/ پژوهش

چک لیست برگزاری موفق یک همایش

      چک لیست برگزاری موفق یک همایش
      چک لیست ۶۰ موردی برگزاری همایش‌ها
      مراحل برگزاری همایش‌ها 
         قبل از اجرا
         - حین اجرا
         - بعد از اجرا
      چک لیست جلسات کنفرانس
      چک لیست خرید تجهیزات سالن کنفرانس
      چک لیست اجرای همایش
         انتخاب سالن کنفرانس

چک لیست برگزاری موفق یک همایش

- طراحی و چاپ کلیه امور تبلیغاتی شامل: تهیه دعوتنامه و ارسال به مدعوین، پوستر، لوگو، سربرگ و فولدر

ü دفترچه سفر شامل: برنامه اجلاس، نقشه اطلاعات تهران، ایران و شماره تلفن‌های ضروری
ü بنر پشت سن
ü چاپ استند راهنما
ü استندهای خوش آمد گویی
ü کارت دعوت افتتاحیه
ü هماهنگی با مبادی ذیربط (وزارت امور خارجه، بهداشت، ارتباطات راه و ترابری، شهرداری، صدا و سیما، نیروی انتظامی، راهنمایی و رانندگی و رسانه‌ها)
ü کارت دعوت ضیافت
ü کارت دعوت اختتامیه
ü کارت سینه
ü پلاکارد، بیلبورد و استند
ü پاکت 5A، 4A
ü بروشور و بولتن
ü کنداکتور اجلاس

12) ایجاد کارگاه‌های تخصصی و آموزشی
13) احداث خوابگاه‌ها، نهار خوری و نمازخانه موقت در زمان اجلاس
16) صندوق بانک شعبه ریالی و ارزی
17) تجهیز مکان مناسب جهت استقرار ستاد اجرایی و دبیرخانه
ü راه اندازی واحد بین الملل شامل " مدیر، مترجم، کارشناس، تایپیست، کارپرداز، منشی"
ü تجهیزات دبیرخانه‌ای شامل " تلفن، تلفن سانترال، کامپیوتر، پرینتر، دستگاه کپی، فاکس، تجهیزات اداری"
ü تخصیص محل دبیرخانه موقت اجلاس از تاریخ عقد قرارداد تا پایان اجلاس
18) تجهیز دبیرخانه داخلی (با کلیه امکانات مورد نظر)
19) ایجاد واحد بین الملل جهت دعوت از میهمانان کشورهای خارجی
20) پیش بینی انبار تدارکاتی و پشتیبانی
21) آماده سازی دفتر رئیس همایش
22) آماده سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات تخصصی
23) آماده سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات جانبی و کارگاه‌ها
24) آماده سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات محرمانه ستادی
25) اعلام زمان نصب و توزیع پوسترها جهت فراخوان
26) طراحی و ساخت تریبون و یک راند سن (دکور)
27) ساخت باجه تحویل امانات (موبایل، کیف و ...)
28) تهیه البسه هماهنگ جهت کلیه عوامل اجرایی و تشریفاتی
29) امور مورد نیاز کمیته اطلاع رسانی شامل " دستگاه فاکس، گوشی تلفن، اینترنت و کپی پرسرعت"
30) گل آرایی و آذین بندی، زیبا سازی سالن‌های افتتاحیه
31) مترجمین همزمان زبان‌های انگلیسی، عربی، روسیه، فرانسه و ترکی
32) مترجمین کتبی
33) مترجمین همراه
34) انجام امور گمرکی فرودگاه‌ها
35) تأمین نیروی خدمات و نظافت عمومی
36) تأمین نیروی راهنما
37) تأمین نیروی کارشناسی
38) تأمین نیروی دبیرخانه و بین‌الملل
39) پیش بینی ترابری و لجستیک در طول ایام حضور میهمانان خارجی در هتل و محل اجلاس با خودروهای تشریفاتی
ü بنز تشریفات روسای هیئت
ü سمند یا پژو
ü اتوبوس تشریفات
ü مینی بوس
40) تأمین نیروی توزیع هدایا و جوایز
41) تأمین نیروهای قسمت check side به همراه سیستم‌های کامپیوتر
42) تأمین نیروی میز پروتوکل هتل محل اقامت
44) مدیر تشریفات
45) جایگاه اختصاصی تشریفات فرودگاه CIP
46) پاویون دولت (هماهنگی با نهاد محترم ریاست جمهوری)
47) کارشناس میز پروتکل فرودگاه
48) تأمین نیروی توزیع هدایا و جوایز
49) سرویس و تجهیز هتلینگ در صورت اختصاص فضای غیر از هتل که می‌بایست به عنوان هتل استفاده گردد مانند: میهمانسراها یا فضاهای مشابه
50) خدمات زمینی بار مسافرین
51) انجام امور روادید و هماهنگی CIP و پاوین دولت
52) 5هماهنگی با دفتر هواپیمایی ج.ا.ا و برخی آژانس‌های هواپیمایی برای همکاری در مواقعی که تاریخ و بلیط پروازی میهمانان
53) هواپیمایی اختصاصی
54) پرواز چارتر
55) انجام کلیه امور آماری، نظرسنجی عمومی، فنی، کیفی، تکمیل فرم راهبردی و ...
56) تأییدیه برق منطقه‌ای، آب، مخابرات و ...
57) تهیه پرچم کشورهای مدعو جهت نصب در سالن اجلاس (تشریفات و اهتزاز- رومیزی)
58) تاکسی سرویس
59) تنظیم برنامه‌های بازدید سیاحتی ویژه میهمانان خارجی و تورهای داخل شهر (بازدید- خرید)
60) تور گاید برای شهرهای مختلف گردشگری
61) تمهیدات تشریفاتی از بدو ورود تا هنگام خروج در فرودگاه، هتل، محل برگزاری
62) طراحی و راه اندازی سایت اجلاس بر اساس نیاز کمیته‌های تخصصی و اهداف اجلاس
66) تعیین مجری و اداره کننده مراسم روزهای مجالس
67) تعیین قاری کلام ا... برای برنامه‌های ایام اجلاس (افتتاحیه، اختتامیه و سایر مراسم‌های رسمی اجلاس)
68) نور پردازی حرفه‌ای جهت سالن اصلی و نمایشگاه جانبی
69) سیستم صوتی حرفه‌ای در داخل سالن‌ها، کارگاه‌های جانبی، نمایشگاه و خارج سالن
70) نمایشگر جهت ارائه سخنرانی
71) پذیرایی میان وعده نهار و شام نیروهای یگان حفاظت
ü پذیرایی میان وعده نهار شام نیروهای اجرایی
ü پذیرایی نهار برای مقامات
ü گروه حفاظت و امنیت اجلاس:
ü پذیرایی صبحانه و نهار و میان وعده و شام
ü محل اسکان پرسنل حفاظت و امنیت
72) آماده سازی محل‌های پذیرایی به همراه سرویس کامل پذیرایی و میهماندار تشریفات
73) هدیه سنتی ایرانی جهت میهمانان خارجی و هدیه مخصوص VIP
74) نرم افزار مخصوص ثبت نام صدور کارت و صدور گواهی و نمره بندی گواهینامه
75) بالن‌های گازی و بادی همراه به حک آرم و شعار
76) تهیه و ساخت مولتی مدیا (حاوی اطلاعات مربوط به همایش و اسپانسرها)
77) طراحی و ساخت کتیبه و سر در ورودی محل برگزاری
78) نصب و راه اندازی شبکه اینترنت پرسرعت و بی‌سیم
79) برپایی غرفه عکس و تدارکات حمل ویژه عکسبرداری
80) گروه فیلم برداری ویژه جهت ساخت کلیپ
81) گروه عکس برداری جهت اهدای عکس به مدعوین بر پایه غرفه عکس و تدارکات حمل و نقل ویژه عکسبرداری
82) تهیه کلیپ‌های صوتی و تصویری
83) گروه فیلم برداری با ادوات کاملاً حرفه‌ای و تجهیزات میکس و مونتاژ به همراه سوئیچ
84) تهیه سی دی عکس‌های مربوط به مراسم (آلبوم دیجیتال)
85) ویدئو پروجکشن به همراه سیستم و پرده نمایش
86) نیم پلیت و استندهای رومیزی اسامی سخنرانان و سازمان‌های مدعو
87) نقشه کشی پلان نمایشگاه
88) اجرای نمایشگاه با سازه اسپیس فریم- پانل
89) سازه‌های Space جهت بناهای Out door
90) تزیین غرفه‌های نمایشگاه
91) وسایل اضافی و تجهیزات نمایشگاهی- میز و صندلی و ویترین
105) نصب دوربین‌های مدار بسته

