برنامهریزی(با رویکرد آموزشی و پژوهشی)
منابع اصلی
مبانی مدیریت: گری، دسلر
مبانی سازمان و مدیریت رضاییان
گروه برنامهریزی و ارزیابی:
- تحول اداری و برنامهریزی
- ساختار و فرآیندها
- آمار و اطلاعات
- برنامه و بودجه
وظایف پیشنهادی (باتوجه به شناخت اولیه):
- تهیه و تنظیم بودجه سالانه حوزه‌های مختلف دانشگاه با در نظر گرفتن برنامۀ راهبردی و برنامه‌های عملیاتی دانشگاه؛
- پیگیری امور مربوط به سامانه‌های حوزه منابع انسانی، مالی و برنامه و بودجه
- تشکیل کمیته‌ها، کارگروهها وکمیسیون‌های مرتبط با حوزه اداری
- بررسی نیازهای گروههای علمی و رشته‌های جدید با توجه به برنامه راهبردی موسسه و نیازسنجی‌ها
- برنامهریزی برای برگزاری دوره‌های توانمندسازی و دانش‌افزایی
- مهندسی مجدد در جهت افزایش رضایت دانشجویان و بهبود عملکرد همکاران
اهم وظایف گروه برنامه ریزی و توسعه منابع عبارتست از:
1- پیگیری امور استخدامی، جذب و نگهداشت نیروها، پشتیبانی و رفاهی پرسنل
2- پیگیری امور مربوط به سامانه‌های حوزه منابع انسانی، مالی و برنامه و بودجه مرکز
3- تشکیل کمیته‌ها، کارگروهها وکمیسیون‌های مرتبط با حوزه اداری، مالی وبرنامه وبودجه‌ای و پیگیری امور دبیرخانه‌های آنها
4- پیگیری امور مربوط به حوزه‌های مالی، برنامه وبودجه و تشکیلات و پستهای سازمانی مرکز
گروه برنامه ریزی آموزشی در راستای سیاستگذاری آموزشی وظایف زیر را پیگیری میکند:
- مطالعه و بررسی نیاز به اعضاء هیأت علمی و رشته‌های جدید با توجه به برنامه راهبردی دانشگاه
- نیازسنجی گروههای آموزشی برای توسعه رشته‌های جدید و جذب متخصصان
- پیگیری برای اخذ مجوز رشته‌ها
-بازنگری، اصلاح و توسعه ساختار گروهها و دانشکده‌ها
- بازنگری و راه اندازی رشته‌ها، نیازسنجی رشته‌های جدید و اقدامات لازم جهت اخذ رشته
- بازنگری رشته‌های موجود از نظر تناسب با نیازهای ملی و منطقه ای
- سیاستگذاری برنامه‌های درسی
- پیگیری اجرای صحیح برنامه‌های درسی مصوب
- ارتقاء توان اعضای هیأت علمی در برنامه ریزی درسی و تدریس
گروه مطالعات و برنامه ریزی فرهنگی-اجتماعی
پس از ادغام معاونت «فرهنگی و اجتماعی» با معاونت «دانشجویی»، و تشکیل معاونت جدید فرهنگی-اجتماعی و دانشجویی در پاییز سال 1395، تغییراتی بنیادین در ساختار این معاونت تازه تاسیس ایجاد شد. از مهمترین این تغییرات، اضافه شدن «گروه مطالعات و برنامهریزی فرهنگی-اجتماعی» است که هدف از تشکیل آن، ایجاد پشتوانه فکری و مطالعاتی در افزایش اثربخشی فعالیتهای فرهنگی و اجتماعی، تسری دادن رویکرد فرهنگی و اجتماعی در بدنه معاونت فرهنگی-اجتماعی و دانشجویی، یکپارچه سازی بودجه ریزی، مطالعه، برنامه ریزی و ارزیابی فعالیتهای معاونت جدید فرهنگی-اجتماعی و دانشجویی میباشد.
استفاده از واژه گروه، به معنای برخورداری این بخش معاونت از ماهیت نرم‌افزاری و مطالعاتی است. گروه مطالعات و برنامهریزی فرهنگی-اجتماعی در مسیر وظایف خود به عنوان نهاد فکری معاونت، انجام امور برنامه ریزی و سیاست گذاری معاونت را نیز بر عهده دارد.
مأموریت‌های گروه مطالعات و برنامهریزی:
1. مطالعه، تدوین و پیشنهاد سیاستها و راهبردهای فرهنگی-اجتماعی دانشگاه؛
2. مطالعه، برنامه ریزی و هماهنگ سازی فعالیتهای فرهنگی-اجتماعی دانشگاه (درون دانشگاهی و بیرون دانشگاه)؛
3. پایش و ارزیابی مستمر فضای فرهنگی-اجتماعی دانشگاه و وضعیت رفاه و سلامت دانشجویی.
شرح وظایف گروه مطالعات و برنامهریزی:
1. مطالعه و تدوین سیاستها و راهبردهای فرهنگی-اجتماعی در چارچوب سند راهبردی دانشگاه؛
2. برنامهریزی در جهت ارتقای اثربخشی فعالیتهای فرهنگی-اجتماعی دانشگاه؛
3. هماهنگ‌سازی واحدهای مختلف دانشگاه در انجام فعالیتهای فرهنگی-اجتماعی؛
4. پایش و ارزیابی مستمر فضای فرهنگی-اجتماعی دانشگاه؛
5. تنظیم برنامه و بودجه سالیانه معاونت در چارچوب سند راهبردی دانشگاه و نظارت بر حسن اجرای آن؛
6. بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی و سامانه‌های اطلاعاتی معاونت؛
7. برنامهریزی برای ارتقای مهارت‌ها و توانمندی‌های مدیران و کارکنان معاونت؛
8. مطالعه و برنامهریزی برای ارتقای همکاری‌ها و ارتباطات فرهنگی-اجتماعی دانشگاه با دیگر مراکز و مؤسسات در سطوح منطقه‌ای، ملی و بین‌المللی؛
9. مدیریت محتوایی شورای فرهنگی و اجتماعی دانشگاه، شورای دانشجویی دانشگاه و شورای هماهنگی فعالیتهای فرهنگی و اجتماعی دانشگاه‌های استان؛
برخی از مهمترین فعالیتهای گروه مطالعات و برنامه ریزی فرهنگی-اجتماعی
1. انجام طرحهای مطالعاتی و پژوهشی؛
2. برگزاری نشست‌های گفتگو محور ایده دانشگاه؛
3. برگزاری جلسات نقد و بررسی کتاب؛
4. انتشاره نشریه ایده دانشگاه؛
5. تدوین بسته‌های سیاستی و برنامه ریزی برای واحدهای معاونت فرهنگی-اجتماعی و دانشجویی؛
شرح وظایف گروه برنامهریزی و ارزیابی
- برنامهریزی برای برگزاری دوره‌های توانمندسازی و دانش‌افزای
-کارگاههای آموزشی و میزگردهای عمومی و تخصصی
- آمارهای کلی و موضوعی و ارائه گزارش
- امور برنامه ریزی آموزشی اعضای هیأت علمی وابسته (داخلی و خارجی)
- تهیه شیوه نامه ها و دستورالعملهای اجرایی مربوط به آیین نامه های بالادستی
- برنامهریزی اساتید مدعو و اعضای هیأت علمی دانشگاه (تغییر در نوع استخدام، ترفیع پایه و مرتبه و ...)
- ایجاد، تفکیک، ترکیب یا حذف گروهها
شرح وظایف دفتر طرح،برنامه، بودجه و تشکیلات
- انجام کلیه امور مربوط به تهیه و تدوین بودجه دانشگاه با هماهنگی معاونت اداری، پشتیبانی و حقوقی
- همکاری با مدیران و روسای واحدها در امر تهیه و تنظیم بودجه.
- جمع آوری بودجه‌های پیشنهادی توسط واحدهای مختلف و بررسی برنامهها و اعتبارات مورد پیشنهاد.
- تلفیق و تنظیم بودجه‌های پیشنهاد شده در قالب هدفها و خط مشی کلی دانشگاه.
- ابلاغ بودجه مصوب هر یک از واحدها (در صورت نیاز ) و نظارت بر حسن اجرای آن از طریق مراقبت در نحوه مصرف اعتبارات و سنجش میزان پیشرفت عملیات در هر یک از واحدها .
- دفاع از بودجه پیشنهاد شده در مراجع رسیدگی .
- ابلاغ بودجه مصوب به هر یک از واحدها و تخصیص اعتبارات مصوب در دوره‌های سه ماهه به واحدهای دانشگاه .
- نگهداری حساب و دفاتر اعتبارات بودجه‌ای بر حسب فعالیت و برنامه‌های اجرائی دانمشگاه و نظارت بر اجرای بودجه واحدها.
- بررسی و مبادله موافقت نامه‌های مربوط به فعالیتهای جاری و عمرانی.
- همکاری با معاونت اداری،پشتیبانی و حقوقی در پیش بینی نیروی انسانی مورد نیاز دانشگاه.
- تهیه و تنظیم آمارهای لازم درباره فعالیتها و نیروهاو عوامل موجود در دانشگاه و واحدهای تابعه به منظور اعمال نظر صحیح و منطقی در مدیریت دانشگاه.
- بررسی مداوم وظایف سازمانی دانشگاه و واحدها و چگونگی گردش کار در آنها با توجه به برنامه به برنامه توسعه دانشگاه.
- انجام بررسیهای سازمانی و بر آورد نیروی انسانی مورد نیاز دانشگاه با همکاری مدیریت امور اداری و پشتیبانی.
- مطالعه و بررسی مستمر در سازمان و وظایف واحدهای تابعه به منظور تفکیک و تقسیم صحیح وظایف بین واحدها و جلوگیری از تکرار و تداخل وظایف دانشگاه .
- برنامه ریزی و ارائه طریق برای بهبود روشهای انجام کار و تحول اداری و بهره وری .
- تهیه و تنظیم نمودار سازمانی (تشکیلاتی )و تهیه و تنظیمپستهای سازمانی متناسب با وظایف و مسئولیتهای واحدهای تابعه دانشگاه با همکاری واحدهای ذیربط .
- برقراری ارتباط با کارشناسان وزلرت علوم،تحقیقات و فناوری جهت تجدید نظر و تغییرات در سازمان و تشکیلات دانشگاه .
- تهیه وتنظیم شرح وظایف واحدها و همچنین شرح وظایف پستهای سازمانی دانشگاه و ابلاغ آنها به واحدهاپس از تصویب توسط هیات امناء .
- بررسی پیشنهادات واحدها در مورد تغییر و اصلاح پستهای سازمانی و شرح وظایف و تهیه گزارشات لازم و انجام اقدامات ضروری جهت رفع مشکلات سازمانی آنها .
- مطالعه و تشخیص نیازهای آموزشی و کارآموزی کارکنان غیر آموزشی و اجرای برنامه‌های آموزشی برای کارکنان مزبور .
- مطالعه و بررسی و همکاری در امر طبقه بندی مشاغل کارکنان .
- تشخیص و تعیین رشته شغلی پستهای سازمانی با توجه به طرحهای طبقه بندی مشاغل .
- شرکت فعال در شوراها،کمیته‌ها و اظهار نظر پیرامون مسائل مربوط .
- برنامه ریزی برای تامین فضاهای کالبدی دانشگاه به منظور توسعه و گسترش فضاهای آموزشی مورد نیاز و اقدام در موردتامین اعتبار عمرانی مورد نیاز .
- همکاری با معاونت اداری،پشتیبانی و حقوقی در برگزاری مناقصه و انعقاد قرار داد با شرکتهای مشاوره و پیمانکار برای طرحهای عمرانی .
- تهیه و تدوین طرح جامع دانشگاه و تامین زمین و امکانات با در نظر گرفتن توسعه آموزش عالی .
- نظارت بر حسن اجرای طرحهای عمرانی دانشگاه .
- بررسی صورت وضعیت‌ها و موارد مالی طرحهای عمرانی .
- اجرای طرحهای امانی و مورد نیاز دانشگاه .
- برنامه ریزی و تامین لوازم و مصالح مورد نیاز طرحهای عمرانی .
- نظارت بر اجرای طرحهای ساختمانی و تاسیساتی و همچنین تعمیرات اساسی و نگهداری ساختمان‌های واحدهای مختلف دانشگاه .
- پیشنهاد بودجه‌های عمرانی دانشگاه برایس تصویب در بودجه سالانه کشور .
- تهیه نقشه طرحهای عمرانی دانشگاه .
- جمع آوری اطلاعات لازم برای تنظیم بودجه طرحهای عمرانی دانشگاه .
- بررسی طرحهای عمرانی و پیشنهادات واحدهای دانشگاه برای توسعه و عمران با توجه به اولویتها،امکانات و اعتبارات مصوب بر اساس بخشنامه‌ها و دستور العملها‌ی مصوب وپیگیری بودجه پروژه‌های عمرانی تا مرحله نهایی .
- انجام سایر امور محوله از طرف مقام مافوق .
1- انجام مقدمات لازم برای تصویب تشکیلات تفصیلی شامل:
- تهیه مستندات مورد نیاز برای رده بندی تشکیلاتی.
- مذاکره با دفتر بودجه و تشکیلات وزارت.
- ارسال مستندات و پیگیریهای لازم با دفتر بودجه و تشکیلات وزارت.
2- پیگیری، گردآوری و تجزیه و تحلیل تغییرات و نیازهای ساختاری واحدها.
3- تهیه و تدوین ساختار تفصیلی وفق قوانین و مقررات موجود.
4- آماده سازی ساختار برای ارجاع به هیئت اجرایی تشکیلات و امور انسانی غیر هیئت علمی.
5- انجام تغییرات و اصلاحات مد نظر هیئت.
6- پیگیری تصویب و تأیید دفتر بودجه و تشکیلات و هیئت امناء.
7- همکاری با حوزه کارگزینی برای پیاده سازی تغییرات اِعمال شده.
8- تشخیص و تعیین رشته شغلی پستهای سازمانی، وفق طرح طبقه بندی مشاغل.
9- بازبینی و به روز رسانی وظایف واحدها سازمانی دانشگاه.
10- نظارت بر چگونگی تعیین وظایف کارکنان با هماهنگی مدیران واحدها.
11- شرکت در کارگروهها و کمیتههای تخصصی مربوط.
12- تهیه گزارشهای لازم جهت اطلاع مدیریت و یا سایر ارگانها.
– ابلاغ بخشنامه‌ی بودجه‌ی دانشگاه به واحدهای تابعه براساس ضوابط کلی تهیه‌ی بودجه کشور، خط مشی دانشگاه و مصوبات هیأت امنا و وزارت متبوع.
– همکاری با دیگر واحدها در امر تهیه و تنظیم بودجه‌ی پیشنهادی آنها.
– جمع بندی اعتبارات پیشنهاد شده توسط واحدهای مختلف و بررسی برنامهها و اعتبارات پیشنهاد شده در قالب فرمهای مصوّب.
– تهیه‌ی پیش نویس موافقت نامه‌های جاری، عمرانی، اختصاصی و سایر منابع تأمین اعتبار.
– ارائه‌ی بودجه‌ی پیشنهادی به مراجع ذی ربط و دفاع از آن با شرکت در کمیسیونها و جلسات مربوط.
– ابلاغ بودجه‌ی مصوب به هر یک از واحدها و سنجش میزان پیشرفت عملیات در هر یک از واحدها با توجه به اعتبار مصوب و دریافت عملکرد.
– بازبینی فصلی عملکرد واحدها و ارائه‌ی پیشنهاد ترمیم برنامه‌ی بودجه.
– بررسی و انجام کلیه امور مربوط به تهیه و تنظیم بودجه دانشگاه.
– بررسی سیستمها و روشهای اجرائی موجود دانشگاه واصلاح یا تغییر آنها و بهینه سازی اقدامات موجود.
– پیش بینی پستهای سازمانی به منظور تأمین نیروی انسانی مورد نیاز دانشگاه.
– تهیه و تنظیم آمارهای لازم در باره‌ی فعالیتها و نیروها و عوامل موجود در دانشگاه و واحدهای تابعه به منظور اعمال نظر صحیح ومنطقی در مدیریت دانشگاه و اطلاع رسانی آمارهای تولید شده.
– بررسی مداوم وظایف سازمانی دانشگاه و واحدها و چگونگی گردش کار در آنها با توجه به توسعه‌ی دانشگاه.
– مطالعه و بررسی مستمر در سازمان و وظایف واحدهای تابعه به منظور تفکیک و تقسیم صحیح وظایف بین واحدها و جلوگیری از تکرار وتداخل وظایف دانشگاه.
– برنامه ریزی و ارائه‌ی طریق برای بهبود روشهای انجام کار و تحول اداری و بهره وری.
– برنامه ریزی برای بهبود مستمر مدیریت و افزایش بهره وری در فرایند آموزش تحقیق و فناوری با عنایت به شایسته سالاری، ابتکار،خلاقیت و افزایش مشارکت و انعطاف سازمانی.
– برنامه ریزی و نظارت بر طراحی، بهینه سازی و انطباق نظامهای مدیریتی متناسب و مورد نیاز جهت اجرای برنامه‌های توسعه آموزش عالی.
– انجام طرحهای مطالعاتی مربوط به اصلاح ساختار و تشکیلات سازمانی،ساختار نیروی انسانی، فرهنگ سازمانی، سیستمها و روشهای مورد عمل در دانشگاه.
– انجام طرحهای مطالعاتی برای تعیین اقدامات لازم در مورد اصلاح مقررات و آئین نامه‌های داخلی دانشگاه با هدف ساده سازی وهماهنگ ساختن آنها.
– برنامه ریزی و نظارت در زمینه بررسی سیستمها،روشها و رویههای مورد عمل در دانشگاه و انجام اقدامات لازم در جهت اصلاح و بهبود آنها با هدف افزایش رضایتمندی کارکنان و ارباب رجوع، تسهیل در انجام کارها و انطباق با نیازهای جدید.
– پشتیبانی،هدایت و نظارت برفعالیتهای بهره وری و تحول اداری دانشگاه.
– برنامه ریزی جهت اجرای مصوبات شوراها و کمیسیون بهره وری و تحول اداری دانشگاه.
– ارزیابی عملکرد و تهیه و تنظیم گزارش ادواری از اجرای برنامه‌های تحول اداری و بهره وری در دانشگاه.
– اجرای برنامه‌های آموزشی،کارگاههای آموزشی، برگزاری سمینار و گردهمائی در ارتباط با تحول اداری و بهره وری.
– تهیه و تنظیم ساختار سازمانی (نمودار، شرح وظایف و پستهای سازمانی) متناسب با وظایف و مسئولیتهای واحدهای تابعه‌ی دانشگاه با همکاری واحدهای ذی ربط جهت ارائه به هیأت امنا.
– انجام اقدامات لازم جهت ابلاغ ساختار سازمانی مصوب به واحدها پس از تصویب هیئت امناء.
– بررسی پیشنهادهای واحدها در مورد تغییر و اصلاح پستهای سازمانی و شرح وظایف و تهیه‌ی گزارشهای لازم و انجام اقدامات ضروری جهت رفع مشکلات سازمانی آنها.
– مطالعه و تشخیص نیازهای آموزشی و کارآموزی کارکنان و اجرای برنامه‌های آموزشی برای کارکنان مزبور.
– مطالعه و بررسی و همکاری در امر طبقه بندی مشاغل کارکنان.
– تشخیص و تعیین رسته و رشته‌ی شغلی پستهای سازمانی دانشگاه با توجه به طرحهای طبقه بندی مشاغل.
– شرکت فعال و اظهار نظر پیرامون مسائل مطروحه در شوراها و کمیتههای مربوط.
– جمع آوری کلیه‌ی آمارها و داده‌های مورد نیاز دانشگاه
– استقرار نظام آماری ثبتی در داخل دانشگاه.
۱.ابلاغ بخشنامه‌های بودجه به واحدهای تابعه براساس ضوابط کلی تهیه بودجه کشور،خط مشی رئیس دانشگاه و مصوبات هیات امناء و وزرات
۲. برنامه ریزی برای تأمین فضاهای کاربردی دانشگاه با برنامه توسعه آموزش عالی و اقدام در مورد تامین اعتبارات عمرانی مورد نیاز
۳. تهیه طرح جامع دانشگاه و تامین زمین و امکانات بادرنظرگرفتن برنامه توسعه آتی
۴.همکاری با دیگر واحدها در امر تهیه و تنظیم بودجه پیشنهادی آنها
۵. هدایت امور مرتبط با بهره وری و تحول اداری در دانشگاه
۶.جمع بندی اعتبارات پیشنهاد شده توسط واحدهای مختلف و بررسی برنامهها و اعتبارات پیشنهاد شده در قالب فرمهای مصوب و اهداف و خط مشی‌های دانشگاه
۶. تهیه پیش نویس موافقت نامه جاری و عمرانی و اختصاصی و سایر منابع تامین اعتبار
۷.ابلاغ بودجه مصوب به هریک از واحدها و سنجش میزان پیشرفت عملیات در هریک از واحدها با توجه به اعتبار مصوب شده و دریافت عملکرد
۸.ارائه بودجه پیشنهادی به مراجع ذیربط و دفاع از آن با شرکت در کمیسیونها و جلسات مربوطه
۹.بررسی سیستمها و روشهای اجرائی دانشگاه و اصلاح یا تغییر آنها به منظور حذف تشریفات و مراحل زاید و بهینه سازی اقدامات موجود
۱۰.همکاری با معاونت اداری مالی در پیش بینی نیروی انسانی مورد نیاز داشنگاه
۱۱.بررسی مداوم وظایف سازمانی دانشگاه و واحدها و چگونگی کار در آنها با توجه به توسعه دانشگاه
۱۲.مطالعه و بررسی مستمر در سازمان و وظایف واحدهای تابعه به منظور تفکیک وتقسیم صحیح وظایف بین واحدها و جلوگیری از تکرار و تداخل وظایف دانشگاه
۱۳.تهیه و تنظیم نمودار سازمانی (تشکیلاتی) و تهیه و تنظیم پستهای سازمانی متناسب با وظایف و مسئولیتهای واحدهای تابعه دانشگاه با همکاری واحدهای مرتبط
۱۴.تهیه و تنظیم شرح وظایف واحدها و همچنین شرح وظایف پستهای سازمانی داشگاه و ابلاغ آنها به واحدها پس از تصویب هیات امناء
۱۵.بررسی پیشنهادات واحدها در مورد تغییر و اصلاح پستهای سازمانی و شرح وظایف و تهیه گزارشات لازم و انجام اقدامات ضروری جهت رفع مشکلات سازمانی آنها
۱۶.تشخیص و تعیین رشته شغلی پستهای سازمانی با توجه به طرحهای طبقه بندی مشاغل
۱۷.جمع آوری آمارها و داده‌های مورد نیاز دانشگاه
۱۸.استقرار نظام آماری ثبتی در داخل دانشگاه
۱۹.ایجاد پایگاه اطلاعات آماری دانشگاه و انجام هماهنگی‌های لازم با مراکز آمار و تصمیم گیری نظیر موسسه پژوهش و برنامه ریزی آموزش عالی
۲۰.اطلاع رسانی و ارائه آمارهای تولید شده
شرح وظایف مدیریت طرح و برنامه
انجام کلیه امور مربوط به تهیه و تدوین بودجه دانشگاه با هماهنگی ریاست دانشگاه.
همکاری با معاونت اداری مالی؛ مدیران و روسای واحدها در امر تهیه و تنظیم بودجه.
جمع آوری بودجه‌های پیشنهادی توسط واحدهای مختلف و بررسی برنامهها و اعتبارات مورد پیشنهاد.
برنامه ریزی به منظور تهیه و تنظیم بودجه دانشگاه ( اعم از جاری، عمرانی، اختصاصی و ... ) و چگونگی توزیع آن بین بخش‌ها و فعالیتهای مختلف و پیشنهاد آن جهت تصویب به رئیس دانشگاه و دفاع از آن در مراجع رسیدگی.
نظارت و ارزیابی برنامه‌های تنظیمی و بودجه مصوب و نیز نحوه استفاده از اعتبارات دانشگاه.
بررسی و مبادله موافقت نامه‌های مربوط به فعالیتهای جاری و عمرانی.
برقراری ارتباط با کارشناسان وزارت علوم جهت تجدید نظر و تغییرات در سازمان و تشکیلات دانشگاه.
برنامه ریزی، هدایت و نظارت بر انجام امور تشکیلات، روشها و آموزش کارکنان، تحول و نوسازی اداری، بودجه، برنامه ریزی و توسعه و آمار و اطلاعات و ایجاد هماهنگی بین آنها.
نظارت بر فرایند تهیه و تدوین برنامه‌های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت دانشگاه و تعیین خط مشی اجرایی آنها و ارائه به مراجع ذیربط .
مطالعه و بررسی و ارائه راهکارهای عملیاتی و اجرایی در زمینه‌های بهبود و توسعه مدیریت و برنامهها و طرحهای تحول و نوسازی اداری و ارائه به مراجع ذیربط.
بررسی و تحقیق در مورد ساختار مدیریت و تشکیلات دانشگاه و نظام برنامه ریزی آن در ابعاد مختلف اداری، مالی، آموزشی، تحقیقات و فناوری، فرهنگی و ... .
بررسی و مطالعه به منظور تهیه و تنظیم آئین نامه‌های تشکیلاتی و مقررات و آیین نامه‌های داخلی دانشگاه و واحدهای تابعه و ارائه الگوها و روشهای کارآمد و مطلوب در مورد ساختار مدیریتی و تشکیلاتی به منظور ارتقاء کیفی امور.
فراهم آوردن زمینه‌های لازم به منظور استقرار و تثبیت چرخه مدیریت بهره وری در دانشگاه.
مطالعه و بررسی مستمر در سازمان و وظایف واحدهای تابعه به منظور تفکیک و تقسیم صحیح وظایف بین واحدها و جلوگیری از تکرار و تداخل وظایف در دانشگاه.
تهیه و تدوین و ارائه برنامه جامع جهت تحول و دگرگونی در ابعاد مختلف مدیریتی و سازمانی در دانشگاه به معاونت متبوع.
بررسی طرحهای عمرانی و پیشنهادات واحدهای دانشگاه برای توسعه و عمران برای با توجه به اولویتها، امکانات و اعتبارات مصوب بر اساس بخشنامه‌ها و دستورالعملهای مصوب و پیگیری بودجه پروژه‌های عمرانی تا مرحله نهایی.
بررسی و مطالعه و ارائه راهکارهای مطلوب و کارآمد به منظور ارتقاء کیفی برنامه‌های آموزشی کارکنان.
برنامه ریزی، نظارت، اجرا و ارزیابی برنامه‌های آموزشی کارکنان و مدیران در چارچوب ضوابط مربوطه.
نظارت بر امر جمع آوری، پردازش، تحلیل و طبقه بندی آمار و اطلاعات و نیز ارائه آن به مراجع ذیربط.
هدایت و هماهنگی در راستای ایجاد بانک‌های اطلاعاتی مورد نیاز و برنامه ریزی و پشتیبانی آنها به منظور تامین نیازهای اطلاعاتی واحدها به طور مناسب و مطلوب.
شرکت فعال و مستمر در جلسات، کمیتههای قانونی و ماموریتهای محوله.
تهیه و تدوین طرح جامع دانشگاه و تامین زمین و امکانات با در نظر گرفتن توسعه آموزش عالی.
ارزیابی منظم و مستمر امور و ارائه گزارش از فعالیتها و مشکلات مدیریت به ریاست دانشگاه.
انجام سایر اموری که در چارچوب وظایف محول میگردد.
زیر مجموعه‌های مدیریت طرح و برنامه
گروه بودجه ریزی
گروه برنامهریزی
گروه تشکیلات و بهبود روشها
گروه توسعه آموزشی
گروه آمار و اطلاعات
شرح وظایف مدیریت طرح و برنامه
انجام کلیه امور مربوط به تهیه و تدوین بودجه دانشگاه.
برنامه ریزی، تنظیم فعالیتها و پیشنهاد بودجه سالیانه مطابق با اولویتهای دانشگاه.
همکاری با مدیران و روسای واحدها در امر تهیه و تنظیم بودجه.
جمع آوری بودجه‌های پیشنهادی توسط واحدهای مختلف و بررسی برنامهها و اعتبارات مورد پیشنهاد.
تلفیق و تنظیم بودجه‌های پیشنهاد شده در قالب هدفها و خط مشی کلی دانشگاه.
نظارت بر نحوه مصرف اعتبارات و سنجش میزان پیشرفت عملیات در هر یک از واحدها.
دفاع از بودجه پیشنهاد شده در مراجع رسیدگی.
ابلاغ بودجه مصوب به هر یک از واحدها و تخصیص اعتبارات مصوب در دوره‌های سه ماهه به واحدهای دانشگاه.
نگهداری حساب و دفاتر اعتبارات بودجه‌ای بر حسب فعالیت و برنامه‌های اجرائی دانشگاه و نظارت بر اجرای بودجه واحدها.
بررسی و مبادله بودجه تفصیلی اعتبارات هزینهای و تملک دارایی‌های سرمایه‌ای با وزارت متبوع.
مطالعه و بررسی مداوم وظایف سازمانی دانشگاه و واحدها و چگونگی گردش کار در آنها با توجه به برنامه توسعه دانشگاه.
بررسی و مبادله موافقت نامه‌های مربوط به فعالیتهای عمرانی با معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور.
مطالعه و بررسی مداوم وظایف سازمانی دانشگاه و واحدها و چگونگی گردش کار در آنها با توجه به برنامه توسعه دانشگاه.
انجام بررسیهای سازمانی به منظور برنامهریزی و برآورد نیروی انسانی مورد نیاز دانشگاه با همکاری حوزه معاونت اداری و مالی.
مطالعه و بررسی مستمر در سازمان و وظایف واحدهای تابعه به منظور برنامه ریزی و تفکیک و تقسیم صحیح وظایف بین واحدها و جلوگیری از تکرار و تداخل وظایف دانشگاه.
تهیه و تنظیم نمودار سازمانی(تشکیلاتی) و تهیه و تنظیم پستهای سازمانی متناسب با وظایف و مسئولیتهای واحدهای تابعه دانشگاه با همکاری واحدهای ذی ربط.
برقراری ارتباط با مراجع ذی صلاح جهت تجدید نظر و تغییرات در سازمان و تشکیلات دانشگاه.
مطالعه و بررسی در خصوص تهیه و تنظیم شرح وظایف واحدها و همچنین شرح وظایف پستهای سازمانی دانشگاه و ابلاغ آنها به واحدها پس از تصویب توسط هیات امناء و ابلاغ سازمان تفصیلی از سوی وزارت متبوع.
بررسی پیشنهادات واحدها در مورد تغییر و اصلاح پستهای سازمانی و شرح وظایف و تهیه گزارشات لازم و انجام اقدامات ضروری جهت رفع مشکلات سازمانی آنها.
تهیه و تنظیم آمارهای لازم درباره فعالیتها، نیروها و عوامل موجود در دانشگاه و واحدهای تابعه (پرسنلی و بودجه)، به منظور اعمال نظر صحیح و منطقی در مدیریت دانشگاه.
مطالعه و تشخیص نیازهای آموزشی و کارآموزی کارکنان غیرآموزشی و اجرای برنامه‌های آموزشی برای کارکنان مزبور.
شرکت فعال در شوراها، کمیته‌ها و اظهار نظر پیرامون مسائل مربوط.
برنامه ریزی برای بهبود مستمر مدیریت و افزایش بهره‌وری در فرایند آموزش تحقیق و فناوری با عنایت به شایسته سالاری، ابتکار، خلاقیت و افزایش مشارکت و انعطاف سازمانی.
برنامه ریزی و نظارت بر طراحی، بهینه سازی و انطباق نظامهای مدیریتی متناسب و مورد نیاز جهت اجرای برنامه‌های توسعه آموزش عالی.
انجام طرحهای مطالعاتی مربوط به اصلاح ساختار و تشکیلات سازمانی، ساختار نیروی انسانی، فرهنگ سازمانی، سیستمها و روشهای مورد عمل در دانشگاه.
انجام طرحهای مطالعاتی برای تعیین اقدامات لازم در مورد اصلاح مقررات و آیین نامه‌های داخلی دانشگاه با هدف ساده سازی و هماهنگ ساختن انها.
برنامه ریزی و نظارت در زمینه بررسی سیستمها، روشها و رویههای مورد عمل در دانشگاه و انجام اقدامات لازم در جهت اصلاح و بهبود آنها با هدف افزایش رضایتمندی کارکنان و ارباب رجوع، تسهیل در انجام کارها و انطباق با نیازهای جدید.
مطالعه و بررسی در امر طبقه بندی مشاغل کارکنان با همکاری مدیریت امور اداری و پشتیبانی و سایر واحدهای ذیربط.
پشتیبانی، هدایت و نظارت بر فعالیتهای بهره وری و تحول اداری دانشگاه.
برنامه ریزی جهت اجرای مصوبات شوراها و کمیسیون بهره وری و تحول اداری دانشگاه.
برنامه ریزی و ارائه طریق برای بهبود روشهای انجام کار و تحول اداری و بهره وری.
تهیه و تنظیم گزارش ادواری و ارزیابی اجرای برنامه‌های تحول اداری و بهره وری در دانشگاه.
اجرای برنامه‌های آموزشی، کارگاههای آموزشی، برگزاری سمینار و گردهمایی در ارتباط با تحول اداری و بهره‌وری.
برنامه ریزی برای تامین فضاهای کالبدی دانشگاه، به منظور توسعه و گسترش فضاهای آموزشی مورد نیاز و اقدام در مورد تامین اعتبار عمرانی مورد نیاز.
برگزاری مناقصه‌ها و انعقاد قراردادها با شرکتهای مشاوره و پیمانکار برای طرحهای عمرانی.
تهیه و تدوین طرح جامع دانشگاه و تامین زمین و امکانات با در نظر گرفتن توسعه آم وزش عالی.
نظارت بر حسن اجرای طرحهای عمرانی دانشگاه.
بررسی صورت وضعیت‌ها و موارد مالی طرحهای عمرانی.
اجرای طرحهای امانی و مورد نیاز دانشگاه.
برنامه ریزی و تامین لوازم و مصالح مورد نیاز طرحهای عمرانی.
نظارت بر اجرای طرحهای ساختمانی و تاسیساتی و همچنین تعمیرات اساسی و نگهداری ساختمان‌های واحدهای مختلف دانشگاه.
پیشنهاد بودجه‌های عمرانی دانشگاه برای تصویب در بودجه سالانه کشور.
تهیه نقشه طرحهای عمرانی دانشگاه.
برنامه ریزی و اجرای طرح فضای سبز دانشگاه در چارچوب طرح جامع دانشگاه.
تهیه برنامه لازم برای تعمیر و نگهداری ساختمانها و تاسیسات مختلف و بررسی و تایید پیشنهادهای تعمیراتی و تغییرات فنی در ساختمانها و تاسیسات.
برآورد و پیشنهاد خرید وسایل، مصالح ساختمانی و تاسیساتی مورد نیاز دانشگاه.
نظارت بر انجام تعمیر و نگهداری ساختمانها، تاسیسات و لوازم مربوط (از قبیل شبکه‌های آب، برق، گاز و غیره) در دانشگاه.
جمع آوری اطلاعات لازم برای تنظیم بودجه طرحهای عمرانی دانشگاه.
بررسی طرحهای عمرانی و پیشنهادات واحدهای دانشگاه برای توسعه و عمران با توجه به اولویتها، امکانات اعتبارات مصوب و بر اساس بخشنامه‌ها و دستورالعملهای مصوب و پیگیری بودجه پروژه‌های عمرانی تا مرحله نهایی.
تهیه گزارش و ارزیابی منظم پیشرفت فیزیکی طرحها و پروژه‌های عمرانی و سایر امور مربوط بر اساس برنامه‌های زمانبندی شده.
انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق.
