با استفاده از این سیستم اطلاعات حسابداری قادر خواهیم بود که به تصمیم گیرندگان بیرونی برای تجزیه و تحلیل کردن تصمیم‌ها و اخذ بهترین آنها راهکارهای مناسبی را ارائه دهید.
تعریف سیستم اطلاعات حسابداری
یکی از مباحث بسیار مهمی که در سازمانهای موفق وجود دارد و به آن توجه بسیار زیادی میشود سیستم اطلاعات حسابداری است. این سیستمها در انواع مختلفی طراحی میشوند که هر یک از آنها دارای ویژگیهای متنوعی میباشد. در واقع شما باید بدانید نرم افزارهای متنوعی مانند نرم افزار حقوق و دستمزد، نرم افزار تنخواه گردان، نرم افزار حضور و غیاب … از جمله مهمترین نرم افزارهایی است که در این سیستم مورد استفاده قرار میگیرد. با استفاده از این نرم افزارها میتوان به بهترین نحو ممکن مدیریت مالی را انجام داد و گزارش فصلی ارائه نمود.
مطلب پیشنهادی: سیستمهای اطلاعاتی در سازمان چیست؟
شما باید بدانید سیستم اطلاعات حسابداری یکی از انواع سیستم‌هایی به شمار می‌رود که با استفاده از آن به راحتی می‌توانید گزارشهای مالی یک سازمان را آماده سازید. همچنین با استفاده از این سیستم شما قادر خواهید بود که به تصمیم گیرندگان بیرونی برای تجزیه و تحلیل کردن تصمیم‌ها و اخذ بهترین آنها راهکارهای مناسبی را ارائه دهید. این مسئله اهمیت بسیار زیادی دارد و در صورتی که به این موارد دقت داشته باشید می‌توانید سازمان خود و فعالیت‌هایی که در آن پیش می‌رود را به بهترین نحو ممکن کنترل کنید.
مطلب پیشنهادی: انواع حسابها در حسابداری و بررسی ماهیت آنها
کاربردهای سیستم اطلاعات حسابداری در سازمان چیست ؟
به طور کلی سیستم اطلاعات حسابداری عبارت است از مجموعه‌ای که به یکدیگر پیوسته است و سازمان از آن برای بازده سرمایه گذاری، مالیات حقوق و … استفاده میکند. به واسطه آن دسته از گزارش‌هایی که از سیستم حسابداری شرکت و سازمان دریافت میشود شما می‌توانید وضعیت سازمان را مورد بررسی و تحلیل قرار دهید. شیوه‌های بسیار زیادی مانند اصول حسابداری عمومی، منابع فناوری مدرن و … وجود دارد که شما باید به آنها برای استفاده از این سیستم دقت داشته باشید. کاربرد اولیه‌ای که این سیستم دارد کمک کردن به تصمیم گیری واحد مالی سازمانها میباشد. فردی که از این سیستم استفاده میکند بر اساس اطلاعاتی که فراهم شده است تصمیم‌هایی را می‌تواند بگیرد. این دو گروه از افراد عبارت میباشند از :
استفاده کنندگان داخلی :
مجریان و مدیران مهمترین افرادی هستند که از این سیستم استفاده میکنند. آنها با استفاده از این سیستم می‌توانند مدیریت مالی خود را انجام دهند و گزارش فصلی را هم آماده سازند. آنها برای استفاده از سیستم باید با بخشهای متنوع آن آشنایی داشته باشند تا آن ار مورد استفاده قرار دهند.
سیستم اطلاعات حسابداری
استفاده کنندگان خارجی :
سیستم اطلاعات حسابداری اطلاعات مورد نیاز را از تصمیم گیرندگان دریافت میکند و به آنها ارائه میدهد. بر همین اساس آنها می‌توانند از بین گزینه‌های متنوع بهترین گزینه را برای بهره برداری کنند. فعالیتهای تجاری و اقتصادی آنها بر همین اساس به بهترین نحو ممکن انجام میشود. این سیستم به عنوان یکی از بهترین رابط‌هایی میباشد که بین سرمایه گذاران و فعالیتهای تجاری آنها می‌تواند به بهترین نحو ممکن فعالیت کند. شما باید بدانید که این سیستم قابلیت‌های متنوعی دارد و هر یک از آنها هم دارای بخشهای متنوعی میباشند. روشها و فرآیندهای پیچیده‌ای را برای آنها طراحی کرده‌اند که شما باید با آنها آشنایی داشته باشید.
اجزای سیستم اطلاعات حسابداری به چند دسته تقسیم بندی میشود ؟
هر یک از انواع سیستم اطلاعات حسابداری که شما از آن استفاده می‌کنید دارای 6 بخش اصلی میباشد. هر یک از این بخش‌ها را بهتر است مورد استفاده قرار دهید تا اطلاعات بیشتری در مورد آنها داشته باشید. برخی از مهمترین و اصلی‌ترین این اجزا که شما باید آنها را شناسایی کنید عبارت است از :
کارکنان :
کارکنان یکی از مهمترین و اصلی‌ترین افرادی هستند که از این سیستم استفاده میکنند. در واقع شما باید بدانید که آنها را به عنوان کاربران سیستم شناسایی میکنند.
روشها و دستورالعمل‌ها :
این بخش برای انجام دادن فرآیندهای جمع آوری مورد استفاده قرار میگیرد. البته که شما باید بدانید برای مدیریت ذخیره سازی داده‌هایی که مالی هستند هم از این بخش استفاده میکنند. هر یک از روشها و دستورالعمل‌هایی که در مورد حسابداری وجود دارد را شما می‌توانید در این بخش مشاهده کنید.
دادهها :
این بخش دارای اطلاعات مالی میباشد که بر اساس فرآیندهای کسب و کار شما مرتب میشود. داده‌های حسابداری هر یک از بخش‌ها را در این سیستم و اجزا می‌توانید مورد بررسی قرار دهید و مشاهده کنید.
نرم افزار :
برای پردازش کردن داده‌های این بخش از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. نرم افزارهای زیادی را می‌توانید روی سیستم نصب کنید که هر کدام از آنها وظیفه متنوعی را بر عهده دارند و شما باید با آنها آشنایی داشته باشید. هر یک از این بخش‌ها و نرم افزارها برای پردازش دادهها به بهترین نحو ممکن مورد استفاده قرار می‌گیرند.
زیرساخت فناوری اطلاعات :
شبکه‌های کامپیوتری و سیستمها از جمله دیگر اجزای سیستم اطلاعات حسابداری هستند که به کاربر امکان می‌دهند اطلاعات درون سیستم را به افرادی مرتبط ارائه دهد. اینکه افراد اطلاعات متنوعی در این مورد داشته باشند اهمیت بسیار زیادی دارد و باید آن را در نظر داشته باشید.
زیرساخت فناوری اطلاعات
کنترلهای داخلی و اقدامات امنیتی :
مسائل امنیتی بسیار زیادی درون سیستم وجود دارد که باید از آنها نهایت مراقبت انجام شود. این بخش می‌تواند مسائل امنیتی که درون سیستم وجود دارد را مورد محافظت قرار دهد. اطلاعات مالی در واقع یکی از مهمترین اطلاعاتی میباشد که در هر یک از انواع سازمانها و شرکتها وجود دارد. پس باید از آنها نگهداری شود تا در دسترس افراد غیر قرار نگیرد. این بخش از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و هر یک از سازمانها، سیستم حسابداری شان دارای این بخش است.
حتما بخوانید: مزایای سیستمهای حسابداری ابری برای کسب و کارهای نوپا
فرآیند اجرای سیستم اطلاعات حسابداری چگونه میباشد ؟
هر یک از بخش‌هایی که در سیستم سازمانها قرار میگیرد برای انجام شدن باید فرآیندهای متنوعی را سپری کند. شما باید بدانید فرآیند اجرا کردن سیستم اطلاعات حسابداری هم متنوع میباشد و بهتر است با این فرآیند آشنایی داشته باشید. برخی از مهمترین آنها که اهمیت بسیار زیادی دارد عبارت است از :
ورود دادهها :
دریافت و پرداختهای نقدی که در یک سازمان و شرکت وجود دارد را باید در سیستم به ثبت برسانید. در واقع شما باید بدانید این پرداختی‌ها و دریافتی‌ها باید بر اساس اسناد معتبر باشد که روی سیستم آنها را ثبت کنید. فاکتورهای خرید، رسید دریافتی‌ها، صورتحساب فروش و …. از جمله مهمترین مدارکی میباشد که در ابتدا باید آنها را وارد سازید.
پردازش دادهها :
بعد از اینکه هر یک از مدارک مورد نیاز را وارد سیستم اطلاعات حسابداری نمودید باید آنها را پردازش کنید. سیستم پردازش آنها را سیستم انجام میدهد که روشهای متنوعی برای پردازش آنها وجود دارد. این روشها به ترتیب عبارت است از :
الف : اسناد و مدارک اولیه‌ای را که وارد کرده اید پردازش میکند سپس آنها را به دفتر روزنامه عمومی انتقال میدهد. شما باید بدانید که این اسناد و مدارک بدهیها، درآمدها و هزینهها را شامل میشود و باید آنها را در نظر داشته باشید.
ب : ثبت‌هایی که انجام میشود باید به حسابهای دفتر کل انتقال داده شود. اگر حجم رویدادهای مالی زیاد باشد باید از دفتر معین استفاده شود.
ستاده‌ها :
نتیجه‌ای که مربوط به پردازش کردن دادهها میباشد در یک سیستم اطلاعات حسابداری ارائه میشود. صورتهای گزارش که ارائه شده است باید با دقت تکمیل گردد و همچنین در نظر داشته باشید که آنها را مختصر وارد کنید. این مورد بیشتر مربوط به تصمیم گیری آن دسته از افرادی است که به عنوان تصمیم گیرنده فعالیت میکنند.
بازخورد :
اینکه از ثبت رویدادها مطمئن باشید اهمیت بسیار زیادی دارد، در این صورت می‌توانید آنها را هر ماه به دفتر کل انتقال دهید. این بخش از فرآیند هم دارای بخشهای متنوعی میباشد و شما باید آن را در نظر داشته باشید. داده‌های جدید در این بخش وارد سیستم میشوند تا مورد بررسی قرار بگیرند.
مراحل طراحی سیستم اطلاعات حسابداری :
برای اینکه یک سیستم را به بهترین نحو ممکن راه اندازی کنند باید با مراحل راه اندازی آن آشنایی داشته باشند. در واقع باید بدانید به ترتیب اجرا شدن این مراحل اهمیت بسیار زیادی دارد و افراد باید آن را در نظر داشته باشند. برخی از مهمترین مراحلی که برای طراحی سیستم اطلاعات حسابداری نیاز دارید عبارت است از :
داشتن شناخت از سیستم حسابداری در حال توسعه اهمیت بسیار زیادی دارد و باید سیستم را به خوبی مورد بررسی قرار دهید اهمیت دهید که در این مورد بهتر است با افراد حرفه‌ای مشورت کنید.
تحقیق و توسعه سیستم از دیگر مراحلی است که باید به آن دقت داشته باشید. در این مرحله باید تحلیل عمومی و یا تفصیلی از سیستم داشته باشید.
مرحله طراحی عمومی از دیگر بخشهای متنوعی میباشد که باید به آن دقت نمایید. در این بخش طراحی سیستم حسابداری را بدون ایراد و اختلا می‌توانید به بهترین نحو ممکن انجام دهید.
مرحله پیاده سازی و اجرا که باید در این مرحله سیستم حسابداری را با هر یک از بخش‌هایی که دارد به بهترین نحو ممکن اجرا کنید. اگر مراحل پیشین با دقت طی شود، بدون شک این مرحله هم به بهترین نحو ممکن انجام خواهد شد.
مرحله پشتیبانی از دیگر مراحلی است که باید به آن به عنوان وارسی سیستم حسابداری توجه نمایید.
مرحله نگهداری را نیز باید به خوبی در نظر داشته باشید. بعد از اینکه مراحل پیشین طی شد و شما شروع به استفاده از سیستم کردید، توجه داشته باشید که از آن به خوبی نگهداری کنید.
جمع بندی :
امروزه هر یک از انواع سازمانها به سیستم اطلاعات حسابداری نیاز پیدا میکنند تا به وسیله آن مدیریت مالی خود را انجام دهند. فینتو پردازش و راه اندازی این سیستم را برای هر یک از شرکتها انجام میدهد. شما می‌توانید راه اندازی این سیستم را به کارشناسان فینتو بسپارید تا در کمترین زمان و به بهترین نحو ممکن سیستم این سیستم را با کارایی و عملکرد بالا به شما تحویل دهند. شما هم می‌توانید از آن در سازمان و شرکت خود برای مدیریت مالی اقدامات خود استفاده کنید.
