RFP ابـزاری اسـتاندارد اسـت کـه جهـت خریـداری خـدمات اسـتفاده مـی گـردد. RFP درخواسـتی رسـمی از فروشندگان برای ارائه طرح بوده و پس از تکمیل مذاکرات میان شرکت و فروشنده، ممکن اسـت بعنـوان بخـشی از قرارداد نهایی منظور گردد.
از RFP درمواقعی استفاده میشود که :
- بایستی برای ارزیابی و انتخاب یک فروشنده، فرآیندی منصفانه، روشن و رقابتی انجام گردد.
- برای به انجام رساندن نیازهایی معین نیاز به پاسخ‌هایی متناسب با آنها میباشد. (نه راه حـل هـای آمـاده و در دسترس)
- می‌خواهیم ارتباط قراردادی مداومی با یک فروشنده ایجاد نمائیم.
الگوی زیر به شرکتها کمک میکند تا مطمئن شوند که سـوالات پرسـیده شـده توسـط آنـان و گـسترة نیازهـای مطرح شده، باعث ایجاد پاسخ‌هایی شامل کلیه اطلاعات لازم برای ارزیابی موفقیت آمیز شرکت کنندگان در مناقـصه میگردد. این الگو شرکتهای درخواست کننده را در طراحی یک RFP روشن و مشخص کـه پاسـخ دهنـدگان را در ایجاد پاسخی در بر گیرنده کلیه نیازها یاری دهد، راهنمایی میکند.
RFP بایستی با صفحه‌ای شامل عنوان و فهرستی از مندرجات آغاز شده و 9 قسمت زیر را شامل گردد:
- چشم انداز پروژه
- مدیریت پروژه
- معرفی شرکت
- نیازهای فنی
- ملزومات مدیریت پروژه
- مشخصات فروشنده و مراجع مربوط
- درآمد تخمینی و هزینهها
- توافقات مربوط به قرارداد و لیسانس
- ضمایم
جزئیات نوشتن هرکدام از این بخشها به شرح زیر میباشد :
- چشم انداز پروژه :
شرحی از دلیل تهیه RFP و توضیحی درباره محدوده پروژه در شرکت. ایـن بخـش شـامل هـدف پـروژه بـوده و مشکلات بایستی در آن بیان گردند (مانند محدودیت‌های شبکه‌های محلی و غیره)
• بیان اینکه کدامیک از موارد زیر توسط فروشنده و کدامیک توسط درخواست کننده بایستی تهیه گردد :
شبکه ارتباطی: مهندسی، لوازم و اثاثیه، نصب، عملیات، اری و مالکیت
تجهیزات مفروض مشتری : لوازم، نصب، نگهداری و مالکیت
نرمافزار و سختافزار سیستمهای مدیریت : مهندسی، لوازم، نصب، عملیات، نگهداری و مالکیت
خدمات مرکزی : سرویس مشتری، فروش، بازاریابی، صدور صورتحساب، وصول، حسابداری و غیره
• اطلاعات در مورد فرآیند واگذاری طرح، خصوصاً نحوه پاسخ دهی فروشنده که شامل اطلاعات کامل فـردی از سازمان که بایستی طرح به وی تسلیم شود، میباشد.
نام و نام خانوادگی
سمت
سازمان
آدرس
شماره تلفن
شماره دورنویس
e.mail آدرس
• آخرین مهلت (تاریخ و ساعت ) برای تسلیم طرح . توضیح اینکه طرح‌های دریافتی پس از مهلـت تعیـین شـده مورد پذیرش نمی‌باشد.
• قالب طرح. این بخش شامل اطلاعات در مورد زیر است :
♦ آیا پیشنهاد بایستی مهر موم گردد
♦ آیا جزئیات مالی طرح بایستی در یک پاکت جداگانه از اصل پیشنهاد، تهیه و مهروموم گردد
♦ آیا پیشنهادات بایستی بصورت مکتوب باشند، یا پیـشنهادات بـصورت الکترونیـک و دورنـویس نیـز قابـل پذیرش است . چنانچه پیشنهادات بصورت الکترونیک قابل پذیرش است، برنامه نـرم افـزاری قابـل اسـتفاده مشخص گردد، بعنوان مثال MS Word یا PDF و غیره.
♦ تعداد کپی‌های مورد نیاز
♦ تعیین بخش‌هایی که باید در طرح فروشندگان موجود باشد . تهیه لیستی از بخش‌هایی که شما انتظار دارید در طرح وجود داشته باشد، به شما کمک میکند تا از یکنواختی طرح هـای دریـافتی مطمـئن شـوید . ایـن خصوصیت مقایسه آنها را آسان تر می‌سازد.
♦ یک لیست نمونه از رئوس مطالب طرح پیشنهادی شامل :
- Cover Letter
- خلاصه مطالب مندرج
- شرح خدمت پیشنهادی
- شرح مدیریت پروژه
- مشخصات فروشنده و مراجع مربوطه
- زمانبندی
- بخش قیمت گذاری
- اطلاعات لازم جهت تماس
• روش برای پاسخ گویی به سوالات فروشندگان شامل :
♦ اطلاعات لازم برای تماس با فردی که سوالات را دریافت میکند.
♦ ساختاری که سوالات در آن پذیرفته میشود، بعنوان مثال بصورت نوشته، تلفن، شخصی، email
♦ آخرین روزی که سوالات پذیرفته میشود.
• زمان و محل برگزاری جلسه توجیهی برای فروشندگان . شما ممکن اسـت تـصمیم بگی ریـد تـا در جلـسه‌ای بـا حضور فروشندگان RFP را بازخوانی کرده و به سوالات پاسخ دهید. این جلسه می‌توانـد الزامـی یـا اختیـاری باشد. همچنین ممکن است که شما از کلیه فروشندگان بخواهید تا سوالات خود برای این جلـسه را تـا تـاریخ معین برای شما ارسال نمایند.
♦ خلاصه‌ای از روشی که شما برای ارزیابی طرحها بکار می‌برید، به عنوان مثال :
25 امتیاز محدوده کار درک صحیح از هدف
25 امتیاز نیازهای اجرایی
100 امتیاز نیازهای فنی
25 امتیاز نیازهای مدیریت پروژه
75 امتیاز قیمت
50 امتیاز نمایش،تشریح و مراجع
300 امتیاز جمع
• تاریخی که شما فروشنده انتخابی خود را اعلام میکنید.
• توضیحی در مورد مالکیت اسناد، بطور مثال "تمامی مدارک دریافتی در پاسخ بـه RFP جـزو امـوال شـرکت میباشد و طرحها و مدارک پشتیبان به فروشنده مسترد نخواهد شد".
• سیاستهای قیمت گذاری برای پروژه، فروشندگان بایستی مطلع شوند قیمت در ارزیابی موثر اسـت، در عـین حال که لزوماً پائین‌ترین قیمت برنده نخوهد بود (پائین‌ترین قیمت ممکن است سرویس ناکافی پیشنهاد کـرده باشد و قیمتی بالاتر کیفیتی بالاتر پیشنهاد کند).
- مدیریت پروژه RFP بایستی شامل نام و توضیح مختصری درباره مسئول پروژه در شـرکت باشـد، کـه شـامل اطلاعیـه‌ای دربـاره حکم سازمان و همچنین لیست اعضای تیم پروژه میباشد.