1. ارسال اطلاعات بودجه پیشنهادی مرکز در قالب هدفها و خط مشی کلی مرکز به معاونت متبوع و حوزه ستاد دانشگاه
2. نظارت بر نحوه مصرف اعتبارات و سنجش میزان پیشرفت عملیات در هر یک از واحدها
3. دفاع از بودجه پیشنهاد شده در مراجع ذیصلاح
4. پیشنهاد نمودار سازمانی و پستهای سازمانی متناسب با وظایف و مسئولیتهای مرکز به معاونت متبوع و حوزه ستاد دانشگاه جهت بررسی و اعلام نظر
5. پیشنهاد شرح وظایف مرکز و مدیریتهای زیر مجموعه و همچنین شرح وظایف پستهای سازمانی جهت ارائه و تصویب نهایی به حوزه ستاد دانشگاه واجراء پس از ابلاغ
6. پیشنهادات تغییر و اصلاح پستهای سازمانی و سرح وظایف مرکز جهت ارائه به معاونت متبوع وحوزه ستاد دانشگاه
7. مطالعه و تشخیص نیازهای آموزشی و کارآموزی کارکنان غیر آموزشی مرکز به منظور ارائه پیشنهادات و اخذ تاییدیه اجرای برنامه‌های آموزشی با هماهنگی معاونت متبوع وحوزه ستاد دانشگاه
8. انجام طرحهای مطالعاتی د رمورد اصلاح مقررات و آئین نامه‌های داخلی مرکز با هدف ساده سازی وهماهنگ ساختن آنها
9. نظارت و بررسی سیستمها، روشها و رویههای مورد عمل مرکز وانجام اقدامات لازم به منظور اصلاح و بهبود آنها با هدف افزایش رضایتمندی کارکنان و ارباب رجوع،تسهیل در انجام کارها و انطباق با نیازهای جدید
10. پشتیبانی،هدایت ونظارت بر فعالیتهای بهره وری وتحول اداری مرکز با هماهنگی حوزه ستاد دانشگاه
11. اجرای برنامه‌های آموزشی، کارگاههای آموزشی، برگزاری سمینار و گردهمائی در ارتباط با تحول اداری و بهره وری در راستای خط مشی تعیین شده حوزه ستاد دانشگاه
12. انجام مطالعات و بررسیهای لازم به منظور تدوین جشم انداز و خط مشی‌های مرکز در چارچوب برنامه‌های مصوب وخط مشی تعیین شده از سوی حوزه ستاد دانشگاه
13. تهیه آمار و اطلاعات لازم برای تهیه و تنظیم بودجه‌های تفصیلی مرکز اعم از جاری و عمرانی و اختصاصی و اقدام در خصوص مبادله بودجه تفصیلی با حوزه ستاد دانشگاه
14. اخذ تخصیص اعتبار از حوزه ستاد دانشگاه واعلام به ادارات امور اداری، مالی و عمومی و پشتیبانی
15. انجام مطالعات تطبیقی جذب و وصول درآمدهای اختصاصی و پیگیری مطالبات مرکز
16. بررسی اعتبارات درخواستی واحدها واتخاذ تصمیم در خصوص نحوه تخصیص اعتبار بر اساس مفاد بخشنامه ضوابط تهیه و تنظیم بودجهت تفصیلی،ضوابط اجرای بودجه سنواتی و سایر مقررات مربوط به حوزه ستاد دانشگاه
17. نگهداری حساب اعتبارات مرکز بر حسب برنامهها وفصول هزینه و تهیه و جداول و آمارهای ماهانه از وضعیت تامین اعتبارات مصوب
18. همکاری در بررسی و انجام مطالعات در زمینه شناسائی منابع جذب درآمدهای جدید باحوزه ستاد دانشگاه
19. تهیه و تدوین گزارشات بودجه‌ای و هماهنگی با ادارات امور اداری،مالی،عمومی و پشتیبانی برای اطلاع از میزان هزینههای پرسنلی و سایر هزینه‌ها و تنظیم بودجه تفصیلی پیشنهادی مرکز
20. تهیه و تنظیم اصلاحیه‌های متمم بودجه تفصیلی مرکزجهت ارائه به معاونت متبوع و حوزه ستاد دانشگاه
21. اصلاح روشهای گردش کار و بهبود روشها واجرای دستورالعمل تحول اداری مرکز باهمکاری حوزه ستاد
22. پیش بینی و انجام طرحهای ارتقاء بهره وری باهدف ایجاد انگیزه و افزایش کارائی کارکنان باهماهنگی سایر واحدهای تابعه مرکز وحوزه ستاد دانشگاه
23. همکاری در تهیه و تنظیم شرح شغل کارکنان همراه با شناخت دقیق وصحیح باحوزه ستاد دانشگاه
24. مهندسی مجدد،تجریه وتحلیل،طراحی و بهینه سازی سیستمها و روشهای انجام کار به منظور کاهش هزینه‌ها و صرفه جوئی
25. ارائه پیشنهادات لازم در خصوص تهیه و تدوین و یا اصلاح ساختار سازمانی مرکز به حوزه ستاد دانشگاه
26. تهیه استانداردهای لازم برای مکان ونحوه استقرار واحدها( طرح ریزی واحدها)
27. سنجش سطح انگیزش کارکنان و برنامه ریزی لازم جهت ارتقاء انها با همکاری حوزه ستاد دانشگاه
28. برگزاری مناقصه و انعقاد قرارداد با شرکتهای مشاوره و پیمانکاری برای طرحهای عمرانی
29. اجرای طرحهای عمرانی مرکز
30. نظارت بر حسن انجام کار مشاوران و پیمانکاران طرحهای عمرانی مرکز
31. بررسی صورت وضعیت‌ها و موارد مالی طرحهای عمرانی
32. اجرای طرحهای امانی ومورد نیاز مرکز
33. برنامه ریزی و تامین لوازم ومصالح مورد نیاز طرحهای عمرانی
34. نظارت بر اجرای طرحهای ساختمانی،تاسیساتی و همچنین تعمیرات اساسی و نگهداری ساختمان‌های واحدهای مختلف مرکز
35. پیشنهاد بودجه عمرانی مرکز برای تصویب در بودجه سالانه کشور
36. اجرای نقشه جامع طرحهای عمرانی مرکز
37. برنامه ریزی واجرای طرح فضای سبز مرکزد رچارچوب طرح جامع مرکز
38. تهیه برنامه لازم برای تعمیر و نگهداری ساختمانها و تاسیسات مختلف و بررسی و تایید پیشنهادهای تعمیراتی و تغییرات فنی د رساختمان‌ها وتاسیسات
39. برآورد و پیشنهاد خرید وسایل،مصالح ساختمانی و تاسیساتی مورد نیاز مرکز
40. نظارت بر انجام تعمیر ونگهداری ساختمانها،تاسیسات و لوازم مربوط(از قبیل شبکه‌های آب،برق،گاز و غیره) در مرکز
41. جمع آوری اطلاعات لازم برای تنظیم بودجه طرحهای عمرانی مرکز
42. بررسی طرحهای عمرانی و پیشنهادات واحدهای مرکز برای توسعه و عمران با توجه به اولویتها، امکانات و اعتبارات مصوب و بر اساس بخشنامه‌ها و دستورالعملهای مصوب و پیگیری بودجه پروزه‌های عمرانی تا مرحله نهایی
43. تهیه گزارش و ارزیابی منظم و پیشرفت فیزیک طرحها و پروژه‌های عمرانی وسای امور مربوط بر اساس برنامه‌های زمان بندی شده
44. سازماندهی فعالیتهای مربوط و تقسیم کار وتعیین وظایف وحدود مسئولیت و اختیارات کارکنان تحت سرپرستی
45. نظارت بر تهیه نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و ... ارجاعی از سوی مقام مافوق
46. شرکت د رکمیسیون‌ها،سمینارها و جلسات مختلف حسب دستور و تهیه گزارشهای مورد نیاز جهت استحضار مقام مافوق
- مطالعه و بررسی قوانین و مقررات و آشنائی به بخشنامه‌ها و دستورالعملهای اجرائی
- انجام مطالعات لازم و شناخت سیاستها و نیازهای دانشکده از طریق مراجعه به مسئولین و جمع آوری بودجه‌های پیشنهادی و اعتبارات درخواستی واحدها
- انجام مطالعات لازم و شناخت سیاستها و نیازهای دانشکده از طریق مراجعه به مسئولین و جمع آوری بودجه‌های پیشنهادی و اعتبارات درخواستی واحدها
- تدوین برنامه عملیاتی حوزه بودجه دانشگاه به صورت دوره‌ای با استفاده از تکنیک‌ها و روشهای نوین "حسابداری مدیریت"
- تهیه و تنظیم بودجه پیشنهادی دانشکده بر اساس سیاستها و ضوابط بودجه کل کشور، پیشنهادات واحدهای دانشکده و احتیاجات پیش‌بینی شده آتی
- مطالعه وارزیابی منابع اعتباری و مالی دانشکده و ارائه گزارش لازم به مسئولین ذیربط جهت برنامه ریزیهای آتی
- مطالعه و بررسی روشهای تقلیل هزینههای دانشگاه با در نظر گرفتن به حداکثر رساندن کمیت و کیفیت بازده دانشکده
- نظارت بر اجرای صحیح مقررات بودجه از طریق ارائه راهنمایی‌های لازم و مراقبت در نحوه مصرف اعتبارات و سنجش میزان پیشرفت عملیات در هر یک از واحدها
- نظارت بر تنظیم موافقتنامههای هزینه، تملک دارائیهای سرمایه‌ای و سایر موارد مشابه و ارسال آنها به هیئت امناء دانشکده جهت امضاء
- راهنمائی گروه کارشناسان بودجه برنامه‌ای مدیریت و ارائه گزارش لازم به مسئولین ذیربط جهت برنامه ریزیهای آتی
- بازدید از پروژه‌ها، طرحهای عمرانی واحدهای عمرانی و ارزیابی فعالیتها و تهیه گزارشات لازم به مقام مافوق
- هماهنگی در زمینه امور مربوط به تخصیص اعتبارات هزینهای و تملک دارائیهای سرمایه‌ای و ابلاغ بودجه مصوب به هر یک واحدهای تابعه
- برنامهریزی و نظارت بر تهیه و تنظیم بودجه عملیاتی، سرمایه‌ای و جاری
- ایجاد هماهنگی لازم بین بودجه‌های پیشنهادی واحدها با برنامه‌های مصوب
- بررسی و نظارت بر پیش بینی درآمد و برآورد هزینه‌ی فعالیتها و طرحها و برنامهها
- نظارت بر نحوه هزینه کرد درآمد اختصاصی و ارائه راهکارهای مناسب جهت افزایش درآمد اختصاصی
- تهیه و تنظیم بودجه (جاری، عمرانی، تملک دارائیهای سرمایه‌ای و ... ) دانشکده با همکاری واحدهای ذیربط
- بررسی عملکرد اعتبارات واحدها و نظارت بر اجرای صحیح مقررات بودجه
- نظارت و پیگیری مستمر بر وصول مطالبات اسناد ارسالی به سازمانهای بیمه گر طرف قرارداد
- شرکت در دوره‌های آموزشی و مهارتی جهت ارتقاء ووانمندیهای شغلی
فردی که عهده‌دار این سمت در سازمانهای بزرگ میشود وظیفه انجام امور مربوط به تهیه و تنظیم برنامه‌های تفصیلی واحدها، (بودجه‌ریزی عملیاتی)، کنترل و ارزیابی تحقیق برنامهها و نتایج اجرای آنها، توزیع اعتبارات، بودجه‌نویسی سالانه سازمان، تهیه و تنظیم موافقت‌نامه بودجه تفصیلی سازمان را بر عهده دارد. هدف از این شغل همکاری، مشاوره و برنامهریزی جهت تهیه و تنظیم استراتژی بودجه برنامه‌ای سازمان و مشارکت جهت تصمیمگیری در ارتباط با بودجه سازمان و در نهایت ارائه راه‌حل‌های مناسب در این زمینه برای مسئولین ذیربط در یک سازمان بزرگ است. کارشناس برنامه‌یزی در یک سازمان بزرگ در چارچوب وظایف مربوطه با برقراری ارتباط کاری موثر در جهت انجام أمور از معاون، مدیر یا رییس بخش دستورات را دریافت میکند و با کارکنان و مدیران ارشد بخشهای مختلف در ارتباط است.
یک کارشناس برنامهریزی چه مسئولیت‌هایی دارد؟
کارشناس برنامهریزی دفتری فردی است که به سازمانها در پیشبرد فرایند برنامهریزیهای راهبردی بلندمدت و کوتاه‌مدت به مدیران ارشد سازمانی کمک میکند تا تصمیمات درستی را اتخاذ کنند تا سازمان بتواند در زمانبندی تعیین شده به اهداف موردنظر برسد. به‌طور معمول سازمانها از یک کارشناس برنامهریزی دفتری انتظار دارند در برنامهریزی راهبردی، تحلیل کسبوکار، برنامهریزی عملیاتی و مدیریت عملکرد به آنها کمک کند. یک کارشناس برنامهریزی دفتری سعی میکند خط‌مشی‌ها و دستورات تصویر شده را به اقدام‌های عملیاتی تبدیل کرده و این دستورات را به زبان گویا برای سایر بخشهای سازمان شرح دهد. علاوه بر این یک کارشناس برنامهریزی دفتیر اطمینان حاصل میکند تا استراتژی‌ها و فعالیتهای سازمانی در زمان و موعد مقرر به سرانجام برسند و در ادامه گزارشهای تحلیلی را برای مدیران ارشد سازمانی آماده میکند.
شرح وظایف و مسئولیت‌ها بسته به سازمانی که این فرد در آن‌جا استخدام میشود متفاوت است. به‌طور مثال، شرح وظایف یک کارشناس برنامهریزی واقع در بخش فناوری اطلاعات با شرح وظایف فردی که در بخش منابع انسانی یا آموزشی کار میکند متفاوت هستند. به‌طور معمول، سازمانها از این فرد انتظار دارند گزارشهای تحلیلی در ارتباط با استراتژی‌ها و فرآیندهای عملیاتی سازمان آماده کند تا مدیران بتوانند بر مبنای این اطلاعات تصمیمات مربوطه را اتخاذ کنند. یک کارشناس برنامهریزی باید برنامه‌های عملیاتی استراتژیهای تعیین شده را تهیه و با بخشهای مختلف سازمان هماهنگ کند. علاوه بر این باید به شکل دوره‌ای برنامهها را ارزیابی کند، وضعیت اقدام‌های عملیاتی را ارزیابی و بر اساس آن برنامهها را به‌روزرسانی کند. یکی دیگر از مسئولیتهای این فرد ارزیابی و تحلیل حوزه‌های مختلف کسبوکار با هدف تصمیمگیری برای اعمال تغییر یا توسعه در حوزه‌های کسبوکار است. گزارش‌هایی که به بخش‌هایی نظیر فناوری اطلاعات اجازه میدهند زیرساخت‌های لازم را آماده کنند. یک کارشناس برنامهریزی دفتری باید چالش‌های پیش‌روی واحدهای مختلف را شناسایی کند و در تهیه طرح و پیشنهاد برای بهبود آنها مشاوره‌های لازم را ارائه کند. به‌طور معمول، در سازمانهای بزرگ کارشناس برنامهریزی گزارشهای خود را به رییس اداره برنامهریزی و عملکرد ارائه میکند.
همانگونه که اشاره شد، کارشناسان برنامهریزی در سازمانهای بزرگ وظایف جدی‌تر و سنگین‌تری را بر عهده دارند که از آن جمله به موارد زیر باید اشاره کرد:
- بررسی و مطالعه مستمر و دقیق برنامه‌های مصوب و چشم‌انداز برنامه‌های توسعه سازمان و مشارکت در آنها در تدوین دقیق برنامه‌های راهبردی سازمان.
- همکاری در برقراری ارتباط کاری و موثر برای جذب و جلب مشارکت شرکای تجاری و نهادهای دولتی.
- اخذ اطلاعات لازم از بخشهای مربوطه و تهیه و تنظیم گزارشات بودجه‌ای مرتبط و ارائه به مقام‌های ارشد.
- مطالعه قوانین و مقررات بودجه و آشنایی با نظام بودجه‌ریزی عملیاتی.
- همکاری در ارزیابی مستمر عملکرد واحدهای مختلف در ارتباط با تخصیص بودجه و به‌کارگیری نتایج به دست آمده در برنامهریزیهای آتی سازمان.
- تهیه آمار و اطلاعات موردنیاز و ارائه آنها در قالب جداول و نمودارهای آماری جهت ارائه پیشنهاد دوره‌ای بودجه.
- تهیه و تنظیم پیش‌نویس مکاتبات اداری با واحدهای تابعه و شرکای تجاری.
- مشارکت در تعیین شاخصهای ارزیابی واحدهای تابعه و تخصیص پاداش به واحدهایی که عملکرد قابل قبولی داشته‌اند.
- همکاری در تنظیم موافقتنامههای بزرگ نظیر موافقتنامههای عمرانی در ارتباط با شرکتهای فعال در أمور ساختمانی و پیگیری امور مربوط به آنها
یک کارشناس برنامهریزی به چه مهارت‌هایی نیاز دارد؟
به‌طور معمول شرکتها به دنبال جذب افرادی هستند که در رشته‌های MBA، مدیریت صنعتی، مدیریت اجرایی، مدیریت بازرگانی یا مدیریت دولتی مدرک کارشناسی داشته باشند. از مهمترین مهارت‌های عمومی که این فرد باید داشته باشد باید به توانایی برقراری ارتباط‌های موثر، خلاقیت و مهارت حل مساله، انجام کار تیمی، سخت‌کوشی، توانایی تفکر انتقادی و تحلیل موضوعات، مدیریت تعارض‌ها اشاره کرد. از جمله مهارت‌های تخصصی در این زمینه باید به آشنایی با فرایندهای مدیریت و برنامهریزی استراتژیک، آشنایی با مدلهای مدیریت عملکرد، آشنایی با تحلیل مدلهای کسبوکار، آشنایی با تحلیل داده‌ها و تهیه گزارشهای آماری و تسلط بر زبان انگلیسی (اگر قرار است در شرکتی مشغول کار شوید که ارتباطات بین‌المللی دارد) اشاره کرد.
این افراد به سازمانها کمک میکنند تا زمان‌بندی‌های لازم را برای دستیابی به اهداف تعیین کنند و تصویری شفاف از مدیریت عملکرد سازمان در اختیار مدیران بگذارند. وظایف اصلی این کارشناسان میتواند با یکدیگر متفاوت باشد.
در این مقاله از سایت استخدامی جاب ویژن، قصد داریم به طور کامل وظایف و مسئولیتهای کارشناس برنامه ریزی را برای شما شرح داده و انواع مشاغلی را که کارشناس برنامه ریزی میتواند در آن استخدام شود، نام ببریم تا با این شغل بیشتر آشنا شوید.
به‌طورکلی، کارشناس برنامه ریزی در یک سازمان باید اطمینان حاصل کند که پروژه‌ها طبق برنامه پیش می‌روند، در زمانی که برای آنها تعیین شده است انجام میشوند و نیازهای مشتری را برآورده میکند. همچنین این افراد، مسائل و مشکلاتی را که ممکن است برای پروژه‌ها پیش آید، پیش‌بینی کرده و آنها را برطرف میکنند.
کارشناسان برنامه ریزی بسته به نوع صنعتی که در آن کار میکنند، میتوانند وظایف مختلفی نیز ایفا کنند. به‌عنوان‌مثال، کارشناس برنامه ریزی فروش مسئولیتهای متفاوتی از کارشناس برنامه ریزی خرید دارد. انواع مشاغل مربوط به کارشناس برنامه ریزی که در ادامه هرکدام را شرح میدهیم، عبارت‌اند از:
- کارشناس برنامه ریزی استراتژیک
- کارشناس برنامه ریزی فروش
- کارشناس برنامه ریزی تولید
- کارشناس برنامه ریزی خرید
- کارشناس برنامه ریزی محصول
- کارشناس برنامه ریزی و بودجه
- کارشناس برنامه ریزی و ارزیابی عملکرد
- کارشناس برنامه ریزی و انبار (کنترل بودجه انبار)
- کارشناس برنامه ریزی تأمین مواد اولیه
- کارشناس برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
- کارشناس برنامه ریزی نگهداری و تعمیرات
- و…
تحصیلات موردنیاز برای استخدام کارشناس برنامه ریزی
اغلب کارشناسان برنامه ریزی، حداقل مدرک لیسانس در رشته مهندسی صنایع دارند. همچنین رشته‌های دیگر مانند مهندسی مکانیک، مدیریت بازرگانی، مدیریت صنعتی یا مدیریت کسبوکار نیز به این شغل مرتبط هستند. علاوه بر تحصیلات، بدیهی است که داشتن مهارت‌های مرتبط با این شغل و دانش کافی در این زمینه نیز از مواردی است که کارفرمایان هنگام استخدام کارشناس برنامه ریزی به آن اهمیت زیادی میدهند.
استخدام
وظایف و مسئولیتهای کارشناس برنامه ریزی
وظایف کارشناس برنامه ریزی، تجزیه‌وتحلیل برنامهریزیهای مربوط به پروژه، هماهنگی با افراد، پیشنهاد استراتژی مختلف به مدیران و اطمینان یافتن از روند منظم پروژه‌ها است. با درنظرگرفتن همه این مسئولیت‌ها، شغل کارشناس برنامه ریزی به سطوح بالایی از مهارت‌های ارتباطی، سازماندهی و هماهنگی نیاز دارد.
همانطور که پیش‌ازاین گفتیم، وظایف کارشناسان برنامه ریزی ممکن است با هم متفاوت باشد. بااین‌حال، در ادامه، مسئولیت‌هایی را که بین آنها مشترک است، ذکر کرده‌ایم.
- تهیه و تدوین استراتژی‌ها
- تدوین دستورالعمل‌ها و فرایندهای سازمانی شرکت
- اطمینان از رعایت الزامات برنامهها و ارزیابی ریسک‌ها
- هماهنگی با تیم توسعه محصول و مدیریت ارتباطات با بخشهای مختلف
- تهیه کلیه گزارشهای هماهنگی با مشتریان خارجی
- تهیه و پیاده‌سازی تمام گزارشهای مورد نیاز و تغییرات سیستمها
- برنامه ریزی فعالیتهای بخشهای مختلف
- تجزیه‌وتحلیل فعالیتها برای اطمینان یافتن از مطابقت با مقررات کیفیت و خدمات محصول
- ارائه سطح مطلوب خدمات به مشتریان و آماده‌سازی اسناد و مدارک برای کارکنان
- مدیریت کلیه مکاتبات و اطمینان یافتن از صحت اسناد
انواع مشاغل مرتبط با کارشناس برنامه ریزی
کارفرمایان در موقعیت‌های شغلی مختلفی اقدام به استخدام کارشناس برنامه ریزی میکنند که در ادامه به برخی از آنها اشاره کرده‌ایم.
کارشناس برنامه ریزی استراتژیک
کارشناس برنامه ریزی استراتژیک، در ایجاد استراتژی‌ها و اهداف تجاری و ارائه پیشنهادات مختلف برای رسیدن به این اهداف مشارکت میکند. همچنین این افراد باید سیاستهای شرکت را به‌خوبی بشناسند تا استراتژیهای تجاری را با موفقیت تعیین کرده و به مدیران سازمان ارائه دهند.
وظایف مهم کارشناس برنامه ریزی استراتژیک عبارت‌اند از:
- تجزیه‌وتحلیل اهداف سازمان
- تعیین مشکلات موجود در سازمان و بهبود آنها
- انجام تحقیقات بازار و تجزیه‌وتحلیل روند بازار و صنعت
- ارزیابی اثربخشی استراتژی‌ها و اعمال تغییرات در صورت لزوم
همچنین اغلب کارجویانی که برای آگهی‌های استخدام کارشناس برنامه ریزی استراتژیک اقدام میکنند، دارای مدرک کارشناسی بازاریابی، تجارت، مدیریت مالی و سایر رشته‌های مرتبط هستند.
کارشناس برنامه ریزی فروش
کارشناس برنامه ریزی فروش
استخدام کارشناس برنامه ریزی فروش، به‌طورکلی، برای پیگیری روند فروش و موجودی، تجزیه‌وتحلیل روند فروش و رهبری تیم‌های فروش صورت میگیرد. کارفرمایان در هنگام استخدام کارشناس برنامه ریزی فروش، از شما انتظار دارند که بتوانید مشخصات محصول و خدمات را به طور واضح و کامل برای دیگران توضیح دهید و دارای مهارت‌های حل مشکل باشید.
وظایف کارشناس برنامه ریزی فروش عبارت‌اند از:
- هماهنگی تیم فروش و کمک به جذب و آموزش نیروهای جدید
- تجزیه‌وتحلیل عملکرد تیم فروش و برنامه ریزی جلسات آموزشی
- انجام تحقیقات بازار و به اشتراک گذاشتن یافته‌ها و اطلاعات با تیم
- تدوین استراتژیهای افزایش مشتری
- تعیین اهداف فروش
- پیش‌بینی دقیق فروش و تخصیص منابع به‌منظور دستیابی به اهداف
- مدیریت شبکه فروشندگان و تأمین‌کنندگان
- حفظ روابط با مشتریان
- اطلاع از جدیدترین پیشرفت‌های بازاریابی و فروش
رزومه ساز
کارشناس برنامه ریزی تولید
کارشناسان برنامه ریزی تولید باتوجه به استاندارهای کیفیت، تولید محصولات را سازماندهی میکنند و باید از زمان تولید محصولات شرکت برای توزیع به‌صرفه، اطمینان حاصل کنند. این افراد در برنامهریزیهای تولید محصولات و روشهای بهینه سازی آنها مهارت دارند. داشتن ارتباطات اجتماعی قوی و مهارت‌های کامپیوتری برای این نقش بسیار مهم است.
شرح وظایف اغلب آگهی‌های استخدام کارشناس برنامه ریزی تولید شامل موارد زیر است:
- ارائه روشهای برنامه ریزی تولید
- برنامه ریزی و اولویت‌بندی تولید برای اطمینان یافتن از بازده بالا و کاهش تأخیر
- تعیین نیروی انسانی، تجهیزات و مواد اولیه موردنیاز برای بخش تولید
- حل مسائل و مشکلات بخش تولید
- برنامه ریزی و پیش‌بینی تعداد محصولات نهایی، محصولات معیوب و…
- تهیه و ارائه گزارش وضعیت و عملکرد
- همکاری با بخش کنترل کیفیت، انبار و سایر کارکنان بخش تولید
کارشناس برنامه ریزی خرید
وظایف کارشناس برنامه ریزی خرید معمولاً شامل مدیریت تأمین‌کنندگان کالا و اطمینان حاصل کردن از کیفیت، هزینه و زمان تحویل کالا و خدمات است. همچنین این افراد در تعیین و توسعه استراتژیهای خرید و برنامهریزی برای تأمین محصولات و مواد اولیه شرکت نیز مسئول هستند.
کارشناس برنامه ریزی محصول
کارشناس برنامه ریزی محصول، اهدافی را که در رفع نیازهای مشتریان اهمیت دارد، با حفظ سیاستهای تجاری شرکت، تعیین میکند. از دیگر وظایف این کارشناسان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- تجزیه‌وتحلیل برنامه ریزی مدیریت محصول
- تعیین ویژگیهای محصولات برای مذاکره با تأمین‌کنندگان
- نظارت بر کلیه مراحل مربوط به محصول از تولید تا فروش و بازاریابی آن
- تجزیه‌وتحلیل محصولات رقیب و برآورد هزینه و قیمت محصولات
- و…
کارشناس برنامه ریزی و بودجه
کارشناسان برنامه ریزی و بودجه مسئولیت تجزیه‌وتحلیل آمار و اطلاعات مربوط به امور مالی و اهداف استراتژیک و اقتصادی پروژه‌ها را برعهده دارند. همچنین این افراد، پروژه‌های مختلف را از نظر اقتصادی ارزیابی میکنند، جریان نقدینگی سازمان را پیش‌بینی میکنند و در تخصیص بودجه به بخشهای مختلف سازمان و مدیریت بهینه منابع نیز مشارکت میکنند.
کارشناس برنامه ریزی و ارزیابی عملکرد
از وظایف مهم این افراد میتوان به نظارت بر اجرای صحیح OKRها، طراحی فرآیندهای کسبوکار و نظارت بر پیشرفت پروژه‌ها اشاره کرد. کارشناس برنامه ریزی و ارزیابی عملکرد باید به تحلیل سیستمها و داده‌ها مسلط باشد و با سیستمهای مدیریت کیفیت محصول نیز آشنایی داشته باشد.
کارشناس برنامه ریزی و انبار
کارشناس برنامه ریزی و انبار باید روی امور مربوط به انبار، کنترل و برنامهریزی و کنترل کیفیت موجودی انبار تسلط کافی داشته باشد. اغلب کارجویانی که برای آگهی‌های استخدام کارشناس برنامه ریزی و انبار اقدام میکنند، معمولاً دارای حداقل مدرک لیسانس مهندسی صنایع هستند.
کارشناس برنامه ریزی و تأمین مواد اولیه
کارشناس برنامه ریزی و تأمین مواد، مسئول تهیه مواد اولیه و سایر قطعات و منابع موردنیاز برای تولید محصولات است. محیط کار این افراد معمولاً در کارخانه است و برای انجام وظایف خود باید ابتدا با بخشهای مهندسی شرکت هماهنگی‌های لازم را انجام داده و مقادیر مواد و قطعات اولیه موردنیاز را تعیین کنند. همچنین با بخش خرید شرکت نیز همکاری میکنند تا مواد اولیه موردنیاز را از فروشندگان تهیه کنند. به‌طورکلی، این افراد ارتباط میان بخش طراحی و تولید محصولات را نیز برقرار میکنند.
کارشناس برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
کارشناس برنامه ریزی منابع سازمانی، درک کاملی از فرآیندهای سازمانی و ابزارهای توسعه ERP دارد. این افراد معمولا توسط شرکتها استخدام میشوند یا مستقل و پروژه‌ای کار میکنند. منابع سازمانی معمولاً شامل نیروی انسانی، مواد و محصولات، سرمایه و دارایی‌های شرکت است. در حقیقت کارشناسان ERP با تحلیل داده‌های مختلف، روی مدیریت فرآیندهای منابع انسانی، مدیریت موجودی و تأمین کالا، مدیریت امور مالی و… نظارت میکنند.
حقوق کارشناس برنامه ریزی در ایران چقدر است؟
حقوق کارشناس برنامه ریزی
حقوق کارشناسان برنامه ریزی بسته به آنکه در چه شهری کار میکنند، سطح شغلی آنها چگونه است و میزان سابقه کاری و تحصیلات آنها چقدر است، معمولاً با یکدیگر متفاوت است. در گزارش حقوق و دستمزد جاب ویژن نظرسنجی‌ای بین 846 نفر از کارشناسان برنامه ریزی انجام شد که در آن، حقوق دریافتی خود را در سال 1400 و پیش‌بینی افزایش حقوق خود را در سال 1401 گزارش کرده‌اند. در جداولی که در ادامه آورده شده‌اند، میانگین درآمد ماهیانه دریافتی یک کارشناس برنامه ریزی را در شهرهای مختلف ایران با سطوح مختلف شغلی در سال 1400 مشاهده میکنید:
شهر کارشناس کارشناس ارشد مدیر
تهران 7 میلیون تومان 10 میلیون تومان 15 میلیون تومان
شهرهای بزرگ (کرج، مشهد، اهواز، اصفهان، تبریز، شیراز) 6.3 میلیون تومان 8 میلیون تومان
شهرهای کوچک 5.2 میلیون تومان 7.3 میلیون تومان
بازار کار استخدام کارشناس برنامه ریزی در ایران چگونه است؟
اگر به صفحه فرصت شغلی سایت استخدام جاب ویژن سری بزنید، مشاهده خواهید کرد که برای موقعیت شغلی کارشناس برنامه ریزی، هم‌اکنون، 480 فرصت شغلی فعال وجود دارد که همین امر نشان‌دهنده بازار کار خوب آن است. همچنین همانطور که در بخشهای قبلی به آن اشاره کردیم، کارشناسان برنامه ریزی میتوانند در انواع مختلفی از مشاغل و صنایع استخدام شوند. بااین‌حال، میزان سابقه کاری و مهارت‌های فردی نیز روی شانس شما برای استخدام شدن تأثیر زیادی می‌گذارد. به همین دلیل بسیار مهم است که تحصیلات کافی برای کار در این موقعیت شغلی را کسب کرده و روی تقویت مهارت‌هایتان کار کنید تا شانس خود را برای استخدام در یک سازمان خوب با حقوق مناسب بالاتر ببرید.
مهارت‌های فردی موردنیاز برای استخدام کارشناس برنامه ریزی
در ادامه تعدادی از مهارت‌های کلیدی که برای موفقیت در شغل کارشناس برنامه ریزی نیاز است، برای شما شرح داده‌ایم. همچنین اگر آگهی‌های استخدام کارشناس برنامه ریزی را بررسی کنید، میتوانید مهارت‌های مهمی را که برای اکثر کارفرمایان مهم است، مشاهده کنید.
مهارت‌های تحلیلی
کارشناس برنامه ریزی باید قادر به تجزیه‌وتحلیل اطلاعات مختلف و استفاده از این اطلاعات برای ایجاد برنامه‌های استراتژیک مناسب برای یک سازمان باشد. نمونه‌هایی از تجزیه‌وتحلیل‌هایی که این افراد ممکن است انجام دهند شامل تجزیه‌وتحلیل بازار، تجزیه‌وتحلیل داده‌ها و امکان‌سنجی است. مهارت‌های تحلیلی خوب برای کارشناس برنامه ریزی استراتژیک شامل موارد زیر است:
- تفکر سیستماتیک
- تفکر منطقی
- استدلال استقرایی یا قیاسی
- و…
مهارت‌های ارتباطی
کارشناس برنامه ریزی، بیشتر وقت خود را در ارتباط با دیگران صرف میکند. آنها باید بتوانند اطلاعاتی را که برای کمک به شرکت در دستیابی به اهداف آن تهیه کرده‌اند، به طور مؤثر با دیگران به اشتراک بگذارند. همچنین باید شنونده‌ای فعال برای درک نیازهای شرکت و نیازهای فردی کارکنان باشند. نمونه‌هایی از مهارت‌های ارتباطی کارشناسان برنامه ریزی عبارت‌اند از:
- مذاکره
- همکاری
- گوش‌دادن فعالانه
- انتقاد سازنده
- سخنرانی عمومی
- ارتباط کلامی
- ارتباط نوشتاری
- ارتباط غیرکلامی
مهارت‌های رهبری و مدیریت
بسیاری از کارشناسان برنامه ریزی، مدیریت و رهبری تیم‌های خود را بر عهده دارند که در این صورت نیاز است تا روی مهارت‌های رهبری و مدیریت تسلط کامل داشته باشند. حتی کسانی که نقش مدیریتی ندارند، بهتر است مهارت‌های رهبری قوی داشته باشند تا به همکاران خود کمک کنند تا به هدف مشترکی که از اهداف کلی شرکت پشتیبانی میکند، برسند.
مهارت حل مسئله
معمولاً یکی از مهمترین وظایف کارشناس برنامه ریزی در هر سازمانی، حل مشکلات است. به‌عنوان‌مثال، اگر اهداف مالی شرکتی برآورده نشود، یک کارشناس برنامه ریزی برای ارزیابی وضعیت فعلی شرکت و تدوین برنامه‌ای مناسب برای رسیدن به آن اهداف استخدام خواهد شد. همچنین این افراد باید بتوانند داده‌ها را به طور مؤثر تجزیه‌وتحلیل کنند و از مهارت‌های خود برای ایجاد راه‌حل‌های مناسب استفاده کنند.
مهارت‌های تفکر انتقادی
مهارت تفکر انتقادی به توانایی فرد در تجزیه‌وتحلیل اطلاعات و نتیجه‌گیری مناسب گفته میشود. کارشناس برنامه ریزی باید منابع مختلف از جمله حقایق و داده‌ها را ارزیابی کرده و بر اساس این اطلاعات به نتیجه‌گیری نهایی برسد.
مهارت‌های روش تحقیق
کارشناسان برنامه ریزی باید محققان بسیار خوبی باشند؛ زیرا باید تحقیقات متنوعی روی روند بازار و صنعت انجام دهند و بیشتر وظایف آنها بر اساس انجام تحقیقات و توسعه استراتژیهای مناسب است. مهارت‌های روش تحقیق شامل توجه به جزئیات، جمع‌آوری اطلاعات و تفسیر آنها است.
مهارت‌های بازاریابی
کارشناس برنامه ریزی باید اطلاعات مختلفی از بازاری که در آن کار میکند، داشته باشد. همچنین آنها باید تحقیقات بازار را برای شناسایی راه‌حل‌های مربوط به بازاریابی انجام دهند و استراتژیهای سازمانی و مشکلاتی را که مانع این استراتژی‌ها میشوند، تفسیر کنند تا به توسعه اهداف بازاریابی کمک کنند.
مهارت‌های توسعه کسبوکار
توسعه کسبوکار جزء مهمی از برنامه ریزی استراتژیک است؛ زیرا به افزایش ارزش شرکت از طریق توسعه بازارها و مشتریان کمک میکند. داشتن درک قوی از تکنیک‌های به‌روز توسعه کسبوکار، یکی از موارد مهمی است که کارفرمایان هنگام استخدام کارشناس برنامه ریزی به آن توجه زیادی میکنند.
دانش فناوری اطلاعات
بسیاری از کارشناسان برنامه ریزی برای تحلیل داده‌ها و اطلاعات، از دانش فناوری اطلاعات خود استفاده میکنند. نمونه‌هایی از مهارت‌های خوب فناوری اطلاعات موردنیاز برای کارشناس برنامه ریزی عبارت‌اند از:
- عیب‌یابی
- دانش کامپیوتر
- توانایی استفاده از برنامهها و سیستمهای رایانه‌ای مختلف
- اتوماسیون
- تحلیل داده‌ها
- زیرساخت داده
- تجزیه‌وتحلیل سیستمها
- و…
چگونه آگهی‌های استخدام کارشناس برنامه ریزی را پیدا کنیم؟
چگونه آگهی‌های استخدام کارشناس برنامه ریزی را پیدا کنیم؟
برای آنکه موقعیت‌های استخدامی کارشناس برنامه ریزی را مشاهده کنید، میتوانید به صفحه آگهی کار سایت جاب ویژن مراجعه کرده و از قسمت گروه شغلی، گزینه «تحلیل و توسعه کسبوکار/ استراتژی/ برنامه ریزی/ تحلیل داده و اطلاعات» را انتخاب کنید. حتی میتوانید در قسمت عنوان شغلی، «کارشناس برنامه ریزی» را تایپ کرده تا آگهی‌های استخدامی آن برای شما نمایش داده شود.
شما میتوانید برای اطلاع از جدیدترین موقعیت‌های استخدام کارشناس برنامه ریزی، در کانال تلگرامی جاب ویژن به آدرس jobvision@ عضو شوید تا هرروز از به‌روزترین فرصتهای شغلی باخبر شوید. همچنین بات تلگرامی جاب ویژن (jobvisionbot@) موقعیت‌های شغلی منطبق با رزومه‌تان را برای شما ارسال میکند که در صورت تمایل برای هریک از آنها میتوانید رزومه بفرستید. اگر هنوز رزومه حرفهای ندارید، با رزومه ساز استخدام رایگان برای خودتان به دو زبان فارسی و انگلیسی، رزومه استاندارد بسازید.
برای مشاهده دقیق‌تر آگهی‌های استخدامی میتوانید از نوار جستجوی پیشرفته سایت نیز کمک بگیرید. به‌عنوان‌مثال، اگر به دنبال آگهی استخدام کارشناس برنامه ریزی تولید در اصفهان هستید، بعد از انتخاب گروه شغلی موردنظر، از قسمت انتخاب شهر، «تمامی شهرهای اصفهان» یا «(شهر موردنظر)+ اصفهان» را انتخاب کنید و گزینه جستجو در مشاغل را بزنید.
گزینه‌های دیگری که در جستجوی پیشرفته وجود دارند، سابقه کاری، نوع همکاری، میزان حقوق، سطح شغلی، زمان انتشار، صنعت، نام سازمان و مزایا و تسهیلات است.
جمع‌بندی
کارشناس برنامه ریزی به‌طورکلی، مسئولیت نظارت بر پروژه‌های مختلف شرکت، ارزیابی آنها و تعیین و برنامه ریزی برای پیشبرد اهداف تجاری شرکت را بر عهده دارد. این کارشناسان میتوانند در صنایع مختلفی از جمله خرید، فروش، تولید، انبار و… کار کنند. اغلب کارشناسان برنامه ریزی، معمولاً دارای مدرک کارشناسی یا بالاتر در رشته مهندسی صنایع یا مدیریت بازرگانی و رشته‌های مرتبط دیگر هستند. حقوق و بازار کار این شغل در ایران نسبتاً خوب است و اگر در شهر تهران برای آگهی استخدام کارشناس برنامه ریزی اقدام کنید، حقوق متفاوت‌تری نسبت به شهرهای دیگر ایران دریافت خواهید کرد.
برای مشاهده موقعیت‌های استخدام کارشناس برنامه ریزی میتوانید به صفحه فرصت شغلی سایت استخدام جاب ویژن سری بزنید و در صورت تمایل برای آنها رزومه ارسال کنید.
آشنایی با شغل کارشناس برنامه ریزی
در میان مشاغل متعددی که در بسیاری از سازمانها و شرکتها تعریف میشود، موضوع برنامهریزی از جایگاه مهمی برخوردار است. معمولا بیشتر سازمانهای موفق، دارای یک کارشناس برنامه ریزی موفق و خبره هستند. کارشناس برنامه ریزی معمولا فردی است با تحصیلات، مهارت‌ها و تیپ شخصیتی خاص و متمایز از سایر افراد. به تبع آن وظایف و مسئولیتهای او نیز متفاوت از دیگران است و متناسب با شخصیت و مهارت‌های او است. برای اینکه به این ویژگی‌ها، وظایف و مهارت‌ها بیشتر و بهتر آشنا شویم ابتدا بهتر است بدانیم که یک کارشناس برنامه ریزی چه کسی است. در ادامه با سایر مولفه‌ها همچون وظایف، تحصیلات، مهارت‌ها، ابعاد شخصیتی و سایر موضوعات مرتبط نیز آشنا خواهید شد.
