کتاب تجزیه و تحلیل سیستمها و کاربرد آن در مدیریت آموزشی , فرج اله رهنوردآهن , دانشگاه پیام نور
مـشخـصـات:
انـتــشــارات : دانشگاه پیام نور
نـویــسنــده : فرج اله رهنوردآهن
مــتــرجـــم :
مـــوضـــوع : علوم تربیتی
نـوبت چــاپ : سوم
ســال چــاپ : 1397
قـــــطــــع : وزیری
نــوع جــلد : شومیز
تعداد صفحه : 296
شـــــابــک : 97789641403791
رده ســـنـی : بزرگسالان
توضیحات کتاب:
کتاب تجزیه و تحلیل سیستمها و کاربرد آن در مدیریت آموزشی نوشته‌ی فرج اله رهنوردآهن و احمد فتح اللهی کوچه میباشد که توسط نشر دانشگاه پیام نور منتشر شده است.
هدف از تدوین این کتاب مروری بر نظریه‌ها، برجسته‌ترین برداتش‌ها و رویکردها در عرصه نظری درباره‌ی تجزیه و تحلیل سیستمها و سپس بحث درباره‌ی کاربرد نظریه‌ها و مبانی نظری فوق در حوزه مدیریت آموزشی میباشد. بنابراین، کتاب حاضر در وادی فنی طراحی و استقرار سیستمهای مختلف سازمانی وارد نشده و تنها به چگونگی تحلیل این سیستمها به عنوان منبع سازمانی تاکید دارد.
فهرست مطالب:
بخش اول: اصول و مبانی نظری تجزیه و تحلیل سیستمها
فصل 1: کلیات
فصل 2: طراحی رابطهای سیستم
فصل 3: معماری سیستم
فصل 4 : تفکر سیستمی
فصل 5: طبقه بندی سیستمها
فصل 6: سیستمهای پیچیده
فصل 7: سطوح تجریدی و معنایی سیستم
بخش دوم: کاربرد تجزیه و تحلیل سیستمها در مدیریت آموزشی
فصل 8: تجزیه و تحلیل سیستم سازمانی
فصل 9: مدل سیستم اجتماعی برای سازمان آموزشی
فصل 10: کاربرد نگرش سیستمی در برنامه ریزی استراتژیک سازمانهای آموزشی
فصل 11: رویکرد تفکر همه جانبه نگر در مدیریت سازمانهای آموزشی
فصل 12: تحلیلهای سیستم آموزشی
فصل 13: فنون بهبود سیستمها و فرایندها
فصل 14: طراحی، اجرا و ارزیابی طرح درس
مقدمه
تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمهای اطلاعاتی فرآیند سازمانی پیچیده و پرچالشی است که تیمی از متخصصان کسب و کار و سیستمها از آن برای ایجاد و نگهداری سیستمهای اطلاعاتی رایانه‌ای استفاده میکنند. سازمانها میتوانند با استفاده نوآورانه از فناوری اطلاعاتی به مشکلات و فرصتهایی که با آن مواجه میشوند عکس العمل نشان دهند. بنابراین، تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمهای اطلاعاتی یک فرآیند بهبود سازمانی است. سیستمها برای دستیابی به منافع سازمانی ایجاد و دوباره سازی میشوند. این منافع از ارزش افزوده به وجود آمده در طول فرآیند ایجاد، تولید و پشتیبانی محصولات و خدمات سازمان حاصل میشوند .
استقرار الکترونیک محل بازار یعنی جایی که یک کسب و کار میتواند به بهترین نحو ممکن منابع مورد نیاز برای تولید محصولات و خدمات خود را در اینترنت به فروش رساند .
یکی از مهمترین نتایج تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمها، نرم افزار کاربردی است که به منظور پشتیبانی از وظایف سازمانی یا فرآیند ویژه سازمانی مانند مدیریت موجودی، لیست حقوقی یا تجزیه تحلیل بازار طراحی شده است. علاوه بر نرم افزار کاربردی، سیستم اطلاعاتی جامع شامل موارد زیر است: 1( سخت افزار و 2( نرم افزار سیستم که نرم افزار کاربردی بر روی آنها اجرا میشود،3( تنظیم مطالب آموزشی و مستندسازی،4( نقشهای شغلی خاص مرتبط با کل سیستم،5( کنترلها و 6( افرادی که در طول کارشان با این نرم افزار کار میکنند .
متدولوژیها عبارت از رویکردهای چند مرحلهای و جامعی برای ایجاد سیستمها هستند که راهنمای شما در طول کار خواهند بود و بر کیفیت محصول نهایی شما، یعنی سیستمهای اطلاعاتی، تأثیر مثبت میگذارند. متدولوژی اتخاذ شده در یک سازمان همواره با سبک مدیریت عمومی آن سازگار خواهد بود. بیشتر متدولوژیها فنون متعدد ایجاد سیستمهای اطلاعاتی را درهم میآمیزند .
فنون، فرآیندهای مخصوصی هستند که شما در مقام تحلیل گر برای اطمینان از پردازش خوب، تکمیل و قابل فهم بودن کار خود برای اعضای دیگر تیم از آنها استفاده میکنید. این فنون از طیف وسیعی از وظایف پشتیبانی میکنند، مانند رهبری مصاحبهها برای تعیین آنچه سیستم شما باید انجام دهد، برنامه ریزی و مدیریت فعالیتها در پروژه ایجاد سیستمها، ارایه نمودار منطقی سیستم و طراحی گزارشهایی که سیستم شما ایجاد خواهد کرد .
ابزارها، نمونهای از برنامههای رایانه‌ای هستند که باعث تسهیل استفاده از فنون میشوند و کمک میکنند که شما از دستورالعملهای متدولوژی کلی ایجاد سیستمهای اطلاعاتی به درستی پیروی کنید. فنون و ابزارها برای مؤثر بودن بایستی با متدولوژی سیستمها در سازمان سازگاری داشته باشند .
فنون و ابزارها باید باعث شوند تا توسعه دهنده سیستمها به راحتی مطابق با گام‌های متدلوژی انتخاب شده هدایت شود .
سه مؤلفه‌ی متدولوژیها، فنون و ابزارها به اتفاق یکدیگر باعث ایجاد یک رویکرد سازمانی در عرصه تجزیه و تحلیل و طراحی میشوند .
نقش اولیه تحلیل گر سیستم مطالعه نیازها و مشکلات سازمان است تا دریابد چگونه افراد، روشها و فناوری اطلاعات به بهترین شکل باید باهم ترکیب شوند تا وضعیت سازمان موردنظر بهبود یابد. تحلیل گر سیستمها به کاربران سیستم و
مدیران سازمان کمک میکند تا نیازهای اطلاعاتی خود را برای سرویسهای اطلاعاتی جدید یا پیشرفته تعریف کنند. تحلیل گر سیستمها در عین حال عامل تغییر و نوآوری نیز به شمار میرود .
رویکردی نوین در تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمها
تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمهای اطلاعاتی رایانه‌ای از دهه 1950 آغاز شد و از آن زمان به بعد، با تغییر سازمانها و پیشرفت سریع فناوری رایانه ای، عوامل محیطی اثرگذار بر ایجاد سیستمها دایماً تغییر کرده است. در دهه 50، تلاشهایی که برای ایجاد سیستمها انجام میشد بر فرآیندهایی متمرکز بود که نرم افزارها انجام میدادند، چون توانمندی رایانهها عامل مهمی محسوب میشد و کارایی پردازشگری به هدف اصلی تبدیل شد.
سیستمهای اولیه مدیریت پایگاه داده‌ها با استفاده از مدلهای شبکهای و سلسله مراتبی به نظم بخشیدن به ذخیره و بازیافت داده‌ها کمک میکردند. ایجاد سیستمهای مدیریت پایگاه داده‌ها کمک کرد که اولویت تأکید ایجاد سیستمها از روش پردازشی به روش داده‌ای تغییر کند.
در دهه 1980 با تبدیل میکرورایانه‌ها به ابزارهای کلیدی سازمانی، تحولات بزرگی در امر محاسبات سازمانها به وقوع پیوست. ابزارهای مهندسی نرم افزار رایانه‌ای )CASE( به این منظور ساخته شد که کار توسعه دهندگان سیستم را ساده تر و سازگارتر کند.
سیستم جامع سازمان، سیستم‌هایی بزرگ و پیچیده است که از مجموعه ماجولهای مستقل سیستم تشکیل شده اند. در میانه دهه 90، بیش از پیش تلاشهای ایجاد سیستمها بر اینترنت متمرکز شد.
امروزه توسعه دهندگان اینترنت مانند سیستمهای سنتی بر ابزارهای رایانه‌ای چون Cold Fusion تکیه دارند تا توسعه سیستمهای اینترنتی را سرعت بخشند و ساده کنند. بسیاری از ابزارهای CASE، مثل ابزارهایی که توسط شرکت اوراکل طراحی شده اند، ایجاد برنامههای کاربردی اینترنتی را پشتیبانی میکنند. پیاده سازی سیستمها روز به روز به سوی طراحی سه لایهای پیش میرود. پایگاه داده‌ها در یک سرور، برنامه کاربردی در سرور دوم و منطق سرویس گیرنده در ماشین کاربر قرار میگیرند.
تفکیک داده‌ها و فرآیندهایی که داده‌ها را اداره میکند
هر سیستم اطلاعاتی شامل سه مؤلفه کلیدی است: داده‌ها، جریان داده‌ها و منطق پردازش.
داده‌ها حقایق اولیهای هستند که کارکنان، عینیتها و وقایع را در سازمان توصیف میکنند، مانند شماره حساب مشتری،تعداد جعبههای غله خریداری شده، یا حتی دموکرات یا جمهوری خواه بودن شخص. هر سیستم اطلاعاتی برای تولید اطلاعات به داده‌ها متکی است .اطلاعات داده‌هایی هستند که به صورت پردازش شده ارایه میشوند تا برای انسان قابل تفسیر باشند .
جریان داده‌ها گروههایی از داده است که در یک سیستم حرکت میکند و جریان مییابد و شامل توصیفی است از منابع و مقاصد برای هریک از جریان داده‌ها.
جریان داده‌ها با خطوط جهت دار به مستطیل گردگوش متصل میشوند. این مستطیلها نمایان گر مراحل پردازش است که جریان دادههای ورودی را دریافت و جریان دادههای خروجی را تولید میکند .
منطق پردازش توصیف کننده گام‌های تبدیل داده‌ها و وقایع آغازگر هر گام است.
این تمرکز بر جریان، استفاده و تبدیل داده‌ها در یک سیستم اطلاعاتی رویکرد فرآیندگرا در ایجاد سیستمها نامیده میشود .فنون و توجهات ایجاد شده از این روش میتواند حرکت داده‌ها را از منبع آنها، از طریق مراحل میانی پردازش، تا مقاصد نهایی دنبال کند.
چون قسمتهای مختلف این سیستم اطلاعاتی با برنامههای متفاوت و با سرعتهای مختلف کار میکنند، رویکرد فرآیندگرا محلی را نشان میدهد که داده‌ها به صورت موقت ذخیره شدهاند. در رویکرد فرآیندگرای سنتی، ساختار طبیعی داده‌ها مشخص نشده است. تا همین اواخر فنونی که در رویکرد فرآیند گرا استفاده میشد، زمان بندی و تعیین مراحل پردازش را در نظر نمیگرفت، بلکه فقط به توالی آنها توجه میکرد.
1( چندین فایل تخصصی داده‌ها وجود داشت که هرکدام فقط برای برنامههای کاربردی متفاوت و برنامههای مختلف خود به کار گرفته میشد .2( بسیاری از این فایلها در برنامههای کاربردی مختلف دارای عناصر مشترکی از داده‌ها بودند .3( وقتی یکی از این عناصر مجزا تغییر میکرد، باید در تمام فایلهای دیگر هم تغییر ایجاد میشد.
رویکرد دادهگرا، داده‌ها را به صورت دلخواه بدون توجه به چگونگی و محل استفاده، داده‌ها در یک سیستم،سازماندهی میکند. فنون مورد استفاده در این روش باعث مدلسازی داده‌ها شد. این مدل سازی نوع دادههای مورد نیاز و روابط شغلی بین داده‌ها را توصیف میکند. مدل داده‌ای قوانین و خط مشیهای شغلی کسب و کار را تشریح میکند. برخی افراد معتقدند الگوی داده‌ای پایدارتر از الگوی فرآیندی است، زیرا الگوی داده‌ای به جای انعکاس روش اجرایی کسب و کاری که دایم در حال تغییر است، به نمایش ماهیت ذاتی آن میپردازد. برخی افراد از رویکردهای دادهگرا به عنوان مهندسی اطلاعات یاد میکنند.
تفاوتهای اساسی موجود بین رویکردهای فرآیندگرا و دادهگرا در ایجاد سیستمها
دادهگرا فرآیندگرا خصوصیات
داده‌هایی که سیستم برای عملیات خود نیاز دارد. از سیستم انتظار میرود چه کاری را انجام دهد وچه وقت تمرکز سیستم
مقاومت بیشتر، زمانی که نیازهای یک سازمان به داده‌ها به سرعت تغییر نکند. محدود، زمانی که فرآیندهای کاری و برنامههای کاری و برنامههای کاربردی پشتیبانی کننده آنها تغییر کند. ثبات طراحی
فایلهای داده‌ها برای کل مؤسسه طراحی میشود. فایلهای داده‌ها برای هر برنامه کاربردی طراحی میشوند. سازمان داده‌ها
دوباره کاری کنترل شده و محدود است. دوباره کاری کنترل نشده و زیاد است. حالت داده‌ها
تفکیک پایگاه داده‌ها و سیستمهای کاربردی
هر پایگاه داده‌ها مجموعهای مشترک از داده‌هایی است که به صورت منطقی با هم مرتبطاند و به روشی سازماندهی شدهاند که دستیابی، ذخیرهسازی و بازیابی آنها برای استفاده کنندگان مختلف و متعدد سازمان را تسهیل کنند. پایگاه داده‌ها شامل روشهای سازماندهی داده‌هاست که اجازه میدهد داده‌ها به صورت متمرکز مدیریت، استاندارد و تثبیت شوند. رویکرد پایگاه داده‌ها اجازه میدهد برای برنامههای کاربردی متفاوت از پایگاههای داده‌ای مرکزی استفاده شود.
در رویکرد داده گرا جهت ایجاد سیستمها، پایگاه داده‌ها بر حول موضوعاتی همچون مشتریان، استفاده کنندگان و بخشهای مختلف طراحی شده است. طراحی پایگاه داده باعث استقلال برنامه کاربردی یعنی تعریف و جداسازی داده‌ها از برنامههای کاربردی میشود .
نکته مهم استقلال داده‌ها این است که برنامههای کاربردی و داده‌ها از هم جدا هستند. برای این که رویکرد دادهگرا مؤثر واقع شود به تغییر دیگری نیازمند است. به عبارت دیگر،سازمان‌هایی که دادههای سازمانی آنها به صورت متمرکز ذخیره شده است باید برنامههای کاربردی جدیدی را طراحی کنند که با پایگاههای داده‌ای موجود کار کند و سازمان‌هایی که دادههای سازمانی را به صورت متمرکز ذخیره نکرده‌اند باید پایگاههای داده‌ای جدیدی طراحی کنند که هم از برنامههای کاربردی فعلی و هم از برنامههای کاربردی آینده پشتیبانی کند .
نقش و دیگر مسئولیتهای سازمانی شما در ایجاد سیستمها
افرادی که سیستم برای آنان طراحی میشود در واحدهای کاری قرار میگیرند و از آنان به عنوان استفادهکنندگان یا کاربران نهایی یاد میشود .
صرف نظر از این که یک سازمان چگونه واحدهای سیستم اطلاعاتی خود را ساختار میبخشد، ایجاد سیستمها کاری گروهی است. یک گروه خوب دارای ویژگیهای مشخصی است. برخی از این ویژگیها مربوط به چگونگی انتخاب اعضای گروه و برخی دیگر مربوط به چگونگی دسته بندی تیم یا گروه میشود .
اگر یک تیم خوب میخواهد بهترین حالت کار گروهی را داشته باشد باید بکوشد با اعضایش ارتباطی کامل و شفاف برقرار کند. اگر اعضای تیم به یکدیگر اعتماد داشته باشند میتوانند ارتباط مؤثری ایجاد کنند. به نوبه خود اعتماد و مقدم داشتن نظریات و اهداف گروه بر نظریات و اهداف فردی با احترام متقابل به وجود می‌آید.
ویژگیهای تیمهای موفق
• تنوع در پیشزمینهها، مهارتها و اهداف
• تحمل تنوع و گوناگونی، عدم قطعیت و ابهام موجود
• وجود ارتباطات کامل و شفاف
• اطمینان
• احترام متقابل و اولویت نظریه گروه بر نظریه فردی
• وجود سیستم تشویقی که مسئولیت و پاسخگویی مشترک را ترغیب کند.
موفقیت تیم نه تنها به چگونگی ترکیب اعضای تیم و تلاش گروهی آنها، بلکه به روش مدیریت تیم نیز بستگی دارد .سیستمهای پاداش بخشی از یک نظام مدیریت تیمی خوب محسوب میشود. مدیریت مؤثر پروژهها عنصر کلیدی دیگر تیم موفق است. مدیریت پروژه موارد زیر را شامل میشود:
1( تدبیر یک طرح کاری و زمان بندی واقعی و عملی 2( نظارت بر پیشرفت کار طبق زمانبندی ایجاد شده 3( هماهنگ کردن پروژه با متولیان آن 4( تخصیص منابع برای پروژه و حتی گاهی تصمیمگیری پیرامون آن که آیا پروژه باید قبل از تکمیل سیستم پایان یابد، در این صورت چه موقع.
نقش مدیران سیستمهای اطلاعاتی در ایجاد سیستمها
نوعاً مدیران سیستمهای اطلاعاتی بیش از آن که به طور واقعی در فرآیند ایجاد سیستمها دخالت کنند، درگیر کار تخصیص منابع برای پروژه و نظارت بر اجرای پروژههای تصویب شدهاند. بنابراین، مدیران سیستمهای اطلاعاتی ممکن است در برخی جلسات بررسی پروژه شرکت کنند که انتظار میرود گزارشهای کتبی در مورد پیشرفت پروژه در قسمتهایی که موردنظر آنان است،ارایه شود. مدیران سیستمهای اطلاعاتی ممکن است متدولوژی، فنون و ابزارهایی را که قرار است استفاده شود و همچنین شیوه گزارش درباره وضعیت پروژه را تجویز کنند.
مسئولیتها و تمرکز فعالیتهای هر مدیر و سیستمهای اطلاعاتی به سطح او در بخش و چگونگی اداره کردن سازمان و حمایتهای موجود در فرآیند ایجاد سیستمها بستگی دارد .
نقش تحلیل گران سیستمها در ایجاد سیستمها
تحلیل گران سیستمها افرادی کلیدی در فرآیند ایجاد سیستمها محسوب میشوند. به عنوان یک تحلیل گر سیستم و برای نیل به موفقیت باید این چهار مهارت را در خود تقویت کنید:
1( مهارتهای تحلیلی،2( مهارتهای فنی،3( مهارتهای مدیریتی و 4( مهارتهای انسانی .
مهارتهای تحلیلی شما را قادر میکند سازمان و کارکردهای آن را درک، فرصتها و مسائل را شناسایی و مشکلات را تحلیل کنید و راه حل مناسبی بیابید. یکی از مهمترین مهارتهای تحلیلی که میتوانید تقویت کنید، تفکر سیستمی یا توانایی دیدن سازمانها و سیستمهای اطلاعاتی به عنوان یک سیستم است. تفکر سیستمی برای شما چارچوبی مهیا میکند که از طریق آن روابط مهم موجود بین سیستمهای اطلاعاتی و سازمانهای موجود این سیستم و نیز محیطی را که سازمانها در آن قرار دارند به خوبی بشناسید .
مهارتهای فنی به شما در شناخت توان بالقوه و فناوری محدودیتهای فناوری اطلاعات کمک میکند. شما در مقام تحلیل گر باید قادر به تصور کردن یک سیستم اطلاعاتی باشید که به استفاده کنندگان در حل مشکلاتشان کمک کند و راهنمای توسعه و طراحی سیستم باشد. همچنین شما باید توانایی کار با زبان‌های برنامه نویسی، سیستمهای مختلف عملیاتی و سخت افزار رایانه را داشته باشد .
مهارتهای مدیریتی به شما در مدیریت پروژهها، منابع، خطرات و تغییرات کمک میکند .
مهارتهای انسانی به شما کمک میکند تا با کاربران نهایی،تحلیل گران و برنامهنویسان دیگر کار کنید. شما در مقام تحلیل گر باید نقش اصلی رابط میان استفاده کنندگان، برنامه نویسها و دیگر متخصصان سیستم را ایفا کنید. ارتباط مؤثر کتبی و شفاهی، شامل توانمندی در هدایت جلسات، مصاحبهها و گوش کردن از مؤلفههای مهارتهای انسانی محسوب میشوند که تحلیل گران باید بر آنها تسلط داشته باشند.
نقش برنامه نویسان در ایجاد سیستمها
برنامه نویسان مشخصههای سیستمی را که تحلیل گران به آنها میدهند تبدیل به دستوراتی میکنند که رایانه بتواند آن را درک کند. گاهی نوشتن برنامه رایانه‌ای را نوشتن کد یا کدگذاری نیز میگویند.
در برنامه نویسی ساخت یافته، تمام دستورالعملهای رایانه‌ای را میتوان از طریق سه ساختار ساده یعنی توالی، تکرار و انتخاب بیان کرد .
نقش مدیران کسب و کار در ایجاد سیستمها
این مدیران از آن جهت برای پروژه ایجاد سیستمها اهمیت دارند که قدرت تأمین مالی پروژههای ایجاد سیستم و تخصیص منابع لازم برای موفقیت پروژه را دارند. به دلیل داشتن اختیار تصمیم گیری و دانشی که درباره مسیر فعالیتهای شرکت دارند، رؤسای بخشهای وظیفهای و مدیران سازمانها میتوانند نیازها و محدودیتهای عمومی پروژههای ایجاد سیستمها را تعیین کنند. در شرکتهای بزرگتر که اهمیت نسبی پروژههای سیستمها را کمیته راهبری مشخص میکند، این مدیران اجرایی دارای اختیارات بیشتری هستند، چون آنها معمولاً از اعضای کمیته راهبری یا گروه برنامه ریزی سیستمها هستند .
بنابراین، مدیران کسب و کار در موارد زیر حق تصمیمگیری دارند: 1( تعیین مسیر ایجاد سیستمها، 2( پیشنهاد و تصویب پروژهها و 3( تعیین اهمیت نسبی پروژههایی که پیش از این تصویب و به افراد دیگر در سازمان واگذار شده است .
نقش مدیران/ تکنسینهای دیگر در ایجاد سیستمها
اگر سیستم درگیر ارتباطات داده‌ای یا صوتی باشد، چه درون سازمانی و چه برون سازمانی، متخصصان شبکه و ارتباطات از راه دور به پیشرفت ایجاد سیستمها کمک میکنند. برخی سازمانها دارای واحدهای عوامل انسانی هستند که وظیفه این واحدها شامل موارد زیر است: تعیین تعاملات سیستمها با کاربر و عوامل تسهیل کننده استفاده از آن، آموزش استفاده کنندگان، نگارش دستورالعملها و مستندسازی برای کاربر.
نظارت بر اکثر تلاشهای پروژه ایجاد سیستمها، مخصوصاً در سیستمهای بزرگ و حساس برعهده ممیزان داخلی است تا آنان از وجود کنترلهای ضروری برای سیستم اطمینان حاصل کنند. در بسیاری از سازمانها ممیزان مسئولیت حفظ مسیر تغییرات در طراحی سیستم را نیز برعهده دارند. تعامل لازم در بین این افراد باعث میشود که کار گروهی ایجاد سیستمها به بهترین صورت ممکن پیش رود.
انواع سیستمهای اطلاعاتی و انواع ایجاد سیستمها
عموماً با توجه به کاری که سیستم انجام میدهد، یا با توجه به فناوری استفاده شده در ساخت سیستم، انواع سیستمها از یکدیگر تفکیک و متمایز میشوند.
سیستمهای پردازش تراکنشی) TPS(
سیستمهای پردازش تراکنشی به صورت خودکار دادههای مربوط به فعالیتها یا وقایع کسب و کار را پردازش میکند، این موارد را میتوان در طول حیات سازمان وقایعی ساده و مجزا دانست. دادههای مربوط به هر تراکنش جمع آوری و پس از سنجش درستی آنها یا پذیرفته میشوند یا مورد قبول واقع نمی‌شوند. سپس تراکنشهای پذیرفته شده برای جمع آوری بعدی ذخیره میشوند. گزارشها ممکن است فوراً تولید شوند یا استانداردهایی را برای تراکنشها ارایه کنند و به منظور اجرای تمام جوانب فعالیتهای کسب و کار، ممکن است تراکنشها از فرآیندی به فرآیند دیگر انتقال یابند.
تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمهای پردازش تراکنشی، به معنای تمرکز بر رویههای فعلی پردازش تراکنشها اعم از رویههای دستی یا خودکار است. تمرکز بر رویههای فعلی شامل پیگیری دقیق جمعآوری داده‌ها، جریان آنها، پردازش و خروجی داده‌هاست. هدف از ایجاد سیستمهای پردازش تراکنش را میتوان بهبود پردازش تراکنشها از طریق سرعت بخشیدن به آن،استفاده کمتر از نیروی انسانی، تقویت کارایی و صحت، ادغام کردن آن با دیگر سیستمهای اطلاعاتی سازمانی یا تهیه اطلاعاتی ذکر کرد که قبلاً در دسترس نبودند.
سیستمهای اطلاعات مدیریت )MIS(
سیستمهای اطلاعات مدیریت، دادههای نسبتاً خامی را که از طریق سیستم پردازش تراکنشی به دست می‌آید جمع آوری و به ترکیبات معنیداری تبدیل میکند که مدیران برای اجرای مسئولیتهایشان به آنها نیاز دارند. ایجاد سیستمهای اطلاعات مدیریت، نیازمند درک صحیح این موضوع است که مدیران به چه نوع اطلاعاتی نیاز دارند و چگونه از این اطلاعات در مشاغل خود استفاده میکنند .
سیستم اطلاعات مدیریت اغلب به دادههای حاصل از چند سیستم مختلف پردازش تراکنشی نیاز دارد. بنابراین، در ایجاد سیستم اطلاعات مدیریت میتوان از روش دادهگرا سود برد، زیرا در این روش داده‌ها به عنوان منابع سازمانی جدا از سیستم پردازش تراکنشی در نظر گرفته میشوند که در آن ذخیره شده اند، چون توانایی استخراج داده‌ها از مواضع گوناگون از اهمیتویژهای برخوردار است، ایجاد مدل صحیح و جامع داده‌ها در ساختن سیستم اطلاعات مدیریت بسیار ضروری است .