- معرفی شرکت / شرکتها
در RFP یک نگاه کلی بر شرکت شامل موارد زیر وجود دارد :
♦ تشریح بخشی که خدمات پیشنهادی مربوط به آن میباشد.
♦ داده‌های جغرافیایی و انسانی جاری و برنامه ریزی شده
♦ تخمین تعداد کاربران جاری اینترنت همراه با نوع خـدمت : تلفـن، DSL، مـودم کـابلی، بـی سـیم، فیبرنـوری، ماهواره
RFP بایستی شامل اطلاعات سطوح اتصال در دسترس که در حال حاضر در شـرکت وجـود دارد، در دو بخـش زیر باشد :
بخش اول : لیست شرکتها سازمان‌هایی که در حال حاضر به اتصال اینترنت در شرکت شما دسترسی دارنداین لیست شامل اطلاعات زیر میباشد :
- نام شرکت یا سازمان
- آدرس و اطلاعات تماس
- شرح سرویسهای اتصال که آنها فراهم میکند
بخش دوم : لیست سطوح اتصال جاری برای تجمع ذی نفعان، شامل کسب و کارهای اصلی و نهادهای شـرکت
(شرکتها)، این لیست شامل اطلاعات زیر میباشد :
- نام نهاد، سازمان یا شرکت
- مکان (شامل آدرس‌های شهری و در صورت امکان GPS مکان‌ها و تعداد ساختمان‌ها)
- زیر ساخت موجود در هر ساختمان (چنانچه مـی دانـیم )، ماننـد : مـس، کابـل کواکـسیال، فیبـر، آنتن، مالک زیر ساخت و اینکه ورودی ساختمان هوایی است یا زیرزمین
- سرویسهای جاری که متقبل شده‌اند و قیمت این سرویسها
- نیازهای فنی
RFP بایستی شامل اطلاعات تفصیلی درباره :
♦ گستره سرویس مورد نیـاز، شـامل تعـداد مـشتریان (بـرای هـر نهـاد، کـسب و کـار و مقـر ) کـه در پـروژه برنامه ریزی شده و برای خدمت مورد نظر گرفته شده اند.
♦ کلیه درخواستهای شرکت که شامل نیازهای مشتریان (نهادها، کسب و کارهـا و مقرهـا )، کـه در پـروژه تعیین شده است، میباشد.
♦ نیازها بایستی با جزئیات کافی بیان شوند تا مطمئن شویم که فروشـندگان بـالقوه درک کـافی از پـروژه را بدست آورده و میتوانند تخمینی دقیق و پیشنهادی مناسب برای ارائه خدمت داشته باشند.
RFP بایستی شامل اطلاعات مستند و کامل در موارد زیر باشد :
♦ اهداف و اهداف عینی برای گستره پروژه
♦ مشخصات کارکردی- برای زیرساخت، اتصالات و برنامه‌های کاربردی
♦ مشخصات اجرایی - تشریح نیازها برای اجرا، بعنوان مثال ممکن است شرکت شما حداقل سطح اتـصالات مورد نیاز و یا هر استانداردی را در نظر داشته باشد، که از فروشنده انتظار موافقت با آن را دارد.
♦ محیطی که سیستم یا سیستم کاربردی بایستی در آن اجرا شود.
♦ مشخصات مشتریانی (نهاد، کسب و کار و افراد) که متعهد یا انتخـاب شـده انـد کـه بـه خـدمت پیـشنهادی دسترسی داشته باشند، شامل : نام مشتری، محل، منظور از خدمت، میزان پهنای باند مـورد نیـاز از خـدمت در حال حاضر و تقریب افزایش آن در سه سال آینده.
♦ تشریح گروه‌های کاری که برای مشتری باید فراهم باشد.
♦ میزان پول ماهیانهای که مشتری بایستی برای خدمت پیشنهادی بپردازد.
در RFP خود تاکید کنید که فروشندگان بایستی گـستره خـدمت پیـشنهادی خـود را بـا جزئیـات کـافی تـشریح نمایند، که این جزئیات شامل :
♦ معماری و زیرساخت (شامل نقشه‌های شبکه، سیستمهای استانی و ملی و اینکه کاربران چگونه به خـدمت محلی دسترسی پیدا خواهند کرد) و فن آوری‌های ارتباطی برای تبادل صدا، دیتا، نقشه و فیلم .
♦ چگونه خدمت پیشنهادی به نیازهای اتصالی برای برقراری ارتباط دست خواهد یافت.
♦ برنامه‌های کابردی و پهنای باند مورد نیاز برای پشتیبانی از این برنامه‌های کاربردی.
♦ استانداردهای فنی که فروشنده برای این پروژه استفاده خواهد کرد.
♦ شرایطی که تحت آن یک فراهم کننده خدمت ثالث میتواند با امکانات فروشنده ارتبـاط داخلـی برقـرار کرده و خدمات خود را ارائه نماید.
♦ توضیح شرایطی که خدمت مورد نظر میتواند در آینده به مشتریان جدید توسعه یابد.
♦ چگونه سطح سرویس ارائه شده میتواند ارتقاء یابد و در اختیار مشتریان قرار گیرد.
♦ امنیت زیرساخت فیزیکی و چگونگی محافظت در مقابل دسترسی‌های غیرمعتبر و تعریف نشده.
♦ افزونگی (در صورت وجود) امکانات.
- ملزومات مدیریت پروژه
در RFP خود از فروشنده بخواهید تا برنامه مدیریت پروژه (همراه با جزئیات) برای اجرای پروژه را ارائـه نمایـد .
RFP باید تخمینی از زمان شروع و زمان خاتمه پروژه را در خود داشته باشد.
برنامه مزبور بایستی حاوی جداول زمانبندی و نکات زیر باشد :
♦ مدیریت پروژه : تعیین تیم مدیریت پروژه از جانب فروشنده برای این پروژه و مشخص کردن نفرات کلیدی ♦ برنامه پروژه : یک برنامه اجرایی شامل تاریخ‌های تحویل، Mile stoneهای اجرا، ارتباطـات و وابـستگی هـای هر وظیفه و زمانبندی
♦ طراحی و توسعه سیستم : تشریح چگونگی طراحی گـستره خـدمت، شـامل جزئیـات تـست مـشتریان و اجـرای نهایی، حوزه‌ای که شامل گارانتی میشود.
♦ آموزش : تشریح جزئیات کلیه آموزش‌های مورد نیاز برای پروژه و چگونگی انجام آنها.
♦ پشتیبانی : تشریح کلیه فعالیتهای پشتیبانی و چگونگی ایجاد آنها.