چک لیست ۶۰ موردی برگزاری همایش‌ها

برگزاری همایش، کاری سخت و پرزحمت است که ریزه‌کاری‌های زیادی دارد. اگر قصد برگزاری یک همایش خوب و بی نقص را دارید، باید از مدتها قبل به فکر آن باشید.در این نوشته می‌خواهیم لیست اقدامات موردنیاز برای برگزاری همایش را برای شما بیان کنیم. اگر در برگزاری همایش کم تجربه هستید، حتما این نوشته را بخوانید تا با کارهای لازم برگزاری رویدادها و همایش‌ها بیشتر آشنا شوید.
چک لیست یا فهرست اقدامات، یک ضرورت برای ایجاد نظم و عامل موفقیت هر همایش یا کنفرانسی محسوب می‌شود. این چک لیست به شما کمک می‌کند که بدانید چه کارهایی را باید قبل از برگزاری همایش انجام دهید:
-----
- مشخص کردن اهداف، عنوان همایش، نوع، زمینه و دستاوردهای همایش ( ۶ ماه تا یک سال قبل از برگزاری همایش)
- بودجه‌بندی و تخمین و تقسیم هزینه‌ همایش
- تعیین تاریخ برگزاری همایش
-----
- انتخاب محل برگزاری و سالن همایش
- دبیر همایش / اعضای کمیته علمی و اجرایی (داوران) / سخنرانان اصلی همایش
- مشخص کردن مدعوین داخلی و خارجی
-----
- ارائه روشهای ثبت نام شرکت کنندگان در همایش
- فکر کردن درباره روش‌های جذب مخاطب و بازاریابی
- تعیین راه‌های جذب حامیان مالی/ اسپانسرهای همایش
-----
- تعیین محل و رزرو محل اسکان میهمانان خارجی و داخلی
- طراحی و چاپ کلیه امور تبلیغاتی
- تهیه پروپوزال همایش
-----
- طراحی لوگو
- راه اندازی وب سایت همایش
- باز کردن حساب بانکی برای ثبت نام شرکت کنندگان همایش
-----
- مشخص کردن هدایا، جوایز و تندیس‌های لازم
- تماس و هماهنگی با خبرنگاران و خبرگزاری‌ها
- بنر و استندهای روی سِن، خوش‌آمد گویی و تابلوهای راهنما در اطراف محل برگزاری
- کارت‌های دعوت افتتاحیه، مراسم و اختتامیه
-----
- تعیین مجری و اداره کننده مراسم روزهای همایش
- تعیین قاری کلام ا… مجید
- هماهنگی با ارگان‌های ذیربط (وزارت امور خارجه، ارتباطات، صدا و سیما، نیروی انتظامی، راهنمایی و رانندگی و… همچنین رسانه‌های مورد نیاز)
- کارت یا پرچ سینه / کارت گردنی و کاور برای نیروهای اجرایی سالن
- پاکت A4 و A5
- بروشور و بولتن
-----
- تهیهٔ پاورپوینت و فایل ارائه برای سخنرانان
- کنداکتور همایش و چاپ کنداکتور برای شرکت کنندگان
- ایجاد کارگاه‌های تخصصی و آموزشی
- تعبیهٔ نمازخانه، ناهار خوری و خوابگاه (در صورت لزوم) در زمان برگزاری همایش
- تجهیز مکان مناسب جهت استقرار ستاد اجرایی و دبیرخانه
- راه اندازی واحد بین الملل شامل مدیر، مترجم، کارشناس، تایپیست، کارپرداز، منشی
- تجهیزات دبیرخانه‌ای شامل تلفن، تلفن سانترال، کامپیوتر، پرینتر، دستگاه کپی، فاکس، تجهیزات اداری
- پیش بینی انبار تدارکات و پشتیبانی
- آماده سازی مکان‌های مناسب جهت برگزاری جلسات محرمانه
-----
- اعلام زمان نصب و توزیع پوسترها جهت فراخوان
- طراحی و ساخت تریبون
- پرچم در ابعاد بزرگ و کوچک برای روی سن و روی میز سخنرانان
- ساخت باجه تحویل امانات (موبایل، کیف و…)
- تهیه لباس‌های تشریفات هماهنگ جهت کلیه عوامل اجرایی و تشریفاتی
- گل آرایی و آذین بندی، زیباسازی سالن‌های همایش
- مترجمین همزمان زبان‌های مدعوین خارجی
- تأمین نیروی خدمات و نظافت عمومی
-----
- تعبیه ژنراتور برق و سیستم تهویه مناسب
- نورپردازی و سیستم صوتی و تصویری سالن همایش
- پذیرایی صبحانه، میان وعده، نهار و شام
- محل اسکان پرسنل حفاظت و امنیت
- برنامه ریزی جهت سیستم ثبت نام، صدور کارت و صدور گواهینامه شرکت کنندگان
- تهیه و ساخت مولتی مدیا و برشورها (حاوی اطلاعات مربوط به همایش و اسپانسرها)
- تیم عکاسی و فیلم برداری جهت مستند سازی، تهیه گزارش و ساخت کلیپ و تیزر
- ویدئو پروجکشن به همراه سیستم و پرده نمایش
- استندهای رومیزی اسامی سخنرانان و سازمان‌های مدعو
- آماده سازی میز اطلاعات
- غرفه سازی نمایشگاه (در صورت لزوم) / امکان ثبت نام غرفه‌ها در سایت
-----
- تعبیه میکروفن (یقه‌ای- بی‌سیم)
- دستگاه ترجمه همزمان به همراه هدفون
- تست میکروفون‌ها و سیستم‌های صوتی و تصویری قبل از ورود میهمانان
-----
- کلیپ برای معرفی همایش و انتشار در شبکه‌های اجتماعی
- لوح‌های یادبود برای سخنران، مهمانان ویژه، مدعوین، تیم اجرایی و…
- فرم نظرسنجی به صورت آنلاین یا آفلاین
- فراهم کردن محل مناسب برای پارکینگ مهمانان

مراحل برگزاری همایش‌ها 

قبل از اجرا

مشخص نمودن عنوان همایش

این کار طی هماهنگی با رئیس محترم سازمان و مسئول مستقیم مربوطه صورت می‌پذیرد

قبل از اجرا

برنامه ریزی و زمان بندی:

- کسب اطلاعات جزئی و کامل از مسئول مربوطه
- برگزاری جلسات لازم با بخش‌های مرتبط داخل و خارج سازمانی
- تامین اعتبار لازم
- تدوین طرح اجرایی همایش
- مد نظر قرار دادن چک لیست برگزاری همایش‌ها 
- تعیین سالن

مؤلفه‌های انتخاب سالن همایش:

- تعداد شرکت کنندگان و ظرفیت سالن
- امکانات سالن از قبیل سیستم صوتی، تصویری، سرمایش و گرمایش و تهویه هوا، نور، سرویس بهداشتی و ...
- دسترسی شرکت کنندگان به مکان همایش
- مکان پارک خودروها و وسایل ایاب ذهاب
- فضای مناسب برای ثبت نام، پذیرایی و برگزاری نمایشگاه جنبی
- وجود امکانات اضطراری از جمله موتور برق، وسایل اطفاء حریق، خروج اضطراری و ...
- تبلیغات

اطلاع رسانی برگزاری همایش به صورت‌های زیر انجام می‌پذیرد:

- ارسال نامه و دعوت نامه به مسئولان وزارت مطبوع، استانی، شهرستانی و مدیران و همکاران سازمانی
- نشست خبری با اصحاب رسانه
- آفیش رسانه‌های جمعی
- ارسال خبر به صدا و سیما، مطبوعات و خبرگزاری‌ها
- تبلیغات محیطی از جمله پوستر، تلوزیون‌های شهری، بنر، اسند و تراکت
- شبکه مجازی
- ارسال پیامک
- تهیه و تنظیم نشریه و بروشور

قاری، مجری و برنامه‌های جانبی:

- تعیین قاری، مجری و برنامه‌های جانبی
- برگزاری جلسه با مجری جهت انتقال اطلاعات مورد نیاز از همایش
- حضور قاری و مجری حداقل نیم ساعت قبل از شروع برنامه برای هماهنگی‌های نهایی
- برنامه‌های جانبی مواردی از قبیل پخش کلیپ، اجرای موسیقی زنده، سرود و ... می‌باشد.
- تهیه کلیپ‌های مرتبط:
- سرود جمهوری اسلامی
- سرود سازمانی
- دستاوردهای سازمان
- کلیپ تخصصی
- کلیپ‌های جنبی جهت جذابیت برنامه
- تدوین سین برنامه 

سین برنامه با توجه به نکات زیر تدوین می‌گردد:

- مدت زمان برنامه
- تعداد سخنرانان
- محتوای سخنرانی‌ها
- برنامه‌های جنبی(کلیپ، موسیقی، سرود و ...)
- زمان پیش بینی شده تقدیر و تشکر

آماده سازی سالن:

- بررسی تمیز بودن سالن
- تعیین مکان VIP (خبرنگاران، مسئولین و میهمانان)
- کنترل سیستم‌های صوتی و تصویری، تهویه،  نور و درب‌های ورودی و خروجی
- کنترل وسایل پذیرایی 
- کنترل کمی و کیفی اقلام در نظر گرفته شده جهت پذیرایی (VIP و عمومی)
- چینش اقلام مورد نیاز سخنرانان پشت تریبون و یا میز سخنرانی
- مشخص نمودن نحوه پذیرایی و استقرار تجهیزات مورد نیاز

شیوه چیدمان سالن و محیط بیرونی همایش

- نصب عنوان همایش به صورت بنر پشت سن  و روی تریبون
- نصب بنر خوش آمد بیرون سالن و پایین سن
- طراحی چیدمان سن و محیط داخلی سالن
- جانمایی استندهای مربوطه
- نصب بنرهای راهنما در محیط و سالن  (از خیابان تا محل استقرار شرکت گنندگان)
- گل آرایی و تهیه سبد گل برای روی تریبون، سن و میز مهمانان ویژه
- هماهنگ کردن رنگ رومیزی‌ها، استندها، بنرهای عنوان و خوش آمد و سایر موارد.

مقدمات ثبت نام:

- تهیه لیست شرکت کنندگان و مدعوین
- تهیه کارت شناسایی شرکت کنندگان و مدعوین
- تهیه پک هدایا
- استقرار کادر اجرایی جهت ثبت نام
- تهیه وسایل لازم جهت نام نویسی
- تهیه فرم‌های ثبت نام

مشخص نمودن کادر اجرایی و توجیه شرح وظایف:

کادر اجرایی عبارتند از:

- مسئول تشریفات، استقبال و بدرقه
- ثبت نام کنندگان
- مسئول ارتباط با اصحاب رسانه
- مسئول ارتباط با مجری، اتاق فرمان و برنامه‌های جانبی
- امور سمعی و بصری و تهیه خبر
- مسئولان پذیرایی
- مسئول آماده سازی سالن
- نیروهای خدماتی

مقدمات بخش تقدیر و تشکر

- تهیه لیست تقدیر شوندگان
- تهیه تندیس
- تهیه لوح تقدیر
- مشخص نمودن نحوه و ترتیب اهداء تقدیرنامه
- تهیه اسلاید معرفی تقدیر شوندگان
- انتخاب موزیک مناسب مراسم اهداء لوح

- حین اجرا

ثبت نام
با استقرار ثبت نام کنندگان مراحل زیر انجام می‌شود:
- تکمیل فرم‌های ثبت نام توسط شرکت کنندگان
- تحویل پک‌های تهیه شده (حاوی سین برنامه-  برشور، کتابچه و نشریه مرتبط- خودکار- کاغذ یا دفترچه- فرم نظرسنجی و ... )
- تحویل کارت شناسایی همایش
- تحویل ژتون غذا و پذیرایی
- هدایت به سمت سالن برگزاری

تشریفات استقبال و بدرقه

- استقرار یک الی دو نفر از مسئولین جلو درب ورودی جهت خوش آمد گویی به شرکت کنندگان
- هدایت میهمانان ویژه (مسئولین، اصحاب رسانه و ...) به جایگاه VIP توسط عوامل اجرایی تعیین شده
- بدرقه مهمانان عالی رتبه و خاص به خارج از سالن
- اعلام ورود مسئولین و مهمانان ویژه به مسئول ارتباط با مجری برای بیان خیر مقدم و تشکر از حضور

ارتباط با رسانه‌های جمعی

- هماهنگی جهت مصاحبه تلویزیونی
- هماهنگی جهت نشست خبری
- هماهنگی جهت مصاحبه اختصاصی جراید
- ارتباط موثر و مداوم با اصحاب رسانه جهت انعکاس هر چه بیشتر همایش
- امور سمعی و بصری
- تهیه عکس
- تهیه فیلم
- تهیه فایل صوتی
- گرفتن عکس یادبود دستجمعی
- پشتیبانی از امور صوتی و تصویری سالن
- ارسال آنلاین اخبار
- هم‌زمان با سخنرانی هر فرد، مطالب مهم ذکر شده همراه با عکس بلافاصله در شبکه‌های مجازی انتشار می‌یابد

مدیریت شرایط خاص

- هماهنگی لازم در موارد خاص با رئیس محترم سازمان
- هماهنگی لازم با مجری در مواقع اضطراری تغییر برنامه
- ایجاد هماهنگی با اتاق فرمان جهت اجرای هر چه بهتر برنامه ( نور،صدا، پخش کلیپ و ...)
- تذکرات لازم در خصوص عدم رعایت مدیریت زمان توسط سخنرانان
- ایجاد نظم در زمان اهداء لوح تقدیر

نظارت بر انجام صحیح امور از قبیل

- رعایت سین برنامه
- نحوه صحیح پذیرایی عمومی و VIP
- ثبت نام
- ورود و خروج و تجمع شرکت کنندگان
- جمع آوری فرم‌های نظرسنجی
- و ...

- بعد از اجرا

- جمع آوری تجهیزات و امکانات برده شده به سالن
- تحلیل فرم‌های نظرسنجی و ارائه بازخورد
- برگزاری جلسه نقد و بررسی همایش جهت اصلاح عملکرد در همایش‌های آتی
- پیاده کردن فایل صوتی و تهیه خبر و ارسال آن به رسانه‌هایی که در همایش حضور نداشتند و آماده سازی برای چاپ در نشریه داخلی سازمان
- بارگزاری خبر و تصاویر همایش بر روی پورتال سازمان
- آرشیو فایل‌های صوتی و تصویری همایش

پیشنهادات اداره روابط عمومی برای برگزاری دومین همایش تعالی سازمانی

- تدوین شعار ویژه همایش
- طراحی بنر با لحاظ شدن عنوان همایش، شعار مربوطه و تصویر تندیس اخذ شده
- تهیه بنر 3 متر در 3 متر جهت استقرار بر روی سن
- تهیه بنر 2 متر در 3 متر جهت استقرار حیاط مقابل درب ورودی سالن
- تهیه استند با مشخصات ذکر شده در بنر
- تهیه بنر جلو تریبون
- چاپ تصویر تقدیرنامه دو ستاره تعالی سازمانی اخذ شده در سال گذشته  بر روی استند
- چاپ بنر حاوی مدل تعالی سازمانی برای نصب جلو میز پانل
- چاپ بنر راهنما و نصب در ورودی کوچه محل سالن برگزاری همایش
- چاپ بنر راهنما جهت هدایت مهمانان به طبقه دوم
- تهیه ماکت از تندیس تقدیرنامه اخذشده در سال گذشته برای استقرار روی سن
- چیدمان استقرار شرکت کنندگان به نحو زیر :

ردیف اول( به عنوان VIP با تعداد ظرفیت 23 نفر)  برای مهمانان ویژه
ردیف دوم و سوم سمت راست (محل استقرار اصحاب رسانه با تعداد ظرفیت 16 نفر)
ردیف دوم، سوم و چهارم، وسط و سمت چپ (محل استقرار مدیران سازمان با تعداد 51 نفر)

