الرسائل الإداریة هی عبارة عن خطابات یتم إرسالها من قبل الموظف إلى موظف آخر وذلک فی إطار عمل المؤسسة، وتتسم هذه الرسائل بالشکل الرسمی، أو یتم إرسالها من قبل الموظف إلى مدیره من أجل الحصول على بعض الإستفسارات.
کما یتم تعرف الرسائل الإداریة على أنها واحدة من أشکال التواصل التی یتم إستخدام الرسائل العادیة أو حتى أشکال الرسائل الإلکترونیة حتى یتم الربط بین الأطراف الخاصة بالرسالة.
ویمکن تعریف الرسائل الإداریة على أنها تلک الوسیلة التی یتم إستخدامها فی نقل بعض التصورات الخاصة بأمور العمل، أو فی الأمور التی ترتضیها الإدارة، أو یتم إستخدامها فی تعریف الموظفین بمواعید الاجتماعات، أو إستخدامها فی تکلیف بعض الموظفین ببعض أمور العمل.
ویمکن إطلاق الرسائل الإداریة على المخاطبة الرسمیة بین جهتین بشکل رسمی، أو أحد الأشخاص العادیین وجهة رسمیة والعکس، بحیث تعمل على تحقیق الأهداف الوظیفیة.
لو کنت ترغب فی مخاطبة جهة حکومیة، أقدم لک: نموذج رسالة رسمیة لجهة حکومیة
أنواع المراسلات الإداریة
یوجد عدد من الأنواع الخاصة بالرسائل الإداریة، والتی نذکرها فیما یلی:
1 ــ الرسالة الإداریة العامة
هی تلک الرسالة التی یتم کتابتها من أجل العمل على تقویة الاتصالات بین عدد من الإدارات، بحیث تتضمن هذه الرسائل على کم من المعلومات بحیث تتشابه مع الرسائل الرسمیة.
کما أن الرسائل الإداریة تختلف تبعًا للهدف التی تکتب من أجله، حیث تختلف الرسائل الإداریة التی یتم کتابتها من أجل الموظفین بشکل عام عن تلک الرسائل التی یتم کتابتها من أجل أحد الأقسام الخاصة فی المؤسسة.
ننصحک بقراءة: تربیة الکتاکیت البلدى فى المنزل بالصور
2 ــ المذکرة الإداریة
هی واحدة من أشکال الرسائل الإداریة ولکنها تتسم بصغر الحجم، فهی لا تتعدى حدود الصفحة الواحدة.
کما أنه تتضمن المعلومات المباشرة والتی یتم إستخدامها فی المهمات الیومیة، والمتمثلة فی إعطاء مهام لبعض الموظفین أو التذکیر بمواعید الاجتماعات.
3 ــ التقریر الإداری
هو أحد أشکال الرسائل الإداریة والتی یشمل عدد من المعلومات سواء کانت المکتوبة أو المعلومات الشفویة والتی یتم کتابتها من أجل موضوع ما، بحیث تعمل على توضیح کافة التفاصیل التی تبین الهدف الذی کتب من أجله التقریر الإداری.
وتهدف هذا التقریر إلى مساعدة الشخص على اتخاذ عدد من الإجراءات وذلک فی إطار العمل.
لمعرفة أسهل طرق کتابة إیمیل رسمی لشرکة، أقدم لک: طریقة کتابة إیمیل رسمی لشرکة خطوة بخطوة
مکونات الرسالة الإداریة
قبل أن تقوم بکتابة الرسائل الإداریة، لابد أن تعرف عن مکونات هذه الرسائل، وهی عبارة عن:
الترویسة: هی بدایة الرسالة، ویتم کتابتها فی الجزء الأعلى من الرسالة، وتتضمن الترویسة على العنوان الخاص بالمؤسسة ویکون بشکل مفصل.
الرقم: ویعرف أیضًا باسم الإشارة، وهی تشیر إلى الموضوع الذی کتب من أجله الرسالة، بالإضافة إلى الترتیب الخاص فی دفاتر المؤسسة.
