در ایجاد سیستمهایی که نمونه‌هایی از آنها موجود است، مهندسی سیستمها به کار گرفته میشود. پیچیدگی این گونه سیستمها معمولاً کم است. اما وقتی موضوع ایجاد یک سیستم جدید یا سیستمهای پیچیده که دارای کنترل‌پذیری کم هستند، مطرح میشود مهندسی سیستمها پاسخگو نخواهد بود و معماری سیستمها استفاده میشود. این مقاله به معرفی معماری سیستمها، مقایسه معماری سیستمها با مهندسی سیستمها، و متدولوژی معماری سیستمها می‌پردازد.
کلیدواژه معماری سیستمها؛ مهندسی سیستمها؛ ایجاد سیستمها؛ سیستمهای پیچیده؛ سیستمهای اجتماعی؛ متدواوژی
1- مراحل ایجاد سیستمها
هر پروژه‌ای، چه ساخت یک کلبه باشد چه یک هواپیما، با ظهور یا حضور کاربر بالقوه، یک احساس نیاز و یک مجموعه از منابع شامل منابع انسانی و فیزیکی آغاز میشود. با بررسی تاریخچه پروژه‌ها، می‌بینیم که بیشتر پروژه‌ها به عنوان تطبیق تکاملی و تدریجی ساختارهای موجود انجام می‌شوند. به عنوان مثال ساختار یک کشتی سالهاست که طراحی شده است. این ساختار بر پایه اصولی شکل گرفته که کمتر تغییر یافته است. آنچه تغییر میکند و تکامل می‌یابد تواناییهای آن ساختار از ابعاد مختلف است؛ مواد اولیه استفاده شده، قابلیتهای فنی، ظاهر و غیره. به عنوان مثال دیگر می‌توان به یک سیستم اطلاعات مدیریت اشاره کرد. اصول چنین سیستم اطلاعاتی چندین سال است که پایه‌ریزی شده است و بیشتر تلاش‌های صورت پذیرفته در جهت پیاده‌سازی، اجرا و تکمیل آن بوده است. در چنین پروژه‌هایی تنها اقتباس ساده‌ای از ساختارهایی میشود که مقصود و مفهوم آنها کاملاً روشن و بدیهی است. مراحلی که در ایجاد چنین سیستمهایی طی میشود در شکل 1 آمده است (خط‌های وصل کننده به عمد بدون جهتند، یعنی این فرایند رفت و برگشتی است):
مهندسی و معماری سیستمها
اولین مشکلی که در چنین فرایند سرراستی اتفاق می‌افتد هنگامی است که یک نوع جدید از ساختار در راستای مفاهیم ساختار موجود مورد نیاز باشد که اصول و فناوریهای جدیدی را طلب کند. اینجاست که به یک نوع فعالیت مهندسی نیاز است (شکل 2).
مهندسی و معماری سیستمها
هر چه ساختار پیچیده‌تر میشود جریان پروژه نیز پیچیده‌تر میشود. معمولاً جریان پروژه‌های سیستم را در قالب «مدل آبشاری1» به صورت زیر نمایش می‌دهند (شکل 3):
مهندسی و معماری سیستمها
در چنین فرایندی گروه‌های متفاوتی انجام وظیفه میکنند و مهندسین سیستم عهده‌دار تطبیق عناصر ساختار در جاهایی هستند که «فصل مشترک‌ها2» نامیده می‌شوند.
2- پیچیدگی در سیستمها
واژه «پیچیدگی3» از ابعاد گوناگون قابل بررسی است. از دیدگاه کمی و ریاضی، بهترین راه شناخت پیچیدگی آن است که آن را به مثابه یک مفهوم آماری در نظر بگیریم؛ یعنی مفهوم پیچیدگی، برحسب احتمال قرار گرفتن یک سیستم در یک حالت خاص و در یک زمان معین، به بهترین وجه قابل تشریح است. در حالی که از دیدگاه غیرکمی، پیچیدگی را کیفیت یا خاصیتی برای سیستم تلقی میکنند که در اثر تلفیق پنج عامل (رضائیان 1376، 100-102) زیر به وجود می‌آید:
(1) تعداد عناصر تشکیل دهنده سیستم
(2) میزان تعامل عناصر مختلف سیستم
(3) نحوه تعامل عناصر مختلف سیستم
(4) ویژگیهای هر یک از عناصر سیستم
(5) درجه نظام یافتگی ذاتی سیستم
بنابراین اکتفا به برخی از شاخصهای مذکور برای تشخیص میزان پیچیدگی، گمراه کننده است. در واقع، برای به دست آوردن یک شاخص معنی‌دارتر، باید علاوه بر «تعداد عناصر» و «میزان تعاملهای میان آنها»، «نحوه تعامل»، «ویژگیهای هر یک از عناصر» و «درجه نظام یافتگی سیستم» نیز مورد ملاحظه قرار گیرند. به این ترتیب، تحلیلگر می‌تواند با استفاده از مجموعه این پنج شاخص، به مجموعه حالتهای ممکن قابل تصور برای سیستم دست یابد. برای مثال هنگام تعیین حیطه نظارت یک سرپرست، اگر کار خیلی تکراری باشد و اعضای گروه نیز خوب آموزش دیده باشند، با فرض اینکه هیچ تلاش عمدی برای به زحمت انداختن سرپرست انجام نشود، و نسبت بالایی از تعاملهای بالقوه به تعامل بالفعل تبدیل نشود، سیستم موردنظر، سیستمی ساده تلقی میشود. البته مجموعه قوانین و رویه‌های موجود نیز ممکن است موجب کاهش قابل ملاحظه تعاملهای مذکور شود. بنابراین، پیچیدگی یک مفهوم نسبی است که در اثر تعامل مجموعه عوامل پنج‌گانه مذکور معین میشود (نه فقط برخی از آنها، نظیر «تعداد عناصر» و «میزان تعامل»). برای مثال، سرپرستی که دو متخصص انرژی (که یکی ذغال سنگ را به مثابه امیدوارکننده‌ترین منبع انرژی آینده در نظر میگیرد و دیگری بر مزایای انرژی هسته‌ای تأکید دارد؛ یعنی وجود دیدگاه‌های متفاوت) زیر نظر وی کار میکنند، در مقایسه با کسی که حدود بیست مهندس نفت را سرپرستی میکند، با سیستمی بمراتب پیچیده‌تر مواجه است.
در واقع دو عامل اول به پیچیدگی «ساختاری» و سه عامل آخر به پیچیدگی «رفتاری» سیستم اشاره دارند. آنچه که در این جا مدنظر ماست بیشتر پیچیدگی رفتاری است. در پیچیدگی ساختاری تعداد عناصر سیستم خیلی زیاد بوده و میزان تعامل بین آنها بسیار زیاد یا حتی بی‌شمار است. در پیچیدگی رفتاری روابط علت و معلول کاملاً روشن نیستند و نتایج کوتاه مدت و بلند مدت خیلی متفاوتند. اقدامات اعمال شده بر روی بخش‌های مختلف سیستم نتایج متفاوتی دارند و ممکن است دخالت‌های حساب شده و روشن، نتایج غیر قابل پیش‌بینی و غیر منتظره داشته باشند. رفتار کلی سیستم به سختی قابل پیش‌بینی است. رفتار کلی سیستم در کل قابل مشاهده نبوده و اندازه‌گیری آن مخرب یا غیر قابل انجام است. به سختی می‌توان پیچیدگی رفتاری را بر اساس قوانین حاصل از نظریات بیان نمود چرا که داده کافی و پایا وجود ندارد (ساسمن 2000).