- مشخص نمودن بخش‌های ذکر شده فوق با نصب برچسب مربوطه قبل از شروع همایش
- پس از پر شدن کامل طبقه پایین، شرکت کنندگان ارجمند توسط کادر اجرایی به طبقه بالا هدایت شوند.
- کادر اجرایی با لباس متحدالشکل (کت و شلوار و پیراهن یک دست برای آقایان و مانتو شلوار همان رنگ برای خانم‌ها ) و کارت شناسایی با آرم طراحی شده آویز شاخص باشند.
- به تمام کارکنان سازمان بچ سینه داده شود.
- در پک درنظر گرفته شده سرسوئیچی طراحی شده با تندیس تقدیرنامه داده شود.
- خرید خودکار با چاپ عنوان همایش بر روی آن جهت قرار گرفتن در پک
- پخش کلیپ پخش شده در مراسم اختتامیه ارزیابی تعالی
- تلاوت آیاتی چند از کلام الله مجید (پیشنهاد: جناب آقای طاهری/ قاری بین المللی)
- پخش سرود جمهوری اسلامی ایران
- پخش سرود سازمانی
- خوش آمد گویی و اعلام برنامه توسط مجری (پیشنهاد: سرکار خانم کریمی/ مجری توانمند کشوری)
- گزارش تعالی توسط سرکار خانم امین پور مدیر تعالی سازمان
- سخنرانی جناب آقای دکتر قاسمی رئیس محترم سازمان
- سخنرانی یکی از مقامات وزارت خانه‌ای / استانی
- پخش کلیپ تعالی
- تجلیل از تیم‌های تعالی
- اهدای نشان سازمانی به مقامات وزارتی به عنوان ترویج این حرکت در کشور

چک لیست جلسات کنفرانس

چک لیست جلسات کنفرانس
ردیف
عنوان
توضیحات
مکان جلسه
زمان جلسه
موضوع کنفرانس
سخنران
مدعوین
سازمان برگزار کننده
جلسه
الزامات نرم افزاری و سخت افزاری
مسئول فنی جلسه
کارشناس فنی جلسه
نوع کنفرانس
ویدئو کنفرانس
وب کنفرانس
الزامات نرم افزاری - نصب تمامی فونت‌ها و پاورپوینت و Teamviewer و Adobe Connect و ....
کلیپ‌های معرفی جامعه، معرفی سالن  و... بر روی کامپیوتر قبل از شروع همایش
سخت افزاری
دوربین عکاسی و فیلم برداری
سه پایه دوربین
میکروفن متحرک و ثابت
ریمونت متحرک تجهیزات سخت افزاری
پرزنتر رادیویی بی سیم
هدست باسیم
هدست بی‌سیم
مکان هدست باسیم کنار دسته‌های صندلی با امکان انتخاب زبان
مانیتور مجری و مانیتور سخنران
دیتا پروژکتور
پهنای باند
زیرساخت شبکه و کابل شبکه
کیفیت تصویر
کیفیت صدا
فضای جلسه
مکان نسب بنر‌ها
نور
دکور
میز با جلویی (بدون امکان مشاهده زیر میز)
پرچم کوچک رومیزی تمامی کشورها
پرچم بزرگ جامعه الزهرا،  ایران و بقیه کشورها
چک لیست کنترل سالن توسط مسئول سالن و ناظر
مکان پذیرایی کوچک
مکان شارژر مبایل
قفسه گذاشتن وسایل شخصی
اتاق پرو لباس به همراه آینه‌های قدی
کیو آر کد برای نقشه و معرفی جامعه الزهرا س
تبلوهای راهنمای مکان‌ها
نقشه جامعه به ویژه نقشه سالن برای راهنمای مهمانان
لباس متحد الشکل نیروهای خدماتی
گیت‌های ورودی پیشرفته که فلز را تشخیص می‌دهد
فوریت‌های پزشکی به همراه خودروی اورژانس
کپسول‌های آتش نشانی
ژنراتور برق
هواساز و تهویه
تقویت کننده موبایل
 آماده سازی میز اطلاعات
 پیجر و رادیوی نمایشگاه
غرفه سازی نمایشگاه
کامپیوتر به همراه پرینتر، اسکنر، کپی سریع و حرفه‌ای
اور هد پروجکشن
میکروفن (یقه‌ای- بی‌سیم)
دستگاه ترجمه همزمان به همراه هدفون
تلویزیون‌های پلاسما و LCD جهت تبلیغات
دیتا پروجکشن به همراه پرده نمایش، سازه و نوت‌بوک
تلفن و فاکس
تجهیزات سخت افزاری شبکه LAN و اینترنت
تلفن همراه با خط و بدون خط به همراه گوشی موبایل
تجهیزات الکترونیکی مانند تلویزیون، DVD Player، VCD Player