التاریخ: ویتم کتابته فی الجزء الأیمن من الرسالة، بحیث یشمل على إسم المکان الخاص بالمرسل، بالإضافة إلى کتابة الیوم والشهر والعام.
مرکز المرسل إلیه وعنوانه: یتم کتابته فی الجزء الیمین من الرسالة وتکتب باللغة العربیة، ویتم کتابتها فی الجزء المقابل باللغة الإنجلیزیة.
التحیة الافتتاحیة: وهی إفتتاح الرسالة الإداریة بأحد کلمات الترحاب مثل السلام علیکم ورحمة الله وبرکاته.
موضوع الرسالة: موضوع الرسالة هی عبارة عن بعض الکلمات التوضیحیة للموضوع الخاص بالرسالة.
جسم الرسالة: یضم الموضوع الذی أرسلت من أجله الرسالة، ویجب أن یتسم بالإیجاز والوضوح، وإستخدام ألفاظ بسیطة، والتحدث فی صلب الموضوع.
التحیة الختامیة: هی عبارة عن کلمات خاصة بنهایة الرسالة، وتکون جملة ختامیة متمیزة.
التوقیع: یتم إنهاء الرسالة بتوقیع مرسل الرسالة، و مکانته الوظیفیة.
المرفقات هی عبارة عن بعض المستندات أو المرفقات الخاصة بموضوع الرسالة، وفی حالة وجودها یجب أن تذکر.
کتابة أصحاب العلاقة:وهو أولئک الأشخاص التی أرسلت الرسالة لهم.
ننصحک بقراءة: أساسیات التداول فی سوق العملات ستخسر الکثیر إذا لم تتعلمها
بما أنه یجب علیک تعلم کیفیة کتابة الرسائل المختلفة، أقدم لک: کیفیة کتابة الرؤیة والرسالة والأهداف والفرق بینهم
نماذج رسائل رسمیة إداریة وکیفیة کتابة رسالة إداریة
نماذج رسائل رسمیة إداریة وکیفیة کتابة رسالة إداریة
فی حالة رغبة احد الموظفین أو الإداریین أو حتى المجلس الإداری للمؤسسة فی کتابة الرسالة الإداریة لابد أن یتعرفوا الطریقة الصحیحة لکتابة هذه الرسالة بالإضافة إلى التعرف على بعض النماذج الخاصة للرسائل الإداریة الرسمیة، ویتم کتابتها على النحو التالی:
أولًا یجب أن یقوم المرسل بتعریف نفسه، ولا یقتصر ذلک على عدم معرفة المرسل إلیه به، حتى لو کان یعرفه شخصیًا لابد أن یعرف نفسه فی أول الرسالة.
یجب عند کتابة الرسالة البعد التام عن ذکر أی من الأمور الخاصة، حتى لو الرسالة لشخص أنت تعرفه، فمن الممکن أن یضطلع أحد الموظفین على رسالتک.
لابد أن یتم الرد على الرسالة فی الوقت المناسب، لأن التأخیر یعد من الإهمال، بالإضافة إلى أن التأخیر من الممکن أن یسبب مشکلة للمرسل إلیه.
الإبتعاد التام عن کتابة الکلمات بأخطاء نحویة، لذلک یجب أن یتم إعادة قراءة الرسالة أکثر من مرة قبل ان یتم إرسالها، بالإضافة إلى الحرص على تجنب الأخطاء الإملائیة.
البعد عن إستخدام الإختصارات والکلمات الغریبة غیر المفهومة، حتى لا یؤدی إلى سوء فهم لدى المتلقی.
إستخدام عنوان واضح یدل على الموضوع الرئیسی للرسالة.
الحرص على أن تکون الرسائل للأشخاص المعنیة فقط، حیث أن الأشخاص الآخرین قد یحدثوا تأثیرات سلبیة فی حالة لم تکن الرسالة مهمة لهم.