برای مثال، قوانین و مقررات مدون حاکم بر نحوه تعامل عناصر سیستم و عوامل تعیین کننده ویژگیهای آن عناصر، بر میزان پیچیدگی سیستم اثر می‌گذارند. برخی برای سنجش میزان پیچیدگی یک سیستم از دو عامل یا معیار «تعداد عناصر تشکیل دهنده سیستم» و «میزان تعامل عناصر مختلف سیستم» استفاده میکنند که ممکن در برخی موارد سطحی و گمراه کننده باشد. اگر کسی بررسی خود را به این دو بعد محدود کند، به مسیری هدایت میشود که ممکن است موتور ماشین سواری را در شمار سیستمهای بسیار پیچیده قرار دهد. زیرا موتور ماشین از تعداد قطعات زیادی تشکیل شده و به همین میزان نیز میان اجزای آن تعامل وجود دارد. همچنین براساس این دو شاخص پیچیدگی، تعامل میان دو نفر انسان (یک سیستم اجتماعی)، در شمار سیستمهای بسیار ساده قرار میگیرد زیرا این سیستم فقط دو عنصر دارد و میان آنها فقط دو رابطه تعاملی قابل تصور است. در صورتی که اگر فرد مذکور، در تحلیل خود به نقش سه عامل دیگر مؤثر بر پیچیدگی (یعنی «نحوه تعامل عناصر مختلف سیستم»، «ویژگیهای هر یک از عناصر» و «درجه نظام یافتگی ذاتی سیستم») نیز توجه کند، به نتیجه دیگری خواهد رسید. در مورد موتور ماشین، تحلیلگر مشاهده خواهد کرد که میزان تعامل موجود میان قطعات آن، از قوانین و توالی معینی تبعیت میکنند و ویژگیهای عناصر آن از پیش تعیین شده‌اند. بدین ترتیب با استفاده از این پنج شاخص پیچیدگی، تحلیلگر متوجه میشود که موتور ماشین در واقع یک سیستم بسیار ساده است در حالی که سیستم «تعامل میان دو انسان» که به ظاهر ساده به نظر می‌رسید، در واقع سیستم بسیار پیچیده‌ای است زیرا ویژگیهای هیچ یک از عناصر آن، از پیش قابل تعیین نیستند. از آنجا که احتمال شرطی بودن رفتار آنها، علی‌رغم وجود برخی قوانین ثابت در مکالمه و تعامل، بسیار کم است، نتیجه نهایی تعامل یا گفتگو قابل پیش‌بینی نیست زیرا عناصر این سیستم در رعایت یا عدم رعایت آداب معاشرت، آزادی عمل دارند و درجه قابلیت پیش‌بینی حالت نهایی برخورد آنها، بسیار پایین است. بنابراین، تحلیلگر متوجه میشود که این سیستم دو نفره، در واقع یک سیستم بسیار پیچیده است.
3- پیچیدگی و کنترل‌پذیری (رضائیان 1376، 80-83)
در صورتی که ویژگی «میزان پیچیدگی» را مبنای طبقه‌بندی سیستمها فرض کنیم، مجموعه‌ای مشتمل بر سیستمهای ساده، سیستمهای پیچیده، و سیستمهای بسیار پیچیده قابل تشخیص خواهد بود.
سیستم ساده، سیستمی است که تعداد اجزای تشکیل دهنده آن کم بوده و روابط محدودی میان آنها برقرار باشد در حالی که سیستم پیچیده، سیستمی است که دارای اجزای بسیار زیاد و به هم وابسته‌ای باشد و سیستم بسیار پیچیده نیز سیستمی است که شناسایی و تشریح دقیق اجزاء و ویژگیهای آن، امکانپذیر نباشد.
ویژگی دوم (قابلیت پیش‌بینی) با ماهیت سیستم از حیث «میزان قطعی بودن یا احتمالی بودن»، سر و کار دارد. در این مورد، دو وضعیت قابل تصور است: در وضعیت اول، اجزای سیستم به گونه‌ای کاملاً قابل پیش‌بینی با یکدیگر تعامل دارند در حالی که در وضعیت دیگر، رفتار سیستم قابل پیش‌بینی نیست، ولی ممکن است آنچه اتفاق می‌افتد، قابل پیش‌بینی باشد.
رفتار سیستمهای قطعی قابل پیش‌بینی است و سازمانها در شمار مصادیق آنها قرار نمی‌گیرند (برخلاف سیستمهای باز که شامل سازمانها نیز می‌شوند). از این رو، بندرت جلب توجه میکنند. مجموعه سیستمهای قطعی، سیستمهایی نظیر قرقره، ماشین تحریر، ماشینهای اداری، پردازش قطعات بر روی خط تولید، پردازش خودکار چک در بانک، و غیره را در بر میگیرد که در همه آنها خروجی سیستم از طریق نظارت بر ورودیهای سیستم، کنترل میشود.
پس از سیستمهای قطعی ساده، سیستمهای قطعی پیچیده مطرح می‌شوند که فقط از حیث «درجه پیچیدگی» با هم تفاوت دارند؛ برای مثال، کامپیوترها که بسیار پیچیده‌تر از «سیستمهای قطعی ساده» هستند، به طور کاملاً قابل پیش‌بینی کار میکنند. وجوه تمایز این دسته‌ها، نسبی و نامعین است. برای مثال، کامپیوترها به منزله سیستمهای قطعی پیچیده مطرح شدند در حالی که ممکن است از نظر یک متخصص، فاقد پیچیدگی باشند. همچنین بسیاری از افراد، موتور یک خودرو را سیستمی پیچیده به شمار می‌آورند در حالی که همین سیستم، از نظر «نیروهای فنی» یک سیستم قطعی ساده محسوب میشود. در همه مثالهای فوق، ماهیت سیستم «یک حالته» است یعنی رفتار آن به وسیله ترتیب ساختاری عناصر تشکیل دهنده‌اش معین میشود زیرا اگر ترتیب عناصر یک «سیستم قطعی» صحیح باشد، طبق الگویی که برایش تعیین شده است، عمل خواهد کرد.
اگر تعداد حالتهای قابل تصور برای نتایج عملکرد یک سیستم، بیشتر از یک باشد، ماهیت سیستم «احتمالی» است. مجموعه مصادیق سیستمهای احتمالی، از ساده‌ترین موارد ممکن (مانند پرتاب سکه که فقط دو حالت محتمل دارد) تا پیچیده‌ترین سیستمهای اجتماعی و سازمانها را (که حالتهای محتمل بسیاری برای آنها قابل تصور است) در بر میگیرد.
مثالهایی نظیر سیستم کنترل کیفیت و تناوب توقف دستگاهها، برای سیستمهای احتمالی ساده مطرح می‌شوند. در فرایندهای تولید دستی، با توجه به تفاوتهای فردی کارکنان، ممکن است کیفیت محصولات تولیدی متفاوت باشد به همین دلیل، برای تضمین حداقل کیفیت مورد نظر، از فنون کنترل کیفیت آماری استفاده میشود. همچنین با توجه به میزان فرسودگی قطعات و تناوب استفاده از یک ماشین، باید آن را در فواصل زمانی معینی تعمیر کرد. در چنین مواردی نیز توصیه میشود که برای کنترل، از روشهای آماری استفاده شود.
با افزایش پیچیدگی یک سیستم احتمالی و افزوده شدن بر تعداد حالتهای ممکن برای آن، پیش‌بینی نتایج عملکرد و کنترل رفتار آن سیستم، دشوارتر خواهد شد. در واقع، کنترل ورودیهای یک سیستم قطعی ممکن است به پیش‌بینی خروجیهای آن بینجامد در حالی که کنترل ورودیهای یک سیستم احتمالی فقط می‌تواند به پیش‌بینی دامنه نوسانات خروجیها منجر شود.