چک لیست خرید تجهیزات سالن کنفرانس

با پیشرفت فناوری تجهیزات کنفرانس، شاهد تبدیل برگزاری نوع سنتی جلسات به مدرن هستیم. اگر به هر دلیلی قصد برگزاری کنفرانس یا همایش را دارید، باید چک لیست مناسبی برای خرید تجهیزات سالن کنفرانس تهیه کنید. با استفاده از این لیست هنگام انتخاب بهترین گزینه، دچار سردرگمی نمی‌شوید.
تهیه این چک لیست و رعایت نکات مربوط به آن چه تاثیری روی کیفیت برگزاری جلسه می‌گذارد؟ با ما در ادامه این مطلب همراه باشید تا لیست اقلام مورد نیاز سالن یا اتاق کنفرانس خود را بشناسید.
آنچه در این مقاله می‌خوانید پنهان
1 نکاتی که قبل از خرید تجهیزات سالن کنفرانس باید رعایت کنید
2 آشنایی با چک لیست خرید تجهیزات سالن کنفرانس
2.1 از تخته وایت برد مناسب همراه با قلم استفاده کنید
2.2 میز و صندلی مناسب انتخاب کنید
2.3 ویدئو پروژکتور تهیه کنید
2.4 از میکروفن کنفرانس رومیزی استفاده کنید
2.5 پنل رومیزی کنفرانس (VSP) فراموش نشود
2.6 تجهیزات صوتی و تصویری مناسب انتخاب کنید
2.7 کابل‌های صدا و تصویر متناسب تهیه کنید
3 جمع‌بندی
نکاتی که قبل از خرید تجهیزات سالن کنفرانس باید رعایت کنید
برای برگزاری یک جلسه یا همایش چه تجهیزاتی نیاز دارید؟ این سوال احتمالا اصلی‌ترین دغدغه شما برای برگزاری یک کنفرانس موفق است. برای این که هنگام خرید دچار سردرگمی نشوید، بهتر است چک لیستی از تجهیزات مورد نظر خود برای جلسه کنفرانس تهیه کنید. در ادامه به بررسی نکات لازم در این چک لیست می‌پردازیم :
-    بررسی کنید که نوع جلسه شما نیاز به سیستم فیلمبرداری خودکار (اتوترک) دارد یا خیر؟
-    میزان بودجه خود را برای خرید تجهیزات مورد نیاز برآورد کنید
-    اندازه و ابعاد سالن برگزاری جلسه را در نظر بگیرید
-    کدام سیستم صوتی برای کنفرانس شما مناسب است؟
-    بررسی نیازمندی به نمایشگر ویدیویی در سالن برگزاری جلسه
-    اگر نیاز به ویدئو کنفرانس دارید، تجهیزات متناسب با آن را تهیه کنید
آشنایی با چک لیست خرید تجهیزات سالن کنفرانس
اگر قصد برگزاری یک کنفرانس و جلسه کاری در سالن کنفرانس سازمان خود دارید، احتمالا با اهمیت تهیه ملزومات و تجهیزات مناسب آشنا هستید. اگر به هر دلیلی از سیستم‌های نامناسب استفاده کنید، کیفیت برگزاری جلسه افت چشمگیری خواهد داشت. معمولا تجهیز و نصب ملزومات سالن کنفرانس برعهده افراد متخصص است. همچنین تنظیمات این تجهیزات توسط همین متخصصان صورت می‌گیرد، اما اساسا چه تجهیزاتی باید بخرید؟ در زیر لیستی از مهم‌ترین سیستم‌های لازم، برای برگزاری کنفرانس را تهیه کرده‌ایم:
-    دوربین کنفرانس متناسب با نوع جلسه
-    میکروفن کنفرانس رومیزی مناسب
-    پنل رومیزی کنفرانس (پنل VSP) جهت برقراری اتصالات
-    میز و صندلی کنفرانسی
-    ویدئو پروژکتور
-    سیستم صوتی جانبی
-    وایت برد و قلم
-    کابل صدا و تصویر
در ادامه این مطلب با برخی از مهم‌ترین موارد در خرید تجهیزات سالن کنفرانس آشنا می‌شوید:
از تخته وایت برد مناسب همراه با قلم استفاده کنید
همانطور که می‌دانید بسیاری از همایش‌ها و کنفرانس‌ها در حوزه کسب و کار برگزار می‌شوند. به همین دلیل گاهی اوقات ارائه آمار، ارقام و یا حتی آموزش اجتناب‌ناپذیر می‌شود. در همین راستا یکی از پرکاربردترین ابزارهای جلسات کنفرانس، تخته وایت برد به همراه لوازم جانبی آن است. وجود این تجهیزات برای ارتقا روند کیفی جلسه بسیار حائز اهمیت است. همچنین از آنجایی که این تخته‌ها قابلیت پاک کردن هم دارند، امکان یادداشت فعالیت‌های روزانه و زمان آنها روی تخته وایت برد وجود دارد.
تخته وایت برد سالن کنفرانس
میز و صندلی مناسب انتخاب کنید
قطعا برای برگزاری جلسات از هر نوعی، نیاز به میز و صندلی داریم. شما باید با توجه به نوع و اندازه اتاق جلسه، اقدام به خرید تجهیزات سالن کنفرانس، ازجمله میز و صندلی کنید. فاصله و ابعاد میزها باید به گونه‌ای باشد که نه زیاد به هم نزدیک و نه زیاد از هم دور باشند. همچنین برای انتخاب صندلی که یکی از مهم‌ترین تجهیزات سالن کنفرانس است، باید هماهنگی نوع و رنگ آن با کل فضای سالن را در نظر بگیرید. این نکته مهم را هم به یاد داشته باشید که در انتخاب صندلی، حتما طراحی ارگونومیک آن را در نظر بگیرید. چرا که این موضوع در راحتی مخاطبین بسیار تاثیرگذار است.
میز و صندلی سالن کنفرانس
ویدئو پروژکتور تهیه کنید
معمولا برای برگزاری جلسات کوچک، وجود یک نمایشگر کافیست، اما برای برگزاری کنفرانس با تعداد نفرات بیشتر، نیاز به یک ویدئو پروژکتور مناسب دارید. با توجه به پیشرفت تکنولوژی، پروژکتورهای باکیفیتی طراحی و تولید شده‌اند. به همین دلیل تنظیم و کنترل آنها بسیار ساده‌تر شده است.
ویدئو پروژکتور سالن کنفرانس
از میکروفن کنفرانس رومیزی استفاده کنید
یکی از مهم‌ترین فاکتورها برای خرید تجهیزات سالن کنفرانس، انتخاب میکروفن کنفرانس رومیزی مناسب است. همانطور که می‌دانید کیفیت صدا نقش مهمی در ایجاد ارتباط مناسب مخاطبین جلسه دارد. رایج‌ترین نوع میکروفن‌های کنفرانس، نوع رومیزی آن هستند که کاربردهای بسیار زیادی دارند.
بیشتر بخوانید : خرید میکروفن کنفرانس مناسب
پنل رومیزی کنفرانس (VSP) فراموش نشود
پنل‌های رومیزی VSP در اتاق و سالن‌های کنفرانس، کاربرد بسیار زیادی دارند و شامل پورت‌های برق،USB، شبکه، HDMI، VGA و … هستند و معمولا در سالن‌های کنفرانس از این پنل‌ها برای سهولت در برقراری اتصال دستگاه‌های مختلف جهت اشتراک‌گذاری صدا و تصویر مخاطبین استفاده می‌شود.
بیشتر بخوانید : پنل VSP چیست؟
تجهیزات صوتی و تصویری مناسب انتخاب کنید
این تجهیزات بیشتر سیستم‌های سالن کنفرانس از جمله؛ بلندگوها، دوربین‌ها، نمایشگرها و … را شامل می‌شوند. به همین دلیل نقش مهمی در برگزاری باکیفیت جلسه کنفرانس ایفا می‌کنند. همچنین درصورتی که تمایل به استفاده از ویدئو کنفرانس اختصاصی برای کنفرانس خود دارید، باید تجهیزات مربوط به هر ویدئو کنفرانس از جمله؛ دوربین، کابل و … را نیز تهیه کنید.
کابل‌های صدا و تصویر متناسب تهیه کنید
هنگام خرید تجهیزات سالن کنفرانس، بررسی سالم بودن کابل صدا و تصویر را فراموش نکنید. همچنین برای جلوگیری از آسیب‌های وارده به این کابل‌ها، حتما آنها را به صورت توکار اجرا کنید تا مزاحمتی برای حاضرین در جلسه نداشته باشد.
جمع‌بندی
توجه داشته باشید که کوچک‌ترین بی‌دقتی در خرید تجهیزات سالن کنفرانس، می‌تواند باعث برگزاری جلسه بی‌کیفیت شود. به همین دلیل در این مطلب چک لیستی از تجهیزات مورد نیاز، برای برگزاری کنفرانس مناسب را ارائه دادیم. با توجه به این نکات و رعایت آنها آمادگی خود را برای برگزاری جلسه‌ای مناسب افزایش دهید.