♦ مسRFP تندات لازم : اطلاعات و کتابهای راهنمای مورد نیاز برای تحول و استفاده از خدمت
- مشخصات فروشنده و مراجع مربوطه
در RFP خود از فروشندگان بخواهید که توانایی‌ها و شایستگیهای خود را برای انجام پروژه بـا ارائـه اطلاعـات زیر تشریح نمایند :
♦ خلاصه‌ای از شرکت فروشنده و خدمات ارائه شده توسط آن شرکت
♦ مختصری از ارتباط میان فروشنده و سازندگانی که وی را تامین میکنند (برای اطمینـان از در دسـترس بـودن محصول)
♦ توضیحی در مورد مشخصات، تجربیات، قابلیت‌ها و یا ظرفیت‌های فروشنده برای انجام موفقیت آمیـز خـدمت و تکمیل به موقع پروژه
♦ توضیح مشخصات اعضای تیم پروژه
♦ اطلاعات در مورد مشتریان فعلی، شامل تعداد، خدمات مشابه و مدارک اجرای موفقیت آمیز پروژه‌ای با اندازه و پیچیدگی مشابه با پروژه حاضر
♦ مراجع : اطلاعات تماس با مراجع سه پروژه مشابه از نظر اندازه، کاربرد و حوزه عملکرد و همچنین خلاصه‌ای از گستره نصب آنها.
- درآمد تخمینی و هزینهها
درآمد تخمینی : RFP بایستی حاوی جمع درآمد ماهی انه مورد انتظار از خدمت ارائه شده توسط پروژه باشد، که شامل میزان واقعی پولی که مشتریان بصورت مداوم خواهند پرداخت، میباشد.
♦ مدت زمانی که لازم است تا مشتریان خدت مربوطه را تائید کرده و از فروشنده خریداری نمایند
♦ پیش بینی بازار یا برآوردی از رشد استفاده از خدمت مزبور در شرکت شما در مدت 3 تا 10 سال آینده هزینه : در RFP باید از فروشندگان خواسته شود تا هزینهها را بصورت تفکیکی و با جزئیات و همچنین بـصورت کلی مشخص نمایند . بسیار مهم است که تمامی پیشنهاد دهندگان هزینهها را در فرمتی مشابه ارائه دهند، تا امکان مقا یسه‌ای عادلانه فراهم گردد . بنـابراین RFP بایـد از فروشـندگان بخواهـد تـا پیـشنهاد خـود را در اجزای مشخص سازماندهی نمایند . به عنوان مثال شما می‌توانید از آنها بخواهید تا هزینهها را به ترتیب زیر تفکیک نمایند :
- سختافزار (هر قطعه از سخت افزار بایستی جداگانه لیست شده و قیمتگذاری گردد)
- نرم افزار ( نرمافزار سیستمی و کاربردی، شامل قیمت License نرم افزار)
- نصب (منابع و تجهیزات کار)
- اجرایی شدن (راه اندازی، پشتیبانی و وصل به اینترنت)
- آموزش (راهبران، کاربران)
- مستندسازی (نوشتجات، محصول، کتب راهنما، تعداد کپی‌ها)
- مدیریت پروژه (کارکنان، تست، مسافرت)
- متفرقه
♦ فروشنده بایستی مقداری را که در آن میزان درآمد ماهیانه بیش از هزینه‌های اجرایی ماهیانه میشود، مشخص نماید.
♦ فروشنده بایستی میزان هزینه‌هایی را که تنها یکبـار بایـد صـورت گیـرد (درصـورت وجـود ) مـشخص نمایـد .
فروشنده بایستی دوره بازگشت سرمایه (همراه یا بدون تزریق سرمایه ) را تعیین نماید . (یـا اینکـه شـما تـصمیم می‌گیرید که آنرا اعلام نمایید.)
♦ مشخص کنید که شما تنها پاسخ‌های کامل را خواهید پـذیرفت . فروشـنده بایـستی مـسئولیت تمـامی کارهـا و خدمات را بپذیرد و تعیین هزینهها را بطور کامل انجام دهند.
♦ جدولی از پرداخت‌ها و ارتباط آنها با اقلام تحویلی
♦ مدت زمانی را که قیمت‌ها معتبر باشد و بایستی فروشنده نیز آنرا بپذیرد تعیین کنید، مثلاً 120 روز
- توافقات مربوط به قرارداد و لیسانس
این بخش از RFP شامل کلیه قراردادهای خرید، توافقات محرمانه و دیگـر مـستندات قـانونی مـی باشـد . چنانچـه جزئیات پروژه و یا اطلاعات متعلق به مالک پروژه که در RFP آمده محرمانه میباشـد، مـی تـوان از فروشـندگان خواست توافقنامه‌ای مبنی بر عدم فاش سازی اطلاعات را امضاء نموده و همراه طرح خود ارسـال نماینـد . گزینـه دیگر لحاظ کردن اخطاریهای در مورد محرمانه بودن اطلاعات مربوطه در RFP میباشد.
- ضمایمی که باید در RFP موجود باشد.
هر ضمیمه‌ای که شما انتخاب میکنید بایستی حـامی اطلاعـات از شـرکت شـما باشـد کـه فروشـندگان را یـاری خواهد کرد.
فهرست زیر نمونه‌ای از مستنداتی است که ممکن است شما انتخاب کنید :
♦ هر نموداری از شبکه موجود (تلفن، کابل و غیره) و یا تشریح جزئیات سیستمهای جاری
♦ ارزیابی‌هایی از نیازها که میتواند هدایت کننده باشد.
♦ هرگونه بررسی و تحقیق مرتبطی که در شرکت انجام شده، اطلاعات آماری و مستندات فنی
♦ سیستمی از سازمان‌های شریک در پروژه
کلیات:
در روند اجرای یک پروژه یا در فرآیند تهیه یک نرم افزار، مسلماً انتخاب مجری واجد شرایط برای انجام آن از اهمیت به سزایی برخوردار است. این انتخاب نیز مستلزم آگاهی هرچه بیشتر مجری، از چارچوب و شرایط تعیین شده برای پروژه و یا موضوع کار توسط کارفرما میباشد.
به منظور ارائه اطلاعات و شرایط موردنیاز در ارتباط با انجام یک پروژه یا ایجاد یک سیستم نرمافزاری، مستندی تحت عنوان RFP) (Request For Proposal = درخواست برای ارائه پیشنهاد، توسط کارفرما ارائه میگردد. مندرجات درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) به بیان اهداف، داشته‌ها، خواسته‌ها، محدودیت‌ها و شرایط مرتبط با پـروژه یا سیستم مورد تقاضا میپردازد و بنابراین از اهمیت ویژه یی برخوردار است.
لازم به ذکر است که به منظور تهیه RFP منطبق با مندرجات بیان شده در این راهنما می‌توان از مشاور ویا بسته به حساسیت و اهمیت پروژه از شرکت ثالث تهیه کننده RFP استفاده نمود.
مزایای درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)
· شناخت واقعی نیازهای پروژه
· دریافت اطلاعات درست و دلخواه در رابطه با نیازهای اعلام شده
· تخمین درست هزینه و زمان پروژه
· امکان مقایسه بهتر و ساده تر پیشنهادهای دریافت شده
· کمک به اخذ تصمیم آگاهانه
· کاهش مخاطرات پروژه
· کاهش شکایات احتمالی آتی پروژه
· کمک به انجام پروژه در یک تشکیلات اجرایی مناسب و منسجم
· نشانه جدیت کارفرما در انجام پروژه
· دریافت پیشنهادات تکمیلی و اضافی از پیشنهاد دهندگان
· کمک به تنظیم پیمان نامه منطبق با نیازهای اعلام شده
بخشهای اصلی یک درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)عبارتست از:
1. جلد
2. بخش اداری و اجرایی
3. بخش فنی
4. بخش مدیریتی
5. بخش قیمت
6. پیوست‌ها
جلد
درج عناوین زیردر جلد درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) ضروری میباشد:
· نام سازمان یا شرکت کارفرما
· عنوان پروژه یا سیستم
· تاریخ برگزاری جلسه یا جلسات احتمالی پرسش و پاسخ
· مهلت ارسال پیشنهاد
· سایر اطلاعات مورد نیاز (تهیه کننده، تاریخ تهیه، کدشناسه، ....)