البعد عن ذکر المواضیع غیر الهامة، والحرص على إستخدام علامات الترقیم لأنها‌هامة فی فهم الرسالة والغرض منها.
الحرص على کتابة التوقیع الخاصة بالشرکة حتى لا یحدث تشویش للموظفین.
الحرص على عدم إستخدام أحد المعلومات السریة للشرکة، حتى لا یتم استخدامها بشکل خاطئ من قبل المنافسین.
یجب التأکد من حجم الملفات التی یتم إنفاقها حتى یستطیع المرسل إلیه تنزیلها.
ننصحک بقراءة: تعلم فن النجارة خطوة بخطوة
ولکی تتمکنی من تقدیم رسائل إداریة ناجحة، یجب أن تتعلم کیف تصبحین سکرتیرة ناجحة وذلک من خلال موضوع: کیف تصبحین سکرتیرة ناجحة ؟
نماذج رسائل إداریة
نماذج رسائل إداریة
یوجد عدد من النماذج الخاصة بالرسائل الإداریة وهی کالتالی:
1 ــ نموذج خاص بطلب الملف الإداری
یتم کتابة إسم الشرکة:
ثم کتابة التاریخ الذی تم إرسال الرساله به.
یتم کتابة اسم المرسل إلیه: (إلى السید المیر)
البدء بالتحیة.
بعد ذلک کتابة الموضوع (فمثلا یکون أطلب ملف إداری، وأطلب تقدیم المساعدة اللازمة فی توفیر الملف).
نهایة الرسالة تحیة (مع خالص إحترامی وتقدیری).
کتابة اسم الموظف الذی أرسل الرسالة.
توقیعه.
2 ــ نموذج خاص بطلب تأجیل إجتماع
یتم کتابة تأجیل عقد اجتماع فی الجهة العلویة.
کتابة التاریخ:………………….
إلى السید المدیر العام أو مدیر الإداریة: ………………………….
تحیة طیبة وبعد: …………….
بعد ذلک یتم طلب تأجیل الإجتماع مع ذکر الأسباب التی أدت لتأجیل الاجتماع.
الشخص المشرف على الإجتماع: …………………..
توقیع المرسل: …………….
3 ــ نموذج من أجل طلب صیانة
هذا النموذج من أجل الحصول على طلب صیانة، ویتم إرساله إلى رئیس قسم الصیانة والهندسة.
نبدأ بالتحیة : ……………تحیة طیبة وبعد
کتابة التاریخ: …………………..
الموضوع: وهو طلب صیانة أجهزة الکمبیوتر فی (کتابة القسم)، وبعد ذلک یتم کتابة أسباب طلب هذه الأجهزة.
بعد ذلک کتابة بعض البیانات عن أجهزة الکمبیوتر مثل (نوع الأجهزة، نظام تشغیلها، وبناء على ذلک یتم اتخاذ الإجراءات المناسبة).
الإنتهاء بالتحیة: ( مع فائق تقدیری واحترامی)
کتابة اسم الموظّف المرسل:
توقیع المرسل:
وبذلک یستطیع الشخص أن یکتب عدد من الرسائل بناءً على النماذج السابقة مع بعض التغییرات تبعًا لما تضمنته الرسالة.
وفی نهایة رحلتنا مع نماذج رسائل رسمیة إداریة وکیفیة کتابة رسالة إداریة، أتمنى أن نکون قد تمکنا من تقدیم ما تبحثون عنه فی هذا الشأن، کما ادعوکم للتعرف على المزید من المواضیع التی یحتاجه کل موظف حکومی أو فی القطاع الخاص من خلال موقعنا.