سیستمهای پشتیبانی تصمیمگیری )DSS(
سیستمهای پشتیبانی تصمیم گیری برای کمک به تصمیمگیری به کسانی که در سازمانها مسئولیت تصمیم گیری را برعهده دارند طراحی شده است. به جای تهیه خلاصهای از داده‌ها، مانند آنچه در MIS انجام میشود، در این سیستم محیط تعاملی ایجاد میشود که در آن تصمیمگیرندگان میتوانند به سرعت داده‌ها و مدلهای عملیات کسب و کار را مدیریت کنند .هر DSS از یک پایگاه داده‌ای )که ممکن است از TPS یا MIS استخراج شده باشد(، مدلهای ریاضی یا گرافیکی از فرآیندهای کسب و کار و یک رابط با کاربر )ماژول محاورهای( تشکیل شده است. رابط برای تصمیم گیرندهای که معمولاً مدیریت غیرفنی است شیوه ارتباط با DSS را فراهم میآورد. هر DSS ممکن است هم از دادههای سخت تاریخی و هم از سناریوهای قضاوتی )چه میشود اگر....( برای حالات ممکن آینده با گزینههای گذشته استفاده کند. ذخیره گاه داده‌ها مجموعهای از پایگاه دادههای موضوعی است که به منظور پشتیبانی از وظیفه تصمیم گیری طراحی شده است. یک شکل از DSS یعنی سیستم اطلاعات مدیران ارشد اجرایی، بر قابلیت ساختار نیافته مدیران ارشد برای کشف داده‌ها در سطح بالایی از مجموعهها و هدایت آن به سوی موضوعات خاص کسب و کار، تأکید میکند. در هر دو صورت کاربرد کاملاً پیش بینی نشده و کمتر ساختاربندی شده از مشخصههای یک DSS است .DSS منبع نرم افزاری است که از یک محدوده خاص فعالیتهای مربوط به اتخاذ تصمیمات )از یافتن مسأله تا انتخاب عرصه عمل( پشتیبانی میکند.
تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمها برای DSS اغلب بر سه مؤلفه عمده DSS تأکید میکند: 1( پایگاه داده ای، 2( پایگاه مدل و 3( ارتباط استفاده کننده با سیستم. همانند یک MIS، رویکرد دادهگرا، اغلب برای پی بردن به نیازمندیهای استفاده کننده به کار میرود. علاوه بر این، پروژه تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمها برای توجیه روابط درونی بین دادههای مختلف به دقت از قواعد ریاضی استفاده میکند. از این روابط برای پیشبینی دادههای آینده با یافتن بهترین راه حل مشکلات استفاده میشود .
سیستمهای خبره )ES(
سیستم خبره سعی میکند به جای اطلاعات به کدبندی و مدیریت دانش بپردازد. قوانین اگر- پس- در غیر این صورت و شکلهای دیگری از نحوه ارایه دانش، روشی را توصیف میکند که هر متخصص از طریق آن در یک زمینه خاص از مسائل میتواند به وضعیتهای مختلف دست یابد. در ایجاد سیستم خبره به کسب دانش متخصص در حوزه مشخصی از مسائل تأکید میشود. مهندسی دانش، به اکتساب دانش کمک میکند، کار آنان مشابه کار تحلیل گران سیستم است، با این تفاوت که این مهندسان به گونهای آموزش دیدهاند که از فنون مختلف استفاده میکنند، چون تعیین دانش بسیار مشکلتر از تعیین داده‌ها است.
ایجاد سیستمها براساس انواع مختلف سیستمهای اطلاعاتی
روشهای ایجاد سیستمها ویژگیهای سیستمهای اطلاعاتی نوع سیستمهای اطلاعاتی
روش فرآیندگرا، براساس جمعآوری، تعیین اعتبار و ذخیره اطلاعات و حرکت داده‌ها بین مراحل مورد نیاز بسیار وسیع، تمرکز بر جمعآوری داده‌ها، هدف آن کارایی حرکت داده‌ها و پردازش ایجاد ارتباط متقابل بین TPSها. سیستم پردازش تراکنشی
)TPS(
روش دادهگرا، براساس فهم ارتباط بین داددهها به این منظور که قابل دسترسی و خلاصه شدن به روشهای گوناگون باشد،الگویی از داده‌ها را میکند که کاربردهای متفاوت را پشتیبانی کند. فراهم کردن منابع داده‌ای متفاوت، اما قابل پیشبینی برای جمع آوری و خلاصه کردن داده‌ها. ممکن است بتوان داده‌هایی که در آینده امکان پذیر هستند از روند تاریخی و دانش موجود پیرامون کسب و کار پیشبینی کرد. سیستم اطلاعات مدیریت
)MIS(
رویکردهای داده‌ای و منطق تعمیم، طراحی گفتمان استفاده کننده، ارتباط گروهی ممکن است یک کلید باشد و دستیابی به دادههای غیرقابل پیشبینی و تقریباً به روز شدن اطلاعات ممکن است ضروری باشد. راهنمایی را برای تشخیص و تعریف مشکلات،یافتن و ارزشگذاری راهحل‌های جایگزین و انتخاب یا مقایسه جایگزینها فراهم میآورد،به صورت بالقوه با گروههای تصمیم گیرنده درگیر است، اغلب با مسائل شبه ساختاربندی شده و نیازمند به دسترسی به اطلاعات در سطوح مختلف درگیر است. سیستم پشتیبانی تصمیمگیری )DSS(
رویکرد تخصصی منطق تصمیم گیری، که در آن دانش موجود از متخصصان و خبرگان گرفته و توسط قوانین یا دیگر اشکال توصیف میشود . با پرسیدن سؤالاتی پی در پی از استفاده کننده، جوابها و توصیههای متخصصان را در اختیار آنان میگذارد. البته با توجه به اولویت جوابها که ممکن است به توصیه یا نتیجهگیری منجر شود. سیستم خبره )ES(
ایجاد سیستمهای اطلاعاتی و چرخه حیات ایجاد سیستم
چرخه حیات ایجاد سیستمها )SDLC(، که متدولوژی ایجاد سیستمها در بسیاری از سازمانها محسوب میشود، گامهایی را تشریح میکند که مراحل طراحی و ایجاد را نشان میدهد. این چرخه از سه تا بیست مرحله قابل تعریف را شامل میشود .
مراحل مشخص و توالی آنها یعنی این مدل با توجه به نیاز پروژه و سازگار با رویکرد مدیریت اقتباس میشود .
شناسایی و انتخاب پروژه
شکل چرخه حیات ایجاد سیستمها
نرم افزار،مهمترین محصول نهایی این چرخه حیات است، نتایج اساسی دیگر شامل مستندات مربوط به سیستم، نحوه ایجاد سیستم و آموزش آن برای کاربران میشود .
نیاز به سیستمهای اطلاعاتی سازمان ممکن است بنا به دلایل زیر ایجاد شده باشند: 1( درخواست اداره کردن مسائل موجود در رویههای فعلی، 2( تمایل به اجرای وظایف بیشتر و 3( از فناوری اطلاعاتی میتوان برای بهرهگیری از فرصتهای موجود استفاده کرد. نتیجه فرآیند شناسایی و انتخاب پروژه این است که تعیین شود کدام پروژه ایجاد سیستمها را میبایست سازمان، حداقل براساس مطالعهی اولیه ای، مورد نظر قرار دهد.
در مرحلهی آغاز و طرح ریزی، قدم مهم و حیاتی، تعیین محدوده سیستم پیشنهادی است. طی این مرحله تحلیل گران بهمطالعه دقیق رویههای جاری سازمان و سیستمهای اطلاعاتی میپردازند که سازمان برای اجرای وظایف از آنها استفاده میکند. مرحله تحلیل خود شامل چند مرحله فرعی است .1( تعیین نیازمندیها 2( نیازمندیها را مطالعه و آنها را براساس روابط درونیشان ساماندهی و تمام قسمتهای زاید را حذف میکنیم .3( طرحهای اولیه جایگزین برای تطابق با نیازها تهیه میشود. 4( برای تعیین این که کدام طرح با توجه به هزینه، نیروی کار و سطوح فنی که سازمان مایل است در فرآیند ساخت صرف کند به بهترین شکل پاسخگوی نیازها است، گزینهها را باهم مقایسه میکنیم .
نتیجه مرحله تجزیه و تحلیل، تجویز راهحلهایی جایگزین است که تیم تحلیل گران پیشنهاد میکند. به آن بخش از فرآیند طراحی که مستقل از هر سکوی نرم افزار یا سخت افزار است، طراحی منطقی گویند. طراحی منطقی بر جنبههای کسب و کاری سیستم تأکید میکند و تمایل دارد به سمت سطوح بالای خاص سازی حرکت کند.
زمانی که طراحی کلی سطح بالای سیستم انجام گیرد،تحلیل گران شروع به تبدیل مشخصههای منطقی به مشخصههای فیزیکی میکنند. به این فرآیند، طراحی فیزیکی گویند. محصول نهایی مرحله طراحی، مشخصههای سیستم فیزیکی به شکلی است که آماده واگذاری به برنامه نویسان یا دیگر سازندگان سیستم است. مشخصههای سیستم فیزیکی به شکل الگویی مفصل یا به شکل مشخصههای مکتوب و مفصل، در بخش اول مرحله پیاده سازی به برنامه نویسان واگذار میشود. طی مرحله پیاده سازی، مشخصههای سیستم را به یک سیستم کاری تبدیل میکنید که آزمایش و سپس از آن استفاده میشود. پیاده سازی دربرگیرنده مراحلی چون کدگذاری، آزمایش و نصب است. طی مرحله کدگذاری، برنامه نویسان برنامه‌هایی را مینویسند که سیستم را تشکیل میدهد. گاهی کدها را همان سیستمی ایجاد میکند که برای ساخت مدل مفصل سیستم استفاده شده است. طی مرحله آزمایش، برنامه نویسان و تحلیل گران برنامههای مجزا و کل سیستم را آزمایش میکنند تا اشتباهات را بیابند و اصلاح کنند. طی مرحله نصب، سیستم جدید به صورت بخشی از فعالیتهای روزمره سازمان در می‌آید.
چون مراحل آزمایش و نصب به منظور اطمینان از صحبت رویکرد انتخابی مستلزم تجزیه و تحلیل فشردهای است، توصیه میشود کار برنامهریزی برای آزمایش و نصب سیستم را در همان مرحله آغاز و برنامه ریزی پروژه شروع کنید.
مستندسازی و برنامههای آموزشی در طی مرحله اجرا نهایی میشود. مستندسازی در طول چرخه حیات به وجود می‌آید و برنامه آموزشی از همان ابتدای پروژه آغاز میشود. مرحله پیاده سازی میتواند تا زمانی که سیستم وجود دارد، ادامه یابد،زیرا پشتیبانی از استفاده کنندههای بعدی قسمتی از فرآیند پیاده سازی سیستم محسوب میشود .
در مرحله نگهداری، برنامه نویسان تغییراتی را که موردنظر استفاده کنندگان است، انجام میدهند و سیستم را به گونهای تعبیه میکنند که پاسخگوی شرایط در حال تغییر باشد. برای این که سیستم فعال و مفید باقی بماند اجرای این تغییرات ضروری است. مقدار زمان و تلاشی که برای تعمیرات و نگهداری اختصاص داده میشود، بیشتر به چگونگی عملکرد مراحل قبلی چرخه حیات بستگی دارد .SDLC مجموعهای از مراحل متصل به یکدیگر است که محصول هر مرحله، مرحله بعد را تغذیه میکند. در سراسر چرخه حیات ایجاد سیستمها، خود پروژه ایجاد سیستمها نیز نیازمند برنامهریزی و مدیریت دقیق است. هرچه پروژه سیستم بزرگتر باشد، نیاز به مدیریت پروژه بیشتر احساس میشود .
چرخه متداول ایجاد سیستمها انتقادات وارد بر SDLC:
1( روشی است که چرخه حیات سازماندهی میشود .
2( شیوهای است که چرخه حیات سنتی اغلب مورد استفاده قرار میگیرد و آن این است که این چرخه تمایل دارد در تجزیه و تحلیل و طراحی خوب بر زمان تمرکز زیادی کند. نتیجه آن سیستمی است که با نیازمندیهای استفاده کننده همخوانی ندارد و احتیاج به تعمیر و نگهداری گستردهای دارد و هزینههای بهسازی آن بدون این که ضروری باشد، افزایش مییابد .
تجزیه و تحلیل و طراحی ساختیافته
اد یوردون و همکارانش برای حل برخی از مشکلات SDLC سنتی، در اوایل دهه 1970، تجزیه و تحلیل و طراحی ساخت یافته را توسعه دادند. با نظم بخشیدن بیشتر به تجزیه و تحلیل و طراحی، مانند رشتههای مهندسی، با استفاده از ابزارهایی همچون نمودارهای جریان داده‌ها و تجزیه و تحلیل انتقال داده‌ها، یوردون و همکارانش در جست و جوی تأکید و بهبود مراحل تجزیه و تحلیل و طراحی در چرخه حیات بودند. هدف آنان کاهش زمان و میزان فعالیت مرحله تعمیرات و نگهداریبود. تجزیه و تحلیل و طراحی ساخت یافته، برگشت به مراحل قبل را، مثلاً وقتی که نیازمندیها تغییر کند، راحتتر میکند. در نهایت آنان بر تقسیم مسائل به بخشهای کوچکتر و مدیریت پذیرتر و مشخص کردن تفاوت بین طراحی منطقی و فیزیکی تأکید کردند.
تجزیه و تحلیل و طراحی شی گرا
تجزیه و تحلیل و طراحی شی گرا رویکرد جدیدتری است در ایجاد سیستمها که روز به روز متداولتر میشود. این رویکرد )OOAD( پس از رویکردهای فرآیندگرا و دادهگرا، سومین رویکرد ایجاد سیستمها خوانده میشود. رویکرد شی گرا،داده‌ها و فرآیندهای هر موجودیت را باهم ترکیب میکند و این موجودیت که داده‌ها و فرآیندها را باهم دربردارد شی نامیده میشود .منظور از اشیا چیزهای واقعی هستند که یک سیستم اطلاعاتی با آنها سروکار دارد، مانند مشتریان، تأمین کنندگان، قراردادها و توافقنامههای اجارهای. قرار دادن داده‌ها و فرآیندها در یک مکان نمایان گر این واقعیت است که تعداد محدودی از عملیات برای هر ساختار داده‌ای موردنظر وجود دارد. هدف OOAD این است که مؤلفههای سیستم را بیشتر قابل استفاده مجدد میکند از این رو، کیفیت و بهرهوری تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمها را بهبود بخشد.
توارث، ایده کلیدی دیگری است که در ورای رویکرد شیء گرا قرار دارد. شی‌ها در قالب کلاس شی‌ها سازماندهی میشوند که دارای ویژگیهای رفتاری و ساختاری مشابهی هستند. توارث اجازه ظهور کلاسهای جدیدی را میدهد که در برخی از خصوصیات کلاسهای موجود مشترک هستند. عمومًاً وظیفه اولیه تجزیه و تحلیل شی گرا، شناسایی اشیا، تعریف ساختار و رفتار آنان و تعریف روابط آن است. وظیفه اولیه طراحی شی گرا مدلسازی جزئیات رفتار و ارتباطات اشیا با دیگر شی‌ها است به نحوی که نیازمندیهای سیستم برآورده شده، شی‌ها ارزیابی و مجدداً تعریف شوند تا از مزیت توارث و دیگر منابع OO به بهترین نحو استفاده شود .
رویکردهای مختلف بهبود تحلیل و طراحی سیستمها
به تلاشهایی در جهت افزایش بعد علمی و کاهش بعد هنری ایجاد سیستمها معمولاً مهندسی سیستمها یا مهندسی نرم افزار گرفته میشود .
نمونه سازی
طراحی و ساخت نسخه کارکردی در مقیاس کوچک از سیستم مطلوب به فرآیندی به نام نمونهسازی مشهور شده است .
میتوان با هر زبان کامپیوتری و با هر ابزار ایجاد سیستمها یک نمونه ساخت، اما برای تسهیل این فرآیند، ابزارهای خاص نمونهسازی ایجاد شده است.
با استفاده از برخی زبان‌های نسل چهارم با ابزارهای طراحی پرس و جو، صفحه نمایش و گزارشهای یک سیستم مدیریت پایگاه داده‌ای و با ابزارهایی که ابزارهای مهندسی نرم افزار کامپیوتری) CASE( خوانده میشوند، میتوان نمونه را ایجاد کرد .
تحلیل گر با استفاده از نمونه سازی با کاربران کار میکند تا نیازمندیهای مقدماتی یا اصلی سیستم را تعیین کند. سپس تحلیل گر سریعاً یک نمونه ایجاد میکند. وقتی الگو کامل شد، کاربر ب آن کار میکند و به تحلیل گر میگوید که چه چیزهایی را میپسندد و چه چیزهایی برایش مطلوب نیست .تحلیل گر با استفاده از بازخورد، نمونهسازی را بهبود میبخشد و نسخه جدید آن را به استفاده کننده میدهد. این فرآیند تکراری آن قدر ادامه مییابد تا کاربر از آنچه میبیند راضی شود. دو مزیت عمده در فن نمونهسازی نسبت به شکل کلامی یا انتزاعی، وسعت میزان دخالت کاربر در تجزیه و تحلیل و طراحی و دیگری توانایی آن در جمع آوری دقیق نیازمندیها است .
نمونه سازی، شکلی از ایجاد سریع برنامه کاربردی) RAD( است. اصول بنیادین هرگونه متدولوژی RAD این است که تا روشن شدن نیازمندیهای کاربر، تولید اسناد تفصیلی طراحی سیستمها را به تعویق میاندازد. نمونه ارایه شده به عنوان توصیف عملی نیازمندیها عمل میکند. متدولوژی RAD برکسب پذیرش تعاملات انسانی با کامپیوتر توسط کاربر تأکید میکند و تواناییهای هستهای ]شایستگی‌های محوری[ را تا آنجا که ممکن است با قربانی کردن کارایی کامپیوتر در عوض کسب کارایی انسانی در ساخت سریع و ساخت مجدد سیستمهای کاری ایجاد میکند. متدولوژیهای RAD میتواند از اصول مهم مهندسی نرم افزار چشمپوشی کند که نتیجه آن عدم سازگاری بین ماژولهای سیستم، عدم تطابق با استانداردها و فقداناستفادهپذیری مجدد عناصر سیستم است .
طراحی مشترک برنامه کاربردی
در اواخر دهه 1970، پرسنل ایجاد سیستمها در آی بی ام، برای جمع آوری نیازمندیهای سیستمهای اطلاعاتی و بازبینی در طراحی سیستمها فرآیند جدیدی ایجاد کردند که طراحی مشترک برنامه کاربردی) JAD( نامیده میشود. نظریه اصلی ماورای طراحی مشترک برنامه کاربردی، ساختار دادن به مرحله تعیین نیازمندیها در تجزیه و تحلیل سیستم و بازبینیهایی است که در مرحله طراحی اتفاق میافتد. این جلسات را رهبر جلسات طراحی مشترک برنامه کاربردی اداره میکند که وظیفه او حفظ ساختار و اجرای دستور کار جلسه است. گردهم آوردن این افراد که مستقیماً متأثر از یک سیستم اطلاعاتی) IS( هستند، در یک زمان و مکان برای همکاری و حصول توافق درباره نیازمندیهای سیستم و جزئیات تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم، باعث صرف زمان و منابع سازمانی زیادی میشود. اعضای گروه وقتی دور هم جمع میشوند، احتمال بیشتری دارد که به یک استنباط جمعی، از آنچه IS پشتیبانی میکند، برسند.
بهبود بهره وری ایجاد سیستمهای اطلاعاتی
تلاشهای دیگری برای بهبود فرآیند ایجاد سیستمها، نتایجی را از منافع خود تکنولوژی به دست آورده است. نتایج آن، ایجاد و استفاده نسبتًاً گستردهای از ابزارهای مهندسی نرم افزار کامپیوتری) CASE( است. ابزارهای CASE برای استفادههای درونی و برای فروش توسط چند شرکت پیشرفته، از جمله شرکت اوراکل ارایه میشوند .
ابزارهای CASE برای توصیف سیستم و روابط آن مانند اطلاعاتی درباره نام داده‌ها، قالب، کاربردها و محل داده‌ها، حول مخزن مرکزی ]پایگاه داده‌ها یا انبار داده‌ها )مجموعهای از چند پایگاه داده‌ها که به یکدیگر مرتبطند[(. ساخته میشوند .
شکل دستی چنین مخزنی فرهنگ نامه پروژه یا کتاب کار خوانده میشود. تفاوت فقط در این است که ابزارهای CASE برای راحتتر شدن، به روز کردن داده‌ها و نیز ایجاد سازگاری، مخزن مرکزی را به صورت خودکار در میآورد. ابزارهای CASE شامل ابزارهای رسم نمودار برای نمودارهای جریان داده‌ها و دیگر کمکهای گرافیکی مانند ابزارهای طراحی گزارشها و صفحه نمایش و ابزارهای تخصصی دیگر است. ابزارهای CASE با خودکار کردن روند وظایف عادی، به برنامه نویسان و تحلیل گران در اجرای وظایفشان کمک میکند.
مهارتهای تحلیلی برای تحلیل گران سیستمها
چهار مجموعه از مهارتهای تحلیلی: 1( تفکر سیستمی،2( دانش سازمانی، 3( شناسایی مسأله و 4( تجزیه و تحلیل و حل مسأله.
تعریف سیستم و بخشهای آن
سیستم، مجموعهای از عناصر به هم مرتبط با مرزی مشخص است که برای رسیدن به برخی اهداف با یکدیگر کار میکنند .
هر سیستم نه مشخصه دارد:
1( عناصر
2( عناصر به هم مرتبط
3( مرز
4( هدف
5( محیط
6( نقاط اتصال
7( ورودیها
8( خروجیها
9( محدودیتها
سیستم، از عناصر تشکیل میشود. عنصر بخشی تقلیل ناپذیر یا مجموعهای از بخشهاست که سیستم فرعی نیز نامیده میشود .این عناصر، به هم مرتبط هستند. یعنی کارکرد یکی تا حدی با عملکرد دیگری وابستگی دارد. هر سیستم مرزی دارد که تمام عناصر سیستم در آن است و محدودیتهای سیستم و مرز، جدایی سیستم از سیستمهای دیگر را نشان میدهد. عناصر داخل این مرز را میتوان تغییر داد، در حالی که پدیدههای خارج از سیستم قابل تغییر نیستند. تمام این مؤلفهها برای رسیدن به هدف کلی سیستم بزرگتر با یکدیگر کار میکنند، این امر دلیل بقا و فلسفه وجودی سیستم است .
سیستم در یک محیط یعنی تمام موارد خارج از مرز سیستم قرار دارد. نقاطی که سیستم با محیط و همچنین بین سیستمهای فرعی خود برخورد میکند نقاط اتصال نام دارد. ]نقاط روی مرز سیستم با محیط و بین سیستمهای فرعی را نقاط اتصال میگویند.[
کارکردهای) ویژگیهای خاص( نقاط اتصال )واسط کاربر(
چون در مکانی که سیستم و محیط سیستم باهم برخورد میکنند نقطه اتصال وجود دارد، لذا نقطه اتصال دارای چندین کارکرد مهم است:
• امنیت سیستم را در برابر عناصر نامطلوبی که ممکن است قصد نفوذ به آن را داشته باشند محافظت میکند .
• در برابر دادههای ناخواسته چون صافی عمل میکند، چه برای عناصر خروجی و چه برای عناصر ورودی.
• پیامهای ورودی و خروجی را کدگذاری و از کد خارج میکند.
• در تعامل با محیط اشتباهات را مییابد و اصلاح میکند.
• ضربه گیری لایه نرم و محافظی بین سیستم و محیط ایجاد میکند تا هر دو بتوانند در چرخههای مختلف با سرعتهای متفاوت کار کنند.
• خلاصه کردن دادههای خام به شکلی از جزئیات و قالبی که در سیستم )برای نقطه اتصال ورودی( یا در محیط
)برای نقطه اتصال خروجی( لازم است.
• از آنجایی که کارکردهای نقطه اتصال )واسط کاربر( در ارتباطات بین مؤلفههای سیستم و محیط آن حیاتی و مهم است، در طراحی سیستمهای اطلاعاتی مورد توجه ویژه قرار میگیرد.
هر سیستم باید محدودیتهای خود را درباره عملکردهایش بشناسد، زیرا )از نظر ظرفیت، سرعت یا توانمندیها( در مورد آنچه سیستم میتواند انجام دهد و چگونگی دست یابی به اهدافش در محیط خود، محدودیتهایی وجود دارد. سیستم برای عملکرد خود از محیط، ورودیها را دریافت میکند. سیستم در نتیجه عملکرد و دستیابی به هدف خود، خروجی را به محیط باز میگرداند .
روابط سیستم با محیطش، جنبهای کلیدی در هنگام ساختن سیستم است. برخی سیستمها، سیستمهای باز نامیده میشوند .این سیستمها آزادانه با محیط ارتباط متقابل دارند، ورودیها را میگیرند و خروجیها را تحویل میدهند. با تغییر محیط،سیستم باز نیز یا باید تغییر کند یا عواقب بعدی آن را بپذیرد. سیستم بسته با محیط خود تعامل ندارد، تغییرات محیط و توانایی تطبیق با محیط از ویژگیهای سیستم بسته محسوب نمیشود .
تجزیه یعنی این که شما قادر باشید سیستم را به عناصر تشکیل دهنده آن خرد کنید. پس از تجزیه، ما با قطعات کوچک تری رو به رو هستیم که از پیچیدگی کم تری برخوردار است و درک آن، نسبت به قطعات بزرگتر و پیچیدهتر، آسانتر است. تجزیه یک سیستم به ما اجازه میدهد که بر حول یک قسمت به خصوص تمرکز کنیم که در نتیجه فکر کردن در مورد نحوه اصلاح آن بخش مستقل از کل سیستم تسهیل شود .
دسته بندی نتیجه مستقیم تجزیه است و معنی آن تقسیم کردن سیستم به دستههای نسبتاً هم اندازه است. این دستهها سیستم را به گونهای نشان میدهد که نه تنها درک آن آسانتر بلکه طراحی و ساخت مجدد آن نیز بسیار سادهتر میشود .
اتصال اشاره میکند به دامنهای که سیستمهای فرعی به یکدیگر وابسته هستند.
کارکردهای تجزیه )اهداف تجزیه کردن(
عمل تجزیه در موارد زیر به تحلیل گران و سایر اعضای تیم پروژه کمک میکند:
• تقسیم سیستم به سیستمهای فرعی کوچکتر که قابل فهم تر و مدیریتپذیرتر هستند .
• تأمین امکان تمرکز بر یک قسمت )سیستم فرعی( بدون ایجاد مزاحمت برای قسمتهای دیگر.
• اجازه تمرکز دادن به افراد، بدون گیج کردن آنها با جزئیات اضافی، با توجه به نیازی که وجود دارد.