بخش اداری و اجرایی
در بخش اداری و اجرایی درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) مطالب زیر بیان
می شوند:
· مقدمه
· هدف از ارائه درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) و بیان اهداف،
· نیازهای پروژه و محدودیت‌های احتمالی
· شرایط شرکت، در مسابقه و نحوه ارسال پیشنهادات به کارفرما
· قالبی که باید پیشنهادها بر طبق آن ارائه شود
· ضوابط و نحوه ارزیابی پیشنهادها
· قوانین و مقررات حاکم بر پروژه
· دستورالعمل جلسه پرسش و پاسخ (در صورت وجود)
· تیم تهیه کننده درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)
بخش فنی
الف - وضع موجود سازمان در محدوده پروژه یا سیستم موردنیاز :
در این بخش اطلاعات مربوط به وضع موجود سازمان در محدودة پروژه یا سیستم موردنیاز و همچنین اطلاعات محیط فنی سازمان تا آنجا که بتواند پیشنهاد دهنده را در جهت شناخت صحیح پروژه یا سیستم کمک نماید، می‌بایستی ارائه شود. رئوس کلی این اطلاعات عبارتنداز:
1- فرآیند انجام کار
2- ارائه نمودار گردش کار وضع موجود
3- پردازشهای اصلی بیان شوند
4- ورودی‌های پردازشهای اصلی
5- خروجی‌های پردازشهای اصلی
6- نحوه نگهداری داده‌ها
7- میزان و حجم پردازش داده‌ها
8- تعداد کاربران
9- سکوهای سخت افزاری
10- سکوهای نرم افزاری
11- سکوهای شبکه و مخابراتی
ب- نیازها و انتظارات سازمان در حوزه پروژه یا سیستم موردنیاز
در این بخش در صورتی که کارفرما نسبت به محیط فنی و زیرساخت پروژه یا سیستم موردنظر تصمیم گرفته باشد، اعلام میگردد. در غیراینصورت مورد باید توسط پیشنهاد دهنده مشخص و ارائه گردد. رئوس کلی این اطلاعات عبارتنداز:
1- فرآیند مورد انتظار انجام کار به چه شکلی است؟
2- نیازها از سیستم جدید
3- استانداردهای مورد نظر
4- نحوه‌دادوستد‌اطلاعاتی‌وتعامل‌سیستم‌های مورد نظر با سیستمهای موجود
5- نحوه نگهداری داده‌ها
6- سکوهای سخت افزاری مورد نظر
7- سکوهای نرم افزاری مورد نظر
8- سکوهای شبکه و مخابراتی مورد نظر
بخش مدیریتی
سازمان و یا شرکتی که با تهیه درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) سعی در تشریح نیازهای خود برای اشخاص حقیقی و حقوقی جهت ایجاد یک سیستم یا انجام یک پروژه نرم افزاری مینماید باید دیدگاه خود را در رابطه با چگونگی انجام مراحل مختلف کار به وضوح و به نحو شفاف بیان کند.
ذکر این نکته ضروریست که در حین انجام کار با توافقات طرفین قرارداد در صورت لزوم می‌توان تغییراتی را در نحوه انجام کار ایجاد نمود.
روشها و چگونگی انجام مواردی که می‌بایستی توسط پیشنهاد دهندگان تشریح و ارائه شوند عبارتند از:
· طرح مدیریت پروژه
· زمانبندی پروژه
· روش طراحی، توسعه و پیاده سازی
· چگونگی استقرار تیم پروژه
· چگونگی تحویل و نصب و راه اندازی
· روش آزمون پذیرش
· چگونگی آموزش
· چگونگی پشتیبانی
بخش قیمت
- در این بخش از درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)، کارفرما ساختاری یکسان برای نحوه دریافت قیمت از پیشنهاد دهندگان ارائه میدهد. این ساختار به نحوی است که آنالیز قیمت پیشنهادی توسط پیشنهاد دهندگان به شکلی یکسان ارائه شود و سازمان با سهولت و سادگی بیشتری بتواند قیمت‌های پیشنهادی را با یکدیگر مقایسه نماید. توجه به نکات زیر در ساختار ارائه شده و دریافت قیمت از پیشنهاد دهندگان از درجه اهمیت برخوردار میباشد:
- ساختار و آنالیز قیمت باتوجه به نوع پروژه میتواند متفاوت باشد
- قیمت پیشنهادی نباید صرفا به بیان یک عدد ختم گردد، بلکه باید با آنالیز کامل همراه باشد
پیوستهای درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)
در انتهای درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)، موارد زیر نیز به پیوست ارائه میگردد:
- متن قرارداد
- سایر اطلاعات مورد نیاز مرتبط با پروژه
RFP نوعی درخواست پیشنهاد است که در آن به عنوان مثال یک شرکت یا سازمان اعلام میکند که بودجه برای یک پروژه یا برنامه خاص براش شرکت در مناقصه در دسترس است و میتوانند در قالب یک RFP پیشنهادات برای تکمیل پروژه را ارائه دهند. RFP فرایند مناقصه و شرایط قرارداد را مشخص میکند و راهنمایی در مورد نحوه قالب بندی و ارائه پیشنهاد را ارائه میدهد. RFP یک پرپوزال میباشد برای معرفی نوع خدمات و نوع محصولات شما و همچنین شرکت در یک مناقصه برای حضور در یک مناقصه و ارائه یک پروپوزال شما باید همیشه دقت نظر داشته باشین تا در بهترین حالت ممکن و بهترین قالب نوشتاری بصورت کاملا خلاصه و مفید باشه حتما و حالت رقابتی با دیگر شرکتها رو داشته باشه شما دارین برای مشتری خود پروپوزال ارسال میکنید تا بتوانید خدمات خودتون رو برای مشتری ارائه بدین تا حیات شرکت و مجموعه شما برقرار باشه پس باید بسیار دقت داشته باشین در ارائه RFP ما به شما در این مقاله کمک میکنیم که چگونه یک RFP خوب بنویسید و همچنین یک نمونه RFP آماده فارسی برای دانلود وجود دارد و می‌توانید استفاده کنید. برای دانلود نمونه RFP آماده فارسی بر روی لینک زیر کلیک کنید.
مخفف کلمه RFP
مخفف کلمه RFP میشود request for proposal درخواست برای ارائه پروپوزال و شرکت در یک مناقصه میباشد که جز یکی از مهم‌ترین بخشها برای برنده شدن در یک مناقصه و همچنین معرفی .نوع خدمات برای مشتریان و ارائه برنامه خود برای پروژه‌های که قصد شرکت در آنرا دارین
تعریف ویکی پدیا از آر اف پی :
A request for proposal (RFP) is a document that solicits proposal, often made through a bidding process, by an agency or company interested in procurement of a commodity, service, or valuable asset, to potential suppliers to submit business proposals.
