای یک سیستم PMIS
PMIS برای پشتیبانی از همه جنبه‌های مدیریت پروژه و اطلاعاتی که آنها نظارت یا جمع آوری میکنند، ساخته شده است. برخی از این حوزه‌ها عبارتند از مدیریت یکپارچه سازی، مدیریت محدوده پروژه، مدیریت هزینه پروژه، مدیریت زمان پروژه، مدیریت کیفیت پروژه، مدیریت ارتباطات پروژه، مدیریت ریسک پروژه، مدیریت تدارکات پروژه و مدیریت ذینفعان پروژه. هنگام مدیریت یک پروژه، بسیار مهم است که بتوانیم بلافاصله اطلاعات مورد نیاز در آن لحظه را از همه داده‌ها خارج کنیم. این اطلاعات همچنین برای پروژه‌های آینده از نظر کاهش ریسک، بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها بسیار مهم است. اگر PMIS تمام داده‌های پروژه را گرفته و به صورت سازمان یافته ذخیره می‌کند، همچنین باید قابل بازیابی، جستجو، طبقه بندی، قابل اشتراک گذاری و تجزیه و تحلیل باشد. برای انجام همه این موارد، یک سیستم PMIS معمولی باید قابلیت‌ها و امکاناتی داشته باشد که در ادامه آمده است:
– زمان بندی
بـا توجـه بـه اینکـه برنامه ریـزی و زمانبنـدی مهم تریـن جـزء مدیریـت پـروژه میباشـد، تمامـی سیسـتم‌های اطلاعاتـی مدیریـت پـروژه شـامل ابــزاری بــرای زمان بنــدی (Timing) پــروژه به منظــور ایجــاد ســاختار شکســت کار، تخمیـن زمـان اجـرای هـر وظیفـه، شناسـایی وابسـتگی‌های هـر وظیفـه، اختصـاص هـر وظیفـه بـه منابـع مربوطـه و ترسـیم نمـودار گانـت مربـوط بـه آنهـا میباشـد.
– منابع
تقریبــا همــه وظایــف نیازمنــد یــک منبــع بــرای تکمیــل هســتند. ســاده‌ترین وظایــف شــامل تیــم پــروژه بــرای تکمیــل در مــدت محــدود هسـتند. لـذا سیسـتم اطلاعاتـی مدیریتی امـکان تخصیـص منابـع متفاوت بــه هــر وظیفــه را بــرای مدیــران فراهــم میکنــد.
– اسناد پروژه
پروژه هــا از ابتــدای ایجــاد و تــا اتمــام کار، اســناد متفاوتــی را در بــر می‌گیرنــد. سیســتم مدیریــت پــروژه وظیفــه ســاماندهی، نســخه بندی و آرشــیو تمامــی ایــن اســناد در محدوده هــای مختلــف پــروژه را دارد. برای آشنایی بیشتر با نرم افزار مدیریت مستندات کلیک کنید.
– پرتال‌ها و داشبوردهای مدیریتی
پرتال هــای داخلــی و داشــبوردهای مدیریتــی یکــی از مهمتریــن ویژگیهــای سیســتمهای اطلاعاتی مدیریتــی می‌باشــد. چــرا کــه ایــن داشــبوردهای مدیریتــی بــا ۱۶ ارائـه مدیریتـی و اطلاعات مهـم و آنالیـز شـده از عملکـرد و وضعیـت پروژه هـای سـازمان، نقـش اساســی در تصمیمگیــری و برنامه ریــزی مدیــران ایفــا میکنــد.
– ابزارهای مدیریت کار مشارکتی
سیســتمهای مدیریــت پــروژه، امکانــات تاثیرگــذاری بــر تعامــل اعضــای تیــم پــروژه و تســهیل کار مشــارکتی را نیز فراهــم میکنــد.
نمونه یک سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه
یکــی از سیســتمهای PMIS قدرتمنــد، نرم افزار پراجکت سرور یا Microsoft Project Server است کــه بــر روی پلتفــرم نرم افزار شیرپوینت Microsoft SharePoint پیاده ســازی میشــود و مدیریــت پــروژه را در تمامــی حوزه هــای گفتــه شــده در بــالا در ســطح ســازمانی، اتوماســیون می‌نماید. ایــن سیســتم، بــا توجــه بــه اینکــه بــر روی پرتال هــای شیرپوینت آورده میشــود، ســامانه‌ای تحــت وب است. ویژگی هــای اصلــی ایــن محصــول مایکروســافت، بــه قســمت‌های زیــر طبقه بنــدی میشــود:
۱. سبد پروژه مرکزی
ایـن سیسـتم اطلاعاتـی دارای یـک مرکـز پـروژه میباشـد کـه پروژه هـای سـازمان را در محدوده هـای مختلـف در یکجـا جمـع آوری کـرده اسـت و امـکان مدیریـت آنهـا را فراهـم میکنـد.
۲. مرکز منابع یکپارچه
ایـن سیسـتم منابـع سـازمان را در یـک مرکـز یکپارچـه گـردآوری کـرده و امـکان مدیریـت آنهـا را به صـورت کامـل فراهـم کـرده اسـت.
۳. برگه سازمانی
ایــن سیســتم یــک واحــد مرکــزی ثبــت و مدیریــت برگــه زمانــی مرتبــط بــا وظیفه هــا و امــکان ایجــاد جریــان کاری بــرای آنهــا را ممکــن میســازد.
۴. به روزرسانی وظیفه‌ها
بــروز رســانی وظیفه هــا بــه شــکل کامــلا سیســتمی در ایــن ســامانه موجــود می‌باشــد. بــه ایــن صـورت کـه امـکان تعریـف انـواع جریان هـای کاری در سـطح پروژه هـا و وظایـف وجود دارد. جهت آشنایی بیشتر با نرم افزار مدیریت وظایف سازمان یار کلیک کنید.
یک مرد در حال نگاه کردن به گانت چارت
۵. گزارش گیری
بـا توجـه بـه اینکـه ایـن محصـول مایکروسـافت بـا محصولهـای مختلـف دیگـر ایـن شـرکت کـه مناســب بــرای گزارشگیــری هســتند ماننــد Power، BI Power، Services Reporting Server SQL،Pivot و Services E یکپارچـه میباشـد، ایـن سیسـتم از ویژگـی گزارشگیـری بسـیار قدرتمنـدی برخـوردار اسـت.
۶. مدیریت مستندات پروژه
سـایت‌های تیمـی یکپارچـه شیرپوینت امـکان ایجـاد محیـط کار تیمـی و مشـارکت بـا یکدیگـر و مدیریــت مســتندات پروژه هــا را فراهــم میکنــد.
نتیجه گیری
در این مقاله با مفهوم گسترده PMIS به عنوان سیستمی برای یکپارچه سازی اطلاعات و داده‌های مدیریت پروژه آشنا شدیم، از اهداف و کاربردهای استفاده از PMIS گفتیم و در انتها سیستم مایکروسافت پراجکت سرور را به عنوان یک سیستم PMIS مطمئن و همه جانبه معرفی کردیم.
گروه سازمان یار با ارائه نرم افزار مایکروسافت پراجکت سرور و همچنین مشاوره و آموزش در خصوص راه اندازی و استفاده از این نرم افزار می‌تواند به سازمان و پروژه‌های شما کمک کند