شرکت خود را به بهترین شکل مدیریت کنید
هر مدیر خوب نیازمند ابزاری قدرتمند است تا بتواند مجموعه خود را به بهترین شکل مدیریت کند. مجموعه نرم افزار مالی و منابع انسانی فینتو ابزاری قدرتمند است که می‌تواند به مدیران در کنترل کارمندان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها کمک کند.
شما همیشه یک مدیر لایق هستید و باید بهترین‌ها برای شما باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین فینتو کار مدیریت خود را بسیار آسان تر کنید.
سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) ساختاری است که یک کسب و کار از آنها برای جمع آوری، ذخیره، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش دادن اطلاعات مالی خود استفاده میکند که حسابداران، مشاوران، تحلیلگران کسب و کار، مدیران، بازرسان مالی، حسابرسان، تنظیم کننده‌ها و سازمانهای مالیاتی می‌توانند برای تصمیم گیریهای مالی و تجاری از آنها استفاده کنند.
سیستم اطلاعات حسابداری چیست ؟
سیستم اطلاعات حسابداری عموما یک روش مبتنی بر رایانه برای ردیابی فعالیت حسابداری همراه با منابع فناوری اطلاعات است . یک سیستم اطلاعات حسابداری ترکیبی از شیوه‌های حسابداری سنتی، مانند اصول حسابداری پذیرفته شده عمومی، با منابع فناوری اطلاعات مدرن است . امروزه اکثر سیستمهای اطلاعات حسابداری مبتنی بر رایانه هستند . سیستم اطلاعات حسابداری معمولا شامل شش بخش اصلی میباشد که در این مقاله مورد بررسی قرار گرفته‌اند .
سیستم اطلاعات حسابداری حاوی عناصر مختلف مهم در چرخه حسابداری است. اگر چه اطلاعات موجود در یک سیستم در میان صنایع و کسب و کارها متفاوت است، یک سیستم حسابداری معمولی شامل اطلاعات مربوط به درآمد، هزینهها، اطلاعات مشتری، اطلاعات کارکنان و اطلاعات مالیاتی است . داده‌های خاص شامل سفارشات فروش و گزارشهای تجزیه و تحلیل، درخواست‌های خرید، فاکتورها، ثبت نام‌ها، موجودی، حقوق و دستمزد، سرفصل، تعادل محاکمه و اطلاعات بیانیه مالی است .
علاوه بر این، سیستمهای اطلاعات حسابداری اغلب سیستمهای امنیتی ایمن را با اقدامات پیشگیرانه علیه ویروس‌ها، هکرها و سایر منابع خارجی که تلاش برای جمع آوری اطلاعات را انجام می‌دهند، میگیرد.
اجزاء اصلی سیستم اطلاعات حسابداری
افرادی که از سیستم استفاده میکنند، از جمله حسابداران، مدیران و تحلیلگران کسب و کار
روشها و دستورالعمل‌ها روش‌هایی هستند که دادهها جمع آوری، ذخیره، بازیابی و پردازش میشوند .
دادهها شامل تمام اطلاعاتی است که به سیستم اطلاعات حسابداری می‌رسد .
نرم افزار شامل برنامه‌های کامپیوتری است که برای پردازش دادهها استفاده میشود .
زیرساخت فناوری اطلاعات شامل تمام سخت افزارهایی است که برای مدیریت AIS استفاده میشود .
کنترلهای داخلی اقدامات امنیتی مورد استفاده برای محافظت از دادهها است .
توابع یک سیستم اطلاعات حسابداری
سیستمهای اطلاعات حسابداری سه توابع اساسی دارند :
اولین تابع AIS جمع آوری و نگهداری اطلاعات کارآمد و مؤثر در فعالیتهای مالی سازمان میباشد، از جمله گرفتن اطلاعات مبادله از اسناد اولیه .
دومین عملکرد AIS این است که اطلاعاتی را که برای تصمیم گیری مفید است، از جمله تولید گزارشهای مدیریتی و صورتهای مالی ارائه دهیم .
تابع سوم AIS این است که مطمئن شوید که کنترلها در جای مناسب برای ضبط و پردازش اطلاعات دقیق هستند .
ذخیره سازی دادهها و فراخوانی
یک سیستم اطلاعات حسابداری باید یک ساختار پایگاه داده‌ای برای ذخیره اطلاعات داشته باشد . این ساختار پایگاه داده به طور معمول با زبان query برنامه ریزی شده است که اجازه میدهد تا جدول و دادهها را تغییر دهید . یک سیستم اطلاعات حسابداری دارای زمینه‌های متعدد برای داده‌های ورودی و نیز ویرایش داده‌های ذخیره شده قبلی است .
خروجی دادهها
یک سیستم اطلاعات حسابداری گزارشاتی مانند حسابهای دریافتی، اطلاعات مشتری، برنامه‌های استهلاک برای دارایی‌های ثابت و توازن محاسباتی برای گزارش گیری مالی تهیه میکند . لیست مشتریان، محاسبات مالیاتی و سطوح موجودی نیز ممکن است مجددا تولید شوند . با این حال، مکاتبات، یادداشت‌ها یا سخنرانی‌ها در سیستم گنجانده نمی‌شوند، زیرا این موارد به طور مستقیم به گزارش مالی و حسابداری شرکت مربوط نیست .
روابط در سراسر گروه‌ها
یک سیستم اطلاعات حسابداری در سراسر ادارات مختلف تلاش میکند . در داخل سیستم، بخش فروش می‌تواند بودجه فروش را آپلود کند . این اطلاعات توسط تیم مدیریت موجودی برای انجام موجودی و خرید مواد مورد استفاده قرار میگیرد . پس از خرید موجودی، سیستم می‌تواند به بخش حسابداری قابل پرداخت از صورت حساب جدید اطلاع دهد. یک سیستم اطلاعات حسابداری همچنین می‌تواند اطلاعات مربوط به یک سفارش جدید را به اشتراک بگذارد تا بخش تولید، حمل و نقل و خدمات مشتری از فروش آگاهی داشته باشد .
کنترلهای داخلی
بخشی جدایی ناپذیر از سیستمهای اطلاعات حسابداری مربوط به کنترلهای داخلی است . سیاستها و روشهای مختلف می‌تواند در داخل سیستم قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات مشتری، فروشنده و اطلاعات کسب و کار در یک شرکت حفظ میشود .
انواع سیستم حسابداری
انواع سیستمهای اطلاعاتی حسابداری براساس عملکرد به سه بخش تقسیم میشوند:
اجزای سیستم حسابداری
1. عملکرد اطلاعاتی
مهمترین عملکرد سیستم حسابداری، عملکرد اطلاعاتی میباشد. جمع‌آوری رویدادهای مالی زیرمجموعه این عملکرد محسوب می‌گردد، که مبنای شروع عملیات حسابداری است. این عملکرد در قسمت حسابداری مالی مورد استفاده قرار میگیرد.
2. عملکرد کنترلی
در این عملکرد، مدیران برای برنامه‌ریزی، از اطلاعات جمع آوری‌شده در سیستم اطلاعاتی استفاده می‌نمایند. این عملکرد در قسمت حسابداری مدیریت مورد استفاده قرار میگیرد.
3. عملکرد خدماتی
عملکرد خدماتی مربوط به تعهدات میباشد. هنگام معامله، هر یک از طرفین باید به تعهدات خود عمل نمایند. بنابراین نوعی سیستم حسابداری با عملکرد خدماتی تشکیل می‌گردد.
اجزای سیستم حسابداری
اجزای سیستم حسابداری چیست؟ برای جواب به این سوال باید عنوان نمود که تمامی سیستمها از سه جز تشکیل شده‌اند: ورودی، پردازش و خروجی.
اجزای سیستم حسابداری
ورودی
برای پردازش و ارائه گزارش حسابداری، به برخی اطلاعات‌اولیه مانند: فاکتورها، رسیدهای دریافت و پرداخت، و سایر اسناد پولی، که در حسابداری رویدادهای مالی نامیده‌می‌شوند، موردنیاز است.
پردازش
اطلاعات ورودی برای ارائه خروجی سیستم حسابداری، نیاز به انجام یک‌سری عملیات دارند که امروزه این کار ازطریق نرم‌افزارهای حسابداری انجام می‌پذیرد.
خروجی
داده خروجی نتیجه پردازش داده ورودی است و تایید صحت رویدادمالیِ ثبت شده در این مرحله صورت میگیرد.
حال این سوال مطرح میشود:
محصول‌نهایی سیستم اطلاعاتی حسابداری چیست؟ گزارشهای مالی که برای استفاده‌کنندگان درون و برون سازمانی تهیه میشود، محصول نهایی سیستم حسابداری‌است.
فایل اکسل صورتهای مالی فرموله شده
کلیک کنید...
اجزای سیستم کنترل داخلی حسابداری
بنگاه‌های اقتصادی در مسیر رسیدن به اهداف، باید برای رویارویی با رویدادهای غیرمنتظره و پاسخگویی، از سیستم کنترل داخلی استفاده نمایند. به مجموع اقدامات متوالی که موجب میشود یک سازمان به‌طور مستمر فعالیت خود را به صورت صحیح، کارآمد و موثر انجام دهد، سیستم کنترل داخلی حسابداری می‌گویند.
سیستم کنترل داخلی حسابداری دارای پنج جز میباشد که عبارتنداز:
اجزای سیستم حسابداری
1. محیط کنترل
در این نگرش محیط استقرار مدیر و کارکنان حسابداری کنترل میشود، زیرا تمام اطلاعات و اسناد مالی در این محیط نگهداری میشود، پس این سیستمِ کنترل تا حد زیادی موثر میباشد.
2. ارزیابی ریسک
این فرایند با بررسی مشاغل انجام می‌پذیرد تا مهمترین خطرات شناسایی شده و برنامه‌ریزی برای رفع خطرات آن انجام گردد. این ارزیابی معمولاً به‌طور منظم انجام میشود.
3. فعالیتهای کنترلی
به عملیاتی مانند کنترلهای دوره‌ای، حسابرسی‌های منظم، پشتیبان‌گیری از نرم‌افزار حسابداری که باعث اطمینان از روند حسابداری می‌گردد، فعالیتهای کنترلی می‌گویند.
4. اطلاعات و ارتباطات
مهمترین وظیفه حسابداری ارائه اطلاعات و گزارش به افراد میباشد، اما میزان اطلاعات باید متناسب با سطح‌دسترسی گیرنده باشد. همچنین اطلاعات باید به‌موقع گزارش شود تا بتوان درصورت نقصان، به رفع آن پرداخت.
5. نظارت
نظارت به مجموعه فرآیندهایی گفته میشود که مدیریت برای بررسی و ارزیابی عملکرد داخلی، به‌طور صحیح مورد استفاده قرار میدهد. در حالت کلی، مدیریت باید توانایی شناسایی عدم موفقیت در کنترل را داشته باشد و تصمیم‌هایی برای بهبود محیط انجام دهد.
مراحل اساسی طراحی سیستم اطلاعاتی حسابداری
مراحل طراحی سیستم اطلاعاتی حسابداری به ترتیب زیر میباشد:
1. شناسایی سیستم حسابداری
2. تجزیه و تحلیل، ارزشیابی سیستم حسابداری
3. طراحی سیستم حسابداری
4. اجرای سیستم حسابداری
5. وارسی مسیرهای سیستم اطلاعاتی حسابداری
6. نگهداری سیستم حسابداری
لازم به‌ذکر است که تفکیک این مراحل ممکن نبوده و به موازات یکدیگر انجام میشوند.
وظایف سیستم اطلاعاتی حسابداری
وظیفه سیستم اطلاعاتی حسابداری انجام موارد زیر میباشد:
1. جمع آوری و ذخیره‌سازی اطلاعات یک سازمان با قابلیت بررسی
2. پردازش داده و ارائه گزارش به مدیران به‌منظور بهبود کیفیت و افزایش بازدهی
3. طراحی کنترلهای داخلی
ویژگیهای سیستم اطلاعاتی حسابداری
وظیفه سیستمهای اطلاعاتی دستیابی به یک هدف مشترک، و موفقیت آن در رسیدن به هدف موردنظر میباشد. حال به مرور چهار ویژگی که سیستم را به هدف می‌رسانند می‌پردازیم:
1. اطلاعات به‌موقع و دردسترس باشد.
2. در مدت‌زمان استاندارد تهیه شود.
3. توانایی مرتفع نمودن نیازهای اطلاعاتی سازمان را داشته باشد.