چگونه RFP بنویسیم
پر اهمیت‌ترین مسئله این میباشد که شما باید RFP خودتان را بنویسید و برای مناقصه و معرفی ارائه خدمات در اختیار مشتریان خود قرار دهید. برخی از شرکتها از RFPهای کپی شده استفاده میکنند که در قدم اول یک اشتباه بزرگ است و شاید در کوتاه مدت و حداقل یک پروژه به شما کمک کند اما اگر به فکر کسب و کار خود باشید حتما باید ازRFP خودتان استفاده کنید در ادامه ما به شما کمک میکنیم که مشخصه‌های اصلی یک RFP خوب چه مواردی میباشند.
نیازهای خود از RFP را مشخص کنید.
شما باید یک مدیر پروژه تعریف کنید و در نشست‌هایی که در سازمان دارید در واحد‌های مختلف شرکت نیازهای خود را مشخص کنید، مشخص کردن وظایف تیم اجرایی با نظارت مدیران پروژه میتواند کمک شایانی به شناسایی نیازهای سازمانی خود کند این نیازها را می‌توان بصورت لیست جمع آوری کرد این کار باعث میشود که نظرات و راه حل‌ها نیز توسط دیگر افراد سازمان گفته شود. شما باید بدانید که کاربران چه درخواستی از شما دارند تمامی این نیازها باید بررسی شود .
نیازهای RFP شما مشخص شده از آنها به سادگی عبور نکنید.
پس از آن که تیم پروژه با نظارت مدیران پروژه تمامی نیازهای کاربران و سیستم را شناسایی کردند حال نوبت این است که از آنها بصورت کاملا حساب شده استفاده کنید به عنوان مثال شما برای رانندگی با اتومبیل خود احتیاج به بنزین دارین اما این که تو دوزی اتومبیل شما به چه صورت میباشد اولویت اصلی نیازهای RFP شما نیست .
اولویت بندی نیازمندی‌های مشخص شده RFP
پیرو مثالی که در مورد شماره 2 بیان کردیم ما مجبوریم که از بین نیازهای مشخص شده اولویت بندی کنیم و نیازهایی که بسیار مهم تر میباشند را در اولویت‌های بالاتری قرار دهیم. اولویت بندی نیازمندی‌های RFP باید یک نوع مشخصه استاندارد داشته باشد می‌توان اولویت‌ها را با ذکر عدد بیان کرد مثلا ”1”
که مشخصه اولویت بیشتر در مقایسه با دیگر گزینه‌های لیست میباشد.
تمامی نوشته‌ها باید تنظیم باشد.
یکی از پر اهمیت‌ترین مسئله در نوشتن RFP تنظیم بودن تمامی موارد و نوشته‌ها میباشد تا آنجایی که امکان دارد از کلمات بسیار ساده و کوتاه استفاده کنید در بیان تمامی نوشته‌های RFP. همیشه سعی کنید از تمامی پتانسیل خود در بخش فنی و سیستمی بیان کنید. از نمونه کاربری‌های سیستم خود به شرح یک لیست ارائه بدین به عنوان مثال :
نمونه امکانات کاربری مورد نیازی شما :
امکان جستجو کارکنان سازمان بصورت فیلتر‌های بسیار زیاد و مشخص.
بررسی ریز شرایط حقوق‌های کارکنان با توجه به قوانین بیمه و مالیات قوانین کار.
دسترسی بصورت وب سایت.
امکان چاپ گزارشات و استخراج گزارشات.
همچنین امکان تعریف سطح دسترسی در برنامه و سیستم.
وقتی خرید کنید که کامل به نتیجه رسیده باشید
با تمام کارمندان سازمان صحبت کنید نیازهای تمام کارمندان را بررسی کنید این باعث میشود که
تمامی نیازهای سازمان خود را که کارمندان شما عنوان میکنند رو بهتر بشناسید دانستن این مسائل جز این که در شناخت شرکت شما بهتون کمک میکند در شناختن و تفاوت‌های جایگاه شرکت شما در مقایسه با شرکتهای رقیب بهتر و بیشتر به شما آگاهی میدهد مدیرانی که از تمامی نیازهای سازمان خود با خبر باشند و اولویت بندی درستی داشته باشند همیشه بهترین نتیجه را نسبت به مدیرانی که کور کورانه یک سیستم و یک نوع خدمات را قبول میکنند نتیجه به نسبت بهتری را میگیرند.
این مسله رو همیشه جز اولویت‌های RFP خود قرار دهید :
سیستم و نوع خدماتی که ارائه داده میشود از چه نوع پشتیبانی بر خوردار است ؟
آیا پشتیبانی همه روزه و فول تایم ( 24 ساعته ) را دارد یا خیر و در زمان مشکلات به چه صورت مسئله پشتیبانی رو انجام می‌دهند و حتی چه تعداد نیرو فنی جهت پشتیبانی خدمات ارائه شده در سریع‌ترین زمان ممکن در دسترس هستند تا مشکلات احتمالی شما رو رفع کنند ! تمامی این مسائل به شما کمک میکند که بهترین انتخاب را داشته باشید و یک نمونه RFP بسیار کامل و جامع را در اختیار داشته باشن.
آر اف پی RFP چیست؟ | دانلود نمونه آرف پی RFP آماده رایگان فارسی
مفهوم اولیه RFP چیست و برای چه باید تنظیم گردد ؟
لغت اختصاری RFP یک نوع فرآیند است که در آن شرکتها قادر خواهند بود در انجام پروژه‌های داخلی و بین شرکتی خود مدیریت نمایند و محیط رقابتی را برای آنها ترسیم خواهد نمود.
هزینه‌های پروپوزال در RFP چگونه تعریف میشود ؟
یک RFP پایدار قادر خواهد بود تا با در نظر گرفتن هزینه‌های ابتدایی و هزینه‌های پیشرفت کار پروژه بهترین پاسخ‌ها و نیازسنجی‌های هر سازمانی را پاسخگو باشد. بیشتر شرکتهای موجود در ایران و یا اروپایی با استفاده از نرم افزارهای مدیریت RFP پروپوزال و سوالات را به و صورت اولیه پاسخدهی مینماید . این نرم افزارهای خود کار همانند نرم افزار on-Line Consultant یک شیوه پاسخدهی مشخص را در پیش میگرید در ادامه هم این نرم افزارهای تولید RFPهای شرکت به صورت پیش فرض اقدام به تحلیل این RFPها مینماید .
RFP چه نیازهایی از شرکتها و سازمان‌ها را حل مینماید ؟
آر اف پی برای شرکت‌هایی که نیازمند پیدا کردن پیمانکار مناسب برای مناقصات داخلی شرکت خود هستند یا نیاز دارند که یک پروژه را به بیرون سازمان خود برون سپاری نمایند مناسب است . RFP باعث میشود که شما به راحتی پروپوزال‌های آنها را مدیریت نمایید و بهترین پیمانکار را برای پروژه‌های خود پیدا نمایید. به معنی دیگر RFP باعث سهولت در روش تشریح اسناد یک پروژه برای سازمان شما خواهد بود.