سیستمهایی نظیر انسان، سازمانهای بزرگ، و سیستمهای اقتصادی و اجتماعی، نمونه‌هایی از سیستمهای احتمالی بسیار پیچیده هستند. اینگونه سیستمها، حالتهای رفتاری و علمکردی متغیری دارند. برای مثال، یک سازمان بزرگ که خود از خرده سیستمهای زیادی تشکیل شده است، با سیستمهای بیرونی متعددی مانند دولت، رقبا، اتحادیه‌ها، تأمین کنندگان مواد اولیه، و بانکها سر و کار دارد. گاهی تعامل واحدهای داخلی و اجزای تشکیل دهنده سازمان با خرده سیستمهای محیطی، آنقدر با ظرافت و پویایی صورت میگیرد که تعریف تفصیلی سیستم را غیرممکن می‌سازد.
سیستمهای احتمالی ساده با روشهای آماری کنترل می‌شوند. در حالی که سیستمهای احتمالی پیچده را باید با روشهای پیچیده پژوهش در عملیات کنترل کرد. البته کارآیی روشهای پژوهش در عملیات نیز محدود است به طوری که برای کنترل «سیستمهای احتمالی بسیار پیچیده» (که به طور دقیق قابل تعریف نیستند) کفایت ندارند زیرا این گونه سیستمها، جزئیاتی غیرقابل تعریف دارند و نمی‌توان آنها را با «روش سنتی تجزیه و تحلیل» بررسی کرد.
در محیطهای کاری بندرت با سیتمهای قطعی مواجه می‌شویم زیرا بیشتر سیستمها، هم از حیث ساختاری و هم از حیث رفتاری، سیستمهایی احتمالی به شمار می‌آیند. در واقع هر سیستمی که علمکرد آن احتمالاً توأم با درصدی از خطاست، سیستمی احتمالی محسوب میشود. بررسی اینگونه سیستمها و روشهای کنترل آنها، معمولاً به صورت مجرد و انتزاعی انجام میگیرد. با وجود این، نتایج حاصل از این بررسیها، در سیستمهای واقعی نیز قابل استفاده هستند.
4- پیچیدگی در سیستمهای اجتماعی
سیستمهای اجتماعی، سیستمهای بسیار پیچیده‌ای از جنبه ساختاری و رفتاری هستند. انسان به همراه نقش‌های خود، اصلی‌ترین جزء این گونه سیستم‌هاست. هر سیستم اجتماعی شامل تعداد قابل ملاحظه‌ای از افراد، گروه و واحدهای سازمانی است که از جنبه‌های مختلفی با هم دیگر تعامل دارند. فرهنگ، ارزش، اعتقادات، مسائل سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، و حرفه‌ای چیزهایی است که بر نحوه تعامل بین آنها تأثیر می‌گذارد. اثرات ناشی از این عوامل و نحوه تعاملات حاصل به سختی قابل بررسی است. عناصر سیستمهای اجتماعی از پویایی زیادی برخوردارند. سیستمهای اجتماعی کمتر نظم یافته هستند و به مرور زمان تغییر میکنند. اهداف سیستمهای اجتماعی در طول زمان دستخوش تغییر می‌شوند. به عنوان یک سیستم باز، محیط سیستمهای اجتماعی تأثیر زیاد بر آن می‌گذارد و تشخیص این تأثیر دشوار است. اطلاعات در مورد شرایط سیستم کم یا غیرقابل دستیابی است. مسائل سیستمهای اجتماعی چند بعدی، مهم و وابسته به یکدیگر هستند.
شرایط فوق عموماً در سیستمهای اجتماعی وجود دارند اما میزان پیچیدگی در بین سیستمهای اجتماعی متفاوت است. به عنوان مثال، پیچیدگی در یک سازمان بوروکراتیک کمتر از پیچیدگی یک سازمان نوآورانه است و پیچدگی یک جامعه خیلی بیشتر از پیچیدگی یک سازمان معمولی است. آنچه که در این‌جا مد نظر ماست سیستمهای اجتماعی بسیار پیچیده هستند که کاهش پیچیدگی آنها دشوار یا غیر ممکن است.
5- ایجاد سیستمهای پیچیده
آنچه در مورد مراحل ایجاد سیستم در بخش 1 گفته شد مراحل عمومی همه سیستمها بود. اما در سیستمهای پیچیده این مراحل به تنهایی نمی‌توانند پاسخگوی ما باشند. در سیستمهای پیچیده ممکن است نیازها و مسائل به خوبی تعریف نشده باشند. سفارش دهنده سیستم تصویر و آگاهی کامل از آنچه که مطلوب اوست ندارد. نیازهای وی ممکن است با هم سازگار نباشند. ساختار سیستم مانند سیستمهای معمول تعریف شده نیست. مفاهیم و مبانی سیستم موجود نیستند یا مدون نشده‌اند. روشهای کمی و استفاده ازروشهای تحلیلی نمی‌تواند همه ابعاد سیستم را مورد بررسی قرار دهد چرا که خیلی از عناصر، ویژگیهای آنها و تعامل آنها با دیگر عناصر دارای مبانی روشن، تعریف شده و کمی نیستند. مهندسی سیستم نمی‌تواند به صورت کامل مفاهیم و مبانی سیستم را تعریف و تدوین نماید. خروجیهای سیستم به سادگی قابل پیش‌بینی نیستند. عوامل اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فناورانه زیادی بر سیستم تأثیر می‌گذارند.
شرایط فوق باعث می‌شوند در کنار توسعه مهندسی سیستمها، حوزه معماری سیستمها نیز شکل گرفته و توسعه یابد که ریشه در مقایسه مهندسی ساختمان و معماری ساختمان و رابطه بین آنها دارد. مهندس ساختمان با استفاده از اصول مهندسی سعی در ارائه طرحی دارد که دارای ویژگیهای فنی و کاربری مورد نیاز بوده و نکات مهندسی در آن رعایت شده باشد. اما معمار ساختمان سعی در ارائه ساختاری دارد که تا حد ممکن منطبق بر نیاز مشتری باشد و عوامل اقلیمی، فرهنگی، زیباشناختی، همخوانی با محیط و غیره در آن رعایت شده باشند. بخشی از کار معمار ساختمان هنری و ذهنی است که از تجربه، شناخت و بینش حاصل شده است و جنبه کمی و مهندسی ندارد.
6- معماری سیستمها
معماری در پاسخ به مسائل بسیار پیچیده‌ای ظاهر میشود که نمی‌توانند با استفاده از قواعد و رویه‌های از پیش وضع شده حل شوند. تعریف کلاسیک معماری عبارتست از «طرح‌ریزی و ساخت ساختارها». اگر واژه «ساختار» در سطح وسیع‌تری شامل آرایش‌ها و ترکیب‌ها، چارچوب‌ها و شبکه‌ها و سیستمها فرض شود آنگاه معماری سیستمها، طرح‌ریزی و ساخت سیستم‌هاست. معماری سیستمها ترکیبی از اصول و مفاهیم سیستمها و معماری است. به بیان دیگر معماری سیستمها، نظریه سیستمها و مهندسی سیستمها را با نظریه، رسم و رسوم و حرفه معماری ترکیب میکند. هسته معماری در مفهوم‌سازی4 سیستم است. در زیر مقایسه‌ای بین واژگان معماری و مهندسی شده است:
اساس معماری، ساختاربندی12 است. ساختاربندی یعنی تبدیل شکل13 به کارکرد14، ایجاد نظم و ترتیب در هرج و مرج یا تبدیل ایده‌های ناقص شکل گرفته یک مشتری به یک مدل مفهومی عملی. ایجاد تعادل بین نیازها، هماهنگ کردن فصل مشترک‌ها و بین افراط و تفریط حد واسط را گرفتن، فنون کلیدی ساختاربندی هستند.