مرجع بروز آگهی‌های استخدام سراسر کشور
فهرست مطالب
کارشناس برنامه ریزی کیست؟
شرح وظایف کارشناسان برنامه ریزی
رشته کارشناسی برنامه ریزی
محل استخدام کارشناس برنامه ریزی
نحوه کار کردن کارشناس برنامه ریزی
حقوق کارشناسان برنامهریزی چقدر است؟
مهارت‌های لازم برای یک کارشناس برنامه ریزی
شخصیت شناسی کارشناس برنامه ریزی
سخن پایانی
کارشناس برنامه ریزی کیست؟
برنامهریزی در تمام سطوح فردی، سازمانی و کشوری یکی از بهترین روشهای رسیدن به اهداف است. برنامهریزی معمولا چشم اندازی از اهداف، فرصتها، تهدیدات، نقاط ضعف و نقاط قوت است. از این رو وجود یک برنامهریزی مناسب میتواند مسیر موفقیت‌ها را به درستی تعیین کند. این موضوع در سازمانها و در رابطه با کسب و کارها از اهمیت بیشتری برخوردار است. در واقع سازمان یا شرکتی که با حجم گسترده‌ای از فعالیتها و وظایف مواجه است مجبور است برای موفقیت، دست به برنامهریزی گسترده و مناسب بزند. برنامهریزی ممکن است به اشکال مختلفی صورت بگیرد؛ اما شاید در میان تمام روشهای موجود استفاده از کارشناس برنامه ریزی بهترین روش باشد. کارشناس برنامه ریزی علاوه بر اهداف و وظایفی که به طور تلویحی به آنها اشاره شد وظایف متعدد دیگری نیز دارد.
شرح وظایف کارشناسان برنامه ریزی
وظایف و مسئولیتهای کارشناس برنامه ریزی تا حد زیادی به مجموعه‌ای که در آن مشغول به کار است بستگی دارد. وظایفی که می‌خواهیم به آن اشاره کنیم کلیت وظایف یک کارشناس است که ممکن است بر حسب نوع سازمان، فعالیتهای آن و حجم فعالیتهای آن شامل تنها بخشی از وظایف باشد.
- مدیریت داده‌های داخلی و خارجی برای تجزیه و تحلیل عملکرد سازمانی، مدل سازی کسب و کار، برنامهریزی استراتژیک، ابتکارات کیفی و عملیات عمومی کسب و کار
- ارائه خدمات تحلیلی و مشاوره‌ای به مشتریان داخلی و خارجی که شامل گردآوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها از منابع متعدد و تهیه خلاصه‌ها، گزارش‌ها و توصیه‌ها در زمینه‌های مختلف از جمله برنامهریزی استراتژیک، بهبود کیفیت، اندازه گیری عملکرد و برنامهریزی بودجه صورت میگیرد
- شناسایی اولویتهای استراتژیک، توسعه برنامهها، اهداف و مقاصد استراتژیک، طراحی ابتکارات و پروژه‌های جدید و همکاری با مشتریان در تعیین اثربخشی برنامه‌های استراتژیک و عملیاتی و تصمیمگیری
- جهت‌دهی در انتخاب و به کارگیری روشهای تحلیلی مناسب برای حل طیف وسیعی از مسائل استراتژیک و عملیاتی
- نظارت و ارزیابی اثربخشی سیستمها، خط مشی‌ها، فرآیندها و شیوه‌ها و پیشنهاد تغییرات برای بهبود عملکرد سازمانی
- بررسی تعیین نیازهای پرسنل یا مواد یا اولویتهای مواد، اسناد، مانند برنامه‌های تولید، سفارشات کاری، یا جداول کارکنان
- بررسی و ارزیابی پیشرفت و بحث در مورد تغییرات مورد نیاز، با سرپرستان بخش یا سایر پرسنل
- توزیع برنامه‌های تولید یا سفارشات کاری به بخش‌ها
- بررسی اسناد، مواد یا محصولات و فرآیندهای کاری برای ارزیابی کامل بودن، دقت و انطباق با استانداردها و مشخصات
- جمع‌آوری اطلاعاتی مانند نرخ تولید و پیشرفت، موجودی مواد، مواد مورد استفاده یا اطلاعات مشتری
- در صورت نیاز به دلیل تغییرات طراحی، کمبود نیروی کار یا مواد، عقب ماندگی، یا سایر وقفه‌ها، همکاری با مدیریت، بازاریابی، فروش، تولید یا مهندسی و برنامه‌های تولید نیز با کارشناس برنامه ریزی است.
- آماده کردن مستندات مربوط به توالی تولید، حمل و نقل، برنامه پرسنل یا سفارشات خرید
- ثبت داده‌های تولید، از جمله حجم تولید، مصرف مواد خام یا اقدامات کنترل کیفیت
- نگهداری فایل‌هایی مانند سوابق نگهداری، بارنامه‌ها یا گزارشهای هزینه
- محاسبه ارقامی مانند مقدار نیروی کار یا مواد مورد نیاز، هزینههای ساخت یا دستمزد، با استفاده از برنامه‌های قیمت گذاری، اضافه کردن ماشین‌ها، ماشین حسابها یا کامپیوترها
- ارائه اسناد و اطلاعات برای محاسبه تاخیرها، مشکلات یا تغییرات در برآورد هزینه
- برنامهریزی با استفاده از پیش‌بینی‌های فروش، تعهدات یا جدولهای زمانی تولید برای واحدهای تجاری، برنامه‌های خاص یا مشاغل
همانطور که در بخش وظایف نیز مشاهده کردید، برنامهریزی یک کار تخصصی است و نیازمند تحصیلات تخصصی نیز است. از این رو اکثر سازمانها ترجیح میدهند افرادی را که دارای رشته تحصیلی مرتبط با برنامهریزی هستند مانند علوم اجتماعی، رشته‌های مدیریت اعم از مدیریت صنعتی- مدیریت بازرگانی- مدیریت اجرایی، علوم پایه و سایر رشته‌های مرتبط را استخدام کنند. البته موضوع تجربه کاری نیز بسیار مهم است. ممکن است برخی از افراد فاقد مدرک دانشگاهی باشند؛ اما علاوه بر سابقه کاری، مهارت‌های لازم را به صورت تجربی فرا گرفته باشند. این افراد نیز میتوانند گزینه انتخابی بسیاری از شرکتها و سازمانها باشند.
به طور کلی هر سازمانی برای رسیدن به اهداف خود نیاز به کارشناس برنامه ریزی با تحصیلات و تجربه دارد و در این راستا به درج آگهی استخدامی می‌پردازد. افرادی که در این زمینه تجربه و تحصیلات لازم را کسب کرده‌اند و سابقه کار در این شغل را دارا هستند میتوانند با تکمیل رزومه خود در سیستم رزومه ساز رایگان ایران استخدام وارد رقابت با رقبای خود در این کار شوند.
محل استخدام کارشناس برنامه ریزی
کارشناسان برنامهریزی میتوانند در هر کسب و کار یا سازمانی که نیازمند برنامهریزی جهت شناخت فرصتها، تهدیدات، مشخص کردن اهداف و نقاط ضعف و قوت خود است، به کار گرفته شوند. این موضوع به خصوص در سازمانهایی که در رقابت با سایر سازمانها و شرکتها به سر می‌برند بسیار ضروری است. علاوه بر این استخدام کارشناس برنامه ریزی میتواند در سطوح کلان کشوری نیز انجام گیرد. بنابراین حوزه فعالیت کارشناس برنامه ریزی را میتوان در بسیاری از سازمانها و شرکتها متصور بود.
نحوه کار کردن کارشناس برنامه ریزی
کارشناسان برنامهریزی جهت فعالیت خود موظف هستند به صورت حضوری در محل فعالیت خود حضور داشته باشند. استخدام کارشناس برنامه ریزی بصورت پاره وقت و تمام وقت در نحوه فعالیت حضوری با توافق طرفین و بر اساس حجم فعالیتها صورت میگیرد.
با این حال به نظر می‌رسد که کارشناسان برنامهریزی میتوانند به صورت دورکار نیز مشاوره و اطلاعات لازم را منتقل کنند. گرچه این شکل از کار هنوز گسترش زیادی نیافته است؛ اما از جمله مشاغلی است که امکان دورکاری آن بسیار زیاد و آسان است.
میزان حقوق و درآمد یک کارشناس برنامه‌ریز بر حسب میزان فعالیت او، نحوه کار کردن و نیز نوع سازمان یا شرکت متفاوت است. معمولا حداقل حقوق تابع حقوق تعیین شده از سوی وزارت کار است. در کنار حقوق، بیمه و پورسانت و سایر مزایا نیز برای افراد در نظر گرفته میشود.
در استخدام کارشناس برنامه ریزی بصورت دورکار نیز میزان درآمد، به میزان فعالیت کارشناس و پروژه‌ای که در دست اوست، بستگی دارد. البته در این شکل از کار معمولاً پورسانت، بیمه و سایر مزایا ممکن است به فرد تعلق نگیرد.
در شرایط احراز برخی از آگهی‌های استخدام کارشناس برنامه ریزی در تهران و سایر استان‌ها، به میزان حقوق اشاره شده است که شما میتوانید از این طریق اطلاعات لازم را قبل از انتخاب شغل به دست آورید.
یک کارشناس برنامه ریزی باید دارای مهارت‌های خاصی باشد. برخی از این مهارت‌ها عبارت است از:
آشنایی با زبان انگلیسی:
بدون تردید آشنایی با زبان انگلیس یک توانایی و مهارت مهم برای بسیاری از مشاغل است. واقعیت آن است که شما اگر قادر به درک این زبان نباشید، بسیاری از پل‌های ارتباطی را از دست خواهید داد.
مهارت‌های سازمانی:
برنامه‌ریزان، مهارت‌های سازمانی بالایی دارند. برخی از افراد میتوانند در هرج و مرج کار کنند، اما به عنوان یک برنامه‌ریز مهم است که اگر بخشی از یک تیم هستید، به فرآیند و روش تکیه کنید. این بدان معناست که تیم خود را مطلع نگه دارید، به جدول زمانی، بودجه و قرار ملاقات‌ها و همچنین سازماندهی اسناد و اطلاعات مهم پایبند باشید. از این گذشته، یک هدف به خوبی اجرا شده به صورت تصادفی اتفاق نمی‌افتد و نیاز به مهارت‌های سازمانی دقیق و توجه به جزئیات دارد – درست از برنامهریزی تا تجزیه و تحلیل.
مهارت حل مسئله:
برنامه‌ریزان موفق میتوانند هر مشکلی را با خونسردی حل کنند. تدبیر آنها فقط به یادداشت‌ها محدود نمی‌شود. آنها میتوانند به سرعت در طول چالش‌های پیش‌بینی نشده تصمیم بگیرند. البته مهارت حل مسئله با گذشت زمان به دست می‌آید و اگر تازه شروع کرده‌اید، میتوانید با تمرکز بر برنامهریزی قبل از انجام و یا اجرای طرحها، برای رفع هرگونه پیچیدگی، پاسخ خود را بهبود ببخشید.
مهارت‌های فنی:
منظور از مهارت‌های فنی، تسلط بر فنون برنامهریزی است. این فنون در وهله اول میتواند با فناوری اطلاعات و نزم‌افزارهای مختص با برنامهریزی مرتبط باشد. در این رابطه نرم‌افزارهای زیادی طراحی شده است که میتواند به برنامه‌ریزان در سطوح مختلف کمک کند.
مهارت در مذاکره و بودجه بندی:
اگر خود را در چانه زنی خوب می‌دانید، پس از مهارت برنامهریزی برخوردار هستید. برای برنامه‌ریزان بسیار مهم است که بتوانند با یک حامی مالی مذاکره کنند یا بهترین معامله ممکن را دریافت کنند. مذاکره هنری است که به ترکیبی از آمادگی، درایت و اعتماد به نفس نیاز دارد. بودجه بندی نیاز به پیش‌بینی و ردیابی هزینه‌ها در حین رسیدگی به فاکتورها، پیشنهادات و هزینه‌ها دارد.
مهارت در شبکه هوشمند:
برنامه‌ریزان، نت ورکرهای باهوشی هستند. شبکه‌سازی یک مهارت ضروری برنامهریزی است، زیرا بسیاری از فعالیتها مبتنی بر روابط است و به شدت مردم محور است و شبکه گسترده‌ای از فروشندگان را می‌طلبد.
شخصیت شناسی کارشناس برنامه ریزی
کارشناس برنامه ریزی از نظر شخصیتی لازم است واجد برخی از خصایص باشد. گرچه نمی‌توان این خصایص را به صورت مجزا و در دو گروه برونگرا یا درونگرا قرار داد، اما میتوان آن را محدود به برخی از ویژگیهای رفتاری کرد. برخی از این ویژگی‌ها عبارت است از:
درک اساسی از رویدادها:
ممکن است بی‌معنا باشد، اما برای اینکه یک برنامه‌ریز عالی باشید، باید رویدادها را درک کنید. داشتن درک درست از نحوه عملکرد رویدادها یک مهارت مهم در برنامهریزی است. به عنوان یک برنامه‌ریز، باید بدانید که چگونه یک قرارداد را بررسی کنید و داده‌های رویداد را تجزیه و تحلیل کنید.
قدرت ارتباطی بالا:
یکی دیگر از ویژگیهای ضروری یک برنامه‌ریز، توانایی تعامل و ایجاد یک رابطه در زمان کوتاه است. برنامه‌ریزان مهارت‌های ارتباطی بالایی دارند و از صحبت با مدیران، مشتریان، پرسنل و… هراسی ندارند. مهارت‌های بین فردی قوی برای اطمینان از اینکه همه افراد درگیر در سازمان، نقش خود را درک میکنند و کارها بدون نقص انجام میشوند، ضروری است.
خلاقیت:
برنامهریزی چیزی فراتر از تهیه فهرست کارهایی است که باید انجام دهید. به عنوان یک برنامه‌ریز، باید از خلاقیت خود برای زنده کردن یک چشم انداز استفاده کنید. مهم نیست مردم چه می‌گویند، خلاقیت یک مهارت قابل یادگیری است و میتواند در طول زمان ایجاد شود. خلاقیت، یک مهارت برنامهریزی ضروری است که برای القای اصالت و اشتیاق در هر رویداد مورد نیاز است. حتی اگر رویدادهای شما ممکن است فضای زیادی برای نوآوری و خلاقیت نداشته باشند، همیشه فضایی برای انجام کارها به گونه‌ای متفاوت وجود دارد، حتی اگر با الزامات مشتری خود محدود شده باشید.
رهبری:
رهبر بودن یک مهارت برنامهریزی ضروری برای هر سازمان یا کسب و کار است. شما باید بتوانید با تیم خود برای اجرای رویدادهای بی‌عیب و نقص کار کنید. همه چیز در مورد اعتماد، تفویض اختیار و انجام کار است. اگر رهبر مادرزادی نیستید، این مهارت را میتوان در طول زمان توسعه داد. برای اینکه یک رهبر عالی باشید نیازی نیست برونگرا باشید. شخصیت طبیعی شما همراه با اشتیاق شما برای برنامهریزی رویداد میتواند به شما در توسعه مهارت‌های رهبری کمک کند.
اشتیاق برای برنامهریزی:
هر چقدر هم که این موضوع کلیشه‌ای و واضح به نظر برسد، اما بودن آن میتواند به موفقیت شما کمک کند. یک برنامه‌ریز، موفق ویژگی‌هایی مانند اشتیاق را در کار روزمره خود القا میکند و در واقع علاقه و اشتیاق زیادی به امور برنامهریزی دارد.
سخن پایانی
برنامهریزی فعالیتی است که بسیاری از ما ممکن است آن را در زندگی شخصی خود نیز به کرات تجربه کرده باشیم. از این رو درک آن در پیشبرد آسان اهداف، برای همگان روشن است. با این حال، برخی از ما ممکن است به اقتضای استعدادها و یا علایق خود، مهارت خاصی در این فعالیت داشته باشیم. همین موضوع میتواند محک مناسبی برای ما جهت ورود یا عدم ورود به این فعالیت باشد. البته منظور این نیست که ابعاد برنامهریزی در زندگی شخصی با برنامهریزی در سطوح شغلی را یکی دانسته و باهم مقایسه کنیم، بلکه هدف آن است که بدانیم بخش مهمی از این فعالیت به استعداد، مهارت و علایق ما بازمی‌گردد. علایقی که ممکن است از همان زمان کودکی ما آشکار شود. بر این اساس اگر فکر میکنید شرایطی را که به آنها اشاره کردیم در خود مشاهده میکنید، قطعا میتوانید کاندیدای خوبی برای این فعالیت و یا تحصیل در این رشته باشید. توجه داشته باشید که برای اطلاع از فرصتهای شغلی جدید میتوانید به کاریابی مجازی ایران استخدام سر بزنید و از آگهی‌های استخدام کارشناس برنامه ریزی مطلع شوید.
فهرست
1- اهداف
2- روشهای بودجه ریزی
1-بودجه ریزی متداول ( سنتی )
- نقاط ضعف سیستم بودجه ریزی سنتی در دستگاههای اجرائی
2- بودجه ریزی افزایشی
3- بودجه برنامه ای
4- بودجه بر مبنای صفر
5-نظام طرح ریزی- برنامه ریزی – بودجه بندی
6- بودجه ریزی عملیاتی
- تعاریف بودجه ریزی عملیاتی
3- تفاوت بودجه ریزی عملیاتی با بودجه ریزی سنتی و برنامه ای
- تفاوت بودجه ریزی عملیاتی با بودجه سنتی یا متداول
- تفاوت بودجه ریزی عملیاتی با بودجه برنامه‌ای
4- پیشینه بودجه ریزی عملیاتی
5-اهداف بودجه ریزی عملیاتی
6- مزایای بودجه ریزی عملیاتی
اهداف
پس از پایان این دوره از فرا گیران انتظار می‌رود:
1. با ضرورت بودجه ریزی عملیاتی آشنا شوند .
2. انواع بودجه نویسی هزینهای را توضیح دهند.
3. تعریف بودجه ریزی عملیاتی را بیان نمایند.
4. با اهداف بودجه ریزی عملیاتی آشنا شوند .
5. مزایای بودجه ریزی عملیاتی را بیان نمایند
مقدمه
بودجه ریزی عملیاتی، فرآیند مرتبط ساختن هزینه‌ها و نتایج است، در حال حاضر این نوع بودجه بندی در بسیاری از کشورهای توسعه یافته استقرار یافته است . در کشور ما نیز لزوم برقراری سیستم بودجه ریزی مورد توجه قرار گرفته و در این راستا دولت موظف شده است تا پایان برنامه پنجم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی به تدریج زمینه‌های لازم را برای تهیه بودجه به روش عملیاتی در کلیه دستگاههای اجرائی به نحوی فراهم آورد که لایحه بودجه سال سوم برنامه به روش عملیاتی تهیه، تدوین و تقدیم مجلس شورای اسلامی شود،همچنین در اجرای بند (32) سیاستهای کلی برنامه پنجم توسعه و استقرار نظام بودجه ریزی عملیاتی، اعتباراتی که بر اساس قیمت تمام شده موضوع ماده (16) قانون مدیریت خدمات کشوری اختصاص می‌یابد پس از پرداخت به واحدهای مربوطه بدون الزام به رعایت قوانین و مقررات عمومی حاکم بر دستگاههای دولتی و فقط بر اساس آئین نامه مالی و معاملاتی و اداری و استخدامی هزینه میگردد که متضمن پیش بینی نحوه نظارت بر هزینه‌ها و تحقق اهداف پیش بینی شده است و با پیشنهاد معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور و وزارت امور اقتصادی و دارائی به تصویب هیئت وزیران می‌رسد،خاطر نشان میگردد مواد (138) و (144) قانون برنامه چهارم توسعه نیز دولت را موظف به استقرار نظام بودجه ریزی عملیاتی نموده تا منجر به افزایش کارائی، بهره وری و استقرار نظام کنترل نتیجه و محصول گرددو همچنین بند (و) ماده (31) قانون مذکور دولت را موظف به تدوین استانداردهای ملی حسابداری طرح تملک دارائیهای سرمایه‌ای برای تعیین دقیق عملکرد حسابهای سرمایه گذاری بخش عمومی و تعیین قیمت تمام شده طرحها نموده است که این امر در ماده (16) قانون مدیریت خدمات کشوری مصوب 8/7/1386 مجلس شورای اسلامی و همچنین جزء (ج) بند (9) ماده واحده قانون بودجه سال 1389 نیز مورد تکلیف واقع گردیده است .
روشهای بودجه ریزی
از نظر تکنیک تهیه و تنظیم بودجه برحسب هدفها وانتظاراتی که در طی دوران متمادی سپری کرده است سیر تحولی گوناگون داشته است که به ترتیب این مراحل تکامل، که به روشهای بودجه ریزی موسوم است، ذکرمی شوند.
1- بودجه ریزی متداول ( سنتی )
دربودجه ریزی متداول هدفها و تاکیدات صرفاً به ابزار مالی و حسابداری دریافتهاو پرداختهای بخش دولتی استوار است و توزیع اعتبارات منحصراً معطوف به «دستگاه -مواد هزینه» منتهی می‌گرددو نقش مجلس و پارلمان در بررسی بودجه فقط متوجه حفظ و کنترل مخارج دولت در چهار چوب اعتبارات مصوب میباشد که هیچ هزینهای از اعتبارات مصوب تجاوز ننموده باشد و هر هزینهای در محل و موادخود به مصرف رسیده باشد . در سیستم بودجه ریزی متداول با ملاحظه ارقام و اطلاعات مندرج در سند بودجه تشخیص اینکه دولت چه اعمالی را انجام میدهد و در قبال پولی که خرج میشود چه نتایجی را بدست می‌آورد نشان داده نمی‌شود و از این رو مبنای صحیحی برای مدیریت موثر در دستگاههای اجرائی به حساب نمی‌آید زیرا طبقه بندی مخارج دولت و بررسی آن بر حسب مواد هزینه و دستگاههای اجرائی نماینگر اهداف اقتصادی دولت از محل این مخارج و یا نوع فعالیتهای دولت در رابطه با عواملی که به عنوان هزینه بکار گرفته شده،نیست .در ایران تا سال 1343 بودجه به صورت سنتی یا متداول تهیه و تقدیم مجلس میشد و در آن بودجه،صرفاٌ نام دستگاه و مواد هزینه به تصویب می‌رسید. یکی از علل اصلی استفاده گسترده از این روش بودجه ریزی در گذشته ، ارتباط نزدیک این روش با حسابداری دولتی است .
نقاط ضعف سیستم بودجه ریزی سنتی در دستگاههای اجرائی
-بودجه ریزی به صورت شفاف انجام نمی‌گیرد و بر اساس اهداف دارای اولویت و ضروری دستگاه نمی‌باشد .
-منابع در بسیاری از موارد خارج از اهداف اصلی دستگاه هزینه میگردد و برروی فعالیتهای اصلی تمرکز ندارد.
-نظارت مؤثر بین بودجه و نتایج عملکرد دستگاه انجام نمی‌شود.
- برنامهها و فصول هزینه به صورت کلی به دستگاههای دیکته میشود.
- عدم توجه به فرآیندهای دستگاه اجرائی .
-بهره وری مورد نظر نمی‌باشد.
- چانه زدن بر سر ازدیاد اعتبارات است نه بر سر ازدیاد عملکرد و فعالیت .
- تخصیص بودجه بیشتر به سازمانهائی که نفوذ و قدرت بیشتری دارند انجام میشود که منجر به عدم عدالت و عدم رعایت منطق در توزیع اعتبارات میشود.
-هیچگونه ملاک برآورد هزینه وجود ندارد الا پرداختهای سالهای قبل .
- اختیار مدیر در هزینه کردن اعتبارات محدود است .
- بیشتر وقت مدیران صرف چانه زنی و اخذ اعتبارات میشود.
2- بودجه ریزی افزایشی
این روش با شیوه تغییرات جزئی در تصمیم گیری انطباق دارد، طبق این روش برای تصمیم گیری جدید به تصمیمهایی که قبلاٌ در زمینه مورد نظر گرفته شده مراجعه میکند و با توجه به نیازهای موجود، تغییراتی جزئی در آنها بوجود می‌آورد. در بودجه ریزی افزایشی برای اجتناب از مشکلات ناشی از کار عظیم و پردردسر بودجه نویسی سالانه ابداع شده است . با اینکار هر سال مجدداٌ از اول اقدام به کار بودجه نویسی نمی‌شود. بلکه بودجه ریزان، با قبول بودجه سال گذشته توجهشان را روی تغییرات افزایشی متمرکز میکنند. در این شیوه بودجه سال گذشته به عنوان پایه‌ای برای مصارف جاری فرض شده و یک افزایش سالانه برای آن در نظر گرفته میشود که بستگی به روند تغییرات قیمتها، تغییر حجم عملیات موجود و تقبل وظایف جدید از طرف دولت و عواملی از این قبیل دارد.
3- بودجه برنامه ای
بودجه برنامه‌ای است که درآن اعتبارات بر حسب وظایف، برنامهها و فعالیتهای سازمان دولتی در سال مالی اجرای بودجه که برای نیل به اهداف خود باید انجام دهد، پیش بینی شده است . به عبارت دیگر، در بودجه برنامه‌ای مشخص میشود که دولت و دستگاههای دولتی در سال اجرای بودجه اولاٌ دارای چه اهداف، وظایف و مقاصد مصوبی می‌باشند، ثانیاٌ برای نیل به اهداف و مقاصد مذکور، باید کدام برنامهها،عملیات و فعالیتها راباچه میزان اعتبارات انجام دهد. در بودجه برنامه‌ای نیز مانند بودجه متداول، از طبقه بندی اعتبارات بر حسب فصول و مواد هزینه استفاده میشود با این تفاوت که در بودجه متداول، کل اعتبارات هر سازمان دولتی در فصول و مواد هزینه مختلف پیش بینی میشود، در صورتیکه در بودجه برنامه ای، اعتبارات هر یک از برنامهها و فعالیتها و طرحها در قالب فصول و مواد هزینه پیش بینی میگردد.لازم به توضیح است که در بودجه برنامه‌ای برخی از کشورها، فقط برنامهها به فصل و مواد هزینه تقسیم میشوند، در حالیکه در برخی دیگر از کشورها، فعالیتها و طرحها نیز به صورت فصول و مواد هزینه پیش بینی می‌گردند.آنچه مسلم است آن است که در نظام حسابداری دولتی کشورهایی که از بودجه ریزی برنامه‌ای استفاده میکنند طبقه بندیهای بودجه مذکور عیناٌ باید در حسابهای دولتی منعکس گردند. بنابراین هزینههای هر وزارتخانه یا موسسه دولتی نیز باید اولاٌ به تفکیک برنامهها و فعالیتها و طرحهای مورد اجرا درآن سازمان و ثانیاٌ در داخل طبقه بندیهای مذکور به تفکیک فصول و مواد هزینه نشان داده شوند.
عناصر این روش بودجه نویسی بقرار زیر است :
*طبقه بندی واحدهای سازمانی در قالب برنامهها و فعالیتها
*شناسایی هزینههای برنامهها و فعالیتها
*تصمیمگیری درمورد اینکه خروجی این واحدها، باتوجه به این هزینه‌ها، چه باید باشد
4- بودجه بندی بر مبنای صفر
طبق معمول در فرآیند تهیه بودجه، هزینههای سال پیش که به مصرف رسیده به عنوان یک نقطه آغاز به حساب می‌آید.کار افرادی که بودجه جدید را می‌نویسند یا تهیه میکنند این است که چه اقلامی از بودجه را باید حذف کرد و چه فعالیتهائی ( و بر همان اساس چه اقلامی ) را باید اضافه نمود . بودجه بندی بر مبنای صفر توجیه مجدد هر فعالیت از مبنای صفر است و برای هر فعالیت یا برنامه باید توجیهی وجود داشته باشد که آیا لازم است یا نه ؟ در بودجه بندی بر مبنای صفر هزینه‌ها به جای اینکه بر مبنای سطح جاری محاسبه شوند، از صفر شروع میشوند . با چنین بودجه‌ای برای هر ریالی که مصرف میشود باید توجیه منطقی داشته باشند.
پیتر فیر(peter phyrr) بودجه بندی بر مبنای صفر را اینگونه تعریف میکند :
«یک برنامه عملیاتی و فرآیند بودجه‌ای است که هر مدیر را ملزم میکند که به نحوی کامل، مشروح و مستدل در خواست بودجه خود را از پایه صفر ( زیر ا مبنا صفر است ) توجیه کند و مسئول اثبات این امر است که چرا باید هر مبلغ را به مصرف برساند»
در ظاهر بودجه ریزی بر مبنای صفر باعث میشود که بتوان اولویتهای بودجه را به شیوه‌های بهتری تعیین کرد و کارآئی سازمان را بالا برد، ولی واقعیت این است که چنین کاری باعث میگردد تا مقدار بیشتری کارهای دفتری انجام شود و احتمالاٌ روحیه افراد و مدیرانی که باید برای اقلام هزینههای پیشنهادی دلایل موجهی ارائه نمایند تضعیف گردد( که در نتیجه موجودیت برخی از هزینههای زیر سوال خواهد رفت ) به همین دلیل است که در زمان کنونی نسبت به سالهای پیشین کمتر از این بودجه بندی استفاده میشود.
5-نظام طرح ریزی – برنامه ریزی – بودجه بندی ( نظام بودجه بندی طرح و برنامه )
روشی که در جهت تکمیل بودجه برنامه‌ای اخیراٌ در بسیاری از کشورها معمول شد، نظام طرح ریزی- برنامه ریزی – بودجه نویسی است. با استفاده از این نظام می توان برنامه ریزی – طرح ریزی و بودجه نویسی – اطلاعات مدیریت – کنترل مدیریت و ارزشیابی برنامه‌ای را به هم مرتبط ساخت و در عین حال نسبت به تجزیه و تحلیل سیستماتیک هر یک از عناصر تاکید کرد. در این نظام، بیش از آنکه به بودجه ریزی داده‌ها مطرح باشد، بودجه ریزی ستاده‌ها (OUTPUTS) مطرح است .
در این نظام محور اصلی بحث عبارت از هدفها و نتایج نهائی عملیات دولت و امکان نیل به این هدفها از طریق عملیات مختلف و مقایسه این عملیات و انتخاب بهترین، ارزانترین، سریعترین و مناسب‌ترین آنها میباشد . نکته مهم این است که این مجموعه را باید یک نظام تلقی نمود نه روش و فن خاص، نظامی که شامل مبنای تصمیم گیری مناسب و معقول در مرحله سیاست سازی و اعلام خط مشی طراحی برنامه‌های اجرائی و تخصیص منابع محدود میان نیازهای نامحدود بوده و برقراری ارتباط مداوم بین این عوامل را فراهم می‌سازد به این ترتیب هر یک از اجزاء نظام از لحاظ نیل به هدفهای تعیین شده در ارتباط با جزء دیگر نقشی دارد.در بودجه بندی طرح و برنامه ما با یک طرح کلی و یک سری برنامه و تعداد بسیاری پروژه روبرو هستیم که در یک قالب کلی طرحها، برنامهها و پروژه‌ها مورد بررسی و ارزیابی قرار میگیرند و با نگرش سیستمی به بودجه بندی اقدام میشود. امکان مقایسه پروژه‌ها و برنامه با هم و انتخاب اثر بخش‌ترین آنها در نیل به اهداف کلی یکی از مهمترین ویژگیهای نظام بودجه بندی طرح و برنامه است .
عناصر تشکیل دهنده این روش بودجه نویسی بقرار زیر است :
*بررسی وتعیین اهداف بلندمدت و اهداف کمی در هر یک از حوزه‌های عمده فعالیت دولت
*تجزیه و تحلیل خروجی برنامهها براساس اهداف از پیش تعیین شده
*محاسبه مجموع هزینههای برنامهها برای نه تنها یک سال بلکه برای سالهای آتی
*تهیه برنامه‌های هزینهای چند ساله
*تجزیه و تحلیل روشهای جایگزین برای یافتن کار امدترین و اثربخش‌ترین ابزار دستیابی به اهداف برنامهها
*انجام اقدامات بالا به عنوان بخش سیستمی فرآیند بررسی بودجه
6-بودجه ریزی عملیاتی
بودجه ریزی عملیاتی به دنبال ایجاد پیوند میان شاخصهای عملکرد و تخصیص منابع است بنابراین حول دو نکته« ارتباط بودجه با نتیجه» و «ارتباط شاخص عملکرد و ارزیابی» می‌چرخد .
تعاریف بودجه ریزی عملیاتی
1- بودجه ریزی عملیاتی عبارتست ازبرنامه سالانه به همراه بودجه سالانه که رابطه میان میزان وجوه تخصیص یافته به هربرنامه ونتایج به دست آمده از آن برنامه را نشان میدهد . این بدان معناست که با هر میزان مخارج انجام شده در هر برنامه، می‌بایستی مجموعه معینی از اهداف تحقق یابند.
2- بودجه ریزی عملیاتی آن نوع بودجه ریزی است که به گونه‌ای نظام مند شاخصهای عملکرد را درفرآیند تخصیص منابع عمومی کمیاب مورد استفاده قرار میدهد.
3-فرج وند در کتاب « فراگرد تنظیم تا کنترل بودجه » بودجه ریزی عملیاتی را اینچنین تعریف کرده است :
« بودجه ریزی عملیاتی یا بودجه بر حسب عملیات عبارتست از بودجه‌ای که بر اساس وظایف، عملیات و پروژه‌هائی که سازمانهای دولتی تصدی اجرای آن را بعهده دارند، تنظیم میشود. در تنظیم بودجه عملیاتی به جای توجه به کالاها و خدماتی که دستگاه خریداری می کند و یا به عبارتی به جای توجه به وسایل اجرای فعالیتها، خود فعالیتها و مخارج کارهائی که باید انجام شود، مورد توجه قرار میگیرد. در بودجه ریزی عملیاتی – علاوه بر تفکیک اعتبارات به وظایف، برنامهها و فعالیتها و طرحها، حجم عملیات و هزینههای اجرای دولت و دستگاههای دولتی طبق روشهای علمی مانند حسابداری قیمت تمام شده (Cost Accounting) و روش اندازه گیری کار (Work Measurement) محاسبه و اندازه گیری میشوند. ارقام پیش بینی شده در بودجه عملیاتی باید مستند به تجزیه و تحلیل تفصیلی برنامهها، عملیات و نیز قیمت تمام شده آنها باشد . در بودجه عملیاتی مشخص میشود که قیمت تمام شده یک تخت بیمارستان چقدر باید باشد، یک بیمارستان 100 تختخوابی چقدر هزینه باید داشته باشد، ساخت یک مدرسه 5 کلاسه چقدر زمان باید ببرد و چقدر هزینه در بر داشته باشد .»
4- فرزیب در کتاب « بودجه ریزی دولتی در ایران » مینویسد :«بودجه ریزی عملیاتی در واقع همان بودجه برنامه‌ای است که به نحو دقیق تر و روشن تری اجرای برنامهها را از دیدگاه «فایده و هزینه » تجزیه و تحلیل می‌نماید و به علل افزایش قیمت تمام شده واقف میگردد و در نهایت به مدیریت سازمان کمک میکند . استقرار این سیستم مستلزم وجود اطلاعات دقیق در مورد اجرای برنامهها، فعالیتها و عملیات هر واحد است لذا حرکت به سوی بودجه عملیاتی موجب گسترش و نگهداری حسابها و جزئیات در امور مالی دستگاه میباشد.»
فرزیب بودجه ریزی عملیاتی را بر پایه چهار اصل زیر می‌داند :
• حسابداری قیمت تمام شده
• روش اندازه گیری کار
• استفاده از نرمها
• استفاده از استانداردها
5- بودجه ریزی عملیاتی یک برنامه تلفیق عملکرد سالانه و بودجه سالانه میباشد که روابط بین سطح اعتبارات برنامه و نتایج مورد انتظار را نشان میدهد . همچنین تاکید میکند که یک هدف یا مجموعه‌ای از هدفها باید با مقدار معینی از اعتبارات بدست آید. یک بودجه عملیاتی علاوه بر تخصیص هزینههای فعالیت، همه فعالیتهای ( مستقیم و غیر مستقیم ) موردنیاز برای پشتیبانی یک برنامه را تعریف و تعیین میکند.
تفاوت بودجه ریزی عملیاتی با بودجه ریزی سنتی ( متداول ) و برنامه ای
1- تفاوت بودجه ریزی عملیاتی با بودجه سنتی یا متداول
بودجه سنتی
-اعتبارات سازمان دولتی به تفکیک فصول و مواد هزینه مشخص می شود.
-نوع و ماهیت هزینه‌ها نشان داده میشود ولی مشخص نمی‌گردد که هر هزینه برای کدام هدف یا اجرای کدام برنامه یا فعالیت خاص انجام شده است .
- توجه روی درون داد متمرکز است .
دلایل استفاده از آن، سادگی، عدم ابهام و توانائی کنترل هزینه‌ها در مقایسه با سالهای قبل و مشخص کردن داده‌های هزینه بر بوده است .
2- تفاوت بودجه ریزی عملیاتی با بودجه برنامه‌ای
بودجه برنامه ای
بودجه ریزی عملیاتی
• بودجه برنامه‌ای بیشتر به طبقات بالاتر سلسه مراتب سازمانها مربوط میشود.
• در تنظیم بودجه برنامه‌ای ممکن است بدون محاسبه دقیق مخارج هر واحد از فعالیت دولتی، هزینه‌ها را فقط بر اساس سیاست کلی مالی دولت پیش بینی کرد.
• بودجه برنامه‌ای کار بررسی مقامات دستگاه اجرائی، معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور و مجلس را آسان میکند و تصوری از عملکرد دستگاه اجرائی و نتایج بدست آمده از منابع به کار گرفته شده در سطح برنامه بدست میدهد.
• بودجه عملیاتی حدود فعالیت و عملیات طبقات پائین سلسله مراتب نیز مورد بررسی و پیش بینی بودجه‌ای قرار میگیرد.
• شرط اساسی برای تهیه بودجه عملیاتی این است که حجم و مقدار فعالیت سازمانهای دولتی تعیین و هزینه هر واحد از فعالیتها محاسبه شود.
• بودجه عملیاتی به عنوان مبنای اصلی بودجه یک دستگاه، با ارائه آمار و اطلاعات کمی، میزان کار انجام شده در تولید هر فعالیت یا محصول نهائی را مشخص می‌سازد و به مدیریت واحد عملیاتی و مسئولان برنامه در تخصیص و توزیع منابع به کار گفته شده و بدست آوردن حداکثر فایده هر یک از فعالیتها کمک موثر میکند.
پیشینه بودجه ریزی عملیاتی
بخش مهمی از قانون اساسی هر کشور به چگونگی دخل و خرج آن کشور اختصاص دارد . نظارت بر دخل وخرج به موجب همین قوانین برعهد ة نمایندگان برگزید ة مردم و سایر سازمانها و نهادهای نظارتی واگذار شده که از منافع مردم حمایت میکنند . بنابر این طبیعی است که نمایندگان مردم بر نحوه و میزان هزینه کرد اعتبارات توسط دستگاههای دولتی و همچنین نحو ة توزیع جغرافیایی اعتبارات هزینهای و تملک دارایی‌های سرمایه‌ای حساسیت د اشته و در اسناد بودجه نیز به دنبال کنترل فعالیتهای دولت در جهت تحقق دو هدف مذکور باشند بدین منظور لازم است که در اسناد بودجه مشخص شود که اعتبار ات در چه محلی و به چه میزان هزینه میشود و سپس نظارت شودکه میز ان اعتبار ات هزینه شده از اعتبار ات مصوب تجاوز ننماید و یا محل خرج اعتبارات نیز تغییر نیابد.