• تأمین این امکان که قسمتهای مختلف یک سیستم در زمآن‌های مستقل یا به وسیله افراد مختلف ساخته شود.
پیوستگی دامنهای است که در آن یک سیستم فرعی تنها یک عملکرد را اجرا میکند. توصیف منطقی سیستم نمایان گر هدف و عملکرد سیستم بدون ارتباط توضیحات آن با هر اجرای فیزیکی خاص است. توصیف فیزیکی سیستم ترسیم مادی سیستم است. در این نوع توصیف توجه اصلی بر ساخت سیستم متمرکز است .
توانایی شناخت مسائل به صورت سیستمی، مرحله اول تفکر سیستمی است. این شناخت شامل تشخیص هریک از مشخصههای سیستم مانند شناخت محل قرار گرفتن مرزها و تمام ورودیهای مربوط به سیستم میشود. به تصویر کشیدن مجموعهای از چیزها و روابط موجود بین آنها به عنوان یک سیستم به شما اجازه میدهد که وضعیت فیزیکی خاصی را در قالب واژههای انتزاعی عمومیتر بیان کنید. با استفاده از این مفاهیم انتزاعی میتوانید درباره مشخصههای اصلی یک وضعیت خاص بیندیشید .
این امر به نوبه خود به شما بینشی میدهد که هیچ گاه نمیتوانستید با تمرکز بر جزئیات آن وضعیت خاص به این بینش دست یابید. همچنین میتوانید، بدون برهم زدن وضعیت واقعی، فرضیههایی را بپرسید، اسنادی را تهیه و این سیستم انتزاعی را ماهرانه اداره کنید .
روش رسم سیستمهای اطلاعاتی نشان میدهد که چگونه به آنها به عنوان سیستمها اندیشیدهایم. نمودار جریان داده‌ها به خوبی ورودیها، خروجیها، مرزهای سیستم، محیط،سیستمهای فرعی و روابط درونی آنها را تشریح میکند.
شناسایی مسأله
پوندز) 1969( تفاوت بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب را در حکم مسأله تعریف کرده است. از دیدگاه او فرآیند شناسایی مسائل همان فرآیند شناسایی تفاوتها است. بنابراین، حل کردن مسائل نیز همان فرآیند کاهش تفاوتها است. براساس نظریه او، با مقایسه وضعیت جاری یا فعلی با خروجی یک مدل، که پیشبینی میکند خروجیهای مناسب بهتر است چگونه باشد،مدیر میتواند مسائل را تعریف کند.
Acronyms: به کلماتی گفته میشود که از ترکیب یک یا چند حرف از چند کلمه ساخته شود .
تجزیه و تحلیل یک مسأله
تحلیل کردن مستلزم یافتن اطلاعات بیشتر درباره مسأله است. رویکردهایی را که برای حل مسائل توصیف کردیم، هربرت سایمون و همکارانش تشریح کردهاند. این روش شامل چهار مرحله شناخت، طراحی، انتخاب و اجرا است. در طول مرحله شناخت تمام اطلاعات مربوط به مسأله جمعآوری میشود. در مرحله طراحی، بدیلها فرموله میشوند، در مرحله انتخاب،بهترین راه حل انتخاب و در مرحله اجرا، راه حل انتخاب شده به اجرا درمی آید.
مرحله شناخت در روش سایمون، معادل سه مرحله اول چرخه حیات، یعنی شناسایی و انتخاب پروژه، برنامه ریزی و آغاز پروژه و تجزیه و تحلیل پروژه است. مرحله طراحی توصیف شده توسط سایمون معادل آن قسمت از مرحله تجزیه و تحلیل است که در آن راه حلهای جایگزین شکل میگیرند. فرموله کردن مفصل راه حل )وقتی که راه حل انتخاب شد(، ابتدا در آخر مرحله تجزیه و تحلیل و سپس در مرحله طراحی انجام میشود. در مدل چرخه حیات،فعالیتهای مربوط به طراحی پیاده سازی و تعمیرات و نگهداری معادل فعالیتهای مرحله اجرا در روش سایمون است .
مدیریت منابع
مدیریت منابع شامل توانمندیهای زیر است:
• پیشبینی مصرف منابع )بودجهریزی(
• پیگیری و حسابداری مصرف منابع
• فراگیری چگونگی استفاده مؤثر از منابع
• ارزیابی کیفیت منابع مورد استفاده
• حفاظت منابع در برابر سوء استفاده
• رها کردن منابع وقتی که به آنها به مدت زیادی نیاز نیست و متروکه کردن منابع وقتی که قابل استفاده نیستند. کارکردن به تنهایی و با گروه
هویت تیمی باعث میشود فعالیتها به یک هم افزایی برسند که این امر فقط با کار گروهی خوب امکان پذیر است.
مشخصههای یک تیم با عملکرد عالی
1( دیدگاه یا هدف مشترک و متعالی
2( حس هویت تیمی
3( ساختار نتیجه گرا
4( اعضای شایسته تیم
5( تعهد اعضا نسبت به تیم
6( اعتماد متقابل
7( وابستگی متقابل اعضای تیم
8( ارتباط مؤثر
9( احساس استقلال
10( احساس توانمندی
11( اندازه کوچک تیم
12( مفرح بودن کار گروهی
مفرح بودن کار گروهی باعث افزایش پیوستگی اعضای تیم میشود که به عنوان مؤلفهای کلیدی در بهرهوری تیم شناخته شده است.
مدیریت توقعات
توسعه سیستمها یک فرآیند تغییر است و هر تغییر سازمانی با پیشداوریها و عدم اطمینان اعضای تیم مواجه میشود .
استانداردهای عمل
چهار استاندارد عمل تأکید میکنیم: 1( متدولوژی تصدیق شده،2( سکوهای تأیید شده برای ایجاد سیستمها، 3( نقش خوب تعریف شده افراد در فرآیند ایجاد سیستم و 4( زبان مشترک.
متدولوژی تصدیق شده، رویهها و فنون خاصی را در طول فرآیند توسعه سیستمها به کار میگیرد. این استانداردها مرکز ثقلی برای ارتقای سازگاری و قابلیت اتکای روشهای مورد استفاده در پروژههای ایجاد سیستمهای سازمانها است.
ایجاد زبان مشترک را تحلیل گران برای صحبت با یکدیگر استفاده میکنند.
مقایسه تعهدات اخلاقی سه رویکرد مختلف به اخلاق کسب و کار
قرارداد اجتماعی ذینفع سهامدار
- رد کردن گزینههایی که عوام فریبانه است، کارکنان را از انسانیت دور میکند یا ایجاد تبعیض میکند.
- حذف گزینههایی که رفاه اعضای جامعه را کاهش میدهد.
- انتخاب گزینههای باقیمانده که احتمال موفقیت مالی را ممکن میکند. - تعیین ذینفعها
- تعیین حقوق هر کدام با رد گزینههایی که مواردی را نقض میکنند.
- پذیرش گزینهای که بهترین تعادل را با توجه به خواستههای ذینفعها برقرار میکند. - مطابقت با قوانین و مقررات
- اجتناب از فریب و حیله
- حداکثرسازی سود
فصل 3- مدیریت پروژه سیستمهای اطلاعاتی مدیریت پروژه سیستمهای اطلاعاتی
مدیریت پروژه جنبه مهمی از کار ایجاد سیستمهای اطلاعاتی و مهارتی حیاتی برای تحلیل گر سیستم است. کانون توجهمدیریت پروژه تضمین این مسأله است که پروژه ایجاد سیستمها انتظارات مشتریان را برآورده کند و در زمان و با بودجه تعیین شده ارایه شود. مدیر پروژه تحلیل گر سیستمی با مجموعه گوناگونی از مهارتهای مدیریتی، رهبری، فنی، مدیریت تعارض و مدیریت ارتباط با مشتریان و مسئول آغاز، برنامه ریزی، اجرا و اختتام پروژه است.
ایجاد و پیاده سازی موفقیت آمیز پروژه مستلزم مدیریت منابع،فعالیتها و وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه سیستمهای اطلاعاتی است. یک پروژه، تقبل مجموعهای از فعالیتهای مرتبط به هم است تا به هدفی دست یابد که دارای نقطه شروع و نقطه پایان است.
پروژههای ایجاد سیستمها به دو دلیل اولیه اجرا میشود: برای استفاده از فرصتهای تجاری یا برای حل کردن مشکلات کسب و کار. بهره مند شدن از یک فرصت به معنی ارایه خدمات جدید و ابداعی به مشتریان، از طریق ساختن سیستم جدید است.
به منظور توفیق در تنظیم ساختار یک سیستم اطلاعاتی پیچیده، مدیر پروژه باید مهارتهای انسانی، مهارتهای رهبری و مهارتهای تکنیکی را دارا باشد .
فرآیند مدیریت پروژه:
1( آغاز پروژه
2( برنامه ریزی پروژه
3( اجرای پروژه
4( اختتام پروژه
در هریک از این چهار مرحله چند فعالیت باید انجام شود. در نتیجه فرآیند رسمی مدیریت پروژه، احتمال موفقیت پروژه به طور قابل ملاحظهای افزایش مییابد .
آغاز پروژه
مدیر پروژه در مرحله آغاز پروژه فعالیتهای متعددی به منظور تعیین اندازه محدوده، پیچیدگی پروژه و تعیین رویههای پشتیبانی فعالیتهای بعدی انجام میدهد. برحسب نوع پروژه به برخی فعالیتهای آغاز ممکن است نیاز باشد و به برخی از این فعالیتها نیاز نباشد .
1- تشکیل تیم آغاز پروژه. این فعالیت شامل ساماندهی و هسته آغاز اعضای تیم پروژه به منظور کمک در اجرای فعالیتهای مرحله آغاز پروژه است .
2- برقراری ارتباط با مشتری. با تشخیص درست نیازهای مشتری، مشارکت قویتر و اعتماد او را به دست خواهید آورد.
3- تشکیل طرح آغاز پروژه. این گام اقدامات ضروری برای سازماندهی تیم آغازین است، آن هم در زمانی که آنها سرگرم تعریف اهداف و دامنه پروژه هستند .
4- تهیه رویههای مدیریتی
5- ایجاد محیط مدیریت پروژه و کتاب کار پروژه. کتاب کار پروژه به عنوان مخزنی برای همه ناظران پروژه، ورودیها،خروجیها، نتایج و رویهها و استانداردهای تنظیم شده توسط تیم پروژه عمل میکند. این کتاب برای بازرسیها، جذب افراد جدید در تیم، ارتباط با مدیران و مشتریان، شناسایی دامنه پروژههای آینده، بازنگریهای بعد از پروژههای در حال اتمام مفید است. تعیین و ثبت و ضبط دقیق تمام اطلاعات مربوط به پروژه در این کتاب، دو تا از مهمترین وظایفی است که شما به عنوان مدیر پروژه برعهده دارید.
برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی پروژه شامل تعریف فعالیتهای مجزا، واضح و کاری لازم برای هر فعالیت در پروژه است .فعالیتهای بلندمدت به صورت کلی برنامه ریزی میشوند و فعالیتهای کوتاه مدت به صورت تفصیلی برنامه ریزی میشوند. ماهیت تکراری بودن فرآیند مدیریت پروژه مستلزم آن است که در طول پروژه برنامه را به طور دایم تحت نظارت داشته و به صورت دورهای )معمولاً پس از خاتمه هر مرحله( براساس آخرین اطلاعات به روز کنند.
فعالیتهای مدیریت پروژه در مرحلهی برنامه ریزی:
1- شرح دامنه پروژه، بدیلها و مطالعه امکان پذیری. هدف از این فعالیت، محتوا و پیچیدگی پروژه است.
2- تقسیم پروژه به وظایف مدیریت پذیر. طی فرآیند برنامه ریزی پروژه، این اقدام یک اقدام اساسی است. به تعریف وظایف و توالی اجرای آنها ساختار تجزیه شده کار گفته میشود. برخی وظایف ممکن است به صورت موازی انجام و برخی دیگر، به ترتیب پس از یکدیگر اجرا شوند. توالی وظایف بستگی دارد به این که کدام وظایف دریافتیهای مورد نیاز وظایف دیگر را تعیین میکند، چه زمانی منابع مهم در دسترس خواهند بود، چه محدودیتهایی در پروژه توسط ارباب رجوع و فرآیند واقع میشود و نیز به فرآیند SDLC بستگی دارد .
نمودار گانت نمایش گرافیکی پروژه است که هر وظیفه را به صورت یک میله افقی، که اندازه آن متناسب با زمان تکمیل است،نشان میدهد. رنگها، سایهها یا شکلها میتواند برای تشریح انواع وظایف مورد استفاده قرار گیرد .
ایجاد ساختار تجزیه شده کار مستلزم این است که مراحل را به فعالیتهای خلاصه تجزیه کنید و فعالیتها را به وظایف خاص. تعریف بسیار مفصل هر وظیفه باعث میشود که مدیریت پروژه بدون دلیل پیچیده شود. تشخیص سطح بهینه ارایه جزئیات هر وظیفه مهارتی است که از طریق کار تجربه کردن حاصل میشود .
وظیفه:
• میتواند توسط یک فرد یا گروه خوب تعریف شده انجام شود .
• دارای نتیجه مشخص و قابل تعریف است )بنابراین، وظیفه همانا فرآیند ایجاد نتایج است(.
• دارای روشها و فنون مشخصی است.
• دارای مراحل قبلی و مراحل بعدی است .
• برای تعیین درصد پیشرفت بایستی قابل اندازه گیری باشد.
3- برآورد منابع و برنامه ریزی برای آنها. برآورد منابع مورد نیاز برای هر یک از فعالیتهای پروژه و استفاده از این معلومات برای برنامه ریزی منابع هدف این فعالیت است. برنامه ریزی منابع به ساخت و صف بندی منابع به مؤثرترین شیوه کمک میکند. تخمین زمان پروژه برای تکمیل هر وظیفه و کیفیت کلی سیستم، از تخصیص افراد به وظایف متأثر میشود .
یکی از رویکردهای تقسیم وظایف این است که در طول مدت پروژه فقط یک نوع )یا تعداد کمی( وظیفه به هر شخص محول شود. این تخصص گرایی باعث میشود که هر شخص وظایف مشخص خود را به نحو احسن انجام دهد. اگر هر شخص برای مدتی طولانی وظایف خاصی را انجام دهد، کار برای او خسته کننده و یکنواخت میشود، از این رو میتوانید هر شخص را به طیف وسیعتری از وظایف تخصیص دهید. البته چه بسا این روش باعث کاهش کارایی آنان شود. هنگام تقسیم وظایف باید بین تخصص گرایی و تنوع وظایف حد وسطی وجود داشته باشد. تقسیم وظایف به ابعاد پروژه توسعه و مهارتهای اعضای تیم پروژه بستگی دارد .
4- ایجاد زمان بندی اولیه. طی این فعالیت، برای برآورد و تخصیص زمان برای هر فعالیت در ساختار تجزیه شده کار، از اطلاعات، وظایف و منابع در دسترس استفاده میکنند. این مسأله به شما اجازه میدهد که زمان شروع و تاریخ پروژه را مشخص کنید .
نمودار پرت )فن ارزیابی و بازنگری برنامه( بیان گر نمودار گرافیکی وظایف پروژه و روابط درونی بین آنها است. مانند نمودار گانت، هر نوع وظیفه میتواند توسط اشکال مختلف در نمودار پرت نشان داده شود. متمایز سازی اشکال یک نمودار پرت همان ترتیب وظایف است که با متصل کردن وظایف- به صورت مستطیلها یا بیضیها- با وظایف قبل و بعد از آن نشان داده میشود. از این رو اندازه نسبی هر گره )که نشان دهنده وظیفه است( یا شکاف بین گرهها بیان گر مدت انجام وظیفه نیست.
5- تدوین طرح ارتباطات. هدف از این فعالیت مشخص ساختن رویههای ارتباطات بین مدیریت، اعضای تیم و مشتریان است .طرح ارتباطات شامل موارد زیر میشود، کی و چگونه گزارشهای کتبی و شفاهی توسط تیم آماده شود، اعضای تیم چگونه در کار با یکدیگر همکاری کنند، چه پیامهایی به طرف‌های ذینفع در پروژه برای آگاهی از پروژه ارسال میشود و چه نوعاطلاعاتی باید با فروشندگان و پیمانکاران خارجی درگیر در پروژه در میان گذاشته شود .
6- تعیین استانداردها و رویههای پروژه. در این فعالیت شما مشخص میکنید که چگونه نتایج مختلف حاصل شده و چگونهاین نتایج توسط شما و اعضای تیم پروژه امتحان میشود .
تنظیم استانداردهای پروژه و رویههای پذیرش نتایج در واقع وسیلهای است برای اطمینان از کیفیت بالای ایجاد سیستم .
7- شناسایی و برآورد ریسک. هدف از این فعالیت، شناسایی منابع ریسک پروژه و برآورد پیامدهای آنها است. ریسک ممکن است به دلیل استفاده از فناوری جدید، مقاومت کاربران در برابر تغییرات مورد انتظار، قابلیت دسترسی به منابع مهم، واکنش‌های رقابتی یا تغییر در فعالیتهای معمول به خاطر ساخت یک سیستم، یا بی تجربگی اعضای تیم نسبت به فناوری یا حرفهای که برای آن سیستم اطلاعاتی طراحی میشود، به وجود آیند.
8- ایجاد برنامه بودجه بندی اولیه. توجیه پروژه بر این متمرکز است که عایدات بیشتر از هزینهها باشد .
9- ایجاد فهرست کار .مهمترین فعالیت تقریباً در خاتمه مرحله طراحی پروژه، تهیه فهرستی از کار است که ابتدا برای مشتریان ایجاد میشود. این سند تمام اقداماتی را که در پروژه انجام خواهد شد و آنچه را که حاصل میشود به روشنی بیان میکند .
10- تعیین طرح مبنای پروژه. وقتی تمام فعالیتهای برنامه ریزی پروژه انجام شد، شما میتوانید یک مبنا برای برنامه پروژه تهیه کنید. این خط مبنا ارایه دهنده بهترین پیشبینی درباره وظایف هر فرد و منابع مورد نیاز است و برای هدایت و مراحل بعدی پروژه یعنی اجرای پروژه استفاده میشود. چون در طول اجرای پروژه اطلاعات جدیدی به دست می‌آید، بنابراین خط مبنای برنامه باید به طور مستمر به روز شود .
در خاتمه مرحله برنامه ریزی پروژه بررسی طرح مبنای پروژه انجام میشود. هدف از این فعالیت کنترل دوباره تمام اطلاعات است .
اجرای پروژه
در این مرحله طرح مبنای پروژه اجرا میشود. در متن SDLC اجرای پروژه ابتدا در طول مراحل تحلیل، طراحی و پیاده سازی سیستم انجام میشود .فعالیتهای مرحلهی اجرای پروژه به شرح زیر است.
1- اجرای طرح مبنای پروژه.
2- نظارت بر پیشرفت پروژه براساس طرح مبنا. اگر پروژه از طرح مبنا جلوتر )عقب تر( باشد، ممکن است مجبور شوید منابع،فعالیتها و بودجه‌ها را مطابق با آن تنظیم کنید. نظارت بر فعالیتهای پروژه باعث میشود تا تغییرات و اصلاحات لازم در برنامهریزی جاری پروژه انجام شود. نمودار گانت میزان پیشرفت را براساس برنامه نشان میدهد. با استفاده از نمودار پرت میتوانید عواقب به تأخیر افتادن فعالیت را شناسایی کنید. نظارت بر پیشرفت کار یعنی رهبر سیستم باید هریک از اعضای تیم را ارزشیابی کند و گاه گاهی در وظایف اعضا و افراد تیم تغییراتی به وجود آورد و بازخورد این اقدامات را به سرپرست کارکنان ارایه دهد.
3- مدیریت تغییرات در طرح مبنای پروژه. جدولهای زمان بندی پروژه برای برآورد آثار بسیار مفید هستند. با استفاده از این جداول میتوانید به سرعت تشخیص دهید که آیا زمان به پایان رساندن دیگر اقدامات و یا زمان تکمیل کل پروژه تغییر خواهد کرد یا خیر.
4- نگهداری کتاب کار پروژه. کتاب کار شامل اسنادی است که اعضای جدید تیم نیاز دارند تا خود را به سرعت با وظیفه محوله تطبیق دهند. این کتاب دلیل اتخاذ تصمیمات در مورد طرح‌ها را شرح میدهد و نیز منبع اولیه اطلاعاتی برای تهیه تمام گزارشهای پروژه محسوب میشود .
5- ارتباط دادن وضعیت پروژه. برای رسیدن به درک مشترک فعالیتها و اهداف پروژه، داشتن ارتباط شفاف ضروری است .
چنین درکی باعث اطمینان از هماهنگی فعالیتها میشود. این بدان معنی است که کل برنامه ریزی پروژه باید در میان کل اعضای تیم پروژه تقسیم شود و هر تجدیدنظر در برنامه باید به آگاهی تمام اعضا برسد به نحوی که هر فرد بداند این طرح چگونه پیش خواهد رفت.
خاتمه پروژه
پروژهها ممکن است پایانی طبیعی یا غیرطبیعی داشته باشند. پایان طبیعی زمانی رخ میدهد که نیازهای پروژه برآورد شده باشد )پروژه تکمیل شده است که موفقیت محسوب میشود(. پایان غیرطبیعی پروژه زمانی است که پروژه قبل از این که کامل شود، متوقف شود. مهمترین دلیل برای پایان غیرطبیعی پروژه، اتمام بودجه و وقت و یا هر دو است.
سه فعالیت خاتمه پروژه:
1( بستن پروژه
2( بازنگری بعد از پروژه
3( پایان دادن به قرارداد مشتریطرحهای ارایه و زمانبندی پروژه
وجوه تمایز اصلی بین این نمودارهای گانت و پرت ذکر میشود:
• نمودار گانت از طریق بصری نشان میدهد که هر وظیفه چه مدت طول میکشد، در حالی که نمودار پرت وابستگی توالی بین وظایف را نشان میدهد.
• نمودار گانت از طریق بصری زمان همپوشانی فعالیتها را نشان میدهد، حال آن که نمودار پرت زمان همپوشانی را نشان نمیدهد بلکه نمایان گر این است که کدام فعالیتها را میتوان هم زمان انجام داد.
• برخی اشکال نمودارهای گانت میتوانند زمان بیکاری بین اولین شروع و آخرین خاتمه را از طریق بصری نشان دهند،در حالی که نمودار پرت این موضوع را توسط دادههای ثبت شده در مستطیل فعالیتها نشان میدهد.
ارایه برنامههای پروژه
زمان بندی و مدیریت پروژه نیازمند آن است که زمان، هزینهها و منابع کنترل شود. منابع شامل هر فرد، گروهی از افراد،قسمتی از ابزار یا مواردی است که در تکمیل یک فعالیت استفاده شود. نمودار پرت نوعی فن زمان بندی مسیر بحرانی برای کنترل منابع است. مسیر بحرانی شامل فعالیت‌هایی است که ترتیب و مدت اتمام آنها مستقیماً بر تاریخ خاتمه پروژه تأثیر میگذارد. نمودار پرت یکی از گستردهترین و شناخته‌ترین روشهای زمان بندی است. از نمودار پرت زمانی استفاده میشود که وظایف:
• کامًلاً تعریف شده و دارای نقاط مشخص شروع و خاتمه باشد .
• بتواند مستقل از سایر وظایف عمل کند.
• ترتیب بندی شده باشد.
• به مقاصد پروژه عمل کند.
قوت اصلی فن پرت این است که چگونه زمانهای تکمیل پروژه برای فعالیتها متفاوت است. به همین دلیل برای مدیریت پروژهها، مانند ایجاد سیستمهای اطلاعاتی که تغییرات مدت زمان اتمام فعالیتها معمولی است، از نمودار پرت بیشتر از نمودارهای گانت استفاده میشود. در نمودار پرت، از شبکه تصویری نمودارهایی استفاده میشود که از دوایر یا جعبههایی تشکیل شدهاند که نمایان گر فعالیتها و فلشهای رابط نشان دهنده جریان کاری مورد نیاز است .
از سه برآورد در تعیین زمان مورد انتظار برای تکمیل فعالیت استفاده میشود: زمان خوشبینانه، زمان واقعی و زمان بدبینانه .
زمانهای خوش بینانه) O( و بدبینانه) P(، حداقل و حداکثر دورههای زمانی ممکن برای تکمیل فعالیت منعکس میکنند .زمان واقعی) r(، یا متحملترین زمان،بیان گر بهترین حدس مدیر پروژه در مورد مقدار زمانی است که فعالیت نیاز دارد تا تکمیل شود.
هرگاه همه این پیشبینیها ارایه شود زمان تخمینی را میتوان برای هر فعالیت محاسبه کرد. محتملترین زمان چهار بار بیشتر از زمان خوش بینانه و بدبینانه است .
𝑂+4𝑟+𝑃
𝐸𝑇=
6
ET= زمان مورد انتظار برای تکمیل هر فعالیت O= پیش بینی خوش بینانه فعالیت
P= پیشبینی بدبینانه فعالیت r = محتملترین زمان تکمیل فعالیت
نمودارهای پرت از دو مؤلفه عمده تشکیل یافته است: فلشها و گرهها. فلشها توالی فعالیتها را نشان میدهد و گرهها نمایان گر فعالیت‌هایی است که زمان و منابع را مصرف میکنند .
توالی فعالیتهای مرتبط که در مجموع زمان کلی تکمیل پروژه را نشان میدهد،نمایان گر مسیر بحرانی شبکه پرت است .
تمام گرهها و فعالیت‌هایی که در این توالی قرار دارند، همگی روی این مسیر بحرانی جای دارند. این مسیر بحرانی بیان گر کوتاهترین زمان ممکنی است که میتوان پروژه را در آن به اتمام رساند. به عبارت دیگر، هر فعالیت که در این مسیر به تأخیر افتد، باعث عقب افتادن کل پروژه میشود. گرههایی را که در مسیر بحرانی نیستند میتوان برای مدت کوتاهی به تأخیر انداخت بی آن که در زمان کلی پروژه تأثیری داشته باشد. این گرهها دارای زمان مازاد هستند که به مدیر پروژه اجازه میدهد در برنامه ریزی انعطاف بیشتری به خرج دهد.
زودترین زمان مورد انتظار برای اتمام آخرین فعالیت برابر است با زمانی که کل پروژه باید طی آن به اتمام رسد. دیرترین زمان مورد انتظار برای تکمیل) TL( زمانی است که هر فعالیت بدون به تأخیر انداختن پروژه به پایان میرسد. زمان مازاد برای هر فعالیت برابر با اختلاف بین دیرترین و زودترین زمان پیش بینی شده برای تکمیل آن فعالیت است) TL - TE(. تمام فعالیت‌هایی که زمان مازاد آنها معادل صفر است در مسیر بحرانی قرار دارند .