الرّسائل الإداریّة هی الخطابات التی یتمُّ إرسالها داخل حدود المُنشأة، والتی تتمیّز بطبیعتها الرسمیّة، ویتشارک فی إرسالها واستقبالها المُوظّفون فی الدّائرة أو القسم الإداریّ الواحد بین بعضهم بعضاً، أو مع الإدارة المُباشرة والمَسؤولة عنهم.[١] وتُعرف الرسائل الإداریّة بأنّها طریقةٌ من طُرق التّواصل التی تعتمد على استخدام الرّسائل العادیّة، أو الإلکترونیّة للرّبط بین أطراف الرّسالة.[٢] ومن التّعریفات الأُخرى للرّسائل الإداریّة هی الوسائل المُستخدَمة فی نقل تصوّر مُعیّن عن شیء ما، سواءً أکان مُرتبطاً فی وحدةٍ من وحدات العمل، أو فی حال أرادت الإدارة، أو المُشرفون عن المُنشأة التّواصل مع الموظفیّن، من أجل دعوتهم لاجتماع، أو تکلیفهم فی القیام بمجموعةٍ من المَهام، أو غیرها من الأمور الأُخرى،[٣] کما تُعرَف الرّسائل الإداریّة بأنّها مُخاطبةٌ تکون ما بین جهتیْن رسمیّتیْن، أو شخص وِجهة رسمیّة أو العکس، وتسعى إلى تحقیق هدف وظیفیّ.
نماذج الرّسائل الإداریّة
نماذج الرّسائل الإداریّة هی النّماذج المُستخدَمة فی کتابة الرّسائل الإداریّة المُختلِفة، والآتی أمثلة علیها:[٤]
نموذج طلب ملف إداریّ
طلب ملف إداریّ
اسم الشّرکة .........
التّاریخ: / /
إلى السّید المدیر العامّ، تحیّة طیّبة وبعد،
الموضوع: طلب ملفّ إداریّ عن ..................
الرّجاء تقدیم المُساعدة فی توفیر الملفّ الإداریّ المَطلوب فی موضوع الرّسالة، والذی یحمل الرّقم المرجعیّ الآتی:...............؛ لأنّه یُساعد على القیام بالمَهام الخاصّة فی العمل، وسوف یتمُّ إعادة الملفّ الإداریّ مُجدّداً بعد استخدامه، ومع فائق التّقدیر والاحترام.
اسم الموظف:
التّوقیع:
نموذج تأجیل عقد اجتماع
تأجیل عقد اجتماع
التّاریخ: / /
إلى السّید المُدیر/ رئیس القسم، تحیة وبعد،
بناءً على الطّلب المُرفَق فی هذه الرّسالة، یُرجَى قبول تأجیل عقد الاجتماع المُقرّر للأسباب الآتیة:...........................................................................، مع إرسال موعد جدید للاجتماع إن أمکن ذلک، لاعتماده بدلاً عن المُوعد المُؤجّل، مع فائق الاحترام والتّقدیر.
المُشرف عن الاجتماع:
التّوقیع:
نسخة إلى رئیس لجنة الاجتماعات.
نسخة إلى الإدارة.
نُسَخ إلى المشارکین فی الاجتماع.
نموذج طلب صیانة
نموذج طلب صیانة
إلى السّید رئیس قسم الهندسة والصّیانة، تحیة وبعد،
التّاریخ: / /
الموضوع: طلب صیانة أجهزة الحاسوب فی قسم................
أسباب طلب الصّیانة:.......................................
بیانات عن أجهزة الحاسوب:
نوع الأجهزة:
نظام التّشغیل:
بناءً على المعلومات المَذکورة أعلاه، یُرجى العمل على اتّخاذ الإجراءات المُناسبة؛ من أجل المُساهمة فی ضمان استمراریّة العمل فی القسم، ومع فائق الاحترام والتّقدیر.
اسم الموظّف:
التّوقیع:
نسخة إلى الإدارة.
نسخة إلى قسم الهندسة والصّیانة.
شروط کتابة الرّسائل الإداریّة
توجد مجموعة من الشّروط التی یجب التقیّد بها عند کتابة الرّسائل الإداریّة، وهی:[٥]
استخدام الألفاظ الواضحة، والمفهومة، والدّقیقة، والتی تُساعد على فهم الهدف الخاصّ من الرّسالة الإداریّة.