اصل 53 قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران :
«کلیه دریافت‌های دولت در خزانه داری کل متمرکز میشود و همه پرد اخت‌ها در حدود اعتبارات مصوب به موجب قانون انجام میگیرد»
وقتی که منظور از بودجه کنترل باشد، نظام بودجه‌ای بر طبقه بندی هزینه‌ها متمرکز میگردد. این طبقه بندی همان مواد اصلی و فرعی هزینه است . در این مرحله از کار، بودجه دولت عبار ت از سندی است که در آن نام هر دستگاه دولتی به همراه هزینههای آن برحسب مواد مختلف هزینه بیان شده است. در این نظام بودجه‌ای مبتنی بر کنترل، هدف هر دستگاه افزایش میزان مواد هزینه از طریق بیان مشکلات و کمبودها در فر آیند انجام وظایف و در سوی دیگر هدف سازمان متولی بودجه و دولت تقلیل میزان مواد هزینه تا حداقل ممکن است . در اجرای بودجه نیز دستگاه اجرایی موظف است که حساب هر یک از مو اد هزینه ر ا در قالب اقلام هزینه و در سقف اعتبار ات مصوب نگهداری کند و در اختیار دستگاههای نظارتی مربوط قر ار دهد . ممیزی این حسابها نیز معمو لاً عبارت از بررسی مجوزهای هزینه کرد به منظور کنترل سقف اعتبارات در هر قلم هزینهای است. بدیهی است که در این بررسی به میز ان تحقق اهداف و ماموریتهای دستگاه و چگونگی انجام آنها پرداخته نمی‌شود. در سال 1923 یعنی دو سال بعد از تصویب قانون بودجه و حسابداری که به موجب آن دفتر بودجه امریکا تأسیس شد و وظیفه تهیه بودجه را به عهده گرفت، یکی از صاحب نظران بودجه‌ای در رسالة خود بنام اولین سال بودجه ایالات متحده امریکا مینویسد:
«دفتر بودجه فقط به مسائل جاری و کم اهمیت دولت می‌اندیشد و برخلاف مقامات هیئت دولت به هیچ وجه مسئله سیاستهای کلی برایش مطرح نیست . آنچه از لحاظ دفتر بودجه اهمیت دارد، صرفه جویی در هزینه‌هاست و این به اقتضای سیستم بودجه‌ای مبتنی بر کنترل است طبقه بندی هزینه‌ها در مو اد و مو اد فرعی هزینه فقط اساسی برای حسابداری عملیات دولت بوجود می‌آورد، ولی هیچ نوع اطلاعی از اثرهای هزینههای عمومی بر سیاستهای کلی کشور و همچنین هدفی که از این هزینه‌ها برای نیل به آنها تصویب و خرج شده اند، به دست نمی‌دهد» . دفتر بودجه در این سال‌ها جزئی از تشکیلات وزارت خزانه د اری است و کارکنان آن را حسابداران ورزیده تشکیل میدهد.
درنظام بودجه‌ای مبتنی بر کنترل، سازوکار،سازوکار) تخصیص عبارت از درصدی ازسقف اعتبارات بودجه‌ای در هر یک از اقلام هزینهای در فواصل زمانی مختلف است. و سازمان متولی بودجه در این نظام جزئی از تشکیلات خزانه داری است و کارکنان آن را گاهی حسابداران خبره تشکیل میدهند (
در دهه‌های 1920 و 1930 بعضی از صاحب نظران، لزوم افزایش نقش بودجه را درک کرده، و در رساله‌ها و نوشته‌های خویش آن ر ا طرح و گوشزد می‌کردند. ولی تصمیم گیران به همان فایده‌ای که برای بودجه از لحا ظ کنترل هزینههای دولت قایل بودند، اکتفا میکنند و اقدامات مذکور تغییری در اوضاع پدید نمی‌آورد. بحران بزرگ اقتصادی سال 1929 منشأ تحولات عظیمی در عرصه اداره اقتصاد بخش عمومی شد . اثرهای این تحول ر ا باید در گسترش نقش و د امنه فعالیتهای دولت و دخالت او در اقتصاد جست وجو کرد . وقتی آثار و فو اید فعالیتهای دولت مطرح شود، خواه ناخواه چگونگی انجام این فعالیتها و نحوة مدیریت انجام آنها نیزمطرح میشود افزایش سریع ماموریتها، فعالیتها و وظایف دولت و به دنبال آن هزینههای دولت، نگهداری حساب تعداد بی شماری مواد هزینه را در مجموعه وسیع دستگاههای دولت ب هصورت متمرکز، مشکل و پرهزینه نمود . با توسعه فعالیتها، حسابهای جزئی که برای مو اد فرعی نگهداری میشوند، اهمیت خود ر ا از دست می‌دادند و آنچه مطرح میشد حاصل نهایی فعالیت دولت و چگونگی تحصیل آن بود . به بیان دیگر، تمرکز از چگونگی مصرف اعتبار و کنترل منابع و ورودیها به خروجی و محصولات کار تغییر کرد و در این صورت که نتایج فعالیتهای دستگاههای دولتی هدف هزینه‌ها تلقی میشود، وظیفه بودجه ر ا میتوان چگونگی تجهیز منابع برای انجام وظایف تعریف کرد . با این نگاه جدید، بودجه دربا رة مسائل مربوط به مدیریت اقدامات، فرآیندهای انجام کار و برنامهها در دستگاههای دولتی متمرکز شد.
در اثر این تغییر نگاه در سال 1939 دفتر بودجه از وزارت خزانه داری ایالات متحده امریکا به اداره اجرایی رئیس جمهور منتقل گردیده و عامل اساسی در اداره امور قوه مجریه تلقی شد همراه با استفاده روز افزون از بودجه برای ارزشیابی و بهبود چگونگی اداره کارها، تکنیک‌های حسابداری قیمت تمام شده که از بخش خصوصی اقتباس شده بود در بعضی از دستگاهها مورد استفاده واقع شد . و بعضی دیگر کوشش‌های خام و نسنجیده‌ای ر ا برای تعیین معیارهای سنجش عملکرد و اندازه گیری کار و زمان به کار بستند. جنگ جهانی دوم نیاز به تجهیز منابع و استفاده سنجیده از پرسنل و تجهیز ات و در نتیجه سرعت تحولات بودجه‌ای را افزایش میدهد . در سال 1949 کمیسیون هوور تحولات تا آن روز ر ا تحت نظم و قاعده درآورد و پیشنهاد کرد طبقه بندیهای بودجه به موازات نقش جدید بودجه برای بهبود مدیریت اصلاح شود . این کمیسیون توصیه میکند که توجه باید از ورودی‌های دولت یعنی اقلام هزینه‌ها و فهرست کارکنان دولت به خروجی‌های دولت یعنی دستاوردها، فعالیتها و هزینههای مرتبط با آنها معطوف شود و بر طبقه بندی وظایف، فعالیتها و فعالیتهای فرعی به جای طبقه بندی اقلام هزینه پرداخت، ولی در این مرحله از سیر تکاملی بودجه به جنبه بهبود مدیریت از لحاظ سنجش کارایی و چگونگی بهره برداری از منابع، توجه میشود
در نظام بودجه ریزی مبتنی بر بهبود مدیریت )حیث سنجش کارایی و چگونگی بهره برداری از منابع)،سند بودجه شامل عنوان هر دستگاه دولتی و در ذیل آن طبقه بندی از وظایف و خروجی اقدامات آنها در قالب اقلام هزینه است . سازوکار تخصیص در این نظام عبارت از پرداخت درصدی از سقف اعتبارات هر برنامه در هر قلم هزینهای در فواصل مختلف زمانی است. دستگاههای نظارتی در این سازوکار به ممیزی حسابها و اسناد هزینه برای نگه داری سقف اعتبارات هر قلم هزینهای در هر برنامه یا وظیفه می‌پردازند.
در دهه 1960 کانادا نیز نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد را آغاز کرد . در این دهه توجه بیشتر معطوف به مرتبط ساختن مخارج با نتیج و محصولات بود. دولت کانادا در دهه 1970 ارزیابی برنامهها و اثر بخشی آنها را در دستور کار خود قرارداد . کشورهای دیگری در دهه 1990 و بعد از آن به این نوع بودجه ریزی روی آوردند. از جمله این کشورها میتوان به شیلی، کلمبیا، انگلستان، ایرلند، مصر، مکزیک، اسپانیا، تانزانیا، استرالیا، اوگاندا، هلند، نیوزیلند و چند کشور توسعه یافته و در حال توسعه دیگر از جمله ایران اشاره کرد.
ساختار بودجه در ایران به گونه‌ای است که به راحتی هزینه ساز است، منابع واقعی را از منابع غیر واقعی و تورمی تفکیک نمی‌کند . در شیوه رایج بودجه ریزی در دستگاههای دولتی ایران، فعلاٌ حفظ سقف هزینه مطرح است، یعنی اینکه هر دستگاه بودجه سالجاری خود را معیار قرار میدهد و سپس بدون انجام هر گونه ارزیابی از عملکرد خود این که هزینه واقعی هر واحد از تولید کالا یا خدمات آن عملاٌ چقدر تمام میشود، با در نظر گرفتن نرخ تورم کشور و سایر متغیرهای احتمالی در هزینه‌ها، درصدی را به درآمدها و هزینههای سالجاری اضافه میکنند و به عنوان پیش بینی بودجه سال آینده خود به دولت ارائه میدهند. بعلاوه اینکه در بودجه دستگاههای دولتی ایران استمرار حیات دستگاهها مطرح است نه ضرورت‌های واقعی جامعه، لذا بررسی موضوعاتی از قبیل هدف یا اهداف و فلسفه وجودی و توجیهات قانونی ناظر بر تهیه بودجه عملیاتی برای دستگاههای دولتی مورد توجه و بازنگری قرار نمی‌گیرند.
براساس قانون برنامه و بودجه مصوب اسفند 1351، نظام بودجه ریزی ایران نظام «بودجه برنامه ای» است بدین ترتیب که بودجه‌های سالانه باید برمبنای برنامه‌های سالانه، بر مبنای برنامه‌های پنج ساله و برنامه‌های پنج ساله براساس برنامه‌های بلندمدت تهیه شوند. اگرچه پس از تصویب قانون مزبور کشور د ار‌ای پنج برنامه مصوب بوده است، اجرای حکم مذکور هیچ گاه به طور کامل به اجر ا در نیامده است و بحث مغایرت بودجه‌های سالانه با برنامه‌های میان مدت همواره مطرح بوده و هست. عوامل متعددی در این امر مؤثر بوده‌اند که مهمترین آنها عبارتند از:
الف) مشکلات فنی و ساختاری : مانند انعطاف پذیر نبودن احکام، نبود جدولهای مبنا، نبود اولویتها و شاخصهای بخشی
ب) مشکلات ناشی از ساختار و رفتارهای سیاسی : با توجه به اینکه دوره‌های برنامه‌های پنج ساله با دوره‌های ریاست جمهوری و با مجلس شورای اسلامی منطبق نبوده است، همواره دولت‌ها یا نمایندگان ادوار مختلف مجلس نسبت به برنامه‌های تصویب شده ملاحظاتی داشته‌اند که همین امر مانعی در اجرای موفقیت آمیز برنامهها به شمار میرفته است
اصلاح نظام بودجه ریزی و ارتباط هدفمند منابع به برنامه‌های عملیاتی درتدوین سیاستهای استراتژیک برنامه سوم توسعه کشور(سیاست استراتژیک15) مورد توجه قرار گرفته و به تبع آن در بند "ب" تبصره 23 قانون بودجه سال 1381 وهمچنین در بند "ر" تبصره 1 قانون بودجه سال1382، سازمان مدیریت وبرنامه ریزی کشور موظف گردیده در راستای اصلاح نظام بودجه نویسی نسبت به عملیاتی کردن بودجه، اصلاح نظام برآورد درآمدها و هزینه‌ها درتمامی دستگاههای اجرایی اقدام نموده و توزیع اعتبارات مربوط به هزینه‌ها را براساس نیاز دستگاه و فعالیتهایی که صورت میگیرد انجام دهد.و در بند "ب" تبصره 4 قانون بودجه سال 1383و همچنین مواد 49-88 - 138و 144 قانون برنامه چهارم توسعه کشور و همچنین بند 32 امور اقتصادی سیاستهای کلی برنامه پنجم توسعه نیز به بیان اهمیت اجرای بودجه ریزی عملیاتی به منظور منطقی نمودن حجم و اندازه دولت و کاهش تدریجی اعتبارات هزینهای و بهبود ارائه خدمات به مردم و جلب مشارکت بخش غیر دولتی و توسعه اشتغال و صرف بودجه و درآمدهای عمومی پرداخته است .
اهداف بودجه ریزی عملیاتی
در یک جمع بندی کلی میتوان اهداف بودجه ریزی عملیاتی را این گونه بیان کرد:
- ارائه مبنای مناسبی برای اتخاذ تصمیم در خصوص منابع
- تعیین نتایج قابل سنجش و مورد انتظار که از یک تخصیص بودجه خاص قابل حصول است .
- تمرکز فرآیند تصمیم گیری روی مهمترین مسائل و چالشهائی که دستگاه با آن مواجه است .
- ایجاد یک فرآیند منطقی برای تصمیم گیری در خصوص بودجه که به طور مستقیم با فرآیند برنامه ریزی، اجرا و کنترل، ارزیابی و گزارش عملکرد در ارتباط میباشد .
- بهبود چگونگی طرح و تنظیم برنامه.
- ارائه بهترین ابزارهای ممکن بر اساس نتایج برای اطمینان دادن به جامعه که منابع کشور در برآوردن احتیاجات ضروری جامعه مصرف میشوند.
- ایجاد ارتباط بین بودجه و نتایج عملکرد .
- ارائه اطلاعات قابل سنجش برای قوای مجریه، قضائیه و مقننه که بتوانند به استناد آنها میزان پیشرفت و موفقیت برنامهها را در مقابل تخصیصهای بودجه کنترل کنند.
- ارائه مشوقهایی برای مدیریت عملکرد بر مبنای بهبود مستمر
- امکان نظارت موثر بر اجرای عملیات .
- تسهیل و بهبود تجدید نظر بودجه در کلیه مراحل اجرائی و مخصوصاٌ در مرحله قانونگذاری .
- شفاف سازی فرآیند بودجه ریزی
- بهبود عملکرد از طریق پیوند دادن بودجه و عملکرد برنامه
- تقویت حس مسئولیت پذیری مدیران در قبال اتخاذ تصمیمات تاثیر گذار بر فرآیند بودجه
مزایای بودجه ریزی عملیاتی
• افزایش پاسخگوئی عمومی : اگر چه بسیاری از دولت‌ها دسترسی اطلاعات عملکرد خود را امکان پذیر می‌سازند، اما در ورای بحث‌های سیاسی، اطلاعات عملکرد منتچ از بودجه ریزی عملیاتی میتواند به شیوه‌های مختلف نظیر اسناد بودجه ای، برنامه‌های راهبردی و گزارشهای عملکرد به اطلاع عموم برسد.
• مدیریت برای عملکرد بهتر : اطلاعات عملکرد، بیشتر مورد استفاده مدیرانی است که مایلند کارائی عملیاتی برنامهها و فرآیندهای کاری خود را افزایش دهند. تشویق مدیران به استفاده از بودجه ریزی عملیاتی، مستقیم‌ترین پیوند میان اطلاعات عملکرد و افزایش کارآئی و کیفیت خدمات است . شاخصهای کار آئی حجم کار، کیفیت خدمات و رضایت مشتری، شاخصهائی هستند که برای بهبود عملکرد برای مدیران ارزش زیادی دارند . این شاخصها را میتوان برای تعیین اهداف عملکرد و طراحی راهبردهائی برای نیل به این اهداف، ردگیری عملکرد در طول زمان، مقایسه عملکرد با عملکرد سازمانهای دیگر و انعقاد قراردادهای مبتنی بر عملکرد بین کارکنان دولت و بخش خصوصی به کاربرد.
• بهبود نحوه تخصیص منابع : در بودجه ریزی عملیاتی تخصیص منابع با شاخصهای عملکرد مرتبط میشود. مرتبط ساختن برنامه ریزی راهبردی به تخصیص منابع یکی از الزامات اصلی تخصیص منابع بر مبنای هدف است . سازمانها باید عملکرد و اهداف راهبردی را در بودجه‌های پیشنهادی خود ارائه دهند. این شیوه به تصمیم گیران در زمینه تخصیص منابع در بین سازمانها کمک میکند و مستلزم آن است که تحلیگران بودجه، ضرورت بودجه درخواستی هر سازمان، رابطه آن با اولویتهای برنامه راهبردی سازمان، اهمیت آن برای اهداف سیاستهای دولت، خطرات یا میزان عدم قطعیت برآورد هزینه‌ها را بررسی کنند . این رویکرد تضمین میکند که همه پیشنهادهای بودجه‌ای با استفاده از معیارهای یکسان تحلیل شوند و اهمیت نسبی آنها در نظر گرفته شود.
• در بر گرفتن کلیه سطوح مدیریت : بودجه ریزی عملیاتی یک فرآیند پیشرونده میباشد که همه مدیران در یک سازمان را از بالاترین سطح تا مدیران برنامه و بخش در بر میگیرد.. این فرآیند شامل یک حلقه بازخورد میباشد گه اطلاعات مناسبی را در اختیاز مدیران ارشد قرار میدهد تا بهتر به مدیریت فعالیتها بپردازند.
• یک ابزار تشخیص ارزشمند ارائه میدهد: بودجه ریزی عملیاتی یک ابزار تشخیص ارزشمند برای توسعه درک هماهنکی بین منابع به کار رفته و عملکرد میباشد . مسئولان برنامه فرصت بررسی تعامل ظریف بین منابع و نتایج دلخواه را خواهند داشت .این موضوع واقعاٌ مدیریت کلی برنامه را بهبود می‌بخشد.
• به توجیه بودجه کمک میکند: یک بودجه عملیاتی اثر بخش، شفافیت بیشتری را به عملکرد عملیاتی برنامه نسبت به بودجه ریزی سنتی میدهد . بودجه ریزی عملیاتی با استفاده از مقیاسهای واضح هزینه کلی فعالیت را به عنوان مبنائی برای چار چوب ستاده‌های برنامه و اهداف عملکرد می‌سنجد و ابزار ارزشمندی برای بررسی چگونگی تغییرات در مخارج بر نتایج تامین میکند.
• امکان مقایسه در هزینه واحد ایجاد میکند : بک بودجه عملیاتی همچنین اطلاعات تطبیقی مفیدی ایجاد میکند اگر یک واحد منطقه‌ای به هزینه پائین تر از استاندارد دست یابد، مدیران سازمان میتوانند بهترین اقداما ت ابتکاری را شناسائی کنند که منجر به چنین کاهشی گردیده است و سپس موارد آموخته شده را فراگیر و تسهیم نمایند. با شناسائی عوامل گوناگون که هزینههای برنامه را شکل میدهد مدیران میتوانند فرآیندها و استراتژیهای جایگزین که ممکن است از لحاظ هزینه اثربخش تر باشد را شناسائی نمایند.
• تصمیمات آگاهانه و ملموس تر را حمایت میکند : بودجه ریزی عملیاتی تصمیمات آگاهانه تر و ملموستر در مورد تامین منابع را تسهیل میکند . مدیران سازمانهای دولتی باید از هزینه کلی عملیات ( کل هزینههای غیر مستقیم و بالاسری ) و سطح نتایج حاصله آگاه باشند که بودجه ریزی عملیاتی این امر را تسهیل میکند.
• به عنوان مبنائی برای نظام مدیریت عملکرد گسترده عمل میکند: بودجه عملیاتی نشان میدهد چگونه هزینه‌ها بر عملکرد برنامه تاثیر می‌گذارد و چگونه این عملکرد بر نتایج نهائی دلخواه اثر می‌گذارد . یک بودجه عملیاتی خوب تدوین شده، برای مدیران نقطه آغازی به منظور نظارت بر عملکرد سازمانی میباشد.
نام دوره: بودجه ریزی عملیاتی (2)
فهرست
1- اهداف
2- مروری بر تعاریف بودجه ریزی عملیاتی
3- مراحل انجام بودجه عملیاتی
-قیمت تمام شده
- روش اندازه گیری کار
- استفاده از نرم
استفاده از استاندارد
4- هزینه یابی بر مبنای فعالیت
بودجه ریزی عملیاتی
همانگونه که در بخش اول بیان شد، بودجه ریزی عملیاتی به دنبال ایجاد پیوند میان شاخصهای عملکرد و تخصیص منابع است بنابراین حول دو نکته« ارتباط بودجه با نتیجه» و «ارتباط شاخص عملکرد و ارزیابی» می‌چرخد .
تعاریف بودجه ریزی عملیاتی
2- بودجه ریزی عملیاتی عبارتست ازبرنامه سالانه به همراه بودجه سالانه که رابطه میان میزان وجوه تخصیص یافته به هربرنامه ونتایج به دست آمده از آن برنامه را نشان میدهد . این بدان معناست که با هر میزان مخارج انجام شده در هر برنامه، می‌بایستی مجموعه معینی از اهداف تحقق یابند.
2- بودجه ریزی عملیاتی آن نوع بودجه ریزی است که به گونه‌ای نظام مند شاخصهای عملکرد را درفرآیند تخصیص منابع عمومی کمیاب مورد استفاده قرار میدهد.
3-فرج وند در کتاب « فراگرد تنظیم تا کنترل بودجه » بودجه ریزی عملیاتی را اینچنین تعریف کرده است :
« بودجه ریزی عملیاتی یا بودجه بر حسب عملیات عبارتست از بودجه‌ای که بر اساس وظایف، عملیات و پروژه‌هائی که سازمانهای دولتی تصدی اجرای آن را بعهده دارند، تنظیم میشود. در تنظیم بودجه عملیاتی به جای توجه به کالاها و خدماتی که دستگاه خریداری می کند و یا به عبارتی به جای توجه به وسایل اجرای فعالیتها، خود فعالیتها و مخارج کارهائی که باید انجام شود، مورد توجه قرار میگیرد. در بودجه ریزی عملیاتی – علاوه بر تفکیک اعتبارات به وظایف، برنامهها و فعالیتها و طرحها، حجم عملیات و هزینههای اجرای دولت و دستگاههای دولتی طبق روشهای علمی مانند حسابداری قیمت تمام شده (Cost Accounting) و روش اندازه گیری کار (Work Measurement) محاسبه و اندازه گیری میشوند. ارقام پیش بینی شده در بودجه عملیاتی باید مستند به تجزیه و تحلیل تفصیلی برنامهها، عملیات و نیز قیمت تمام شده آنها باشد . در بودجه عملیاتی مشخص میشود که قیمت تمام شده یک تخت بیمارستان چقدر باید باشد، یک بیمارستان 100 تختخوابی چقدر هزینه باید داشته باشد، ساخت یک مدرسه 5 کلاسه چقدر زمان باید ببرد و چقدر هزینه در بر داشته باشد .»
6- فرزیب در کتاب « بودجه ریزی دولتی در ایران » مینویسد :«بودجه ریزی عملیاتی در واقع همان بودجه برنامه‌ای است که به نحو دقیق تر و روشن تری اجرای برنامهها را از دیدگاه «فایده و هزینه » تجزیه و تحلیل می‌نماید و به علل افزایش قیمت تمام شده واقف میگردد و در نهایت به مدیریت سازمان کمک میکند . استقرار این سیستم مستلزم وجود اطلاعات دقیق در مورد اجرای برنامهها، فعالیتها و عملیات هر واحد است لذا حرکت به سوی بودجه عملیاتی موجب گسترش و نگهداری حسابها و جزئیات در امور مالی دستگاه میباشد.»
فرزیب بودجه ریزی عملیاتی را بر پایه چهار اصل زیر می‌داند :
• حسابداری قیمت تمام شده
• روش اندازه گیری کار
• استفاده از نرمها
• استفاده از استانداردها
7- بودجه ریزی عملیاتی یک برنامه تلفیق عملکرد سالانه و بودجه سالانه میباشد که روابط بین سطح اعتبارات برنامه و نتایج مورد انتظار را نشان میدهد . همچنین تاکید میکند که یک هدف یا مجموعه‌ای از هدفها باید با مقدار معینی از اعتبارات بدست آید. یک بودجه عملیاتی علاوه بر تخصیص هزینههای فعالیت، همه فعالیتهای ( مستقیم و غیر مستقیم ) موردنیاز برای پشتیبانی یک برنامه را تعریف و تعیین میکند.
8- کمیسیون هوور، بودجه ریزی عملیاتی را اینگونه تعریف میکند: در مقوله بودجه ریزی عملیاتی، تمرکز بر وظایف یا فعالیت است یعنی بر تحقق اهداف به جای اینکه بر فهرست کارکنان دولت یا مجوزهای خرید متمرکز شود .
بودجه ریزی عملیاتی یک برنامه تلفیق عملکرد و بودجه سالانه میباشد که روابط بین سطح اعتبارات برنامه و نتایج مورد انتظار رانشان میدهد. همچنین تأیید میکند که یک هدف یا مجموعه‌ای از هدفها باید با مقدار معینی از اعتبارات بدست آید.
9- در تعریفی که توسط صندوق بین المللی پول از بودجه ریزی عملیاتی عنوان شده است بودجه ریزی عملیاتی عبارت است ا ز: روشهاو سازوکارهایی که ار تباط بین اعتبارات تخصیص یافته به دستگاههای اجرایی را با خروجیها و پیامدهای آنها از طریق بکارگیری اطلاعات عملکردی در تخصیص منابع تقویت می‌ساز د. همانگونه که از این تعریف استنباط میشود سه موضوع اساسی در یک نظام بودجه ریزی عملیاتی مشاهده میشود :
1- بودجه بر اساس عملکرد تخصیص می‌یابد. برای مثال در شهرداری ابتدا لازم است یک هدف کمی سالانه مانند تولید یک میلیون مترمربع فضای سبز تعیین و سپس به صورت دوره‌ای ارزیابی شود که عملکرد شهرداری در تولید فضای سبز در قبال هدف ازپیش تعیین شده به چه میزان بوده است . بنابراین برنامه ریزی و ارزیابی عملکرد بر مبنای اهداف در نظام بودجه ریزی عملیاتی ضروری است .
2- موضوع محاسبه بهای تمام شده محصولات و خدمات نیز از عناصر اصلی یک نظام بودجه ریزی عملیاتی است .در مثال فوق محاسبه بهای تمام شده هر یک متر مربع در تولید فضای سبز نهفته است.
3- میزان کارآیی سازمان در نحوه مصرف منابع برای تولید خروجی‌هاست. بنابراین با توجه به نکات فوق الذکر سه عنصراصلی درنظام بودجه ریزی عملیاتی قابل توجه است که عبارتند از : برنامه ریزی، محاسبه بهای تمام شده و ارزیابی عملکرد
بودجه ریزی عملیاتی بر اساس وظایف، عملیات و پروژه‌هایی که سازمانهای دولتی تصدی اجرای آنها را به عهده دارند تنظیم می‌شو د. در تنظیم این نوع بودجه به جای توجه به کالاها و خدماتی که دولت خریداری میکند و یا به عبارتی به جای توجه به وسایل اجرای فعالیتها، خود فعالیتها و مخارج کارهایی که باید انجام شود، مورد توجه قرار می‌گیر د. در بودجه عملیاتی علاوه بر تفکیک اعتبارات به وظایف، برنامهها، فعالیتها و طرحها، حجم عملیات دولت و دستگاههای دولتی طبق روشهای علمی مانند حسابداری قیمت تمام شده محاسبه و اندازه گیری میشوند
بودجه ریزی عملیاتی پدیده کاملاً جدیدی نمی‌باشد، بلکه نظام تکامل یافته و متشکل از برخی از جنبه‌ها و عناصر مفید سایر بودجه ریزیهای تجربه شده در گذشته میباشد.
مراحل انجام بودجه عملیاتی
بطور کلی مراحل انجام بودجه عملیاتی عبارتند از : طبقه بندی وظایف و انتخاب واحد اندازه گیری ( واحد حجم کار )
در بودجه ریزی عملیاتی، علاوه بر تفکیک اعتبارات به وظایف، برنامهها، فعالیتها و طرحها، حجم عملیات و هزینههای اجرای عملیات دولت و دستگاههای دولتی بر مبنای روشهای علمی – نظیر حسابداری قیمت تمام شده – محاسبه و اندازه گیری میشوند، ارقام پیش بینی شده در بودجه عملیاتی باید مستند به تجزیه و تحلیل تفصیلی برنامهها و عملیات و نیز قیمت تمام شده آنها باشد، بودجه ریزی عملیاتی دولت را قادر به پاسخگوئی بهتر به مردم می‌سازد، دولت میتواند به مردم توضیح دهد که طبق برنامه مثلاٌ کدام پول را صرف چه اهدافی و با کدام کیفیت‌هائی کرده است و نتایج بدست آمده کدام اند، افزون بر این دستگاههای دولتی میتوانند در انجام برنامه مدیریت بهتری اعمال کنند . کیفیت کالا و خدماتشان را بالاتر ببرند، در شرایط مطلوب هدف آن است که دستگاههای دولتی بتوانند از هر مقدار ناچیز هزینه شده حداکثر استفاده را به نفع مردم کسب کنند.
بودجه عملیاتی نوعی طبقه بندی است که از یکطرف ارتباط بین هزینههای انجام شده و عوامل بکار گرفته شده و از طرف دیگر نتایج کار بدست آمده را نشان میدهد، همچنین مشخص می‌سازد که در طی سال مالی چه کالا و خدماتی به صورت محصول نهائی و یا فعالیتهای بخش عمومی در نیل به اهداف اقتصادی و اجتماعی تولید شده است .
بودجه عملیاتی بر چهار اصل استوار است که با به کار گیری آنها هزینه هر واحد عملیاتی به سادگی تعیین میگردد:
1- روش اندازه گیری کار ( WORK MEASURMENT)
2- حسابداری قیمت تمام شده ( COST ACCOUNTING)
3- استفاده از نرم ( هنجار)
4- استفاده از استانداردها
همانطور که اشاره گردید در بودجه عملیاتی حجم کار بیشتر بر اساس یکی از روشهای قیمت تمام شده و یا اندازه گیری کار دقیق ریال محاسبه میشود . البته روشهای دیگری نیز برای محاسبه هزینه عملیاتی هر واحد وجود دارد مانند هزینه یابی بر مبنای فعالیت که در پایان به آن نیز اشاره خواهیم کرد.
1- قیمت تمام شده ( سیستم حسابداری بهای تمام شده )
تنظیم بودجه عملیاتی با استفاده از این روش نیازمند استقرار کامل حسابداری قیمت تمام شده است . در ادارات دولتی که کارهای خدماتی انجام میدهند ، به علت اینکه از یک طرف استهلاک محاسبه نمی‌شود و از طرف دیگر اصولاٌ تعیین قیمت تمام شده واحد خدمات بمراتب دشوارتر از تولید کالاست، روش حسابداری قیمت تمام شده نمی‌تواند بطور کامل مورد استفاده قرار گیرد . مراحلی که در این سازمانها طی میشود بدین شرح است :
الف- تعیین عملیات دستگاه با توجه به اصول طبقه بندی عملیات
همانطور که قبلاٌ نیز اشاره شد، عملیات هر دستگاه به چندین برنامه، وهر برنامه به چندین فعالیت و طرح تفکیک میشود، در صورت نیاز هریک از فعالیتها یا طرحها را نیز میتوان به اجزای فرعی تقسیم کرد هدف از اینکار تسهیل در تعیین واحد مناسب اندازه گیری حجم کار است .
ب- انتخاب واحد اندازه گیری
اصولاٌ عملیات دستگاهها را میتوان به دو گروه « قابل سنجش » و غیر قابل سنجش » تفکیک کرد، گروه اول عملیاتی هستند که انتخاب واحد اندازه گیری برای آنها دشوار نیست، نظیر کارهای ساختمانی و راهسازی، گروه دوم عملیاتی است که به راحتی نمی‌توان واحد اندازه گیری مناسبی برای آنها انتخاب کرد، از قبیل کارهای تحقیقاتی و پژوهشی که نتیجه شان پیش بینی شدنی نیست . در اینگونه موارد هزینه‌ها به ناچار در قالب فصول هزینه و بر اساس اعضای ثابت اداری، اعم از مالی، فنی، آموزشی، تحقیقاتی و نظایر اینها صورت میگیرد. واحد اندازه گیری کار باید دارای خصوصیاتی از این قبیل باشد : قابل شمارش بودن، ثبات دائمی، تعیین مقدار محصول تولید شده به گونه‌ای که با مرور زمان ثبات خودر ا از دست ندهد و کوشش واقعی بکار رفته را ظاهر سازد . بر این اساس میتوان گفت روش اندازه گیری کار عبارت است از : برقراری رابطه صحیح و منطقی میان حجم کار انجام شده با نیروی انسانی یا ماشینی به کار گرفته شده در تکمیل آن مقدار کار،
اندازه گیری حجم کار در واقع نوعی روش خاص بودجه‌ای نیست بلکه یکی از مبانی مدیریت منظمی به شمار می‌آید که در تجزیه و تحلیل اداره کاربردهای زیادی دارد.
ج- برآورد هزینه یک واحد کار
پس از انتخاب واحد اندازه گیری مناسب، بایستی به برآورد دقیق هزینههای لازم برای تکمیل یک واحد کار پرداخت، بدین منظور می‌بایست مثلاٌ در ساختمان یک واحد آموزشی مراحل مختلف کار را به مطالعات، نقشه کشی، اسکلت سازی، دیوار سازی، گچ کاری، سیم کشی برق، لوله کشی و جز اینها تفکیک کرد و سپس با تعیین مقدار زمان لازم برای هر واحد و مشخص ساختن متوسط مزد روزانه یا ساعتی، به محاسبه مزد هر واحد مبادرت ورزید، پس از این مراحل می‌بایست هزینههای مربوط به مواد، مصالح و استهلاک دارائیهای ثابت را که در ساختمان به کار خواهند رفت محاسبه کرد و رقم ریالی مجموع هزینه هر واحد را مشخص ساخت .
د- پیش بینی حجم عملیات
در این مرحله و پس از محاسبه هزینه هر واحد می‌بایست به پیش بینی حجم کار در سال بودجه پرداخت، این پیش بینی بر اساس تجارب سالهای گذشته یا طرحهای مشابه و ویژگیهای طرح در زمان مورد نظر صورت میگیرد.
ذ- محاسبه حجم هزینه عملیات
بدین منظور کافی است که برآورد هزینه یک واحد کار را در حجم عملیات ضرب کرد تا معادل ریالی حجم هزینه عملیات حاصل شود . برای مثال اگر N، نماینده حجم یک فعالیت قابل سنجش و Ec، هزینه واحد همان فعالیت و M، نماینده یک فعالیت قابل سنجش دیگر و Uc، واحد هزینه همان فعالیت باشد کل هزینه مساوی است با NUC+MUC
2- روش اندازه گیری کار
همانگونه که بیان گردید روش حسابداری قیمت تمام شده به لحاظ در نظر گرفتن کلیه هزینههای واحد کار، روش کاملی است اما اجرای آن مستلزم استقرار یک نظام حسابداری مالی و قیمت تمام شده پیشرفته است که در بسیاری از موسسات عملاٌ مقدور نیست، از اینرو روش اندازه گیری حجم کار برای برآورد هزینههای اداری بسیاری از موسسات توصیه میشود، مبنای این روش محاسبه زمان لازم برای انجام یک واحد کار است و سایر هزینههای که در روش قیمت تمام شده محاسبه میشود مورد توجه نیست، در این روش رابطه حجم کار و زمان لازم برای انجام آن مد نظر قرار میگیرد.
مهمترین ابزارهای این روش بررسیهای زمانی ( TIME STUDY) و تجزیه و تحلیل آماری (SENCESS ANALYSIS) میباشد .
بررسی زمانی عبارت است از :« محاسبه دقیق زمان لازم برای انجام دادن کاری معین از طریق بررسی اعمال، ابزارها، و وسایل و روشهای خاصی که در انجام آن کار مورد استفاده قرار میگیرند، مقدار زمان مذکور معمولباٌ بر حسب ساعت- نفری که برای تکمیل یک واحد کار مصرف میشود تعیین میگردد، که آنرا معیار زمانی می‌گویند »
روش تجزیه و تحلیل آماری بر اساس بررسی مقدار کار انجام شده برای تکمیل یک واحد کار، و زمانی که برای آن مصرف میشود به برآورد هزینه می‌پردازد.
3-استفاده از نرم
بدین منظور لازم است ابتدا با جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات لازم و مربوط به کار مورد نظر، واحد اندازه گیری مناسب را برگزید و سپس مدت زمان لارم برای اجرای اینکار را بر اساس واقعیات موجود تعیین کرد، بدین ترتیب مدت زمان لازم برای تکمیل یک واحد کار که اصطلاحاٌ نرم خوانده میشود محاسبه میگردد.
4-استفاده از استاندارد
باید توجه داشت که معیار با استفاده از اندازه گیریهای دقیق علمی محاسبه میشود و مدت زمانی را که می‌بایست برای انجام یکار صرف شود تعیین میکند، درحالیکه نرم ( هنجار) بر اساس بررسی و تجزیه و تحلیل آماری محاسبه میگردد و زمان لازم و واقعی برای انجام دادن یک کار را در عمل مشخص می‌سازد.
هزینه یابی بر مبنای فعالیت
روش هزینه یابی بر مبنای فعالیت فرهنگ فعلی تعیین بودجه دستگاهها را که«بودجه ریزی افزایشی »است دگرگون خواهد ساخت. در روش فعلی بودجه سال یا سالهای گذشته هر دستگاه اجرایی مبنای اصلی است که همه ساله براساس شاخصهای تعدیل نامشخص و یا افزایش فعالیتها یا پرسنل جدید و بدون توجه به محصول تولید شده دستگاه، انجام میگیرد. در واقع قدرت چانه زنی دستگاه اجرایی اساس تعیین بودجه را تشکیل میدهد و در غالب مواقع که بودجه پیشنهادی دستگاه با سقف تعیین شده هماهنگی و مطابقت ندارد، با کاهش همه جانبه و با درصدی خاص، اجرای تمامی فعالیتهای دستگاه با مشکل مواجه میشود. ضمن اینکه نظارت بر اجرای بودجه دستگاه نیز بر پایه اصول علمی میسر نخواهد بود در روش هزین هیابی بر مبنای فعالیت تشخیص رفتارهای هزینهای محصولات ارایه شده دستگاههای اجرایی همراه با آگاهی از شقوق دیگری که م یتوانند مورد استفاده قرار گیرند، ابزار مدیریتی قدرتمندی در اختیار مدیران قرار میدهد که:
تهیه بودجه توسط دستگاههای اجرایی را ضابطه مند می‌سازد. کل هزینه هر فعالیت توسط دستگاه اجرایی مشخص میشود و امکان مقایسه هزینه مزبور با سایر شقوق فراهم میگردد.
هزینه یابی دقیق فعالیتها، معیار خوبی را در تعیین تعرفه کالاها و خدمات در اختیار مسئولان دستگاههای اجرایی قرار میدهد.
ناکارآیی‌های موجود در تولید کالا و خدمت با سهولت بیشتری مشخص م یگردد و مسئولان میتوانند اقدامات لازم را در افزایش ارزش یا کاهش هزینه محصولات خود بعمل آورند.
مسئولین دستگاه اجرایی درک بهتری از عوامل موثر در هزینه پیدا م یکنند و شقوق موجود برای کاهش هزینه فعالیتها از طریق تغییر فرآیند و بکارگیری فناوری جدید را بهتر تشخیص میدهند.