4. موجب رضایت استفاده‌کنندکان گردد.
سیستمهای اطلاعاتی حسابداری مدیریتی
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت (MIS) و (AIS) با افزایش استفاده از کامپیتور در دو دهه گذشته حسابداران فرصت طراحی و ایجاد سیتسم‌های اطلاعاتی حسابداری را در جهت کمک به مدیران به وجود آوردند. در واقعه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری باید توجه خود را به سمت (MIS) و (AIS) تغییر دهند. لذا توسعه و گسترش این سیستمها باعث بهبود تصمیم گیری مدیران میشود.
ویژگیهای سیستمهای (MIS) و (AIS) را نام ببرید؟
1- ارائه اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت وتصمیم گیریهای مدیریت تأکید دارد.
2- موفقیت سیستمهای (MIS) و (AIS) در ارتباط با میزان درک مدیران از سیستمهای اطلاعاتی حسابداری است و نه تنها مدیران عمومی باید نقش سیستم اطلاعاتی حسابداری را درک کنند بلکه مدیران اطلاعاتی نیز باید از آن درک کافی داشته باشند.
3- مدیریت مسئول کنترل سیستمهای داخلی است که این سیستم خود یکی از اجزای اصلی(AIS) است.
4- کنترلها باید قادر به ایجاد پل ارتباطی بین مدیریت راهبردی و نیروی کار باشند.
5- مدیریت قسمت اصلی حاکمیت شرکتی میباشد آنها باید بدانند که اگر چه ممکن است آنها هر سیستم کنترل داخلی را پایمال کنند ولی آنها همیشه نیاز به حاکمیت شرکتی دارند.
(AIS) به مدیریت در اجرای هر چه بهتر کنترل داخلی کمک میکند.
سیستمهای اطلاعاتی حسابداری مدیریت را نام ببرید و تعریف کنید؟
1- مدیریت راهبردی : وظیفه اصلی آن کمک به تصمیم گیریهای بلند مدت برای مدیران اجرایی و اداری بوده و به روشهای رقابتی شرکتها تأکید میکند این سیستم همچنین بر اطلاعات مناسب جهت تغییرات ساختار سازمانی تأکید دارد.
2- مدیریت عملیاتی: این سیستم با مراجعه به سطوح مختلف مدیریتی به تصمیم گیریهای مربوطه کمک میکند.
ویژگیهای سیستم مدیریت عملیاتی را نام ببرید؟
1- اطلاعاتی را برای تصمیم گیری و پاسخ گویی به سهام داران و مدیران ارائه میکند.
2- شرایطی را جهت انجام تصمیم گیریهای منطقی فراهم میکند.
3- اطمینان حاصل میکند که دارایها به طور نادرست از کنترل سازمان خارج نشود.
جایگاه و ارتباط (AIS) با موضوعات مدیریتی:
دانش(AIS) امروزه در زمره سایر علوم قرار میگیرد به همین دلیل مستلزم رده بندی است. ارتباط رشته‌های علمی مختلف با سیستمهای اطلاعاتی حسابداری از طریق مفهوم اطلاعات صورت میگیرد به طور مثال ایجاد رشته حسابداری مدیریت با استفاده از اطلاعات جهت تصمیم گیری و کنترل سازمان ارتباط دارد. ارتباط بین (AIS) و مدیریت در حیطه‌ی و توسعه و گسترش سیستمهای اطلاعاتی جای خود را پیدا کرده است به طور مثال برخی موضوعات (AIS) که با مدیریت در ارتباط است عبارت است از :
1- مدل سازی اطلاعات
2- ایجاد همزمان سیستم کنترل داخلی و سیستم اطلاعاتی
تذکر : رشته‌های حسابداری مدیریت و IT در برخی از اجزاء با یکدیگر مشترک هستند.
(AIS) با چه حوزه‌های در ارتباط هستند؟
1- ارتباط با سیستم کنترل داخلی
2- ارتباط با مدیریت
3- ارتباط با حسابداری
4- ارتباط با فن آوری اطلاعات و ارتباطات
تذکر: توسعه دانش (AIS) با حوزه‌های مهمی در ارتباط است. این حوزه‌ها شامل سازمان اداری مالی، کنترل داخلی، تهیه اطلاعات مدیریتی و سیستمهای مدیریتی میباشد. پیشرفت دانش در این 4 حوزه علم لزوماً تضمین کننده پیشرفت در (AIS) نیست.
ارتباط بین (MIS) و (AIS) را نام ببرید؟
از یک دیدگاه ارتباط (MIS) و (AIS) ارتباط کل به جزء است (AIS) یکی از بخشهای تشکیل کننده (MIS) است که در تمام ویژگی‌ها و خصوصیات(MIS) را برخوردار است. هدفمند میباشد و دارای ورودی داده‌های اطلاعاتی است.فرایند پذیرش دادهها را طی میکند. محصول اطلاعاتی به دست میدهد که دارای محیط پیرامونی سیستم است و نظام کنترلی بازخور اطلاعاتی ناظر به کارکرد آن است.
سیستمهای اطلاعاتی حسابداری (AIS) با بهره گیری از سایر دانشها و فنون از جمله: نظریه مدیریت، نظریه سیستمها، فنون کنترل و فن آوری اطلاعات نظام منسجم و اطمینان بخش اطلاع رسانی به استفاده کننده گان مختلف درون سازمانی و بیرون سازمانی را تشکیل میدهد. اهمیت و تأثیر گذاری گزارشهای قابل استخراج و قابل ارائه از(AIS) موجب شده است که این سیستم بیش از سایر زیر سیستمهای تشکیل دهنده (MIS) زیر ذره بین کنترلها قرار گیرد. ساز و کارهای کنترل داخلی، بازبینی‌های حسابرسی داخلی و انجام حسابرسی‌های تفضیلی حسابرسان مستقل نمونه‌های بارزی از دامنه کنترلها نسبت به کارکرد اطمینان بخشی از (AIS) است.در سازمانهای انتفاعی مهمترین جزء (MIS) و (AIS) است.
ارتباط (MIS) و (AIS) در سازمانهای پیچیده و در برخی از موارد بحث انگیز است. برخی از محققان اعتقاد دارند که به علت آنکه نتایج (AIS) به عنوان داده‌های خام (MIS) مورد استفاده قرار میگیرد و (AIS) جزی از (MIS) محسوب میشود. اما گروه دیگری از محققین این گروه را قبول ندارند.
گروه دوم معتقدند از آنجا که (AIS) از دو زیر سیستم حسابداری مدیریت و حسابداری مالی تشکیل میشود سیستم حسابداری مالی به استفاده کنندگان خارجی سازمان اطلاعاتی را ارائه میکند. و سیستم حسابداری مدیریت (AIS) به (MIS) خدمات میدهد و اطلاعات را برای مدیریت آماده میکند. لذا (MIS) و (AIS) داری اشتراک بوده و هر یک وظایف مشخص خود را دارند. بنابراین (MIS) و (AIS) هر دو زیر سیستمهای سیستم اطلاعاتی بنگاه هستند که داری اشتراکاتی با یکدیگر بوده و هریک مأموریت‌های خاص خود را دارند.
تذکر: در یک واحد تجاری سیستمهای اطلاعاتی شامل (MIS) و (AIS) و سیستم پشتیبانی تصمیم و سیستم خُبره و سیستمهای مدیریت اجرایی هستند.
دیدگاه دیگر درباره ارتباط بین (MIS) و (AIS)
اگر چه (AIS) یکی از سیستمهای بسیار مهم سازمان است اما تنها سیستم رسمی برای ارائه اطلاعات در سازمان نیست و سایر سیستمهای اطلاعاتی رسمی مانند (MIS) نیز درسازمان وجود دارد. سیستمهای اطلاعات غیر رسمی اطلاعاتی را برای منابع غیررسمی جمع آوری میکند اگر چه اطلاعات غیر رسمی ممکن است اطلاعات مالی مانند سود مورد انتظار و یا غیر مالی مانند تغییرات مورد انتظار در نرخ بهره و یا کیفی باشد. این سیستم نقاط اشتراک زیادی دارند ولی در درون سیستمهای اطلاعاتی جامع گنجانده میشود. (MIS) با ارائه اطلاعات فراوان به مدیران به بازاریابی، تولید، بودجه بندی، داشتن اطلاعات جهت کنترل و تصمیم گیری کمک میکند.
تذکر: سیستمهای اطلاعاتی حسابداری و سیستمهای اطلاعاتی مدیریت دارای رابطه‌ی غیر قابل انکار میباشند سیستم (MIS) و (AIS) هر کدام زیر مجموعه سیستم اطلاعاتی سازمان بوده و هرکدام تأمین کننده‌ی بخشی از نیازهای اطلاعات استفاده کنندگان میباشد و در این زمینه دارای اشتراک میباشند.
تذکر: برخی از محققان معتقدند که (MIS) مجموعه‌ای از سیستمهای است که اطلاعات را برای مدیریت تهیه میکند در سازمانهای کوچک (AIS) نماینده (MIS) است و در سازمانهای بزرگ (AIS) فقط زیر مجموعه (MIS) است بطوری که حسابداری سنجش مسئولیت با ارائه اطلاعات به حل مسائل ساختار یافته و یا کنترلهای عملیاتی کمک میکند.
دلایل موفقیت و شکست سیستمهای اطلاعاتی
مقدمه: امروزه کشور ما مراحل مهمی را در تبدیل سیستمهای اطلاعاتی خود پشت سر می‌گذارد.و مبالغ هنگفتی صرف ایجاد یک سیستم اطلاعاتی میشود و اگر سرمایه گذاریهای هنگفت در طراحی سیستمها نتواند مقصود نهایی پدیدآورندگان و استفاده کنندگان این سیستمها را برآورده کند باید نام و نشان آن را به فهرست سیستمهای شکست خورده اضافه کرد در هر سازمانی پروژه‌های سیستمهای اطلاعاتی زمان و هزینه بسیار زیادتری بیش از پیش بینی اولیه را صرف میکند و گاه برغم تمامی هزینهها، سیستمهای تکمیل شده بدرستی عمل نمی‌کنند. برخی از این مشکلات بدلیل فن آوری مورد استفاده در سیستمهای اطلاعاتی است اما بسیاری از آنها مربوط به عوامل مدیریت وسازمان است پیاده سازی سیستمهای اطلاعاتی عملاً در حکم انجام فرآیند ایجاد تغییر در سازمان و مدیریت باید ضمن توجه کافی به موضوع پیچیدگی پروژه سیستمهای بزرگ در تخمین هزینه و زمان پیاده سازی این سیستمها نیز موفقی باشد. زمانیکه سیستمهای اطلاعاتی نتوانند بدرستی عمل کنند یا هزینه‌های ایجاد آن بسیار زیاد باشد شرکتها ممکناست منافعی از سرمایه گذاری در سیستمهای اطلاعاتی بدست نیاورند و سیستم ممکن است قادر نباشد مشکلات سازمان را حل کند. یعنی همان کاری که سیستم برای آن ایجاد شده است.
از آنجایی که تعداد بسیار زیادی از سیستمهای اطلاعاتی مشکل ساز هستند لذا طراحان، سازندگان و استفاده کنندگان از آنها باید بدانند که چرا و چگونه سیستمها موفق میشود و یا شکست می‌خورند.
تعریف سیستمهای اطلاعاتی:
سیستمهای اطلاعاتی به صورت فنی به مجموعه‌ای به هم پیوسته از اجزاء اطلاق میشود که تصمیم گیری و کنترل را در سازمان پشتیبانی و دادهها را دریافت، پردازش و ذخیره سازی کرده و سپس اطلاعات را توزیع میکند. علاوه بر پشتیبانی در اتخاذ تصمیم، وجود هماهنگی و کنترل در سیستم اطلاعاتی می‌تواند به مدیران در حل مسائل و تجزیه و تحلیل آنها کمک کند.
سیستمهای اطلاعاتی در برگیرنده اطلاعات مربوط به افراد، مکانها، یا موضوعات درون سازمانی یا بدون سازمانی است. سازمانهای موفق به طور روز افزونی به سیستمهای کامپیوتری اطلاعاتی تکیه میکنند نافعالیتهای روزمره خود را مدیریت نمایند. داشتن دیدگاه از نقش سیستمهای اطلاعاتی در سازمان راهنمای ایجاد استفاده و توسعه آن برای ما مهم است.
چرخه حیات سیستمهای اطلاعاتی شامل 6 مرحله است:
1- مرحله اول: اتخاذ تصمیم و پذیرش سیستم اطلاعاتی.