توفیر معلوماتٍ موثوقةٍ، وصحیحةٍ، وقابلةٍ للتّحلیل من قِبَل مُستلم الرّسالة الإداریّة؛ حتى یتمکّن من الردّ علیها بطریقةٍ مُناسبة.
الابتعاد عن استخدام الکلمات، والألفاظ الصّعبة، أو التی یَصعُب تفسیرها أو فهمها، والتی تُعرقِلُ من إدراک المَطلوب من الرّسالة.
الموضوعیّة والاختصار فی صیاغة نص الرّسالة، وتُعتبر من الشّروط المُهمّة للرّسائل الإداریّة، والتی تُساهم فی تحقیق الهدف المطلوب منها.
الحرص على توزیع الأفکار فی الرّسالة الإداریّة، بناءً على مَجموعةٍ من الأقسام أو الفقرات، وخصوصاً فی الرّسائل التی تحتوی على العدید من المعلومات.
مواصفات الرّسائل الإداریّة
یجب أن تتمیّزَ الرّسائل الإداریّة بمجموعة من المُواصفات، ومن أهمّها:[٦]
الاهتمام بنوع الورق المُستخدَم؛ وخصوصاً عند کتابة أو طباعة الرّسالة الإداریّة ورقیّاً؛ إذ یُنصَح باستخدام الورق من نوع (A4)، والذی یُعتَبر الأکثر مُلائمةً للاستخدام فی هذه الرّسائل.
التقیُّد بنوع وحجم خطّ کتابة الرّسائل الإداریّة؛ لأنّ أغلب الرّسائل تُکتبُ عادةً فی خطٍّ مُتوسّط المَقاس، وبنوع خطٍّ عادیّ؛ أیّ بعیدٍ عن الرّموز أو الأشکال.
الانتباه للمَسافات، وهی الفراغات التی تُوجد بین فقرات الرّسالة الإداریّة؛ وخصوصاً فی خانة (المُحتوى)، فمن المُهمّ وضع مَسافاتٍ مُناسبة بین الفقرات، حتّى یَسهُل معرفة الأفکار الخاصّة فی الرّسالة، وفهمها من قِبَل المُستلم، ممّا یُساعد فی الحصول على ردّ صحیح لها.
تنسیق الهوامش؛ وهی الأطراف الجانبیّة لنصّ الرّسالة الإداریّة، والتی تُساهم فی إضافةِ شکلٍ مُناسب للورقة الخاصّة بها، وتُساعد فی حفظ الرّسالة فی المَلفّات والسِجلّات الإداریّة؛ وخصوصاً أنّها تُوفّر‌هامشاً لا یحتوی على أیّة کلمات، ممّا یُساعد على حمایة النصّ من التَّلَف.
مُکوّنات الرّسائل الإداریّة
عادةً یجب أن تحتوی الرّسائل الإداریّة على المُکوّنات العامّة الآتیة:[٤]
ترویسة الرّسالة: هی التی تحتوی على عنوان مُرسِل الرّسالة، وبریده الإلکترونیّ (فی حال استخدامه فی إرسال الرّسالة)، أو وسیلة الاتّصال المُناسبة للحصول على ردٍّ على الرّسالة الإداریّة.
تاریخ الرّسالة: هو الذی تُکتب فیه الرّسالة، وعادةً یجب أن یوجد فی أعلى صفحتها من جهة الیسار أو الیمین.
العنوان الرئیسیّ: هو العنوان الذی یَستخدم للإشارة إلى السّبب المُباشر، والمُتعلّق بإرسال الرّسالة الإداریّة إلى الجهة المُستلِمة لها.
نص الرّسالة الإداریّة: هو نصّ یکتب بطریقةٍ مُختصرة وموضوعیّة، ویشمل کافّة المعلومات التی یُرید کاتب الرّسالة توصیلها.