آر اف پی راهنمای جامعه برای تنظیم موارد مورد نیاز برای ارائه پروپورزال برای شرکتهای مد نظر شما میباشد که همه این موارد را در اختیار شرکتهای ارائه کننده پروپوزال قرار میدهد تا همه آنهابا توجه به همان فرمت اقدام به ارائه پروپوزال دهی به شما نمایند و راحی کار را برای شما در تحلیل پروپوزال‌های دریافتی فراهم مینماید. ( تحلیل راحتر پروپوزال‌ها و جمع بندی و انتخاب پیمانکار مناسب با آر اف پی سازمانی شما)
با استفاده از RFPهای ارسالی برای شما مدیریت مجموعه قادر خواهد بود تا کلیه پروپوزال‌های چند صفحه‌ای سازمان‌ها و پیمانکاران را به صورت خلاصه مطالعه نماید و در زمان بررسی پروپوزال‌ها صرفه جویی گردد .
عدم نیاز به برگزاری مناقصات هم از نظر هزینه و هم از نظر زمانی با استفاده از RFP میتواند مدیران را سریعتر به خواسته‌های آنها نزدیک نماید.
صرفه جویی از بیهوده گویی در ارائه پروپوزال‌ها میتواند مسیری و هدفی باشد که همه مدیران به آن نیاز دارند با توجه به تنظیم نمونه RFP هر سازمانی شرکتهای ارائه دهنده پروپوزال برای پروژه تنها آنچه را که شما نیاز دارید را در قالب پروپوزال برای پروژه جهت انجام و قبول شدن در مناقصه برای شما ارسال مینمایند که این کار مدریران را از دانستن ارائه‌های بی مورد در مورد شرکتهای متقاضی بی نیاز مینماید.
RFP شامل چه بخش‌هایی میباشد ؟
برای تنظیم یک RFP سازمانی برای دریافت پروپوزال اینکه بدانیم این RFP تنظیم شده ما شامل چه بخش‌هایی باید باشد از سوالاتی است که ذهن مدیران را به خود مشغول کرده است که بهین تک گستر در ادامه به توضیح این بخش نیز میپردازد :
بخش نخست تنظیم آر اف پی شرکتها تکنیکی و فنی است . یعنی این که شرکتها باید مشخص نمایند که چه خطوط زمانی را مد نظر خود دارند، نیاز به چند پرسنل برای انجام آن هستند و در نهایت این که هدف خود سازمان برای تکمیل پروژه در چیست .
مرحله بعدی تنظیم آ اف پی شرکت مربوط به بخش مخارج و زمان بندی پروژه میباشد که در این مرحله سازمان باید مشخص نماید که زمان پیش بینی شده و مد نظر آنها برای انجام پروژه و همچنین بودجه مد نظر آنها برای تکمیل پروژه چقد میباشد . ( قیمت انجام پروژه را در آر اف پی مشخص مینمایید )
مزایا تهیه RFP چیست ؟
شناخت کامل بخش‌هایی یا کل سازمان که قرار است در آن پروژه‌ای در آن انجام میشود.
جمع آوری اطلاعات و نیازمندی‌های اولیه با توجه مشکلات واقعی و نیازمندی‌هایی که کاربران دارا میباشند.
مشخص نمودن تخمین دقیق از هزینه و زمان مورد نیاز برای انجام پروژه
امکان بررسی پروپوزال‌های ارسالی و بررسی دقیقی هر یک از پروپوزال‌ها در RFP
یاری مدیران در تصمیم گیری بهتر در شرایطی زمان کافی برای تصمیم گیری ندارند
کاهش چشم گیری ایراد گیری‌ها و نارضایتی و شکایات مشتریان و کارفرمایان در صورت استفاده از RFP
کمک در تنظیم و تسریع عقد قراردادهای سازمانی
راحتی مدیران پروژه در کنترل قرارداد و پروژه‌های تعریف شده
مراحل تهیه RFP برای شرکتها به چه صورت میباشد ؟
1- تماس اولیه: نخستین گام ما بررسی زمینه کاری است که آر اف پی باید برای آن تهیه وتنظیم گردد. پس از تماس شما، اطلاعاتی در رابطه با نرمافزار RFP مورد نظر و هدف تهیه آن، ازشما دریافت خواهد شد.
2- بررسی درخواست تهیه RFP و اعلام زمان و هزینه پیشنهادی برای تهیه مستند و عقد قرارداد .
3- شروع به کار
برگزاری جلسه با مدیران مربوطه سازمان جهت دریافت اطلاعات کلی و شناخت مشکلاتی که نرمافزار، بانک اطلاعاتی یا وب‌سایت مورد نظر ما باید آن را مرتفع یا تسهیل کند.
برنامه‌ریزی و تعیین مسیر کار برای مشخص شدن هرچه بهتر روند تهیه RFP
بررسی و آشنایی با روند کاری بخشهای درون سازمانی و مشخص کردن مشکلات و ارایه راهکارهای جزء به جزء به همراه مستندسازی آنها
تهیه RFP توسط بخش فنی به استناد اطلاعات گردآوری شده و تحویل آن به کارفرما
تهیه بخش قانونی با همکاری کارفرما که شامل موارد زیرمی‌باشد:
ارایه پیشنهادهای پیمانکاران
مشخصات فنی پیمانکار واجد شرایط
نمونه قرارداد
تکمیل واصلاح RFP وارایه آن به کارفرما
4- برگزاری مناقصه
در صورتی‌که سازمان سفارش‌دهنده خواهان برگزاری مناقصه و داوری فنی نیز باشد:
تهیه اسناد مناقصه
درج آگهی
ارایه RFP نرمافزار به پیمانکاران متقاضی
برگزاری جلسات پرسش و پاسخ
بررسی و داوری فنی پروپوزال‌های ارایه‌شده توسط متقاضیان
اعلام نتیجه به کارفرما
دانلود یک نمونه RFP
جهت دانلود یک نمونه RFP فارسی کامل شما می‌توانید بسیار آسوده به صفحه تماس با ما مراجعه نمایید تا یک نمونه RFP فارسی آماده در اختیار شما قرار دهند.