2- مرحله دوم: تحصیل (بدست آوردن، خرید) سیستم اطلاعاتی.
3- مرحله سوم: پیاده سازی و اجرای سیستمهای اطلاعاتی.
4- مرحله چهارم: بکارگیری و نگهداری سیستمهای اطلاعاتی.
5- مرحله پنجم: بهبود تدریجی سیستمهای اطلاعاتی.
6- مرحله ششم : کنارگذاری سیستمهای اطلاعاتی.
در این 6 مرحله، مرحله 3 از همه مراحل مهم تر و هزینه برتر است.
تذکر:ایجاد یا تغییر در سیستمهای اطلاعاتی تأثیر عمیقی بر رفتار کارکنان و ساختار سازمان ایجاد میکند و شیوه انجام فرآیندها را نیز تحت تأثیر قرار میدهد.
سیستمهای اطلاعاتی با خود تغییرات زیادی را به همراه می‌آورد و اغلب به توزیع مجدد قدرت و مسئولیت در سازمان منجر میشود. این تغییرات درون سازمانی مقاومت و یا مقابله‌هایی را درون سازمان بوجود می‌آورد که برخی اوقات منجر به پایان عمر سیستمی میشود که در شرایطی دیگر می‌توانست سیستم بسیار خوبی هم باشد.
یکی دیگر از مشخصه‌های مهم اغلب سیستمهای اطلاعاتی آن است که از افراد خواسته میشود و یا گاهی مجبورشان میکنند که تغییراتی را در رفتار خود بوجود آورند تا سیستم بدرستی عمل کند.جنبه‌های رفتاری تغییرات اهمیت زیادی دارد زیرا بهترین سیستمها نیز در صورتیکه حمایت استفاده کنندگان سیستم را نداشته باشد با شکست مواجه میشود.
سنجش موفقیت سیستمهای اطلاعاتی ملاک یا معیارهای موفقیت سیستمهای اطلاعاتی همه افراد ممکن است که بر ارزشهای یا مؤثر بودن سیستم اطلاعاتی اتفاق نظر نداشته باشند. افراد با شیوه‌های مختلف تصمیم گیری میکنند یا در بررسی مشکل ممکن است نقطه نظر کاملاً متفاوتی در مورد سیستم واحد داشته باشند.
بطور خلاصه معیارهای موفقیت سیستمهای اطلاعاتی شامل 5 عامل است:
1- بکارگیری گسترده سیستم: محدوده‌ای است که سیستم در کارهای جاری مورد استفاده قرار میگیرد.
2- رضایت کاربران از سیستم : این معیار شامل نظر کاربر درباره صحت، متناسب بودن با نیازهای اطلاعاتی کاربران یا کیفیت خدمت ارائه شده یا درصد زمانی میباشد که سیستم بدون اشکال به خوبی قابل استفاده بوده است. مثلاً یکی از معیارهای قضاوت مدیران، پاسخگویی سیستم به نیازهای اطلاعاتی آنان است و این که توانسته باشد. اطلاعات مورد نیاز خود را از طریق سیستم کسب کنند و اینکه تا چه میزان سیستم در پیشرفت کار مؤثر بوده‌اند سیستم زمانی موفق محسوب میشود که رضایت کاربران را تأمین کرده باشد بسیاری از متخصصان سیستم رضایت کاربر را به عنوان قوی‌ترین ملاک موفقیت می‌دانند.
3- دیدگاه مثبت نسبت به عملکرد سیستم: تا چه حد کاربران درباره سیستمهای اطلاعاتی کارکنان سیستمهای اطلاعاتی نظر مثبت دارند.
4- رسیدن به اهداف سیستم: اینکه سیستم تا چه میزان به اهداف تعریف شده برای ما رسیده است به عبارت دیگر آیا سیستم به اهداف کمی و کیفی مربوطه رسیده است. هیچ سیستم اطلاعاتی حسابداری کاملاً موفق یا ناموفق نیست بلکه یک ویژگی نسبی است سیستمی موفق است که به بیشتر اهدافی دست پیدا کند که برای آن طراحی شده است.
5- سودهی: این معیار یا با کاهش هزینهها یا با افزایش فروش و سود اندازه گیری میشود این معیار ارزش محدودی دارد هر چند که تجزیه و تحلیل‌ها بر مبنای هزینه منفعت می‌تواند نقش بارزی در تصمیم گیری برای ایجاد سیستم اطلاعاتی داشته باشد اما منافع سیستم اطلاعاتی ممکن است کاملاً قابل اندازه گیری نباشد.اما همواره تحلیلهای هزینه منفعت به شدت دنبال میشود اما تاریخچه بسیار از پیاده سازی سیستم‌هانشان داده است که نمی‌توان تخمینهای واقعی را فرموله کرد محققان ترجیع می‌دهند به جای معیار هزینه منفعت تأکید خود را روی معیارهای انسانی و سازمانی موفقیت سیستمهای اطلاعاتی قرار دهند مثل کیفیت اطلاعات، کیفیت سیستم و تأثیراتی که سیستم روی پیشرفت کارهای سازمانی دارد.
دلایل شکست در سیستمهای اطلاعاتی:
حدود 75% تمام سیستمهای بزرگ اطلاعاتی ممکن است به عنوان سیستمهای شکست خورده تلقی شوند این سیستمها وقت و پول زیادی را صرف پیاده سازی خود میکنند و در عین حال شکستها و سازمانها نمی‌توانند منافع مورد نظر خود را از این سیستمها ببرند.
خیلی از این پروژه‌ها قبل از اتمام مردود میشوند و برخی از آنها نیز از برنامه زمانبندی پیش بینی شده خیلی معتقدند یا از بودجه تخصیص داده شده بسیار بالاترند در برخی از سیستمها تقریبأ تمام گزارشهای تولید شده برای مدیران تولید هرگز خوانده نمی‌شود. این گزارشها به عنوان گزارشهای بی ارزش هستند و مملو از ارقامی هستند که هیچ تأثیری بر فرآیند و مراحل اتخاذ تصمیم یا تجزیه و تحلیل ندارد.
برخی دیگر از سیستمها دست نخورده باقی مانده است زیرا یا استفاده از آنها بسیار مشکل بوده است یا داده‌های آنها قابل اعتماد نبودند. استفاده از برخی سیستمها نیز به دلیل پردازش کند هزینه‌های زیاد عملیاتی یا خرابی دائمی مورد تردید قرار دارد در تمام موارد سیستمهای اطلاعاتی به عنوان سیستمهای شکست خورده ارزیابی میشود. هر چند سیستمهای اطلاعاتی باعث شده وظایف کسب و کار فردی آسان شود اما سیستمهای اطلاعاتی نامتجانس در محیط واحدهای کسب و کار مانع توسط بلند مدت سازمان شود. برای دستیابی به مزایای سیستمهای اطلاعاتی، اطلاعات باید به آسانی با دقت و به موقع در میان واحدهای شرکت تسهیم شود.
اگر هریک از واحدهای سازمان بزرگ سیستم اطلاعاتی مستقل یا نامتجانس بکارگیرند ارتباط بین واحدها می‌تواند بسیار پیچیده تر و مستعد برای اشتباه شود هزینه‌های زیاد نگهداری سیستمهای اطلاعاتی نامتجانس به کابوسی برای مدیران تبدیل شده است.
زمینه‌های مشکل آفرین سیستمهای اطلاعاتی عواملی که باعث شکست سیستم اطلاعاتی میشوند.
1- طراحی : طراحی سیستم ممکن است برای تأمین نیازهای اسامی کسب و کار یا بهبود عملکرد سازمانی با شکست مواجه شود. اطلاعات ممکن است به اندازه کافی تولید نشود یا به شکلی تولید شود که غیر قابل درک و استفاده باشد یا اطلاعات نادرستی ارائه کند که احیانأ مربوط به قسمت دیگری از سازمان باشد گاه ممکن است کار با سیستم برای کاربران غیره فعلی پیچیده باشد سیستم ممکن است با رابط‌های گرافیک ظریف طراحی شده باشد.بعنوان مثال رابط‌های گرافیک که فرض می‌شد که خیلی کارها را آسان میکند و درک آنها ساده و آسان نتیجه عکس میدهد یا صفحه نمایش بسیار شلوغ نشان میدهد که کاربر معنی و عملکرد بسیاری از نمادهای موجود در آن را نمی‌شناسد سیستم اطلاعاتی زمانی شکست خورده تلقی میشود که طراحی آن در انطباق با ساختار، فرهنگ و اهداف کار سازمان قرار نگیرد در گذشته در طراحی سیستمهای اطلاعاتی مسائل فنی جایگاه ویژه‌ای را به خود اختصاص می‌دادند.نیتجه می‌گیریم که سیستمهای اطلاعاتی از نظر فنی عالی نبودند اما با نیازهای ساختاری و فرهنگی و اهداف سازمان سازگاری نداشتند.
2- دادهها : در یک سیستم ممکن است دادهها از حد بالایی از عدم دقت و عدم تجانس برخوردار باشند اطلاعات در زمینه خاص ممکن است غلط یا ناواضح باشد یا برای اهداف خاص کاری و تجاری نتوان آنها را مورد استفاده قرار داد. اطلاعات لازم باری تصمیم در مورد عمل تجاری خاص ممکن است به علت نقص دادهها عملاً در دسترس نباشد.
3- هزینهها: برخی از سیستمها بسیار خوب عمل میکنند اما هزینه پیاده سازی آنها بسیار بالاتر از بودجه تهیه شده قرار گرفته است گاه اتمام برخی از سیستمها ممکن است بسیار هزینه بر باشد. در هر حالت هزینه‌های بیش از اندازه را نمی‌توان با ارزشهایی توجه کرد که سیستم ایجاد میکند.
4- عملیات : سیستم به خوبی عمل نمی‌کند اطلاعات به موقع و به شیوه‌ای مؤثر تولید نمی‌شود زیرا سیستم کامپیوتری که مسئول پردازش اطلاعات است از کار می‌افتد وقت زیادی صرف ازسرگیری کارهایی میشود که به طور دائم قطع میشوند و باعث تأخیر در انجام کارها و از دست دادن برنامه زمانبندی شده برای انتقال اطلاعات میشود. این اشکالات را نمی‌توان تنها به اشکالات فنی سیستمهای اطلاعاتی مربوط دانست منابع غیر فنی هم به نوبه خود در این امر سهیم‌اند بیشتر مشکلات مربوط به شکست سیستمهای اطلاعاتی از عوامل سازمانی نشأت میگیرد.
عوامل مؤثر و کلیدی در پیاده سازی موفق سیستمهای اطلاعاتی:
عامــل اول: مشارکت و تأثیر کاربران در فرآیند پیاده سازی، مشارکت کاربران در طراحی و عملی سازی سیستمهای اطلاعاتی نتایج مثبتی را در بردارد.
اولاً: در صورت درگیری زیاد کاربران در طراحی سیستمها آنان فرصت دارند که سیستم را مطابق اولویت‌ها و نیازهای کاری خود شکل دهند و فرصت‌های زیادتری را برای خروجی‌های سیستم فراهم آورند.
ثانیاً: آنها بیشتر مایل میشوند که نسبت به سیستم واکنش مثبت داشته باشند زیرا آنها رأساً در فرآیند تغییرات مشارکت دارند. اگر مداخله کاربرد فرآیند ایجاد سیستم به شکلی صحیح باشد کاربر تشویق میشود که سیستم را بپذیرد اما مشارکت کاربرد طراحی سیستم معایبی نیز دارد که شامل موارد زیر است:
1- مشکلات قابل فهم کردن سیستم برای کاربر.
2- تأخیر‌های بالقوه که به علت رفت و آمد بین کاربر و طراحان ایجاد میشود.
3- امکان طراحی نامناسب به علت رقابت گروههای کاربران در مشارکت.
اگر عقاید افراد توسط گروه پذیرفته نشود ممکن است باعث تردید کاربر برای مشارکت شود و طراحی سیستمهای آتی، شرکت نکند.
عامــل دوم: شکاف بین نیازهای کاربران و نظرات طراحان سیستم :
روابط بین مشاوران و مشتریها به طور سنتی یکی از زمینه‌های مشکل ساز در تلاشهای مربوط به پیاده سازی سیستمهای اطلاعاتی بوده است کاربران و متخصصان سیستمهای اطلاعاتی زمینه‌های فکری متفاوت، منافع و اولویتی متفاوت دارند این موضوع به عنوان فاصله ارتباطی کاربر طراح مطرح میشود.متخصصان سیستمهای اطلاعاتی به طور نمونه به مسائل کاملاً فنی گرایش دارند تا از آن طریق مسائل را حل کنند آنها در جستجوی راه حلهای پیشرفته و پیچیده فنی هستند که در آنها کارایی سخت افزار و نرم افزار به حل مسائل سازمانی ترجیح داده میشود.
