Тема 6. Информационно-аналитическое обеспечение стратегического управления.
6.1. Сущность стратегической информации.
6.2. База стратегических данных.
6.3. Информационная система стратегического управления.
Реализация концепции стратегического управления на предприятии касается всех аспектов его деятельности; однако, поскольку информация - это предмет управленческого труда, а большинство факторов влияния субъекта управления на объект имеют информационный характер, необходимо очень тщательно пересмотреть существующую информационную систему, чтобы сформировать информационно-аналитическое обеспечение стратегического управления согласно с выбранными стратегиями.
Информационно-аналитическое обеспечение стратегического управления (ИАО СУ) - система, объединяющая все элементы организации в единое целое и позволяющая сформировать процесс стратегического управления как беспрерывную цепь управленческих решений, направленных на достижение стратегических целей.
Процесс управления организацией - это процесс оценки и анализа информации. От того, насколько информация качественная по содержанию, своевременна и пригодна для обработки, зависит качество управленческого решения. Для определения особенностей ИАО СУ необходимо выяснить, чем стратегическая информация отличается от других ее видов.
Стратегическая информация характеризуется рядом отличий, обусловленных характером процесса принятия управленческих решений:
• ориентация не столько “в середину” организации, сколько на ее внешнюю и промежуточную среду;
• анализ информации в условиях репрезентативной вероятности;
• прогнозный характер результатов обработки информации;
• большая вероятность субъективного толкования информативных показателей;
• межфункциональный характер информации (необходимость информационного обеспечения отдельных бизнес-процессов), что приводит к необходимости оперирования большими объемами аналитической и финансовой информации.
На базе стратегической информации принимаются стратегические решения, которые потом преобразуются в стратегии и организационные, финансово-экономические, социально-психологические, методические и другие инструменты, с помощью которых осуществляется стратегический процесс.
Стратегические решения непосредственно определяют судьбу предприятия, влияет на его развитие и жизнедеятельность. Обоснованность принимаемых решений зависит от информации, на которой они основаны, а цена ошибок постоянно растет.
Существующие информационные системы предоставляют руководителям предприятий информацию, ориентированную в основном на внутреннюю среду - технологию, организацию производства, финансово-экономические ретроспективные показатели и др. - и характеризует ее. Информация о внешней среде имеет фрагментарный, несистемный характер. Нет информации о экономических тенденциях, научно-технических достижениях, рынках и конкуренции на них, потребителей и их потребности и т.п. К тому же недостаточно социально-политической информации, сбором и анализом которой даже исследовательские институты занимаются мало. Все это приводит к доминированию субъективных представлений о ситуации на предприятии и вне него, что не дает возможности составлять обоснованные прогнозы и принимать стратегические решения о приспосабливании к будущему и формирования самого будущего.
Даже если объем необходимой информации достаточен, это не всегда обеспечивает принятие эффективных решений. Существующую информацию можно интерпретировать по-разному: в зависимости от специфики гипотезы о функционировании объекта анализа, методов сбора, проверки и направлений использования информации. Гипотезы, модели, системы не могут быть жестко установлены, особенно учитывая предпочтения и знания того или другого руководителя предприятия. Выдвигая гипотезы, необходимо учитывать стратегические информационные потребности предприятия.
Стратегические информационные потребности предприятия включают все, что может повлиять на долгосрочную деятельность предприятия, непредвиденные случайности, связанные с изменениями в среде, даже информацию о событиях, которые находятся вне границ деятельности и влияния, но могут изменить судьбу предприятия. Стратегические информационные потребности зависят от тех стратегических целей, которые предприятие ставит перед собой.
В процессе формирования стратегии собирают и обрабатывают определенные объемы информации для того, чтобы иметь возможность ответить на вопросы:
• какие возможности предоставляет и почему привлекает определенная сфера деятельности?
• как можно использовать возможности внешней среды?
• каким образом определяется и с помощью чего занимает определенное место предприятие в этой отрасли, что является ключевыми факторами успеха?
Стратегическая деятельность требует надежного информационно-аналитического обеспечения в виде баз стратегический данных, допущений и прогнозов. Создание такого обеспечения - это не только накопление информации и ее обработка.
Это сокращенное системное описание наиболее важных стратегических элементов, которые относятся к внешней среде предприятия. Эта база данных используется для оценки текущего положения и определения проявления процессов в будущем и для принятия стратегических решений.