اسم کاتب الرّسالة: هو اسم المُوظّف أو الشّخص الذی قام بکتابة وإعداد الرّسالة من أجل إرسالها إلى الإدارة، أو القسم، أو الشّخص الذی سیستلمها.
تحیّات الرّسالة: هی التحیّات التی تُستخدَم فی کتابة الرّسائل الرسمیّة عموماً، والرّسائل الإداریّة خصوصاً، وعادةً تُستخدم فی بدایة الرّسالة جُملة (تحیّةً طیّبةً وبعد،)، أمّا فی نهایة الرّسالة تُکتب جُملةُ (مع فائق الاحترام والتّقدیر).
التوقیع: یعرف التّوقیع على أنّه الحروف أو الکلمات التی تُستخدَم للدّلالة على شخصیّة کاتب الرّسالة، ویُکتَب عادةً فی أسفل صفحتها.
المُرفقات: هی الوثائق التی یتمُّ إضافتها للرّسالة الإداریّة، والتی تُساهم فی دعم الهدف الخاصّ من إرسالها.
فیدیو شرکات مشهورة بدأت من الصفر
یا ترى ما الطریق الذی سلکته الشرکات الکبیرة مثل نوکیا مثلاً لتصل إلى ما هی علیه الیوم؟ :
فیما یلی سنذکر لکم ثلاثة أشکال من النماذج الإداریة التی من الممکن إرسالها لمدیر المدرسة وهم کالآتی:
1- رسالة طلب ملف إداری
اسم الشرکة: ………..
التاریخ: / /
إلى السید المدیر العام، تحیة طیبة وبعد،،
الموضوع: طلب ملف إداری عن …………
الرجاء تقدیم المساعدة فی توفیر الملف اداری المطلوب فی موضوع الرسالة، والذی یحمل الرقم المرجعی الآتی ……. لأنه یساعد على القیام بالمهام الخاصة فی العمل، وسوف یتم إعادة الملف الإداری مجدداً بعد استخدامه، مع فائق التقدیر والاحترام.
اسم الموظف: ……
التوقیع: ……..
2- رسالة تأجیل عقد اجتماع
التاریخ: / /
إلى السید المدیر/ رئیس القسم، تحیة طیبة وبعد،،
بناء على الطلب الذی تم إرفاقه فی هذه الرسالة، نلتمس من حضراتکم قبول تأجیل عقد الاجتماع لموعد آخر، وذلک للأسباب التالیة ………….، ویرجى إحاطتنا علماً بالموعد الذی یتم تحدیده مجدداً للاجتماع، إن کان هناک إتاحة لذلک بدیلاً عن الموعد الذی تم إلغاؤه، وتفضلوا بقبول وافر الاحترام والتقدیر.
اقرأ أیضًا: مصاریف الجامعة البریطانیة فی مصر والکلیات المتاحة فی الجامعة البریطانیة
المشرف عن الاجتماع: ……
التوقیع: ……
3- رسالة إداریة بطلب صیانة
إلى السید رئیس قسم الهندسة والصیانة، تحیة طیبة وبعد،،
التاریخ: / /
الموضوع: نطلب من حضراتکم صیانة أجهزة الحاسب فی قسم …….
أسباب طلب الصیانة: ………..
بیانات جهاز الحاسوب المطلوب صیانته………..
وبناء على ما تقدم من معلومات نلتمس من سیادتکم العمل على اتخاذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على استمراریة العمل داخل القسم وتقبلوا فائق الاحترام والتقدیر.
اسم الموظف: …..
التوقیع: ……
الشروط الواجب اتباعها عند کتابة الرسائل الإداریة
رسالة اداریة الى مدیر المدرسة
هناک عدة شروط یجب اتباعها عند القیام بکتابة رسالة إداریة تتمثل فی:
الحفاظ على استخدام الألفاظ الواضحة، والتی یسهل فهمها، مع مراعاة دقة الألفاظ، بحیث یتم تسهیل فهم الهدف المرجو من الرسالة الإداریة.