در اغلب اوقات گرایشهای دو گروه آنقدر با هم غریب هستند که به نظر می‌رسد با دو زبان متفاوت صحبت میکنند اگر بین کاربران و افراد فنی تفاوت فکری زیاد باشد ریسک شکست سیستم زیاد است.
در چنین شرایطی در اغلب اوقات کاربران از فرآیند پیاده سازی کنار میروند.مشارکت در فعالیتهای پیاده سازی بسیار وقت گیر است و آنها را از کارهای روزمره و مسئولیتهای اجرایی خود جدا میکند به دلیل اینکه آنها درک نمی‌کنند که افراد فنی چه می‌گویند.
کاربران نهایی به این نتیجه می‌رسند که تمام پروژه را تنها به دست متخصصان اطلاعاتی بسپارند. تعجبی نخواهد داشت که بسیاری از سیستمها در پاسخگویی به نیازهای سازمانی شکست بخورد و این شکست زمانیست که فقط نقطه نظرهای فنی در آنها رعایت بشود.
عامــل سوم: حمایت و تعهد مدیریت ارشد:
اگر پروژه سیستمهای اطلاعاتی پشتیبانی و تعهدات مدیریت را در سطوح مختلف دارا باشد در این صورت این فرآیند از نظر کاربران نهایی و افراد فنی سیستمهای اطلاعاتی و کارکنان آنها به دید مثبت نگریسته میشود. حمایت مدیریت همچنین اطمینان میدهد که به اندازه کافی بودجه و منابع برای پیاده سازی موفق پروژه سیستم در اختیار خواهد بود علاوه برآن تغییرات در عادات کاری و فرآیندها و تغییرات سازمانی وابستگی زیادی به حمایت مدیریت ارشد سازمان دارد طراحان سیستم جدید باید به همه مدیران و سرپرستان ارزش این بخشهای مختلف سازمان را نشان دهند هرچند که پشتیبانی مدیران برخی اوقات تخریب کننده است برخی اوقات مدیران پروژه‌ای را بیش از حد پشتیبانی میکنند و منابع زیادی را در جهت توسعه سیستمی بکار می‌برند که شکست خورده است یا از همان اول نباید ایجاد می‌شد.
عامــل چهارم:سطوح پیچیدگی و ریسک پذیری در پیاده سازی:
اگر فرآیند ایجاد سیستم در گروه ریسک خود درست قرارگیرد سطوح ریسک ممکن است از قبل قابل پیش بینی باشد و راهبردهایی اتخاذ شود که از ریسک بالا جلوگیری کند.سیستمها در ابعاد، سطوح پیچیدگی اجزای سازمانی و فنی خود بسیار متفاوتند برخی از پروژه‌های ایجاد سیستم احتمال بیشتری از شکست یا تأخیر در اجرای پروژه را دارد زیرا سطوح بسیار بالاتری از ریسک را نسبت به سیستمهای مشابه را در بردارد.
تذکر: سه بعد کلیدی در رابطه با تعیین سطوح ریسک پروژه شامل:
1- اندازه پروژه
2- ساختار پروژه
3- سطوح تجربه فنی کارکنان و تیم سیستم اطلاعاتی
تذکر: پیاده سازی سیستمهای اطلاعاتی در سازمانها با مشکلات و موانع زیادی همراه است درصد شکست این سیستمها می‌تواند بالا باشد که برخی از مشکلاتش به خاطر فن آوری مورد استفاده در این سیستمها است اما بسیاری از این شکستها به خاطر مدیریت و سازمان است اگر سیستمهای اطلاعاتی نتوانند به اهداف خود دست یابند ممکن است منافعی بدست نیاید که از ایجاد آن مورد انتظار بوده است و سیستم نتواند گره‌ای از مشکلات با کند.
بسیار از سیستمهای اطلاعاتی با مشکلات فراوانی روبرو می‌شدند پس برای طراحان، سازندگان و استفاده کنندگان مهم است که چرا و چگونه سیستمها موفق میشود یا شکست می‌خورد.
سیستمهای اطلاعاتی حسابداری را تعریف کنید؟
مجموعه‌ای از دادهها و روشهای پردازش است که اطلاعات مورد نیاز را برای استفاده کنندگان خود ایجاد میکند .
اجزای یک سیستم اطلاعاتی شامل موارد ذیل میباشد:
1- داده‌های خام یا ذخیره شده که به عنوان ورودی‌های اولیه به کار میروند.
2- کارهای پردازش، دادهها را پردازش میکنند.
3- اطلاعات مفهوم و معنی دار خروجی اصلی خواهد بود.
مراحل چرخه حسابداری را نام ببرید؟
1- ثبت رونامه ← شناسایی رخداد اقتصادی و ثبت آن به ترتیب زمان وقوع یک رویداد حسابداری.
2- انتقال← انتقال کل رویدادهای ثبت شده به ترتیب زمان به دفتری که حسابها نگهداری میشود.
3- تراز آزمایشی← تهیه ادواری فهرست حسابها و مانده مربوط به آنها.
4- ثبتهای تعویلی← ثبتهای اصلاحی جهت اشتباهات و شناسایی اقلام تعهدی.
5- گزارشها← تهیه گزارشهای حسابداری از طریق تراز آزمایشی.
6- بستن حسابها← تهیه سوابق حسابداری برای دوره گزارشگری آتی.
اجزای یک سیستم اطلاعاتی را نام ببرید.
1- دادها= داده‌های خام یا ذخیره شده که به عنوان ورودی‌های اولیه به کاری روند منابع خارجی یا داخلی
2- پردازش = کار پردازش دادهها را انجام میدهد طبقه بندی، سازماندهی
3- ستاده = خروجی اطلاعات برای تصمیم گیرندگان داخلی خارجی
موارد مشابه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
1- ساختاری مشابه (منابع رایانهای انسانی )
2- فرآیندهای مشابه (استفاده از روشهای حسابداری )
3- اهدافی مشابه (تهیه وارایه اطلاعات)
رویداد مالی:
طبق اصول پذیرفته شده حسابداری، هر رویدادی که تأثیر پولی قابل اندازه گیری روی سازمان دارد باید به عنوان رویداد مالی شناسایی شود.
سیستم اطلاعاتی حسابداری مالی:
سیستمی که هدف آن ثبت، پردازش و گزارشگری رویدادهای گذشته در قالب صورتهای مالی مطابق با اصول پذیرفته شده حسابداری باشد.
سیستم اطلاعاتی حسابداری مدیریت :
سیستم حسابداری بودجه که رویدادهای آتی و برآورد تأثیر پولی آنها را شناسایی و بودجه‌ی سالیانه کوتاه مدت و بلند مدت و فراهم آوردن اطلاعات حسابداری برای مدیریت و اداره‌ی سازمان باشد. این سیستمها ترکیبی از افراد، روشها و ماشین است که برای تهیه اطلاعات به منظور اتخاذ تصمیم مدیریت به کار میروند.
مسیر جریان اطلاعات حسابداری شامل موارد ذیل میباشد:
1- جریان از بالا به پایین← سطح مدیریت ارشد و نهایت به پایین تر گزارش.
2- جریان از پایین به بالا← سطح پایین و نهایتاً گزارش به مدیریت ارشد.
ویژگیهای ساختار سازمان :
1- سازمان باید ساختاری را به وجود آورد که هر یک از بخش‌ها را از یکدیگر مجزا کند.
2- باید مسئولیت و اختیار مدیر هر یک از بخش‌ها را به روشی بیان کند.
3- هر یک از کارمندان باید تنها به یک مدیر سطح بالاتر گزارش ارائه کند.
4- مدیریت ارشد باید همه روابط رئیس و مرئوسی میان کارمندان را به روشنی تعریف کند.
سیستم حسابداری سنجش مسئولیت:
یک سیستم اطلاعاتی حسابداری که هم بودجه بندی عملکرد و هم گزارشگری مسئولیت را فراهم می‌آورد و شامل 2 طبقه بندی میباشد:
1- برحسب حساب مناسب در فهرست حسابها.
2- برحسب مرکز مسئولیت.
سیستم را تعریف کرده و اجزای آن را نام ببرید:
سیستم مجموعه‌ای از اجزای هماهنگ برای دستیابی به اهداف خاص است.
خصوصیات سیستم:
1- اجزای تشکیل دهنده یا جنبه‌های مشهود که قابل دیدن، شنیدن یا لمس کردن است .
2- فرآیند که به موجب آن اجزاء به شیوه‌ای معین هماهنگ میشوند.
3- اهداف که اجزای سیستم در راستای ذیل به آن هماهنگ میشوند.
انواع سیستم به شرح ذیل میباشد:
1- سیستمهای بسته← به طول کلی مجزای از محیط خود است.
2- سیستمهای نسبتاً بسته← به شیوه‌ای مشخص و کنترل شده با محیط خود درتعامل است.
3- سیستم باز← با محیط خود در ارتباط و تعامل است.
4- سیستم بازخوردی← بخشی از خروجی سیستم به عنوان داده به سیستم باز می‌گردد.
سیستم اطلاعاتی حسابداری چه ورودی‌ها، چه فرآیندها و چه خروجی‌های دارد؟
ورودی‌ها ← رخدادهای اقتصادی که به عنوان رویداد حسابداری شناخته میشود. که شامل فروش نقدی و نسیه و هزینهها میباشد.
فرآیندها ← رخداهای اقتصادی را به عنوان رویدادهای حسابداری در دفتر روزنامه ثبت و به دفتر کل انتقال بعد اصلاحات و کنترل میکند.
خروجی ← اسناد و مدارک حسابداری و گزارش‌هایی از قبیل صورتهای مالی و سنجش مسئولیت.
سطوح سلسه مراتب فعالیتهای تصمیم گیری مدیریت (سطوح فعالیت مدیریت)
1- برنامه ریزی راهبردی ← (اولین سطح مدیریت ارشد است)
فرآیند تصمیم گیری درباره اهداف سازمان، تغییر در اهداف، منابع مورد استفاده برای دستیابی به این اهداف و سیاستهای حاکم بر تحصیل.
2- کنترل مدیریتی← (سطح میانی )
برای رسیدن به اهداف منابع به طور کارا و اثربخش تحصیل و استفاده میشود .افراد شامل: مسئول کارخانه، مناطق فروش و اداری، سیستم بودجه و گزارشگری سنجش مسئولیت .
3- کنترل عملیاتی ← (سطح اجرایی) سطح پایین
فرآیند حصول اطمینان از این است که وظایف به طور کارا و اثر بخش انجام میشود.شامل سرپرستان و مسئولین
رویکرد سیستمی
سازمان را به عنوان سیستم با اهداف مشخص در نظر میگیرد این روش رابطه سیستم و سیستم فرعی را در سازمان شناسایی میکند و اهداف سیستم فرعی را به منظور دستیابی به اهداف کلی هماهنگ میکند.
فعالیتهای رویکرد سیستمی:
1- شناسایی مسئله ← آشکار شده به وسیله وضعیت تصمیم گیری
2- تعیین هدف ← ایجاد درک روش از سیستم
3- جستجو راه حلهای گوناگون ← شناسایی هزینهها و منافع کمی و کیفی
4- دیدگاهی گسترده ← کل به جای فرعی
5- به دست آوردن دیدگاه‌های گوناگون ← استفاده از تیم پروژه
فلوچارت
روابط بین فرآیند پی درپی را توصیف میکند که شامل : اسناد، برنامه، سیستم میباشد.
1- فلوچارت سیستم : نمایشی تصویری از روابط بین فرآیند‌هاست، خطوط جریان ترتیب فرآیندها را نشان میدهد و سایر نشانه‌ها ورودی‌ها و خروجی‌های فرآیند را نشان می‌دهند.
دو نوع نشانه در فلوچارت سیستم :
الف: نشانه عملیات← فرآیند عملیات دستی، عملیات کمکی.
ب نشانه خروجی←
2- فلوچارت برنامه← هر مرحله از فرآیند برنامه رایانهای را به تفضیل نمایش میدهد.
3- فلوچارت اسناد ← بر گردش اسناد بین واحدهای سازمانی تأکید دارد در این فلوچارت صفحه به ستون مایل که با خطوط عمودی از هم جدا شده‌اند و بیانگر یک واحد سازمانی دایره یا دفتر و...