چک لیست اجرای همایش

برگزاری همایش روی کاغذ راحت و در عمل سخت‌تر از هفت‌خوان رستم است؛ مخصوصا در کشوری که بسیاری از کارها با تاخیر انجام می‌شود و عدم قطعیت بسیار بالاست. در سوی دیگر یک همایش هرچقدر هم که ساده باشد، نیاز به انجام کارهای زیادی دارد که فراموش کردن حتی یکی از آن‌ها می‌تواند به قیمت از بین رفتن آبرو و اعتبار شما تمام شود؛ به همین دلیل در این مطلب مهمانو کامل‌ترین لیست انجام کارهای یک همایش استاندارد را آوردیم. برای همین ادامه این مطلب را چندین بار بخوانید و توصیه اکید می‌کنیم کاغذ و قلم برای یادداشت نکات این مطلب همراه خود داشته باشید.
از کجا شروع کنیم؟
آنقدر کار روی هم ریخته که واقعا تشخیص آن که از کجا شروع کنیم سخت شده است! اما نگران نباشید ما این جا با سابقه طولانی برگزاری همایش می‌گوییم باید از کجا شروع کنید:
۱-تعیین محل برگزاری همایش
ابتدا به این سوال باید پاسخ چند مهمان دارید؟ چقدر بودجه برای اجاره مکان همایش در نظر گرفتید؟ جواب به این دو سوال تا حدود خوبی می‌تواند چراغ راه انتخاب محل برگزاری باشد. پس از مشخص شدن جواب این سوالات باید تمام گزینه‌های روی میز را لیست و بررسی کنید که بیشتر شرکت‌کنندگان به کدام محل دسترسی راحت‌تری دارند؟ کدام سالن جای پارک راحت‌تر و بیشتری دارد؟ حتی می‌توانید در قالب پرسشنامه‌ای در اینستاگرام و یا پلتفرم دیگری لیست چند مکان را مشخص کنید و نظرسنجی کنید در کدام مکان برگزار شود.
نوشته‌های مشابه
-    جشن فارغ‌التحصیلی    
-    جشن فارغ‌التحصیلی را چگونه برگزار کنیم؟
-    2 هفته پیش
-    لیست هزینه‌های همایش    
-    لیست هزینه‌های همایش
-    2 هفته پیش
۲-تعیین ساعت و روز برگزاری همایش
این مورد را هم می‌توانید در قالب نظرسنجی و یا پرسش تلفنی از شرکت‌کنندگان مراسم بپرسید. سعی کنید همایش را در روزهای تعطیل و یا نزدیک به تعطیل بگذارید تا شرکت‌کنندگان بتوانند راحت‌تر شرکت کنند. همچنین نگاهی به تقویم بیاندازید تا روز برگزاری همایش شهادت و یا مراسم دیگری که مناسب همایش نیست، نباشد. همچنین سخنرانان و ارائه‌دهندگان همایشتان باید با ساعت و روز مدنظر شما موافق باشند.
۳-تعیین سخنرانان و ارائه‌دهندگان همایش
سخنرانان و ارائه‌دهندگان همایش خود را مشخص کنید و هماهنگی‌های لازم را برای روز همایش انجام دهید. همچنین پسندیده است که برای دوستان و آشنایان و دنبال‌کنندگان هر سخنران تخفیفی ویژه برای شرکت در همایش در نظر بگیرید. این گونه می‌توانید به صورت رایگان همایش خود را از طریق شبکه‌‌های اجتماعی سخنرانان تبلیغ کنید.
نکته دیگری که باید مدنظر داشته باشید آن است که سعی کنید سخنرانانی دعوت کنید که مباحث متفاوتی را ارائه دهند و این گونه همایش خود را به گونه‌ای طراحی کنید که اکثر سلایق را شامل شود.
سخنرانی در همایش یک کار تخصصی استسخنرانی در همایش یک کار تخصصی است
۴-گرفتن انواع مجوز برای برگزاری همایش
برای گرفتن مجوز هرچه سریعتر اقدام کنید بهتر است، زیرا زمان صادر شدن مجوز در دستان شما نیست و ممکن است بیشتر از حد معمول طول بکشد و برگزاری همایش شما را دچار مشکل کند. همچنین برای استفاده از سالن نیز ممکن است نیاز به گرفتن مجوز داشته باشید. علاوه بر این، اگر قصد برگزاری کنسرت و اجرای استندآپ کمدی و … دارید نیاز به پیگیری‌ها و گرفتن‌ مجوزهای دیگری نیز احتمالا دارد.
۵-آماده سازی فایل ارائه و چک کردن محتوای آن
توصیه می‌کنیم اسلایدهای ارائه را از سخنرانان خود بگیرید و هم محتوای آن را کنترل کنید تا از نظر علمی و املایی و نگارشی و شئونات اخلاقی و اجتماعی مشکلی نداشته باشد و هم یک قالب خاص با هویت بصری همایش خود برای اسلایدها قرار دهید تا هم نشانی از شما داشته باشد و هم با بقیه فایل‌های ارائه یکسان باشد و دارای یک استاندارد باشند. سعی کنید یک هفته قبل از آغاز همایش فایل‌های طراحی کرده را در اختیار سخنرانان قرار دهید و با بحث و رای‌زنی ویرایش نهایی آن را انجام دهید.
۶-تعیین مدل پذیرایی همایش
تعارف را کنار بگذاریم، ایرانی‌ها عاشق همایشی هستند که در آن ناهار و یا شام سرو می‌شود. بنابراین اگر از نظر هزینه‌ای و امکانات برای شما مقدور است، این گزینه جذاب را گوشه ذهن خود داشته باشید؛ چون این گزینه می‌تواند سالن همایش شما را پر کند.
حتما ناهار و یا شام همایش نباید غذای پر زرق و برق باشد و می‌تواند یک ساندویچ جمع‌وجور و خوشمزه باشد. اگر در تهران و یا کرج هستید، ساندویچ‌های همایش مهمانو را به شما توصیه می‌کنیم. برای خرید روی ساندویچ آماده مهمانو کلیک نمایید.
جدا از ناهار و شام که دلبخواهی است، پک پذیرایی همایش یک مورد الزامی محسوب می‌شود. انواع کیک و شیرینی و آبمیوه و چای و نسکافه و میوه و … می‌تواند در پک پذیرایی شما قرار بگیرد. به شما توصیه می‌کنیم اگر به دنبال راحت کردن کار و بالا بردن کیفیت پذیرایی هستید حتما نگاهی به پک پذیرایی همایش مهمانو بندازید.
۷-تعیین روش‌های فروش بلیط
حتی اگر همایش شما رایگان است، ارائه بلیط برای ورود به همایش را حتما در مراحل کار خود قرار دهید، زیرا شما به عنوان برگزارکننده همایش باید تعداد شرکت‌کنندگان را بدانید تا در براورد تعداد جا برای نشستن و تعداد پک پذیرایی خود و … دچار مشکل نشوید. شما هم می‌توانید به صورت دستی بلیط بفروشید و یا بدهید و یا از پلتفرمی استفاده کنید. سایت ایوند، سرویسی است که امکان فروش و یا ارائه بلیط و کد تخفیف را فراهم کرده است. همچنین این سرویس امکان ارائه آنلاین همایش شما را فراهم می‌کند.
همانطور که گفتیم کدهای تخفیفی برای افراد نزدیک به کسب‌وکار خود و یا سخنرانان ارائه دهید تا هم تبلیغ شما شود و هم دوستانتان را دلگرم کند.
۸-تعیین مهمانان VIP همایش
معمولا ردیف اول و حتی دوم سالن همایش به مهمانان اختصاصی همایش تعلق دارد. از مهمانان ویژه همایش خود معمولا نباید مبلغی برای ورود بگیرید و هنگام پذیرایی نیز، میز اختصاصی و باکیفیت‌تری برای آنان در نظر بگیرید. معمولا سالن‌های همایش مکان اختصاصی برای مهمانان ویژه در نظر می‌گیرد که هم می‌توانند پذیرایی شوند، استراحت کنند و با هم گپ بزنند. سعی کنید از افراد تاثیرگذار و محبوب و پردنبال‌کننده صنعت خود استفاده کنید تا هم بتوانند انگیزه‌ای برای شرکت در همایش سایرین باشند.
۹-جستجو برای پیدا کردن اسپانسر برای همایش