الحرص على توافر معلومات موثوقة وصحیحة بداخل الرسالة الإداریة، ویسهل فهمها من قبل المستلم، حتى یتمکن من الرد علیها بالرد المناسب.
تجنب استخدام الألفاظ الصعبة التی یصعب فهمها وتفسیر غرضها، حیث أنها تعمل على تعطیل تنفیذ المرغوب من الرسالة.
یرجى مراعاة الموضوعیة والاختصار عند کتابة نص الرسالة، ویعتبر هذا الشرط من أهم شروط کتابة الرسائل الإداریة، حیث أنها تساعد فی سهولة تحقیق الرسالة لغرضها.
یجب الاهتمام بتوزیع أفکار الرسالة الإداریة إلى بعض الأقسام والفقرات، وبصفة خاصة فی الرسائل التی تحتوی على معلومات کثیفة.
مواصفات الرسائل الإداریة
عند القیام بکتابة رسالة إداریة ورقیة یجب مراعاة نوعیة الورق المستخدم فی کتابة الرسالة، وینصح باستخدام أوراق من نوع A4 حیث أنه أکثر الأنواع ملائمة لتلک الرسائل.
الحرص على استخدام نوع وحجم محدد للرسالة الإداریة، حیث أن أغلب الرسائل الإداریة یتم کتابتها بحجم خط متوسط، ویجب مراعاة أن یکون نوع الخط عادی، یبتعد عن استخدام الأشکال والرسومات الخاصة.
یجب مراعاة المسافات المتروکة بین فقرات الرسالة، فیجب أن تکون المسافة مناسبة، حتى یسهل عرض الأفکار الخاصة بالرسالة، وفهمها، مما یساعد على سهولة تقدیم الرد المناسب.
یجب تنسیق الهوامش فی الرسالة تنسیقاً صحیحاً، ویقصد بالهوامش أطراف الرسالة الجانبیة، مما یساعد على إضفاء الشکل المناسب على الرسالة، کما یمکن من سهولة حفظ الرسالة فی ملفات الحفظ، حیث أن الهوامش تکون خالیة من أیة کلمات وبالتالی الحفاظ على نص الرسالة.
اقرأ أیضًا: موضوع حول الهجرة السریة مقدمة عرض خاتمة
مکونات الرسالة الإداریة
یجب أن تحتوی الرسائل الإداریة على بعض المکونات العامة التی یجب أن تتوافر فی جمیع الرسائل وهی:
1- ترویسة الرسالة
وهی التی تضم العنوان الخاص بالمرسل إلیه الرسالة، والبرید الإلکترونی الخاص به فی حال کانت الرسالة إلکترونیة، أو یوضع أی وسیلة اتصال مناسبة مع المرسل إلیه.
2- تاریخ الرسالة
وهو الموعد الذی تم کتابة الرسالة فیه، ویجب أن یوجد فی أعلى الصفحة سواء من جهة الیمین أو من جهة الیسار.
3- العنوان الرئیسی للرسالة
یجب أن یدل العنوان على الغرض المباشر من إرسال الرسالة للجهة المرسل إلیها.
4- نص الرسالة الإداریة
هو النص الأساسی للرسالة ویتم کتابته باختصار دون تطویل، على أن یوضح الغرض المطلوب من الرسالة.
5- اسم کاتب الرسالة
ویکتب به اسم الموظف أو الشخص الذی قام بإرسال الرسالة.
6- تحیات الرسالة
وهی تحیات تستخدم عند کتابة رسائل إداریة بصفة خاصة، وغالباً ما توضع فی بدایة الرسالة، وعادة یتم استخدام جملة تحیة طیبة وبعد، أما فی نهایة الرسالة یتم وضع جملة مع فائق الاحترام والتقدیر کنوع من الشکر والثناء لمستقبل الرسالة.