نشانه‌های فلوچارت:
1- پایه ← کاربردش انعطاف پذیر است که از نشانه‌های برنامه نویسی (پردازش، ورودی /خروجی، اتصال دهنده، اتصال دهنده ویژه صفحه، توضیح)
2- برنامه نویسی← همراه با نشانه‌های پایه برای توصیف منطق استفاده میکند (تصمیم، آماده سازی، فرآیند از پیش تعریف شده، پایانه /وقفه)
3- سیستمها← حسابداران از آن برای مستند سازی و بررسی کنترلهای داخلی وتشریع عملیات سیستم اطلاعاتی پیشنهادی استفاده میکند.
سایر روشهای مستند سازی سیستم :
1- نمودگر موجودیت: رابطه← رابطه بین داده‌های ذخیره شده در سیستم رابطه رایانهای را نشان میدهد.
2- نمودگر گردش دادهها← برای نشان دادن جریان داده مابین فرآیند محل ذخیره دادهها و مقاصد خارجی از تعداد اندک نشانه ساده استفاده میکند.
3- نمودار سیستم ←
4- نمودارهای ساختار ←
5- جدول‌های تصمیم گیری ←
ابزار مدیریت پروژه در رسیدن به اهداف پروژه کمک میکند یعنی در طول دور زمانی معقولی تکمیل شوند.
ابزارهای مدیریت پروژه شامل:
1- نمودارهای گانت: توسط آقای گانت که محور افقی زمان صرف شده را نشان میدهد و محور عمودی شامل فهرست فعالیتهای زمان شروع و پایان هر فعالیت به هم وصول میشود.
2- نمودارهای شبکه ای: شبکه‌ای به طوری گسترده مورد استفاده قرار میگیرد روش مسیر بحرانی و تکنیک فردی و ارزیابی پروژه.
ویژگیهای یک سیستم موفق عبارت از:
1- باید اطلاعات درست و به موقع ارائه دهد (اطلاعات صحیح و به موقع)
2- باید اطلاعات در مدت زمانی منطقی ایجاد شود(زمان معقول برای طراحی)
3- باید اطلاعات نیازهای اطلاعاتی سازمان را مرتفع سازد(رفع نیازهای زمان جاری و آتی)
4- در نهایت کاربران باید از آن راضی باشند(رضایت کاربر)
چرخه طراحی سیستم و اجزای تشکیل دهنده آن عبارت از:
روند تکامل تدریجی بیشتر سیستمهای حسابداری الگوی چرخه با مراحل متمایزی را دنبال میکند که معمولاً چرخه طراحی سیستم نامیده میشود و شامل:
1- برنامه ریزی سیستمها← برنامه‌های جامع سیستمها طراحی میشود.
2- تحلیل ←
3- طراحی ← فرآیند ایجاد (طراحی ) سیستم تشکیل میدهد.
4- اجراء و بهره برداری←
مسئولیت کمیته راهبردی
1- بررسی و تصویب مطالعه بیشتر کلیه پروژه‌هایی که توسط دایره عملیاتی و یا دایره سیستم اطلاعات مدیریت درخواست شده است.
2- بررسی و تصویب برنامه کاری دایره سیستم اطلاعات مدیریت و تعیین اولویت برای پروژه‌ها.
3- بررسی دوره‌ای گزارش پیشرفت کار پروژه‌های سیستمی فعال.
4- بررسی و تصویب برنامه‌های پیشنهادی برای اجرای سیستم.
5- بررسی دوره‌ای بودجه دایره سیستم اطلاعات مدیریت.
طراحی سیستم
1- طراحی مقدماتی (مرحله اول)
· از لحاظ مفهومی تدوین میشود.
· تیم پروژه کار خود را با اهداف شروع میکند.
· فرآیندهای اصلی، دادهها و گزارشهای مورد نیاز برای رسیدن به این اهداف را مشخص میکند.
· در پایان تیم پروژه گزارشی برای کمیته راهبردی تهیه میکند که کلیت سیستم را نشان میدهد.
2- طراحی تفصیلی (مرحله دوم)
· تیم پس از تصویب کمیته راهبردی طراحی تفصیلی سیستم جدید را شروع میکند.
· در طول این فرآیند تیم به طور مفصل تعیین میکند که چگونه فعالیت دارد.
· اهداف همه برنامه‌های رایانهای و روشهای دستی مشخص کلیه اسناد و گزارشها طراحی، همه پروژه‌ها تشریح و کنترل داخلی ضروری می‌گردد.
نقش حسابرسان در فرآیند طراحی
1- مرحله تحلیل سیستمها
· در اختیار گذاشتن گزارشهای حسابرسی سیستم‌هایی که بوسیله تیم مطالعه بررسی میشوند.
2- مرحله طراحی سیستم
· گزارشها ← مشخص کردن اطلاعات مورد نیاز گزارشها برای کنترل
· مراحل پردازش ← پیشنهاد روشهای کنترلی
· انتخاب تجهیزات ← کسب اطمینان از تجهیزات انتخاب شده
· فایل دادهها ← تعیین داده‌های کامل
3- مرحله اجرای سیستم
· در طی آزمون سیستم کفایت داده‌های آزمون و نتایج آزمون‌ها بررسی
· بررسی برنامه‌های تبدیل به منظور اطمینان
4- مرحله بهره برداری از سیستم ← پس از اجراء کفایت کنترلهای داخلی در سیستم مورد بهره برداری میشود
دلایل تجزینه و تحلیل سیستمها
1- حل مشکلی که سیستم موجود با آن روبرو است.
2- برآورده ساختن نیاز جدید اطلاعاتی
3- بکارگیری فن آوری‌های نوین.
اهداف بررسی مقدماتی
1- کسب شناخت از سیستم کاربردی موجود.
2- ایجاد روابط خوب با کاربران سیستم.
3- گردآوری داده‌های که به طور بالقوه ممکن است در طراحی سیستم مفید باشد.
4- شناسایی ماهیت مسئله مورد بررسی.
مزایای انجام بررسی مقدماتی
1- ارزیابی عینی از وضعیتی که پیشنهاد بررسی فراهم می‌آورد.
2- فرآهم کردن اطلاعات ضروری است دادهها برای طراحی و پیاده سازی سیستم ممکن است.
3- برای دستیابی به پذیرش کاربران کمک میکند، کاربران از آغاز چرخه سیستم درگیر هستند.
الزامات سیستم
1- خروجی ← شامل دو مورد است الف) محتوالی اطلاعاتی خروجی . ب) شکل خروجی
و سیستم جدید به سه دلیل پیشنهاد میشود: الف) نیاز جدید اطلاعاتی. ب)حل مسئله فعلی. ج) بکارگیری فناوری جدید.
2- دادهها← اطلاعات موجود در گزارش یا نمایش‌های رایانهای را فراهم میکند.
3- فرآیند ← فرآیند ممکن است به روش دستی یا برنامه رایانهای باشد.
4- ورودی ← منابع داده‌های موجود در فایلهای سیستم هستند.
5- سیاستها ← مدیریت برای موقعیتش سیاست جدید ملزم میکند.
ملاحظات تهیه نرم افزار داخل سازمان یا خارج از سازمان
1- پذیرش کاربر
· تهیه در داخل سازمان ← مطابق با سفارش
· تهیه در خارج از سازمان ← کاربر باید با مقررات خارج از سازمان وفق دهد.
2- تعدیلات لازم
· تهیه در داخل سازمان ← لازم نیست.
· تهیه در خارج از سازمان ← ضروری است.
3- زمان نصب
· تهیه در داخل سازمان ← چند ماه یا سال طول می‌کشد.
· تهیه در خارج از سازمان ← چند هفته طول می‌کشد.
4- کیفیت نصب
· تهیه در داخل سازمان ← فشار زمانی باعث دلسرد شدن میشود.
· تهیه در خارج از سازمان ← قبل از خرید مستندات بررسی میشود.
5- هزینه نصب
· تهیه در داخل سازمان ← پرهزینه
· تهیه در خارج از سازمان ← کم هزینه
مراحل اجرای سیستم
1- نصب تجهیزات ← آماده سازی سایت،پیچیدگی به تجهیزات بستگی دارد، آزمایش تجهیزات، ملتفت شدن اینکه تشکیلات کار میکنند.
2- برنامه نویسی
الف←تعریف منطق برنامه: باید ماجولار باشد.
ب: کد نویسی ← استفاده از ساختارها برنامه ساخت یافته.
ج: اشکال زدایی← استفاده از بررسی ساخت یافت.
د: آزمایش ← رسیدگی به کلیه مسیرهای منطقی
ه: مستندات← برای تغییر بررسی و آموزش مهم است.
3- آموزش
4- آزمون
5- تبدیل سیستم← بابت انتقال به سیستم جدید 3 کار صورت میگیرد.
الف:انتقال دادهها
ب: آزمون حجم
ج: انتقال به سیستم جدید عبارت از ← انتقال مستقیم، سیستم آزمایشی، بهره برداری موازی، انتقال مرحله ای
مراحل بهره برداری از سیستم
1- بررسی پس از اجرای سیستم
2- نگهدارسی سیستم
3- حسابدارسی هزینه‌های سیستم
مستندات آگاهی سیستم را نام ببرید؟
1- مستندات طراحی (کاربرگ‌ها)
2- مستندات کاربر
3- مستندات عملیات
حسابداری هزینه‌های سیستم
1- هزینه‌های طراحی
· به دایره پیشنهاد دهنده سیستم تخصیص می‌یابد.
· در سربار عمومی گنجانده میشود.
2- هزینه‌های بهرهبرداری
· نرح‌های مبتنی بر بهای تمام شده
· نرخ‌های بازار
· نرخ‌های استاندارد
هر سیستم حسابداری از سه بخش تشکیل شده است :
ورود دادهها : در یک سیستم حسابداری، ثبت رویدادهای مالی بر اساس اسناد و مدارک اولیه به عنوان داده‌های به سیستم، شامل صورتحساب ( فاکتور ) خرید، صورتحساب فروش، رسید دریافت‌ها و پرداختهای نقدی و ... انجام میشود .
پردازش دادهها : پس از ورود دادهها ( اسناد و مدارک اولیه ) به سیستم حسابداری پردازش آنها به ترتیب زیر صورت میگیرد :اسناد و مدارک اولیه پس از تجزیه و تحلیل تاثیر آنها بر دارائیها، بدهیها، هزینهها، درآمدها و حقوق صاحبان سرمایه موسسه، حسب مورد به صورت بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه عمومی ثبت اولیه میشوند .
البته در برخی از موسسات، به جای اینکه رویدادهای مالی را مستقیما از روی اسناد و مدارک اولیه در دفاتر ثبت نمایند، اقدام به تهیه برگه حسابداری یا سند حسابداری ( پیش نویس روزنامه ) میکنند . در موسسات بزرگ، ثبت اولیه اسناد و مدارک مربوط به گروهی از رویدادهای عمده مالی در دفاتر روزنامه اختصاصی صورت میگیرد .
ثبتهای انجام شده در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به حسابهای مربوطه در دفتر کل منتقل میشوند . زمانی که حجم رویدادهای مالی مربوط به یک یا چند حساب دفتر کل زیاد باشد، برای داشتن اطلاعات جزئی تر و تفضیلی از این قبیل حسابهای دفتر کل، از دفاتر معین یا کارتهای معین، استفاده میشود . هر یک از دفاتر یا کارتهای معین، یک حساب کنترل در دفتر کل داشته و تعداد دفاتر معین و حسابهای کنترل آن در دفتر کل به وسعت و نوع فعالیتهای یک موسسه بستگی دارد .
ستاده‌ها : نتیجه پردازش دادهها در یک سیستم حسابداری، صورتها و گزارشهای مالی ( ستاده‌ها ) است . صحت ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل، در پایان هر ماه با تهیه تراز آزمایشی تایید می‌گردد . تراز آزمایشی، به عنوان ستاده سیستم حسابداری و مبنای کنترل پردازش انجام شده، مورد استفاده برای تهیه صورتهای مالی واقع شده و برخی از اطلاعات آن به عنوان بازخور برای اصلاح سیستم حسابداری به صورت داده‌های جدید وارد سیستم حسابداری می‌گردند . ستاده نهایی سیستم حسابداری صورتها و گزارشهای مالی و اطلاعات ارائه شده در آنها است .
سیستم حسابداری, Accounting system, سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
1- کارکنان: کاربران سیستمهای اطلاعات حسابداری،
2- روشها و دستورالعمل‌ها: فرایندهای جمع‌آوری، مدیریت و ذخیره‌سازی داده‌های مالی،
3- دادهها: داده‌های مرتبط با سازمان و فرایندهای کسب‌وکار آن،
4- نرم‌افزار: برنامه‌ای نرم‌افزاری جهت پردازش دادهها،
5- زیرساخت فناوری اطلاعات: سیستمها و شبکه‌های کامپیوتری که امکان میدهد تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار گیرد،
6- کنترلهای داخلی و اقدامات امنیتی: مسائل امنیتی درون سیستم جهت حفاظت از دادهها.