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه
ابزارهای مدیریت پروژه در دسترس در رایانههای شخصی آیبیام، مک این تاش و مینفرمهای بزرگتر و سیستمهای مبتنی بر ایستگاههای کاری قابل اجرا هستند.
هنگامی که مدیریت اجازه ادامه توسعه سیستم جدید را داد )این امر در پایان مرحله شناسایی و انتخاب پروژه از SDLC انجام میشود( و پروژه آغاز و برنامه ریزی شد، آنگاه شما میپردازید به تعیین آنچه این سیستم جدید باید انجام دهد.
مشخصات تحلیل گر خوب سیستمها عبارتند از:
- بی پروایی
- بی طرفی
- محدودیتها را خیلی جدی نگیرد
- توجه به جزئیات
- چارچوبدهی مجدد
دستاوردهای تعیین نیازمندیها
1. اطلاعات حاصل از گفت و گو یا مشاهده کاربران: رونوشت مصاحبه، پاسخ به پرسشنامهها، یادداشتهای حاصل از مشاهدات،یادداشتهای جلسات
2. اطلاعات مکتوب موجود: اعلامیه رسالت و راهبرد سازمان، فرمها و گزارشها و اطلاعات رایانه‌ای کسب و کار نمونه،دستورالعمل رویهها، شرح مشاغل، دستورالعملهای آموزشی، فلوچارتها و مستندات سیستمهای موجود، گزارشهای مشاورهای
3. اطلاعات مبتنی بر رایانه: نتایج حاصل از جلسات مشترک طراحی سیستمهای کاربردی، گزارشها یا پروندههای مربوط به جلسات گروه پشتیبانی سیستم، محتویات مخزن CASE و گزارشهای مربوط به سیستمهای موجود و گزارشهای مربوط به پیش نمونههای سیستم.
عبارت «تجزیه و تحلیل فلج» شرح حال پروژهای است که به خاطر کثرت حجم تجزیه و تحلیلهای انجام شده، متوقف شده است. به دلیل خطرات تجزیه و تحلیل بیش از اندازه،امروزه تحلیل گران، بیش از سیستم جاری، بر سیستمی که قرار است توسعه یابد تمرکز میکنند .JAD و نمونهسازی، با این هدف پدید آمدهاند که تجزیه و تحلیلها را با حفظ حداکثر کارآیی،در حداقل ممکن نگه دارند. این فرآیندها به منظور جایگزین شدن با SDLC و محدود ساختن حوزه تجزیه و تحلیل پدید آمدهاند. یکی از این فرآیندها، ایجاد سریع سیستم کاربردی است .RAD برای این که کارایی لازم را داشته باشد به JAD، نمونه سازی و ابزارهای یکپارچه CASE متکی است. حتی RAD، همانند روشهای تجزیه و تحلیل ساخت یافته که در زیر مراحل تجزیه و تحلیل بحث میشود، به شناخت بنیادین حوزه کسب و کار متکی است که سیستم اطلاعاتی در آن فعالیت میکند.
روشهای سنتی برای تعیین نیازمندیها
جمع آوری اطلاعات را میتوان قلب تجزیه و تحلیل سیستمها محسوب کرد .
سؤالات تشریحی معمولاً برای کشف اطلاعات در مواردی است که شما نمیتوانید تمام پاسخهای آن را پیشبینی کنید، یا برای موضوعاتی است که سؤالات خاصی درباره آن در دست ندارید. این نوع سؤالات به مصاحبه شونده این امکان را میدهند که پاسخهای خود را با کلمات خود و با جملات خود بیان کنند، سؤالات تشریحی در مصاحبه شونده این حس را القا میکنند که او نیز در مصاحبه شرکت و کنترل فعال دارد. اما مهمترین کاستی این نوع سؤال این است که مدت زمان مورد نیاز برای پاسخ گویی به هر سؤال ممکن است طولانی باشد. علاوه بر این، خلاصه کردن سؤالات تشریحی میتواند تا حدودی مشکل باشد .
در سؤالات گزینهای، طیف مشخصی از پاسخهای محتمل ارایه میشود که مصاحبه شونده میتواند از بین آنها انتخاب کند.
سؤالات گزینهای زمانی بهترین کارآیی را دارد که پاسخهای اصلی سؤالات شناخته شده است. نکته مثبت دیگر این است که مصاحبه کردن با استفاده از این نوع سؤالات به زمان زیادی نیاز ندارد و موضوعات بیشتری را میتوان پوشش داد.
مهمترین کاستی این روش این است که احتمالاً اطلاعات مفیدی که با هیچ یک از پاسخهای ارایه شده مطابقت ندارد، مطرح نمیشود، زیرا مصاحبه شونده به جای ارایه بهترین جواب خویش، سعی میکند بهترین گزینه را انتخاب کند.
در طرح سؤالات گزینهای میتوان از چند روش استفاده کرد:
- درست یا غلط
- چند گزینهای )انتخاب یک گزینه یا انتخاب تمام گزینههای درست.(
- درجه بندی یک پاسخ یا یک ایده براساس معیار خاص
- درجه بندی اقلام با توجه به اهمیت آنها سامان دادن به پرسشنامهها
1. افرادی که برای نمونه شدن تمایل دارند: این افراد ممکن است در محیط محلی باشند، افرادی که تمایل دارند در تحقیق شما شرکت کنند یا کسانی که باید برای این کار تشویق شوند.
2. گروه تصادفی: میتوانید فهرستی از اسامی تمام کاربران سیستم را تهیه و خیلی ساده همه شمارههای n ام فهرست را انتخاب کنید یا میتوانید از طریق جدول اعداد تصادفی به همه افرادی که شماره خورده است پرسشنامه بفرستید .
3. نمونه هدفمند: در اینجا ممکن است افرادی را که دارای معیارهای خاصی هستند انتخاب کنید، مانند کاربرانی که برای مدتی بیش از دو سال با سیستم کار کردهاند یا آن‌هایی که اغلب با سیستم سروکار دارند.
4. نمونه برداری طبقهای: در این مورد، چندین دسته هستند که باید در نمونههای شما حاضر شوند برای هر دسته مجموعهای را به صورت تصادفی انتخاب کنید )مثلاً کاربران، مدیران، کاربران واحدهای تجاری خارجی.( انتخاب بین مصاحبه و پرسشنامه
مصاحبه ابزارهای خوبی برای جمع آوری اطلاعات تفصیلی و غنی است و امکان طرح سؤالات بعدی را فراهم میکند. از سوی دیگر مصاحبه بسیار زمان گیر و پرهزینه است. پرسشنامه پرهزینه نیست و به زمان کمتری نیاز دارد. همچنین میتوان از افراد بسیاری در یک زمان اطلاعات خاصی را به دست آورد. اطلاعات جمع آوری شده از این طریق غنای کمتری دارد و اگر سؤالات کامًلاً واضح نباشد ممکن است پاسخهای داده شده مبهم باشد. همچنین طرح پرسشهای بعدی بسیار مشکل است زیرا چنین کاری باعث افزودن هزینههای تماس تلفنی مصاحبه میشود که بر هزینههای فرآیند میافزاید. تصمیم درباره روش مورد استفاده و راهبرد جمع آوری اطلاعات با توجه به سیستم مورد مطالعه و بافت سازمانی آن تغییر میکند.
مصاحبههای گروهی در هسته فرآیند طراحی مشترک برنامه ریزی کاربردی قرار دارد. شیوه مشخص برای اجرای چنینمصاحبه‌هایی فن گروه اسمی است .
فن گروه اسمی
برای تقویت فرآیند کار کردن با گروه، طی سالیان گذشته، فنون متفاوتی تدوین شده است. یکی از معروفترین آنها برای جمع آوری اطلاعات از میان اعضای گروه، فن گروه اسمی) NGT( خوانده میشود .NGT: افرادی که برای حل یک مشکل با یکدیگر کار میکنند و فقط به طور اسمی گروه هستند.
در تعیین نیازمندیها، ایدههایی که در NGT به دنبالش هستیم عمومًاً برای مشکلاتی کاربرد دارد که در سیستم جاری موجود است یا مشخصههایی که قرار است در سیستم جدید ایجاد شود. نتیجه نهایی این جلسه فهرستی از مشکلات یا مشخصههایی است که اعضای گروه خودشان مطرح کرده و آنها را در اولویت قرار داده اند. حس مالکیت شدیدی نسبت به این فهرست احساس خواهد شد، خصوصاً برای کسانی که بخشی از NGT بوده اند.
شواهدی وجود دارد که استفاده از NGT را برای متمرکز ساختن و پالایش کار این گروه تأیید میکند، تعداد و کیفیت نظریات حاصل از NGT میتواند بسیار مطلوبتر از چیزی باشد که به طور معمول در ملاقاتهای گروهی دیگر به دست می‌آید. از NGT میتوان برای تکمیل کردن نتایج حاصل از مصاحبه گروهی یا به عنوان بخشی از عملیات طراحی مشترک برنامه کاربردی استفاده کرد.
هدفی که در جمع آوری سوابق سیستم و مشاهده مستقیم تأمین میشود، یعنی کسب اطلاعات دست اول و معیارهایی از چگونگی تعامل کاربران با سیستمهای اطلاعاتی، یکسان است.
تجزیه و تحلیل رویهها و دیگر اسناد
مشاهده کاربران سیستم جاری روش دقیقتری از مشاهده عملیات کلی سیستم جاری است. روشهای تعیین نیازمندیهای سیستم را میتوان با آزمودن سیستم و مستندسازی سازمانی تقویت کرد تا جزئیات بیشتری درباره سیستمهای جاری و سازمانی که این سیستم را پشتیبانی میکند، به دست آورد.
در اسناد مختلف میتوانید چنین اطلاعاتی را به دست آورید:
1- مشکلات سیستم جاری
2- اگر فقط اطلاعات یا فرآیند اطلاعاتی خاصی در دسترس باشد، فرصتهایی را برای رفع نیازهای جدید میتوانید به دست آورید.
3- مسیر سازمانی که میتواند بر نیازمندیهای سیستم اطلاعاتی تأثیر بگذارد.
4- عناوین و اسامی افراد کلیدی که منافعی در سیستمهای مرتبط موجود دارند .
5- ارزشهای سازمان یا افرادی که میتوانند در تعیین اولویتها برای تواناییهای لازم کاربران مختلف کمک کنند .
6- موقعیت‌های خاص پردازش اطلاعات که به طور نامنظم پیش می‌آید و به وسیله هیچ یک از فنون تعیین نیازمندی قابل شناسایی نیست.
7- دلایل این که چرا سیستمهای جاری به این روش طراحی شده اند، میتواند مشخصههای جامانده نرم افزار فعلی را تعیین کند که احتمالاً حالا امکان اجرای آنها بیشتر است و بیشتر از قبل مورد درخواست کاربران هستند .
8- داده‌ها، قواعد پردازش داده‌ها و اصولی که توسط آنها سازمان به عملیات میپردازد باید توسط سیستم اطلاعاتی تقویت شوند.
رویه کاری مکتوب برای یک فرد یا یک گروه کاری، یکی از انواع مفید اسناد است. این رویه شرح میدهد که یک شغل یا وظیفه خاص چگونه انجام میشود و همچنین داده‌ها و اطلاعاتی را دربر میگیرد که در فرآیند اجرای شغل استفاده یا تولید میشود .
سیستمهای رسمی سیستم‌هایی است که توسط سندسازی رسمی سازمان تشخیص داده میشود، سیستمهای غیررسمی روشی است که سازمان عملاً کار میکند. سیستمهای غیررسمی به دلیل عدم کفایت رویههای رسمی سازمان، عادات و ترجیحات کاری افراد، مقاومت در مقابل کنترل و دیگر عوامل پدید می‌آیند. شناخت سیستمهای رسمی و غیررسمی بسیار مهم است، زیرا هرکدام در شناخت نیازمندیهای اطلاعاتی و آنچه باید از خدمات اطلاعاتی فعلی به آینده منتقل شود، به شما کمک میکنند.
فرم کاری: از این فرمها برای انواع فعالیتهای کاری از ثبت سفارش گرفته تا مشخص کردن این که چه محصولی ارسال شده است، استفاده میشود. فرمها برای شناخت سیستم مهم هستند، زیرا به وضوح اشاره میکنند چه جریان داده‌ای به یک سیستم وارد یا از آن خارج میشود که برای ادامه کارکرد سیستم ضروری است.
نوع سوم از اسنادی که مفید خواهد بود، گزارشی است که توسط سیستمهای جاری تهیه میشود. به عنوان خروجی) output( اولیه برای برخی از انواع سیستمها، گزارش شما را قادر میکند با استفاده از اطلاعات موجود در گزارش به داده‌هایی دست یابید که برای تهیه چنین گزارشی لازم است .
اگر سیستم فعلی رایانه‌ای باشد، نوع چهارم از اسناد مفید آن‌هایی است که سیستمهای اطلاعاتی جاری را تشریح میکند- چگونه طراحی شدهاند و چگونه کار میکنند. انواع مختلفی از گزارشها وجود دارد که چنین توصیفی برای آنها صدق میکند، از فلوچارتها تا فرهنگ لغت‌های داده‌ها و گزارشهای ابزار CASE برای دستورالعملهای کاربر.
تجزیه و تحلیل اسناد سازمانی و مشاهده، همراه با مصاحبه و پرسشنامهها، روشهایی است که بیش از بقیه برای جمع آوری نیازمندی سیستم استفاده میشود .
طراحی برنامه کاربردی مشترک
جلسات JAD در مکان‌هایی غیر از محل کار افراد تشکیل میشود. هدف از این کار این است که تا آن جا که ممکن است افرادی را از محیطی که باعث پراکندگی حواس آنها میشود، دور کنند تا بتوانند روی تجزیه و تحلیل سیستمها تمرکز کنند. نمونهای از شرکت کنندگان در یک JAD عبارتند از:
• رهبر جلسه JAD
• کاربران
• مدیران
• Sponsor ناظر
• تحلیل گران سیستمها
• منشی
• اعضای IS
مفیدترین ابزار CASE در JAD آن‌هایی است که CASE بالا شناخته میشود، زیرا آنها به طور مستقیم مربوط به فعالیت‌هایی است که در اوایل چرخه حیات توسعه سیستمها رخ میدهد. ابزار CASE سطح بالا معمولاً شامل ابزار برنامه ریزی، ابزار تهیه نمودارها و ابزار نمونه سازی، مانند فرمهای رایانه‌ای و تولید کنندههای گزارش هستند. مفیدترین ابزار CASE در تعیین و سازماندهی نیازمندیها برای نمودارسازی و تهیه گزارش و فرمها است. هرچه تحلیل گران در این مرحله تعامل بیشتری با کاربران داشته باشند، این مجموعه از ابزار CASE کارآیی بیش تری خواهد داشت .تحلیل گران میتوانند برای نمایش گرافیکی نیازمندیهای سیستم، نمایش ابزار به کاربران و ایجاد تغییرات با توجه به واکنش کاربران از ابزارهای نمودارسازی و نمونه سازی استفاده کنند. همچنین برای سازمان دهی نیازمندیها نیز از ابزار مشابهی استفاده میشود .استفاده از ابزارهای معمولی CASE هنگام تعیین نیازمندیها و سازمان دهی آنها بسیار ارزشمند است، زیرا عمل انتقال بین این دو زیرمرحله را ساده و در وقت صرفه جویی میکند. آن ابزارهای CASE که اطلاعات مربوط به نیازمندیها را تجزیه و تحلیل میکند، صحت آنها را می‌سنجد و کامل بودن و سازگاری آنها را بررسی میکند، نیز بسیار مفید هستند. عاقبت،از ابزارهای نمودارسازی و نمونه سازی برای نمایش گرافیکی آنچه سیستم جایگزین به نظر خواهد رسید، استفاده میشود .
چنین امکاناتی اطلاعات بهتری در اختیار کاربران قرار میدهد تا مطلوبترین سیستم جایگزین انتخاب شود .
استفاده از ابزار CASE در JAD به تحلیل گران اجازه میدهد مدلهای سیستم را به طور مستقیم وارد ابزار CASE کنند و همچنین در فرآیند مشترک مدل سازی زمینه را برای سازگاری و قابلیت اعتماد فراهم میکند. ابزار CASE، نسبت به یادداشت برداری گروه تحلیل گران یا منشی جلسه، نیازمندیهای سیستم را به روش انعطافپذیرتر و مفیدتر مشخص میکند .
علاوه بر این، از ابزار CASE میتوان برای ارایه منوها، نمایشها و قالبهای گزارش استفاده کرد.
با وجود این که ابزارهای CASE باعث پیشرفت JAD میشود، اما از فرآیند تعامل گروهی نوعًاً رایانه پشتیبانی نمیکند. به غیر از ابزار CASE، بخش عمدهای از کاربرد رایانه در JAD را یک نفر انجام میدهد. یعنی منشی که یادداشت برمیدارد .چون JAD فرآیند ساختارمند گروهی است،JAD نیز میتواند از پشتیبانیهای رایانه‌ای مختلفی که در هر فرآیند گروهی کاربرد دارد، بهره مند شود. از سیستمهای گروهی میتوان برای پشتیبانی جلسات گروهی استفاده کرد .
کاستی مشاهده شده در جلسه JAD:
1( بسیاری از مشکلاتی که در جلسات گروهی دیگر وجود دارد، در اینجا نیز حس میشود .
2( فرض تقسیم مساوی زمان سخن گفتن
نتیجه جلسه هرچه باشد، چون به نظر میرسد برای تمایلات افرادی است که بیش از سایرین سخن گفته اند، مورد حمایت کامل دیگر حاضران قرار نمی‌گیرد .
3( برخی از ترس انتقاد شدن، از صحبت کردن پرهیز میکنند .
4( اغلب مردم هیچ تمایلی ندارند که از رئیس خود انتقاد یا با او مجادله کنند، حتی اگر آنچه رئیس میگوید درست نباشد .
سیستمهای پشتیبانی گروهی) GSSها( طوری طراحی شدهاند که برخی از این مشکلات جلسات گروهی را کاهش میدهند .به این منظور که همه حاضران در جلسه فرصت مساوی برای مشارکت داشته باشند بتوانند نظریات خود را به جای بیان کردن در رایانهها تایپ کنند .GSS به گونهای طراحی شده است که تمام اعضای گروه آنچه را که هریک از اعضا وارد رایانه میکند،مشاهده میکنند .
احتمال تسلط یک فرد یا افرادی بر جریان جلسه تا حدودی زیادی کاهش مییابد. همچنین نظریات تایپ شده در GSS بی نام است. این امر باعث میشود کسانی که از ترس انتقاد از اظهارنظر خودداری میکردند، آزادانه نظریات خود را بیان کنند، زیرا انتقادات وارد شده در این حالت دیگر متوجه اشخاص نمیشود و فقط نظریات بیان شده در بر میگیرد. بی نام بودن،امکان انتقاد از رئیس را برای شما فراهم میآورد .
پشتیبانی از JAD با GSS مزایای بسیاری دارد. استفاده از GSS باعث میشود رهبر جلسه JAD نه فقط از سوی تعداد معدودی، بلکه از سوی تمام افراد حاضر در جلسه کمک دریافت کند. عقاید و دیدگاههای مهم کمتر نادیده گرفته می‌وشد و عقاید و نظریات ضعیف بیشتر مورد استفاده قرار میگیرند. با مقایسه JAD سنتی با JAD پشتیبانی شده با GSS مشخص شد که استفاده از GSS باعث پیشرفتهای مشخصی در فرآیند JAD میشود .JADهایی که GSS پشتیبانی میکند از زمان به طور کارآتری استفاده میکنند و مشارکت کنندگان از فرصتهایی مساوی برای اظهارنظر برخوردارند، زیرا اعضا گرایی کمتری به چشم میخورد. استفاده از GSS در جلسه JAD آثار نه چندان مطلوب دیگری هم دارد. جلسات JAD پشتیبانی شده با GSS از ساختمندی کمتری برخوردار است و به دلیل بی نام بودن نظریات، هنگام بروز مجادلهها، شناسایی و حل اختلاف مشکل تر میشود. با وجود این، کم شدن قدرت رهبر جلسه درحل و رفع مجادلهها همچنان یک مسأله مهم بود، خصوصاً به این دلیل که JAD برای کمک به شناسایی و حل مشکلات مورد بحث و مجادله طراحی شده بود.
هدف استفاده از نمونه برای پشتیبانی از تعیین نیازمندیها، توسعه مشخصههای ملموس سیستم نهایی است. با استفاده از چندین GLS4 و ابزارهای CASE نمونه سازی ممکن میشود. میتوانید از ابزارهای CASE به عنوان بخشی از JAD برای تهیه نوع نمونه سازی محدود با گروهی از کاربران استفاده کنید .
در موارد زیر نمونهسازی هنگام تعیین نیازمندیها بیشترین فواید را دارد:
1- نیازمندیهای کاربران به خوبی مشخص نیست یا کاملاً شناخته نشده است. این جریان اغلب مشکل سیستمهای کامًلاًجدید یا سیستم‌هایی است که از تصمیم گیری‌ها پشتیبانی میکنند .
2- یک یا تعدادی از کاربران و ذی نفعان در سیستم دخیل هستند.
3- طرحهای ممکن پیچیده هستند و به فرمهای مجزایی نیاز دارند تا کامًلاً ارزیابی شوند.
4- کاربران و تحلیل گران در گذشته نتوانستهاند به خوبی با یکدیگر تبادل نظر کنند، همین دلیل طرفین میخواهند مطمئنشوند نیازمندیهای سیستم تا آنجا که ممکن است به خوبی و درست مشخص شده است .
5- ابزارها )مانند مولدهای گزارش و فرم( و داده‌ها برای ایجاد سریع سیستمهای کاری به راحتی در دسترس باشد .
نمونه سازی در حکم ابزاری برای تعیین نیازمندیهای سیستم معایبی نیز دربردارد:
1- میل به اجتناب از تهیه اسناد رسمی نیازمندیهای سیستم که میتواند باعث شود توسعه سیستم به سیستم کارآمد با مشکل مواجه شود .
2- نمونه تهیه شده میتواند جلوه کامًلاً مشخصی برای کاربران اولیه داشته باشد و ممکن است انتشار تطبیق آن برای دیگر کاربران بالقوه مشکل باشد .
3- نمونهها اغلب به عنوان سیستم‌هایی متکی به خود ساخته میشوند، بنابراین مسائل مربوط به اشتراک داده‌ها و تعامل با دیگر سیستمهای موجود و همچنین مسائل مربوط به ارتقای سیستمهای کاربردی نادیده گرفته میشود .
4- چک کردن‌ها در SDLC نادیده گرفته میشود، بنابراین برخی از نیازمندیهای کوچک اما مهم سیستم فراموش میشود .
گرچه در برخی سازمانها، مدیریت به دنبال روشهای جدیدی برای اجرای وظایف جاری خود است. این روشها با شیوه فعلی اجرای امور میتواند کامًلاً متفاوت باشد. اما میتواند نتایج بیشماری داشته باشد: برای اجرای همان کارها به افراد کمتری نیاز است، روابط با مشتریان تا حد زیادی بهبود مییابد و فرآیندها کارآیی بیشتری مییابند. این فرآیند کلی که توسط آن روشهای کاملاً جدید جایگزین روشهای جاری میشود عموماً مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار یا BPR خوانده میشود .
رقابت جهانی بیشتر شرکت‌ها را به شیوه مستمر کیفیت محصولات و خدماتشان برمیانگیزاند .سازمانها تشخیص داده‌اند که استفاده خلاق از فناوریهای اطلاعات میتواند بهبود قابل توجهی را در فرآیندهای کسب و کارشان فراهم آورد. ایده پشت BPR فقط بهبود هر فرآیند کسب و کار نیست بلکه در حالت مدل سازی سیستم، تشخیص جریان کامل داده‌ها در بخشهای اصلی سازمان برای حذف گام‌های غیرضروری، نیل به هم افزایی در بین گام‌های مجزای قبلی و پاسخ گو شدن بیشتر در مقابل تغییرات آینده است. مفاهیم BPR در برنامه ریزی راهبردی سطح شرکت و برنامه ریزی سیستمهای اطلاعاتی به عنوان روش اصلی بهبود فرآیندهای کسب و کار به کار گرفته شده است. تغییر دادن شیوهای که کار انجام میشود، شیوهای را که اطلاعات تقسیم ذخیره میشود تغییر میدهد که این یعنی نتایج بسیاری از تلاشهای BPR، تدوین تقاضای نگهداری سیستم اطلاعاتی یا تقاضا برای جایگزینی سیستم .
شناسایی مراحل مهندسی مجدد
1( درک فرآیندهایی است که باید تغییر کند .فرآیندهای کلیدی کسب و کار مجموعه ساخت یافتهای از فعالیتهای قابل سنجش طراحی شده برای ایجاد برون دادی خاص برای مشتری یا بازاری خاص است. جنبه مهم این تعریف،فرآیندهایی کلیدی است که بر برخی انواع نتایج سازمانی مانند خلق محصول یا تحویل خدمت متمرکز است .فرآیندهای کلیدی کسب و کار نیز مشتری محوری است. به عبارت دیگر،آنها شامل همه فعالیتهای به کار رفته در طراحی، ساخت، تحویل، پشتیبانی و خدمات محصول خاص برای مشتری خاص است. پس تلاشهای BPR ابتدا سعی دارد این فعالیتها را که بخشی از فرآیندهای کلیدی کسب و کار سازمان است، درک کند و سپس توالی و ساختار فعالیتها را برای نیل به اصلاحات اساسی در ابعاد سرعت، کیفیت و رضایت مشتری تغییر دهد.
2( شناسایی فعالیتهای خاصی است که میتواند به طور اساسی از طریق مهندسی مجدد بهبود یابد.هامر و شامپی دو فردی که با اصطلاح BPR شناسایی میشوند، سه سؤال را که برای شناسایی فعالیتها برای تغییرات اساسی پرسیده میشود، به صورت زیر بیان کردند:
1( برای نیل به نتیجه، این فعالیت چقدر مهم است؟
2( تغییر این فعالیت تا چه اندازه ممکن است؟
3( این فعالیت چقدر کارکردی است؟ فناوریهای سنت شکن
هنگامی که فرآیندها و فعالیتهای کلیدی کسب و کار شناسایی شد، برای بهبود فرآیندها باید از فناوری اطلاعاتی استفاده شود .سازمانها به صورت استقرایی به فکر فناوری اطلاعات میباشند. استقرا فرآیندی است که طی آن از جزء به کل میرسیم، یعنی مدیران باید از قدرت فناوری جدید آگاه باشند و به روشهای خلاقآن‌های برای تغییر دادن بهینه شیوه اجرای کارها بیندیشند. این برعکس تفکر قیاسی است یعنی زمانی که در ابتدا مشکلات شناسایی و سپس راه حل‌هایی برای آن ارایه میشود .
مدیران، خصوصاً هنگام استفاده از تفکر قیاسی، فناوریهای اخلالگر را در نظر داشته باشند. فناوریهای اخلالگر آن‌هایی هستند که زمینه را برای درهم شکستن قواعد کاری دیرینهای که مانع از ایجاد تغییرات اساسی در سازمانها میشود، فراهم میکنند.