اطلاعات بدست آمده در فرآیند پیشنهادی، گزارشگیری و نظارت بر اجرای فعالیتهای دستگاه را تسهیل میکند.
در روشهای هزینه یابی نیز دسته بندی هزینه‌ها از اولویتهای اصلی و اساسی است . دراین روش هزینه یابی تجمیع هزینههای مستقیم و غیر مستقیم بر روی اهداف هزینهای است که شامل : فعالیتها، خروجیها، پیامدها، افراد، واحدهای سازمانی، شغل‌ها، پروژه‌ها و غیره که منجر به مدیریت قیمت تمام شده و افزایش کارائی فنی و اقتصادی میگردد.
روشهای عمده‌ای برای محاسبه هزینه تمام شده در دنیا وجود دارد از جمله :
• هزینه یابی بر مبنای فعالیت ( Activity Based Costing )
• هزینه یابی شغل ( Job Order Costing)
• هزینه یابی فرآیند ( Process Costing)
• هزینه یابی استاندارد ( Standard Costing)
روش ABC پرکار بردترین و متداولترین شیوه هزینه یابی در دنیا میباشد .
ABC یک ابزار مدیریتی است نه یک سیستم جدید حسابداری چون تمرکزش بر فعالیت‌هاست ولی میتواند به سیستم حسابداری کمک کند تا لینکهای مناسب را برای اجرای حسابداری تعهدی ایجاد نماید.
ABC به درک اینکه بودجه چگونه و چرا هزینه میشود کمک میکند .
ABC به دریافت هزینههای فعالیتهای پشتیبان و همچنین با تولید اطلاعات بیشتر و بهتر به تصمیم گیری بهتر کمک میکند.
سه سوال مهم در سازمانها مطرح است
1-چه چیزی هزینه میشود ؟
2-چگونه هزینه میشود ؟
3- چرا و برای چه کسی هزینه میشود و برای چه هدفی ؟
کوپر و کاپلان و همکار آنان جانسون در سال 1988 رویکرد جدیدی را به حسابداری و بودجه ریزی تحت عنوان ABC افزودند . آنان متوجه شدند که آنچه باعث هزینه میشود فعالیت است نه نیروی انسانی و تجهیزات و غیره بنابراین اگر چیدمان کارها یا همان فرآیند انجام کار تغییر کند هزینه‌ها نیز تغییر میکنند لذا برای تعیین قیمت تمام شده خروجی یک فرآیند ( محصول / خدمت ) باید مجموع هزینههای فعالیتهای دخیل را محاسبه کرد.
در روش سنتی هزینه یابی ( محاسبه قیمت تمام شده ) هزینههای مستقیم بطور مستقیم روی خروجیها ریخته میشود و مجموع هزینههای سربار با یک نسبت ثابت روی محصول یا خدمات سرشکن میگردد تا قرن 19 نسبت هزینههای مستقیم به غیر مستقیم 80 به 20 بود و اگر به روش سنتی و به یک نسبت ثابت هزینههای غیر مستقیم را به خروجیها سرکشن میشد خیلی انحراف در قیمت تمام شده ایجاد نمی‌کرد ولی از آن به بعد ( قرن 21 ) نسبت هزینههای مستقیم به غیر مستقیم 20 به 80 شد سربار غیر مستقیم 80 اگر به روش سنتی و به نسبت ثابت به خروجیها اختصاص یابد قیمت تمام شده را کاملاٌ منحرف می‌نماید. ولی در ABC از آنجائیکه سربار ابتدا به تفکیک فعالیتها و بعد به تفکیک خروجیها سرشکن میشود تفاوت قیمت تمام شده در هر یک از محصولات یا خدمات مشهود خواهد بود .
در واقع ABC تکنیک مدلسازی است که درآن هزینه‌ها در قالب منابع، فعالیتها و محصولات / خدمات بیان می شود . فرضیه این تکنیک آن است که کار ( فعالیتها ) برای تولید محصولات یا خدمات انجام میشود و برای این کار از منابع استفاده میگردد.
عناصر اصلی در این مدل عبارتند از :
• منابع
• فعالیتها
• اهداف هزینه
• هزینههای منبعی ( محرکهای هزینه منبعی )
• هزینههای فعالیتی ( محرکهای هزینه فعالیتی)
گامهای اصلی در مدلسازی ABC عبارتند از :
1- شناسائی فعالیتها
2- شناسائی منابع
3- شناسائی خروجیها ( محصولات / خدمات )
4- شناسائی محرکهای هزینه منابع و فعالیتها
5- تخصیص هزینه‌ها
خروجیها فعالیتها منابع
محرکهای فعالیتی محرکهای منبعی
تعداد گزارشات درصد از زمان
تعداد گواهینامه‌ها نفر ساعت
تعداد کارکنان مترمربع اشغال شده
بعد از تعیین و شناسائی فعالیتها مهمترین اقدام در ABC شناسائی مناسب و درست محرکهای منبعی و محرکهای فعالیت هستند .
( منظور از محرک منبع این است که چه چیزی یک قلم از هزینه را تحریک میکند تا این قلم هزینه کاهش یا افزایش یابد و منظور از محرک فعالیت این است که این محرک ارتباط بین فعالیتها و خروجیها را برقرار می کند. به عبارت دیگر چه چیزی فعالیت ما را تحریک میکند تا یکبار اتفاق بیفتد )
محرک خروجی : ارتباط بین تعداد خروجی‌هاو میزانی که میتوان به اهداف دست یافت را برقرار میکند . یعنی هر کاری ما روزانه انجام میدهیم ما را به اهدف سالانه برساند و این اهداف سالانه بتواند مار ا به اهداف استراتژیک برساند . برای شناسائی محرکهای خروجی و پیوند دادن پیامدها به خروجیها روشهای دیگری مورد نیاز است از جمله استفاده از روش کارت امتیازی متوازن که کمک می کند پیامدها به خروجیها و فعالیتها ارتباط یابند.
مثال : برگزاری دوره‌های آموزشی
محرک خروجی محرک فعالیت محرک منابع
پیامدها خروجیها فعالیتها هزینه‌ها
افزایش دوره بودجه ریزی تعداد دوره 1 - برگزاری دوره تعداد کارکنان حقوق و دستمزد
دانش سازمانی 5% دوره مالی تعداد دوره 2 - اخذ آزمون تعداد کارکنان آب
افزایش مهارت تعداد شرکت کننده 3 - صدور گواهینامه متر مربع برق
کارکنان تا 10% تعداد دوره 4 - نظارت متر مربع گاز
متر مربع اجاره
منظور از محرک منبع این است که چه چیزی یک قلم از هزینه را تحریک میکند تا این قلم هزینه کاهش یا افزایش یابد و منظور از محرک فعالیت این است که این محرک ارتباط بین فعالیتها و خروجیها را برقرار میکند. به عبارت دیگر چه چیزی فعالیت ما را تحریک میکند تا یکبار اتفاق بیفتد .
محرک خروجی : ارتباط بین تعداد خروجی‌هاو میزانی که میتوان به اهداف دست یافت را برقرار میکند . یعنی هر کاری ما روزانه انجام میدهیم ما را به اهدف سالانه برساند و این اهداف سالانه بتواند مار ا به اهداف استراتژیک برساند . برای شناسائی محرکهای خروجی و پیوند دادن پیامدها به خروجیها روشهای دیگری مورد نیاز است از جمله استفاده از روش کارت امتیازی متوازن که کمک می کند پیامدها به خروجیها و فعالیتها ارتباط یابند.
طبقه بندی هزینه‌ها به: "هزینههای متغیر"، "هزینههای شبه متغیر" و "هزینههای ثابت" است در این طبقه بندی اساس تغییرات هزینه واحد Unit Cost)) تولید کالا و خدمت است که ازتغییر حجم محصول نتیجه میگردد
"هزینههای متغیر" ارتباط مستقیمی با تغییرات حجم محصول دارند. برای مثال، هزینه کپی کردن مدارک دانش آموران در یک موسسه آموزشی با نسبت مستقیمی از ساعات مراجعه دانش آموزان تغییر میکند "هزینههای شبه متغیر" ارتباط با تغییرات حجم محصول پیچید هتر است. افزایش هزینه با سطوح متعددی از حجم محصول مرتبط است. در مثال فوق، افزایش ناچیز تعداد دانش آموزان، لزوماً نیاز به بکارگیری معلم بیشتری را ندارد. از طرفی در سطحی از افزایش تعداد دانش آموزان استخدام معلم جدید الزام آور میگردد.
"هزینههای ثابت" در کوتاه مدت، علی رغم تغییر در حجم محصول، تغییری نم یکنند و دردامنه وسیعی از حجم محصول ثابت م یمانند. برای مثال، چنانچه تعداد ساعات مراجعه دانش آموزان افزایش شایان توجهی داشته باشد موسسه ممکن است مجبور به ساخت یا ایجاد کلاس درس جدیدی شود.
روش دیگر طبقه بندی هزینه‌ها تفکیک آن به: "هزینههای افزایشی"، "هزینههای تعهد شده" و"هزینههای فرصت" است. آشنایی با هزینههای افزایشی برای تصمیم گیری درخصوص افزایش یا کاهش حجم محصولات ضروری است. در تصمیم برای کاهش فعالیت فقط آن دسته از هزینه‌ها باید مورد توجه قرار گیرد که با تصمیم مزبور تغییر میکند. به بیان دیگر هزینهای است که با کاهش حجم محصولات حذف میگردد. هزینه تعهد شده، مربوط به فعالیتهایی میشود که قبلاً تعهد شده و قابل حذف نبوده و تصمیمات آینده در آنها تأثیری ندارد. "هزینه فرصت" منافع از دست رفته ناشی از عدم اتخاذ تصمیم در مورد انجام بعضی از فعالیتها را شامل میگردد.
به منظور ارزیابی عملکرد نیز، هزینه‌ها را میتوان به "قابل کنترل" و "غیرقابل کنترل طبقه بندی کرد. نکته‌ای که هم از دیدگاه تهیه کننده و هم استفاده کنندگان از اطلاعات مهم است درک ماهیت هزینه و طبقه بندی آن برای اهداف مختلف و حسابداری هزینه است. روش طبقه بندی هزینه بر انتخاب فرآیند هزینه یابی موثر است. برای هزینه یابی محصول چگونگی مصرف هزینه‌ها توسط محصولات و فعالیتها طبقه بندی آن به هزینههای مستقیم یا غیرمستقیم را تعیین میکند. هر چه اقلام هزینههای مستقیم تشخیص داده شده بیشتر باشد به دلیل کاهش تخصیص هزینههای بی مورد، دقت هزینه یابی بیشتر خواهد بود.
تفکیک هزینه‌ها به مستقیم و غیرمستقیم بستگی به اصل قابلیت ردیابی با تخصیص هزینه‌ها دارد. توان تخصیص هزینه‌ها به فعالیتها به عواملی چون روش تعریف فعالیتها، اطلاعات موجود و درک مدیریت از ارتباط بین عملیات و هزینه‌ها دارد.
هزینههای مستقیم
هزینه‌هایی است که به طور اقتصادی میتوان به فعالیتها یا موضوع‌های هزینه منسوب کرد. ارتباط بین هزینه و فعالیت مستقیم یا غیرمستقیم بودن آن را مشخص میکند محصول حاصل از فعالیت ممکن است، محصول نهایی، محصول واسطه و یا مجموعه‌ای از محصولات باشد. میزان تفکیک هزینه‌ها بستگی به اطلاعات مورد نیازمدیریت دارد.
هزینههای غیرمستقیم
برای بعضی از هزینه‌ها ردیابی و تخصیص مستقیم آنها به فعالیت خاصی امکانپذیر نیست. اینگونه هزینه‌ها هزینههای غیرمستقیم هستند. هزینههای مزبور به بیش از یک فعالیت مربوط میشوند. البته منسوب کردن این هزینه‌ها به هر فعالیت از طریق تعیین سهم آنها در فعالیت امکانپذیر است. برای مثال میتوان به هزینههای آب و برق وسوخت مصرفی در یک واحد خدماتی اشاره کرد.
سایر هزینه‌ها
برخی از هزینههای انجام شده در فعالیتها ممکن است ارتباطی با محصول آن فعالیت نداشته باشد. مانند هزینههای بازسازی غیرمترقبه و کاهش غیرمترقبه دارایی‌ها. باتوجه به اینکه این قبیل هزینه‌ها قابل تخصیص به محصولات نیستند، باید در هزینه یابی فعالیتها حذف گردند.
کلید واژه‌ها
فارسی
انگلیسی
اجرای بودجه
Budget Execution
بودجه ریزی بر مبنای عملکرد
Performance Based Budgeting
کنترل بودجه ای
Budgeting Control
تخصیص
Allocation
تخصیص اعتبار
Allocation Of Funds
بودجه تخصیص یافته
Appropriated Budget
اسناد
Attribution
بودجه ریزی بر مبنای صفر
Based Budgeting(ZBB)
.
نظام طرح ریزی- برنامه ریزی و بودجه بندی
Planning Programming Budgeting System (PPBS
گزارش مالی
Money Article
بودجه ریزی عملیاتی
Performance Budgeting
کلید واژه‌ها
فارسی
انگلیسی
اجرای بودجه
Budget Execution
بودجه ریزی بر مبنای عملکرد
Performance Based Budgeting
هزینه یابی فرآیند
Process Costing
هزینه یابی بر مبنای فعالیت
Activity Based Costing
هزینه یابی شغل
Job Order Costing
بودجه تخصیص یافته
Appropriated Budget
هزینه یابی استاندارد
Standard Costing
هزینه واحد
Unit Cos
اندازه گیری کار
WORK MEASURMENT
بررسی زمانی
TIME STUDY
بودجه ریزی عملیاتی
Performance Budgeting
حسابداری قیمت تمام شده
COST ACCOUNTING
تجزیه و تحلیل آماری
SENCESS ANALYSIS
مراجع
1. حسن آبادی، محمد و علیرضا نجار صراف پاییز، (1384 ). نیم قرن تجربه آمریکا در نظامهای بودجه ریزی عملیاتی . تهران، بهراد .
2. حسن آبادی، محمد و علیرضا نجارصراف بهار( 1386 ). مدل جامع نظام بودجه ریزی عملیاتی مدل الماس.تهران. مرکز آموزش و تحقیقات صنعتی ایران.
3. برزوزاده، محسن بهار (1390). بودجه ریزی عملیاتی . تهران: انتشارات سپینود.
4. شبیری نژاد، علی اکبر (1375). گستره مالی و ساختار بودجه ایران. نشر نی. چاپ اول.
5. فرج وند، اسفندیار (1383). فرآگرد تنظیم تا کنترل بودجه. انتشارات فروزش.
6. فرزیب، علیرضا (1381). بودجه ریزی دولتی در ایران. تهران: موسسه عالی آموزش و پژوهش مدیریت و برنامه ریزی.
7. قدیری اصل، باقر (1366). کلیات علم اقتصاد. تهران: انتشارات سپهر. چاپ پنجم.
8. صراف، فریدون (1354). بودجه ریزی دولتی و نظام بودجه ایران. انتشارات موسسه عالی بازرگانی. چاپ سوم.
9-علوی طبری، سیدحسین (1381). اصول تنظیم و کنترل بودجه دولتی. تهران: انتشارات دانشگاه الزهرا. چاپ اول.
10- عزیزی، غلامرضا (1385). فراگرد تنظیم و کنترل بودجه دولتی. تهران: شهرآشوب. چاپ سوم.
11- بابایی، حسین (1381). بودجه‌ریزی دولتی «از نظریه تا سیاست». تهران: شرکت چاپ و نشر بازرگانی. چاپ دوم.
12-مجموعه مقالات اولین کنفرانس بودجه ریزی عملیاتی در ایران، تهران بهمن 1388.مرکز آموزش و تحقیقات صنعتی ایران
تخمین هزینه در مدیریت پروژه فناوری اطلاعات
تخمین هزینه را میتوان به عنوان فعالیتهایی که برای محاسبه هزینههای تقریبی که برای تکمیل پروژه لازم است، تعریف کرد.
تخمین هزینه باید بعد از انجام فرآیند تخمین کار و زمان (که مربوط به مسئله مدیریت کار و زمان است) انجام گیرد که عمدتاً به دلیل ورودی‌های مورد نیاز میباشد (از جمله منابع و زمان فعالیتها) که در آن مراحل به دست می‌آید.
تخمین هزینه دو مرحله اصلی دارد که عبارتند از:
1- تخمین هزینه فعالیتها
این امر شامل شکستن فعالیتها به واحدهای کوچکتر و تخمین هزینه برای هر فعالیت است. این مرحله باید بعد از فرآیند تخمین کار و زمان و مشخص شدن فعالیتها و شاخصه‌های زمانی و منابع فعالیتها انجام گیرد.
2- هزینه تخمین سربارهای دیگر پروژه
منظور از این مورد، هزینههای کلی پروژه که وابستگی به فعالیت خاصی ندارند میباشد.
تکنیک‌های تخمین هزینه
در ادامه به بررسی تکنیک‌های اصلی برای تخمین هزینه پروژه مدیریت فناوری اطلاعات خواهیم پرداخت:
1- استفاده از اطلاعات پروژه‌های قبلی
استفاده از تجربه پروژه‌های قبلی و مشابه برای فرآیند تخمین هزینه میتواند بسیار ارزشمند باشد. این تکنیک به طور گسترده توسط مدیران مورد استفاده قرار میگیرد.
2- شکستن کار به فعالیتهای کوچکتر
این کار برای تخمین فعالیتهای پروژه کاملاً ضروری است. در این تکنیک، کار پروژه به فعالیتهای کوچکتر شکسته میشود و تخمین‌ها روی این فعالیتها انجام میگیرند. مزیت این کار نیز دقیق تر بودن تخمین‌هایی است که روی فعالیتهای کوچکتر انجام میشوند.
3- در نظر گرفتن عوامل اشتباه
به طور کلی پیش بینی کلیه هزینههای ممکن برای پروژه‌ها، کار دشوار و حتی در بعضی شرایط غیرممکن است.
این کار خصوصاً برای پروژه‌های فناوری اطلاعات که از درجه ثبات و پیش بینی پذیری کمتری برخوردار هستند صادق است.
فاکتورهایی که به نوعی به عنوان عوامل اشتباه در نظر گرفته میشوند عبارتند از:
– ریسک‌ها: به وقوع پیوستن ریسک‌های پروژه و اجرای برنامه‌های مقابله با ریسک‌ها هزینههای زیادی را به پروژه تحمیل میکنند، خصوصاً وقتی ریسک‌ها در مواقعی که به ناگهان اتفاق می‌افتند و پروژه آمادگی لازم برای مقابله با آنها را ندارد بسیار مخرب تر است.
– بیماری نیروهای انسانی: این مسئله کاملاً غیر قابل پیش بینی بوده و معمولاً تأثیرات منفی مالی برای پروژه‌ها دارد.
– آماده نبودن و یا در دسترس نبودن نیروهای انسانی: این امر میتواند پروژه را با تاخیر رو به رو کند که هزینههای سربار مربوطه را برای پروژه ایجاد خواهد کرد.
– وابستگی به عامل سوم، خصوصاً زمانی که خروجی‌های عامل سوم با تاخیر ارائه گردند.
– غیر قابل پیش بینی بودن بعضی از فعالیتها: تخمین هزینه برای این گونه فعالیتها با مشکل مواجه خواهد شد.
– کامل یا دقیق نبودن اطلاعات: اطلاعات در دسترس (در زمان تخمین) ممکن است محدود و یا از درجه کمی برخوردار باشند و تخمین‌هایی که با این اطلاعات انجام میگیرند قاعدتاً از دقت کافی برخوردار نخواهند بود.
موارد فوق از متداولترین تکنیک‌هایی است که در فرآیند تخمین هزینه و نیز بالا بردن دقت تخمین‌ها مورد استفاده قرار میگیرد.
همچنین انجام تخمین‌ها را از یک زاویه متفاوت میتوان به دو صورت زیر انجام داد:
1- تخمین آنالوگ (تخمین از بالا به پایین)
در این تخمین هزینه پروژه‌های مشابه و قبلی به عنوان مرجع مورد استفاده قرار میگیرند و تخمین کلی هزینه پروژه بر اساس آن صورت میگیرد؛ البته فعالیتها از دید خیلی بالا و کلی نیز ممکن است مد نظر قرار گیرند.
هزینه فعالیتهای پروژه فناوری اطلاعات در مرحله بعد محاسبه میشوند، البته باید تنظیمات و تعدیل‌های لازم صورت گیرد تا جمع کل هزینه‌ها از هزنیه کلی تخمین زده شده (که بودجه پروژه نیز بر اساس آن تنظیم میگردد) بالاتر نرود.
این روش برای پروژه‌هایی مورد استفاده قرار میگیرد که اطلاعات محدودی در زمان تخمین دارند. به عنوان مثال، وقتی محاسبه هزینه برای شرکت در یک مناقصه لازم باشد.
این تکنیک هزینه کمتر و به طبع دقت کمتری نسبت به روش محاسبه هزینه فعالیتها (پایین به بالا) دارد؛ ولی با این وجود یک روش مناسب برای به دست آوردن برآورد هزینه کلی در رابطه با هزینه پروژه‌هاست.
2- تخمین هزینه از پایین به بالا
در این تکنیک هزینه فعالیتها تخمین زده میشوند و در نهایت هزینه کل پروژه (با جمع هزینه‌ها) محاسبه میشوند. البته هزینههای سربار دیگر نیز به طور جداگانه محاسبه خواهند شد.
این روش زمانی مناسب است که اطلاعات کافی برای تخمین هزینه‌ها موجود باشد؛ البته به علت بالا بودن هزینه این روش، معمولاً زمانی از آن استفاده میشود که اجرای پروژه توسط مجری از سوی کارفرما تأیید شده باشد.
ورودی‌های تخمین هزینه
ورودی‌های اصلی تخمین هزینه عبارتند از:
– لیست فعالیتهای پروژه (در مرحله تخمین کار و زمان به دست می‌آید)
– طول مدت فعالیتها (در مرحله قبل محاسبه میشود)
– تجارب قبلی در پروژه‌ها و فعالیتهای مشابه (تجارب قبلی نقش کلیدی در دقت تخمین‌ها دارد)
– سیاستهای سازمانی (سیاست‌هایی مانند حقوق پرسنل، مزایا، پرداخت هزینه‌ها و سایر مواردی که بر هزینه‌ها تاثیرگذار است؛ خصوصاً سیاست‌هایی که در رابطه با مزایای پرسنلی هستند، میتوانند تاثیرات عمده‌ای بر هزینه پرسنلی فعالیتها، که عمده‌ترین هزینه فعالیتها می‌باشند، داشته باشند.)
– هزینههای مروبط به وقوع یا مقابله با ریسک‌ها
خروجی تخمین هزینه
خروجی این مرحله، تخمین هزینههای فعالیتهای مختلف و سربارهای پروژه است که شامل منابع پروژه نیز میشود.
به علاوه هزینههای جایگزین نیز باید محاسبه شود به نحوی که هزینههای انحراف پروژه از مسیر اصلی و یا هزینه استفاده از گزینه‌های جایگزین را محاسبه و نشان دهد.
دلیل استفاده از راه حل‌های جایگزین میتواند وقوع ریسک، تغییر شرایط بازار و یا نیاز مشتری، تغییر در برنامه‌های مشتری، تغییر در شرایط مشتری، قوانین جدید و سایر عوامل بیرونی باشند.
دقت و درستی تخمین هزینه
دقت در تخمین هزینه از اهمیت خاصی برخوردار است و نقش کلیدی در پیشنهاد قیمت به مشتری و نیز تخصیص بودجه به فعالیتهای مختلف پروژه دارد.
عدم توانایی و یا دقت در پیش بینی هزینه میتواند منجر به مشکلات عمده برای پروژه و حتی در بعضی موارد به شکست پروژه بیانجامد.
فاکتورهای اصلی که در تخمین هزینه مؤثر هستند عبارتند از:
– دقت و درستی فرآیندهای قبلی
تخمین هزینه باید زمانی صورت بگیرد که فرآیندهای قبلی از جمله تعیین گستره و تخمین کار و زمان، انجام و تکمیل شده باشند.
دقت و درستی فعالیتهای قبلی از جمله تخمین‌های زمان و منابع (که ورودی‌های اصلی هستند) در بالا بردن دقت تخمین هزینه نقش عمده‌ای دارند.
– تجربه تخمین زننده (مدیران با تجربه تخمین‌های دقیق تری میزنند)
– اطلاعات در دسترس
– زمانی که برای تخمین صرف میشود
– درجه پیش بینی پذیری
برای پروژه‌هایی که درجه پیش بینی پذیری آنها به دلایل مختلف از جمله بالا بودن احتمال وقوع ریسک‌ها و یا مشخص نبودن نیازها بالا میباشد، پتانسیل پایین آمدن دقت تخمین‌ها بیشتر است.
استراتژی فناوری اطلاعات و ارتباطات و توسعه اقتصادی
مقایسه تحولات سه دهه اخیر حاکی از آن است که این تحولات نسبت به گذشته تفاوت اساسی دارد که علت اصلی این اختلافها مربوط به انقلابی است که در این دهه‌ها رخ داده است.
مقدمه
وقوع انقلاب اطلاعات و ارتباطات در این دهه‌ها باعث شده است که عصر حاضر نیز به نام عصر اطلاعات و ارتباطات نامیده شود.عاملی که باعث به وجود آمدن چنین عصری شده است، «فناوری اطلاعات و ارتباطات» است. این فناوری با فناوریهای عصر انقلاب صنعتی تفاوت اساسی دارد، راه‌آهن جدیدترین فناوری در اواسط قرن 19 بود.
راه آهن با اتصال طولانی‌ترین واگن‌ها و سریعترین لکوموتیوها باعث تغییر بازارها شد و از این طریق موجب تغییر روش کسب و کار در آن زمان گردید. مزیتهای رقابتی فراوانی برای شرکتهایی که در کنار راه‌آهن قرار داشتند به وجود آورد. با این حال فناوریهای جدید با فناوریهایی مثل راه آهن تفاوت عمده دارد و عامل تفاوت این است که فناوری اطلاعات و ارتباطات تمام حوزه‌های اقتصادی، اجتماعی، سیاسی، فرهنگی، دولت، امنیت، بهداشت، اشتغال و... را تحت تاثیر قرار داده است.
بررسیها نشان میدهد که در سال 1965 فناوری اطلاعات و ارتباطات حدود پنج‌درصد از هزینههای سرمایه گذاری شرکتها را به خود اختصاص داده است، این رقم در دهه 1980 به 15 درصد افزایش یافت و در ابتدای دهه 1990 هزینههای سرمایه‌گذاری فناوری اطلاعات شرکتها به 20 درصد و در انتهای دهه 1990 به 50 درصد کل هزینههای سرمایه گذاری شرکتها افزایش می‌یابد.
این روند حاکی از اهمیت فناوری اطلاعات و ارتباطات در کسب و کار شرکتهاست، به طوری که این فناوری بنیان کسب و کار را تغییر داده است و میتواند به مزیتهای استراتژیک برای شرکتها تبدیل شود.
گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات در کشورهای توسعه یافته باعث افزایش کارایی اقتصاد این کشورها شده است و بهبود عملکرد سازمانها، ظهور بازارهای جدید، بهبود متغیرهای خرد و کلان اقتصادی کشورهای توسعه یافته از دهه 1990، حاصل سیاستهای اشاعه فناوری اطلاعات و ارتباطات در این کشورهاست.
بی شک همه کشورها به اهمیت اشاعه فناوری اطلاعات و ارتباطات در تمام حوزه‌ها پی برده‌اند و در برخی موارد آن را به عنوان ابزار توسعه و راه میانبر کشورهای درحال توسعه مطرح میکنند. سوال مهمی که در این میان برای کشورهای درحال توسعه مطرح میشود این است چگونه میتوان فناوری اطلاعات و ارتباطات را در کشور باتوجه به ساختار و ویژگیهای اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی و فنی گسترش داد تا منافع آن را حداکثر و مضرات احتمالی آن را در حداقل نگه داشت.
برای استفاده از این فناوری به عنوان ابزار توسعه باید سیاستهای مطلوب و بهینه گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات باتوجه به امکانات و ساختار موجود کشور اتخاذ تا موجب افزایش کارایی اقتصادی شود که در این مقاله به این مهم می‌پردازیم.
بهره وری در کشورهای توسعه یافته
تاکنون کسی به این سوال جواب صریح نداده است که مقدار لازم و کافی فناوری اطلاعات و ارتباطات در توسعه اقتصادی کشورها چقدر است ؟ روزگاری کشورهای صنعتی خود توسعه نیافته بودند و قطعاً گذر از مراحل مختلف توسعه آنها از طریق برنامهها و کمکهای فناوری اطلاعات و ارتباطات انجام نگرفته است . حتی برخی از محققان پا را فراتر نهاده و اعتقاد دارند که در کشورهای صنعتی، فناوری اطلاعات و ارتباطات نقش مهمی در افزایش بهره وری این کشورها ندارد1 «سولو» اولین بار، چنین استدلالهای متناقضی را بیان نمود . وی می‌گوید که «شما رشد رایانه را میتوانید در همه جا ملاحظه کنید، ولی داده‌های بهره وری چنین رشدی را از خود نشان نمی‌دهند.»2
این تناقضات از راههای مختلف توجیه میشود، یکی اینکه چون اقصادهای پیشرفته، اقتصادهایی هستند که در شرایط کارا عمل میکنند، لذا معرفی فناوری اطلاعات و ارتباطات در چنین اقتصادهایی تنها میتواند یک اثر نهایی (Marginal Effect) داشته باشد، یعنی اگر چه معرفی هر واحد تولیدات و خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات میتواند بر تولید ناخالص داخلی این کشورها اثر بگذارد، ولی این اثرات به طور چشمگیری فزاینده نخواهد بود .
بر خلاف تجربه کشورهای صنعتی، فناوری اطلاعات و ارتباطات در کشورهای درحال توسعه، میتواند یک عامل اساسی ومهم در جهت دسترسی سریع این کشورها به مراحل بالاتر توسعه باشد . از آنجائی که اقتصادهای در حال توسعه در شرایط کارا و بهینه عمل نمی‌کنند لذا معرفی فناوری اطلاعات و ارتباطات در چنین اقتصادهایی باعث میشود، پتانسیلی در اختیار این اقتصادها قرار گیرد تا مراحل توسعه اقتصادی را با سرعت بیشتری طی کند . در مقاله حاضر دو استراتژی استفاده داخلی فناوری اطلاعات و ارتباطات و صادرات تولیدات و خدمات این فناوری (به عنوان منبع ارزآوری کشور) باهم مقایسه میشود که کدامیک از این دو در توسعه اقتصادی کشورها بخصوص کشورهای درحال توسعه و ایران از اهمیت بیشتری برخوردار است .
فناوری اطلاعات و ارتباطات در کشورهای درحال توسعه
نقش این فناوری در رشد و توسعه اقتصادی همه کشورهای درحال توسعه بر کسی پوشیده نیست، ولی آنچه که کشورها را از همدیگر متمایز می‌سازد، نوع استراتژی است که درباره فناوری اطلاعات و ارتباطات اتخاذ میکنند . به طوری که سیاست متفاوت کشورها برای استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات میتواند رشد و توسعه اقتصادی آنها را متفاوت سازند .برخی از کشورهای درحال توسعه به نقش این فناوری در گسترش صادرات تمرکز دارند. گرچه این سیاست میتواند ارزآوری این کشورها را افزایش دهد، ولی بسیاری از محققان اعتقاد دارند که نقش صادرات‌گرایی فناوری اطلاعات و ارتباطات برای کشورهای درحال توسعه زیاد مطلوب نیست و نمی‌تواند برای این کشورها عاملی باشد که باعث انتقال اقتصاد آنها از مرحله معیشتی به تجاری باشد . زیرا در این سیاست پایه فعالیتهای اقتصادی کشور گسترش پیدا نمی‌کند و تنها باعث گسترش یک بخش خاص (بخش خارجی) میشود و نمی‌تواند امکان توسعه همه جانبه اقتصاد کشور را فراهم سازد. ولی اگر فناوری اطلاعات و ارتباطات در این کشورها داخلی باشد، یعنی عمدتاً در اقتصاد داخلی استفاده شود، اثرگذاری آن برکل اقتصاد بیشتر از حالت قبل بوده و میتواند به عنوان موتور رشد و توسعه اقتصادی، نقش اساسی ایفا کند و در مقابل حالت قبل، فرصتهای بیشتری را برای تولید فراهم سازد و شتاب رشد تولید ناخالص داخلی کشور را افزایش دهد .
استراتژی رشد صادرات
حال این سوال مطرح میشود که چرا در کشورهای درحال توسعه استراتژی رشد صادرات تولیدات و خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات نسبت به استراتژی استفاده داخلی آن از اهمیت کمتری برخوردار است ؟ در استراتژی رشد صادرات فناوری اطلاعات و ارتباطات عموماً تولیدات و خدمات این فناوری برای بازارهای هدف انجام میشود و چون این فناوریها در انحصار چند کشور خاص قرار دارد و تعداد بسیار محدودی از کشورهای درحال توسعه صاحب این فناوریها هستند، بنابراین برای کشورهای درحال توسعه دیگر ورود به این بازارها به راحتی امکان پذیر نخواهد بود و این دسته از کشورها میتوانند از محصولات فناوری اطلاعات و ارتباطات با هزینه اندک بهره مند شده و بااستفاده از آنها در اقتصاد داخلی، رشد و توسعه اقتصادی خود را با توجه به مسائل ذیل تحت تاثیر قرار دهند .
گسترش بخش دیجیتال: زمانی که بخش صادرات فناوری اطلاعات و ارتباطات گسترش می‌یابد، گرچه منابع ارزآوری کشور افزایش می‌یابد، ولی این امر کل اقتصاد را تحت تاثیر قرار نمی‌دهد، بلکه به یک بخش خاص محدود میشود. ولی اگر استفاده داخلی فناوری اطلاعات و ارتباطات گسترش یابد، باعث گستردگی بخش دیجیتال و سرمایه انسانی کشور شده و باعث رشد و توسعه کل اقتصاد خواهد شد .
رشد اقتصادی پایدار: توسعه اقتصادی پایدار زمانی ایجاد میشود که پایه فعالیتهای اقتصادی کشور گستردگی قابل ملاحظه‌ای داشته باشد . رشد تولیدات و خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات تنها میتواند «کالاهای دانش بر» در یک بخش خاص را تولید کند، که عموماً این تولیدات برای بازارهای داخلی، هدف گذاری نشده است، بلکه هدف آنها بازارهای خارجی است . ولی در ادبیات رشد و توسعه اقتصادی تنها به رشد بازارها تاکید نمی‌شود، بلکه به اهمیت سرمایه (سرمایه انسانی، وضعیت تکنولوژیک) نیز تاکید فراوانی میشود. واضح است که اگر تولیدات و خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات، اقتصاد وجمعیت داخل کشور را تحت تاثیر قرار دهد، این امر خود میتواند رشد اقتصادی بخش خارجی را نیز تقویت کند و به اثرگذاری بیشتراقتصادی منجر شود. زیرا استفاده داخلی فناوری اطلاعات و ارتباطات سرمایه انسانی را به شدت تحت تاثیر قرار خواهد داد . از طرف دیگر، مدلهای رشد سازگار با فناوری، نشان دادند که گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات منجر به رشد اقتصادی بالاتر خواهد شد .3 ثانیاً گسترش داخلی فناوری اطلاعات و ارتباطات باعث تغییر طرف تقاضای اقتصاد خواهد شد، زیرا افزایش تقاضای داخلی تولیدات و خدمات این فناوری به گسترش تولیدات داخلی فناوری اطلاعات و ارتباطات و کالاهای دانش بر منجر خواهد شد و این امر باعث گسترش ارتباطات پسین و پیشین بین بخشی تولیدات و خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات خواهد شد که همه اینها اشاره بر اهمیت تولیدات و خدمات داخلی این فناوری دارد، که نسبت به استراتژی رشد صادرات تولیدات و خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات اقتصادی تر است .
آموزه‌هایی برای توسعه اقتصادی
بعد از جنگ جهانی دوم و از دهه 50، دغدغه اکثر کشورهای درحال توسعه این بود که مراحل توسعه اقتصادی را به مثابه کشورهای صنعتی طی کنند . برای این امر استراتژیهای مختلفی چون استراتژی گسترش صادرات، استراتژی جایگزینی واردات و سایر استراتژی‌ها مطرح گردید. یکی از این استراتژی‌ها اصطلاحاً «صنعتی شدن در اثر گسترش تقاضای کشاورزی» نام گرفت، که از پیشگامان این استراتژی، میتوان به ایرما آدلمن (Irma Adelman ,1984) اشاره کرد . وی استدلال میکند که کاهش دادن هزینه تغییر فناوری باعث افزایش بهره وری در بخش کشاورزی میشود و این امر باعث افزایش درآمد روستائیان خواهد شد . افزایش درآمد روستائیان باعث افزایش تقاضای کالاهای صنعتی میشود که این امر نیز بر افزایش دستمزدها در بخش صنعت کمک میکند . در نتیجه مصرف محصولات بخش کشاورزی افزایش یافته و به افزایش درآمد بخش کشاورزی منجر میشود . بنابراین، تغییر فناوری به اثر چرخه‌ای تقویت بهره وری دربخش کشاورزی و صنعت و درنتیجه کل اقتصاد منجر خواهد شد . همچنین افزایش دستمزدها در بخش صنعت باعث انتقال جمعیت از بخش کشاورزی به صنعت شده و از اینرو نیروی کار مورد نیاز بخش صنعت فراهم می‌سازد که باعث تقویت صنعتی شدن اقتصاد میشود .
باکدامین شواهد و مدارکی میتوان اثر فناوری اطلاعات و ارتباطات بر رشد اقتصادی را نشان داد ؟ اکثر ما براین باوریم که فناوری اطلاعات و ارتباطات بر رشد اقتصادی کشورها اثر دارد . سازمان ملل در گزارشی نشان داد که «فناوریهای جدید برخی بخشهای اقتصادی کشورها را تغییر شکل داده است»، ولی این گزارش شواهد آن را دقیقاً بیان نمی‌کند . بنابراین، در این گزارش تاکید میشود که «دولتهای کشورهای جهان برای دستیابی و استفاده از فناوریهایی مثل فناوری اطلاعات و ارتباطات باید یک استراتژی ملی اتخاذ کند تا این کشورها بتوانند از این نوع فناوریها حداکثر استفاده را بکنند و ریسک‌های ناشی از آن را به حداقل ممکن برسانند».
در سالهای اخیر تاثیر فناوری اطلاعات و ارتباطات بر کشورهای صنعتی و بخصوص بر کشورهای تازه صنعتی شده (مثل کره جنوبی و سنگاپور ) کاملاً روشن شده است . ولی کشورهای درحال توسعه دیگر که سرمایه گذاری قابل توجهی روی این فناوری انجام نداده‌اند و از اینرو از فوائد آن بی بهره مند مانده اند، چه وظیفه‌ای دراین باره خواهند داشت؟.
اغلب اقتصاددانان بااستفاده از عوامل درآمد و ثروت کشورها را به دو دسته فقیر و ثروتمند تقسیم میکنند . امروزه در این تقسیم بندی عامل سوم دیگری نیز به نام اطلاعات مورد استفاده قرار میگیرد . بنابراین، کشورهایی که دارای اطلاعات کمتری باشند در رده پائینتری نسبت به کشورهای دیگر قرار خواهند گرفت . در نتیجه کشورهای درحال توسعه نیازمند فرمول بندی یک استراتژی فناوری اطلاعات و ارتباطات ملی برای تشویق استفاده از فناوریهای جدید در این زمینه هستند تا از مواهب آن برای رشد وتوسعه اقتصاد استفاده کنند .
