محتویات
١ نظم المعلومات الإداریة
١.١ عناصر نظم المعلومات الإداریة
١.٢ أهمیة نظم المعلومات الإداریة
١.٣ مراحل نظم المعلومات الإداریّة
١.٤ معاییر نظم المعلومات الإداریة
١.٥ شروط نظم المعلومات الإداریّة
١.٦ تقاریر نظم المعلومات الإداریة
١.٧ میّزات نظم المعلومات الإداریة
١.٨ تخصص نظم المعلومات الإداریة
نظم المعلومات الإداریة
Management Information System, ویرمز لها اختصاراً بـ (Mis), وهی أحد فروع علم الحاسوب، ویهدف هذا الفرع إلى دمج أکثر من علم فی علم واحد وهی تقنیة المعلومات وعلوم الحاسبات والإدارة، وجاء هذا النوع من الأنظمة للمساهمة فی نباء الأنظمة الحاسوبیة التی تعتمد على التکنولوجیا، وتقدیم الخدمة للمدراء داخل إطار المنظمة، کما وتدعم المنظمات وتساعدها على إنجاز النشاطات والأعمال المختلفة من خلال مجموعة من المهام المحاسبیّة، وبالتالی دعم عملیة صنع القرار واتخاذه.
وکما تستحضر نظم المعلومات الإداریة المعلومات حول ماضی المنظمة، وتجمع المعلومات حول حاضرها وخاصة فیما یرتبط بالأنشطة المؤسسة لمساندة الإدارة ودعمها لاتخاذ القرار الأنسب من بین مجموعة من الخیارات المتاحة، ویساهم استخدام هذا النوع من النظم فی الحد من کمیّة الأعباء التی تقع على عاتق الإدارة، وخفض قیمة المصاریف المالیة التی یتحملها الموظفون بالإضافة إلى تخلیصهم من العمل الروتینی وملله، وتحفیزهم معنویاً، ویمکن لهذا النوع من فروع علم الحاسوب إفادة إدارات المنظمات على الصعیدین الداخلی والخارجی من خلال إمدادها بالمعلومات اللازمة وتوزیعها على کافة مستویاتها.
عناصر نظم المعلومات الإداریة
تعتمد نظم المعلومات الإداریة على خمسة عناصر رئیسیة لتتمکن من تزوید الإدارة بالمعلومات التی تطلبها لأداء العملیة الإداریة بکل کفاءة وفعالیة، وهی:
الأجهزة: وهی المعدات التکنولوجیة والتقنیة اللازمة لاحتواء عملیة دعم القرار فی المنظمة، ولتمکن الأفراد من القیام بالإجراءات فیما یتعلق بالبیانات باستخدام برمجیات خاصة.
البرمجیات، هی حزمة من العملیّات والإجراءات الحاسوبیّة المتکاملة التی یتم استخدامها لإیجاد حل لمسألة ریاضیّة ما، أو عملیّة إحصائیة أو تحریر صیغة ما وتصحیحها أو أداء عملیة ما.
البیانات (Data): هی مجموعة من الحقائق الموضوعیّة التی تکون غیر مترابطة فی ماهیتها، ویمکن استقطابها وجمعها بالبحث والتسجیل والملاحظة، أو یمکن وصفها بأنّها المادة الخام للمعلومات قبل إجراء أی عملیة معالجة علیها.
الإجراءات، وتتضمن عملیة تصمیم البرمجیات وتوثیقها.
الأفراد، ویعتبر العنصر الأساسی فی نظم المعلومات الإداریة، ویکمل دور العناصر الأخرى، حیث یُعتبر المستخدم والمشغّل لهذه العناصر الأخرى.
أهمیة نظم المعلومات الإداریة
توفیر المعلومات للإدارة وتهیئتها فی الوقت المناسب؛ لمساعدتها وتحفیزها على اتخاذ القرار الفعّال والصحیح.
استغلال مصادر المعلومات ومواردها داخل المؤسسة وإحکام السیطرة على المعلومات الواردة جمیعها.
اتخاذ القرارات الصائبة داخل المنظمة، وربط جمیع أطراف المنظمة المورّدة للمعلومات والمنتجة لها مع بعضها البعض.
إرسال المعلومات التی تحتاجها المستویات الإداریة وتزویدها بها عند ما تحتاج لها المستویات، وذلک بهدف ممارسة وظائف العملیة الإداریة.
تسهیل عملیة مشارکة المعلومات وتبادلها بین المستویات الإداریة عبر الشبکات داخل المنظمة وعلى الصعید العالمی.
تمکین المستویات الإداریة على تخزین المعلومات وحفظها وإدخالها ضمن نطاق عملیات معالجة واسترجاعها فی الوقت المناسب بالاعتماد على تقنیة البث الانتقائی للمعلومات SDI.
الکشف المبکر عن الثغرات والانحرافات فی العملیات والوظائف وتقییمها عن طریق التزود بالمعلومات الدقیقة حول کیفیّة أدائها.
تسهیل عملیّة التنبؤ بالمستقبل والتخطیط له بکفاءة وفاعلیة عالیة، وذلک بالاعتماد على احتمالات تخضع لعدة دراسات، مع الحرص على إیجاد اقتراحات بدیلة للموجودة أصلاً فی حال اکتشاف خلل ما.
إمداد المستویات الإداریّة بالتقاریر بمختلف أشکالها فی الوقت المناسب.
إنجاز العملیّات الإداریة بسرعة عالیة وکفاءة وفاعلیة، بالاعتماد على أقل عدد ممکن من الأیدی العاملة.
تمکین المنظمة القدرة العالیة على استغلال قدرات الحاسوب فی إنجاز مهامها.
تحلیل البیانات والمعلومات والنظم داخل إطار المنظمة.