قواعد سازمانی دیرینهای که توسط فناوری اخلالگر از بین میروند.
فناوری سنت شکن قاعده
پایگاههای داده‌ای توزیع یافته اجازه میدهد اطلاعات تقسیم شود. اطلاعات در هر زمان فقط در یک مکان ظاهر میشود.
سیستمهای تخصصی میتواند به افراد غیرمتخصص کمک کند. فقط متخصصان میتوانند کارهای پیچیده را انجام دهند.
فناوری شبکههای ارتباطی راه دور میتواند از ساختار سازمانی پویا )دینامیک( پشتیبانی کند. کسب و کار باید متمرکز یا نامتمرکز باشد .
ابزار پشتیبانی از تصمیمگیری میتواند به افراد غیرمدیر کمک کند. تصمیم گیری فقط برعهده مدیران است.
ارتباطات بیسیم و رایانههای متحرک یک دفتر مجازی را برای کارکنان فراهم میکند. کارمندان به دفاتری فیزیکی نیاز دارند تا اطلاعات را دریافت، انباشت، استخراج و منتقل کنند.
فناوریهای ارتباطی تعاملی اجازه میدهد ارسال و دریافت پیامهای پیچیده ممکن شود. بهترین شیوه ارتباط با خریداران، ارتباط فردی است.
فناوری خودکار شناسایی و تعیین مکان میداند هرچیز در کجا قرار دارد. شما مجبور هستید مکان قرار گرفتن هر چیز را پیدا کنید.
فناوری رایانه‌ای امکان به روز شدن در هر زمان را فراهم میکند. برنامهها به صورت دورهای بازبینی میشود.
سفارشها، اطلاعات مربوط به محصولاتی را منعکس میکند که باید برای انجام دادن معامله فروش آماده شوند.
برای نمایش چگونگی جریان اطلاعات در فروشگاه اینترنتی، نمودارهای جریان داده‌ها تهیه میشود. برای نمایش مفهومی دادههای مورد استفاده در فروشگاه اینترنتی، نمودار روابط موجودیت تنظیم میشود.
مقدمه
انگلیسی ساخت یافته، نگارش اصلاح شدهای از زبان انگلیسی میباشد که برای نمایش منطق در پردازشهای سیستم اطلاعاتی بسیار مفید است. میتوانید از انگلیسی ساخت یافته برای نمایش هر سه عبارت بنیادین ضروری برای برنامه نویسی ساخت یافته استفاده کنید: انتخاب، تکرار، توالی )ترتیب(. جدولهای تصمیم گیری به شما اجازه میدهد مجموعهای از شرایط و اقداماتی را که به دنبال آن می‌آیند در ساختاری جدولی نمایش دهید. هنگامی که چندین شرط وجود دارد و چندین اقدام میتواند به وقوع بپیوندد، جدول تصمیم گیری به شما کمک میکند احتمالات را به روشی کاملاً واضح و دقیق بررسی کنید .
درختهای تصمیم، همان اجزا را به صورت جدول تصمیم ولی به شیوهای گرافیکیتر مدلسازی میکند.
مدلسازی منطقی
مدل سازی منطقی شامل بیان ساختار و کارکردهای درونی پردازشهایی است که در نمودار جریان داده‌ای بیان شده است .این پردازشها در DFDها در قالب جعبههای سیاه کوچکی ظاهر میشود که نمیتوانیم فقط با توجه به نام آنها یا توضیحات مخزن CASE پی ببریم دقیقاً چه وظیفهای و چگونه انجام میدهند. با وجود این، ساختار و کارکرد پردازشهای سیستم، اجزای کلیدی آن سیستم اطلاعاتی است .
مدلسازی منطق سیستم
مدل سازی از منطق سیستم قسمتی از سازماندهی نیازمندیها است.
نتایج و بروندادها
در تجزیه و تحلیل ساختیافته، نتایج اولیه مدل سازی منطقی،بیان گر توضیحات ساختارمند و نمودارهایی است که منطق موجود در هر پردازش DFD را نشان میدهد. همچنین بیان گر نمودارهایی است که بعد موقتی سیستمها را نشان میدهد.
نتایج زیرمرحله مدلسازی منطقی
پردازشها در پایینترین سطح DFD )سطح اولیه( با یک یا چند مورد زیر نمایش داده میشوند:
• نمایش انگلیسی ساخت یافته منطق پردازش
• نمایش جدول تصمیم
• نمایش درخت تصمیم
• نمودار یا جدول تبدیل حالت
• نمودار توالی
• نمودار فعالیت
حداقل شش راهبرد مختلف برای ایجاد ساخت یافته سیستمها وجود دارد که هر کدام ابزارها و فنون خاص خود را دارند .
حداقل نوزده رویکرد متفاوت به تجزیه و تحلیل و طراحی شیءگرا وجود دارد.
مدلسازی منطقی با انگلیسی ساختیافته
انگلیسی ساخت یافته حالت اصلاح شدهای از انگلیسی است که برای مشخص ساختن محتوای پردازشهای DFD استفاده میشود. این زبان، از انگلیسی روزمرهای که در آن برای بیان رویههای پردازش سیستم اطلاعاتی، از زیرمجموعههایی از لغات انگلیسی استفاده میکند متفاوت است. در انگلیسی ساخت یافته نیز از افعال حرکتی استفاده میکنیم. این افعال شامل،خواندن و نوشتن، چاپ کردن، دسته بندی کردن، حرکت کردن، ادغام کردن، افزودن، کم کردن، ضرب کردن و تقسیم کردن میشود .
انگلیسی ساخت یافته برای توصیف ساختارهای داده‌ای از عبارات اسمی مانند Patron- name و Patron- address استفاده میکند.
اظهار موردی یعنی زمانی که برنامه اقدامات متفاوتی را میتواند انجام دهد، اما فقط یکی از آنها انتخاب میشود .
تکرار میتواند حالت Do-Until Loops یا Do-While Loops داشته باشد.
استفاده از انگلیسی ساخت یافته برای نمایش پردازشهای DFDهای سطح بالاتر، روشی است که میتوانید با استفاده از آن تصمیم بگیرید آیا یک DFD خاص به تجزیه بیشتری نیاز دارد یا خیر. در حالی که انگلیسی ساخت یافته مشابه انگلیسی گفتار است، شبه کد مشابه یک زبان برنامهنویسی است.
مدلسازی منطقی با جداول تصمیم
جدول تصمیم نموداری از منطق پردازش است جایی که منطق بسیار پیچیده میباشد. در این جدول سه بخش وجود دارد: مبناهای شرطی، مبناهای عمل و قوانین. مبناهای شرطی شامل شروط متفاوتی است که در موقعیتی که در جدول در حال مدلسازی است، کارآیی دارد. مبناهای عمل شامل تمام اقدامات ممکنی است که از ترکیب شاخصهای مبناهای شرطی پدید می‌آید. این بخش از جدول که شرایط را به اقدامات متصل میکند، بخشی است که شامل قوانین است. شرط بی تأثیر به وسیله خط فاصله نمایش داده میشود. در ساخت این جداول تصمیمی، مجبور هستیم از مجموعهای از رویههای اصلی به شرح زیر پیروی کنیم .
1. نام گذاری شرطها و مقادیری که هر شرط به خود میگیرد.
2. تمام اقداماتی را که احتمال وقوع آنها وجود دارد نام ببرید. هدف از ایجاد جدولهای تصمیم تعیین اقدامات مناسب با توجه به مجموعهای از شرایط خاص است .
3. تمام قوانین ممکن را فهرست کنید. برای تعیین تعداد قوانین، تعداد مقادیر شرطها را در یکدیگر ضرب کنید.
4. برای هر قانون اقدامات احتمالی را تعیین کنید .
5. جدول تصمیم گیری را ساده کنید.
جداول تصمیم فشرده است و میتوانید مقدار زیادی اطلاعات را در یک جدول کوچک قرار دهید. این جدولها همچنین به شما اجازه میدهد منطق خود را بررسی کنید و ببینید تا چه میزانی کامل، سازگار و غیرتکراری است .
مدلسازی منطقی با درختهای اخذ تصمیم
درخت اخذ تصمیم فنی گرافیکی است که تصمیم یا انتخابی را به عنوان مجموعههایی از گرهها و شاخههای مرتبط به تصویر میکشد. درخت اخذ تصمیم برای اولین بار به عنوان فن علم مدیریت برای ساده کردن انتخاب در جایی توسعه یافت که برخی از اطلاعات مورد نیاز به طور قطع در دست نبود. با تکیه بر احتمالات وقایع خاص، یک دانشمند علم مدیریت میتواند از درخت اخذ تصمیم برای انتخاب بهترین اقدام استفاده کند .
درخت اخذ تصمیم از دو بخش تشکیل شده است: نقاط تصمیمگیری، که توسط گرهها مشخص میشود و اقدامات که توسط بیضیها مشخص میشود .
هم درخت اخذ تصمیم و هم جدول تصمیم گیری یک حسن بیشتر از انگلیسی ساختیافته دارد. هر دو فن را میتوان از لحاظ کامل بودن، سازگاری و درجه تکرار لازم بررسی کرد.
مقدمه
برخی از توسعه دهندگان سیستمها عقیده دارند که مدل داده‌ای مهمترین بخش از نیازمندیهای سیستم اطلاعاتی است،چون:
1- مشخصات دادههای به دست آمده طی مدلسازی داده‌ها در طراحی پایگاه داده ای، برنامهها، صفحات رایانه‌ای و گزارشهای چاپی اهمیت فراوانی دارد .2- داده‌ها نسبت به فرآیندها، پیچیدهترین جنبه بسیاری از سیستمهای اطلاعاتی جدید است، بنابراین در سازماندهی نیازمندیها به یک نقش مرکزی نیاز دارد .3- مشخصات داده‌ها )مانند طول، شکل و رابطه با دیگر داده‌ها( موقتی است. برعکس، مسیر جریان‌های داده‌ای که کاملاً ثابت و پایا است. در مدلسازی داده‌ها با استفاده از E-R مشخصات و ساختار داده‌ها مستقل از چگونگی انباشت آنها در حافظه رایانه توضیح داده میشود. در این مدل داده‌ای فرآیند توسعه معمولاً به صورت تکراری انجام میشود. اغلب برنامه ریزان IS از E-R برای توسعه مدل داده‌ای مؤسسات بزرگ با گروههای وسیعی از داده‌ها و جزئیات ریز استفاده میکنند. سپس، هنگام تعریف پروژه نیز مدل E-R برای توضیح حوزه فعالیتهای تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمها ساخته میشود. در طول سازماندهی نیازمندیها، مدل -ER نیازمندی مفهومی داده‌ها را در سیستم خاص نشان میدهد. سپس، از این که خروجی و ورودیهای سیستم در طول طراحی منطقی، به طور کامل تشریح شد، مدل داده‌ای E-R قبل از آن که به شکل منطقی تبدیل شود )نوعًاً به مدل داده‌ای رابطهای( که از آن مشخصات پایگاه داده‌ای و طراحی فیزیکی پایگاه داده‌ای انجام شود، اصلاح میشود. E-R بیان گر انواع مشخصی از قوانین کسب و کار است که بر مشخصات و ویژگیهای داده‌ها حاکم است. قوانین کسب و کار بخش مهمی از سیاستهای کسب و کار است که میان پایگاه داده‌ای و سیستم مدیریت پایگاه داده‌ای جریان مییابد و در نهایت در سیستمهای کاربردی طراحی شده توسط شما استفاده میشود.
مدل سازی مفهومی داده‌ها
مدل مفهومی داده‌ها نمایشی از دادههای سازمانی است. هدف آن نمایش حداکثر ممکن قوانین مربوط به مفهوم و روابط درونی بین داده‌ها است.
در مدل سازی مفهومی داده‌ها، حداکثر چهار نمودار E-R تنظیم و تجزیه و تحلیل میشود:
1- یک نمودار E-R که فقط دادههای مورد نیاز برنامه کاربردی پروژه را پوشش میدهد.
2- یک نمودار E-R برای برنامه کاربردی سیستمی که جایگزین میشود .
3- یک نمودار E-R که کل پایگاه داده‌ای را مستند میکند و تمام دادههای برنامه کاربردی جدید از آن استخراج شده است .
4- یک نمودارE-R برای کل پایگاه داده‌ای که دادههای مورد نیاز برای سیستم کاربردی که جایگزین میشود، از آن حاصلمیشود .
دستاورد دیگر مدل سازی مفهومی داده‌ها، مجموعه کاملی از ورودیهای مربوط به اشیای داده‌ای است که باید در مخزن یا واژگان پروژه ذخیره شود. این مخزن سازوکاری است که داده‌ها، فرآیند و مدلهای منطقی سیستم اطلاعاتی را به هم متصل میکند.
• اجزای داده‌ای که در جریان داده‌ای هستند در مدل داده‌ای نیز ظاهر میشوند و برعکس.
• هر مخزن در مدل فرآیندی باید به اشیای کسب و کار مرتبط باشد )موجودیت داده ای( که در مدل داده‌ای بیان شده است. مخزن داده‌ای پرونده موجودی باید به یک یا چند موضوع داده‌ای در مدل داده‌ای مرتبط باشد.
جمع آوری اطلاعات برای مدل سازی مفهومی داده‌ها
رویکرد بالا به پایین: در این دیدگاه قوانین کاری برای مدل داده‌ای نه از نیازمندیهای اطلاعاتی خاص در صفحات نمایش رایانه ای، گزارشها یا فرمهای کاری، بلکه از شناخت اولیه از ماهیت کار حاصل میشود .
همچنین میتوانید اطلاعاتی را که برای مدل سازی داده‌ای نیاز دارید از طریق بررسی اسناد خاص کسب و کار- صفحات نمایش رایانه ای، گزارشها، فرمهای کاری موجود در سیستم جمع آوری کنید. این فرآیند کسب اطلاعات از داده‌ها اغلب رویکرد پایین به بالا خوانده میشود. این اقلام به عنوان جریان‌های داده‌ای در DFDها ظاهر خواهد شد و داده‌هایی را نشان میدهند که توسط سیستم پردازش شده است و احتمالاً داده‌هایی که باید در پایگاه داده‌ای سیستم نگهداری شود .
مقدمهای بر مدلسازی رابطه- موجودیت) E-R(
مفهوم اصلی مدلسازی رابطه- موجودیت از سه ساختار اصلی استفاده میشود: موجودیتهای داده ای، روابط و ویژگیهای مربوطه .
مدل داده‌ای رابطه- موجودیت )یا مدل E-R( نمایش منطقی داده‌ها با جزئیات کامل برای سازمان یا حوزه کاری است. مدل E-R در قالب موجودیتهایی بیان می‌شودکه در محیط یک کسب و کار وجود دارند، روابط یا تعاملات بین این موجودیتها و ویژگیها یا خصوصیات هم موجودیتها و هم روابط آنها بیان میشود .
موجودیتها
موجودیت عبارت از شخص، مکان، شی، واقعه یا مفهومی است که در محیط کاربر قرار دارد و سازمان تمایل دارد داده‌ها را در آن نگه دارد. موجودیت دارای شناسههای خاص خود است که آن را از دیگر واحدها متمایز میکند.
یک نوع موجودیت )کلاس موجودیت( مجموعهای است از نوعهایی که مشخصات یا ویژگیهای مشترکی دارند. هر نوع موجودیت، در مدل E-R یک نام دارد. ما از حروف بزرگ برای نام گذاری یک نوع موجودیت استفاده میکنیم و در یک نمودار E-R نام درون مستطیلی قرار میگیرد که نمایان گر موجودیت است.
نمونه عینی موجودیت )یا نمونه عینی( وقوع منفرد یک نوع واحد است. یک نوع موجودیت در هر مدل داده‌ای فقط یک بار بیان میشود، در حالی که ممکن است توسط دادههای موجود در یک پایگاه داده ای، نمونههای عینی بسیاری از آن نوع موجودیت واقع شود .
نامگذاری و تعریف انواع موجودیت
1- نام یک نوع موجودیت یک اسم مفرد است،چون هر نام بیان گر یک کلاس یا مجموعه است.
2- نام یک نوع موجودیت باید توصیفی و خاص سازمان باشد .
3- نام یک نوع موجودیت باید موجز و مختصر باشد )نام ساده داشته باشد(،چون یک موجودیت، یک شیء است.
4- نوع موجودیت رخداد باید برای نتیجه رخداد نام گذاری شود .
5- تعریف نوع موجودیت باید شامل مشخصه یا مشخصات منحصر به فردی برای هر نمونه عینی آن نوع موجودیت باشد .
6- تعریف نوع موجودیت باید آنچه را نمونههای عینی موجودیت شامل میشود و نمیشود به طور واضح بیان کند.
7- تعریف نوع موجودیت اغلب شامل توصیف زمان ایجاد یا حذف نمونه عینی آن نوع موجودیت است .
8- برای برخی از انواع موجودیت، تعریف باید زمانی را مشخص کند که یک نمونه عینی باید به نمونه عینی نوع واحد دیگرتبدیل شود .
9- در تعریف برخی از انواع موجودیت، باید تاریخچهای مشخص شود که درباره نمونههای عینی موجودیت نگهداری میشود.
ویژگیها
هر نوع موجودیت مجموعهای از ویژگیها است که مختص خود است. یک ویژگی عبارت از خصوصیت یا مشخصه یک موجودیت است که مورد علاقه سازمان است.
نامیدن و تعریف ویژگیها
• نام ویژگی عبارت از یک اسم است .
• نام ویژگی باید منحصر به فرد باشد. هیچ دو صفتی از یک نوع موجودیت نباید نام مشابهی داشته باشند و بهتر این است که هیچ دو ویژگی از تمام انواع موجودیت نام مشابهی نداشته باشد .
• به منظور منحصر به فرد بودن نام ویژگی برای شفافیت مفهوم، هر نام ویژگی باید از حالت استانداردی پیروی کند.
• ویژگیهای مشابه از انواع موجودیتهای مختلف باید اسامی مشابه اما قابل تمایز داشته باشند.
• تعریف ویژگی بیان میکند که آن ویژگی چیست و احتمالاً چرا اهمیت دارد .
• تعریف ویژگی باید مشخص کند که مقدار ویژگی چه چیزی را شامل میشود و چه چیزی را شامل نمیشود .
• هر نام مستعار یا نام جایگزین برای ویژگی را میتوان در تعریف صفت مشخص کرد .
• ذکر منبع مقادیر ویژگی، در تعریف ویژگی مطلوب خواهد بود. ذکر منبع به شفاف کردن نام گذاری داده‌ها کمک خواهد کرد .
• اگر مقداری برای یک ویژگی اجباری یا انتخابی باشد، باید درتعریف ویژگی ذکر شود. این قانون برای حفظ یکپارچگی داده‌ها مهم است .
• اگر مقدار یک ویژگی تغییر کند، این نکته باید در تعریف ویژگی قید شود. این قانون نیز یکپارچگی داده‌ها را حفظ میکند .
• هر رابطهای که یک ویژگی با دیگر ویژگیها دارد باید در تعریف ویژگی ذکر شود .
کلیدهای اصلی و شناسهها
کلید اصلی عبارت از یک ویژگی )یا مجموعهای از ویژگیها( است که به طور منحصر به فردی هر نمونه عینی از یک نوع موجودیت را مشخص میکند.
بروس معیارهای زیر را برای انتخاب شناسهها پیشنهاد میکند:
1- یک کلید اصلی انتخاب کنید که در طول مدت عمر هر نمونه عینی از نوع موجودیت، مقدار آن تغییر نکند.
2- یک کلید اصلی را برای هر نمونه عینی از موجودیت، به گونهای برگزینید که ویژگی دارای مقداری معتبر باشد.
3- از کاربرد شناسههای به اصطلاح هوشمند که ساختار آنها دربردارنده مفهوم دسته بندی، مکان و غیره است، خودداریکنید .
4- کلید اصلی یک ویژگی را به جای کلید اصلی چند ویژگی بگذارید.
برای هر موجودیت نام شناسه در یک نمودار E-R با خطی مشخص میشود که زیر آن کشیده میشود .
ویژگیهای چند مقداره
ویژگی چند مقداره برای هر نمونه عینی از موجودیتها به بیش از یک ویژگی تعلق میگیرد .
برای نمایش ویژگیهای چند مقداره، دو روش عمومیت دارد: 1( استفاده از بیضی دو جداره 2( جداسازی دادههای تکراری در قالب موجودیتهای دیگر )موجودیت ضعیف یا اسنادی( روابط
روابط در حکم ماده چسبندهای است که اجزای مختلف یک مدل E-R را به یکدیگر میچسباند. یک رابطه، ارتباط بین نمونههای عینی یک یا چند نوع موجودیت است که مورد علاقه سازمان است. ارتباط معمولاً به این معنی است که آن واقعه رخ داده است یا این که چند پیوند طبیعی بین نمونههای عینی موجودیت وجود دارد. به همین دلیل روابط با عبارات فعلینامگذاری میشود .
مدلسازی مفهومی داده‌ها و مدل E-R
نگهداری پرهزینهترین بخش هر سیستم اطلاعاتی است، کارآیی به دست آمده از نگهداری سیستم در سطح قانونها، به جای کدها، به طور قابل ملاحظهای هزینهها را کاهش میدهد.
درجه یک رابطه
درجه یک رابطه شماره انواع موجودیتهایی است که در آن رابطه شریک هستند. سه رابطه رایجی که در مدلهای E-R وجود دارند، یک جانبه )درجه یک(، دو جانبه )درجه دو( و سه جانبه )درجه سه( است .
رابطه یک جانبه. این رابطه رابطه تکراری نیز خوانده میشود و رابطهای است بین نمونههای یک نوع موجودیت.
رابطه دو جانبه. رابطهای است بین نمونههای عینی دو نوع موجودیت و رایج‌ترین نوع رابطه در بحث مدلسازی داده‌ها است .
رابطه سه جانبه. این رابطه، رابطه همزمان میان نمونههای عینی سه نوع موجودیت است.
اعداد اصلی در روابط
عدد اصلی رابطه به تعداد نمونههایی عینی موجودیت B گفته میشود که میتواند )یا باید( با هر نمونه عینی موجودیت A رابطه داشته باشد.
حداقل عدد اصلی مقدار حداقل از یک رابطه، حداقل تعداد نمونههای عینی موجودیت B است که با هریک از نمونههای عینی موجودیت A رابطه دارد. حداکثر عدد اصلی، حداکثر تعداد یک نمونه عینی است.
نامگذاری و تعریف روابط
• نام یک رابطه یک عبارت فعلی است. روابط بیان گر اقدامات هستند و معمولاً در زمان حال ساده بیان میشوند. نام یک رابطه بیان گر اقدام انجام شده است .
• بهتر است از به کار بردن اسامی مبهم اجتناب کنید، مانند دارد، یا مرتبط هست با. از عبارتی با معنی توصیفی استفاده کنید که اغلب از افعالی حرکتی که در تعریف رابطه یافت میشود گرفته میشود .
• تعریف یک رابطه توضیح میدهد که چه اقدامی انجام شده است و چه اهمیتی دارد. شایان ذکر این نکته که چه کسی یا چه چیزی آن را انجام میدهد اهمیت داشته باشد. اما چگونگی اجرای عمل اهمیتی ندارد.
• تعریف باید هر مشارکت اختیاری را توضیح دهد. باید توضیح دهید که چه شرایطی به نمونههای عینی مرتبط با صفر می‌انجامد. آیا این حالت زمانی رخ میدهد که نمونههای عینی موجودیت برای اولین بار ایجاد شده است یا احتمال وقوع آن همواره وجود دارد .
• تعریف یک رابطه باید دلیل هر حداکثر عدد اصلی تصریحی را توضیح دهد.
• تعریف یک رابطه باید هر محدودیت مشارکت در رابطه را توضیح دهد.
• تعریف یک رابطه باید مقدار تاریخچهای را توضیح دهد که در رابطه نگهداری میشود .
• تعریف یک رابطه باید توضیح دهد که آیا یک نمونه عینی موجودیت، که در یک نمونه عینی رابطه درگیر است،میتواند مشارکت خود را به نمونه عینی رابطه دیگر منتقل کند.
موجودیت مشارکت پذیر
یک موجودیت مشارکت پذیر )مصدر( رابطهای است که سازنده مدل داده‌ای برای مدلسازی به عنوان یک نوع موجودیت برمیگزیند.
هنگامی یک رابطه باید به یک موجودیت مشارکت پذیر تبدیل میشود که موجودیت وابسته با موجودیتهای رابطهای که باعث پدید آمدن آن شده است، روابط دیگری دارد.
خلاصه مدلسازی مفهومی به وسیله نمودارهای E-R
دست یابی به حداکثر شناخت ممکن از مفهوم داده‌هایی که برای سیستم اطلاعاتی یا سازمان ضروری است، هدف نمودارسازی E-R است.
قانون تخصص گرایی جامع مشخص میکند که هر نمونه عینی از نوع اصلی باید عضوی از برخی نوعهای فرعی رابطه باشد .
قانون تخصص گرایی جزئی مشخص میکند که یک نمونه عینی موجودیت نوع اصلی نمیتواند به هیچ نوع فرعی تعلق داشته باشد .
تخصص گرایی جامع در یک نمودار E-R با دو خط موازی از طرف نوع اصلی به دایره و تخصص گرایی جزئی با یک خط نشان داده میشود. قانون انفصال مشخص میکند که اگر نمونه عینی یک موجودیت از نوع اصلی، عضوی از یک نوع اصلی باشد،نمیتواند به طور همزمان عضوی دیگر از نوعهای فرعی باشد. قانون همپوشانی مشخص میکند که نمونه عینی یک موجودیت میتواند به طور همزمان عضو یک )یا چند( نوع فرعی باشد. انفصال در مقابل همپوشانی، با یک D یا O در دایره نشان داده میشود .
قوانین کسب و کار
مدلسازی مفهومی داده‌ها، فرآیند گام به گام برای مستندسازی نیازمندیهای اطلاعاتی است که هم به ساختار داده‌ها و هم به یکپارچگی داده‌ها مربوط میشود. قوانین کسب وکار مشخصههایی است که یکپارچگی مدل منطقی داده‌ها را حفظ میکند .
در زیر چهار نوع از قوانین کسب و کار ارایه شده است:
1. یکپارچگی موجودیت. هر نمونه عینی از یک نوع موجودیت باید شناسه منحصر به فردی داشته باشد که تهی نباشد .
2. محدودیتهای ارجاعی یکپارچگی. قوانینی که به روابط بین انواع موجودیتها مربوط میشود .
3. حوزهها. محدودیتهایی در مقادیر معتبر ویژگیها.
4. تحریک عملیات. قوانین کاری دیگری که صحت و اعتبار مقدار ویژگی را حفظ میکند .
قوانین کاری در طول تعیین نیازمندیها به دست می‌آید و همان طور که مستند میشود، در مخزن CASE ذخیره میشود.