7- التوقیع
یعرف التوقیع بأنه حروف أو کلمات تدل على شخصیة کاتب الرسالة ومن هو، ویتم وضعها فی آخر الصفحة.
8- المرفقات
هی وثائق یتم وضعها داخل الرسالة الإداریة وتعمل على تدعیم الهدف المرغوب من الرسالة.
أهمیة الرسالة الإداریة
تمتلک الرسائل الإداریة أهمیة کبیرة خاصة فی بیئة العمل وتتلخص تلک الأهمیة فی عدة نقاط کالتالی:
تعتبر الرسالة وسیة اتصال بین إدارات العمل، والأقسام المختلفة، سواء کان ذلک داخل نطاق بیئة العمل الداخلی، أو خارج النطاق لیشمل مؤسسات أخرى.
توفر الرسائل الوقت والجهد، فبدلاً من ذهاب الشخص نفسه إلى المکان المحدد لتوضیح طلباته، فیقوم بإرسال الرسالة التی تفی بالغرض وتحقق المطلوب فی وقت أقل وبمجهود أقل.
تعتبر الرسائل مستند رسمی یمکن الرجوع إلیه فی حال وجود مشکلة أو أمر ما یتعلق بموضوع الرسالة.
یمکن استخدام الرسائل الإداریة کوسیلة إعلانیة، وبصفة خاصة فی الشرکات التی تعمل فی مجال التجارة، وترغب فی نشر العدید من الإعلانات.
اقرأ أیضًا: ألغاز صعبة جدا مع الحل وکیف تقوم بحل الألغاز بسهولة
أنواع الرسائل الإداریة
رسالة اداریة الى مدیر المدرسة
یوجد عدة أنواع من الرسائل الإداریة التی یمکن تقدیمها للمدیر أو رئیس مجلس الإدارة وهم کالآتی:
1- الرسائل الإداریة العامة
تستخدم هذه النوعیة من الرسائل بین إدارات العمل المختلفة لتعزیز الاتصال والروابط بین تلک الإدارات، وتحتوی على المواصفات الخاصة بالرسائل الرسمیة، وتختلف تلک النوعیة من الرسائل حسب الهدف الخاص بالرسالة، فنجد رسائل تحتوی على معلومات عامة تخص جمیع الموظفین، فی حین أنه توجد رسائل أخرى تحتوی على بیانات تخص قسم محدد فی بیئة العمل.
2- المذکرة الإداریة
وهی نوع آخر من أنواع الرسائل الإداریة، ولکنها تتمیز بالحجم الصغیر الذی لا یتعدى صفحة واحدة، وتضم تلک الرسالة على المعلومات الهامة بطریقة مباشرة، وتستخدم بغرض التذکیر بحدث یومی، أو التکلیف بمهمة معینة.
3- التقریر الإداری
یکون عبارة عن مجموعة معلومات تم کتابتها، أو یمکن أن یکون شفهیاً بالحدیث عن موضوع محدد، وتقدیم تفسیر البیانات وتوضیحها على النحو المطلوب، والغرض من کتابة هذا التقریر، وتساعد تلک النوعیة من الرسائل على تنفیذ الإجراءات اللازمة خلال بیئة العمل.
نصائح عند کتابة الرسائل الإداریة
الحرص على استخدام المغلفات الرسمیة، والتی یکون لها غلاف یضم بیانات خاصة بالجهة المرسلة للرسالة وذلک فی حال الجهة المرسلة کانت رسمیة.
الاهتمام بکتابة الألقاب داخل الرسالة.
الإشارة إلى وجود نسخ أخرى من الرسالة إذا کانت مرسلة لأکثر من جهة أو أکثر من شخص.
اقرأ أیضاً لمزید من الإفادة: نموذج سیرة ذاتیة باللغة العربیة مع نصائح لکتابتها
وفی ختام موضوعنا عن رسالة اداریة الى مدیر المدرسة نتمنى أن نکون قد أفدناکم بما قدمناه لکم من معلومات حول ذلک الموضوع.