В базе стратегических данных (БСД) содержится информация о влиянии отдельных составляющих и факторов процесса стратегического анализа и управления на формирование стратегических альтернатив, а также информация, позволяющая выбрать те или иные решения из определенных альтернативных вариантов, т.е. БСД может трактоваться как подсистема поддержки управленческих решений.
БСД формируется с помощью целевого подбора информации, которая поступает из множества источников (рис.6.1) и представляет собой, по сути, процесс превращения совокупности данных в стратегическую информацию на основе их аналитической обработки с ориентацией на конкретное применение в процессе реализации стратегических планов, проектов и программ.
Изучение внешней среды
Изучение внутренней среды
Изучение промежуточной среды
Рис.6.1. Источники информации предприятия.
БСД предприятия может иметь довольно сложную структуру, т.е. состоять их таких подсистем: БСД о сильных и слабых сторонах предприятия; БСД об угрозах и возможностях (с оценкой уровня риска), которые существуют во внешней среде; БСД об уровне конкуренции и критерии конкурентоспособности в отрасли; БСД о состоянии экономики в целом; БСД о ситуации на смежных рынках и т.д.
Прогнозы дают возможность сконцентрировать внимание на наиболее важных фактах, влияющих на ситуацию и ее развитие. Предположения позволяют несколько “сжать” информацию, ввести качественные оценки при обдумывании будущего развития событий. Прогнозы больше ориентированы на количественные показатели и придают будущему более четко выраженные черты.
В таблице 6.1. отражена схема, демонстрирующая сферы возникновения информации, формирования БСД на разных этапах стратегического планирования. Чем качественнее информация, тем более достоверными становятся планы, а это, в свою очередь, закладывает основы для осуществления обоснованного управленческого влияния на объекты управления в организации.
Таблица 6.1
Информационная основа стратегического управления
Сферы возникновения информации База данных планирования Плановая процедура
Внутригосударственная экономическая информация Тенденции и прогнозы национального и мирового развития Выявление тенденций в экономике, прогнозирование внешней среды
Международная экономическая информация
Отраслевая информация
Научно-техническая информация
Информация о ресурсах
Внутрифирменная информация Тенденции развития отрасли и характеристика рынков:
анализ рынков по отдельным видам продукции;
техника и технология, новые виды продукции, наиболее перспективные рынки;
цены, продвижение товаров, доступность ресурсов и т.д.
Условия конкуренции:
-финансовые условия;
-доля рынка;
-использование производственных мощностей;
-соотношение цен;
-продвижение товаров;
-научно-технические преимущества;
-основные формы, принципы и методы управления и т.д. Анализ отраслевых особенностей
Прогнозирование развития и оценка изменений в типах продукции, техники, анализ рынков сбыта
Оценка условий конкуренции:
-характеристика возможностей основных конкурентов по каждой группе продукции;
-сравнение сильных и слабых сторон фирмы и ее конкурентов
Решения Сформулировать стратегию конкурентной борьбы для выпускаемой продукции Оценить
Оценить возможности и методы вхождения в новые отрасли
БСД содержат информацию об организациях-конкурентах, которая может создаваться в соответствии с теми же принципам, как и информация о базовой организации.
Для описания базовой организации используются несколько блоков информации, в частности:
• общие сведения об организации;
• документооборот;
• информация о финансово-экономической деятельности;
• кадровая политика и система повышения квалификации;
• технико-технологическое обеспечение процессов управления и др.
В состав информации базы “Общие сведения об организации” могут входить:
• уставные документы (устав, учредительный договор);
• долгосрочные соглашения или договора с клиентами (в том числе – аренда, лизинг, кредиты, займы и т.п.);
• общий план (программа) развития или бизнес-план;
• организационная структура управления с подробным описанием структуры высшего руководства с указанием ФИО, возраста, образования;
• структура производственных и непроизводственных объектов;
• штатное расписание подразделений;
• набор существующих в организации нестандартных положений о подразделениях и службах, должностных инструкциях;
• функциональная структура (управление и производство) с перечнем функций всех подразделений;
• набор методик расчета финансовых и экономических показателей;
• договора или соглашения об участии организации в предприятиях с иностранным капиталом (СП) или смешанных обществах за границей;
• номенклатура сырья, материалов, полуфабрикатов и основные поставщики;
• ассортимент продукции и текущий прайс-лист;
• основные рынки сбыта и постоянные потребители;
• система работы (запасы на складе, объемы работ “с колес” и т.п.);
• структура себестоимости продукции (в частности – энергетические и интеллектуальные затраты).