RFP چیست؟
یعنی در فاز نیاز سنجی و تعیین اولویت‌های سازمان باید بررسی‌ها و مطالعه‌های دقیق، کارشناسانه و آینده نگرانه‌ای صورت بگیرددر اصول مدیریت پروژه نخستین مرحله و گام برای آغاز یک پروژه در سازمان، شامل فرآیندی کارشناسی برای بررسی وضع موجود سیستم‌ها و امکانات فعلی، بازنگری در ساختار سازمان بر اساس تحولات درونی و بیرونی، بررسی جایگاه سازمان در بازار و موقعیت آن در برابر رقیبان، پیش بینی نیازهای کوتاه مدت و بلند مدت و بررسی تعریف سرویسهای جدیدی و قابلیت انطباق یا ارتقاء سرویسهای قبلی به وسیله آنهاست. در کل مدیریت پروژه فناوری اطلاعات یا به دنبال ایجاد یک سیستم جدید بر اساس شرایط به وجود آمده و کارکردهای مورد نیاز سازمان است و یا در صدد بهینه سازی و ارتقاء سیستمهای موجود برای تطبیق دادن روشها و سیستمهای قبلی با نیازهای فعلی برای رسیدن به وضع مطلوب است. در هر دو رویکرد برای رسیدن به حداکثر بهره وری، باید مکانیسم‌ها و محدودیت‌های مختلفی همچون منابع انسانی، ابزارها، زمان، سرمایه، کیفیت و... را مورد توجه قرار دهیم . برای رسیدن به تمامی این اهداف و پاسخ به سوال‌های متعددی که پیش از آغاز هر پروژه در ذهن مدیران و مجریان پروژه نقش می‌بندد و برای جلوگیری از سوء تفاهم‌ها و برداشت‌های دوگانه و چند گانه از یک موضوع واحد و دست یابی به یک خط سیر مشخص و علمی برای پروژه لازم است تا سازمان اقدام به تهیه یک سند مطالعاتی و اطلاعاتی به نام RFP نماید.
RFP چیست؟
اگر تا کنون در پروژه‌های مختلف فعالیت کرده باشید یا در جلسات مقدماتی یک مناقصه حضور پیدا کرده اید حتما عبارتRFP بارها به گوش شما خورده، شاید هم در آگهی‌های مناقصه یا در روزنامه‌ها و مجلات این عبارت را شنیده باشید.RFP یا درخواست طرح پیشنهادی خلاصه‌ای از عبارت سه کلمه‌ای Request for Proposal میباشد. RFP ابزاری استاندارد برای خریداری خدمات است که به صورت رسمی توسط سازمان تهیه میشود و به ارائه دهندگان خدمات مورد نظر ارائه میشود تا سازمان پیشنهادها و راه حل‌های مختلفی را برای یک موضوع واحد در اختیار داشته باشد و با دقت بیشتری به بررسی ان بپردازد. پس از پایان مذاکرات و توافقات ممکن است به عنوان بخشی از اسناد قرارداد مورد استفاده قرار گیرد.
زمانی که یک شرکت قصد دارد یک پروژه داخلی انجام دهد یا پروژه‌ای را به منابع بیرونی سازمان ارجاع دهد به پیمانکار نیاز پیدا میکند شرکت برای برگزاری مناقصه و جمع آوری پیشنهادات پیمانکاران مختلف باید درخواست طرح پیشنهادی خود را تهیه کند. RFP به شرکتها کمک میکند به تشریح جزییات مورد نظر و نیاز خود در اسناد مناقصه بپردازند و از این طریق بتوانند بهترین پیمانکار را شناسایی نمایند. در واقع تهیه RFP روش رسمی تشریح اسناد یک پروژه میباشد که به شرکتهای پیمانکار کمک میکند چگونه طرح خود را تهیه و پاسخ لازم را ارائه دهند و بدینوسیله آنها را از روش بررسی طرحها با خبر می‌سازد. با تهیه راهنماهای لازم کار شرکتها برای مقایسه پیشنهادات بسیار ساده میشود چراکه چهارچوب کلی در دفترچه‌های راهنمای مناقصه منتشر و به صورت یکسان در اختیار تمامی متقاضیان مناقصه قرار میگیرد.
هیچگونه استاندارد مشخصی برای تهیهRFP وجود ندارد اما نهادهای دولتی معمولاً چهارچوب‌هایی را برای هدایت کردن مسیر طرح‌های پیشنهادی اعمال میکنند.
شرکتهای پیمانکار مناقصه‌ها با خواندن RFP و نوشتن طرح پیشنهادی خود به تشریح توانایی‌های خود برای تامین نیازها و درخواستهای لحاظ شده و تعیین شده برای چهارچوب پروژه میکنند.
هنگام نوشتن طرح پیشنهادی شرکت متقاضی شرکت در مناقصه باید با دقت تمام از راهنمایی‌ها و چهارچوب تعیین شده درRFP را دنبال کند تا از دور شدن از مسیر اصلی پروژه اجتناب کند.
محتوای یک طرح پیشنهادی شامل موارد زیر است:
خلاصه مدیریتی- خلاصه‌ای از تمام پروژه که در یک یا چند صفحه اطلاعات کلی و لازم را در اختیار خواننده می‌گذارد
شرح ضرورت- تشریح ضرورت انجام پروژه و تاثیرات آن در کسب و کار تشریح پروژه- تشریح چگونگی اجرا و ارزیابی پروژه اطلاعاتی در مورد سازمان برنامه زمانی پروژه بودجه نتایج پروژه
فناوری اطلاعات یک صنعت رو به رشد، پویا و فرا رشته‌ای است از این رو کاربری رو به رشد آن در رشته‌ها و شاخه‌های مختلف علمی و اجرایی غیرقابل اغماض است. با توجه به تغییرات مداوم و حرکت رو به جلو دانش فناوری اطلاعات و ظهور پدیده‌ها و امکانات جدید قابل استفاده در بخشهای مختلف سازمان‌ها، مدیران باید از توانمندی لازم برای شناسایی تحولات جدید و نحوه استفاده از آنها در جهت افزایش راندمان کاری سازمان آگاه باشند. همانطور که اشاره شد فناوری اطلاعات یک دانش فرارشته‌ای است و به همین خاطر مدیران با هر تخصصی و در هر سازمانی به هنگام پیاده سازی و بهینه سازی فناوری اطلاعات نیازمند آگاهی پایه‌ای و دانش تخصصی نسبت به تحولات روز دنیای IT هستند. جنبه ترکیبی فناوری اطلاعات با سایر علوم همچون تبلیغات، بازاریابی، مدیریت و... باعث میشود تا برای انطباق و پیاده سازی هر چه بهتر فناوری اطلاعات در یک بخش تخصصی مثل واحد بازاریابی یا آموزش یک سازمان نیازمند مطالعه، برنامه ریزی، و اجرای پروژه‌های کوتاه مدت و بلند مدت باشیم. بنابراین مدیران علاوه بر توانایی سطح بالای علمی و اجرایی در زمینه دانش تخصصی مرتبط با بخش یا سازمان خود و اطلاعات مناسب در زمینه فناوری اطلاعات باید از قدرت و توانایی مناسبی برای برنامه ریزی و مدیریت فرایند پیاده سازی و توسعه فناوری اطلاعات برخوردار باشند. با این دیدگاه مدیران دقیقا می‌دانند که چه چیزی را در چه مکانی، در چه زمانی و با چه کاربردی می‌خواهند و از این طریق در سرمایه و وقت سازمان صرفه جویی خواهند کرد. برای دستیابی به دیدی کلی، روشن و با منطق آینده نگر لازم است تا تعریف درستی از نیازهای سازمان و برنامه‌های آتی آن صورت بگیرد و سپس با مکتوب کردن آنها به سازمان‌ها و شرکتهای مختلف ارائه دهنده سرویسها امکان دهیم تا پیشنهادهای خود را بر اساس نیازهای سازمان تهیه و در اختیار ما قرار دهند. در واقع این فرایند راهی است برای سفارشی سازی پیشنهادهای ارائه شده برای یک پروژه خاص که از سوی افراد حقیقی و حقوقی مختلف صورت میگیرد. با این کار از تشتت فکری خدمات دهندگان و برداشت‌های اشتباه از امکانات و نیازهای سازمان جلوگیری میشود
درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP )چیست؟
مستند رسمی و فنی است که توسط کارفرما یا نمایندگان فنی کارفرما تهیه میشود. این مستند شامل تعریف دقیق بخشهای پروژه نرم افزاری مورد نظر، همراه با شرایط و مقرراتی که پیمانکار برای اجرای پروژه باید رعایت کند میباشد.