هزینه‌های برگزاری یک همایش بسیار سنگین است. اگر بخواهید تامین مالی تمام خرج‌های یک همایش را بر دوش شرکت‌کنندگان بندازید، ممکن است قیمت بلیط بسیار گران شود و برای هرکس امکان شرکت در همایش وجود نداشته باشد. از سوی دیگر ممکن است شما توقع درامدزایی از همایش را نیز داشته باشید و یکی از روش‌های جذاب، جذب اسپانسر است. سعی کنید به شرکت‌هایی درخواست حمایت مالی داشته باشید که اولا وضع مالی خوبی داشته باشند و ثانیا مربوط به صنعت خودتان باشد.
همچنین برای اسپانسرهای خود روش‌های خلاقانه تبلیغ اسپانسر حین اجرای همایش را ارائه دهید تا حمایت مالی برایشان جذاب باشد. برای جذب اسپانسر به تمام شرکت‌های حوزه خود و حتی بیرون از حوزه خود پیشنهاد دهید و سعی کنید با مزایده بیشترین مبلغ ممکن برای تامین مالی را دریافت کنید.
۱۰-تعیین کانال‌های بازاریابی برای همایش
تمام تخم‌مرغ‌های خود را در یک سبد نچینید. تمام راه‌هایی که فکر می‌کنید صدا و پیام شما را به مخاطبان و بازار هدف همایشتان می‌رساند را امتحان کنید و سعی کنید با ارائه آفر و تخفیف‌های خوبی شرکت‌کنندگان زیادی را جذب کنید.
به لیست مشتریان خود، پیامک بزنید؛ به لیست ایمیلتان ایمیل کنید؛ تبلیغات همایش خود را در مجله تخصصی صنعت خود چاپ کنید؛ در نمایشگاه مرتبط با صنعت خود تراکت تبلیغ همایش پخش کنید، در اینستاگرام خودتان و همکارانتان تبلیغ کنید؛ در نوار بالایی سایت خود همایش خود را معرفی کنید و از تمام ظرفیت‌های بزرگان صنعت خود برای تبلیغ همایش استفاده کنید.
۱۱-دعوت از اهالی رسانه برای پوشش همایش
هرگز از رسانه غافل نشوید! از روزنامه‌نگاران و خبرنگاران دعوت کنید تا همایش شما را پوشش دهند، برای آن‌ها مکانی را در نظر بگیرید و رفاه آن‌ها را فراهم کنید. کل هدف همایش این است که سر و صدا کند و هیچکس به اندازه اهالی رسانه نمی‌توانند به رساندن صدای شما به مردم کمک کنند.
خبرنگاران واسطه شما و مخاطبانتان هستندخبرنگاران واسطه شما و مخاطبانتان هستند
۱۲-تعیین مجری همایش
برگزارکننده همایش باید فن بیانی شیوا و ظاهری آراسته داشته باشد و همچنین مناسب مخاطبانتان باشد. با مجری مناسب هماهنگ کنید و قرارداد بنویسید. اگر برنامه همایش بسیار سنگین است، می‌توانید از زوج مجری استفاده کنید که کامل‌کننده یکدیگر باشند.
۱۳-برگزاری کنسرت و استند‌آپ کمدی
شما می‌توانید برای جذاب کردن همایش و بلیط‌فروشی بهتر از خواننده و یا کمدین معروف استفاده کنید تا در خلال برنامه‌های اصلی همایش اجرا داشته باشند و در تبلیغات همایش خود استفاده کنید. البته قوانینی در استفاده از این افراد در تبلیغات داریم که حتما باید آن را مطالعه و به آن تمکین کنید.
۱۴-تعیین کنداکتور و برنامه همایش
برای دقیقه به دقیقه همایش برنامه‌ریزی کنید و این برنامه را با مجری و سخنرانان در میان بگذارید و با مشورت به قدری چکش‌کاری‌اش کنید که به یک برنامه عالی و مورد تایید همه تبدیل شود. همچنین پسندیده است که چند روز قبل از همایش این برنامه را در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید.
سعی کنید به ازای هر ۲ ساعت برنامه حدود ۱۵ تا ۲۰ دقیقه استراحت در نظر بگیرید، زیرا نشستن بیشتر از ۲ ساعت مداوم هم مهمانانتان را کلافه می‌کند و هم بازدهی علمی همایش را کاهش می‌دهد.
۱۵-هزینه‌های همایش را برنامه‌ریزی کنید
هزینه‌های ریز و درشت همایش را باید محاسبه کنید. از اجاره سالن برگزاری همایش گرفته تا انواع هزینه‌های تبلیغاتی، پک پذیرایی همایش، حق‌الزحمه سخنرانان همایش، حقوق و مزایای تیم برگزارکننده، هدایای برگزیدگان و یا کل شرکت‌کنندگان و … از هزینه‌های مهم یک همایش هستند. از این مدل هزینه‌ها گرفته تا خرج‌های کوچک همچون پول اسنپ حمل و نقل اعضای همایش باید محاسبه شود. برای همین در برنامه‌ریزی همایش دقت کنید که در کنار هر فعالیتی، ستونی قرار دهید و هزینه‌های آن را در بدبینانه‌ترین حالت حساب کنید زیرا هرچقدرم دقیق باشید هرینه‌های ریزی در نهایت به وجود می‌آید که از زیر دستتان در رفته و محاسبه نکردید.
۱۶-برنامه‌ریزی مسئولیت هرکس در همایش
هیئتی کار نکنید! یک جلسه بسیار مفصل با تمامی اعضای برگزاری همایش برگزار کنید و موبه‌مو وظیفه هرکس در چه زمان و مکانی را مشخص کنید. همچنین توصیه اکید می‌کنیم چند روز قبل از همایش در قالب مانوری به صورت عملی همایش را شبیه‌سازی و اجرا کنید تا هماهنگی افراد بیشتر شود و نواقص کار دربیاید.
۱۷-استفاده از تیم پشتیبان برای محکم‌کاری
جدا از اعضای اصلی برگزارکننده همایش از یک تیم پشتیبان برای چک کردن طبق برنامه جلو رفتن همایش و نظارت بر اعضا انجام دهید. همچنین این تیم باید پاسخگو شرکت‌کنندگان باشد و آن‌ها را راهنمایی کند.
۱۸-تهیه یادگاری و هدایای همایش
اگر قرار است در همایش به کسی هدیه دهید، آن را با استفاده از طوفان فکری مشخص کنید و سعی کنید لوگو و طرح همایش و نشانی از خودتان را روی هدایا حک کنید. همچنین توصیه می‌کنیم به همه شرکت‌کنندگان یک یادگاری هرچند کوچک (حتی یک خودکار با لوگو خودتان) بدهید. این کار به برندینگ و بازاریابی و تبلیغات شما کمک شایانی می‌کند.
۱۹-استفاده از سیستم پیامکی و ایمیلی
یادآوری برگزاری همایش را در یک هفته مانده به شروع همایش، سه روز مانده، یک روز مانده و یک ساعت مانده به همایش انجام دهید؛ از این طریق برنامه همایش را در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید و هدایای دیجیتال رویداد را در اختیارشان قرار دهید. همچنین می‌توانید فرم نظرسنجی و انتقادات و پیشنهادهای همایش را از این طریق دریافت نمایید.
۲۰-طراحی نظرسنجی انتهای همایش
بهبود و رقابت و بهتر شدن باید در تک تک سلول‌های سازمان و برگزارکنندگان همایش باشد. با طراحی پرسشنامه که بهتر است سوالات ۵گزینه‌ای که از گزینه خیلی ضعیف تا عالی را دارد، تک به تک فاکتورهای همایش خود را در معرض سنجش شرکت‌کنندگان قرار دهید و در قسمت توضیحات بخواهید که به صورت کتبی نظر خود را بنویسند.
۲۱-آماده کردن تجهیزات برگزاری رویداد: قبل از همایش اقدام به خرید و یا اجاره انواع تجهیزات رویداد از قبیل میکروفون، بی‌سیم، نورپردازی، تجهیزات صدا، استند پیشخوان ثبت نام و درج اطلاعات و … شود.
یک همایش حرفه‌ای نیازمند تجهیزات حرفه‌ای استیک همایش حرفه‌ای نیازمند تجهیزات حرفه‌ای است
۲۲-ایجاد تمهیدات امنیتی: از چندین محافظ برای برقراری امنیت رویداد خود استفاده کنید، همچنین اگر همایش شما مهمانان خیلی خاص دارد، حتما پلیس و مقامات امینیتی را از چندین هفته قبل در جریان برگزاری رویداد خود قرار دهید و تمام همکاری لازم را برای برگزاری امن مراسم در نظر بگیرید. همچنین برای همایش‌هایی که مهمانان خاص دارد استفاده از انواع سنسورها و گیت‌های ورودی پیشرفته که فلز و … را تشخیص می‌دهد، ضروری است.