تمکین المنظمات من دخول سوق المنافسة ودعم وضعها التنافسی وتقویته.
رفع مستوى الکفاءة والفاعلیّة.
التخلّص من الفساد الإداری، والقضاء علیه تماماً، من خلال الاعتماد على الحاسوب بإنجاز المهمات.
تحسین العملیة الإنتاجیّة ورفع مستویاتها.
المساهمة فی توفیر الوقت والجهد.
منح المهام الاستراتیجیة وقتاً أکبر من خلال تقلیل الوقت اللازم للاهتمام بالأعمال الروتینیة.
مراحل نظم المعلومات الإداریّة
جمع البیانات، وهی عملیّة استیراد البیانات من مصادرها فیما یتعلّق بقضیة ما تعالجها المنظمة وتنجزها.
تحلیل البیانات.
إعداد القوائم البیانیة.
اتخاذ القرار المناسب من بین مجموعة من البدائل والاقتراحات المتوفرة بین یدی الجهة المختصة بصنع القرار واتخاذه.
معاییر نظم المعلومات الإداریة
تعتمد نظم المعلومات الإداریة على مجموعة من المعاییر حتى تنجز عملها على الوجه المطلوب، وهی:
الدقة: یُعتبر هذا المعیار ضروریاً فی نظم المعلومات الضروریة؛ نظراً للاعتماد علیه بشکل کامل فی عملیة صنع القرار، إذ یشترط صحّة البیانات والمعلومات ومصداقیتها.
حداثة المعلومات، وهی الحصول على المعلومات من مصادرها، فی الوقت التی یحتاجها مستوى إداری ما شرط أن تکون حدیثة.
التکاملیة، یقتضی هذا المعیار وضع کم وفیر من المعلومات بین یدی متخذ القرار حول قضیة معیّنة.
الإیجاز والوضوح، ویشترط هذا المعیار تقدیم معلومات معیّنة ترتبط بشکل مباشر فی القضیة المعنیّة، وعدم تشتیت متخذ القرار بتزویده بمعلومات غیر ضروریة.
الارتباط والملائمة، ویهدف هذا المعیار لمساندة محلل النظم على أداء عمله من خلال تقدیم معلومات مترابطة مع بعضها البعض، وتلائم القضیة الواجب تحلیلها وإنجازها.
توفّر المعلومات، وتقتضی سهولة الحصول على المعلومات وعدم تعقید ذلک.
شروط نظم المعلومات الإداریّة
یُشترط على من یرغب العمل فی مجال نظم المعلومات الإداریة توافر مجموعة من الشروط والبرامج بین یدیه، ووفق إمکانیّاته وقدرته وخبراته العلمیة والعملیة ومنها:
القدرة على التعامل مع البرامج الخاصة بالبرمجة ومنها (Visual Fox Pro, Dotnet, SQL, ACCESS, Oracle, CrystalReport.
الکفاءة والاحترافیّة فی استخدام مجموعة من تطبیقات مایکروسوفت (Microsoft Office) وهی Word, EXcel, Power Point, Access, Outlook, Infopath.
القدرة على التعامل مع مجموعة من برامج المراقبة وإجادتها باحترافیّة مثل Camtasia, Keylogger, WINPATROL, Process Explorer.
التعامل مع برامج الشبکات: VeroniSoft IP Monitor, Network Watcher, Network Defense.
إمکانیّة التعامل مع برامج الفیروسات ومعالجة الصور، والنصوص، وضغط الملفات.
تقاریر نظم المعلومات الإداریة
یلجأ مستخدمو نظم المعلومات الإداریّة إلى إصدار نوعین رئیسیّین من التقاریر وهی:
التقاریر الدوریة (Periodic Reports): وهی عبارة عن تقاریر تصدرها الجهة المختصّة کل فترة معیّنة من الزمن، قد تکون أسبوعیّة أو شهریة أو سنویة.
التقاریر الخاصة (Special Purpose Reports): وهی عبارة عن تقاریر یتم إصدارها واستخراجها بناءً على متخذ القرار فی الأوقات الطارئة، أو عند طلب هذا المستخدم للنظام هذه المعلومات.
میّزات نظم المعلومات الإداریة
منح صورة عامة حول المنظمة أو المؤسسة.
تأدیة دور الاتصال والقیام بعملیة التخطیط.
توفیر کم من البیانات الخاصة بالعملاء، وإبداء ردود فعل من الممکن أن تقدّم المساعدة والعون للمنظمة فی إنجاز الإجراءات والأعمال.
إنجاز أنشطة خاصة بالتسویق والترویج المباشر.
یمنح نظم المعلومات الإداریة للمنظمة میزة تنافسیّة تمکنها من إنجاز الأنشطة بکفاءة وفاعلیة وبأقل وقت وجهد وتکلفة.
تخصص نظم المعلومات الإداریة
یعدّ تخصص نظم المعلومات الإداریة من أکثر التخصصات تمیزاً؛ وذلک نظراً لاهتمامه بعملیّة تسهیل إنجاز الأنشطة الاستراتیجیّة والتشغیلیة وتحلیلها، کما وأنّه من الممکن اعتبار هذا التخصص من الناحیة الأکادیمیّة للتنویه إلى کیفیّة دراسة تمکین الأفراد من تقییم الأنظمة وتصمیمها وتنفیذها وإدارة استخدامها، وبالإضافة إلى تولید المعلومات واستحداثها، ویستفاد من ذلک بإضفاء عنصری الکفاءة والفاعلیة على عملیّة الإنتاج ویکون ذلک داخل إطار أنظمة یُطلق علیها نظم دعم القرار، والنظم الخبیرة، ونظم المعلومات التنفیذیة.