Подводя итог, необходимо отметить, что БСД – это основа ИАО СУ, от БСД зависят объем и организационная форма ИАО СУ.
Целью информационно-аналитического обеспечения СУ является сбор, обработка, использование, хранение, поддержание в актуальном состоянии баз стратегических данных, которые гарантируют своевременное и надежное информационное обеспечение организации нормативно-правовой, справочно-аналитической, методической, прогнозной и текущей информацией, а также комплексом программных мероприятий, необходимых для их анализа при формировании стратегических решений.
Достижение этой цели возможно при условии:
• определения состава БСД, необходимого для стратегического управления как организацией в целом, так и отдельными ее подсистемами;
• целенаправленного проектирования, внедрения и поддержки информационно-аналитической подсистемы обеспечения СУ;
• организации постоянного методического сопровождения, развития и возобновления как БСД, так и, соответственно, ИАО СУ;
• обеспечении организации необходимыми программными продуктами, технико-технологическим оборудованием, включая компьютеры.
Формирование ИАО СУ на основе БСД требует:
• структуризации среды функционирования организации в соответствии с экономическими условиями и спецификой производства;
• учета динамики среды функционирования организации при ее изучении и анализе;
• учета специфики организационно-экономической реализации управления, обусловленной формами собственности, госрегулирования и проч.;
• накопления знаний о состоянии среды организации для определения основных тенденций развития и фактического прогнозирования изменений;
• диагностики отклонений фактического состояния параметров среды от прогнозов или того, что считается оптимальным;
• формирования перечня направлений влияния для регулирования отклонений;
• организационно-экономической реализации механизмов влияния и контроля на деятельность организации.
Проведение системных стратегических исследований, отвечающих вышеназванным особенностям можно назвать системой стратегического мониторинга среды функционирования организации.
Стратегический мониторинг (СМ) – комплексная система стратегический исследований, которая предназначена для наблюдения, анализа и оценки среды в реальном масштабе времени, прогнозирование тенденций развития отдельных составляющих среды, диагностики состояния среды и выбора методов регулирования отклонений фактического состояния от прогнозируемого.
СМ может реализоваться лишь при условии развитых информационных систем стратегического управления.
Опыт предприятий, которые могут хорошо организовать информационное обслуживание работников аппарата управления, показывает, что много проблем можно решить, если БСД формировать одновременно с разработкой и использованием информационно-управленческих систем (ИУС) разного типа (таблица 6.2).
ИСУ дает возможность:
• накапливать информацию о прошлом и настоящем;
• составлять прогнозы развития событий;
Таблица 6.2
Информационные системы в стратегическом управлении
Характеристики информационных систем Типы положений системного ввода Акцент в системе
Традиционная информационная система Наборы определенных данных Анализ и расчеты (расчетные задачи)
Информационные системы Наборы определенных данных и банки данных Критический анализ, сравнения, альтернативы для принятия стратегических решений (с прогнозными задачами)
Система стратегических решений, в том числе, которые используют:
Базы стратегических данных и знаний
Прослеживание четкого взаимодействия организации со средой в реальном масштабе времени (прогнозно-аналитические задачи)
А) “чистую” систему сообщений
Наборы определенных данных и банка знаний
Критический анализ, сравнение, альтернативы для принятия стратегических решений
Б) систему сообщений с “сообщениями исключения”
БСД
Критический анализ, сравнение, альтернативы для принятия стратегических решений
В) “чистую систему” сообщений об исключениях
БСД
Критический анализ, сравнение, альтернативы для принятия стратегических решений
Г) справочную систему со стандартными запросами
Наборы определенных данных по стандартным функциям и заданиям Анализ и расчеты (структурированные задачи)
Д) систему, работающую по запросам со свободным опрашиванием Наборы определенных данных по стандартным функциям и заданиям Анализ и расчеты (структурированные задачи)
Е) “деловые системы” без модели решения
Наборы определенных данных по стандартным функциям и заданиям Анализ и расчеты (структурированные задачи)
Ж) “деловые системы” с общими моделями решений
БСД с гипотезами и ценными рекомендациями
Конструктивные позиции, ориентированные на альтернативные стратегические решения на основе критического анализа эмпирических данных, сравнениях
З) диалоговые системы со специальными функциональными моделями решений
БСД с гипотезами и ценными рекомендациями Конструктивные позиции, ориентированные на альтернативные стратегические решения на основе критического анализа эмпирических данных, сравнениях
И) диалоговая система с общей моделью балансировки стратегических решений БСД с гипотезами и ценными рекомендациями Конструктивные позиции выбора и балансировки стратегических решений в стратегическом наборе
• получать представление о реальных делах на предприятии на конкретный момент времени;
• проследить события во внешней среде.