انتخاب سالن کنفرانس

جمع‌آوری سخنرانان، جذب حامیان مالی و بازاریابی برای کنفرانس جزو فهرست کارهای بی‌پایانی هستند که برای برگزاری موفق یک کنفرانس باید انجام گیرند. یکی دیگر از جنبه‌های مهم و چالش‌برانگیز در فرآیند برنامه‌ریزی، انتخاب یک محل خوب برای برگزاری است. برای این‌که فرآیند انتخاب کمی ساده‌تر شود، چک‌لیست انتخاب یک مکان خوب برای برگزاری را تهیه کرده‌ایم. اگر به دنبال سالن کنفرانس هستید و یا به دنبال برگزاری هر رویداد بزرگ، قبل از انتخاب موارد زیر را چک کنید.
ایمان محمدعلی یکی از فعالان برگزاری ایونت هست که حدود ۷ سال تمام در صنعت برگزاری رویداد فعال بوده، او در رابطه با انتخاب یک سالن خوب می‌گوید:
یکی از مهم‌ترین تصمیماتی که برگزارکنندگان رویداد باید تمرکز زیادی روی آن داشته باشند انتخاب مکان مناسب برای برگزاری است، آن‌ها باید نکات مهمی را مدنظر قرار دهند از جمله: تعداد نفرات، سبک رویداد، داشتن جای پارک مناسب، اینترنت مناسب، دسترسی به حمل‌ونقل عمومی و نزدیکی به مراکز اصلی شهر. این عوامل متغیر هستند و هر رویدادی باید متناسب با شرایطش اهمیت عوامل را اولویت‌بندی کند و بهترین مکان را انتخاب نماید.
دسترسی(Accessibility): محل برگزاری رویداد برای به حداکثر رساندن حضور شرکت‌کنندگان در رویداد مهم است. قبل از این که محل مناسب برای برگزاری کنفرانس تان را انتخاب کنید، مطمئن شوید که وسایل حمل‌ونقل هوایی، زمینی و یا راه‌آهن به راحتی قابل دسترس باشد. به این نکته نیز توجه داشته باشید که اگر شرکت‌کنندگان شما VIP باشند، در صورتی که محل برگزاری کمی دور باشد آن‌ها را از دست خواهید داد. لذا تا حد امکان سعی نزدیک‌ترین و قابل دسترس‌ترین مکان را برای شرکت‌کنندگان‌تان فراهم کنید. هم‌چنین از وجود پارکینگ و سایر خدمات حمل‌ونقل مطمئن شوید و ‌آن‌ها را به اطلاع شرکت‌کنندگان برسانید.
قابلیت استفاده (Availability): هنگامی‌که یک مکان خوب و در دسترس انتخاب کردید، مطمئن شوید به راحتی خواهید توانست از تسهیلاتی که این مکان در اختیار شما قرار می‌دهد استفاده کنید. به عنوان مثال به موضوعاتی مانند این توجه کنید که آیا این مکان در فصل برگزاری رویداد در بهترین وضعیت خود قرار خواهد داشت؟. هم‌چنین به دنبال سالنی باشید که بیشترین امکانات برای شبکه‌سازی‌ را فراهم کند، مثلا شما می‌توانید سالن‌هایی را پیدا کنید که قسمت مخصوصی برای VIPها دارند و یا بخش‌هایی برای تفریح و سرگرمی که این مکان‌ها فرصت‌های شبکه‌سازی برای شرکت‌کنندگان را به حداکثر می‌رسانند.
برگزارکننده رویداد نمایشگاه خیریه دست‌های مهربان تبریز در این باره می‌گوید:
رویداد ما یک رویداد خیریه است، چنین رویدادهایی باید در مکان‌های شلوغ شهر برگزار شوند تا جلوی چشم مردم باشند. بسیاری از مردم با دیدن پوسترهای ما جلوی نمایشگاه با ما آشنا می‌شوند و به نمایشگاه مراجعه می‌کنند. ما دو مکان که چنین امکانی را برای ما فراهم می‌کردند در اختیار داشتیم(مجتمع الغدیر و بیست‌ونه بهمن) که به دلیل دسترسی راحت و قابلیت استفاده آسان مکان دوم را ترجیح دادیم. به نظرم این دو عامل یعنی “قرار گرفتن جلوی چشم مردم” و “قابلیت استفاده آسان” مهم‌ترین عوامل در انتخاب یک مکان برگزاری مناسب محسوب می‌شوند.
تسهیلات سکونت(Lodging Accommodations): اگر کنفرانسی که برگزار خواهید چند روزه است و در داخل مکانی که انتخاب کرده‌اید هتل و سایر امکانات رفاهی برای اسکان وجود ندارد، مهمه که نزدیکی سالن کنفرانس را بررسی کنید تا امکانات اسکان برای شرکت‌کنندگان وجود داشته باشد. اگر هتل خوبی نزدیک به سالن کنفرانس وجود ندارد فراهم کردن امکانات حمل و نقل تا محل هتل باید جزو وظایف اصلی شما باشد.
برازندگی (Suitability): به این نکته‌ی مهم توجه داشته باشید که آیا مکان پیشنهادی، تصویری را که شما می‌خواهید از این پروژه در اذهان مردم ایجاد کنید را منعکس می‌کند یا از آن می‌کاهد. محلی که شما انتخاب می‌کنید باید با مخاطبانی که دارید تراز باشد. اگر شما مخاطبان لوکسی داشته باشید، اما نتوانید مکان متناسب با آن‌ها برای‌شان پیدا کنید متعاقبا تصویری که از این رویداد در ذهن‌ها ایجاد شده بود خراب خواهد شد.
قبل از عقد قرارداد از مسئول هماهنگی بپرسید که آیارویداد دیگری به هنگام برگزاری رویداد شما وجود خواهد داشت که پیام برند شما با آن مطابق نباشد؟ با سوالاتی شبیه به این مطمئن شوید مشکلات در رابطه با برند شما و یا مسائل مشابه وجود نداشته باشد.
هزینه (Costs): قبل از انتخاب مکان شما باید میزان بودجه‌ی در دسترس خود برای مکان را تعیین کنید و براساس بودجه‌ای که دارید یک مکان مناسب را انتخاب کنید. احتمالا شما نیز همانند سایر برگزارکننده‌ها با کمبود بودجه مواجه باشید، از مذاکره نترسید؛ به روش‌های خیلی ساده قادر خواهید بود یک مکان مناسب را با کمترین هزینه در اختیار بگیرید. به عنوان مثال، شما می‌توانید در ازای بستن قرارداد چندساله میزان هزینه‌ها به مقدار زیاد کاهش دهید.
نیروی انسانی (Staffing): نسبت تعداد شرکت‌کنندگان را به تعداد کارکنانی که در اختیار دارید پیدا کنید، این نسبت به شما نشان خواهد داد که آیا کارکنان کافی برای پشتیبانی دربان، تحویل مهمانان، اهدای گردن‌‌آویزها و برقراری امنیت در اختیار دارید یا نه؟
برای تعیین این نسبت ضروری است که از مسئول هماهنگی سالن کنفرانس در مورد آن بپرسید. از او بخواهید به صورت دقیق افرادی را که در اختیار رویداد شما قرار خواهند گرفت و دقیقا چه مسئولیت‌هایی خواهند داشت را بیان کند، آیا کارکنان آن‌ها در ترویج برنامه‌ی رویداد، نظرسنجی و … کمک خواهند کرد یا نه؟ بدین وسیله از مسائل و مشکلات احتمالی که اغلب در حین برگزاری کنفرانس به وجود می‌آیند جلوگیری خواهید کرد.
تسهیلات سالن کنفرانس (Facilities): شما ممکن است یک سالن کنفرانس را به دلیل زیبایی و ظرفیتی که در اختیار شما قرار می‌دهد انتخاب کنید، اما به این نکته توجه داشته باشید که یک سالن خوب باید بتواند ویژگی‌ها و امکانات تسهیلی مانند تمام تجهیزات سمعی و بصری، میکروفون، امکان تغییر چینش صندلی‌ها، مکانی برای اسپانسرها، افزایش ظرفیت و … را بدهد.
برندینگ (branding): توجه به برندینگ در سالن کنفرانس از اهمیت بسیاری برخوردار است، شما احتمالا می‌خواهید همه چیز در دکوراسیون شما هماهنگ و سازگار باشد، لذا باید از هماهنگ‌کننده محل برگزاری بپرسید که چنین امکانی هست؟ آیا آن‌ها به شما اجازه می‌دهند تا هر دکوراسیونی را طراحی کنید؟ آیا می‌توانید فضای بیرون از سالن را به رنگ و بوی برندتان دربیاورید؟ شما ممکن است بخواهید پوسترهایی را روی آسانسور بچسبانید قبل از انتخاب قطعی حتما راجع به این مسئله اطلاعات کافی داشته باشید، اگر آن‌ها برندسازی شما را تسهیل کنند، در بسیاری از مسائل دیگر نیز کمک رسان خواهند بود.
امکانات فنی (Technical): بیشتر انتقاداتی که در رویدادهای کشور ما دریافت می‌شود در این حوزه است، این‌که شما مکانی را انتخاب کنید که ایستگاه‌های شارژ داشته باشد و برای شرکت‌کنندگان‌تان امکانات وای‌فای ارائه کند بسیار مهم است. اگر سالنی که شما انتخاب کرده‌اید چنین امکاناتی را فراهم نمی‌کند، شما باید یک عنصر اضافی به لیست کارهای خود اضافه کنید.
به این نکته توجه داشته باشید که هیچ چیز در حین برگزاری رویداد بدتر از این نخواهد بود که شرکت‌کنندگان نتوانند به وای فای وصل شوند و یا شارژ دستگاه تلفن همراه شان تمام شود. بنابراین قبل از عقد قرارداد تعیین کنید که آیا پشتیبانی فنی در محل رویداد وجود خواهد داشت یا نه؟ همه‌ی این موارد باید در قرارداد ذکر شود و اگر آن‌ها چنین تضمینی به شما نمی‌دهند، خودتان برای به وجود نیامدن مشکلات بعدی چاره‌ای بیندیشید.
مواد غذایی و آشامیدنی (Food and Beverage): همه‌‌ی رویدادها(حتی رویدادهای خیلی کوتاه) از پذیرایی به عنوان ابزاری برای انرژی‌بخشی و استراحت برای شرکت‌کنندگان استفاده می‌کنند. اگر شما در حال برگزاری یک کنفرانس بزرگ باشد باید همه‌ی وعده‌های غذایی و … را برای شرکت‌کنندگان‌تان فراهم کنید. بسیاری از سالن‌های کنفرانس خودشان امکانات پذیرایی را فراهم می‌کنند؛ با این حال قبل از عقد قرارداد از مسئولین سالن کنفرانس بپرسید که اگر نمی‌توانند امکانات مدنظر شما را فراهم کنند، تیمی را برای مدیریت خورد و خوراک آماده کنید.
اگر تمام مراحل را گام به گام طی کرده باشید، مطمئن باشید که یکی از مهم‌ترین مسائل مرتبط با رویداد را به خوبی طی کرده‌اید. اگر مورد دیگری وجود دارد که حین برگزاری با آن مواجه شده‌اید، می‌توانید در قسمت نظرات آن را با ما در میان بگذارید.