حوزهها
حوزه مجموعهای است از انواع داده‌ها و طیفی از مقادیری که ویژگی به خود میگیرد. مشخصات حوزه معمولاً برخی )یا تمام( مشخصات ویژگیها را به شرح زیر بیان میکند: نوع داده‌ها، طول، شکل، طیف، مقادیر مجاز، معنی، منحصر به فرد بودن و پشتیبانی تهی )این که مقدار یک ویژگی تهی است یا خیر.( استفاده از حوزه فواید چندی دارد:
1( حوزه مشخص میکند که مقادیر یک ویژگی )مرتب شده براساس ورود یا عملیات به هنگام سازی( معتبر است.
2( حوزهها اطمینان میبخشند که عملیات دستکاری دادههای مختلف منطقی است .
3( حوزهها باعث میشوند هنگام توصیف مشخصات ویژگی تلاش کمتری انجام شود .
تحریک عملیات
محرک قانونی است که بر اعتبار و صحت عملیات دستکاری داده‌ها حاکم است، مانند درج، به روز کردن و حذف. محدوده محرک عملیات میتواند به ویژگیهای درون یک موجودیت محدود شود یا میتواند تا ویژگیهای دو یا چند موجودیت گسترش یابد. اغلب ممکن است قوانین پیچیده کاری به عنوان محرک عملیات ذکر شوند .
محرک عملیات معمولاً شامل اجزای زیر است:
1( قانون کاربر. بیان دقیقی از قانون کسب و کار که باید توسط محرک عملیاتی اجرا شود .
2( رخداد. عملیات دستکاری داده‌ها که عملیات را آغاز میکند )درج، حذف، به روز کردن.(
3( نام موجودیت. نام موجودیتی که در دسترس قرار گرفته یا تعریف میشود.
4( شرط. شرطی که باعث میشود عملیات تحریک شود .
5( اقدام. اقدامی که هنگام تحریک عملیات انجام میشود .
تحریک عملیات، جنبهای مهم از راهبرد پایگاه داده‌ای است. با تحریک عملیات، مسئولیت یکپارچگی داده‌ها در حوزه مسئولیت سیستم مدیریت پایگاه داده‌ای قرار میگیرد و از عهده کاربران انسانی یا برنامههای کاربردی خارج میشود.
حذف قوانین کسب و کار از برنامههای کاربردی و گنجاندن آنها در مخزن )در قالب حوزهها، حدهای یکپارچگی ارجاعی و تحریک عملیات( مزایای مهمی به شرح زیر دربردارد:
1- چون میتوان این قوانین را توسط DBMS در برنامه تولید یا اعمال کرد، در نتیجه ایجاد برنامه کاربردی، سریع تر و باخطای کمتری انجام میشود .
2- هزینهها و کار مورد نیاز برای نگهداری را کاهش میدهد.
3- پاسخهای سریعتری به تغییرات کاری داده میشود.
4- کار کاربران نهایی را در توسعه سیستمهای جدید و پردازش داده‌ها آسانتر میکند.
5- کاربرد سازگاری از حدهای یکپارچگی فراهم میکند.
6- وقت و کار مورد نیاز برای آموزش برنامه نویسهای برنامه کاربردی را کاهش میدهد.
7- سهولت استفاده از پایگاه داده‌ای را افزایش میدهد.
نقش CASE در مدلسازی مفهومی داده‌ها
ابزارهای CASE در مدلسازی مفهومی داده ای، دو کارکرد مهم را احیا میکند:
1( نمودارهای E-R را به صورت نمایش تصویری نیازمندیهای داده‌ای سازماندهی شده نگه میدارد.
2( اشیای موجود در نمودارهای E-R را به توصیفات مربوط در یک مخزن پیوند میزند. یک ابزار CASE به شما اجازه میدهد هنگامی که میخواهید یک شیء را در نمودار E-R انتخاب کنید، به طور مستقیم به مدخل مخزن وارد شوید.
سیستم مجموعهای است از اجزای به هم وابسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود کلیت جدیدی را احراز کرده از نظم و سازمان خاصی پیروی می‌نماید و در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است، فعالیت میکند.سیستمها بی‌شمار هستند. برخی از نمونههای سیتم عبارت است از:
ملکولها؛ سلولها؛ نباتات؛ حیوانات؛ انسانها؛ جوامع؛ ماشینها و دیگر نظامهای مکانیکی؛ منظومه‌های کیهانی؛ نظامهای اجتماعی، سیاسی، اقتصادی و فرهنگی؛ سیستم اطلاعات؛ کامپیوتر؛ نظامهای تولیدی، آموزشی، تامین اجتماعی، خدمات درمانی، ارتباط جمعی، حسابداری، بایگانی، نظام حقوق و دستمزد، باز نشستگی، ارزشیابی کارکنان و کنترل؛ خطی که با آن می‌نویسیم زبانی که با آن تکلم میکنیم و.......در این مقاله، مفاهیم نظام و سیستم، مترادف گرفته شده اند.
درونداد
درونداد‌ها یا داده‌ها عبارتاند از:کلیه آنچه که به‌نحوی وارد سیستم میشود و تحرک و فعایت سیستم را سبب میگردد.
فرایند تبدیل (میانداد)
دروندادی که به سیستم وارد میشود، طبق برنامه سیستم، در جریان تغییر و تبدیل قرار میگیرد.
مثال: در نظام دانشگاهی، دانشجو که یکی از دادههای سیستم است، در فرآیند تبدیل قرار میگیرد و ذهن او با مفاهیم، واژه‌ها و مطالب علمی آشنا میشود و در نگرش او تغییراتی پدید می‌آید.
برونداد:
داده‌هایی که در فرآیند تیدیل قرار میگیرند، طبق نظم و سازمانی که بر سیستم حاکم است، به صورت کالا یا خدمت، از سیستم به محیط صادر میشوند. دانشجوی فارغ التحصیل، تحقیق و پژوهش، برخی از ستاده‌های نظام دانشگاهی هستند.
بازخور(باز داد)
بازخور فرآیندی دورانی هستند که در آن، قسمتی از ستاده، به عنوان اطلاعات به درونداد پس خورانده میشوند و به این ترتیب سیستم را «خود کنترل» می‌سازد.
برای مثال، چنانچه به علت عدم تطابق آموزشهای دانشگاهی با نیازهای واقعی بازار کار، دانشجوی فارغ التحصیل نتواند جذب بازار کار شود، ایجاد اصلاحاتی در نظام آموزشی دانشگاه ضرورت دارد.
سیستمهای اصلی و فرعی
سیستمها به دو دسته اصلی و فرعی تقسیم شدهاند: سیستم فرعی جزعی است که برخود نظارت دارد و وظیفه خاصی را انجام میدهد و برای رسیدن به هدف معینی می‌کوشد؛ این سیستم فرعی که نقش ویژهای ایفا میکند، خود یکی از اجزای تشکیل دهنده سیستم بزرگتری است که میتوان آن را «سیستم اصلی»نام نهاد.
تقسیم سیستمها به باز و بسته، یکی دیگر از طبقه بندیهای سیستمها است. سیستم بسته، سیستمی ساده است که با محیط خود ارتباطی برقرار نمیکند یعنی دادههای آن به صورت پایان نا پذیر در حال چرخش است مثل سیستم گردش آب؛ بر خلاف آن سیستم باز، سیستمی است که با محیط خود در ارتباط است یعنی چیزی را میگیرد در فر آیند تغییر و تبدیل قرار میدهد و بعد به محیط باز میگرداند. سیستمهای بسته در برخورد با محیط، سازمان خود را از دست می‌هد یا جهت فعالیتش تغییر میکند.
در هر سیستم، عواملی وجود دارند که در خلاف جهت نظم سیستم عمل میکنند و مختل کننده‌ی انتظام سیستم هستند. این عوامل را «آنتروپی» می‌خوانند.آنتروپی به دو نوع تقسیم میشود: آنتروپی مثبت که عملگردش در خلاف جهت اصلاح انحرافات و به منظور بقای سیستم در محیط عمل میکند.
خواص سیستم باز
1- کلیت و جامعیت وجودی
سیستم در کلیت وجودی خود خواصی را ظاهر می‌سازد که در اجزای تشکیل دهندﮤ آن، به تنهایی وجود ندارد، این کلیت نیز نتیجه گرد آمدن اجزاء مجرد نیست، بلکه ارتباط اجزاء با یکدیگر و نحوه ترکیب نظم و سازمان یافتن آنهاست که کلیت سیستم را به وجود میآورد.
2-سلسله مراتب
مراتب وجود یک زنجیره مرتبهای است که هر یک از مرتبه‌ها، ساخت و خواصی علاوه بر ویژگیهای مرتبه پیشین دارد.
3-همبستگی اجزاء
منظور از همبستگی این است که هر جزء در سیستم، به نحوی با سایر اجزاء مرتبط است و به علت وجود این همبستگی، چنانچه در جزیی خللی وارد شود،سایر اجزاء نیز از آن خلل، متاثرمی گردند.
4-تناسب اجزاء
بین اجزای هر سیستم، تناسب، سنخیت واکمال متقابل موجود است. وجود تناسب بین اجزاء سبب حفظ هویت و کلیت سیستم میشود.
5-گردش دایره وار
فرآیند درونداد، تبدیل و برونداد، جریانی مستمر و مداوم است.
6-خاصیت تولید مثل
از دیگر ویژگیهای سیستمهای باز، میل به جاودانگی است. سیستمها گرایش به جاودانه سازی خود دارند و تا جایی که امکان داشته باشد به حیات خویش ادامه میدهند.
7-همپایی
سیستم میتواند از راهها و مسیرهای متفاوتی به هدف واحدی برسد. به عبارت دیگر، حالت پایانی واحدی ممکن است از شرایط اولیه متفاوت و با راههای متفاوتی حاصل شود.
8-گرایش به فنا
درون سیستمها عواملی به وجود می‌آیند که سیستم را از جهت اصلی آن منحرف می‌سازند و تمایل در جهت عدم تعادل دارند.
9-گرایش به تکامل
منظور از تکامل، عبارت از پیچیدگی ساخت وتنوع خواص است. چنانچه ساختار سیستم، پیچیدهتر شود و در اثر آن پیچیدگی، عملکرد‌های متنوعتری از سیستم به ظهور رسد و خواص بیشتری ارائه شود، سیستم متکامل تر شده است.
10-گرایش به تکامل یا خود نکهداری پویا
از دیگر ویژگیهای سیستمهای باز، خصوصیت تعادل گرایی یا خود نگهداری پویا و حالت پا بر جایی است.
منظور از این حالت که به «هوموستاسیس» معروف است، تلاش سیستم در حفظ متغییر‌های ضروری خود، در محدوده‌ای معین به منظور ادامه حیات سیستم میباشد.
تعریف تجزیه تحلیل سیستم
تجزیه تحلیل سیستم عبارت است از شناخت جنبههای مختلف سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده سیستم و بررسی نحوه و میزان ارتباط بین اجزاء آن؛ به منظور دست یابی به مبنایی جهت طرح واجرای یک سیستم مناسب تر است.
تجزیه و تحلیل به ما کمک میکند تا موقعیت فعلی سازمان را به خوبی درک کنیم، از جریان کار مطلع شویم و آن را مورد ارزیابی قرار دهیم و برای رفع نارسائیها و مشکلات، بهترین راه حل را انتخاب و توصیه کنیم.
در یک سازمان، سیستم را مجموعهای از روشها نیز تعریف کرده اند، روشهائی که به یکدیگر وابسته هستند و با اجرای آنها، قسمتی از هدف سازمانی محقق میشود روشها نیز به نوبه خود مجموعهای از شیوههای مختلف انجام کار هستند که با استفاده از آنها میتوان به تامین هدف نهائی سازمان کمک کرد.
روش عبارت است از یک رشته عملیات و مراحلی که برای اجرای کل یا قسمتی از یک سیستم انجام میشود.
شیوه عبارت است ازتشریح جزئیات و نحوه انجام دادن کار؛ مثل استفاده از کارت جهت حضور و غیاب کارکنان وبا استفاده از کامپیوتر برای تنظیم لیست حقوق کارکنان.
ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم
یکی از مهمترین وظایفی که برای مدیران برشمرده‌اند، وظیفه ایجاد تغییر است. مدیران موظفند در عین حال که تعادل سازمان خود را حفظ میکنند، همگام با آخرین تغییرات وتحولاتی که در جهان رخ میدهد، تغییرات لازم را در سازمان خود به وجود آورند و از جدید‌ترین روشها و شیوههای انجام کار، در اداره امور سازمان خود بهره گیرند.
مدیران باید خود، از عوامل ایجاد تغییر باشند و این اصل را باور داشته باشند که سرعت در پذیرفتن افکار و روشهای نو، به موفقیت سازمان مطبوعشان کمک میکند. آنها باید از همکاران خود بخواهند که در جریان تغییرات، مشارکت موثر داشته باشند و نظرات سازنده و اصلاحی خویش را برای ایجاد تغییرات، مطرح سازند. هرجا که افراد، در فرآیند تصمیم گیری سهیم باشند، همکاری بیشتری در اجرای تصمیم و تغییر نشان میدهند هر چه آگاهی افراد از تغییرات و پیامدهای آنها بیشتر باشد، مشارکتشان فزونتر، و مقاومتشان در برابر تغییر، کمتر خواهد بود.
سازمانی پویا و ماندنی است که هدفهای خود را با شرایط و نیازهای متغییر محیطی تطبیق دهد و انعطاف لازم را برای تغییر در ساختار درونی خویش به نحوی که با تغییرات محیطی سازگار باشد، نشان دهد.
با کمک تجزیه تحلیل سیستمها و روشها و شیوههای انجام کار، میتوان اولا: بررسی دوباره‌ای از هدفهای سازمانی به عمل آورد؛ ثانیا: با نحوه انجام کارها در وضع موجود آشنا شد؛ ثالثا: به کمبودها، نقایص و مشکلات پی‌برد؛ رابعا: با استفاده از روشهای علمی، راهها و شیوههای بهتری را انتخاب کرد و به مرحله اجرا گذارد.
چنانچه متخصصین، از خارج سازمان برای تجزیه تحلیل سیستمها و روشهای سازمانی دعوت شوند به علت این که با مشکلات سازمانی خو نگرفته‌اند، بهتر خواهند توانست به نقایص موجود پی ببرند و کمبودها را تشخیص دهند. به علاوه، این افراد با تجربه و مهارتی که در کار خود احراز کردهاند، با دید علمی‌تری نسبت به بررسی سیستمهای سازمانی اقدام خواهند کرد. از طرف دیگر، عده‌ای از صاحب‌نظران معتقدند که تجزیه تحلیل امری دائمی و مستمر است و بهتر خواهد بود که واحدی در سازمان برای این منظور دایر شود و این وظیفه مهم را به طور مداوم بر عهده گیرد. به علاوه، شاید کارکنان سازمان چندان مایل نباشند که کارشان توسط افرادی خارج از سازمان مورد نقد و بررسی قرار گیرد.
وظایف واحد تجزیه تحلیل سیستمها
چنانچه واحد تجزیه تحلیل سیستمها در داخل سازمان به وجود آید،به عنوان واحد ستادی عمل میکند و مدیران را در اجرای وظیفه ایجاد تغییر مدد می‌رساند.
ذیلا به اهم وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها اشاره میشود:
1- بررسی و تجزیه وتحلیل ترکیب و ساخت سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با احتیاجات سازمان.
2- استقرار مناسبترین سیستمها، روشها و شیوههای انجام کار درسازمان.
3- تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسئول .
4- کوشش در هماهنگ ساختن سازمان با آخرین تغییرات وپیشرفت‌ها ازطریق تجزیه وتحلیل مداوم ومستمر سیستمها و روشها .
5- تدوین دستور العمل‌های کتبی و مدون به توصیه مقامات مسئول سازمان.
6- بررسی وتجزیه وتحلیل نحوه تقسیم کار، به منظور تقسیم منطقی و صحیح کار بین کارکنان.
7- بررسی وتجزیه و تحلیل نمودار جریان کار، به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار .
8- بررسی و تجزیه و تحلیل نحوه تخصیص جا و مکان، به منظور استفاده موثر از نیروی انسانی و تحصیلات فیزیکی کار .
9- اندازه گیری کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع.
10-بررسی و کنترل فرمهای موردنیاز سازمان .
11- بررسی و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد .
12- بررسی نحوه استقرار و اجرای سیستمهای جدید « از قبیل سیستمهای مکانیزه و کامپیوتری».
13- اعتلای روحیه تعاون و همکاری بین کارکنان سازمان.
14- تلاش در جهت افزایش سطح اثر بخشی و ثمر بخشی در کل سازمان.
فواید تجزیه و تحلیل سیستمها
1- جهت بررسی مسائل مشکلات سازمانی.
2- با تجزیه و تحلیل سیستمها است که میتوان کار را ساده کرد و به افزایش بهرهوری سازمانی یاری رساند.
3- اقدامی در جهت مدد رسانی به مدیران و مقامات مسئول در امر سیاست گذاری و تصمیمگیری دانست.
4- میتوان ساختار سازمانی را مناسبتر و روشهای اجرائی کارآمدتر و شیوههای عملیاتی پر ثمر‌تر به وجود آورد.
5- میتوان از نیرو وتلاش کارکنان بهترین استفاده را کرد.
6- از میزان خطاها وشتباهات کاسته میشود.
7- روشهای به دست آوردن اطلاعات دقیق و به هنگام از وضع موجود است.
تحلیل کننده سیستم کیست؟
تحلیل کننده یا آنالیست، فردی است علاقه‌مند به کار تجزیه تحلیل سیستمها و روشها و متخصص در این زمینه که با استفاده از آموختههای علمی و تجارب عملیش، صلاحیت لازم جهت انجام دادن بررسی‌های جامع و همه جانبه در امر تجزیه وتحلیل را واجد است.
برخی از ویژگی های آنالیست از این قرار است:
1- آنالیست باید به کار تجزیه و تحلیل معتقد و علاقه مند باشد.
2- آنالیست باید دارای ذهنی پرسشگر باشد.
3- آنالیست موظف است اجزای سیستم را در ارتباط با یکدیگر ببیند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد در آورد.
4- آنالیست باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه کاری‌های رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد.
5- آنالیست بایستی با بررسی کامل و برخورد سیستمی، علت‌ها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشکل، نسبت به شناخت علل اصلی به وجود آورنده مشکل، اقدام کند و راه حلهای منطقی و عقلایی،جهت برطرف کردن علل واقعی ارائه دهد.
6- آنالیست باید واقعیت را همان گونه که هست ببیند و بکوشد حالت بی طرفی خود را حفظ کند.
7- آنالیست باید به ابعاد اخلاقی و جنبههای ارزشی نیز توجه داشته باشد.
8- آنالیست باید صبور باشد.
مراحل تجزیه تحلیل سیستمها
1- توضیح و توجیه مشکل؛
2- ایجاد فرضیههایی درباره مشکل وعلل ایجاد آن:آنالیست درباره عواملی که سبب بروز مشکل شدهاند، فرضیههایی به وجود میآورد.
3- انتخاب فرضیه اهم؛
4- جمع آور اطلاعات درباره فرضیه اهم؛(از قبیل استفاده از کتابخانه، اسناد و مدارک و بایگانی‌ها، مراجعه به جداول و نمودارهای سازمانی، مشاهده، تهیه پرسشنامه و انجام مصاحبه)
5- طبقه بندی اطلاعات مکتسبه؛(شیوه طبقه‌بندی نیز به موضوع و نوع اطلاعات بدست آمده، بستگی دارد.)
6- تجزیه تحلیل اطلاعات:سوالاتی درباره چیستی، چرائی، کیستی، چگونگی و شرایط زمانی و مکانی موضوع مطرح میشود.
7- اخذ نتیجه و ارئه راه حل: پیشنهاداتی معقول و منطقی جهت رفع مشکل ارائه میدهد.
8- تهیه و تنظیم گزارش: آنچه که تا این مرحله انجام شده است، بایستی در گزارشی تنظیم و تدوین شود و در دسترس مقامات مسئول قرار گیرد.
9- اجرا؛
10- آزمایش طرح جدید؛
11- استقرار طرح جدید؛
12- ارزیابی عملکرد: آنالیست موظف است بررسی دوباره‌ای از آن به عمل بیاورد و عملکرد آن را ارزیابی کند.
سازمان عبارت است از: سیستمی متشکل از اجزاء به هم پیوسته و مبتنی برنظم و انظباط که در جهت رسیدن به هدفهای خاصی فعالیت میکند و سازماندهی عبارت است از فراهم آوردن امکانات و وسایل مورد نیاز برای رسیدن به هدفهای سازمان میباشد.
ساختار کلی سازمان
یکی از صاحب نظران رشته مدیریت به نام هنری مینز‌برگ معتقد است که هر سازمان دارای پنج سطح یا بخش اساسی است که عبارتاند از:
1) بخش مدیریت عالی که مسئولیت نهایی ادارﺓ امور سازمان را بر عهده دارد؛
2) بخش مدیریت میانی که بر کار واحدها نظارت میکند و فعالیتهای آنان را هماهنگ می‌سازد؛
3) بخش عملیاتی که مسئولیت تولید کالاها و خدمات را بر عهده دارد؛
4) بخش فنی که از متخصصان و صاحب‌نظران فنی و تکنیکی تشکیل میشود و در موارد لزوم نظرات تخصصی و فنی ارائه میدهد؛
5) ستاد پشتیبانی که در خارج از جریان اصلی تولیدی سازمان قرار دارد و نقش کمک و یاری دهنده را برای سایر واحدها ایفا میکند.
به نظر مینز‌برگ، در سازمانهای مختلف، با توجه به مقتضای موقعیت، ممکن است یکی از بحث‌های فوق، بخش کلیدی سازمان باشد و نقش قالب و مسلط را ایفا کند وساختار سازمان را تحت تاثیر خود قرار دهد. بدیهی است که ساختار سازمانی نیز متاثر از نقش و اهمیتی خواهد بود که هر یک از بخش‌ها دارا هستند.
بخشهای اصلی سازمان
مبانی سازماندهی
برای سازماندهی و تقسیم کار، مبانی متنوعی وجود دارد که در اینجا به اختصار به برخی از آنها اشاره میشود:
1- سازمان بر مبنای تعداد: تقسیم بندی افراد به طور اتفاقی و به دستههای مساوی و مامور کردن هر دسته برای انجام دادن یک قسمت از وضایف سازمانی این گونه سازماندهی برای طبقه بندی نیروی انسانی مشابه که افراد آن دارای ویژگیهای تقریبا یکسانی هستند مفید است. مثل: تقسیم وظایف در ارتش‌های قرون وسطی.
2- سازمان بر مبنای وظیفه: هدف اصلی سازمان به فعالیتهای اصلی، فعالیتهای اصلی به فعالیتهای فرعی، فعالیتهای فرعی به وظایف اصلی و وظایف اصلی به وظایف فرعی منقسم میشود و اجرای هر دسته از وظایف مشابه و مرتبط، به یک واحد محول میشود. و نقش هر یک از کارکنان در انجام بخشی از وظایف واحد، تعیین میگردد؛ مثل ایجاد وزارت آموزش و پرورش به منظور اعتلای سطح آموزش در کشور.
3- سازمان بر مبنای نوع عملیات (تخصص):در این روش تقسیم کاربر مبنای نوع فعالیت، تخصص و آگاهیهای یکسان است یعنی حرفه و تخصص افرادی که کار را انجام میدهند، ملاک تقسیم بندی واحدهای سازمانی خواهند بود، مثل سازمان پزشکی یا ستاد خدمات کامپیوتری.
4- سازمان بر مبنای مشتری (ارباب رجوع): در این روش به دریافت کنندگان خدمات سازمان توجه میشود و سازماندهی بر مبنای گروههای مختلف مشتریان و ارباب رجوع صورت می‌پذیرد.
5- سازمان بر مبنای قلمرو عملیاتی (محل جغرافیایی):در این نوع سازماندهی بر مبنای محل و مکان عملیات، ملاک قرار میگیرد؛ تحت نظارت یک واحد متشکل؛ مانند تشکیل واحدهای سرویس دهی برای نواحی مختلف شهری درسازمان شهرداری.
6- سازمان بر مبنای محصول (نوع تولید): در این روش مبنای گروه‌بندی وظایف و تقسیم کارها، نوع کالا یا محصولی است که قرار است تولید شود مثل اختصاص واحدهای سازمانی یک کارخانه به تولید کالا‌های مختلف، از قبیل: کولر، یخچال و آبگرمکن.
7- سازمان بر مبنای پروژه: این نوع سازماندهی در سازمان‌هایی قابل اجراست که این امکان وجود داشته باشد که هدف‌ها و ماموریت‌های آنان در قالب پروژهها و برنامههای تقریبا مستقلی قابل اجرا باشدمی‌توان به تعداد برنامههای موجود در سازمان، واحدهای مستقلی را به وجود آورد.
8- سازمان ماتریسی: تلفیقی از سازمان بر مبنای وظیفه و بر مبنای پروژه است. به این ترتیب که جریان اختیار در واحدهای تخصصی به صورت عمودی و در واحد های اجرایی، به صورت افقی است و از تلاقی این دو محور، یک ماتریس بوجود می‌آید.
9- سازمان با گروههای متداخل یا سازمان حلقوی: این ساخت در قالب گروههایی که به وسیله اعضای مشترک، با هم در ارتباط میباشند، شکل میگیرد. یک فرد در گروهی به عنوان مدیر، در گروه دیگر به عنوان مرئوس و در گروه سوم به عنوان مشاور میتواند انجام وظیفه کند. در این ساختار روابط گروهی مورد تاکید قرار میگیرد.
10-سازمان بر مبنای ساخت آزاد (ادهوکراسی): این نوع سازماندهی، ساختی موقت، فی البداهه و استعجالی دارد و برای رسیدن به هدف معینی، بدون طرح و نقشه قبلی بوجود می‌آید. این ساخت شباهت زیادی به سازمان ماتریسی دارد که از نیروهای اطلاعاتی و تخصصی، بنا به مقتضای موارد مطرح شده، مناسبترین استفادههای تخصصی و عملیاتی را به عمل میآورد؛
11-ساخت سازمانی مدولار(ماجولار): در این نوع سازماندهی، سازمان از واحدهای مختلفی تشکیل میشود که هر واحد با ضوابط اجرایی مشخص و ماموریتی که خود، مینیاتوری از ماموریت کل سازمان است، به طور مستقل، غیر متمرکز و خود کفا به فعالیت ادامه میدهد.
12-ساخت‌های ترکیبی: در اغلب موارد، سازمانهای موجود بر مبنای ترکیبی از دو یا چند نوع از انواع برشمرده، تشکیل یافتهاند و هر چه وسعت سازمان بیشتر باشد، بر امکان تلفیق و ترکیب انواع روشها نیز افزوده میشود.