7- معماری سیستمها در مقابل مهندسی سیستمها
یک بعد از مقایسه معماری و مهندسی سیستمها، بررسی جایگاه آنها در مراحل ایجاد سیستم‌هاست. در شکل 4 مدل آبشاری ترسیم شده از مراحل ایجاد سیستم در بخش 1، توسعه داده شده و جایگاه معماری سیستمها در آن مشخص شده است. جایگاه معماری چه در شکل زیر و چه در عمل، به جای اینکه به طور مستقیم در جریان ایجاد سیستم قرار گیرد در یک طرف آن قرار داشته و موازی با آن است. ارتباط بین مشتری و معماری باید خیلی قوی باشد به گونه‌ای که اغلب معمار نماینده مشتری است حتی اگر از جهت قراردادی به واسطه سازنده یا شخص ثالثی استخدام شده باشد.
مهندسی و معماری سیستمها
همانگونه که ملاحظه میشود در سیستمهای پیچیده اجتماعی عوامل متعدد بیرونی وجود دارند که بر فرایند ایجاد سیستمها تأثیر می‌گذارند. عوامل اجتماعی و سیاسی، پایایی و عناصر جهان واقعی به جریان اصلی ایجاد سیستمها وصل شده‌اند. در این شکل هر چه ضخامت خط بیشتر باشد نشان دهنده ارتباط بیشتر و قوی‌تر است.
معماری معمولاً با تولید یک توصیف ذهنی یا نوشتاری مجرد (یک مدل) از سیستم و محیطش آغاز میشود. گامها و شاید سالهای زیادی بین این تجرد و ارزیابی نهایی وجود دارد. دقیقاً قبل از اینکه ارزیابی کامل شود، سیستم با جهان واقعی روبرو میشود. عدم آگاهی از این که جهان واقعی می‌تواند کاملاً متفاوت از مدل مفهومی معمار از جهان باشد خیلی از ساختارهای پیش از این عقلایی را با مشکل مواجه ساخته است.
فرضیات تست خواهند شد و شاید ناقص شناخته شوند. نظریه‌ها، ایده‌ها و طرح‌ها تست خواهند شد. جهانی که سیستم در آن به وجود خواهد آمد احتمالاً در هنگام ساخت سیستم تغییر خواهد کرد.
کار یک معمار سیستم این است که ساختاری در شکل یک سیستم از جهان بدساخت یافته و ذاتاً نامحدود از نیازهای بشری، فناوری، اقتصاد، سیاست، مهندسی و امور صنعتی تولید نماید. معمار سیستم باید اصول مهندسی که هر ساختار بر آن بنا میشود را بداند. در این راه تجربه و قدرت تشخیص ضروری است و معمار باید بینش حاصل از تجارب قبلی را کسب نماید. مسئله معمار این است که پیچیدگی را به درجه‌ای قابل کنترل کاهش دهد، خصوصاً تا جایی که بتوان آن را با فنون قدرتمند تحلیل مهندسی بررسی نمود. تنها باید کارکردهای ضروری را مد نظر قرار داد. به منظور داشتن جوابهایی در حدود عملی، باید محدودیتهایی را بکار بست. بنابراین معمار یک «مهندسی عمومی» نیست بلکه متخصص در کاهش پیچیدگی، عدم قطعیت و ابهام به مفاهیم عملی است.
از جهت نظری سیستمها دارای مرز مشخصی نیستند یا به عبارت دیگر مرز ندارند. اما در عمل در مطالعه سیستمها مرزی برای سیستم تعریف میکنند. این کار برای سیستمهای پیچیده خیلی مشکل‌تر بوده و حتی ممکن است نشدنی باشد. یکی از تفاوتهای معماری با مهندسی و روش علمی در این نقطه اتفاق می‌افتد. در مهندسی مرز تعریف شده خوبی برای سیستم یا مسئله سیستم تعریف میکنند و سپس یک راه حل محدود شده و مشخص15 ارائه میکنند. اما در معماری از آنجایی که با سیستمهای پیچیده و بدون مرز روبرو هستیم، معمار به جای راه حل، ساختاری خلق میکند که جواب رضایت‌بخشی برای مسئله تولید خواهد کرد. این ساختار، ساختاری باز16 خواهد بود که می‌تواند خود را با رخدادها و شرایط متغیر تطبیق دهد.
مقایسه معماری و مهندسی سیستمها را از دیگر ابعاد توضیح می‌دهد:
مهندسی تقریباً به صورت کامل با چیزهای قابل اندازه‌گیری سر و کار دارد و از ابزار تحلیلی حاصل از ریاضیات و علوم سخت استفاده میکند؛ یعنی مهندسی یک فرایند استنتاجی است. معماری تا حد زیادی با چیزهای غیر قابل اندازه‌گیری سر و کار دارد و از ابزار غیر کمی و رهنمودهای مبتنی بر درس‌های عملی فراگرفته استفاده میکند؛ یعنی معماری فرایندی استقرایی است.
مهندسی با هزینه‌های کمی سر و کار دارد. معماری با ارزش‌های کیفی سر و کار دارد.
هدف مهندسی بهینه‌سازی فنی است. هدف معماری رضایت مشتری است.
مهندسی بیشتر ناشی از علم است. معماری بیشتر ناشی از هنر است.
مسائل مهندسی دارای تعریف روشنی هستند.
مسائل معماری ممکن است مبهم، تعریف نشده یا ناشناخته باشند.
مهندسی سیستم مبتنی بر شکل سیستم است.
معماری سیستم مبتنی بر کارکرد سیستم است. ساختارها از بالا به پائین و بر اساس کارکرد سیستم (به جای شکل سیستم) طراحی می‌شوند.
مهندسی برای یک سازنده و در تعامل با معماری انجام میشود. معماری برای یک مشتری و در تعامل با یک سازنده انجام میشود.
کاربرد بهترین روشهای مهندسی پذیرش سیستم بر اساس ساختار طراحی شده، مشخصات عملی، استانداردها و قراردادها تضمین میشود و در پایان پروژه، مهندسی چنین پذیرش‌هایی را تأیید میکند.
معماری به تعیین ساختار بهتر کمک میکند، یعنی کمک میکند که اولویت‌های نسبی، عملکرد قابل پذیرش، هزینه و زمان‌بندی، به حساب آوردن عواملی مانند ریسک فناوری، اندازه بازار برآورد شده، حرکت‌های رقابتی احتمالی، روندهای اقتصادی، نیازمندی‌های نظارتی سیاسی، سازمان پروژه و قابلیتهای مربوط (قابلیت دسترسی، قابلیت عملیاتی، قابلیت ساخت، قابلیت بقاء و غیره) مد نظر قرار گیرند و در پایان پروژه، معماری، تکمیل و عملیات رضایت‌بخش سیستم را تأیید میکند.
مهندسی تمایل به تمرکز بر فصل مشترک‌های زیر سیستمهای تعریف شده، تحلیل و اجرای مشخصات دارد. معماری تمایل به تمرکز بر مفاهیم، خلق، مشخصات سطح بالا، فصل مشترک‌های فنی و غیر فنی و موفقیت در مأموریت دارد.
تعداد مهندسین بیشتر است.
تعداد معماران کمتر است زیرا ساختارها محصول یک ذهن تنها یا یک تیم کوچک هستتند تا یکپارچگی ساختار درست شده حفظ شود.
با وجود این تفاوتها، معماری و مهندسی دو سر طیفی از کارهای سیستمی هستند. معماری و مهندسی نقش‌هایی هستند که توسط مشخصه‌هایشان از یکدیگر متمایز می‌شوند. مهندسین اغلب نقش‌هایی را در طول طیف اتخاذ میکنند. از آنجایی که موفقیت بستگی به هر دو، یعنی ساختار دست یافتنی و پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز آن، دارد ضرورتاً معمار و مهندس مسئول موفقیت یکدیگر هستند.