پرسش این است که، در کشورهای درحال توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات به چه میزان بررشد و توسعه اقتصادی این کشورها اثر می‌گذارد ؟ پاسخ اولیه این است که این تاثیر بستگی به این دارد که رابطه حمل و نقل و نقل و انتقالات با رشد اقتصادی کشورهای درحال توسعه چگونه است ؟ اگر حمل و نقل و نقل و انتقالات بر رشد اقتصادی این کشورها رابطه مثبت داشته باشد، به طور قطع گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات با رشد اقتصادی این کشورها اثر مثبت خواهد گذاشت .
درکشورهای درحال توسعه سرمایه گذاری درنقل و انتقالات یک امر اختیاری است، ولی با توجه به وضعیت این کشورها سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات و ارتباطات یک امری ضروری محسوب میشود . باید خاطر نشان کرد که سرمایه گذاری در بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات به این خاطر ضروری است که اولاً وجود این فناوری، عملکرد بازارها را بهبود می‌بخشد، زیرا این فناوری به طور مستقیم یا غیرمستقیم بر همه مقولات بازار از جمله تعیین نوع تولید، چگونگی تولید، میزان و محل فروش کالاها و خدمات را تحت تاثیر قرار میدهد . اینها مواردی است که فناوری اطلاعات و ارتباطات میتواند مستقیماً رشد اقتصادی کشورها را متاثر سازد .
دومین اثر مثبت فناوری اطلاعات و ارتباطات در رابطه با گسترش آموزش است. هرگاه اکثر جمعیت یک جامعه بی سواد باشد، منابع زیادی برای آموزش مورد نیاز خواهد بود . با انجام این سرمایه گذاری، منابع کمتری جهت برنامه‌های دیگر کشور باقی خواهد ماند . فناوری اطلاعات و ارتباطات این امیدواری را در این جوامع ایجاد میکند که با منابع محدود هم میتوان سطح وسیعی از جمعیت را تحت پوشش برنامه‌های آموزشی قرار داد و منابع را برای سایر برنامه‌های توسعهای آزاد کرد .
از طرفی اقتصاددانان توسعه بر این باورند که پایداری فقر در یک جامعه به خاطر دو شکاف «کالاها و ایده‌ها»ست.شکاف کالاها به خاطر فقدان منابع فیزیکی در سطح جامعه ایجاد میشود . بنابراین زمانی که انباشت سرمایه در جامعه کم باشد، یا زمینه‌های کافی در اختیار جامعه نباشد، شکاف کالا ایجاد میشود . شکاف ایده‌ها عموماً به خاطر فقدان دانش در جامعه به وجود می‌آید و فناوری اطلاعات و ارتباطات یک امیدواری قابل اطمینان را برای کاهش این شکاف نوید میدهد . بنابراین این فناوری در جوامع فقیر یک امیدواری برای کاهش فقر در آن جوامع ایجاد خواهد کرد.
فناوری اطلاعات و ارتباطات در هند
درمیان کشورهای در حال توسعه، هندوستان داستان متفاوتی دارد . این کشور موفقیت معقولی درصادرات تولیدات و خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات را در جهان دارد . به طوری که صادرات هند در این صنعت از 150 میلیون دلار در سال 1990 به 7/5 میلیارد دلار در سال 1999 رسیده است، که حدود 17 برابر افزایش را نشان میدهد و پیش بینی میشود در سال 2008 این رقم به 50 میلیارد دلار برسد.
صادرات فناوری اطلاعات و ارتباطات هندوستان حدود 30 درصد کل صادرات و حدود 5/7 درصد تولید ناخالص داخلی آن کشور را تشکیل میدهد . در سال 1998 حدود 180 هزار نفر در این صنعت اشتغال داشتند که برنامه ریزی شده است که این رقم در سال 2008 به 2/2 میلیون نفر افزایش یابد که حدود 8 درصد اشتغال رسمی کشور هندوستان را تشکیل میدهد .
تجربه کشور هندوستان نشان میدهد که سیاستهای عمومی درباره فناوری اطلاعات و ارتباطات اهمیت ویژ های دارد که با ارائه آموزشهای لازم در این زمینه و سرمایه گذاری در زیر ساختها (بخصوص در زمینه ارتباطات با سرعت بالا , شاهراه‌های بین المللی , پهنای باند کافی و ...) جایگاه هندوستان در اقتصاد جهانی تثبیت شده است . این امر در بلندمدت باعث توسعه انسانی و رشد متوازن اقتصادی خواهد شد .
با این وصف، نکته مهمی که در اینجا باید بدان توجه کرد، این است که سایر کشورهای در حال توسعه در زمینه فناوری اطلاعات و ارتباطات چه نوع سیاستی در پیش بگیرند تا اقتصاد این کشورها بهره‌مندی بیشتری از این سیاستها داشته باشد . به نظر می‌رسد براساس شواهدی که بیان گردید، استراتژی استفاده داخلی فناوری اطلاعات و ارتباطات میتواند اثر گذاری بیشتری بر اقتصاد این کشورها داشته باشد .
نتیجه گیری
در بخش بالا ملاحظه شد که هند یک الگوی موفق در رابط با استراتژی گسترش صادرات تولیدات و خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات است و این استراتژی سالانه اثرات مثبت زیادی بر رشد اقتصادی این کشور دارد .
براساس شواهد نشان داده شد که کشورهای درحال توسعه با انتخاب استراتژی استفاده داخلی از این صنعت قادر خواهد بود، مراحل توسعه اقتصادی را به راحتی پشت سر بگذارند . یعنی با گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات در کشور، همه آحاد جامعه قابلیت دسترسی به فناوریهای مدرن را خواهد داشت و این استراتژی باعث گسترش فناوریهای مدرن با بهره وری بالا در جامعه خواهد شد . استفاده داخلی از این فناوریها که توام با گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات در کشور است، باعث افزایش عرضه سرمایه انسانی در کشور شده که خود عامل مهمی در رشد و توسعه اقتصادی این کشورها میشود و در نهایت این فرایندها باعث گسترش صادرات تولیدات و خدمات این فناوری نیز خواهد شد .
با در نظر گرفتن مسائل مذکور، اتخاذ یک استراتژی در رابطه با فناوری اطلاعات و ارتباطات برای کشورهای بزرگ متفاوت از کشورهای کوچک است . برای کشورهای بزرگ که در آن نقل و انتقالات بر رشد اقتصادی اهمیت زیادی دارد، اتخاذ استراتژی استفاده داخلی از این فناوری میتواند اثر بیشتری بر رشد وتوسعه اقتصادی نسبت به استراتژی گسترش صادرات کالاها و خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات داشته باشد . با اتخاذ چنین استراتژی، موجب پایداری این صنعت در جامعه شده و اقتصاد در مقابل شوکهای خارجی محافظت میشود . در حالی که کشورهای کوچک که گستردگی فعالیتهای اقتصادی اهمیت زیادی ندارد، میتواند با اتخاذ سیاستهای گسترش صادرات تولیدات و خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات بهره بیشتری ببرند .
بنابراین، دولتهای کشورهای درحال توسعه باید یک استراتژی ملی برای گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات در کشور خود اتخاذ کنند که در بین این استراتژی‌ها, استراتژی استفاده داخلی از فناوری اطلاعات و ارتباطات برای کشورهای بزرگ و بخصوص کشورمان بهترین و موثرترین استراتژی خواهد بود .
برون سپاری خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات شرکتها و سازمانها
برون سپاری فناوری اطلاعات و ارتباطات یکی از محبوب‌ترین استراتژیهای امروزی برای شرکتها و سازمانهایی است که به دنبال کاهش هزینههای عملیاتی IT و ارتقای مزیت رقابتی خود هستند. برون سپاری فناوری اطلاعات و ارتباطات ابزاری خلاق برای مدیریت فناوری اطلاعات در هر دو بخش خصوصی و دولتی است اما انتخاب نوع و چگونگی برون سپاری خود مساله‌ای با اهمیت و چالش زاست.
برون سپاری موجب صرفه جویی در وقت، هزینه و ارتقای کیفیت و آزادسازی منابع سازمان است. در حال حاضر برون سپاری در حوزه خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات در شرکتها و سازمانهای محلی نه تنها به عنوان یک گزینه بلکه به عنوان یک ضرورت استراتژیک مطرح است.
امروزه فن آوری اطلاعات، قلب تپنده بسیاری از کسب و کارها محسوب میشود. در بسیاری از سازمانها، سرویسهای الکترونیکی و سامانه‌های نرم افزاری یا چرخه اصلی کسب و کار را مدیریت میکنند یا نقش مهمی در پیش برد مأموریت سازمان بر عهده دارند. از این رو، راه اندازی مراکز داده(به عنوان بستر سامانه‌های سازمان) در کشور روز به روز بیشتر مشاهده میشود. هزینه مستقیمی که برای راه اندازی و راهبری مراکز داده، میشود از یک طرف و ریسک‌هایی که اختلال در مراکز داده به سازمان وارد میکند از طرف دیگر، موضوع مدیریت استراتژیک و سیاست گذاری‌های کلان مرکز داده را حایز اهمیت میکند. طبق گزارشهای معتبر، 70 درصد سازمانهایی که دچار بحران اساسی در مراکز داده خود شده اند، بطور کامل ورشکست شده اند. این موضوع، مدیران حوزه فن آوری اطلاعات و نیز مدیران ارشد سازمانها را بر آن می‌دارد که انتخابهای هوشمندانه‌ای در زمینه سرمایه گذاری بستر فن آوری اطلاعات داشته باشند. ارایه سرویس با کیفیت، همراه با پوشش ریسک‌های احتمالی، مأموریت امروز مراکز داده است که با فاکتور SLA(Service Level Agreement) قابل ارزیابی است.
اولین و مهم ترین نکته‌ای که برای تصمیم گیری درباره برون سپاری باید بدانیم این است که: بنگاه های کسب و کار کوچک تا متوسط، به این دلیل برای برون سپاری نیازهای فناوری اطلاعات و ارتباطاتشان متقاعد میشوند که دردسر کمتری را تجربه کنند.
البته موضوع به همین سادگی هم نیست. در ادامه سعی میکنیم این مسأله را بیشتر باز کنیم. برای اینکه بتوانید یک تصمیم صحیح در مورد برون سپاری یا عدم برون سپاری فناوری اطلاعات و ارتباطات در سازمانتان بگیرید، باید شواهد کافی برای توجیه و پشتیبانی از تصمیمتان در اختیار داشته باشید.
بخش فناوری اطلاعات و ارتباطات در یک سازمان، از یک فضای کاملا پیچیده تشکیل شده و میزبان انواع سخت افزارها، نرم افزارها و شبکه‌های کامپیوتری است. این محیط امکان و فرصت راه اندازی و اجرای جریان‌های کاری و عملیات حرفهای و مهم؛ مانند، فروش و زنجیره تامین، فرآیندهای مالی و حسابداری، مدیریت ارتباط با مشتری، ارسال و دریافت ایمیل و تولید و انتشار اسناد را در اختیار شما قرار خواهد داد.
مزایای برون سپاری زیرساخت فن آوری اطلاعات و ارتباطات
منظور از زیرساخت فن آوری اطلاعات و ارتباطات، بسترهای لازم جهت ارایه سرویسهای الکترونیکی است. مزایای برون سپاری عبارتند از:
کاهش هزینه‌ها
کنترل هزینه‌ها کلی سازمان:
زمانیکه وظایف و مأموریت های بخش فناوری اطلاعات در سازمانتان را به یک تأمین کننده‌ی معتبر برون سپاری میکنید، در قالب پرداخت یک حق الزحمه ماهانه میتوانید هزینه ها و مخارج سازمان را کنترل کنید. در این شرایط این مزیت وجود دارد که اطلاعات مربوط به پرداخت ها در اختیار شما خواهد بود و با یک مدیریت مناسب میتوان از نوسان ماهانه هزینه‌ها جلوگیری کرد.
باتوجه به برون سپاری بخش مهمی از زیر ساخت فناوری اطلاعات و ارتباطاتتان میتوانید صرقه جویی بسیار جدی در هزینه روزمره وکنترل آنها داشته باشید. محاسبه و برآورد نرخ سرمایه گذاری (Capex) و همچنین برآورد دقیق تر نرخ نگهداری و پشتیبانی (Opex) از مزایای برون سپاری میباشد، شرکت عامد در تمام مراحل قبل برون سپاری (برآورد کاهش هزینههای، کنترل‌های هزینه‌ها و طرح توجیهی) در کنار شرکت و سازمان شما خواهد بود.
کاهش هزینه در زمینه نیروی انسانی:
نگهداری یک مرکز داده نیاز به دانش و تتخصص‌های متعددی دارد. همچنین جهت ارایه یک سرویس با سطح کیفی بالا، بر اساس بهروش ITIL، یک مرکز داده می‌بایست دارای یک ساختار منسجم سیاستی و فرایندی باشد. تشکیل واحدی که همه تخصص‌های لازم را جهت ارایه سطح بالایی از کیفیت برای یک مرکز داده لازم است – به خصوص با در نظر گرفتن مبحث افزونگی در نیروی انسانی – هزینههای سربار زیادی به مراکز داده تحمیل خواهند کرد. در بسیاری از مراکز داده کوچک و متوسط، به کار گیری تعداد زیادی نیروی انسانی در زمینه پشتیبانی فنی و فرایندی مرکز داده توجیه اقتصادی ندارد. چه بسا تعداد زیادی از این نیروها به لحاظ حجم کاری، حجم کاری بالایی نداشته باشند ولی مرکز داده جهت ارایه سرویسی با کیفیت بالا-به دلیل جدا بودن تخصص‌های مختلف- نیازمند استخدام نیروهای زیادی می‌باشند. شرکتهای Service Provider از استراتژی منابع مشترک در بخش نیروی انسانی نیز استفاده میکنند و با افزایش بهره وری نیروها، کاهش قابل ملاحظه‌ای در زمینه هزینه بکار گیری نیروی انسانی را فراهم می سازند.
شرکت عامد
تمرکز سازمان بر روی اهداف اصلی سازمانی
توسعه و نگهداری مرکز داده، انرژی و تمرکز زیادی در واحد فن آوری اطلاعات سازمانها نیاز دارد. امروزه واحدهای فن آوری اطلاعات سازمانها در کشورهای پیشرفته، بجای تمرکز بر توسعه و نگهداری بستر زیرساخت فن آوری اطلاعات و ارتباطات، تمرکز خود را بر روی فن آوری اطلاعات بعنوان ابزار بهبود کسب و کار سازمانی می‌گذارند. توسعه سامانه‌های جدید، ایجاد گزارشهای تصمیم ساز و بهره جویی از قدرت تکنولوژی‌ها و بهرو ش‌های جدید فن آوری اطلاعات در راستای افزایش سودآوری و بهره وری سازمانی، از جمله مأموریت‌های واحد فن آوری اطلاعات شرکتها و سازمانهای نسل جدید است. امروزه واحدهای فن آوری اطلاعات سازمانها، تمرکز خود را بر بخشهای تولید نرم افزار و سامانه‌های هوشمند برو روی بستر‌هایی مانند وب و موبایل جهت تسریع و افزایش کیفی سرویسهای سازمانی و ایجاد فرصتهای جدید کسب و کار می‌نمایند و برون سپاری در بخش زیرساخت مرکز داده، میتواند موجب شود واحد فن آوری اطلاعات سازمان با تمرکز بیشتری به مأموریت‌های اصلی خود بپردازد. با برون سپاری زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و ارتباطاتتان به شرکت عامد بدون نگرانی بر روی اهداف سازمان وماموریت‌های خود تمرکز کنید.
افزایش سطح امنیت شبکه و اطلاعات
امروز مبحث امنیت سایبری به مقوله بسیار پیچیده‌ای تبدیل شده است. طبق آمارهای رسمی، میزان جرایم سایبری در فاصله سالهای 2015 تا 2020، دو برابر خواهد شد. بررسی آمارهای رسمی سالهای اخیر نشان میدهد به دلیل تنوع و پیچیدگی روشهای نفوذ سایبری سازمانها هزینههای زیادی جهت بالا بردن سطح امنیت اطلاعات مراکز داده خود متحمل می‌گردند و میزان سرمایه گذاری سازمانها در مقوله امنیت سایبری نسبت به سالهای قبل، چند برابر شده است. تجربه نشان میدهد تکنولوژی‌های مربوط به امنیت اطلاعات با سرعت بیشتری نسبت به بخشهای دیگر مراکز داده تغییر میکنند و سازمانها معمولاً مجبور به سرمایه گذاری‌های مجدد کوتاه مدت سه الی 4 ساله در این حوزه می‌گردند. از طرفی نیروی انسانی زبده در این زمینه در کشور بسیار کم است و استفاده از نیروهای کم کیفیت، خطرات زیادی برای مقوله امنیت سازمانها خواهد داشت. بر اساس آمار رسمی شرکت سیسکو، حدود 75 درصد ریسک‌های امنیتی سازمانها نه بخاطر تجهیزات امنیتی، بلکه بخاطر ضعف در حوزه استفاده از نیروهای امنیتی زبده، فرایندها و دستورالعمل‌ها و عدم تسلط فنی کافی به مقوله راهبری امنیت مرکز داده است. از طرفی پوشش زوایای مختلف امنیت اطلاعات علاوه بر آنکه به خودی خود نیاز به تخصص‌های متنوع در زیر شاخه امنیت دارد، نیاز به اجرای پروژه‌های متعدد امنیتی از جمله پروژه‌های ISMS، تست نفوذ(Pentest)، فایروال (Firewall)، فایروال نرم افزارهای تحت وب (WAF)، مستحکم سازی سیستم عامل‌ها و تجهیزات شبکه‌ای (Hardening) و سیستمهای جلوگیری از حملات عدم دسترسی (DDoS Protection) دارد که در بسیاری از مواقع هزینه واحد امنیت سازمان را به میزان غیر منطقی بالا خواهد برد. شرکتهای Service Provider قدرتمند، با استفاده از ابزارها، فرایندها، سیاستها و نیروی انسانی کارآمد میتوانند با استفاده از استراتژی اشتراک منابع، با هزینهای به مراتب کمتر از هزینه خود سازمان، سطح کیفی بسیار بالاتری را در زمینه امنیت اطلاعات در اختیار سازمان قرار دهند. شرکت عامد با همراه داشتن متخصصان خبره‌ای در حوزه امنیت شبکه و امنیت اطلاعات در تلاش است بهترین خدمت را این حوزه نیز برای سازمانها و شرکتها ارائه دهد.
افزایش کیفیت سرویس و کاهش ریسک
مراکز داده‌هایی که نیاز به ارایه سطح کیفی بالایی از سرویس دارند نیازمند استفاده از روشهای مدیریت ریسک می‌باشند. زمانی که سازمان نیازمند SLA (سطح کیفی سرویس) بالا باشد، علاوه بر اینکه نیازمند انجام هزینههای سربار زیادی در بخش تجهیزات و تکنولوژی‌ها است، در دو بخش نیروی انسانی، فرایندها وسیاست‌ها نیز نیازمند انجام هزینه و بعضاً اجرای پروژه‌های تخصصی میباشد. برای مراکز داده کوچک و متوسط، معمولا نتیجه بررسی مالی نیازمندی‌ها این است که به دلیل عدم توجیه اقتصادی انجام برخی هزینه‌ها، سازمان در برخی حوزه‌ها ریسک را پذیرفته، از انجام هزینههای کیفی خودداری میکند. همین پذیرش ریسک علاوه بر اینکه ریسک تبعات کیفی برروی سرویسهای سازمان را افزایش میدهد، ریسک‌های مالی و غیر مالی زیادی متوجه سازمان می‌نماید. بعنوان مثال سازمانهای کوچک و متوسط به دلایل اقتصادی، معمولاً تمایل چندانی به استفاده از آخرین استانداردهای مرکز داده ندارند. در حالیکه میتوانند با استراتژی برون سپاری زیرساخت فن آوری اطلاعات، به یک Service Provider که از آخرین تکنولوژی‌های روز استفاده میکند، علاوه بر کاهش هزینه، کیفیت بالایی را تجربه کنند.
بعنوان مثال ممکن است برای یک سازمان با مرکز داده متوسط توجیه اقتصادی نداشته باشد که از چندین نیروی فنی متخصص جهت نگهداری شبانه روزی مرکز داده استفاده نماید یا برای یک سازمان نسبتا کوچک به لحاظ هزینهای توجیه نداشته باشد از تجهیزات و امکانات کیفی مطابق با آخرین استانداردهای روز دنیا استفاده نماید.
شرکتهای معتبر Service Provider علاوه بر اینکه از تجهیزات و تکنولوژی‌های پیشرفته استفاده میکنند در بخش فرایندها و سیاستها دارای تجربیات زیادی هستند و نیز در بخش نیروی انسانی از نیروهای مجرب و کارآمد استفاده می‌نمایند و این موضوع، علاوه بر افزایش کیفی سطح خدمات، موجب کاهش ریسک سازمانها خواهد شد.
چابکی و توسعه سریع
سرویسهای الکترونیکی سازمانها روز به روز در حال گسترش است و افزایش ضریب نفوذ اینترنت در کشور موجب شده سازمانها سرمایه گذاری بیشتری در زمینه بهره جویی هر چه بیشتر در حوزه فن آوری اطلاعات از طریق سامانه‌های تحت وب و موبایلی جدید انجام دهند. این موضوع سبب میشود چابکی در توسعه و تغییر در مراکز داده، یکی از ضرورت‌های مراکز داده نسل جدید شود. در حالتی که خود سازمان اقدام به ایجاد مرکز داده میکند، توسعه مرکز داده -جهت افزایش ظرفیت و یا ارایه سرویسهای جدید- نیاز به انجام مراحل اداری مانند تهیه اسناد مناقصه، برگزاری مناقصه، انتخاب برنده، عقد قرارداد و مدیریت پیمانکار منتخب خواهد داشت، لذا توسعه و تغییر مرکز داده در بسیاری از شرایط پروسه زمان بر و انرژی بری خواهد بود. در حالیکه در صورت برون سپاری زیرساخت مرکز داده، سازمان میتواند ظرف چند ساعت، اقدام به توسعه و تغییر مرکز داده خود نماید. این موضوع پشتوانه بسیار محکمی برای تصمیمات مدیران سطح بالای سازمان در راستای توسعه کسب و کار و افزایش درآمد خواهد بود.
مقاله َایجاد مدل ارزیابی پروژه‌های فناوری اطلاعات (IT) با روش بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی
مقاله َایجاد مدل ارزیابی پروژه‌های فناوری اطلاعات (IT) با روش بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی
23 اکتبر 2022
فایل ورد و پاورپوینت
2120
3 بازدید
۲۹,۷۰۰ تومان
مقاله َایجاد مدل ارزیابی پروژه‌های فناوری اطلاعات (IT) با روش بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی دارای ۲۰ صفحه میباشد و دارای تنظیمات در microsoft word میباشد و آماده پرینت یا چاپ است
فایل ورد مقاله َایجاد مدل ارزیابی پروژه‌های فناوری اطلاعات (IT) با روش بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی کاملا فرمت بندی و تنظیم شده در استاندارد دانشگاه و مراکز دولتی میباشد.
این پروژه توسط مرکز مقاله َایجاد مدل ارزیابی پروژه‌های فناوری اطلاعات (IT) با روش بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی۲ آماده و تنظیم شده است
توجه : در صورت مشاهده بهم ریختگی احتمالی در متون زیر،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل ورد میباشد و در فایل اصلی مقاله َایجاد مدل ارزیابی پروژه‌های فناوری اطلاعات (IT) با روش بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد
بخشی از متن مقاله َایجاد مدل ارزیابی پروژه‌های فناوری اطلاعات (IT) با روش بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی :
ایجاد مدل ارزیابی پروژه‌های فناوری اطلاعات (IT) با روش بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی
چکیده:
در این مقاله ما به ایجاد سیستم بودجه بندی و هزینه یابی برمبنای فعالیت فازی برای توسعه یک رویکرد انعطاف پذیر، اندازه گیری عملکرد و کنترل مدیریتی پروژه‌های فناوری پرداخته ایم. بدین منظور، یک چارچوب ارزیابی با مدلهای یکپارچه هزینه یابی و بودجه بندی برمبنای فعالیت و منطق فازی ارائه گردیده است. دراین راستا از روش تحقیق مرور متون استفاده شده است.درنتیجه ۸ مرحله برای طراحی این مدل شناسایی گردید :امکان سنجی مدل- تعریف فعالیتها- جمع آوری داده‌های
فازی- طراحی مدل بودجه بندی بر مبنای فعالیت فازی- ظرفیت سنجی منابع و تعدیل نیازها با منابع مصرفی- ارزیابی پروژه‌های IT از نظر میزان منابع مصرفی- طراحی مدل هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی- ارزیابی ساختار هزینه و قیمت. نتایج بدست آمده نشان داد، هنگامی که داده‌ها غیر دقیق و نامعلوم هستند، تئوری مجموعه فازی میتواند انعطاف پذیری لازم را برای نمایش عدم اطمینان ناشی از فقدان دانش فراهم کند. بنابراین، چارچوب ارزیابی با مدلهای یکپارچه هزینه یابی و بودجه بندی برمبنای فعالیت ومنطق فازی در مقایسه با سیستم هزینه یابی و بودجه بندی بر مبنای فعالیت استاندارد، اطلاعات ارزشمندتری رابرای ارائه راه حل و تصمیم گیری در اختیار مدیران قرار داده است.
واژه‌های کلیدی: بودجه بندی بر مبنای فعالیت، هزینه یابی بر مبنای فعالیت، منطق فازی، ارزیابی پروژه‌های IT، ظرفیت سنجی منابع،
۱- مقدمه:
مدیرفناوری اطلاعات برای کسب مزیت رقابتی وبهبود کارایی، احتیاج به کنترل هزینه‌ها دارد. لذا مدیریت هزینه‌هایک نیاز ضروری برای برنامه ریزی استراتژیک بخش فناوری اطلاعات سازمانها است. برای کنترل و مدیریت هزینه‌ها هم باید پروژه‌های فناوری اطلاعات ارزیابی شوند. بدین منظور، در این مقاله ارزیابی پروژه‌های فناوری اطلاعات در ۳ مرحله انجام میشود. در مرحله اول، ارزیابی نیازهای پروژه‌های IT با توجه به داده‌های فازی ارائه شده در سیستم بودجه بندی بر مبنای فعالیت فازی انجام میشود. سپس در صورت کمبود ظرفیت منابع، تعدیل ظرفیت، تعدیل نرخ مصرف و تعدیل تقاضا بکار می‌روند.در مرحله دوم، ارزیابی بهای تمام شده پروژه‌های ITبا توجه به داده‌های فازی ارائه شده در سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی انجام میشود . سپس تحلیل قیمت فروش، تعدیل قیمت و تعدیل هزینه منابع بکار می‌رود.در نهایت در مرحله سوم، نتایج واقعی با شاخصهای کلیدی برنامه ریزی شده مقایسه میشوند. برای اجرای این مدل باید سیستمهای بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت با هم یکپارچه شوند. اما چون شرکتها در شرایط عدم اطمینان و نامعلومی فعالیتهای اقتصادی خود را انجام میدهند، لذا استفاده از روشهای بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت استاندارد همیشه مفید نیست. از طرفی سیستم بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی دانش مورد نیاز را درباره عدم اطمینان و عدم دقت موجود سیستمها فراهم میکند و به کاربر اجازه میدهد این دانش را با فرآیند تصمیم گیری ترکیب کند. به عبارت دیگر، چون در ارزیابی پروژه‌های IT، هم منابع و هزینه‌ها با فعالیتها مرتبط‌اند و هم داده‌ها غیر دقیق و نامعلوم هستند، لذا با سیستم بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی میتوان تحلیل نیازها، تحلیل ظرفیت و تحلیل هزینه را با ایجاد روابط علّی بین فعالیتهای لازم برای تولید محصول و هزینه‌ها در بهترین،بدترین و محتمل‌ترین حالت ارائه کرد.
۲- هزینه یابی بر مبنای فعالیت:
سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت فلسفه نوین مدیران را به طور کمی در هزینه یابی محصول منظور میکند . فلسفه نوین مدیران، جلب رضایت مشتریان و رقابت با سایر شرکتها در سطح بین المللی است . به منظور دسترسی به این موارد حداقل باید به دو عامل افزایش کیفیت محصول و تولیدات انعطاف پذیر به نحوی توجه کرد، که منطبق با سلیقه‌های گوناگون و متنوع مشتریان باشد . بنابراین، سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت افزون بر هزینههای مواداولیه مستقیم، کار مستقیم و سربار، هزینههای گوناگون مربوط به تکنولوژی، کنترل کیفیت محصول و هزینههای مربوط به تولیدات انعطاف پذیر را نیز دربر میگیرد] ۳ [.
در سیستمهای هزینه یابی سنتی، عموماً از طریق ایجاد مراکز هزینه، کلیه هزینههای دوایر مختلف تولیدی و غیرتولیدی به تعداد محصولات تولید شده تسهیم میشوند تا بهای تمام شده محصول تعیین شود. در این سیستمها، هیچ گونه ارتباط مستقیمی بین فعالیتهای لازم جهت تولید محصولات یا خدمات و همچنین میزان استفاده این فعالیتها از منابع مالی
شرکت وجود ندارد. در نتیجه، بهای تمام شده محصول منعکس کننده مستقیم فعالیتها و ارزش‌های منابع بکارگرفته شرکت نیست. سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت این نقص را بوسیله مرتبط کردن مستقیم هزینههای سازمانی با هزینههای فعالیتهای عملیاتی مرتفع می‌سازد. در این سیستم، به جای یک مبنا (که عمدتاً هزینه کار مستقیم یا ساعات کار ماشین آلات است ) محرکهای اصلی و موثر فعالیتها تعیین میشود. همچنین مراکز هزینه مربوط به هر محرک فعالیت را
مشخص می‌سازد و نرخ‌های مربوط به هزینه‌ها را پیدا میکند، و این نرخ‌ها را بر اساس منابعی که جهت ایجاد محصول و یا خدمت مورد استفاده قرار گرفته‌اند جذب محصول می‌نماید] ۳ [.سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت، تخصیص کل هزینههای مربوط را در دو مرحله انجام میدهد . در مرحله اول، باید هزینه فعالیتهایی که منجر به پیدایش تولید‌ها و یا خدمت گشته اند، تعیین گردد. این مرحله شامل موارد زیر میشود:
۱- بررسی هزینههای تولید و غیرتولید. ۲- تعیین فعالیتهای مربوط به تولید یا توزیع محصول‌ها یا خدمات.۳- تعیین مرکزهای فعالیت جهت جمع آوری هزینه‌ها. ۴- تعیین هزینههای مربوط به هر مرکز فعالیت.
مرحله دوم مربوط به جذب تخصیص هزینه مرکزهای فعالیت، به محصول‌ها یا خدمات جداگانه است.
این مرحله شامل موارد زیر میشود:] ۳ [.۱- تعیین مبناهای متعدد تولیدی و غیرتولیدی برای تسهیم هزینه‌ها. ۲- تسهیم هزینه مرکزهای فعالیت به مبناهای مختلف و تعیین نرخ سربار. ۳- جذب نرخ سربار به محصولات و یا خدمات گوناگون.
مرحله سوم بودجه بندی بر مبنای فعالیت: بودجه بندی بر مبنای فعالیت معکوس هزینه یابی بر مبنای فعالیت است . در سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت، هزینههای منابع مصرفی از طریق محرک منابع به مخزن هزینه فعالیتها تخصیص داده میشود. پس از تخصیص هزینه منابع میتوان هزینه فعالیتها را با محرک فعالیت به محصولات،خدمات و مشتری‌ها تخصیص داد. اما در بودجه بندی بر مبنای فعالیت تحلیل هزینه یابی از پایین به بالا است.
۳-مراحل سیستم بودجه بندی بر مبنای فعالیت شامل موارد زیر میشوند :
۱- پیش بینی میزان مصوب تولید، فروش محصولات و خدمات که شامل مجموع تولید محصولات و فروش به مشتریان است. این داده‌ها از سیستم برنامه ریزی تولید و سیستم سفارش فروش بدست می‌آیند.
۲- پیش بینی میزان تقاضا و نیاز فعالیتهای سازمان : برای این منظور باید تعداد محصولات، خدمات و مشتریان پیش بینی شوند و بر مبنای این پیش بینی میزان خرید و مصرف مواد و تامین نیروی انسانی مستقیم برای دوره مالی آینده پیش بینی میشوند.البته سیستم بودجه بندی بر مبنای فعالیت این موضوع را با پیش بینی برای تمام فعالیتهای غیر مستقیم، پشتیبانی، سفارش، دریافت و مصرف مواد، فرآیند سفارش مشتری، درخواست برای پشتیبانی فنی و زمان بندی و آماد
ه سازی برای اجرای تولید محصولات توسعه میدهد.همچنین سیستم بودجه بندی بر مبنای فعالیت، تعداد مورد انتظار را برای تمام محرک هزینه فعالیتها تخمین می‌زند. مانند تعداد آماده سازی دستگاه، تعداد سفارش مشتری، تعداد بررسیهای فنی، تعداد پشتیانی محصولات و مشتریان.
۳- محاسبه میزان تقاضا منابع برای اجرای فعالیتهای سازمان در این مرحله، منابع درخواستی برای اجرای سطوح فعالیتها، تخمین زده میشوند. پیش بینی منابع تامین شده بر مبنای درک ما از بهره وری تضمین شده از اجرای فعالیتها است. تیم بودجه باید بداند چه تعداد منابع و از چه نوعی باید تامین گردد تا بتواند به تعداد فعالیتهای تقاضا شده رسیدگی شود.
۴- تعیین منابع واقعی برای ارسال به تقاضا‌ها در این مرحله از فرآیند بودجه بندی، کل منابع تقاضا شده برای اجرای فعالیتها بدست می‌آید.
۵- محاسبه ظرفیت فعالیتها : هنگامی که تمام منابع فعالیتها بدست آمد، کاربر ظرفیت قابل استفاده فعالیت را تعیین میکند. ظرفیت منابع در واقع توانایی سازمان برای اجرای فعالیتها است.
۴ منطق فازی :
با استفاده از علم مدیریت فازی، روشهای علم مدیریت کلاسیک در محیط فازی به کار گرفته میشوند و میتوان آن را در وظایف متعدد مدیریتی از جمله تصمیم گیری، سیاست گذاری و برنامه ریزی مورد استفاده قرار داد. علم مدیریت فازی میتواند مدلهایی را طراحی نماید که نظیر انسان، از توانایی پردازش اطلاعات کیفی به صورت هوشمند برخوردار باشد. بنابراین علم مدیریت فازی، ضمن ایجاد انعطاف پذیری در مدل، داده‌هایی نظیر دانش، تجربه و قضاوت انسانی را در مدل وارد کرده و پاسخ‌هایی کاملاً کاربردی ارائه میدهد ] ۱ [.
فرض کنیدX، یک مجموعه دلخواه باشد. مطابق مفاهیم مجموعه‌های معمولی، تابع نشانگر هر زیر مجموعه معمولی، A از X، یک از تابع به { ۱و ۰} است که این گونه تعریف میشود] ۱ [.
XA (X) = (1)
فرمول ( ۲) عدد فازی مثلثی را نشان میدهد. نمودار ( ۱)، هم این عدد را نمایش میدهد[۱] .
M (a1, a2, a3) (2)
M A(x)
a1 a2 a3
نمودار (۱) : اعداد فازی مثلثی
دراین حالت تابع عضویت به صورت فرمول (۳) تعریف میشود:
M A(x) = (3)
۵ ضرورت هزینه یابی و بودجه بندی بر مبنای فعالیت پروژه‌های IT :
در سالهای قبل از ۱۹۸۰، فناوری اطلاعات صرفا به پردازش داده‌ها ختم می‌گردید.ولی امروزه فناوری اطلاعات دارای عملیات‌های پشتیبانی راهبردی و گران قیمت است. لذا تعیین بودجه برای آن مشکل شده است. در زمان کامپیوترهای بزرگ، بازبینی هزینه‌ها آسان بود. زیر ا تمام هزینههای فناوری اطلاعات سازمان بر مبنای تعداد واحد پردازش مرکزی تخصیص پیدا می‌کرد. این مبنا بر اساس زمان و ظرفیت پردازشگر مرکزی کامپیوتر اندازه گیری میشد. اما امروزه به دلیل تنوع و پیچیدگی منابع، خدمات و نیازهای کاربران فناوری اطلاعات، لازم است سیستمهای اندازه گیری هزینه بهبود یابند.
مشکلات ساختار هزینههای بخش فناوری اطلاعات شامل موارد زیر میشوند[۵] :
۱ ظرفیت سنجی منابع فناوری اطلاعات مشکل است.
۲ سخت افزار و نرم افزارها اغلب قبلا خریداری شده اند. لذا باید محاسبه استهلاک آنها با دقت بیشتری انجام شود.
۳ اغلب هزینههای فناوری اطلاعات مستقل از سطوح کاربرد کاربران است و به صورت ماهیانه مصرف میشوند.
۴ تغییرات زیاد در سطوح منابع با ورود فناوریهای جدید یا افزایش ظرفیت فرآیندهای مورد نیاز، وجود دارد.
۵ تعدادی از فعالیتهای فناوری اطلاعات مربوط به عملیات‌های جاری و بعضی مربوط به عملیات‌های آینده هستند.
۶ هزینه‌ها به هزینههای دستمزد و سایر هزینه‌ها طبقه بندی میشوند.
۷ هزینه فعالیتهای تحقیق و توسعه و توسعه نرم افزار، که قبلا هزینه شده است، باید به سیستمهای جدید نسبت داده شوند.
متاسفانه اغلب روشهای هزینه یابی فناوری اطلاعات،بر مبنای روشهای سنتی هزینه یابی استاندارد است. در این روش هزینه یابی، تخصیص بر مبنای مصرف منابع اندازه گیری شده به علاوه درصدی برای جبران هزینه سربار است. در این صورت، صحت و دقت هزینههای واقعی مخصوصا هزینههای پشتیبانی کاهش می‌یابد و در نهایت منجر به هزینههای نادقیق برای خدمات فناوری اطلاعات میشود.
بنابراین، در این روش، مدیران بر مبنای داده‌های گمراه کننده، تصمیمات مبهم و نامعقول میگیرد و بهره وری سازمان و کسب و کار را با مشکل مواجه می‌سازند. یک راه حل مختصر و ناقص برای هزینه یابی عملیات‌های فناوری اطلاعات این است که از ردیابی مستقیم با کاربرد روشهای حسابداری پروژه استفاده شود. هرچند با این روش هزینه یابی سریع و فشرده اجرا و مدیریت میشود، اما هر کارمند نیاز دارد کارت زمان سنجی خود را کامل کند. برای کامل کردن این راه حل هزینههای باقیمانده عملیات‌های فناوری اطلاعات از قبیل ارتباطات و پشتیبانی شبکه، بر مبنای محرکهای فعالیت مانند تعداد درخواستهای ارائه شده از طرف کاربران به کارشناسان فناوری اطلاعات، تعیین میشوند. در این حالت محرکهای چندگانه لازم است و اندازه‌های منفرد مانند تعداد واحد پردازش مرکزی کارایی ندارند. در نهایت هزینههای خدمات به محصولات و مشتریان بر مبنای سطوح مصرفشان ردیابی و تخصیص داده میشوند] ۵[.