تنظیم نمودار سازمانی
آنالیست با توجه به موقعیت و شرایط حاکم بر سازمان و اولویتهای مدیریت، و با در نظر داشتن انواع مبانی سازماندهی و مزایا و معایب هر یک، طرح مناسبی را برای سازمان پیشنهاد میکند. برای تهیه طرح سازمانی میتوان از روشهای تحلیلی، تلفیقی و ترکیبی استفاده کرد.:
در روش تحلیلی، امر گروه‌بندی فعالیتها، وظایف، از بالا به پایین انجام میشود. به این معنی که هدف سازمان به هدفهای فرعی، فعالیتها، وظایف و عملیات تقسیم میشود و اجرای مجموعهای از وظایف و عملیات تحت عنوان یک شغل به شاغل واگذار میگردد.
در روش تلفیقی، کار گروه بندی عملیات و وظایف، از پایین به بالا انجام میشود. ابتدا مشاغل مختلفی که باید در سازمان انجام شوند، مشخص می‌گردند و آنگاه مشاغل مشابه و مرتبط در یک گروه قرار داده میشوند و به یک واحد سازمانی احاله میکردند و این کار ادامه مییابد تا سلسله مراتب سازمانی کامل شود.
در عمل بیشتر از روش ترکیبی که برآیندی است از روشهای تحلیلی و تلفیقی، استفاده میشود و درعین حال که به محتوای مشاغل توجه میگردد، ارتباط لازم بین وظایف، فعالیتها و هدف‌ها نیز از نظر دور نمی‌ماند.
برای نشان دادن طرح تشکیلاتی سازمان از نمودار سازمانی استفاده میشود.
روش ترکیبی
در تنظیم نمودار سازمانی آنالیست باید به موارد زیر توجه داشته باشد:
1- در مورد میزان تمرکز وعدم تمرکز امور در سازمان، محدودیت یا وسعت حیطه نظارت و مسطح بودن یا مرتفع بودن سلسله مراتب سازمانی، با مدیریت به تبادل نظر بپردازد و از اولویتهای وی آگاه شود.
2- نسبت به لزوم تناسب اختیارات و مسئولیتهای محوله به هر واحد، حساس باشد و سطح سازمانی مناسبی را برای واحدها پیشنهاد کند.
3- در توضیع مناسب اختیارات بین واحدهای صف و ستاد به نحوی که آسان کننده کار یکدیگر باشند دقت کند.
4- با توجه به ویژگیهای موقعیت، از جمله: هدف سازمان و ماهیت فعالیتهای آن، قلمرو کار سازمان، ویژگیهای دریافت کنندگان خدمات سازمان، نوع تکنولوژی مورد استفاده در سازمان ودرجه تنوع کالاها و خدمات تولیدی در آن، ترکیب مناسبی را جهت سازماندهی انتخاب و پیشنهاد میکند.
5- در ارتباط هر یک از مشاغل و واحدها با هدف سازمان دقت کند و مطمئن شود که چنین ارتباطی موجود است.
6- قلمرو هر یک از واحدها را بررسی کند، امکان ترکیب چند واحد را در یکدیگر و نیز حذف واحدهای زائد را از نظر دور ندارد.
7- برای هر یک از واحدهای سازمانی، با در نظر گرفتن اهمیت نسبی آنها و تکرار ارتباطشان با سطوح عالی مدیریت، محل مناسبی را در سلسله مراتب، در نظر بگیرد.
متداول‌ترین فنون وتکنیکهایی که آنالیست را درزمینه بهبود وضع فعلی و پیشنهاد وضع آتی یاری میدهند عبارتاند از:
1- بررسی تقسیم کار
2- بررسی جریان کار
3- بررسی جا و مکان
4- کنترل فرمها
5- کنترل اسناد و سیستمهای بایگانی
6- اندازه‌گیری کار
7- برنامهریزی شبکهای(پرت. سی‌پی‌ام. پی‌دی‌ام)
نمودار جریان کار عبارت است: از تصویری از مراحل مختلفی که برای انجام یک کار، از ابتدا تا انتها، طی میشود.
با کمک نمودارهای جریان کار میتوان علل بوجود آورنده مشکل را، روی صفحه کاغذ به آسانی جستجو کرد و یافت و با آزمایشهای مکرر و تغییر دادن تقدم و تاخر مراحل کار و نیز ایجاد سایر تغییرات لازم، مناسبترین شکل جریان کار را کشف کرد.
در نمودارهای جریان کار علائمی به شرح زیر به کار میرود:
1- عمل یا اقدام
این علامت معرف انجام کار است. در واقع مرحله اصلی هر کار، عمل است. در صورتی میتوان گفت عملی انجام شده است که چیزی به وجود آمده باشد یا تغییری حادث شده باشد یا جزئی بر یک چیز اضافه شده باشد. برای مثال، نوشتن یک نامه؛ تکمیل یک فرم؛ تدریس یک مطلب.
2- بازرسی و کنترل
این علامت برای نشان دادن بازرسی، کنترل، مقایسه و تطبیق آنچه که صورت گرفته است با معیارهای مورد نظر استفاده میشود. برای مثال، مقابله نامه‌ای که ماشین شده است، کنترل کیفیت کالائی که تولید شده است، و بررسی چکی که صادر شده است.
3- تصمیم گیری
تصمیم گیری، اگرچه نوعی عمل است و میتوان آن را با دایره بزرگ نمایش داد، ولی ممکن است برخی از آنالیستها ترجیح دهند از علامت لوزی برای نمایاندن آن استفاده کنند. مثل تصمیمگیری در مورد افزایش تولید؛ اتخاذ تصمیم در مورد ارسال کالا برای مشتری؛ تصمیم گیری درباره عدم پرداخت چک .
4- بایگانی، انبار و نگهداری
این علامت، نشان دهنده نگه داشتن کار به طور موقتی یا دائم است. برای مثال، ضبط نامه در پرونده؛ نگهداری کالا در انبار یا قفسه؛ حفظ سند در آرشیو.
5- تاخیر یا انتظار غیر موجه
زمانی است که کار در انتظار می‌ماند تا مرحله بعدی آن صورت گیرد.
6- حرکت یا ارسال(جا به جای)
برای نشان دادن حرکت یا نقل و انتقال میتوان از علامت‌های پیکان(فلش) یا دایره کوچک استفاده کرد.
7- هرگاه دو کار به طور همزمان انجام شوند، از علائم ترکیبی استفاده میشود. این علائم عبارتاند از:
الف- عمل و حرکت
این علامت معرف انجام عملی است در حین حرکت است؛ مثل رنگ آمیزی جسمی در حین جا‌‌‌‌‌‌به‌جایی.
ب-عمل و کنترل
این علامت معرف انجام بازرسی در حین عمل است؛ مثل وزن کردن شیشههای نوشابه، هنگام پر کردن آنها.
انواع نمودار جریان کار
نمودار جریان کار دو نوع است:
الف- نمودار عمودی یا یک ستونه
ب- نمودار افقی یا چند ستونه
مراحل بررسینمودار جریان کار
مرحله اول: تعیین کارمورد نظر
در آغاز کار، آنالیست بایستی :مراحل انجام کار را مورد بررسی قرار دهد، تعیین کند و نقطه آغاز و پایان آن را دقیقا مشخص سازد.
مرحله دوم: تعیین مراحل کار
وقتی عنوان کار مشخص شد، بایستی از کلیه مراحل انجام کار لیستی تهیه شود.
مرحله سوم: ترسیم نمودار جریان کار در وضع موجود
با استفاده از اطلاعاتی که در مرحله دوم کسب شده است، نمودار جریان کار برای وضع موجود ترسیم میشود.
مرحله چهارم: تجزیه و تحلیل نمودار
وقتی نمودار جریان کار در وضع موجود آماده شد، آنالیست بایستی با دید انتقادی به آن بنگرد و سوالات شش گانه اساسی تجزیه تحلیل را درباره هر یک از مراحل مطرح کند و با یافتن پاسخ مناسب برای آنها به تغییر و اصلاح وضع موجود بپردازد. اولین سوال درباره چیستی هر مرحله است؛ دومین سوال، درباره چرایی است؛ سوال سوم، درباره کیستی است؛ سوال چهارم درباره، چگونگی انجام کار است و سوال پنجم درباره مکان انجام هر مرحله است.
مرحله پنجم- تنظیم نمودار پیشنهادی
در این مرحله آنالیست با توجه به اطلاعاتی که به دست آورده است، تغییرات و اصلاحاتی را که لازم میداند، در نمودار وضع موجود ایجاد میکند و نمودار وضع پیشنهادی را تنظیم می‌نماید.
بررسی و کنترل فرم
تعریف فرم
فرم یکی از ابزارهای برقراری ارتباط است که برای دریافت اطلاعات خاصی است به صورت مکتوب تهیه و تنظیم میشود.
انواع فرمها
الف- طبقه‌بندی برحسب قلمرو استفاده
1- فرمهای داخلی که در بخش کوچکی از سازمان است مورد استفاده قرار میگیرند؛
2- فرمهای استاندارد که درکلیه بخشهای سازمانی مورد استفاده‌اند؛
ب-طبقه‌بندی بر حسب کار و وظیفه فرم
1-فرمهای پرسنلی؛ مثل حکم استخدام
2-فرمهای مالی؛مثل دفتر روزنامه
3-فرمهای آموزشی؛ مثل کارنامه دانشجو
4-فرمهای تدارکاتی
5-فرمهای تعمیراتی و نگهداری وسایل ساختمان
مراحل بررسی و کنترل فرم
مرحله اول- بررسی فرمهای موجود
مرحله دوم- تجزیه و تحلیل فرمهای موجود
مرحله سوم- تهیه طرح پیشنهادی برای فرمهای مورد نیاز
تعریف بررسی جا و مکان بررس جا و مکان عبارت است از: مطالعه چگونگی تخصیص مکان و فضای در دسترس به نیروی انسانی از یک طرف و وسایل و تجهیزات کاری از طرف دیگر.
ملاحظاتی که درباره بررسی جا و مکان سازمان بایستی رعایت شوند، عبارتاند از:
1- در طرح ریزی جا و مکان بایستی مراقبت شود که هیچ بخشی ازمکان و فضای در دسترس، هدر نرود و مناسبترین استفاده از آن به عمل آید.
2- واحدها و افرادی که وظایفشان از نظر ماهیت، با یکدیگر مرتبط و مشابه است و بنا به اقتضای شغل با یکدیگر درتماس مکرر ومداوم هستند، بایستی نزدیک هم قرار داده شوند.
3- گردش کار تا جایی ممکن است، از یک محل شروع و به محل دیگر ختم شود.
4- در تخصیص جا و مکان کار، برای هر یک از کارکنان بایستی تا حد امکان، ماهیت و مقتضای شغل، نوع وظایف و عملیات و نیز ویژگیهای شخصیتی شاغل، در نظر گرفته شود.
5- وسایل و تجهیزات کاری، بایستی در دسترس استفاده کنندگان آنها قرار بگیرد و انبار ابزارها و وسایل در محلی باشد که هنگام تحویل و تحول مواد وقت کارکنان هدر نرود.
6- محل استقرار واحدها و افرادی که بیشتر با ارباب‌رجوع سر و کار دارند، باید نزدیک در ورودی باشد تا مراحل مراجعه آنها راحت باشد و ثانیا از مزاحمت برای سایر واحدها کاسته شود.
7- نحوه قرار گرفتن میز کار و وسایل باید به گونهای باشد که تسهیل کننده سرپرستی و نظارت بر کارکنان باشد.
8- واحدهای پر سر و صدا بایستی دورتر از سایر واحدها قرار داده شوند.
9- کلیه افرادی که از نظر رتبه و مقام در یک سطح قرار دارند و شغلشان نیز مشابه است، تا جایی که امکان دارد، از وسایل یکسان استفاده کنند.
10-برای استقرار وسایل سنگین و حجیم،از قبیل صندوق‌های قرمز زمینالهای کامپیوتر،قفسه‌های بایگانی ماشین آلات و تجهیزات ثقیل، از نظر تحمل میزان فشاز ناشی از سنگینی و نیز سهولت استفاده، باید بررسی‌های کافی به عمل آید.
11- واحد‌هایی که کارشان جنبه محرمانه دارد، بایستی دورتر از محل رفت و آمد مشتریان و ارباب رجوع قرار داده شوند.
مراحل بررسی جا و مکان انجام کار
مرحله اول: بررسی جا ومکان در وضع موجود
مرحله دوم: تجزیه و تحلیل طرح جا و مکان کار
مرحله سوم: تهیه طرح پیشنهادی جا و مکان کار
تعریف کارسنجی:
کار سنجی یکی از تکنیک‌های مطالعه کار است که به منظور افزایش ثمر بخشی سازمان انجام میشود و عبارت است: از بکار‌گیری روشهائی برای تعیین زمان انجام کار معیین به وسیله یک فرد واجد شرایط در سطحی قابل قبول.
فوائد کارسنجی برخی از فواعد کار سنجی عبارتند از:
1- کمک به برنامه ریزی نیروی انسانی برای سازمان
2- ایجاد امکان کنترل و ارزیابی کار کارکنان
3- کاهش هزینه تولید و قیمت تمام شده کالا
4- ارائه سرویس بهتر به مشتریان و ارباب رجوع
5- کمک به برآورد قیمت کالاها یا خدمات و برآورد بودجه
6- بهبود روابط کار
7- افزایش کارائی
8- تسهیل زمانبندی عملیات و برنامهریزی تولید
9- ایجاد مبنایی برای پرداخت‌های تشویقی به کارکنان
10-تعیین زمان استاندارد برای انجام کارها
11-کمک به برنامه ریزی جهت وسایل و تجهیزات مورد نیاز
پیش نیازهای کارسنجی
1- آنالیست بایستی قبل از انجام کارسنجی، به اصلاح و ساده سازی روش کار مبادرت ورزد.
2- علاوه بر روش کار، وسایل و ابزار کار نیز بایستی مناسب و در سطح استاندارد باشند تا بتوان روش را به درستی به کار برد.
3- در مورد روش ساده شده، بایستی آموزش کافی به کارکنان داده شود تا بتوانند روش اصلاح شده را به درستی به کار برد.
فن بررسی حرکات
فن بررسی حرکات، دقت کردن در کلیه حرکاتی است که برای انجام یک کار صورت میگیرد.
مقاصد اساسی بررسی حرکات را میتوان به صورت زیر مطرح کرد:
1- حذف حرکات زائد
2- تقلیل خستگی ناشی از حرکات اضافی
3- بر طرف کردن نقایص و نارساییهای محیط فیزیکی کار (از قبیل نور ناکافی، رطوبت و حرارت نامناسب و غیره).
مراحل بررسی حرکات:
برای بررسی حرکات طی مراحل زیر ضروری است:
1- انتخاب کار مورد نظر؛
2- انتخاب فردی که در نظر است کارش مورد بررسی قرار گیرد؛
3- بررسی حرکات فرد در حین انجام کار، به دفعات و ثبت آنها؛
4- تعیین زمان حرکت هر یک از حرکات؛
5- تجزیه و تحلیل حرکات انجام شده با طرح سوالاتی درباره چرایی، چگونگی و توالی حرکتها؛
6- حذف، ترکیب و تغییر حرکات در صورت لزوم؛
7- تعیین حرکات مورد نیاز.
برخی از روشهای کارسنجی عبارتند از:
1- روش استفاده از سوابق گذشته
2- روش گزارش گیری
3- روش نمونه گیری
4- روش زمان سنجی
5- روش عناصر از پیش تعیین شده
روش زمان سنجی
روش زمان سنجی یکی از روشهای دقیق و علمی کار سنجی است. در این روش کار را به اجزایی تقسیم میکنند و زمان انجام هریک از اجزا را به طور دقیق و با کرونومتر(ساعت مدرج تا یک صدم دقیقه)اندازه میگیرند.
مراحل این روش عبارتند از:
1- تعیین کار مورد نظر جهت اندازه‌گیری؛
2- تقسیم کار به اجزاء؛
3- ساده سازی و بهتر سازی روش انجام هر یک از اجزاء کار؛
4- آموزش روش کار به افرادی که قرار است کارشان اندازه گیری شود؛
5- جلب اعتماد و همکاری افراد برای کارسنجی؛
6- اندازه گیری زمان انجام هر یک از اجزاء و ثبت آنها؛
7- تعیین زمان نرمال کار (NT)
8- محاسبه اضافات مجاز(A)
9- تعدیل زمان به دست آمده و تعیین استاندرد نهایی انجام کار با استفاده از فرمول زیر:
ST.NT(1+A/100)
مقدمه:
تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمهای کسب و کاری در فضای سازمانها شکل میگیرد. از اینرو لازم است نگاهی گذرا بر مفاهیم اساسی سازمان و مدیریت داشته باشیم. البته انتظار میرود دانشجویان این درس، مطالعات مقدماتی را در این زمینه در درس‌هایی مانند اصول و مبانی سازمان و مدیریت انجام داده و مطالعات تکمیلی را در این زمینه پیگیری نمایند.
طراحی و تجزیه و تحلیل سیستمها چیست؟
طراحی سیستمها علمی است که به روابط میان اجزا در سیستمهای پیچیده و بزرگ میپردازد علم طراحی سیستمهای پیچیده با در نظر گرفتن کل سیستم مورد نیاز، طراحی، ارزیابی، گردآوری و اجرای مؤلفههای زیرسیستم‌ها به بهترین روش ممکن را تضمین میکند. این علم یک رویکردی میان‌رشته‌ای است برای تکامل و تعیین یکپارچه و بهینه مجموعهای متوازن از طرحهای محصول و فرایند تا اولاً نیازهای مشتری را ارضا کند و ثانیاً اطلاعاتی را برای تصمیمگیری مدیریت فراهم آورد. یک سیستم پیچیده بعد از طراحی باید به صورت متناوب در بازه زمانهای مناسب مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد.
تجزیه تحلیل سیستمها عبارت است از شناخت جنبههای مختلف سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن و بررسی نحوه و میزان ارتباط بین اجزای آن به منظور دستیابی به مبنایی جهت طرح و اجرای یک سیستم مناسب تر.
مهمترین فواید تجزیه و تحلیل سیستمها عبارتند از:
1- اقدامی مناسب جهت بررسی مسائل و مشکلات سازمانی است
2- کمک به ساده کردن کارها و افزایش بهره وری سازمانها
3- اقدامی مناسب جهت کمک به مدیران در امر سیاست گذاری و تصمیم گیری
4- با کمک تجزیه و تحلیل سیستمها میتوان ساختار سازمانی مناسب تر و روشهای اجرایی کارآمدتر بوجودآورد
5- کمک به دستیابی به اطلاعات دقیق و بهنگام از وضعیت موجود.
به اختصار مراحل تجزیه و تحلیل سیستمها را میتوان به صورات زیر بیان کرد:
- شناخت مشکل و تبیین آن: مشکل یا مشکلات مربوطه ممکن است از سوی مدیران، مقامات مسئول سازمانی و یا شخص آنالیست شناسایی گردد
- ایجاد فرضیه: پس از شناخت مشکل بایستی درباره عواملی که سبب بروز مشکل شدهاند حدس زد و فرضیاتی را مطرح کرد و فرضیه اهم (مهمترین و محتملترین راه حل )را برگزید.
- جمع آوری اطلاعات: در این مرحله بایستی اطلاعاتی را پیرامون مشکل و راه حلهای آن کسب کرد .هر چه صحت و دقت اطلاعات بیشتر باشد،احتمال شناخت واقعیت و دستیابی به راه حل مناسب برای مشکل بیشتر خواهد بود .
- طبقه بندی اطلاعات: در این مرحله آنالیست دادههای پراکنده را طبقه بندی نموده و به آنها نظم میبخشد تا معنی دار شوند .این اطلاعات به روشهای منطقی و عقلایی و با توجه به ماهیت و نوع آنها طبقه بندی و کد گذاری میشوند.
- تجزیه و تحلیل اطلاعات: دراین مرحله تحلیل گر می‌کوشد تا ارتباط بین اطلاعات را کشف کند. در این مرحله سوالاتی از قبیل سوالات ذیل درباره اطلاعات پرسیده میشود:
چه فعالیتی انجام میشود ؟
چرا آن فعالیت انجام میشود ؟
آن فعالیت را چه کسی انجام میدهد؟
آن فعالیت چگونه انجام میشود ؟
آن فعالیت در کجا انجام میشود ؟
آن فعالیت در چه زمانی انجام میشود ؟
سازمان
تعریف:
تعاریف مختلفی از سازمان ارائه شده است. برای مثال جونز سازمان را "وسیله خلق ارزش که نیازهای انسانی را ارضا می‌نماید و شامل دانش، ارزش‌ها و چشم‌انداز جمعی است، تعریف میکند." و یا دراکر سازمان را یکپارچه‌سازی دانش‌های تخصصی در یک کار مشترک میداند. اما یکی ا ز جامع‌ترین تعاریف از سازمان از سوی ریچارد دفت ارائه شده است. بنابر تعریف وی سازمان یک پدیده اجتماعی هدفمند است که بصورت آگاهانه سازماندهی شده و دارای مرزهای مشخصی است.
براساس تعاریف فوق مشخص میشود که همه سازمانها
دارای هدف هستند؛
به خلق ارزش برای رفع نیازهای بشر مشغول‌اند؛
یک پدیده اجتماعی هستند؛
آگاهانه سازماندهی شدهاند؛
دارای دانش تخصصی هستند؛
ارزش‌ها و فرهنگ خاص خود را دارند؛
و در نهایت مرز مشخصی دارند.
اهداف بنیادی همه سازمانها حفظ، بقا و رشد است. سازمانها متعلق به زمان ما نیستند. آنها در طول تاریخ وجود داشته و مهمترین پدیدههای زمان حاضر نیز هستند. سازمانها شالوده اساسی جوامع را شکل میدهند. سازمانهای اقتصادی در قالب شرکت‌ها دولتی یا خصوصی بخش بسیار بزرگی از مبادلات تجاری جهان را انجام میدهند. سازمانهای سیاسی کشورهای مختلف جهان و یا سازمانهای سیاسی بین المللی قواعد بازی در سیاست را شکل میدهند. سازمانهای غیر انتفاعی و غیر دولتی بخش اعظم فعالیتهای اجتماعی را در دنیا انجام میدهند. سازمانها بخش اعظم منابع در دسترس کره زمین را تحت اختیار دارند و با تغییر شکل آنها، اقدام به خلق ارزش (کالاها/خدمات) می‌نمایند.
رویکردهای مختلفی در مطالعه سازمان و مدیریت وجود دارد. یکی از قوی‌ترین و مهمترین آنها رویکرد سیستمهای باز است. در این رویکرد سازمان به مثابه یک سیستم باز در نظر گرفته میشود که برای دستیابی به اهداف خود، منابع را از محیط گرفته و با تغییر و تبدیل آنها به ایجاد و خلق ارزش برای ذینفعان خود میپردازد. شکل شماره 1-1 رویکرد سیستمهای باز به سازمان را به تصویر کشده است.
مدل کسب وکار و سازمان:
هر سازمانی براساس یک مدل کسب و کاری شکل میگیرد. مدل کسب و کار (طرح کسب و کار) مکانیزمی است که از طریق آن یک کسب و کار (Business) درآمد (Revenue) و سود (Profit) ایجاد میکند. در واقع، مدل کسب و کار نشان دهنده نحوه برنامهریزی شرکت برای خدمت به مشتریانش است که شامل استراتژی و اجرا میباشد. مدلهای کسب و کار در کلی‌ترین حالت به مدلهای کسب و کار خدماتی و مدلهای کسب و کار تولیدی تقسیم بندی میشوند. مدل یا طرح کسب و کار نشان میدهد که سازمان:
چگونه مشتریانش را انتخاب میکند؛
چگونه پیشنهادات (محصول / خدمت) خود را تعریف کرده و آنرا از بقیه متمایز می‌سازد؛
چگونه برای مشتریانش مطلوبیت ایجاد میکند؛
چگونه مشتریان را بدست آورده و حفظ میکند؛
چگونه وارد بازار میشود؛ (استراتژی ارتباطی یا ترفیعی و استراتژی توزیع)
چگونه وظایفی را که باید انجام شوند تعرف میکند؛
منابع خود را چگونه صورت‌بندی میکند؛
چگونه سود بدست میآورد.
تئوری و طراحی سازمان:
دانش تئوری و طراحی سازمان درپی پاسخگویی به سوالاتی مانند بهترین طرح سازمانی چه طرحی است؟ و چگونه میتوان یک سازمان اثربخش طراحی و راه‌اندازی نمود؟ ودر زمان حاضر، که سازمانها شاهد چالش‌های فزاینده زیر هستند، اهمیتی روز‌افزون مییابد.
رقابت جهانی؛
تلاطم سازمانی؛
تجارت و کسب و کار الکترونیکی؛
مدیریت اطلاعات و دانش؛
تنوع؛
اخلاق و مسئولیت اجتماعی؛
مینتزبرگ هر سازمان را به پنج بخش تقسیم میکند. طرح سازمان تحت تاثیر ترکیب این بخش‌ها در سازمان است. شکل شماره 1-2 تقسیم‌بندی مینتزبرگ از اجزا سازمان را نشان میدهد.
هسته فنی (Technical Core) : کار اصلی سازمان را انجام میدهد که همان تبدیل داده‌ها به بازداده‌ها است.
ستاد فنی (Technical Support) : برای هسته فنی نوآوری کرده و به سازمان در تغییر و انطباق کمک میکند.
ستاد اداری (Administrative support): مسئول حفظ منابع انسانی و فیزیکی سازمان است.
مدیریت ارشد (Top Management): مسئول و تعیین کننده مسیر، استراتژی، اهداف و خط‌مشی‌های کل سازمان.
مدیریت میانی (Middle Management): مسئول اجرا و هماهنگی در سطح واحدهای سازمانی.
در طراحی سازمان هم باید به ابعاد ساختاری و هم ابعاد محتوایی توجه داشت. ابعاد ساختاری به ویژگیها و مشخصههای درونی سازمان مانند درجه تمرکز، رسمیت و پیچیدگی مربوط میشود. اما ابعاد محتوایی به زمینه و بستر طراحی سازمان مربوط میشود و بر ابعاد ساختار نفوذ داشته و آنها را شکل میدهد. شکل شماره 1-3 ابعاد محتوایی و ساختاری در طراحی سازمان را نشان میدهد.
برای بهینه‌سازی استفاده از منابع در سازمانها و هدایت اثربخش آنها برای دستیابی به اهداف‌شان، نیازمند سازوکار مدیریت هستیم. زیرسیستم مدیریت در هر سازمان، مهمترین زیر سیستم محسوب میشود. در ادامه نگاهی کوتاه به مهمترین مفاهیم مدیریت خواهیم داشت.
مدیریت:
اهمیت سازمانها ما را متوجه اهمیت مدیریت می‌سازد. مدیریت مهمترین جزء سازمان محسوب میشود. مدیریت مسئول تعیین اهداف و مسیر آینده سازمان و هدایت آن در این مسیر برای دستیابی به اهداف تعیین شده‌‌اش میباشد.