در معماری باید ساختارها، روانشناسی، هنر و زیبایی‌شناسی در کنار هم گرد بیایند. همه اینها نیز باید با محیط فیزیکی و اجتماعی و سیستم مورد مطالعه سازگار باشند. بنابراین معماری هم علم است و هم هنر. شق علمی آن مبتنی بر تحلیل، واقعیت بنیاد، منطقی، و استنتاجی است. شق هنری آن مبتنی بر خلق و تولید، شهودی، نقادانه و استقرایی است. هر دو شق برای تکمیل معماری یک سیستم پیچیده و مدرن ضروری است.
8- متدولوژی‌های فرایند معماری
مهمترین متدولوژی‌ها در فرایند معماری عبارتند از:
(1) تجویزی17 (مبتنی بر راه حل؛ مانند: دستورعمل‌های ساخت و استانداردهای شبکه)
(2) عقلایی18 (مبتنی بر روش حل؛ مانند: تحلیل و مهندسی سیستمها)
(3) مشارکتی19 (مبتنی بر ذینفع؛ مانند: مهندسی همزمان و طوفان مغزی)
(4) هیوریستیک20 (درس‌های فراگرفته؛ مانند: ساده کنید. ساده کنید. ساده کنید.)
دو متدولوژی اول بیشتر دارای محتوای علمی هستند و دو متدولوژی آخر بیشتر محتوای هنری دارند.
متدولوژی تجویزی مبتنی بر راه حل است؛ این روش ساختاری را تجویز میکند به این شکل که «ساختار باید اینگونه باشد». مانند دستنامه‌ها، دستورعمل‌های ساختمان‌سازی، و بیانیه‌های معتبر. از آنها پیروی کنید و بنابر تعریف، نتیجه موفقیت‌آمیز خواهد بود.
محدودیتهای روش تجویزی (مانند پاسخ به تغییرات عمده در نیازها، اولویتها یا شرایط) منجر به روش عقلایی شده است یعنی اصول علمی و ریاضی باید در رسیدن به یک جواب برای مسئله دنبال شوند. این روش مبتنی بر روش حل و قواعد است. هر دو روشهای تجویزی و عقلایی تحلیلی، استنتاجی، مبتنی بر تجربه، به راحتی قابل تأیید، خوب شناخته شده و در سطح وسیعی در علم و صنعت تجربه شده‌اند.
در مقایسه با متدولوژی‌های مبتنی بر علم، هنر یا حرفه معماری (مانند حرفه پزشکی، حقوق و بازرگانی) غیر تحلیلی، استقرایی، به سختی قابل تأیید، کمتر شناخته شده و حداقل تا سالهای اخیر به ندرت در علم یا صنعت به‌صورت رسمی تدریس شده‌اند. هنر یا حرفه معماری فرایندی از بینش‌ها، دید، شهود و الهام، آراء تشخیص و تمیز و حتی سلیقه و ذوق است. معماری کلید خلق انواع واقعاً نو از سیستمها برای کاربردهای نو و اغلب بی‌سابقه است.
متدولوژی مشارکتی واقف بر پیچیدگی به وجود آمده توسط ذینفعان متعدد است. هدف این روش اتفاق نظر است. در خیلی از موارد تنها باید مشتری، معمار و پیمانکار اتفاق نظر داشته باشند اما وقتی که سیستمها پیچیده‌تر می‌شوند مشارکت‌کنندگان جدید و متفاوتی باید توافق داشته باشند.
مهندسی همزمان21 برای کمک به دستیابی به اتفاق‌نظر بین مشارکت‌کنندگان توسعه داده شده است. بیشترین ارزش آن و بیشترین استفاده آن برای سیستمهایی است که در آنها همکاری گسترده برای پذیرش و موفقیت ضروری است. برای مثال، سیستمهایی که مستقیماً روی بقا افراد یا مؤسسات تأثیر می‌گذارند. ضعف‌های شناخته شده این روش عبارتند از: طرح نامعقول اجرای روش توسط کمیته، طوفان مغزی انحرافی، اذهان بسته تفکر گروهی و افراد بدون قدرت تصمیم‌گیری اما با حق خارج از کنترل برای انتقاد کردن.
متدولوژی هیوریستیک‌ها مبتنی بر «شعور22» است یعنی مبتنی بر چیزی که در یک موقعیت و شرایط مفروض، ملموس و محسوس است. شعور مربوط به یک شرایط و اوضاع و احوال، از تجربه عمومی بدست می‌آیند که در ساده‌ترین و خلاصه‌ترین شکل ممکن بیان شده‌اند. این بیانیه‌ها هیوریستیک نامیده می‌شوند و از اهمیت خاصی در معماری برخوردارند زیرا راهنماییهایی در فراز و نشیب مسائل سیستمی دشوار و خطرناک ارائه میکنند. به‌عنوان مثال «ساده کنید»، یکی از مهمترین هیوریستیک‌هاست و منظور آن ساده‌سازی سیستم با استفاده از مدلسازی و حذف موارد غیرضروری است.
ماهیت معماری کلاسیک در حین حرکت پروژه از یک مرحله به مرحله دیگر تغییر میکند. در مراحل اولیه پروژه، معماری، ساختاربندی یک مخلوط ساخت نیافته از رویاها، امیدها، نیازها و امکانات فنی است. در این مراحل چیزی که بیشتر از همه نیاز است یک خلق یا تولید الهام گرفته از فناوریهای عملی است. در این‌جا هنر معماری نیاز است. سپس، معماری، هماهنگ‌سازی زیر سیستمها و علایق است و در این مقطع، زمان متدولوژی عقلایی و تجویزی فرا می‌رسد.
منابع:
رضائیان، علی. 1376. تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم. تهران: سمت.
Maier, M. W., and Rechtin, E. 2000. The Art of Systems Architecting. 2nd ed. New York. CRC Press.
Rechtin, E. 1991. Systems Architecting: Creating and Building Complex Systems. London: Printice Hall.
Sussman, JR., J. M. 2000. Ideas on complexity in systems: Twenty views. MIT Engineering Systems Division Working Papers Series ESD-WP-2000-02.
پی نوشت‌ها :
1. waterfall model
2. interfaces
3. complexity
4. conceptualization
5. structure
6. architecture
7. engine
8. architecting
9. engineering
10. architect
11. engineer
12. structuring
13. form
14. function
15. closed-form
16. open architecture
17. normative
18. rational
19. participative
20. heuristic
21. concurrent engineering
22. common sense
Systems Engineering is an interdisciplinary process that ensures that the customer's needs are satisfied throughout a system's entire life cycle. This process is comprised of the following seven tasks. State the problem. Stating the problem is the most important systems engineering task. It entails identifying customers, understanding customer needs, establishing the need for change, discovering requirements and defining system functions. Investigate alternatives. Alternatives are investigated and evaluated based on performance, cost and risk. Model the system. Running models clarifies requirements, reveals bottlenecks and fragmented activities, reduces cost and exposes duplication of efforts. Integrate. Integration means designing interfaces and bringing system elements together so they work as a whole. This requires extensive communication and coordination. Launch the system. Launching the system means running the system and producing outputs -- making the system do what it was intended to do. Assess performance. Performance is assessed using evaluation criteria, technical performance measures and measures -- measurement is the key. If you cannot measure it, you cannot control it. If you cannot control it, you cannot improve it. Re-evaluation. Re-evaluation should be a continual and iterative process with many parallel loops.
This process can be summarized with the acronym SIMILAR (Bahill and Gissing, 1998).