RFP برای تهیه کنندگان نرم افزار (پیمانکار) امکان درک نیازهای سازمان بصورت واضح و روشن همراه با جزئیات و شرایط خاص را فراهم می‌آورد. در وا قع تهیه RFP یکی از راههای استاندارد برای تعریف صورت پروژه‌ای مطلوب است.
چرا به نوشتن RFP نیاز است؟
این یک روش رسمی و سیستماتیک برای تعریف نیازهای سازمان و بررسی منابع و انتخاب یک روند مناسب برای شروع پروژه مورد نظر میباشد.تهیه مستند RFP توانایی تخمین زمان و هزینه پروژه را برای ما ایجاد می‌کندهمچنین نوشتن RFP نرم افزار به برنامه ریزی و تصمیم گیری دقیق و آگاهانه مدیران سازمان کمک به سزایی میکند.در بسیاری از موارد کارفرمایان اقدام به برگزاری مناقصه نموده تا پس از دریافت تمامی پیشنهادات از سوی شرکت کنندگان در مناقصه بهترین انتخاب را از میان گزینه‌های موجود باتوجه به زمان و هزینه داشته باشد
موارد الزامی در یک RFP چیست؟
موضوع فعالیت کارفرما
تشریح ضرورت انجام پروژه و تاثیرات آن در کسب و کار
4اهداف اجرای پروژه
موارد فنی و زیر ساختهای مورد نظر
بیان محدودیت‌ها و الزامات
مفروضات و توافق نامه‌ها
تعریف مشخصات پیمانکار واجد شرایط
نحوه ارائه مستند پیشنهاد
بیان تخمین زمان و هزینه پروژه به کارفرما
ساختار یک RFP ( نمونه RFP )
نکته قابل توجه این است که یک قالب مشخص و جزبه جز برای نوشتن RFP وجود ندارد و هر سازمانی بر حسب نیاز خود این مستند را تهیه میکند. کلیات لازم به ذکر به صورت نمونه در اینجا قابل مشاهده است.
تهیه RFP چه مزیت‌هایی دارد؟
درک نیازهای مهم کارفرما و یا بخشی از سازمان کارفرما که قرار است پروژه برای آن انجام شود
جمع آوری اطلاعات دقیق بر اساس مشکلات واقعی و نیاز کاربران
دستیابی به تخمین درستی از هزینه و زمان مورد نیاز برای اجرای پروژه
امکان مقایسه شرکتهای مختلف ارائه دهنده خدمات مشابه
کمک به برنامه ریزی و تصمیم گیری دقیق و آگاهانه
کاهش شکایت‌های احتمالی مجریان و کارفرمایان
کمک به تنظیم دقیق قرارداد
فراهم شدن امکان دریافت پیشنهادهای تکمیلی و راه حل‌های جدید برای اجرای بهتر پروژه
دانلود نمونه آر اف پی RFP آماده رایگان فارسی
معایب نوشتن RFP چیست ؟
نوشتن RFP بسیار وقت گیر و به نسبت پرهزینه برای کارفرما میباشد و پرسنل مجموعه کارفرما را نیز درگیر می‌سازد همچنین احتیاج به دقت بسیار بالایی برای جمع آوری اطلاعات مربوط به پروژه دارد.
اشتباهاتی که در نوشتن RFP وجود دارد چیست ؟
نوشتن درباره ما به جای چشم انداز سازمان، در نوشتن RFP باید سازمان اهداف آینده خود را مطرح سازد تا بتوان هزینه و زمان انجام آن را تخمین زد نه نوشتن توانایی‌هایی که هم اکنون سازمان از عهده انجام آن بر می‌آید
بیش از حد طولانی بودن RFP و گنجاندن اطلاعات اضافی و یا مبهم در متن آن، که احتمال خوانده نشدن کلیه متن توسط پیمانکاران را افزایش داده و عدم درک کامل را به دنبال خواهد داشت.
عدم انطباق نیازهای سازمان با جزئیات فنی
نادیده گرفتن خطرات، تمامی پروژه‌ها دارای خطرات بالقوه‌ای میباشند که مدیران پروژه باید با در نظر گرفتن این احتمالات و رویدادهای غیر منتظره هزینه‌های تشدید شده را برآورد وپیش بینی نماید. عدم توجه به این خطرات برآورد هزینهها را دچار مشکل می‌سازد.
پیشنهاد عبارت است از طرح مشکل یا وضعیت قابل بهبود، به همراه راهکاری پیشنهادی و قابل اجرا که در قالب فرم ارائه پیشنهاد ارائه میگردد.
پیشنهادهایی مورد بررسی قرار میگیرند که دارای ویژگیهای ذیل باشند:
الف- جدید بوده و جزء فعالیتهای در حال انجام پارک نباشد.
ب- دارای توجیه لازم بوده و از نظر علمی و عملی قابل اجرا باشد.
ج- به بهبود و اصلاح روش انجام کار و ارتقاء سطح کمی و کیفی خدمات پارک منجر شود.
د- با اهداف و سیاستهای مندرج در اسناد بالادستی مغایرت نداشته نباشد.
ه- اجرای آن از نظر اقتصادی مقرون بهصرفه باشد.
و- مبهم نبوده و جزئیات آن بیان شده باشد.
ط- راهکار یا راهکارهایی را جهت استفاده بهینه از منابع ارائه نماید.
تبصره: موارد ذیل در قالب پیشنهاد قابل ارائه نیست:
الف- انتقاد صرف از روش و استاندارد انجام کاری بدون ارایه راه حل.
ب- طرح شکایات از کارکنان یا واحدها.
ج- تذکر و یادآوری صرف برای انجام کارهای دارای روال خاص و معمول.
د- ارائه درخواستهای شخصی شامل ملزومات و نیازهای رفاهی، سخت افزاری، نرمافزاری و غیره.
ه- ارائه پیشنهاد جدید برای پیگیری پیشنهاد قبلی و یا تقاضای تجدید نظر در بررسی پیشنهاد قبلی.
و- طرح یک اقدام بهبود در قالب چندین پیشنهاد، بدون وجود توجیهات لازم )مثال پیشنهاد تغییر یک فرم،یک بار برای بخش اول فرم، یکبار بخش دوم فرم و ...(.
کلیه ذی نفعان، اعضای ستادی اعم از مدیران، اعضای هیات علمی و اعضای غیرهیات علمی، مدیران و کارکنان شرکتهای دانش‌بنیان و فناور و کلیه مراجعین اعم از دانشجویان و اساتید و سایر گروهها و اقشار مرتبط میتوانند پیشنهادهای خود را برای بهبود فرآیند و یا نحوه انجام کار در چارچوب مفروضات فوقالذکر ارائه نمایند.