به ویژه، امروزه که شاهد آزاد‌سازی اقتصادی و گسترش جهانی شدن، رشد و توسعه بسیار سریع فناوری اطلاعاتی و ارتباطی (ICT)و شکل‌گیری اقتصاد شبکهای و شبکههای ارزش و همچنین بازارهای الکترونیکی (که خود موجب افزایش قدرت چانه‌زنی مشتری، یکپارچگی با تامین‌کننده‌گان و افزایش فشارهای رقابتی میشوند و زمینه را برای ایجاد و راه‌اندازی کسب و کارهای الکترونیکی براساس مدلهای کسب و کار الکترونیکی فراهم می‌سازند) هستیم، نقش توانمندی مدیریتی بعنوان مهمترین توانمندی سازمانها برای حفظ بقا، توسعه و رشد بیش از پیش مشخص میشود.
مدیریت شامل یکسری از وظایف (برنامهریزی و تصمیمگیری، سازماندهی، رهبری و کنترل) است که از منابع سازمان (انسانی، مالی، فیزیکی و اطلاعاتی) برای دستیابی به اهداف سازمان بصورت کارآمد و اثربخش استفاده میکند. در واقع مدیریت یعنی دستیابی به نتایج (اهداف) با تخصیص و استفاده از منابع سازمانی از طریق فرایند‌های برنامهریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل. در شکل شماره 1-4 چهارچوب مفهومی تعریف مدیریت نشان داده شده است.
مدیریت برای هدایت و راهبری سازمانها باید قادر باشد کارها را از طریق دیگران به انجام برساند. و برای این‌کار نیازمند انجام وظایف فوق است. ارتباط هریک از وظایف مدیریتی در فرایند دستیبابی به اهداف سازمان در در شکل شماره 1-5 نشان داده شده است.
وظایف مدیریت جدا از هم نبوده و نباید آنها را بصورت خطی مانند آنچه در شکل شماره 4 نشان داده شده درک کرد. وظایف مدیریت در ارتباط متقابل تودرتویی بایکدیگر انجام میشود.
جایگاه تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم در مدیریت:
مدیران سازمان موظف‌اند که در عین حفظ تعادل سازمان، آنرا همراه با تغییرات فضای کسب و کار خود تغییر دهند. زیرا هدف اساسی هر سیستم سازمانی بقاست و برای دستیابی به این هدف ناچار به هماهنگی و انطباق با محیط و شرایط محیطی است. هماهنگی و انطباق با محیط متغیر، در بطن خود تغییر در سیستم را در برمی‌گیرد. اگر به هدف بقا، هدف رشد را نیز اضافه کنیم، که به‌نظر دومین هدف مهم هر سازمان زنده محسوب میشود، لزوم پذیرش تغییر و همراستایی به تغییرات محیطی دوچندان میگردد. وظیفه هدایت و راهبری تغییرات سازمانی نیز بر عهده مدیریت سازمان است. تجزیه و تحلیل سیستمی نیز از ابزارهای تحلیلی بسیار قدرتمند مدیریت برای راهبری تغییرات سازمانی محسوب میشود.
یکی از مهمترین و پیچیدهترین فعالیتهای مدیریتی سازماندهی یا طراحی سازمان است. طراحی سازمان، فرایند پویای تقسیم کار و ایجاد هماهنگی بین منابع سازمان برای اجرای استراتژی‌ها و برنامههای سازمان در راستای دستیابی به اهداف سازمان است. سازمانها باید بطور مستمر معماری خود را با الزامات محیطی همراستا نمایند و برای این‌کار لازم است تا توانمندیهای مختلفی داشته باشند. مهمترین توانمندی سازمان در این راستا توانمندی پویایی است که بصورت توانایی سازمان در ترکیب بندی مستمر منابع خود برای دستیابی به مزیت رقابتی تعریف میشود.
توانمندی سازمان در تحلیل و نگاه سیستمی از زیربناهای توسعه توانمندیهای پویایی در سازمان در فرایند مدیریت، تجزیه و تحلیل سیستم میتواند بعنوان یک ابزار مفید و موثر مورد استفاده قرار گیرد. بوسیله این ابزار مدیریت میتوان ضمن بازبینی و شناخت اهداف سازمان، راهها و روشهای مورد استفاده برای دستیابی به این اهداف را در سازمان مورد بررسی قرار داده و تغییرات مناسب را در اهداف سازمان یا روشهای دستیابی به این اهداف به انجام رساند. در واقع مدیریت از طریق فرایند تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم با استفاده از روشهای علمی سعی میکند سازمان و اجزای ساختاری و محتوایی آنرا شناخته و سازوکارهای مناسبی را برای دستیابی به اهداف سازمان طراحی و پیاده‌سازی نماید. این فرایند کمک میکند تا سازمان در اجرای عملیات خود توانمندی لازم را کسب نماید. توجه کنید که دستیابی به سطوح بالای توانمندی در عملیات خود یک مزیت رقابتی بسیار ارزشمند است.
از دیگر کاربردهای بسیار مهم تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم، افزایش ظرفیت حل مساله سازمان است. سازمانها بطور مداوم با مسائل و مشکلات متعددی مواجه میشوند که رفع آنها نیازمند تصمیمگیری مدیریتی است. حل تمامی این مشکلات هیچوقت امکان‌پذیرنیست اما سازمان باید توانایی خود در حل مسائل مهم را روز‌به‌روز افزایش دهد، توانمندی در تجزیه و تحلیل سیستم، زیربنای چنین توانمندی است.
یکی از شناخته‌شده‌ترین و مهمترین کاربردهای تجزیه و تحلیل سیستم در توسعه سیستمهای اطلاعاتی است. یک سیستم اطلاعاتی همان کاری را میکند که سیستم عصبی در بدن انسان انجام میدهد. توجه به این نکته اهمیت بسیار زیاد این‌گونه سیستمها را در سازمان روشن می‌سازد. توسعه هرنوع سیستم اطلاعاتی خود یک فرایند تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم محسوب میشود که امروزه رویکردهای مختلفی برای آن توسعه داده شده است. که یکی از معروفترین انها رویکرد SDLC بوده و رویکرد شی‌گرا یکی دیگر از رویکردهای توسعه سیستمهای اطلاعاتی کامپیوتری محسوب میشود.
بخش دوم: مبانی سیستم
تحلیل‌گری سیستم نیازمند مهارتهای مختلفی است. یکی از مهمترین مهارتهای هر تحلیلگر سیستم، مهارت مفهومی و تحلیلی وی است. که شامل مهارت درک سازمان و مدیریت، مهارتهای حل مساله و تفکر سیستمی و توانایی درک سیستمی سازمان است. بخشهای دوم و سوم این نوشتار سعی میکند تا آغاز راه شما برای کسب مهارت در تفکر سیستمی باشد.
تعریف سیستم:
سیستم یک پدیده است که موجودیت خود را از روابط متقابل بین اجزا خود حفظ میکند. "سیستم مجموعهای از اجزا و روابط میان آنهاست که در پی کسب هدف مشخصی هستند. این اجزا به همراه محیط خود یک کل را تشکیل میدهند. " هیچ سیستمی ایستا نبوده و روابط متقابل اجزا آن مسئول شخصیت کلی سیستم هستند. شناخت و درک این روابط در تحلیل سیستمها بسیار مهم‌تر از درک اجزا سیستمی به‌تنهایی است. سیستمها میتوانند رفتارهایی از خود نشان دهنده که مجموع اجزا بدون ارتباط با یکدیگر هرگز قادر به آن نیستند.
نمایش هندسی سیستم:
برای نمایش هندسی سیستم معمولاً عناصر آن به همراه ارتباطات بین این عناصر نشان داده میشود. شکل شماره 2-1 نمایی از یک سیستم را نشان میدهد
البته در هیچ سیستم واقعی اجزا و عناصر سیستم با نظم فوق قرار نمی‌گیرند. بلکه هریک از اجزا یا عناصر سیستم میتواند از نظر مکانی در هرجای ممکن قرار داشته باشند، منوط به اینکه روابط حیاتی بین عناصر همچنان باقی بماند. براین اساس شاید بهتر باشد برای نشان دادن هندسی یک سیستم از اشکالی مثل شکل شماره 2-2 نشان داد.
مشخصه‌ها و عناصر سیستم:
هر سیستم دارای مشخصههایی است که آنرا از سایر سیستمها مشخص و قابل تشخیص می‌سازد. در زمان تحلیل سیستمها نیز تحلیل هریک از این مشخصه‌ها از اهمیت فراوانی برخوردار میباشد.
منظور از عناصر سیستم همان اجزای سیستم هستند. عناصر سیستمها خود سیستم هستند که در زمره زیر سیستمهای سیستم اصلی قرار میگیرند. در واقع هنگامی که بتوان عنصری از یک سیستم را بعنوان یک سیستم جداگانه در نظر گرفت، آن عنصر یک خرده سیستم یا زیرسیستم از سیستم بزرگتر محسوب میشود.
در یک نگرش ایستا عناصر سیستم همان بخش‌ها یا زیرسیستم‌های سیستم هستند. در یک نگرش کارکردی بخش‌هایی که وظایف اساسی سیستم را برعهده دارند عناصر آن سیستم هستند.
بطور کلی مشخصههای زیر را میتوان در موارد زیر دسته‌بندی نمود:
زیر سیستمها؛ (Sub systems)
اجزا وابسته به‌هم؛ (Interrelated Components)
مرز سیستم؛ (Boundary)
هدف؛ (Purpose)
محیط؛ (Environment)
داده؛ (Input)
پردازش؛ (Process)
بازداده؛ (Output)
بازخورد؛ (Feedback)
محدودیتها؛ (Constraints)
واسط؛ (Interface)
در ادامه برخی از عناصر و مشخصههای مهم سیستم تعریف شدهاند.
ورودیها:
هر چیزی که سیستم از محیط یا بازداده‌های خود دریافت میکند را میتوان ورودی دانست. ماده، انرژی، انسان، محصول، خدمت و اطلاعات اشکال مختلف ورودی هستند. ورودیها نیروی محرکه سیستم را تامین میکنند و به سه نوع ورودیهای زنجیره‌ای، ورودیهای تصادفی و ورودیهای بازخورد تقسیم میشوند.
فراگرد (پردازش):
فرایندی است که در آنجا خروجیهای سیستم ساخته و تولید میشوند. در فرایند پردازش تغیر و تحولاتی در ورودیهای صورت گرفته و آنها را تبدیل به خروجی میکند. اگر بتوانیم دقیقاً فرایند تغییر و تبدیل را مشاهده کرده و تحلیل نماییم (بدانیم که در فرایند چه اتفاقی میافتد) آنرا جعبه سفید می‌نامیم. اما اگر تحلیلگر نتواند جریان تغییر و تحول را در طول فرایند پردازش به تفضیل بشناسد (اگر ندانیم در فرایند تبدیل چه اتفاقی میافتد) آنرا جعبه سیاه می‌نامیم.
خروجیها:
هر آنچه که از خانه پردازش سیستم خارج میشود، خروجی سیستم نامیده میشود که میتواند ماده، انرژی، کالا، خدمت یا اطلاعات باشد. خروجیها انواع مختلفی دارند.
خروجی‌هایی که بطور مستقیم توسط سیستمهای دیگر مصرف میشوند.
خروجی‌هایی که در فرایند تولید همان سیستم در مرحله بعد مصرف میشوند.
ضایعات. (همه سیستمها تلاش میکنند این نوع خروجی را حداقل کنند)
بازخورد کنترلی:
بطور کلی دریافت اطلاعات از محیط را بازخور می‌نامند. بازخوردها، ابزارهای ایجاد تعادل در سیستم هستند. در واقع، بازخور فرایندی است که بخشی از بازداده‌ها به منزله داده وارد سیستم میشود و موجب تعدیل (افزایش یا کاهش) بازداده‌های بعدی میشود. بازخور تک حلقه‌ای نوعی از بازخور است که برای کنترل دستیابی به هدف بکارگرفته میشود. بازخور دو حلقه‌ای بازخوری است که به سیستم امکان کنترل و تغییر هدف را میدهد. البته بازخور یا پس‌خور مهمترین مفهوم در روش تحلیل پویایی سیستمی و سایبرنتیکس محسوب میشود. براین اساس در بخش سوم این مفهوم بیشتر توضیح داده شده است.
روابط در سیستم:
مسیرهای ارتباطی عناصر سیستم با یکدیگر را روابط می‌نامند. در سیستمهای پیچیده که هر عنصر آن یک خرده‌سیستم محسوب میشود، روابط بر مسیرهای پیونددهنده خرده سیستمها دلالت دارد.
روابط موجود در سیستم را میتوان به سه دسته زیر تقسیم نمود:
روابط حیاتی (منطقی):
رابطه حیاتی رابطهای است که در صورت قطع آن سیستمهای وابسته به ان نمی‌توانند به وظیفه خود عمل نمایند. این رابطه میتواند دو سویه (دوطرفه) یا یک‌سویه (یک‌طرفه) باشد.
رابطه همافزایی:
نبود این‌نوع رابطه مانع کارکرد سیستم نمیشود اما وجود آن کارکرد سیستم را به میزان قابل ملاحظهای افزایش میدهد. رابطه همافزایی باعث میشود که با همکاری و تشریک مساعی تعدادی از خرده‌سیستم‌های نیمه مستقل، خروجی و بازده کل سیستم بیش از جمع بازده یا خروجیهای هریک از خرده سیستمها، درصورت عمل تنها و مستقل آنها، شود. بطور ساده همافزایی یعنی اینکه حاصل جمع تلاش جمعی دو زیر سیستم که هریک 2 واحد نیرو دارند چیزی بیش از 4 شود.
پویایی سیستم:
سیستمها در طول زمان تغییر می‌نمایند. این تغییرات دلالت بر پویایی سیستم دارند. سیستمهای تغیرپذیر را سیستمهای پویا نیز می‌نامند. روابطی که بین اجزا درونی سیستم و یا بین سیستم و محیط آن برای دستیابی به اهداف سیستم برقرار میشوند، منشا اصلی این تغییرات و پویایی‌ها هستند.
محیط و مرز سیستم:
هر سیستم علاوه بر عناصر درونی خود و روابط بین آنها، با عناصری خارج از خود نیز سروکار دارد. محیط سیستم شامل اجزایی است که خارج از کنترل مستقیم و کامل سیستم هستند ولی بر عملکرد سیستم تاثیر میگذارند.از آنجا که عوامل محیطی خارج از کنترل سیستم قرار دارند، در تحلیلهای سازمانی، محیط سیستم را میتوان یک عامل ثابت در نظر گرفت. ولی همین عوامل محیطی تاثیر قابل ملاحظهای بر عملکرد سیستم میگذارند. برای تشخیص عامل محیطی، میتوان از دو شاخص زیر استفاده کرد:
عامل؛ باید خارج از محیط سیستم باشد
عامل؛ تاثیر مهمی بر رفتار سیستم داشته باشد
رفتار سیستم تا حد زیادی – برخلاف رفتار عناصر آن- وابسته به محیط سیستم است. زیرا محیط همواره با سیستم سروکار دارد و بطور مستمر بر آن اثر میگذارد. البته نمی‌توان پذیرفت که سیستم نمیتواند هیچ تاثیر بر محیط خود داشته باشد. در واقع، سیستمها نیز میتوانند تا حدودی بر ویژگیهای عوامل محیطی خود تاثیر بگذارند. چرچمن برای تشخیص عوامل محیطی 2 سوال زیر را مفید میداند:
آیا عامل مورد نظر با هدف سیستم ارتباط دارد؟
آیا عامل مذکور تحت کنترل سیستم است؟
براساس سوال‌های فوق عوامل محیطی و سسیستمی را میتوان در ماتریس زیر نگاشت کرد.
ماهیت ارتباط یک عامل با سیستم به نحوه اثر‌گذاری و تاثیر‌پذیری آن بر (از) سیستم بستگی دارد. در شکل شماره 2-4 نمایی از یک سیستم نوعی و عوامل محیطی آن ترسیم شده است.
مرز سیستم جداکننده سیستم از محیط سیستم است. محیط سیستم شامل تمامی عناصر بیرون از محدوده سیستم هستند که بر رفتار سیستم و اجزا درونی آن تاثیر میگذارند. در واقع مرز سیستم مجموعهای از عناصر سیستم است که علاوه بر عناصر درونی سیستم عناصر محیطی نیز در تعیین رفتار آنها نقش دارند.
محیط سازمان فضایی را ایجاد میکند که سازمان ضمن تامین منابع مورد نیاز خود از آن، تولیدات خود را به آنجا صادر میکند. البته به غیر از تامین‌کنندگان مواد اولیه و مشتریان عوامل دیگری نیز در محیط سیستمها وجود دارند که همگی بر کارکرد سیستم تاثیر میگذارند. مجموعه تمامی عوامل فوق را فضای کسب و کاری نیز می‌نامند. این فضا میتواند زمینه مناسبی را برای رشد و توسعه کسب و کارها فراهم سازد که در آن صورت یک فضای کسب و کار پیش‌برنده محسوب میشود. اما ممکن است فضای کسب و کاری مانع رشد و توسعه کسب و کارها باشد، که درآن صورت یک فضای کسب و کاری بازدارنده محسوب میشود. شکل شماره 2-5 عوامل محیطی ایجاد کننده فضای کسب و کار را به سه گروه عوامل خرد، میانی و کلان تقسیم‌بندی کرده است.
لازم به ذکر است که ابزار اصلی مدیریت برای مواجه شدن با محیط سازمان، مدیریت استراتژیک نامیده میشود. پیشرفت این دانش میتواند ابزارهای مناسبی برای کنترل بیشتر بر محیط سازمان در اختیار مدیریت قرار دهد. اما در زبان سیستمی، طرق مختلفی که میتوان در برابر محیط عکس‌العمل نشان داد عبارتند از:
تعمیر و نگهداری؛
دفاع؛
رشد.
نگهداری و تعمیر:
مجموعه کارهایی است که سیستم در درون خود برای حصول اطمینان از انجام صحیح وظایف، از طریق راههای درست و مناسب انجام میدهد. برخی از سیستمها واحدهای تخصصی نگهداری و تعمیر دارند. تجزیه و تحلیل سیستم نیز در شمار وظایف نگهداری و تعمیر قرار میگیرد.
دفاع:
هر سیستم هدف‌هایی دارد که ممکن است با اهداف سایر سیستمها در تضاد باشد. تلاش سیستمها برای کسب منابع ضروری نیز تضاد‌هایی را در بین آنها ایجاد میکند که منجر به بروز رقابت در بین آنها میشود. به این ترتیب ممکن است یک سیستم از دیدگاه سایر سیستمها به منزله یک منبع در نظر گرفته شود. بنابراین لازم میشود تا سیستم از موجودیت خود دفاع نماید. این فعالیتهای دفاعی در طول مرز سیستم و یا نزدیک آن انجام میگیرد.
رشد:
رشد سیستم در مرز سیستم و ماورای آن رخ میدهد. سیستم وقتی رشد میکند به تعداد عناصر آن افزوده میشود. که خود متضمن برقراری رابطه با این عناصر جدید است. در واقع سیستمها با برقراری رابطه بین عناصر درونی خود و عوامل محیطی رشد میکنند. رشد زمانی تحقق مییابد که منابع اخذ شده از محیط به‌صورت مفیدی در سیستم مصرف شوند.
سیستمهای باز و بسته:
براساس رابطه با محیط، سیستمها را میتوان به دونوع کلی سیستمهای باز و سیستمهای بسته تقسیم‌بندی نمود. سیستم بسته سیستمی است که منابع ثابتی را که به یکباره از محیط دریافت کرده، در اختیار دارد و دیگر هیچ انرژی از محیط دریافت نکرده و خروجیهای خود را نیز به محیط نمیدهد. در کلی‌ترین تعریف سیستم بسته سیستمی است که هیچ ارتباطی با محیط خود ندارد. سیستم بسته به محیط‌اش وابسته نیست و همه انرژی و منابع لازم برای ادامه کارش را در اختیار دارد. البته سیستمهای بسته در دنیای واقعی بسیار نادرند.
سیستم باز سیستمی است که با محیط خود به تبادل انرژی و اطلاعات مشغول است. بعلاوه، سیستمهای باز با دریافت اطلاعات (بازخور) از محیط عملکرد خود را نیز کنترل و تعدیل می‌نمایند. این کار میتواند بصورت خودکار یا با دخالت یک عامل خارجی مانند انسان انجام گیرد. باز یا بسته بودن سیستم یک مفهوم نسبی است که بهتر است آن را بروی یک پیوستار درنظر گرفت که از سیستم کاملاً بسته به سمت سیستم کاملاً باز حرکت میکند.
سیستمهای باز دارای ویژگی‌هایی هستند که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
آگاهی نسبت به محیط؛
سیستم باز از وجود محیط و وابستگی خود به آن آگاه است. سیستمهای باز مرزی دارند که آنها را از محیط‌شان جدا می‌سازد.
بازخور؛
سیستمهای باز با دریافت بازخور از محیط عملکرد خود را مدیریت کرده و رابطه خود با محیط را نیز تنظیم میکنند.
آنتروپی منفی؛
واژه آنتروپی حاکی از تمایل سیستمها به حرکت به سمت کهولت و پیری و بی‌نظمی است. سیستمهای بسته به مرور زمان از هم گسیخته میشوند زیرا انرژی جدیدی از محیط دریافت نمی‌کنند. اما سیستمهای باز انتروپی منفی دارند. زیرا انها میتوانند خود را ترمیم میکنند. این سیستمها حتی میتوانند با وارد کردن انرژی بیشتر رشد و توسعه یابند.
ثبات و پایداری؛
سیستمهای باز برای جلوگیری از بی‌نظمی و رشد بی‌رویه در کسب انرژی از محیط، سعی میکنند تا تعادل را در تبادل انرژی با محیط حفظ نمایند. این مساله مانع رشد سریع و بی‌رویه سیستم شده و در آن ثبات و پایداری ایجاد می‌نیستمی است که هیچ ارتباطی با محیط خود ندارد. سیستم بسته به محیط‌اش وابسته نیست و همه انرژی و منابع لازم برای ادامه کارش را در اختیار دارد. البته سیستمهای بسته در دنیای واقعی بسیار نادرند.
سیستم باز سیستمی است که با محیط خود به تبادل انرژی و اطلاعات مشغول است. بعلاوه، سیستمهای باز با دریافت اطلاعات (بازخور) از محیط عملکرد خود را نیز کنترل و تعدیل می‌نمایند. این کار میتواند بصورت خودکار یا با دخالت یک عامل خارجی مانند انسان انجام گیرد. باز یا بسته بودن سیستم یک مفهوم نسبی است که بهتر است آن را بروی یک پیوستار درنظر گرفت که از سیستم کاملاً بسته به سمت سیستم کاملاً باز حرکت میکند.
سیستمهای باز دارای ویژگی‌هایی هستند که برخی از مهمترین آنها عبارتند از:
آگاهی نسبت به محیط؛
سیستم باز از وجود محیط و وابستگی خود به آن آگاه است. سیستمهای باز مرزی دارند که آنها را از محیط‌شان جدا می‌سازد.
بازخور؛
سیستمهای باز با دریافت بازخور از محیط عملکرد خود را مدیریت کرده و رابطه خود با محیط را نیز تنظیم میکنند.
آنتروپی منفی؛
واژه آنتروپی حاکی از تمایل سیستمها به حرکت به سمت کهولت و پیری و بی‌نظمی است. سیستمهای بسته به مرور زمان از هم گسیخته میشوند زیرا انرژی جدیدی از محیط دریافت نمی‌کنند. اما سیستمهای باز انتروپی منفی دارند. زیرا انها میتوانند خود را ترمیم میکنند. این سیستمها حتی میتوانند با وارد کردن انرژی بیشتر رشد و توسعه یابند.
- نتیجه گیری و ارائه راه حل:
در این مرحله آنالیست به تعبیر و تفسیر یافته‌های خویش پرداخته و چنانچه فرضیه‌های اولیه او تأیید گردند او موفق به کشف علت شده است و اگر تأیید نشده باشند بایستی بدنبال راه حلهای دیگری برای مشکل باشد.
- تهیه و تنظیم گزارش: اقداماتی که تا این مرحله انجام گرفته‌اند توسط تحلیل گر در یک گزارش منظم تدوین و در دسترس مدیران و مقامات ذیربط قرار میگیرد.
- اجرا: در این مرحله آنالیست طی برنامه‌ای پیش بینی‌های لازم را جهت اجرای پیشنهادات مصوب و پیاده کردن طرحهای جدید و ایجاد تغییر در نظام قدیم انجام دهد.
- آزمایش طرح جدید: دراین مرحله جهت کسب اطمینان از نتایج طرح،طرح در یک قلمرو محدود به مرحله اجرا گذاشته میشود تا محدودیتهای حین عمل مشخص و جرح و تعدیلهای لازم انجام پذیرد .
- استقرار طرح جدید: چنانچه نتایج حاصل از اجرای آزمایش طرح مثبت باشد و مدیران و مقامات مسئول ادامه اجرای آن را تصویب کنند طرح مربوطه در عمل پیاده و استقرار مییابد
- ارزیابی عملکرد: پس از اینکه سیستم قدیم به سیستم جدید تبدیل شد،آنالیست بررسی دوباره‌ای از سیستم به عمل آورده و عملکرد آن را ارزیابی می‌نماید تا میزان موفقیت سیستم جدید را مشخص و تجدید نظرهای احتمالی را انجام دهد.
برای استفاده از دید سیستمی در تمامی مراحل طراحی و تجزیه و تحلیل سیستمها از اهمیتی بالایی برخوردار است. این نگرش چارچوبی منطقی و علمی برای در نظر گرفتن عوامل موثر داخلی و خارجی سیستم به عنوان یک کل متشکل ارائه میدهد .و به پدیدههای اطراف بصورت یک کل به هم پیوسته می‌نگرد.
منابع :
1- “Les gisements d’informations “ : Science et technologie no . 27-28 juillet- Aout 1990
2- نگرشی در وضعیت اطلاع رسانی ایران و چند کشور دیگر : بخش اول اطلاع رسانی در ایران .(تهران : مرکز اسناد و مدارک علمی، خرداد 1361)
3- W.B Ashton , B.R.Kinzey , and M. E Gunn jr. “Monitoving Science and technology developments” . lnternational journal of technology Management. Vol. 6 No .1/2 1991
4- راهنمای مراکز اسناد و کتابخا نه‌های تخصصی، اختصاصی و دانشگاهی .( تهران : مرکز اسناد و مدارک علمی، بهمن ماه 1361)
5- نگاهی به وضعیت تحقیقات و بنیانهای پژوهشی2 "روز نامه کیهان، 29آذر ماه 1371
6- راهنمای مراکز آموزشی پژوهشی و تولید کننده اطلاعات علمی و فنی در ایران ( تهران مرکز اسناد و مدارک علمی، پاییز 1362 )
7- Catherine Bozon. " Profession veilleur technologique “: Science et technologie No. 27-28 juillet-Auot 1990
8- مهندسی ایمنی دکتر فام
9- http://www.rayansalamat.ir