داشتن کسب و کاری با حداکثر بهینگی رویای هر شرکت و سازمانی هست. آنچه شرکت‌ها به دنبال آن هستند نمایش اطلاعات سریع ولی راهبردی و بسیار خاص از وضعیت عمومی شرکت خود میباشد تا بتوانند بهترین تصمیم را در کمترین زمان ممکن بگیرند و نتیجه آن افزایش بهره وری شرکت و در نتیجه سود بیشتر میباشد. هوش سازمانی با توجه و تمرکز بر رشد و تقویت سازمان می‌تواند موفقیت سازمان را تضمین کند.
تسریع در ارائه خدمات و کاهش دادن زمان فرآیندها، کاهش هزینه‌های نیروی انسانی، ارائه سرویس‌های بدون تعطیلی، شفاف بودن کسب وکار، تشکیل پایگاه‌های دانش برای آموزش و توسعه کسب و کار ازجمله مزایای هوشمندسازی سازمان هستند.
مدیریت دانش، به مدیران سازمانها کمک میکند تا به تحلیل مناسبی از مسائل سازمان دست یابند و تصمیمات سنجیده تری اتخاذ کنند و سازمان هوشمند از طریق پیوند دانش سه گروه از متخصصان (متخصصان حرفه ای، متخصصان اطلاعات و متخصصان فناوری اطلاعات) و با تکیه بر دانشهای موجود در سازمان (ضمنی، صریح، زمینه‌ای و فرادانش) بر عملکردش می‌افزاید، دانش و مهارت متخصصان اطلاعات در واقع زیربنای دانش سازمان هوشمند تلقی میگردد که رکن اساسی هوشمند سازی سازمان را شامل میشود.
مارچ و اولسن (1979)، براین عقیده‌اند که هوش سازمانی دو فرآیند اساسی را به وجود می‌آورد
- محاسبه عقلائی
- یادگیری از تجربه
محاسبه عقلائی انتخاب یک گزینه بر اساس ارزیابی آنچه که پیش‌بینی شده و آنچه که به دست آمده صورت میگیرد.
اما یادگیری از تجربه انتخاب یک گزینه بر اساس انبوهی از تجربیات گذشته و قوانین به وجود آمده میباشد که نگاهی به گذشته و تاریخ دارد تا اینکه راهنمایی برای عملکرد آینده خویش بیابد.
سازمان هوشمند
سازمان هوشمند در واقع سازمانی است که نخست اطلاعات و هوشمندی را برای برآورد نیازهای مشتریان، هماهنگ و اداره کند. دوم به ایجاد و تبدیل منابع هوشمند بیش از مدیریت فیزیکی و دارائیهای موجود وابسته باشد. وقتی این وظایف به هم گره می‌خورند و متراکم می‌شوند، خوشه‌های هوشمند قابل کنترل را به وجود می‌آورد که فعالیتهای خدماتی خوانده میشود (کوئین، 1992).
نقش فناوری اطلاعات در هوشمندسازی سازمان
فناوری اطلاعات امکان واگذاری فعالیتهای خدماتی به سازمانهای دیگر به وجود می‌آورد. این سازمانها با بکارگیری فناوری اطلاعات توجه خود را بر روی محصولات دانش محور متمرکز میکنند، که در عرصه رقابت موجب برتری آنها میگردد. آنگاه سازمان هوشمند، سیستمهای هوشمند مدیریت اطلاعات را برای هماهنگ کردن بسیاری از مراکز فعالیتی که به طور پراکنده نیازهای مشتریان را برآورده میکنند به کار میگیرد.
صاحب نظران هوش سازمان را به عنوان توانایی جهت سر و کار داشتن با پیچیدگی تعریف میکنند، از این دیدگاه هوش سازمانی یعنی توانایی کسب، مشارکت و انتقال دانش است.
از نظر گریگوری (1994) مفهوم هوش دو معنی را نشان می‌دهد:
- تملک دانش
- دانش آفرینی
تملک دانش، انباشت دانش را فراهم می‌آورد که ما آن را به منظور درک و با رفع مشکل به کار می‌گیریم. ایجاد دانش زمانی اتفاق می‌افتد که نوآوری برای حل مشکلات جدید به وجود آید طوریکه نتوان آن را در انباشت دانش یافت. بنابراین می‌توان گفت که ایجاد نوآوری، نشانه رفتار هوشمندانه است.
شاید بتوان هوش را کیفیت رفتار تصور کرد. رفتاری که روشهای مؤثر را برای سازگاری جهت برآوردن نیازها با توجه به تغییرات محیط نشان دهد.
تعیین پیچیدگی‌ها
پیچیدگی با پاسخ به پرسش‌های ذیل معین میشود.
چرا به منابع اطلاعاتی زیادی نیاز داریم؟
چگونه بسیاری از عناصر کاری با هم هماهنگ می‌شوند؟
چه نوع و چه مقدار روابط این عناصر را به هم پیوند میزند؟
تعیین هوش سازمانی
براساس تجزیه و تحلیل این پرسش‌ها، هوش سازمانی از سه طریق معین و محاسبه میگردد:
- توانایی جهت دسترسی به دانش و اطلاعات (اتصال)
- توانایی برای ترکیب و توزیع اطلاعات (مشارکت)
- توانایی برای گزینش مفهومی داده‌ها (ساختدهی)
همچنین فرایند یادگیری سازمانی نیز مبتنی بر کسب دانش، توزیع دانش و تفسیر دانش میباشد.
کسب دانش: ابزار ارتباط دهی منابع اطلاعات عبارتند از: رسانه‌ها، موقعیت‌ها و کاربران. در کسب دانش اطلاعات دقیق متشکل میگردد و در زمان مناسب و موقعیت مناسب در اختیار کاربران مناسب قرار میگیرد.
توزیع دانش؛ افراد می‌توانند در تفسیر و اجرای داده‌ها شریک شوند و داده‌ها را به خوبی پردازش نمایند. در توزیع اطلاعات، سازمان به همراه واحدها و اعضای خود در اطلاعات کسب شده شریک می‌شوند.
تفسیر دانش: ساختدهی و با تفسیر اطلاعات نیز به معنی مفهوم بخشیدن و با درک معنایی اطلاعات است. طبقه‌بندی مقوله‌ها، فهرستها، جداول و پالایش آنها تفسیر محسوب میشود.
افراد به دلیل ساختارهای اعتقادی متفاوت و بینشهای خاص خود تفسیرهای گوناگونی دارند. بنابراین مرحله تفسیر اطلاعات بیشترین توان را برای بهره برداری راهبردی از اطلاعات دربر دارد (مینسکی، 1986).
نمودار: فرآیند یادگیری سازمانی (مینسکی، 1986 و رهنورد 1378)
فرآیند یادگیری سازمانی (مینسکی، 1986 و رهنورد 1378)
فرآیند یادگیری سازمانی (مینسکی، 1986 و رهنورد 1378)
منبع
http://scrci.com/
https://www.modares.ac.ir/
هوشمندسازی سازمان، دکتر شعبان الهی، پیام مدیریت، دانشگاه تربیت مدرس، 1381
- تهیه برنامه عملیاتی توسعه خدمات الکترونیک دانشگاه شامل:اهداف، اولویتها، زمان بندی در سه سطح اطلاع رسانی، تعاملی و تراکنشی و پیشنهاد آن به کمیسون راهبری دولت الکترونیک و راهبری استقرار آن پس از تصویب.
- برنامه ریزی برای مستند سازی و تهیه شناسنامه خدمات الکترونیکی دانشگاه و راهبری اجرای برنامه
- تعیین اولویت برای اصلاح فرآیندهای سرویس گرا مبتنی بر نقشه فرآیندهای دانشگاه
- تصویب راهبردها و برنامه توسعه دسترسی مردم به ارائه خدمات از طریق دفاتر پیشخوان، مجتمع‌های خدمات اداری و ...