Идеальных ИСУ не существует и каждое предприятие должно самостоятельно принимать решения относительно ее формы.
Следует отметить, что организация подобных систем раньше не получала приоритетного развития главным образом из-за отсутствия комплексных технологических решений, способных организовать мобильную передачу и обработку информации.
Динамика развития и конъюнктура рынка информационных технологий обусловили усиленное развитие современных технологий автоматизации различных сфер бизнеса.
Эволюционным явлением на пути развития автоматизации производств является создание корпоративных информационных систем (КИС). КИС – это целостный программно-аппаратный комплекс, позволяющий удовлетворить как текущие, так и будущие потребности предприятия в обработке данных. Основными чертами такого комплекса являются:
• применение согласованного набора промышленных информационных технологий для управления информационными ресурсами предприятия;
• информационная согласованность всех бизнес-процессов, для которых создается информационная система;
• соответствие функциональности рабочих мест сотрудников их должностным обязанностям;
• единый регламент эксплуатации и обслуживания всех компонентов системы.
Характер экономики Украины определяет некоторые особенности существующих концепций информационно-аналитического обеспечения, главными из которых можно считать следующие:
предлагаемые проекты оказываются ориентированными в большей степени на автоматизацию классических
классических бизнес-процессов и в меньшей степени – на конкретные технологии управления;
в реальной ситуации информационные требования по одному виду деятельности менеджера разделены на несколько информационных подсистемах. Таким ситуациям не уделяется должного внимания с существующих проектах информационно-аналитического обеспечения;
существующие системы не полностью ориентированы на анализ полезной для руководителя информации, поступающей из внешней среды;
существующие решения не в полной мере обеспечивают обратную связь результатов выполнения стратегических решений;
существующие решения не допускают четкой организации центров обработки информации.
Устранение этих недостатков требует кардинальных изменений в действующих ИСУ. На концептуальном уровне следует говорить о создании системы стратегического мониторинга, которая предусматривает реализацию процедур системного анализа, как внутренней структуры, так и внешней среды с точки зрения долгосрочного влияния на деятельность предприятия.
Резюме.
1. Информационно-аналитическое обеспечение стратегического управления - система, объединяющая все элементы организации в единое целое и позволяющая сформировать процесс стратегического управления как беспрерывную цепь управленческих решений, направленных на достижение стратегических целей.
2. Стратегическая информация обладает рядом особенностей: ориентирована не столько “в середину” организации, сколько на ее внешнюю промежуточную среду, ее анализ осуществляется в условиях репрезентативной вероятности, ее обработка носит прогнозный характер, существует большая вероятность субъективного толкования информативных показателей, она носит межфункциональный характер.
3. Стратегическая деятельность требует надежного информационно-аналитического обеспечения в виде баз стратегический данных, допущений и прогнозов. Создание такого обеспечения - это не только накопление информации и ее обработка.
4. В базе стратегических данных (БСД) содержится информация о влиянии отдельных составляющих и факторов процесса стратегического анализа и управления на формирование стратегических альтернатив, а также информация, позволяющая выбрать те или иные решения из определенных альтернативных вариантов, т.е. БСД может трактоваться как подсистема поддержки управленческих решений.
5. БСД предприятия может иметь довольно сложную структуру, т.е. состоять их таких подсистем: БСД о сильных и слабых сторонах предприятия; БСД об угрозах и возможностях (с оценкой уровня риска), которые существуют во внешней среде; БСД об уровне конкуренции и критерии конкурентоспособности в отрасли; БСД о состоянии экономики в целом; БСД о ситуации на смежных рынках и т.д.
6. Проведение системных стратегических исследований, отвечающих вышеназванным особенностям можно назвать системой стратегического мониторинга среды функционирования организации.
7. Эволюционным явлением на пути развития автоматизации производств является создание корпоративных информационных систем (КИС). КИС – это целостный программно-аппаратный комплекс, позволяющий удовлетворить как текущие, так и будущие потребности предприятия в обработке данных.
http://www.mark5.ru/46/14571/index7.1.html