سیستمهای اطلاعات حسابداری را میتوان محل تقاطع منطقی دو موضوع گسترده حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت دانست. آنچه در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت مشترک است، توجه محوری به اطلاعات است. حسابداری به خود اطلاعات مالی گرایش دارد، در حالی که سیستم اطلاعات مدیریت بیشتر به سیستم‌هایی پوشش میدهد که اطلاعات را تولید میکنند.
سیستم اطلاعات حسابداری دو هدف عمده دارد:
1- ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی، و
2- ارائه اطلاعات برای تصمیم‌گیری.
برای رسیدن به این هدف‌ها دو فعالیت عمده وجود دارد که عبارتند از پردازش اطلاعات و پردازش مبادلات.
پردازش مبادلات: مبادلات حسابداری به‌وسیله ثبتهای اساسی حسابداری پردازش میشوند. این مبادلات شامل فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و ... هستند. پردازش مبادلات در یک سیستم اطلاعات حسابداری به‌وسیله زیرسیستمها انجام میشود. اگر سیستم پردازش مبادلات به‌طور صحیحی طراحی شده باشد، باعث میشود تا دادهها به‌خوبی و با دقت کنترل شوند و عمل پردازش کارامد و موثر باشد.
پردازش اطلاعات: خروجی فرایند پردازش اطلاعات به‌قصد راهنمایی در امر برنامه‌ریزی و کنترل عملیات است و این فرایند اطلاعاتی را برای تصمیم‌گیری ارائه میدهد. سیستم طراحی‌شده برای پردازش اطلاعات یا سیستم اطلاعات حسابداری باید اطلاعاتی را ارائه دهد که مربوط، اتکاپذیر، به‌موقع و با اهمیت باشد.
مراحل طراحی و اجرای سیستمهای اطلاعات حسابداری
1- بررسی اولیه یا امکان‌سنجی: این مرحله با درخواست کاربر جهت کامپیوتری کردن شروع میشود و اقداماتی از قبیل تعیین کاربران مسئول و محدوده سیستم، نواقص سیستم موجود و هدفهای سیستم پیشنهادی در این مرحله صورت میگیرد.
2- تحلیل سیستم: در این مرحله محیط و سیستم فعلی کاربر با ابزاری همچون نمودار جریان دادهها، نمودار ارتباط بین موجودیت‌ها و سایر ابزار شناخته‌شده معین میشوند.
3- طراحی: فعالیت طراحی با استفاده از مشخصه‌های سیستم پیشنهادی به تعیین روش پردازش مناسب و تعیین فعالیتهای لازم در داخل آن می‌پردازد. در این مرحله مرز سیستم دستی و سیستم کامپیوتری نیز مشخص می‌گردد.
4- پیاده‌سازی: این فعالیت شامل برنامه‌نویسی و یکپارچه‌سازی قسمت‌های مختلف به‌منظور تشکیل بدنه کامل سیستم پیشنهادی است.
5- ارائه آزمونهای پذیرش سیستم (ارزیابی): مشخصه‌های ساخت سیستم طراحی‌شده باید به گونه‌ای باشند که کلیه اطلاعات ضروری جهت تعریف یک سیستم قابل‌قبول از دیدگاه کاربر را در بر گیرند. در نتیجه یکی از مشخصه‌هایی که باید تولید شود، ایجاد یک مجموعه آزمون‌ها جهت قابل‌قبول بودن سیستم است. این مرحله می‌تواند پس از فعالیت تحلیل سیستم و همزمان با فعالیتهای طراحی و پیاده‌سازی انجام شود.
6- اطمینان از کیفیت: به این فعالیت آزمون نهایی سیستم نیز گفته میشود. این فعالیت نیازمند انجام فعالیت آزمون پذیرش سیستم و فعالیت یکپارچه‌سازی سیستم است.
7- توضیح دستورالعمل: در این مرحله باید قسمت‌های دستی سیستم به‌خوبی توصیف و چگونگی ارتباط این قسمت‌ها با قسمت‌های کامپیوتری مشخص گردد. محصول این قسمت، راهنمای سیستم خواهد بود.
8- تبدیل و تغییر پایگاه دادهها: در این فعالیت، پایگاه دادهها را متناسب با سیستم جدید تغییر می‌دهند تا بتوان سیستم کامپیوتری جدید را با داده‌های گذشته تغذیه کرد.
9- نصب (استقرار) سیستم: این مرحله که در حقیقت مرحله نصب سیستم اطلاعات حسابداری است، حساس‌ترین و شاید مشکل‌ترین مرحله در استقرار سیستم به‌شمار می‌آید. سیستمی که به‌صورت تفصیلی طراحی گردیده و با استفاده از اطلاعات فرضی و یا واقعی آزمایش شده است، در این مرحله باید به‌صورت نهایی پیاده‌سازی و جایگزین سیستم قبلی گردد. آموزش مقدماتی کارکنان با برگزاری جلسه‌های آموزش و تشریح سیستمها صورت میگیرد. پس از آشنایی کلیه عوامل اجرایی با هدف‌ها، مشخصات و وجوه افتراق سیستم جدید با سیستم موجود، آموزش به هر یک از مسئولان اجرای سیستم در حوزه فعالیت خود با استفاده از اطلاعات فرضی یا واقعی انجام میگیرد.
رویدادها در واحدهای تجاری در پنج چرخه اساسی طبقه بندی میشوند:
1- چرخه درآمد
2- چرخه مخارج
3- چرخه تولید
4- چرخه منابع انسانی
5- چرخه تامین مالی
تفاوت دادهها و اطلاعات در حسابداری
دادهها حقایق خامی در مورد رویدادهایی هستند که در ساختار سازمان دهی شده نبوده و یا معنای کمی دارند . برای اینکه این دادهها مفید باشند اغلب باید به صورت اطلاعات مفید پردازش شوند. در واقع باید این داده‌های خام مرتب سازی، تلخیص و یا طبقه بندی شوند.
داده‌های خام از این جهت نیز دارای اهمیت هستند که نقطه‌ی شروعی برای انجام ردیابی‌های حسابرسی میباشند . با وجود ارزشی که در برخی از داده‌های فرآوری نشده وجود دارد، بسیاری از کاربران نهایی به صورتهای مالی نیاز دارند، این گروه از استفاده کنندگاه از داده‌های پردازش شده ( اطلاعات) برای تصمیم گیری استفاده میکنند .
سیستمهای اطلاعاتی حسابداری را بهتر بشناسیم
به گفته کوشینگ دانشجویان رشته حسابداری، در آینده شغلی خود متصدی هر سمتی که شوند، با حسابداری به عنوان یک سیستم اطلاعاتی درگیر خواهند بود، پس باید آن را بشناسند و صرفا به صورت یک جعبه سیاه به آن ننگرند .
امروزه حسابداران در یک محیط کاملا پیچیده فعالیت میکنند که دائما در حال تغییر است . پیشرفت فناوری اطلاعات با سرعت فزاینده‌ای ادامه دارد و به صورت همزمان روشهای عملیاتی بنگاه‌ها نیز تغییر کرده است ؛در واقع ویژگی اصلی حسابداری در دنیای تجارت امروز، تعامل حسابداران حرفه‌ای با سیستمهای اطلاعاتی یارانه‌ای است .حسابداران باید با نظام‌های اطلاعاتی حسابداری، چگونگی ایجاد آن، کد گذاری حسابها، طراحی فرم‌ها و جریان گردش اطلاعات آشنا باشند و در صورت لزوم به تیم طراحی سیستمهای اطلاعاتی،مشاوره‌های لازم را ارائه دهند .
این نکته را باید پذیرفت که اگر دانشجوی حسابداری امروز ما، فردا در جایگاه یک حسابدار، حسابرس و یا یک مدیر بخواهد فعالیت کند، فقر دانش او در زمینه سیستمهای اطلاعاتی مشکل آفرین خواهد بود.
چارت بین المللی سیستم حسابداری
چارت بین المللی سیستم حسابداری
منابع :
کتاب سیستمهای اطلاعاتی حسابداری - ردکتر مهدی مرادی - danesh.roshd - حسابداری متا
در این مطلب با طرح دو پرسش و مطرح کردن پاسخ آنها به آشنایی با سیستمهای اطلاعات حسابداری که عملیات جمع‌آوری و ذخیره‌سازی داده‌های مالی را طی فرایندهای حسابداری انجام می‌دهند و با پردازش و در اختیار قرار دادن این اطلاعات به تصمیم گیرندگان سازمانی کمک میکنند، پرداخته‌ایم.
سیستمهای اطلاعات حسابداری در اصل با تبدیل داده‌های اطلاعاتی به گزارشات هوشمندانه، کاربردی و مفید، به تصمیم‌گیری‌های کلان سازمان در برنامه‌های راهبردی کمک میکنند.
پرسش اول: فعالیتهای اصلی انجام‌شده توسط یک سیستم اطلاعاتی حسابداری کدامند؟
پاسخ:
گردآوری و ذخیره‌سازی مؤثر و کارآمد داده‌های مربوط به معاملات و فعالیتهای تجاری بنگاه اقتصادی؛
تبدیل داده‌های اولیه به اطلاعات مفید و مورد نیاز برای تصمیم‌گیری در کلیه موارد. به عنوان مثال، مدیریت از اطلاعات برای برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل فعالیتهای تجاری استفاده میکند؛
استقرار کنترلهای کافی به منظور حصول اطمینان از ثبت و پردازش دقیق داده‌های اصلی فعالیتهای تجاری و حفاظت و نگهداری مناسب از داده‌های مزبور و سایر دارایی‌های واحد تجاری؛
پرسش دوم: انجام کدام امور پیش از طراحی یک سیستم اطلاعاتی الزامی است؟
پاسخ:
پیش از طراحی سیستم اطلاعاتی حسابداری برای یک شرکت، کسب شناخت از فعالیتهای انجام شده در آن الزامی است. از این طریق میتوان انواع مختلف اطلاعات مورد نیاز برای اداره مفید و مؤثر شرکت و همچنین انواع دادهها و روشهای مورد استفاده برای گردآوری اطلاعات در آن را شناسایی کرد. به منظور خلاصه‌کردن نتایج حاصل از تحلیل انجام شده در یک شرکت، از یک جدول سه‌ستونی استفاده میشود. ستون سمت راست این جدول شامل برخی فعالیتهای اصلی تجاری در شرکت است؛ ستون وسط به برخی تصمیمات کلیدی مورد نیاز برای هر فعالیت اختصاص دارد و در ستون سمت چپ نیز اطلاعات مورد نیاز مدیریت برای اخذ تصمیمات لازم درج میشود.