- راهبری و نظارت بر پورتال و درگاه‌های خدمات رسانی دانشگاه و ارزیابی و رتبه بندی آنها
- مدیریت تعامل دانشگاه با سایر دستگاه‌های اجرایی برای ایجاد پنجره واحد خدمات مشترک
- راهبری اجرای آموزش مدیران، کارکنان و کارشناسان واحد فناوری اطلاعات دانشگاه و کارگزاران ارائه خدمات دولتی
- راهبری اجرای برنامه فرهنگ سازی و توانمند سازی مردم در استفاده از خدمات الکترونیکی
یکی از مهمترین پیشرفت‌هایی که در زمینه فناوری اطلاعات به وجود آمده هوشمندسازی سازمانها میباشد. منظور از هوشمندسازی فرآیندهای اتوماسیون شده، امکان اخذ تصمیمات مبتنی بر دانش و بر پایه اطلاعات وسیع بیمه‌ای در سیستمها میباشد.
منظور از هوشمندسازی فرآیند اتوماسیون شده یعنی امکان اخذ تصمیمات مبنی بر دانش و بر پایه اطلاعات وسیع بیمه‌ای در سیستمها میباشد.
عامل استراتژی هوشمندسازی سازمانها چیست؟
افزایش روز به روز حجم اطلاعات و تغییرات شتابان محیطی و مهم بودن ارتباط مستمر با محیط پیچیده و پویا، نیازمند مدیریت دانش، توزیع دانش سازماندهی و تحلیل و تفسیر آنها میباشد.
مدیریت دانش به مدیران کمک میکند تا اطلاعات را به صورت درست تحلیل کنند و با انتخاب درست تصمیمات مهم و اساسی برای سازمان خود بگیرند و در جهت رشد و ارتقا آن تلاش کنند.
در سازمانهای کنونی دانش یک سرمایه و مدیریت آن اساسی‌ترین اولویت مورد تاکید است و برای تحقق آن سازمانها به اجرای استراتژی می‌پردازند که به هوشمندسازی هر چه بیشتر سازمانها کمک میکند.
در نتیجه دانش سازمانی این امکان را به سازمان می‌دهد که دانش را ایجاد،گزینش و منتشر کند و تخصص‌هایی را که برای یادگیری مستمر و پویا ضروریست یاد بگیرند و مدیریت استراتژیک را سرلوحه کار خود بگذارند.
ویژگی سازمانهای هوشمند چیست؟
１. این سازمان تمامی اطلاعات، مواد و انرژی را دریافت میکند و بعد از پردازش آنها را به کالا و خدمات تبدیل میکند.
２.رابطه بین سازمان و محیط اطراف یم رابطه دو طرفه و حیاتی محسوب میشود.
３.موجودیت آنها به محیط وابسته است و می‌دانند که باید برای رشد و بقای خود از ناپایداری محیط اطلاعات داشته باشند و رفتارشان را نسبت به آن تغییر دهند.
مزایای هوشمند سازی سازمانها چیست؟
１.تسریع در ارائه خدمات و کاهش دادن زمان فرآیندها
２.کاهش هزینه‌های نیروی انسانی
３.ارائه سرویس‌های بدون تعطیلی
４. شفاف بودن کسب وکار
５.تشکیل پایگاه‌های دانش برای آموزش و توسعه کسب و کار
تفاوت سازمانهای هوشمند و سنتی در چیست؟
هوشمندی سازمانهای سنتی به هوشمندی افرادی که در آنجا کار میکنند و همچنین مدیران آن سازمان وابسته میباشد . اما سازمانهای هوشمند تفاوت‌هایی دارند.
در این سازمانها اطلاعات را به صورت هوشمند قرار می‌دهند . علاوه بر بهره گیری از هوشمندی عناصر داخلی به هوشمندی فراگیر می‌رسند که مستقل از هوشمندی اجزای آنها میباشد.
اولین مشخصه سازمانهای هوشمند نوع تغییر پذیری آنها میباشد.
سازمان‌هایی که بدون فناوری هوشمند اداره می‌شوند تنها به اندازه تغییر مدیرشان تغییر میکنند زیرا مدیر باید برای هر نوع تغییر در سازمان وقت و انرژی صرف کند تا بتواند داده‌ها تحلیل کند و به جذب کارکنان و مشارکت آنها بپردازد.
هوشمندسازی سازمان چیست؟
فناوری اطلاعات چه نقشی در هوشمند سازی سازمانها دارد؟
فناوری اطلاعات امکان واگذاری فعالیتهای خدماتی به سازمانهای دیگر به وجود می‌آورد و این سازمانها توجه خود را بر روی محصولات دانش محور متمرکز میکنند که در این بازار رقابت باعث برتری آنها میشود. در آن زمان سازمان هوشمند، سیستمهای هوشمند مدیریت اطلاعات را برای هماهنگ کردن بسیاری از مراکز فعالیتی که نیازهای مشتری را به صورت پراکنده برطرف می‌سازد به کار میگیرند.
از نظر گریگوری هوش دو مفهوم دارد:
１.تملک دانش
２.دانش آفرینی
شاید بتوانیم هوش را کیفیت رفتار تصور کنیم. رفتاری که روشهای موثری را برای سازگاری در راستای برآوردن نیازها با توجه به تغییرات محیط نشان دهد ما پیچیدگی آن با پاسخ به پرسش‌های زیر تعیین میشود:
１.چرا به منابع اطلاعاتی زیادی نیاز داریم؟
２.چگونه بسیاری از عناصرکاری با یکدیگر هماهنگ می‌شوند؟
３.چه نوع و چه میزان روابط این عناصر را به هم پیوند میزند؟
بر اساس تجزیه و تحلیل این پرسش‌ها، هوش سازمانی از سه طریق محاسبه میشود:
１.توانایی برای دسترسی به دانش و اطلاعات
２.توانایی ترکیب و توزیع اطلاعات
３.توانایی برای گزینش مفهومی داده‌ها
علاوه بر اینها یادگیری سازمانی نیز مبتنی بر کسب دانش، توزیع دانش و تفسیر دانش میباشد.
１.کسب دانش: در کسب دانش اطلاعات دقیق تشکیل میشود و در زمان و موقعیت مناسب در اختیار کاربران قرار میگیرد.
２.توزیع دانش : در توزیع دانش و اطلاعات، سازمان به همراه واحدها و اعضای خود در اطلاعات کسب شده شریک می‌شوند.
３.طبقه بندی مقوله‌ها، فهرستها، جداول و پلایش آنها تفسیر به حساب می‌آید.
سازمان هوشمند یک سازمان یادگیرنده است؟
سازمانهای هوشمند برای دستیابی به اهدافشان باید بر اساس دامشی که از محیط دارند سازگار شوند. بنابراین سازمان هوشمند یک سازمان یادگیرنده است که این سازمانها دارای ۵ مشخصه می‌باشند:
１.تسلط فردی
２.الگوهای ذهنی
３.چشم انداز مشترک
４.یادگیری گروهی
５.تفکر سیستمی
از طرف دیگر نیز سازمانهای یادگیرنده مهارت‌هایی را در ایجاد کسب و انتقال دانش دارد و رفتارش را در جهت منعکس کردن دانش و اطلاعات جدید تصحیح میکند.
کلام آخر :
سازمان هوشمند، قابلیت و مهارت‌های خاصی برای سازمان دهی و به اشتراک گذاشتن دانشهای سازمان خود دارد.
افزایش روز به روز اطلاعات و تغییرات محیطی نیازمند هوشمندسازی سازمانها میباشد تا به سازمانها در جهت تحلیل مناسب و گرفتن تصمیمات مهم کمک کند. دنیای کار جدید نیازمند درک مشکلات جدید است که با موقعیتهای محیطی تغییر میکند.