۶ پیشنهاد سیستم بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی :
این مقاله شامل فرآیندهای توسعه سیستمهای بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی برای ارزیابی پروژه‌های IT و ارائه اطلاعات ارزشمند برای تصمیم گیری مدیران است. برای این منظور، از تئوری مجموعه‌های فازی استفاده میشود تا دانش را با عدم اطمینان و تردید داده‌های اصلی درون سیستمهای بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت ترکیب کند.
سیستمهای سنتی هزینه یابی و تخصیص سربار منجر به بهای تمام شده نادرست و در نتیجه گزینش یک استراتژی ضعیف برای مدیریت میشوند. هزینه یابی بر مبنای فعالیت برای مقابله با ناکارایی و نقاط ضعف سیستم هزینه یابی سنتی استفاده میشود. از طرفی، بزرگترین چالش برای پیاده سازی هزینه یابی بر مبنای فعالیت، نبود داده‌های حسابداری دقیق و قابل اطمینان است که کاربرد منطق فازی یک راه کار و تدبیر مناسب برای این موضوع است.این سیستم دارای مزایای زیر می‌باشند [۷] :
۱- به کاربران، اطلاعات افزون تری شامل هزینههای ساخت و تولید برای تصمیم گیری ارائه می‌نماید.
۲- برای کاربران، قدرت اختیار و تصمیم گیری با توجه به عدم اطمینان موجود فراهم می‌سازد.
سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی برای بعضی شرکتها مزایای بیشتری دارد. ویژگیهای این شرکتها شامل موارد زیر میشوند[۷] :
۱- در محیط نامعلومی فعالیت میکنند.
۲- اطلاعات دقیق و کافی از هزینههای محصول‌ها و خدمات ندارند.
۳- اطمینان از صحت داده‌های هزینه برآوردی ندارند.
۷ مراحل و الگوریتم سیستم پیشنهادی:
این مدل دارای ۸ مرحله است. این مراحل شامل موارد زیر میشوند:
۱- امکان سنجی مدل. ۲-تعریف فعالیتها. ۳- جمع آوری داده‌های فازی. ۴- طراحی مدل بودجه بندی بر مبنای فعالیت فازی. ۵- ظرفیت سنجی منابع و تعدیل نیازها با منابع مصرفی. ۶- ارزیابی پروژه‌های IT از نظر میزان منابع مصرفی. ۷- طراحی مدل هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی. ۸- ارزیابی ساختار هزینه و قیمت.
این مراحل به صورت تفصیلی به صورت زیر بیان میشوند:
۷-۱- امکان سنجی: فاز امکان سنجی مشخص می‌نماید آیا توسعه سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی امکان پذیر و سودمند است یا خیر. تشخیص الزامات شرکت برای پیاده سازی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت، نیاز به درک بالایی از ساختار سازمان و طرح ریزی فرآیندهای سازمانی دارد. برای این منظور باید پتانسیل منابع داده‌ای سازمان تعیین شود و یک تحلیل مقدماتی برای دستورالعملهای مالی موجود
انجام گردد.بعضی از شرکتها، بیشتر از دیگران از سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی سود می‌برند. ویژگیهای این شرکتها شامل موارد زیر میشوند[۷] :
۱- انگیزه بالایی برای پیاده سازی موفق سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت دارند.
۲- در شرایط مبهم و محیط عملیاتی نامعلومی فعالیت میکنند.
۳- در جمع آوری داده‌های ورودی دقیق و کافی که برای پیاده سازی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت لازم است ناتوان هستند.
۴- برای تهیه نیازهای پارامترهای فازی ورودی سیستم، پرسنل خبره و کارامد دارند.
۵- ارزش افزوده داده‌های خروجی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی را درک میکنند.
۶- هزینههای سربار به اندازه کافی زیاد است و بر روند تصمیم گیری بسیار موثر است.
۷-۲- تعریف فعالیتها :شناسایی فعالیتها مهمترین مرحله به کارگیری سیستم هزینه یابی و بودجه بندی بر مبنای فعالیت فازی است. زیرا ایجاب میکند که تمامی فعالیتهای مورد نیاز برای تولید محصولات مشخص شوند.
۷-۳- جمع آوری داده‌های فازی: در این مقاله، سیستم بودجه بندی و هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی با داده‌های ورودی فازی مثلثی سیستم کار میکند . دانش تفصیلی درباره شرکت, پرسنل، فرآیندها و محصولات باعث تقویت در عمق جمع آوری و تحلیل داده‌ها میشود. این دانش با مصاحبه با افراد کلیدی و خبره و بررسی داده‌های مالی تولیدات و فرآیندها بدست می‌آید. هر پارامتر ورودی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی در برگیرنده ۳ مقدار است. این سه مقدار شامل ۱- کمترین مقدار ممکن ۲- محتمل‌ترین مقدار و ۳- بیشترین مقدار ممکن میباشد. ارزش محتمل‌ترین مقدار سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت فازی معادل ارزش داده ورودی سیستم هزینه یابی بر مبنای فعالیت استاندارد غیر فازی است[۷] .
۷-۴- طراحی مدل بودجه بندی بر مبنای فعالیت فازی. مراحل این مدل به صورت زیر ارائه میشوند:
۱- پیش بینی کمترین مقدار ممکن، محتمل‌ترین مقدار و بزرگترین مقدار ممکن تقاضای پرو ژه‌ها
۲- پیش بینی کمترین مقدار ممکن، محتمل‌ترین مقدار و بزرگترین مقدار ممکن تقاضا و نیاز فعالیتهای سازمان .
۳- محاسبه کمترین مقدار ممکن، محتمل‌ترین مقدار و بزرگترین مقدار ممکن منابع مورد تقاضا برای فعالیتهای پیش بینی شده.
۴- تعیین کمترین مقدار ممکن، محتمل‌ترین مقدار و بزرگترین مقدار ممکن منابع واقعی برای ارسال به تقاضا‌ها.
۵- محاسبه کمترین مقدار ممکن، محتمل‌ترین مقدار و بزرگترین مقدار ممکن ظرفیت فعالیتها و منابع.
۶- غیرفازی کردن.
نمودار ( ۲)، نمودار بودجه بندی بر مبنای فعالیت فازی را نشان میدهد.
نمودار ( ۲) : نمودار بودجه بندی بر مبنای فعالیت فازی
۷-۵- ظرفیت سنجی منابع و متعادل کردن نیازها با منابع مصرفی پروژه‌های:IT
ظرفیت سنجی منابع، سطوح مورد نیاز منابع را برای برنامه ریزی و بودجه بندی اندازه گیری میکند. اما زمانی که منابع واقعی جوابگو‌ی تقاضا‌های آینده نباشد، آنگاه باید تعدیل‌های زیر انجام شوند[۵] .
۱- تعدیل ظرفیت:در این مرحله، افزایش نیروی انسانی، افزایش تامین کنندگان، افزایش تجهیزات و ماشین‌ها، افزایش شیف کاری و غیره انجام میشوند.
۲- تعدیل نرخ مصرف : با افزایش کارایی و بهره وری منابع میتوان نرخ مصرف را کاهش داد.
۳- تعدیل تقاضا : در صورت امکان پذیر نبودن موارد بالا، باید تقاضا‌ها کنترل شوند تا تقاضا‌ها در فاصله زمانی بیشتر یا با مقدار کمتری ارائه شوند.
۷-۶- ارزیابی پروژه‌های IT از نظر میزان منابع مصرفی :
سیستم بودجه بندی بر مبنای فعالیت تقاضا‌های مصرف منابع را ارزیابی میکند . این سیستم برای پیش بینی منابع و سطوح مصارف در یک دوره کوتاه مدت آینده و محاسبه هزینههای مورد انتظار آینده محصولات و خدمات و مشتریان بکار برده میشود. همچنین این سیستم هزینه منابع برای هر سفارش جدید و ظرفیت موجود منابع برای انجام تقاضا‌های تولید و فروش را تعیین میکند تا مدیران درباره قیمتها و شرایط پیشنهادی سفارش‌های جدید بهتر تصمیم گیری نمایند. این موضوع نشان میدهد که هزینه مصرفی وابسته به نوع پروژه‌های IT است. پس باید تعیین کرد که چگونه و چه مقدار هر پروژه‌های IT منابع محدود سازمان را مصرف میکند. بنابراین دیدگاه اول فاز ارزیابی پروژه‌های IT، ارزیابی نیازها یا ارزیابی میزان منابع مصرفی با توجه به داد ه‌های فازی ارائه شده در سیستم بودجه بندی بر مبنای فعالیت فازی و ارزیابی ظرفیت منابع با تعدیل ظرفیت، تعدیل نرخ مصرف و تعدیل تقاضا است. برای این منظور در ابتدا با استفاده از داده‌های فازی و سیستم بودجه بندی بر مبنای فعالیت فازی، هزینه منابع مورد نیاز پروژه‌های IT بدست می‌آید.
در گام بعد ظرفیت سنجی منابع سازمان انجام میشود و در صورت نیاز تعدیل ظرفیت و نرخ مصرف و تعدیل تقاضا بکار می‌روند. سپس پروژه‌های ITاز نظر میزان مصرف منابع، ظرفیت سنجی و تعدیل‌های انجام شده، رتبه بندی میشوند.
چگونه هزینههای IT و پشتیبانی سیستمهای کامپیوتری شبکه را کاهش دهیم؟
سوالی که معمولا مدیران کسب و کارها از کارشناسان آی تی و مهندسان شبکه ما می‌پرسند اینست که چگونه هزینه نگهداری سرویسهای IT و پشتیبانی سیستمهای کامپیوتری را کاهش دهیم؟ امروزه قیمت بالای خرید PC و پولی که صرف نگهداری رایانه‌های کاربران در شرکتها میشود و همچنین ارائه خدمات مطلوب ساپورت به کارمندان سازمان از جمله ذغدغه‌های هر مدیرعاملی در واحد انفورماتیک مجموعه تحت مدیریتی‌‌اش میباشد.
چگونه هزینه IT و پشتیبانی سیستمهای کامپیوتری سرویسهای شبکه شرکت خود را کاهش دهیم؟
تعرفه‌های پشتیبانی شبکه و کامپیوتر برای خدمات نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه pm در قراردهای شبکه و سرویسها با توجه به تعداد سیستمهای رایانه‌ای و تعداد سرورها و نرم افزارهای کاربردی و مالی و حسابداری هر شرکت و سازمانی محاسبه میشود و یک المان مهمی که قیمت هزینه خدمات پشتیبانی شبکه را در شرکت بالا می‌برد، زیاد بودن تعداد همین پی سی‌ها یا سیستمهای کلاینتی کاربران شبکه است. معمولا با گسترش فیزیکی و تعداد نیروی انسانی سازمانها، بر طبق روال معمول و قدیمی برای هر شخص کارمند یک عدد PC یا همان کامپیوتر شخصی درنظر گرفته میشود. تعداد رایانه‌های شخصی کم کم و بعد از گذشت چند سال در سازمان افزایش پیدا خواهد کرد و بر مبنای این تعداد و در موازاتش، هزینه پشتیبانی از این تجهیزات سخت افزاری و برنامه‌های کاربردی نصب شده روی تک تک این پی سی‌ها نیز افزایش پیدا خواهد کرد و در این مرحله چه شرکت بخواهد برای ارائه سرویس خدمات پشتیبانی شبکه خود، افرادی را برای واحد آی تی سازمان خود استخدام کند و یا کلیه خدمات IT شرکت خود را برونسپاری یا OutSource کند، سطح هزینه خدمات پشتیبانی شبکه همچنان بالا خواهد بود و کاهش نخواهد یافت.
سوالی که معمولا مدیران کسب و کارها از کارشناسان آی تی و مهندسان شبکه ما می‌پرسند اینست که چگونه هزینه نگهداری سرویسهای IT و پشتیبانی سیستمهای کامپیوتری را کاهش دهیم؟
راهکار کاهش هزینه خدمات آی تی شرکت چیست؟
یک اشتباه رایج در بین مدیران IT سازمانها خرید PCهای سنتی برای کارمندانی است که صرفا کار اداری ساده انجام میدهند. با این کار نه تنها هزینه سنگینی برای خرید این دستگاهها انجام میشود بلکه هزینه نگهداری و پشتیبانی بالائی را باید بابت آن بپردازند. بسته به نوع کاری که پرسنل و کارمندان شما انجام میدهند راهکارهای متعددی میتوان برای آنها در نظر گرفت. یکی از این راهکارها استفاده از Mini PCها، Zero Client و تین کلاینت ThinClientها میباشد. در این مطلب از سایت شرکت مهندسی شبکه پال نت میتوانید مدلهای مختلف دستگاه Mini PC و انواع تین کلاینت و زیروکلاینت را از شرکتهای معروف مثل اچ پی HP و Zotac و غیره را مشاهده بفرمایید. مینی پی سی‌ها یا Mini Computerها هر آنچه که کارمندان شما در شبکه شرکت نیاز دارند را پاسخگو می‌باشند و در عین حال از قیمت کمتری برای خرید سیستم و زمان و کار کمتری برای پشتیبانی نرم افزاری و سخت افزاری خود برخوردارند.
نیازمندیهای جایگزینی کامپیوترهای سنتی قدیمی PC با زیرو و تین کلاینتها
برای تعویض رایانه‌های قدمی پی سی با Thin Client و ZeroClientها یا MiniPC شما نیازمند بهره گیری از راهکارهای مجازی سازی یا Virtualization نیز هستید. شاید استقرار این خدمات و سرویسهای جدید زیرساخت شبکه در خصوص نیازمندیهای جایگزینی کامپیوترهای سنتی قدیمی PC با زیرو و تین کلاینتها، در نگاه اول به نظر مدیران کسب و کارها کمی سخت و دشوار به چشم آید ولی باید به این نکته دقت داشت که با توجه به رشد سریع انواع فناوریها و تکنولوژی‌ها و ساده تر شدن این راهکارهای تخصصی و فراگیری آن در بسترهای جدید فناوری اطلاعات سازمانها، شاید تنها راه حل باقیمانده از کاهش هزینههای خدمات پشتیبانی و سرویسهای واحد انفورماتیک هر سازمانی، مهاجرت به سمت این نوآوریهای نرم افزاری و سخت افزاری است.
بهترین کانال آموزش شبکه را با پیوستن به بزرگترین سوپر گروه تخصصی مدیران شبکه و مهندسان آی تی و فناوری اطلاعات در شبکه اجتماعی تلگرام تجربه کنید. این سوپرگروه، انجمن بزرگ متخصصین IT کشور میباشد و شما را با راهکارهای جدید فناوری اطلاعات و تکنولوژی‌های روز دنیای آی تی آشنا میکند.
13. http://www.usace.army.mil/ci/recmgmt
14. www.itiran.com
15.Industrial Policy Guidelines In The Information Sistems And Telecommunication Sectors, Ministry of Industry Commerce and Handicraft, Rome, April 1st 1997.
16. Ho, O. and Kang, K., Science And Technology Strategy Review In Vietnam, by Working Paper, No. 133, October 2001.
17. Information Technology Master Plan, Pima Community College, January 22, 2003.
18.Situation, Perspectives and Potential Areas for German Technical, Cooperation in Peru, Lao P.D.R., Vietnam, Tanzania and Uganda.
19. http://www.okstate.edu/cis_info/master-plan.html
20. Albright, T.L. and Roth, H.P. "The Measurement of Quality Costs", 1992.
21. Cartin, T.J. "Quality Costs--Old and New" [Chapter 15] Principles and Practices of TQM, http://www.qualitymag.com/articles/oct98/1098f1.html, ASQC Quality Press, 1993.
22. Crosby, P.B., Quality is Free: the Art of Making Quality Certain, New York: New American Library, 1980.
بهبود عملکرد و اثربخشی تجاری: استفاده وسیع از تکنولوژی‌های مبتنی بر اینترنت در درون شرکت مثل اینترانت میتواند همکاری در تجارت را بهبود بخشد.
تاثیر IT بر کاهش هزینههای کیفیت
مثلث هزینه، کیفیت و دسترسی
1- هزینههای پیشگیری (Prevention) 2- هزینههای ارزیابی (Appraisal)
1- هزینههای پیشگیری: مجموعه هزینه‌هایی را شامل میشود که سازمان برای جلوگیری از ضایعات و کالای نامرغوب و بروز اشکالات صورت میدهد. مواردی همچون: هزینههای مهندسی و برنامهریزی کیفیت (طرحهای جامع کیفیت- طرح بازرسی - طرح قابلیت اطمینان و غیره)، بازنگری محصولات جدید ( ارزیابی طرحهای جدید، آماده سازی آزمایش‌ها، ارزیابی عملکرد محصولات جدید و تمامی فعالیتهای طراحی قبل از تولید نهایی و هزینههای قراردادها و مناقصات و غیره)، طراحی فرآیندها، آموزش و انتقال دانش کیفیت به کارکنان و جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های کیفیت، ظرفیت‌های مطالعات، جستجوی همکاران و کیفیت طراحی.
1-آشنا کردن کارکنان به اهمیت اطلاعات و تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات (ICT).
1.فرضعلی حیدری‌فیروزجایی، سید محمد میرحسینی، پیاده‌سازی تکنولوژی اطلاعات در سازمانها و شرکتها، اولین همایش فناوری اطلاعات و نقش آن در توسعه استان گلستان، 1382
10. عبدالحمید رازانی، مدل اجرایی TQM، موسسه مطالعات برنامه ریزی آموزشی، 1377.
11. محمد ابویی اردکان، بازآفرینی دولت در عصر اطلاعات، نشریه پژوهش، شماره 15، (ترجمه).
12. سیدمحمد میرباقری (مترجم)، 6سیگما، مجله تدبیر، شماره 135.
2- هزینههای ارزیابی: کلیه هزینه‌هایی که برای تعیین سطح واقعی کیفیت محصولات قبل از ارسال به مقصد مشتری انجام میگیرد؛ مانند هزینههای بازرسی مواد اولیه ورودی، آزمایش محصولات تولیدی (دوام و طول عمرو غیره)، ارزیابی وسایل آزمایش و نگهداری آنها، پذیرش و تست، تعمیر تجهیزات، بازرسی و گزارش تست، حقوق پرداختی به بازرسان و سایر مواردی که صرف بازنگری میشود.
2-کسب دانش و اطلاعات در جهت توسعه و بهبود هزینه‌ها با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات.
2.رضا توکلی مقدم و فرزانه وزیری، بهبود اساسی فرایندها با استفاده از شش سیگما، چهارمین کنفرانس مدیران کیفیت، تهران، 23 و 24 تیر 1382.
3- هزینه نقص داخلی (Internal Failure Costs) 4- هزینه نقص خارجی (External Failure Costs)
3- هزینههای خرابی داخلی: کالای خروجی مطابق با استاندارد و سطح کیفیت انتخابی نبوده و به عنوان کالای معیوب شناخته شود در صورتی که هنوز به مقصد مشتری ارسال نشده باشد. مواردی همچون هزینههای دورریزها، ضایعات، دوباره کاری، آزمایشات مجدد، تجزیه و تحلیل خرابی و ضایعات، توقف خط و فروش محصولات نامرغوب، تغییرات طراحی، تایپ مجدد نامه‌ها، تأخیرات زمانی و هزینههای موجودی‌ها.
3-حمایت برنامه‌ریزان و سیاستگزاران در ایجاد نظام منسجم و هماهنگ اطلاعات و فناوری.
3. سید محمد میرحسینی و فرضعلی حیدری فیروزجایی، تجزیه و تحلیل محیط داخلی و خارجی در برنامهریزی استراتژیک، بررسی نقاط قوت و ضعف، فرصتها و تهدیدها (SWOT) در شرکت مخابرات. سمینار تخصصی فناوری اطلاعات و استفاده بهینه از صنعت مخابرات،اصفهان،1381.
4- ایجاد باورها و الگوهای ذهنی مناسب.
4- هزینههای نقص خارجی: این هزینه‌ها بدترین نوع هزینههای کیفیت هستند و بیشترین آسیب را به سازمان و شرکت وارد می‌آورد. در این حالت محصول به مقصد مشتری ارسال میگردد و به خاطر خرابی به شرکت سازنده برگشت داده میشود. از موارد این نوع هزینه میتوان به تنظیم شکایات، هزینههای برگردان محصول، ارایه گارانتی، از دست رفتن شهرت و بازار، هزینههای بازدید مشتری، آموزش کاربردی و بازگشتی‌ها و تماس‌های مکرر و غیره اشاره نمود.
4.فرضعلی حیدری فیروزجایی، بررسی عوامل موثر در انتقال تکنولوژی و ارایه الکوی مناسب، پایان‌نامه کارشناسی ارشد مدیریت صنعتی، مازندران، 1383.
5- ایجاد کمیته راهبری کاهش هزینه‌ها با مدیریت عالیترین مقام سازمانی.
5.رضا توکلی مقدم و امیر شکاری، مهندسی ارزش ابزار قدرتمند بهره وری، تدبیر، شماره 132، صص28-33.
6- تبدیل موضوع ضرورت کاهش هزینه‌ها به یک باور عمومی کارکنان.
6. محمد جعفر تارخ، فناوری اطلاعات و صادرات نرم افزار، 1381.
7- بسط و گسترش کاهش هزینههای کیفیت به زنجیره تامین کنندگان بنگاه اقتصادی.
7. محمدنقی مهدوی، تکنولوژی اطلاعات و اطلاعات تکنولوژی، 1379.
8- تعیین میزان معین کاهش هزینههای کیفیت بطور ماهانه و سالانه.
8. کیومرث نیاز آذری، رفتارو روابط انسانی در سازمانهای آموزشی هزاره سوم، فرا شناختی اندیشه، تهران، 1381.
9. خلیل طارق، مدیریت تکنولوژی، رمز موفقیت در رقابت و خلق ثروت، ترجمه سیدکامران باقری و ماهور ملت پرست، انتشارات پیام، 1382.
Topography یا نقشه هزینه کیفیت برای شناخت و درجه بندی هزینههای کیفیت در سازمان بسیار سودمند میباشد. این نقشه از یک جدول دوبعدی تشکیل شده‌است همانطوری که در جدول 1 نشان داده شده است. در ماتریس حاصل محور عمودی هریک از واحدها، ماشین‌آلات، افراد و تجهیزات سازمانی را شامل میشود و محور افقی شاخصهای هزینه کیفیت و میزان اثر هریک از آنها میباشد. البته میتوان شاخصهای هزینه کیفیت را همانطوریکه در مبحث هزینههای کیفیت اشاره گردید، به صورت جزء جزء در توپولوژی هزینه کیفیت مورد استفاده قرار داد. مدیران باید از تحلیل هزینههای کیفیت به عنوان یک اهرم کنترل مدیریتی استفاده کنند و از این طریق مکانیسمی برای بهبود کیفیت سازمان صورت گیرد و همچنین نباید مدیران بهبود ارقام هزینه کیفیت را به عنوان یک سیستم حسابرسی درنظر بگیرند تا سعی در کاهش آن نمایند بلکه باید از این تحلیل‌ها در جهت افزایش کیفیت محصول اقدام شود.
اثرات بکارگیری IT بر افزایش کیفیت محصول
افزایش کارشناسان فنی در بخش کیفیت، به تعریف و توجه به این هزینههای کیفیِ مخفی کمک کرد. در عین حال محاسبه هزینههای کیفی سنگین توجه مدیریتهای اجرایی را جلب کرد. هزینههای پیشگیری صرف جلوگیری از بروز عیب و نقص درهمان مرحله اول میشود. هزینههای ارزیابی به تلاش‌هایی برمی‌گردد (نظیر حسابرسی کیفیت) که صرف حفظ سطوح کیفیت ازطریق ارزیابی‌های رسمی سیستمهای کیفیت میشود. هزینههای نقص به تلاش‌های پس از وقوع عیب اطلاق میشود که برای محصولاتی که مشخصات لازم را ندارند یا نمی‌توانند انتظارات مشتریان را برآورده سازند، صرف میگردد. این هزینه معمولا در شرکتهای تولیدی حدود 10 درصد هزینههای شرکت را در بر میگیرد. در مورد مدیریت هزینههای کیفیت نظرات متفاوتی وجود دارد هرچقدر هزینههای کیفیت در بخش پیشگیری و ارزیابی بالا برود به معنی کاهش بیشتر در هزینههای نقص داخلی و خارجی است و هدف اصلی در تجزیه و تحلیل کیفیت، کاهش هزینههای ارزیابی، نقص داخلی و نقص خارجی و همچنین ایجاد موقعیت بهبود در سیستم میباشد.
امروزه، مدیران ارشد در سطوح مختلف برای کسب موفقیت، برخورد آگاهانه با تحولات دنیای کسب و کار، پرهیز از رویکرد آزمون و خطا و درنهــایت کاهش ریسک تصمیم‌گیری‌های خود، باید آشنایی با اصول مدیریت فناوری را تاحد ممکن افزایش داده و به تدریج، اصـول آن را درعمل پیاده کنند در سطح کلان، به مدیران عالی کمک میکند تا به سیاست‌گذاری‌های مناسب، تمامی‌تلاش‌های پراکنده ملی در مسیر توسعه فناوری را هماهنگ و جهت دهی کرده و با فراهم آوردن زیرساخت‌های لازم و حضور هوشمندانه، موجبات توسعه پایدار و افزایش توان رقابت ملی را فراهم آورند. بکارگیری IT به طرق زیر منجر به افزایش کیفیت محصولات خواهد شد:
به توجه به شکل 2 مشخص است که بیشترین توجه باید روی هزینههای پیشگیری باشد. هرچند در سازمانها و شرکتها، بخصوص در ایران، بیش از 75 درصد کل هزینه کیفیت، هزینههای ارزیابی و بازرسی میباشد. باید متذکر گردید که هزینههای ارزیابی، بهبودی در کیفیت محصول ایجاد نمی‌کند.
به نوشته :
بهبود کارایی و هزینه: بهبود کارایی و پایین آوردن هزینه‌ها از طریق کاربرد اینترنت و سیستمهای ارتباطات مخابراتی به عنوان راهی سریع و کم هزینه برای ارتباط با مشتریان و عرضه کنندگان و شرکای تجاری خواهدبود.
بهبود کیفیت کسب و کار : IT میتواند به طور استراتژیک برای بهبود کیفیت عملکرد کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد. در نگرشIT میتوان از برنامه‌های بهبود مستمر در برآوردن نیازمندی‌ها و انتظارات مشتریان از لحاظ کیفیت خدمات بعد از فروش هزینه و غیره. حمایت کند.
تا اواسط قرن گذشته، کمتر شرکتی توجه خود را به هزینههای مربوط به موارد کیفی در صورت درآمد یا ترازنامه معطوف می‌کرد. تنها بدیهی‌ترین دغدغه‌ها یا نیازهای بخش کیفیت ممکن بود شناسایی شده و مورد توجه قرار گیرند. در دهه‌های 1950 و 1960، بعضی از سازمانهای بالنده شروع به ارزیابی و تهیه گزارش درباره هزینههای کیفیت کردند. این امر درنهایت به روشی برای تعریف، اندازه‌گیری و تهیه گزارش هزینههای کیفیت منجر گردید. با پیشرفت جنبش کیفیت در نیمه دوم قرن حاضر، مشخص گردید که هزینههای مرتبط با کیفیت را میتوان به صورت 15 تا 25 درصد مجموع هزینههای عملیات نمایش داد و بسیاری از این هزینه‌ها نیز مستقیماً در صورت گزارش یا ترازنامه نمی‌آید.
تاثیر مثبت استفاده از خدمات شبکه، ابزار دیجیتال و نیازهای فناوری اطلاعات، در کاهش هزینههای کیفیت انکارناپذیر است. یکی از مهمترین و اساسی‌ترین نقش‌های مدیریت الکترونیکی, افزایش ضریب توانمندی در مدیریت هزینههای کیفیت سازمانها است. شواهد و تحقیقات نشان میدهد که IT توانایی و پتانسیل لازم برای کاهش هزینههای کیفیت را دارا میباشد. دسترسی وسیع (اطلاعات، دانش، دانایی و خرد) و حفظ کیفیت در سطح مطلوب، باعث میشود تا سازمانها هزینه کمتری بپردازند. با بکارگیری درست و اثربخش IT همانطوریکه در شکل شماره 4 میتوان مجسم نمود، قاعده مثلث کوچکتر میشود و این به معنی کاهش هزینه‌هاست.
تعامل IT و انگیزش نیروی انسانی در کاهش هزینه کیفیت
تعامل انگیزش نیروها و تکنولوژی اطلاعات که باعث تقویت روحیه کاری و کاهش هزینههای کیفیت میگردد را میتوان به صورت شکل شماره 5 بیان داشت. بر این اساس تکنولوژی اطلاعات با ایجاد روحیه کاری فعال و فرهنگ سازی با عث بهبود هزینههای کیفیت میگردد .
تکنولوژی اطلاعات ( (Information Technologyبا محوریت دانش و خردگرایی انسان و اندیشه‌هایش به منظور بهره‌برداری از اندیشه و سپردن امور تکراری و غیر خلاق به ماشین و همچنین افزایش کارآیی و آزاد سازی مهارت‌های انسانی، در دهه‌های اخیر مورد توجه خاصی قرارگرفته‌است. به منظور بهینه کردن عملکرد سازمانهای تولیدی و خدماتی وجود یک سیستم اطلاعاتی متوازن بسیار ضروری است. IT در این مورد به اهداف کیفیتی مبتنی بر کامپیوتر، مشارکت بین وظیفه‌ای در بهبود کیفیت محصول و روشهای مدیریت فرآیند برای تولید و توسعه و کاهش هزینه‌ها تأکید میکند. IT ساختارسازمان‌ها را دگرگون ساخته است. طوریکه سازمانهای آینده مبتنی بر اطلاعات خواهند بود و عمدتاً از متخصصان عملیاتی تشکیل خواهد شد و اصلاً مدیر میانی نخواهد داشت.
تکنولوژی اطلاعات (IT)که از تلاقی الکترونیک، پردازش داده‌ها و ارتباطات - مخابرات حاصل شده است، باعث از میان رفتن فاصله‌ها و در کنار هم قرار گرفتن کامپیوترها و کاربران و همچنین مکانیزه شدن سیستمها، شده است. این امر، تمرکززدایی، ایجاد ابر شاهراه، افزایش سرعت و کیفیت تصمیمگیری و مدیریت کارا را فراهم ساخته است.
در این مقاله به اهمیت و نقش حیاتی فناوری اطلاعات به عنوان یک تسهیل کننده در کاهش هزینههای کیفیت پرداخته شده است. از این رو، فناوری اطلاعات میتواند به شرکت در کسب بهبودهای مهم در هزینههای کیفیت کمک کند. همچنین در مفهوم کاهش هزینه‌ها، براین نکته تاکید شد که مقصود از کاهش هزینه، حذف هزینههای اثربخش نیست، بلکه انجام درست و موثر هزینه‌ها و جلوگیری از صرف هزینههای بیهوده و غیرموثر است. یکی از راههای صرفه جویی در هزینه‌ها یا به بیان بهتر، انجام موثر هزینه‌ها، استفاده ازظرفیت‌های موجود، رفع گلوگاه‌ها و افزایش راندمان و کارایی عملیات است. پیشرفت سریع و شگرف فناوری همراه با افزایش روزافزون رقابت در بازارهای جهان، مدیران واحدهای اقتصادی را ناگزیر از تولید محصولاتی با کیفیت بالا، ارائه خدمات مطلوب به مشتریان و درعین حال با کمترین بهای تمام شده کرده است و در این میان، هزینههای پیشگیرانه را میتوان با بکارگیری مهندسی ارزش به حداقل رساند.
در دهه 1970 که کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانها به ویژه صنایع تولیدی گسترش چشمگیری یافت، مکانیزه‌سازی فعالیتها اهم این کاربردها بود. در سطح بنگاه‌های اقتصادی، فناوری از عوامل مهم افزایش توان رقابت‌پذیری محسوب میشود. زیرا از طریق تبلور در متمایزسازی محصولات، کاهش هزینه‌ها و ایجاد فرصتهای جدید کسب و کار، به بنگاه‌های اقتصادی در کسب مزیت رقابتی کمک میکند. در سطح صنعت، چنانچه آن صنعت توانایی بهبود، توسعه و نوآوری تکنولوژیکی را داشته باشد و بتواند با استفاده از سازوکارهای مناسب به انتشار فناوری در بنگاه‌های اقتصادی زیرمجموعه خود کمک کند، با افزایش سطح توانمندی‌های مجموعه خود، به سوی رقابت پذیری گام برخواهد داشت.
در سازمانهای مبتنی برIT، از سیستمها و شبکه‌های ارتباطی و اطلاعاتی برای بهبود ارتباطات، چرخش و دسترسی سریع اطلاعات، سهولت پروسه‌ها و تحلیل بر روی اطلاعات، امنیت اطلاعات و در نهایت ارتباط با دنیای خارج استفاده میکنند و راه حل منطقی برای مدیریت فراهم می‌آورد تا همراه با کاهش هزینه‌ها و زمان، سعی شود تا همه امور از یک نقطه مرکزی کنترل و نظارت شود.
در سالهای اخیر به مفاهیم و معانی کیفیت توجه زیادی شده است. کانون اصلی تفکرات سازمانها و شرکتها، بهبود کیفیت به منظور بقاء در دنیای رقابتی بوده است. اما موضوعی که در ارتباط با کیفیت و میزان آن در سازمانها بخصوص در شرکتهای خدماتی به طور مشخص مورد اندازه گیری و سنجش قرار نگرفته است، مفهوم هزینههای کیفیت (Cost Of Quality ,COQ) میباشد که در اذهان عموم بطور واضع و شفاف تعریف نشده است.
دکتر رضا توکلی مقدم
سازمانها و شرکتها با به کارگیری و پیاده‌سازی فناوری اطلاعات (IT) توانایی انجام بهتر و ساده‌تر وظایف خود را افزایش میدهند و از این طریق قادرند روش کار خویش را دگرگون سازند. مزایایی که IT در سازمانها ایجاد میکند از جمله در صرفه‌جویی هزینه‌ها، جلوگیری از خطاهای انسانی، افزایش بهبود کارآیی و اثر بخشی سازمانی بسیار قابل تامل میباشد. به همین خاطر، امروزه سرانه هزینه IT به ازای یک نیروی انسانی به عنوان یکی از شاخصهای توسعه ملی کشورها مطرح میشود. IT باعث کاهش هزینه در اثر افزایش دسترسی به اطلاعات، پردازش و بازیابی آن خواهد شد. در دهه‌اخیر فناوری‌اطلاعات‌علاوه‌بر خودکارسازی‌ادارات، در کاهش انواع هزینههای کیفیت (هزینههای مونتگری)، نقش بسزایی را ایفا کرده است. همچنین در این مقاله، تاثیر فناوری اطلاعات بر مدیریت هزینههای کیفیت در جهت افزایش اثر بخشی وکارایی سازمانها و شرکتها مورد بررسی قرار میگیرد.
سازمانها و شرکتها با به کارگیری و پیاده‌سازی فناوری اطلاعات توانایی انجام بهتر و ساده‌تر وظائف خود را افزایش میدهند و از این طریق قادرند روش کار خویش را دگرگون سازند. آینده از آن سازمانهایی خواهد بود که خود را با واقعیات جدید و الزامات آن هماهنگ می‌سازند. مدیرانی که به دنبال استفاده از فناوری اطلاعات (IT) در اجرای مدیریت هزینههای کیفیت هستند، میتوانند با عنایت به تجزیه و تحلیل اطلاعات و خرابی، همزمان با بررسیهای بازار، خطوط تولید، آزمایش‌ها و طرح قابلیت‌های اطمینان محصول، ضمن افزایش کیفیت که همانا خواست مشتری است، هزینههای کیفیت را کاهش بخشند.IT با تعدیل فرآیندهای کاری، بر بهبود بهره‌وری و کیفیت خدمات و نیز حفظ بانک اطلاعاتی جامع در مورد مشتریان، عرضه کنندگان، کارمندان و فرآیندها و پروژه‌ها، توسعه و پیشرفت سازمان را عامل خواهد شد.
سازمانها و شرکتها، باید به منظور تضمین کیفیت و کاهش هزینههای آن، در ساختار سازمانی خود تغییراتی را در جهت ایجاد ساختار متعادل و مبتنی بر IT ایجاد نمایند. تضمین کیفیت یک ابزار بهبود مستمر است وسازمان‌ها نباید به آن به دیده یک پروژه با یک دوره عمر معین بنگرند. در چنین شرایطی، شرکتها و سازمانهای موجود در کشورهای در حال توسعه باید برای کاهش فاصله خود با جوامع پیشرفته و در جهت بهبود کیفیت و کاهش هزینههای آن اقدام کنند و در این زمینه انجام اقدامات زیر ضروری به نظر می‌رسد:
سازمانهای دولتی و خصوصی، که میتوانند هزینه کیفیت را تقریباً به طور کامل از بین ببرند، میتوانند در دنیای پر رقابت امروزی و در عصر اطلاعات آینده پیشگام باشند. درواقع فناوری میتواند با کاهش قیمت‌تمام‌شده محصولات، بهبود کیفیت کالاها یا خدمات تولیدی و تغییر مشخصات محصولات، عاملی برای رقابت پذیری بنگاه‌های اقتصادی در عرصه بازارهای جهانی و منطقه‌ای باشد. امروزه فناوری اطلاعات در تمامی بخشهای زندگی نفوذ کرده است. فناوریهای نوظهور و پیشرفته برای حل مسایل مدیریتی در حال تغییر دادن دیدگاه‌های کیفیت و شیوه‌های کنترل هزینههای کیفیت با بکارگیری مهندسی مجدد بر اساس تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات (ICT ) هستند.
فناوریهای جدید مبتنی بر اطلاعات و ارتباطات همانطوریکه در قسمت فوق تصریح گردید با در اختیارگرفتن متدها و مدلهایی برای انجام درست و صحیح کارها در سازمانها، باعث کاهش ضایعات و هزینههای کیفیت خواهند شد. فناوری اطلاعات اگر عقلایی به کار گرفته شوند میتوانند به حذف یا کاهش بسیاری از مسایلی کمک کنند که بر مجموع هزینه تاثیر می‌گذارند. تحقیقات و مطالعات مختلف در دانشگاه‌های جهان نشان میدهد که علیرغم میل سازمانها و شرکتها مبنی بر افزایش کسب درآمد در اثر سرمایه گذاری در بخش IT، این امر نشان میدهد که سرمایه گذاری بر روی IT عموما باعث کاهش هزینه‌ها میگردد هر چند ممکن است روی کیفیت، اثر ان نامشهود باشد. این فناوریها با بکارگیری پروسجورهای دینامیکی (پویا) و تکنیک‌های حل مشکل از طریق به اشترک گذاشتن منابع و آگاهی‌های سازمانی افراد و همچنین آموزش و پرورش مبتنی بر IT، اثرات معجزه آسایی را در افزایش قابلیت و کیفیت محصولات و همچنین کاهش هزینههای کیفیت باعث خواهند شد.
کارایی، زیبایی و دوام: با بهبود فرآیندها و عملیات‌ها درصد اشتباهات پرسنل و ماشین‌آلات کاهش یافته و با افزایش دقت در تولید، محصولی با کیفیت بالاتر خواهد انجامید.
کانویی (1992) مدعی است که در اکثر سازمانها 40 درصد مجموع فعالیتها، چه انسانی و چه ماشینی، تلف میشود. اگر بتوان این ضایعات را از بین برد یا به طور چشمگیری کاهش داد، قیمت واحدی که بایستی بابت کالا و خدمات محاسبه گردد تا بازده سرمایه خوبی را به بار آورد، تاحد زیادی کاهش می‌یابد، و غالباً به قیمتی منتهی میشود که در مقیاس جهانی قابل رقابت خواهد بود. بطور کلی میتوان هزینههای کیفیت را به چهار دسته تقسیم‌بندی نمود که عبارتند از:
کاهش قیمت کالا: با کاهش هزینههای عملیاتی قیمت تمام شده کالا کاهش خواهد یافت و در نتیجه محصول با قیمت پائینتری به بازار عرضه خواهد شد و طبق تعریف جدید کیفیت این به معنای افزایش کیفیت است.
کراسبی (Philip Crosby ) در شاه کارخویش ”(Quality Is Free (1979“ تصریح میکند که هزینههای دستیابی به یک سطح کیفیت را میتوان به دو دسته، هزینههای قابل اجتناب و هزینههای غیرقابل اجتناب تقسیم نمود همانطور که در شکل 1 نشان داده شده است. هزینههای غیرقابل اجتناب (تبعی) هزینههای هستند که مربوط به پیشگیری، بازرسی، نمونه‌گیری و غیره میشوند. هزینههای قابل اجتناب (اختیاری) شامل هزینه‌هایی هستند که به محصولات معیوب و شکست‌های محصول مرتبط میشود شامل: ضایعات مواد، نیروی کاری که صرف دوباره کاری میگردد، فرآیند شکایت و ضررهای مالی ناشی از ناخوشنودی مشتریان.
کیفیتِ سازمانها و شرکتها
ماتریس تحلیل هزینههای کیفیت
محصولات متنوع‌تر، کم‌حجم‌تر و ظریف‌تر: اغلب تکنیک‌های تولید ناب و سیستمهای وابسته به مدیریت کیفیت که در محیط کاری بکار گرفته میشوند پتانسیل‌هایی را بوجود می‌آورند که با فعال ساختن آنها قادر خواهید بود تا حجم قطعات را کاهش داده و در نهایت محصولی ظریف تر به بازار عرضه نمایید. در نتیجه افزایش قدرت سازمان در ایجاد تنوع در محصولات خواهد بود که به جذب سهم بیشتری از بازار منجر خواهد شد.
مقدمه
منابع:
نتیجه گیری
نقش فناوری اطلاعات در کاهش هزینههای
هزینه تغییر تکنولوژی اطلاعات بسیار بالاست طوریکه هزینه تغییر نرم‌افزار از هزینه تغییر فیزیکی بیشتراست، شاید به راحتی بتوان مدل یک ماشین را تغییر داد، در حالی که تغییر نرم‌افزار سیستم از WINDOWS به LINUX هزینه گزافی را باید پرداخت نمود.
هزینههای کیفیت
هزینههای پیشگیرانه در کیفیت به شدت تحت تاثیر فناوریهای جدید خواهد بود . بخصوص هزینههای آموزش و انتقال دانش کیفیت به کارکنان و جمع اوری و تحلیل داده‌ها با بکارگیری نظام IT کاهش چشمگیر و در عین حال اثر بخشی زیادی را برای شرکتها به ارمغان خواهد اورد. امروزه فناوری اطلاعات علاوه‌بر تغییر مسیر فعالیت‌سازمان‌و شرکتها و حتی‌فلسفه‌فعالیت‌آنها را با چالش‌های‌عظیمی‌روبه‌رو می‌سازد.چرا که‌افراد و سازمان‌هایی‌که‌وارد عرصه‌ارتباطات‌الکترونیکی‌شده‌اند در واقع‌اقدام‌به‌حذف‌یکسری‌از وظایف‌تکراری‌و دوباره‌کاری‌ها کرده‌اند.و این امر بطور چشمگیر هزینههای کیفیت را متاثر ساخته است.
هزینه‌های‌کیفیت‌نقش‌مهمی‌را در ارایه خدمت به خصوص در سازمانهای تولیدی دارد. مدیریت باید این هزینه‌ها را در جهت ایجاد استراتژی بهبود کیفیت در درون سازمان به خوبی درک نماید. سازمانهایی که فکر میکنند بخاطر در دسترس‌بودن‌مشتری‌برای‌محصول، به دنبال کیفیت‌نیستند، اصولا جایگاهی‌در نظام تولید جهانی ندارند و محکوم به شکست هستند. این‌موضوع‌هزینه‌های‌جبران‌ناپذیری‌را از جمله‌در بخش‌خدمات‌پس‌از فروش‌تحمیل‌می‌کند. شکل 2 نشان میدهد که هرچه سطح کیفیت افزایش یابد هزینههای اختیاری را افزایش داده هزینههای تبعی را کاهش میدهد.
چکیده
هفت اصل اساسی در کاهش هزینههای فناوری در سازمانها
هزینههای استفاده از فناوری میتواند کلیه سرمایه یک شرکت را متوجه خود کند و باعث شود تا برای به‌روزرسانی یک نرم‌افزار، استفاده از سیستمهای جدید، به کار گیری شخص جدید در مدیریت شبکه و ... بودجه فراوانی صرف شود.
یک شرکت اگر دو یا 200 کارمند هم داشته باشد، با رعایت چند اصل آسان میتواند هزینههای خود را در این بخش تا اندازه زیادی کاهش دهد که در زیر به این اصول اشاره شده است:
استفاده از نرم‌افزارهای متن‌باز و رایگان: زمانی که یک سازمان قصد به‌روزرسانی سیستمهای نرم‌افزاری خود را دارد تا از این طریق بتواند کارایی خود را افزایش دهد، نرم‌افزارهای متن‌باز میتواند کمکهای فراوانی بکند که از جمله آنها میتوان به مجموعه نرم‌افزاری OpenOffice.org اشاره کرد که کلیه امکانات مورد نیاز سازمان را در اختیار آنها می‌گذارد.
ارتباطات مخابراتی: مرکز تحقیقاتی گارتنر پیش‌بینی کرده است، در سال 2009 میلادی بیش از 25 درصد کارمندان آمریکایی از طریق سیستمهای مخابراتی و ارتباطی وظایف خود را انجام میدهند. این روش به شما امکان میدهد تا کارمندان به جای پرداخت هزینه رفت و آمد و استفاده از منابع داخلی سازمان، در منزل خود وظایف محوله را انجام دهند. این اتفاق امروزه از طریق روشهای فراوانی قابل انجام است.
برگزاری جلسات آنلاین و اینترنتی: در حالی که شما میتوانید به صورت آنلاین با کارمندان خود صحبت کنید و جلسات خود را برگزار کنید، چرا باید به صورت فیزیکی با آنها در تماس باشید؟ استفاده از نرم‌افزارهای رایگان برای برگزاری کنفرانس‌های ویدیویی مثل سرویس Skype به شما امکان میدهد که با اتصال به اینترنت، از طریق وبکمی که به کامپیوتر شخصی متصل شده است، جلسات آنلاین برگزار کنید. اجرای این اصل هزینههای سازمانی را تا اندازه زیادی کاهش میدهد.
خرید سخت‌افزارهای نسبتا جدید: در حالی که سازمان شما به سخت‌افزارهای جدید نیاز دارد، شما میتوانید با پرداخت هزینه کمتر، مدلهایی از این سخت‌افزارها را خریداری کنید که طی چند ماه گذشته به بازار معرفی شده است و نسبت به آخرین مدل موجود قیمت کمتری دارد. این اصل که میتواند به صورت مداوم در سازمان پیگیری شود، تاثیر فراوانی بر کاهش هزینه‌ها خواهد داشت.
کاهش هزینههای چاپ: چاپ کاغذ و انتشار یادداشت‌های روزانه بین کارمندان یکی از مسایلی است که هزینههای فراوانی را به سازمان تحمیل میکند. در یک سازمان، به جای آنکه به تعداد کارمندان کاغذهای یادداشت چاپ شود و کارمندان از این طریق در جریان آخرین تحولات سازمان قرار گیرند، شما میتوانید با چاپ این مطالب روی یک کاغذ و انتشار آن روی تابلویی که برای همه کارمندان قابل رویت است، در هزینههای خود صرفه‌جویی کنید.
فعالیتهای خارج از سازمان: بسیاری از سازمانها برای مدیریت سیستمهای کامپیوتری و شبکه خود به یک مدیر IT هزینههای فراوان پرداخت میکنند. یا اینکه، در برخی مواقع برای انجام یک پروژه اینترنتی مجبورند با استخدام چند کارمندان و پرداخت کلیه حقوق و مزایای آنها، این پروژه را به اتمام برسانند. اما محول کردن این قبیل فعالیتها به اشخاصی که کارمندان سازمان نیستند و میتوانند به صورت پاره‌وقت و یا در فضای دیگر این کارهای را انجام دهند، هزینه‌ها را تا اندازه زیادی کاهش میدهد.
استفاده از نرم‌افزارهای مجازی‌سازی: نرم‌افزارهای مجازی‌سازی از جمله روشهای محسوب میشوند که هزینههای سازمانی را تا چندین برابر کاهش میدهند. این نرم‌افزارها میتوانند در ادغام سرورهای موجود و کاهش زمان گرفتن نسخه پشتیبان و بازیابی اطلاعات مورد استفاده قرار گیرند. با توجه به اینکه نرم‌افزارهای مجازی‌سازی تعداد سرورهای موجود در سازمان را کاهش میدهند، این روند میتواند در کاهش هزینههای سازمانی نیز موثر باشد.
نقش فناوری اطلاعات در کاهش هزینههای کیفیت سازمانها و شرکتها
نقش فناوری اطلاعات در کاهش هزینههای
کیفیتِ سازمانها و شرکتها
چکیده
سازمانها و شرکتها با به کارگیری و پیاده‌سازی فناوری اطلاعات (IT) توانایی انجام بهتر و ساده‌تر وظایف خود را افزایش میدهند و از این طریق قادرند روش کار خویش را دگرگون سازند. مزایایی که IT در سازمانها ایجاد میکند از جمله در صرفه‌جویی هزینه‌ها، جلوگیری از خطاهای انسانی، افزایش بهبود کارآیی و اثر بخشی سازمانی بسیار قابل تامل میباشد. به همین خاطر، امروزه سرانه هزینه IT به ازای یک نیروی انسانی به عنوان یکی از شاخصهای توسعه ملی کشورها مطرح میشود. IT باعث کاهش هزینه در اثر افزایش دسترسی به اطلاعات، پردازش و بازیابی آن خواهد شد. در دهه‌اخیر فناوری‌اطلاعات‌علاوه‌بر خودکارسازی‌ادارات، در کاهش انواع هزینههای کیفیت (هزینههای مونتگری)، نقش بسزایی را ایفا کرده است. همچنین در این مقاله، تاثیر فناوری اطلاعات بر مدیریت هزینههای کیفیت در جهت افزایش اثر بخشی وکارایی سازمانها و شرکتها مورد بررسی قرار میگیرد.
مقدمه
سازمانها و شرکتها با به کارگیری و پیاده‌سازی فناوری اطلاعات توانایی انجام بهتر و ساده‌تر وظائف خود را افزایش میدهند و از این طریق قادرند روش کار خویش را دگرگون سازند. آینده از آن سازمانهایی خواهد بود که خود را با واقعیات جدید و الزامات آن هماهنگ می‌سازند. مدیرانی که به دنبال استفاده از فناوری اطلاعات (IT) در اجرای مدیریت هزینههای کیفیت هستند، میتوانند با عنایت به تجزیه و تحلیل اطلاعات و خرابی، همزمان با بررسیهای بازار، خطوط تولید، آزمایش‌ها و طرح قابلیت‌های اطمینان محصول، ضمن افزایش کیفیت که همانا خواست مشتری است، هزینههای کیفیت را کاهش بخشند.IT با تعدیل فرآیندهای کاری، بر بهبود بهره‌وری و کیفیت خدمات و نیز حفظ بانک اطلاعاتی جامع در مورد مشتریان، عرضه کنندگان، کارمندان و فرآیندها و پروژه‌ها، توسعه و پیشرفت سازمان را عامل خواهد شد.
در سازمانهای مبتنی برIT، از سیستمها و شبکه‌های ارتباطی و اطلاعاتی برای بهبود ارتباطات، چرخش و دسترسی سریع اطلاعات، سهولت پروسه‌ها و تحلیل بر روی اطلاعات، امنیت اطلاعات و در نهایت ارتباط با دنیای خارج استفاده میکنند و راه حل منطقی برای مدیریت فراهم می‌آورد تا همراه با کاهش هزینه‌ها و زمان، سعی شود تا همه امور از یک نقطه مرکزی کنترل و نظارت شود.
هزینههای کیفیت
در سالهای اخیر به مفاهیم و معانی کیفیت توجه زیادی شده است. کانون اصلی تفکرات سازمانها و شرکتها، بهبود کیفیت به منظور بقاء در دنیای رقابتی بوده است. اما موضوعی که در ارتباط با کیفیت و میزان آن در سازمانها بخصوص در شرکتهای خدماتی به طور مشخص مورد اندازه گیری و سنجش قرار نگرفته است، مفهوم هزینههای کیفیت (Cost Of Quality ,COQ) میباشد که در اذهان عموم بطور واضع و شفاف تعریف نشده است.
کراسبی (Philip Crosby ) در شاه کارخویش ”(Quality Is Free (1979“ تصریح میکند که هزینههای دستیابی به یک سطح کیفیت را میتوان به دو دسته، هزینههای قابل اجتناب و هزینههای غیرقابل اجتناب تقسیم نمود همانطور که در شکل 1 نشان داده شده است. هزینههای غیرقابل اجتناب (تبعی) هزینههای هستند که مربوط به پیشگیری، بازرسی، نمونه‌گیری و غیره میشوند. هزینههای قابل اجتناب (اختیاری) شامل هزینه‌هایی هستند که به محصولات معیوب و شکست‌های محصول مرتبط میشود شامل: ضایعات مواد، نیروی کاری که صرف دوباره کاری میگردد، فرآیند شکایت و ضررهای مالی ناشی از ناخوشنودی مشتریان.
کانویی (1992) مدعی است که در اکثر سازمانها 40 درصد مجموع فعالیتها، چه انسانی و چه ماشینی، تلف میشود. اگر بتوان این ضایعات را از بین برد یا به طور چشمگیری کاهش داد، قیمت واحدی که بایستی بابت کالا و خدمات محاسبه گردد تا بازده سرمایه خوبی را به بار آورد، تاحد زیادی کاهش می‌یابد، و غالباً به قیمتی منتهی میشود که در مقیاس جهانی قابل رقابت خواهد بود. بطور کلی میتوان هزینههای کیفیت را به چهار دسته تقسیم‌بندی نمود که عبارتند از:
1- هزینههای پیشگیری (Prevention)
2- هزینههای ارزیابی (Appraisal)
3- هزینه نقص داخلی (Internal Failure Costs)
4- هزینه نقص خارجی (External Failure Costs)
1- هزینههای پیشگیری: مجموعه هزینه‌هایی را شامل میشود که سازمان برای جلوگیری از ضایعات و کالای نامرغوب و بروز اشکالات صورت میدهد. مواردی همچون: هزینههای مهندسی و برنامهریزی کیفیت (طرحهای جامع کیفیت- طرح بازرسی - طرح قابلیت اطمینان و غیره)، بازنگری محصولات جدید ( ارزیابی طرحهای جدید، آماده سازی آزمایش‌ها، ارزیابی عملکرد محصولات جدید و تمامی فعالیتهای طراحی قبل از تولید نهایی و هزینههای قراردادها و مناقصات و غیره)، طراحی فرآیندها، آموزش و انتقال دانش کیفیت به کارکنان و جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های کیفیت، ظرفیت‌های مطالعات، جستجوی همکاران و کیفیت طراحی.
2- هزینههای ارزیابی: کلیه هزینه‌هایی که برای تعیین سطح واقعی کیفیت محصولات قبل از ارسال به مقصد مشتری انجام میگیرد؛ مانند هزینههای بازرسی مواد اولیه ورودی، آزمایش محصولات تولیدی (دوام و طول عمرو غیره)، ارزیابی وسایل آزمایش و نگهداری آنها، پذیرش و تست، تعمیر تجهیزات، بازرسی و گزارش تست، حقوق پرداختی به بازرسان و سایر مواردی که صرف بازنگری میشود.
3- هزینههای خرابی داخلی: کالای خروجی مطابق با استاندارد و سطح کیفیت انتخابی نبوده و به عنوان کالای معیوب شناخته شود در صورتی که هنوز به مقصد مشتری ارسال نشده باشد. مواردی همچون هزینههای دورریزها، ضایعات، دوباره کاری، آزمایشات مجدد، تجزیه و تحلیل خرابی و ضایعات، توقف خط و فروش محصولات نامرغوب، تغییرات طراحی، تایپ مجدد نامه‌ها، تأخیرات زمانی و هزینههای موجودی‌ها.
4- هزینههای نقص خارجی: این هزینه‌ها بدترین نوع هزینههای کیفیت هستند و بیشترین آسیب را به سازمان و شرکت وارد می‌آورد. در این حالت محصول به مقصد مشتری ارسال میگردد و به خاطر خرابی به شرکت سازنده برگشت داده میشود. از موارد این نوع هزینه میتوان به تنظیم شکایات، هزینههای برگردان محصول، ارایه گارانتی، از دست رفتن شهرت و بازار، هزینههای بازدید مشتری، آموزش کاربردی و بازگشتی‌ها و تماس‌های مکرر و غیره اشاره نمود.
هزینه‌های‌کیفیت‌نقش‌مهمی‌را در ارایه خدمت به خصوص در سازمانهای تولیدی دارد. مدیریت باید این هزینه‌ها را در جهت ایجاد استراتژی بهبود کیفیت در درون سازمان به خوبی درک نماید. سازمانهایی که فکر میکنند بخاطر در دسترس‌بودن‌مشتری‌برای‌محصول، به دنبال کیفیت‌نیستند، اصولا جایگاهی‌در نظام تولید جهانی ندارند و محکوم به شکست هستند. این‌موضوع‌هزینه‌های‌جبران‌ناپذیری‌را از جمله‌در بخش‌خدمات‌پس‌از فروش‌تحمیل‌می‌کند. شکل 2 نشان میدهد که هرچه سطح کیفیت افزایش یابد هزینههای اختیاری را افزایش داده هزینههای تبعی را کاهش میدهد.
به توجه به شکل 2 مشخص است که بیشترین توجه باید روی هزینههای پیشگیری باشد. هرچند در سازمانها و شرکتها، بخصوص در ایران، بیش از 75 درصد کل هزینه کیفیت، هزینههای ارزیابی و بازرسی میباشد. باید متذکر گردید که هزینههای ارزیابی، بهبودی در کیفیت محصول ایجاد نمی‌کند.
تا اواسط قرن گذشته، کمتر شرکتی توجه خود را به هزینههای مربوط به موارد کیفی در صورت درآمد یا ترازنامه معطوف می‌کرد. تنها بدیهی‌ترین دغدغه‌ها یا نیازهای بخش کیفیت ممکن بود شناسایی شده و مورد توجه قرار گیرند. در دهه‌های 1950 و 1960، بعضی از سازمانهای بالنده شروع به ارزیابی و تهیه گزارش درباره هزینههای کیفیت کردند. این امر درنهایت به روشی برای تعریف، اندازه‌گیری و تهیه گزارش هزینههای کیفیت منجر گردید. با پیشرفت جنبش کیفیت در نیمه دوم قرن حاضر، مشخص گردید که هزینههای مرتبط با کیفیت را میتوان به صورت 15 تا 25 درصد مجموع هزینههای عملیات نمایش داد و بسیاری از این هزینه‌ها نیز مستقیماً در صورت گزارش یا ترازنامه نمی‌آید.
افزایش کارشناسان فنی در بخش کیفیت، به تعریف و توجه به این هزینههای کیفیِ مخفی کمک کرد. در عین حال محاسبه هزینههای کیفی سنگین توجه مدیریتهای اجرایی را جلب کرد. هزینههای پیشگیری صرف جلوگیری از بروز عیب و نقص درهمان مرحله اول میشود. هزینههای ارزیابی به تلاش‌هایی برمی‌گردد (نظیر حسابرسی کیفیت) که صرف حفظ سطوح کیفیت ازطریق ارزیابی‌های رسمی سیستمهای کیفیت میشود. هزینههای نقص به تلاش‌های پس از وقوع عیب اطلاق میشود که برای محصولاتی که مشخصات لازم را ندارند یا نمی‌توانند انتظارات مشتریان را برآورده سازند، صرف میگردد. این هزینه معمولا در شرکتهای تولیدی حدود 10 درصد هزینههای شرکت را در بر میگیرد. در مورد مدیریت هزینههای کیفیت نظرات متفاوتی وجود دارد هرچقدر هزینههای کیفیت در بخش پیشگیری و ارزیابی بالا برود به معنی کاهش بیشتر در هزینههای نقص داخلی و خارجی است و هدف اصلی در تجزیه و تحلیل کیفیت، کاهش هزینههای ارزیابی، نقص داخلی و نقص خارجی و همچنین ایجاد موقعیت بهبود در سیستم میباشد.
اثرات بکارگیری IT بر افزایش کیفیت محصول
تکنولوژی اطلاعات (IT)که از تلاقی الکترونیک، پردازش داده‌ها و ارتباطات - مخابرات حاصل شده است، باعث از میان رفتن فاصله‌ها و در کنار هم قرار گرفتن کامپیوترها و کاربران و همچنین مکانیزه شدن سیستمها، شده است. این امر، تمرکززدایی، ایجاد ابر شاهراه، افزایش سرعت و کیفیت تصمیمگیری و مدیریت کارا را فراهم ساخته است.
در دهه 1970 که کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانها به ویژه صنایع تولیدی گسترش چشمگیری یافت، مکانیزه‌سازی فعالیتها اهم این کاربردها بود. در سطح بنگاه‌های اقتصادی، فناوری از عوامل مهم افزایش توان رقابت‌پذیری محسوب میشود. زیرا از طریق تبلور در متمایزسازی محصولات، کاهش هزینه‌ها و ایجاد فرصتهای جدید کسب و کار، به بنگاه‌های اقتصادی در کسب مزیت رقابتی کمک میکند. در سطح صنعت، چنانچه آن صنعت توانایی بهبود، توسعه و نوآوری تکنولوژیکی را داشته باشد و بتواند با استفاده از سازوکارهای مناسب به انتشار فناوری در بنگاه‌های اقتصادی زیرمجموعه خود کمک کند، با افزایش سطح توانمندی‌های مجموعه خود، به سوی رقابت پذیری گام برخواهد داشت.
امروزه، مدیران ارشد در سطوح مختلف برای کسب موفقیت، برخورد آگاهانه با تحولات دنیای کسب و کار، پرهیز از رویکرد آزمون و خطا و درنهــایت کاهش ریسک تصمیم‌گیری‌های خود، باید آشنایی با اصول مدیریت فناوری را تاحد ممکن افزایش داده و به تدریج، اصـول آن را درعمل پیاده کنند در سطح کلان، به مدیران عالی کمک میکند تا به سیاست‌گذاری‌های مناسب، تمامی‌تلاش‌های پراکنده ملی در مسیر توسعه فناوری را هماهنگ و جهت دهی کرده و با فراهم آوردن زیرساخت‌های لازم و حضور هوشمندانه، موجبات توسعه پایدار و افزایش توان رقابت ملی را فراهم آورند. بکارگیری IT به طرق زیر منجر به افزایش کیفیت محصولات خواهد شد:
کاهش قیمت کالا: با کاهش هزینههای عملیاتی قیمت تمام شده کالا کاهش خواهد یافت و در نتیجه محصول با قیمت پائینتری به بازار عرضه خواهد شد و طبق تعریف جدید کیفیت این به معنای افزایش کیفیت است.
کارایی، زیبایی و دوام: با بهبود فرآیندها و عملیات‌ها درصد اشتباهات پرسنل و ماشین‌آلات کاهش یافته و با افزایش دقت در تولید، محصولی با کیفیت بالاتر خواهد انجامید.
محصولات متنوع‌تر، کم‌حجم‌تر و ظریف‌تر: اغلب تکنیک‌های تولید ناب و سیستمهای وابسته به مدیریت کیفیت که در محیط کاری بکار گرفته میشوند پتانسیل‌هایی را بوجود می‌آورند که با فعال ساختن آنها قادر خواهید بود تا حجم قطعات را کاهش داده و در نهایت محصولی ظریف تر به بازار عرضه نمایید. در نتیجه افزایش قدرت سازمان در ایجاد تنوع در محصولات خواهد بود که به جذب سهم بیشتری از بازار منجر خواهد شد.
بهبود کیفیت کسب و کار : IT میتواند به طور استراتژیک برای بهبود کیفیت عملکرد کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد. در نگرشIT میتوان از برنامه‌های بهبود مستمر در برآوردن نیازمندی‌ها و انتظارات مشتریان از لحاظ کیفیت خدمات بعد از فروش هزینه و غیره. حمایت کند.
بهبود کارایی و هزینه: بهبود کارایی و پایین آوردن هزینه‌ها از طریق کاربرد اینترنت و سیستمهای ارتباطات مخابراتی به عنوان راهی سریع و کم هزینه برای ارتباط با مشتریان و عرضه کنندگان و شرکای تجاری خواهدبود.
بهبود عملکرد و اثربخشی تجاری: استفاده وسیع از تکنولوژی‌های مبتنی بر اینترنت در درون شرکت مثل اینترانت میتواند همکاری در تجارت را بهبود بخشد.
هزینه تغییر تکنولوژی اطلاعات بسیار بالاست طوریکه هزینه تغییر نرم‌افزار از هزینه تغییر فیزیکی بیشتراست، شاید به راحتی بتوان مدل یک ماشین را تغییر داد، در حالی که تغییر نرم‌افزار سیستم از WINDOWS به LINUX هزینه گزافی را باید پرداخت نمود.
تاثیر IT بر کاهش هزینههای کیفیت
فناوریهای جدید مبتنی بر اطلاعات و ارتباطات همانطوریکه در قسمت فوق تصریح گردید با در اختیارگرفتن متدها و مدلهایی برای انجام درست و صحیح کارها در سازمانها، باعث کاهش ضایعات و هزینههای کیفیت خواهند شد. فناوری اطلاعات اگر عقلایی به کار گرفته شوند میتوانند به حذف یا کاهش بسیاری از مسایلی کمک کنند که بر مجموع هزینه تاثیر می‌گذارند. تحقیقات و مطالعات مختلف در دانشگاه‌های جهان نشان میدهد که علیرغم میل سازمانها و شرکتها مبنی بر افزایش کسب درآمد در اثر سرمایه گذاری در بخش IT، این امر نشان میدهد که سرمایه گذاری بر روی IT عموما باعث کاهش هزینه‌ها میگردد هر چند ممکن است روی کیفیت، اثر ان نامشهود باشد. این فناوریها با بکارگیری پروسجورهای دینامیکی (پویا) و تکنیک‌های حل مشکل از طریق به اشترک گذاشتن منابع و آگاهی‌های سازمانی افراد و همچنین آموزش و پرورش مبتنی بر IT، اثرات معجزه آسایی را در افزایش قابلیت و کیفیت محصولات و همچنین کاهش هزینههای کیفیت باعث خواهند شد.
هزینههای پیشگیرانه در کیفیت به شدت تحت تاثیر فناوریهای جدید خواهد بود . بخصوص هزینههای آموزش و انتقال دانش کیفیت به کارکنان و جمع اوری و تحلیل داده‌ها با بکارگیری نظام IT کاهش چشمگیر و در عین حال اثر بخشی زیادی را برای شرکتها به ارمغان خواهد اورد. امروزه فناوری اطلاعات علاوه‌بر تغییر مسیر فعالیت‌سازمان‌و شرکتها و حتی‌فلسفه‌فعالیت‌آنها را با چالش‌های‌عظیمی‌روبه‌رو می‌سازد.چرا که‌افراد و سازمان‌هایی‌که‌وارد عرصه‌ارتباطات‌الکترونیکی‌شده‌اند در واقع‌اقدام‌به‌حذف‌یکسری‌از وظایف‌تکراری‌و دوباره‌کاری‌ها کرده‌اند.و این امر بطور چشمگیر هزینههای کیفیت را متاثر ساخته است.
سازمانهای دولتی و خصوصی، که میتوانند هزینه کیفیت را تقریباً به طور کامل از بین ببرند، میتوانند در دنیای پر رقابت امروزی و در عصر اطلاعات آینده پیشگام باشند. درواقع فناوری میتواند با کاهش قیمت‌تمام‌شده محصولات، بهبود کیفیت کالاها یا خدمات تولیدی و تغییر مشخصات محصولات، عاملی برای رقابت پذیری بنگاه‌های اقتصادی در عرصه بازارهای جهانی و منطقه‌ای باشد. امروزه فناوری اطلاعات در تمامی بخشهای زندگی نفوذ کرده است. فناوریهای نوظهور و پیشرفته برای حل مسایل مدیریتی در حال تغییر دادن دیدگاه‌های کیفیت و شیوه‌های کنترل هزینههای کیفیت با بکارگیری مهندسی مجدد بر اساس تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات (ICT ) هستند.
مثلث هزینه، کیفیت و دسترسی
تاثیر مثبت استفاده از خدمات شبکه، ابزار دیجیتال و نیازهای فناوری اطلاعات، در کاهش هزینههای کیفیت انکارناپذیر است. یکی از مهمترین و اساسی‌ترین نقش‌های مدیریت الکترونیکی, افزایش ضریب توانمندی در مدیریت هزینههای کیفیت سازمانها است. شواهد و تحقیقات نشان میدهد که IT توانایی و پتانسیل لازم برای کاهش هزینههای کیفیت را دارا میباشد. دسترسی وسیع (اطلاعات، دانش، دانایی و خرد) و حفظ کیفیت در سطح مطلوب، باعث میشود تا سازمانها هزینه کمتری بپردازند. با بکارگیری درست و اثربخش IT همانطوریکه در شکل شماره 4 میتوان مجسم نمود، قاعده مثلث کوچکتر میشود و این به معنی کاهش هزینه‌هاست.
تعامل IT و انگیزش نیروی انسانی در کاهش هزینه کیفیت
تعامل انگیزش نیروها و تکنولوژی اطلاعات که باعث تقویت روحیه کاری و کاهش هزینههای کیفیت میگردد را میتوان به صورت شکل شماره 5 بیان داشت. بر این اساس تکنولوژی اطلاعات با ایجاد روحیه کاری فعال و فرهنگ سازی با عث بهبود هزینههای کیفیت میگردد .
ماتریس تحلیل هزینههای کیفیت
Topography یا نقشه هزینه کیفیت برای شناخت و درجه بندی هزینههای کیفیت در سازمان بسیار سودمند میباشد. این نقشه از یک جدول دوبعدی تشکیل شده‌است همانطوری که در جدول 1 نشان داده شده است. در ماتریس حاصل محور عمودی هریک از واحدها، ماشین‌آلات، افراد و تجهیزات سازمانی را شامل میشود و محور افقی شاخصهای هزینه کیفیت و میزان اثر هریک از آنها میباشد. البته میتوان شاخصهای هزینه کیفیت را همانطوریکه در مبحث هزینههای کیفیت اشاره گردید، به صورت جزء جزء در توپولوژی هزینه کیفیت مورد استفاده قرار داد. مدیران باید از تحلیل هزینههای کیفیت به عنوان یک اهرم کنترل مدیریتی استفاده کنند و از این طریق مکانیسمی برای بهبود کیفیت سازمان صورت گیرد و همچنین نباید مدیران بهبود ارقام هزینه کیفیت را به عنوان یک سیستم حسابرسی درنظر بگیرند تا سعی در کاهش آن نمایند بلکه باید از این تحلیل‌ها در جهت افزایش کیفیت محصول اقدام شود.
نتیجه گیری
تکنولوژی اطلاعات ( (Information Technologyبا محوریت دانش و خردگرایی انسان و اندیشه‌هایش به منظور بهره‌برداری از اندیشه و سپردن امور تکراری و غیر خلاق به ماشین و همچنین افزایش کارآیی و آزاد سازی مهارت‌های انسانی، در دهه‌های اخیر مورد توجه خاصی قرارگرفته‌است. به منظور بهینه کردن عملکرد سازمانهای تولیدی و خدماتی وجود یک سیستم اطلاعاتی متوازن بسیار ضروری است. IT در این مورد به اهداف کیفیتی مبتنی بر کامپیوتر، مشارکت بین وظیفه‌ای در بهبود کیفیت محصول و روشهای مدیریت فرآیند برای تولید و توسعه و کاهش هزینه‌ها تأکید میکند. IT ساختارسازمان‌ها را دگرگون ساخته است. طوریکه سازمانهای آینده مبتنی بر اطلاعات خواهند بود و عمدتاً از متخصصان عملیاتی تشکیل خواهد شد و اصلاً مدیر میانی نخواهد داشت.
در این مقاله به اهمیت و نقش حیاتی فناوری اطلاعات به عنوان یک تسهیل کننده در کاهش هزینههای کیفیت پرداخته شده است. از این رو، فناوری اطلاعات میتواند به شرکت در کسب بهبودهای مهم در هزینههای کیفیت کمک کند. همچنین در مفهوم کاهش هزینه‌ها، براین نکته تاکید شد که مقصود از کاهش هزینه، حذف هزینههای اثربخش نیست، بلکه انجام درست و موثر هزینه‌ها و جلوگیری از صرف هزینههای بیهوده و غیرموثر است. یکی از راههای صرفه جویی در هزینه‌ها یا به بیان بهتر، انجام موثر هزینه‌ها، استفاده ازظرفیت‌های موجود، رفع گلوگاه‌ها و افزایش راندمان و کارایی عملیات است. پیشرفت سریع و شگرف فناوری همراه با افزایش روزافزون رقابت در بازارهای جهان، مدیران واحدهای اقتصادی را ناگزیر از تولید محصولاتی با کیفیت بالا، ارائه خدمات مطلوب به مشتریان و درعین حال با کمترین بهای تمام شده کرده است و در این میان، هزینههای پیشگیرانه را میتوان با بکارگیری مهندسی ارزش به حداقل رساند.
سازمانها و شرکتها، باید به منظور تضمین کیفیت و کاهش هزینههای آن، در ساختار سازمانی خود تغییراتی را در جهت ایجاد ساختار متعادل و مبتنی بر IT ایجاد نمایند. تضمین کیفیت یک ابزار بهبود مستمر است وسازمان‌ها نباید به آن به دیده یک پروژه با یک دوره عمر معین بنگرند. در چنین شرایطی، شرکتها و سازمانهای موجود در کشورهای در حال توسعه باید برای کاهش فاصله خود با جوامع پیشرفته و در جهت بهبود کیفیت و کاهش هزینههای آن اقدام کنند و در این زمینه انجام اقدامات زیر ضروری به نظر می‌رسد:
1-آشنا کردن کارکنان به اهمیت اطلاعات و تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات (ICT).
2-کسب دانش و اطلاعات در جهت توسعه و بهبود هزینه‌ها با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات.
3-حمایت برنامه‌ریزان و سیاستگزاران در ایجاد نظام منسجم و هماهنگ اطلاعات و فناوری.
4- ایجاد باورها و الگوهای ذهنی مناسب.
5- ایجاد کمیته راهبری کاهش هزینه‌ها با مدیریت عالیترین مقام سازمانی.
6- تبدیل موضوع ضرورت کاهش هزینه‌ها به یک باور عمومی کارکنان.
7- بسط و گسترش کاهش هزینههای کیفیت به زنجیره تامین کنندگان بنگاه اقتصادی.
8- تعیین میزان معین کاهش هزینههای کیفیت بطور ماهانه و سالانه.
منابع:
1.فرضعلی حیدری‌فیروزجایی، سید محمد میرحسینی، پیاده‌سازی تکنولوژی اطلاعات در سازمانها و شرکتها، اولین همایش فناوری اطلاعات و نقش آن در توسعه استان گلستان، 1382
2.رضا توکلی مقدم و فرزانه وزیری، بهبود اساسی فرایندها با استفاده از شش سیگما، چهارمین کنفرانس مدیران کیفیت، تهران، 23 و 24 تیر 1382.
3. سید محمد میرحسینی و فرضعلی حیدری فیروزجایی، تجزیه و تحلیل محیط داخلی و خارجی در برنامهریزی استراتژیک، بررسی نقاط قوت و ضعف، فرصتها و تهدیدها (SWOT) در شرکت مخابرات. سمینار تخصصی فناوری اطلاعات و استفاده بهینه از صنعت مخابرات،اصفهان،1381.
4.فرضعلی حیدری فیروزجایی، بررسی عوامل موثر در انتقال تکنولوژی و ارایه الکوی مناسب، پایان‌نامه کارشناسی ارشد مدیریت صنعتی، مازندران، 1383.
5.رضا توکلی مقدم و امیر شکاری، مهندسی ارزش ابزار قدرتمند بهره وری، تدبیر، شماره 132، صص28-33.
6. محمد جعفر تارخ، فناوری اطلاعات و صادرات نرم افزار، 1381.
7. محمدنقی مهدوی، تکنولوژی اطلاعات و اطلاعات تکنولوژی، 1379.
8. کیومرث نیاز آذری، رفتارو روابط انسانی در سازمانهای آموزشی هزاره سوم، فرا شناختی اندیشه، تهران، 1381.
9. خلیل طارق، مدیریت تکنولوژی، رمز موفقیت در رقابت و خلق ثروت، ترجمه سیدکامران باقری و ماهور ملت پرست، انتشارات پیام، 1382.
10. عبدالحمید رازانی، مدل اجرایی TQM، موسسه مطالعات برنامه ریزی آموزشی، 1377.
11. محمد ابویی اردکان، بازآفرینی دولت در عصر اطلاعات، نشریه پژوهش، شماره 15، (ترجمه).
12. سیدمحمد میرباقری (مترجم)، 6سیگما، مجله تدبیر، شماره 135.
13. http://www.usace.army.mil/ci/recmgmt
14. www.itiran.com
15.Industrial Policy Guidelines In The Information Sistems And Telecommunication Sectors, Ministry of Industry Commerce and Handicraft, Rome, April 1st 1997.
16. Ho, O. and Kang, K., Science And Technology Strategy Review In Vietnam, by Working Paper, No. 133, October 2001.
17. Information Technology Master Plan, Pima Community College, January 22, 2003.
18.Situation, Perspectives and Potential Areas for German Technical, Cooperation in Peru, Lao P.D.R., Vietnam, Tanzania and Uganda.
19. http://www.okstate.edu/cis_info/master-plan.html
20. Albright, T.L. and Roth, H.P. "The Measurement of Quality Costs", 1992.
21. Cartin, T.J. "Quality Costs--Old and New" [Chapter 15] Principles and Practices of TQM, http://www.qualitymag.com/articles/oct98/1098f1.html, ASQC Quality Press, 1993.
22. Crosby, P.B., Quality is Free: the Art of Making Quality Certain, New York: New American Library, 1980.
به نوشته :
دکتر رضا توکلی مقدم