به کارهایی که گوشی هوشمندتان می‌تواند در یک روز کاری برایتان انجام دهد فکر کنید؛ شما می‌توانید با استفاده از آن ایمیل خود را چک نمایید، اسناد و مدارک را ویرایش کنید و از هر جایی که هستید، بر عملکرد کارمندان نظارت داشته باشید.
فراتر از این کارهای اساسی، چند اپلیکیشن و برنامه به کمک اینترنت اشیاء برای رفع نیازهای حرفه‌ای خاصی به وجود آمده اند. اینترنت اشیاء کم کم جای خود را بین کلمات روزانه باز میکند اما در واقع، زمان زیادی است که در زندگی ما وجود دارد.
اینترنت اشیاء همانطور که خانه‌ها را به یک محیط امن تر و راحت تری تبدیل کرده و پدیده‌ای به نام خانه‌ی هوشمند را به وجود آورده است، آینده‌ی سازمانها و دفاتر کار را نیز تغییر می‌دهد. در سال ۲۰۰۸ تعداد وسایل متصل به اینترنت از انسان‌هایی که به اینترنت وصل بودند، بیشتر بود و تخمین زده میشود تا سال ۲۰۲۰ شمار وسایل متصل به اینترنت به ۵۰ میلیارد برسد.
منظور از هوشمند سازی ادارات و سازمانها چیست؟
زمانی که فضای یک اداره یا سازمان مجهز به وسایل هوشمند و البته متصل به اینترنت باشد، می‌توان آنجا را یک فضای هوشمند تلقی کرد. در یک اداره‌ی هوشمند، وسایل هوشمند متصل به اینترنت یک اکوسیستم هوشمند را ایجاد میکنند و به وسیله‌ی آنها می‌توان شرایط کاری و همه‌ی کارها را کنترل، مدیریت و نظارت کرد.
مزایای هوشمند سازی ادارات
راحتی. داشتن کنترل بر دما و رطوبت به صورت مستقیم از گوشی همراه، به کارمندان این امکان را می‌دهد تا فضا را به شرایط مطلوب خود دربیاورند.
افزایش راندمان کارمندان. بسیاری از کارها در پی هوشمند سازی کاملا خودکار می‌شوند و کارمندان به جای انجام آن کارها، بر روی وظیفه‌ی اصلی خود تمرکز میکنند. در نتیجه، اهداف حرفه‌ای سریع تر و صحیح تر به دست می‌آیند.
صرفه جویی در مصرف انرژی. تنظیم خودکار روشنایی و دما در دفتر کار باعث استفاده‌ی موثر از منابع انرژی و جلوگیری از هدر رفتن آنها میشود.
افزایش امنیت. ابزارهایی مثل دوربین مداربسته و سنسورهای متصل به اینترنت به ساختن مکانی امن کمک میکنند. بعلاوه، می‌توانند شفافیت را در انجام کارها افزایش و فساد اداری را کاهش دهند.
سازمان به عنوان سیستم باز؛ اطلاعات، مواد و انرژی را از محیط دریافت میکند و آنگاه آنها را پردازش کرده و به دانایی، کالا و خدمات تبدیل می‌نماید تا در محیط مورد استفاده قرار میگیرد؛ بنابراین، رابطه محیط و سازمان یک رابطه دوطرفه و حیاتی است. سازمانها برای توجیه موجودیت مستمرشان به محیط وابسته‌اند و می‌دانند که محیط پیچیده و نا پایدار برای رشد و بقای سازمانها جهت یادگیری موقعیتهای احتمالی حال و آینده ضروری است و این آگاهی کسب شده را برای تغییر به هنگام رفتارشان لازم می‌دانند. سازمان هوشمند از فناوریهای نوین که به صورت یکپارچه طراحی و ایجاد میشود بهره میگیرند تا در تعامل با محیط عملکرد خود را ارزیابی و اصلاح نماید.
سازمان هوشمند یک سازمان یادگیرنده است و برای دستیابی به اهدافش براساس دانشی که از محیط داخلی و خارجی دارد، ملزم به برقراری ارتباط بین اجزای داخلی و بیرونی سازمان میباشد. سازمانهای یادگیرنده دارای پنج مشخصه اصلی می‌باشند که عبارتند از: تسلط فردی، الگوهای ذهنی، چشم انداز مشترک، یادگیری گروهی، و تفکر سیستمی
سازمان هوشمند سازمانی است که نخست اطلاعات و هوشمندی را برای برآورد نیازهای مشتریان، هماهنگ و اداره کند. دوم به ایجاد و تبدیل منابع هوشمند بیش از مدیریت فیزیکی و دارائیهای موجود وابسته باشد. وقتی این وظایف به هم گره می‌خورند و متراکم می‌شوند خوشه‌های هوشمند قابل کنترل را به وجود می‌آورد که فعالیتهای خدماتی خوانده میشود.
نقش فناوری اطلاعات در هوشمند سازی سازمان چیست؟
هوش سازمانی یعنی توانایی کسب، مشارکت و انتقال دانش. یکی از ابزارهای کسب دانش، فناوری اطلاعات میباشد که امکان واگذاری فعالیتهای خدماتی به سازمانهای دیگر به وجود می‌آورد. سازمانهای هوشمند با بکارگیری فناوری اطلاعات توجه خود را بر روی محصولات دانش محور متمرکز میکنند، که در عرصه رقابت موجب برتری آنها میگردد. سپس سیستمهای هوشمند مدیریت اطلاعات را برای هماهنگ کردن بسیاری از مراکز فعالیتی که به طور پراکنده نیازهای مشتریان را برآورده میکنند به کار میگیرند.
هوش سازمانی از سه طریق تعین و محاسبه میگردد:
اول) توانایی جهت دسترسی به دانش و اطلاعات (اتصال)
کسب دانش: ابزار ارتباط دهی منابع اطلاعات عبارتند از: رسانه‌ها، موقعیت‌ها و کاربران در کسب دانش اطلاعات دقیق متشکل میگردد و در زمان مناسب و موقعیت مناسب در اختیار کاربران مناسب قرار میگیرد.
دوم) توانایی برای ترکیب و توزیع اطلاعات (مشارکت)
توزیع دانش؛ افراد می‌توانند در تفسیر و اجرای داده‌ها شریک شوند و داده‌ها را به خوبی پردازش نمایند. در توزیع اطلاعات، سازمان به همراه واحدها و اعضای خود در اطلاعات کسب شده شریک می‌شوند.
سوم) توانایی برای گزینش مفهومی داده‌ها (ساختدهی)
همچنین فرایند یادگیری سازمانی نیز مبتنی بر کسب دانش، توزیع دانش و تفسیر دانش میباشد
تفسیر دانش:
ساختدهی و با تفسیر اطلاعات نیز به معنی مفهوم بخشیدن و با درک معنایی اطلاعات است. طبقه بندی مقوله‌ها، فهرستها، جداول و پالایش آنها تفسیر محسوب میشود. افراد به دلیل ساختارهای اعتقادی متفاوت و بینشهای خاص خود تفسیرهای گوناگونی دارند. بنابراین مرحله تفسیر اطلاعات بیشترین توان را برای بهره برداری استراتژیک از اطلاعات دربر دارد.
مجموعه تحقیقات و توسعه تجارت ۱۲۱ با بهره گیری از دانش فنی و فرایندی، ثبت مکتوب و به روزرسانی اطلاعات، و ارائه نرم افزارهای تصمیم گیری مدیریت کسب کار، قادر است ضمن یکپارچه سازی و هماهنگی با واحد و نرم افزارهای مالی، مجموعه سازمان را مبتنی بر دانش سازمانی و مدیریت دانش، هوشمند نماید.
برگه اصلی - ستاد راهبری فناوریهای هوشمند
هوشمند سازی سازمان چیست و سازمان هوشمند چه ویژگی‌هایی دارد؟ - دفتر استراتژی شریف