|
فعالیتهای تجاری |
تصمیمات کلیدی |
اطلاعات مورد نیاز |
|
تحصیل سرمایه |
- چه مقدار سرمایه لازم است؟ - استقراض از مؤسسات اعتباری یا افزایش سرمایه؟ - درصورت استقارض، بهترین دوره‌ها کدامند؟ |
جریان وجوه نقد پروژه، صورتهای مالی پیشبینی شده، جدول زمانی استهلاک وام |
|
تحصیل ساختمان و تجهیزات |
- اندازه ساختمان؟ - مقدار تجهیزات؟ - اجاره یا خرید؟ - موقعیت و مکان ساختمانها و تجهیزات؟ - روش استهلاک داراییها؟ |
ظرفیت مورد نیاز قیمتها مطالعه بازار جداول و مقررات مالیاتی |
|
استخدام و آموزش کارکنان |
- تجربه و مهارت - نحوه دسترسی صحیح و کامل به سوابق و مهارتهای متقاضیان استخدام - نحوه آموزش کارکنان |
شرح وظایف سوابق و مهارتهای کاری متقاضیان |
|
خرید موجودی کالا |
- مدل حمل کالا؟ - مقدار مواد و کالای مورد نیاز جهت خرید؟ - فروشندگان کالا؟ - نحوه مدیریت (نگهداری، کنترل و...)موجودیها؟ |
تجزیه و تحلیلهای بازار گزارشهای وضعیت موجودی کالا و مواد شرایط فروشندگان و دوره‌های پرداخت |
|
تبلیغات و بازاریابی |
- انتخاب رسانه جهت تبلیغ؟ - محتوای تبلیغات؟ |
تجزیه و تحلیل هزینهها پوشش بازار |
|
فروش کالا |
- تعیین درصد افزایش قیمت فروش؟ - پیشنهاد فروش اعتباری؟ - نوع فروش اعتباری؟ |
صورتحساب سود و زیان پیش بینیشده هزینه کارتهای اعتباری وضعیت اعتبار مشتری |
|
وصول وجه نقد از مشتریان |
- درصورت فروش اعتباری، تعیین دوره اعتبار؟ - نحوه مدیریت و کنترل وجوه نقد؟ |
وضعیت حساب مشتری گزارش مجدد حسابهای دریافتنی |
|
پرداخت به کارکنان |
- مقدار مبلغ قابل پرداخت؟ - عمل به کسور تکلیفی؟ - پردازش فهرست حقوق در داخل سازمان یا خارج از آن؟ |
فروش (جهت کمیسیونها) مدت زمان کارکرد (کارکنان ساعتی) فرمهای w4 هزینه تهیه فهرست حقوق |
|
پرداخت مالیات |
- مقررات مالیات حقوق - مقررات مالیات فروش |
مقررات دولتی هزینه دستمزد کل فروش کل |
|
پرداخت به فروشندگان |
- پرداخت به چه کسی؟ - پرداخت در چه زمانی؟ - پرداخت به چه مبلغی؟ |
فاکتورهای فروشندگان حسابهای پرداختنی |
تقریبا میتوان گفت اولین باری که تمامی افراد برجسته در حسابداری به یک نیجه واحد در مورد تعریف حسابداری رسیدند در سال 1960 میلادی بود.آنها حسابداری را به عنوان سیستم اطلاعاتی حسابداری می‌دانستند.شناخت یک سیستم اطلاعاتی حسابداری از مهمترین مواردی است که افراد مشغول در خدمات حسابداری در کرج باید بدانند. مجموعه‌ای از اجزا که در کنار هم به صورت روابط متقابل کار میکنند و بعد از پردازش بر روی وررودی‌ها،انها را به صورت محصول نهایی خارج میکنند، را سیستم می‌گویند. حال سیستم اطلاعاتی حسابداری شامل مجموعه‌ای از اجزا میباشد که با جمع آوری دادهها و پردازش بر روی آنها، و در آخر اطلاعات به صورت محصول نهایی در اختیار استفادده کنندگان قرار میگیرد.صورتهای مالی اساسی محصول نهایی در این سیستم میباشد که برای مشغولان در خدمات حسابداری در کرج بسیار با اهمیت است.
صورتهای مالی اساسی شامل :
الف – صورتهای مالی اساسی :
1 – ترازنامه
2 – صورت سود و زیان
3 – صورت سود و زیان جامع
4 – صورت جریان وجوه نقد
ب – یادداشت‌های توضیحی
حال به معرفی مختصری از اجزای سیستم اطلاعاتی حسابداری می‌پردازیم که شامل حسابداران، روشهای حسابداری، فرم‌هایی نظیر اسناد حسابداری، دفاتر قانونی ... و نیز در اخر ابزاری مانند کامپیوترو ماشین حساب و ...، میباشد همه این اجزا داخل شرکت یا موسسه حسابداری وجود دارند.برای علاقه مندان به خدمات حسابداری در کرج توضیحاتی در مورد روابط بین این اجزا و روابط با سایر موارد مربوط در حسابداری خواهیم داد.
همانطور که می‌دانید در سیستم با ورود اطلاعات به عنوان ورودی، پردازش بر روی ورودی‌ها انجام شده و آنها را تغیر میدهد و به صورت خروجی از سیستم خارج میکند.در سیستم اصلاعاتی حسابداری اسناد و مدارک و رخدادها و رویدادهای مالی به عنوان ورودی توسط حسابداران وارد سیستمهای کامپیوتر و یا به صورت دستی، میشوند که این اسناد و مدارک درونداده‌ها نیز نامیده میشوند،افراد مشغول در خدمات حسابداری در کرج با استفاده از اطلاعات حسابداری خود، درونداده‌ها را پردازش میکنند و اسناد را ثبت می‌نمایند.و پس از ثبت آنها را به دفتر روزنامه و دفتر کل انتقال می‌دهند و در نهایت تراز آزمایشی را تهیه میکنند تا به اینجای این عملیات را فراگرد می‌گویند و یا نیز میتوان همان مراحل پردازش دانست.مرحله بعدی تهیه صورتهای مالی اساسی میباشد که به عنوان گزارشگری مالی نیز شناخته شده است.برونداده‌ها در اینجا شکل خود را گرفته‌اند و برای استفاده کنندگان داخلی و خارجی آماده شده اند.
اگر حسابداری به تنهایی و بدون طبقه بندی و یا جدا سازی بخواهد تمامی اطلاعات استفاده کنندگان درون سازمانی و برون سازمانی را تهیه کند.موضوعی بسیار پیچیده و در عین حال با دقت پایین ارائه خواهد شد.برای فعالان در حوضه خدمات حسابداری در کرج به صورت اختصار این موضع را بیان خواهیم نمود.
به طور کلی حسابداری به سه بخش مجزا نقسیم میشود که شامل حسابداری صنعتی، حسابداری مالی و حسابداری مدیریت میباشد.
حسابداری صنعتی: در تعریف حسابداری صنعتی میتوان به حسابداری بهای تمام شده نیز اشاره نمود.در حسابداری صنعتی بهای تمام شده محصولات به صورت دقیق و با استفاده از تمامی فاکتورهای دخیل در هزینه یک محصول، محاسبه خواهد شد که زیر بنای برای حسابداری مدیریت و حسابداری مالی میباشد. در بیانی دیگر میتوان گفت که محصول حسابداری صنعتی به عنوان یکی از ورودی‌ها در سیستمهای حسابداری مالی و مدیریت میباشد به همین دلیل به عنوان پایه این دو حساب لقب گرفته است.
حسابداری مالی: حسابداری مالی به تمامی فرآیندهایی گفته میشود که اطلاعات مورد نیاز استفاده کننده گان برون سازمانی را تهیه میکند. استفاده کننده گان برون سازمانی نظیر دولت، سازمانها و ارگانها دولتی، بانک‌ها، موسسان، سهامداران و ... میباشند که به علت گستردگی و تعداد زیاد آنها از چکیده اطلاعات هر کدام بر اساس نیازشان از اطلاعات حسابداری استفاده میکنند.یکی از موضوعات مهم برای شاغلان در خدمات حسابداری در کرج درک درستی از حسابداری مالی و شناخت صحیح از تمامی مراحل و استفاده کنندگان به تفکیک میباشد.
انواع سیستمهای اطلاعاتی حسابداری بر اساس سطوح سازمانی به شرح زیر است :
-سیستمهای اطلاعاتی سطح استراتژیک یا مدیران ارشد
– سیستمهای اطلاعاتی سطح میانی یا مدیران میانی
– سیستم های سطح عملیاتی و مدیران اجرایی
سیستمهای اطلاعاتی حسابداری topaccountant.ir
سیستمهای اطلاعاتی سطح استراتژیک یا مدیران ارشد ( Executive Information System) :
اکثر سیستمهای پشتیبان تصمیم گیری برای حمایت از کار متخصصین،طراحان، تحلیلگران و محققین به کار می‌رود زیرا این سیستمها قادر به تامین نیازهای اولیه مدیران ارشد نیستند . سیستمهای اطلاعاتی مدیران ارشد به مدیران کمک میکند تا بر مشکلات فرصتها و یا روند‌ها متمرکز شوند. همچنین مدیران ارشد را در تدوین برنامه ریزی استراتژیک کمک میکند.
در واقع سیستم اطلاعاتی مدیران ارشد سیستم رایانهای است که نیازهای مدیران ارشد را از طریق دسترسی به اطلاعات مرتبط داخلی و خارجی برآورده میکند. این اطلاعات معمولاً اطلاعات تلخیص و تلفیق شده از منابع مختلف است که صرفا جهت تامین نیازهای مدیران ارشد به کار میروند.
سیستمهای اطلاعاتی سطح مدیران میانی (Management Information System -MIS):
این سیستم ها که سیستمهای تاکتیکی نیز نامیده میشود فعالیتهای مدیران میانی مانند برنامه ریزی کوتاه مدت، سازماندهی و کنترل را پشتیبانی میکند. همچنین از این سیستمها برای خلاصه کردن دادهها و تهیه گزارش از آنها استفاده میشود .علاوه بر این مدیران میانی علاقه مند به دریافت پاسخ‌های سریع برای سوالات خود میباشند که سیستمهای اطلاعاتی مدیریت، خود قادر به انجام آن هستند.
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت گسترده تر از سیستمهای عملیاتی است و از اطلاعات برون سازمانی نیز استفاده میکنند، لیکن همانند آنها بیشتر از منابع اطلاعاتی داخل سازمان استفاده میکنند.
سیستمهای سطح عملیاتی و مدیران اجرایی (Operational Level System):
سیستمها با فعالیت های روزمره یک سازمان مانند گماردن کارکنان در جایگاه‌‌های مورد نظر و ثبتهای ساعاتی که آنها فعالیت میکنند یا انجام سفارش‌های خرید و مواردی از این دست در ارتباط میباشند. فعالیتهای عملیاتی، طبیعتی کوتاه مدت دارند. سیستمهای اطلاعاتی که این گونه فعالیتها را پشتیبانی میکند عمدتا سیستمهای پردازش عملیات هستند. سیستمهای عملیاتی را سرپرستان خطوط تولید، سر کارگران و کارکنان اداری مورد استفاده قرار می‌دهند.
طبقه بندی سیستمهای اطلاعاتی حسابداریtopaccountant.ir
چرا باید سیستمهای اطلاعاتی حسابداری را مطالعه کنیم؟
مطالعه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری برای همه حسابداران بسیار با اهمیت است. قبل از رایانهای شدن پردازشگری،سیستمهای حسابداری از فناوری‌های دستی استفاده می‌کردند که درک آن بسیار آسان بود ولی رایانه‌های کوچک،استفاده از رایانه را حتی در سازمانهای کوچک عملی کرد. از آنجا که امروز همه سازمانها از رایانه برای پردازش گری دادهها استفاده میکنند، نه تنها درک فرآیند مفهومی، بلکه درک فناوری مورد استفاده در آن نیز ضروری است.
حسابداران به سه شیوه از سیستمهای حسابداری رایانهای استفاده میکند. حسابرسان باید بدانند که چگونه سیستمهای بر مبنای رایانه را رسیدگی کنند و چگونه روشهای حسابرسی را با استفاده از آنها برنامه ریزی و اجرا کنند. حسابداران مدیریت روزانه با سیستمهای رایانهای کار سر و کار دارند و به منظور ایجاد سیستم جدید در تیم‌های طراحی پروژه شرکت میکنند. بسیاری از دانشجویان حسابداری نیز مشاور مدیریت یا تحلیلگر سیستمها میشوند. این حسابداران برای آماده سازی سیستمهای جدید حسابداری به طور تمام وقت کار میکنند.
حوزه سیستمهای حسابداری مالی محدود هستند. این سیستمها برای گزارشگری باید مطابق اصول پذیرفته شده حسابداری باشند و باید شش مرحله چرخه حسابداری را اجرا کنند.
سیستمهای حسابداری مالی که رویدادها را در دفتر روزنامه ثبت و به دفتر کل منتقل میکنند، سیستمهای پردازش رویدادها هستند .در تعریفی گسترده، سیستمهای اطلاعاتی حسابداری گزارشها را برای مدیریت داخلی نیز تهیه میکنند .
چرخه حسابداری، فرآیندی مستقل از فناوری است. هدف از مطالعه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری، یادگیری و فهم چگونگی فرایندهای حسابداری با استفاده از فناوری رایانه است.
جریان اطلاعات در سیستمهای اطلاعاتی حسابداری به چه شکل است ؟
سیستمهای اطلاعاتی حسابداری رویدادها را شناسایی،ثبت، تلخیص و اطلاعات حسابداری را گزارش میکنند. این رشته از فعالیتها،جریان دادهها و اطلاعات را به وجود می‌آورد. کسانی که این اطلاعات را دریافت میکنند، اشخاصی هستند که در درون یا برون سازمان هستند آنها از این اطلاعات به منظور سرمایه‌گذاری یا مدیریت استفاده میکنند.
در سیستمهای اطلاعاتی حسابداری مدیریت، اطلاعات در دو مسیر جریان دارد.جریان از بالا به پایین از رویدادهایی شروع میشود که در سطح مدیریت ارشد سازمان اتفاق می‌افتند .سیستمها این رویدادها را ثبت و تلخیص میکنند و در نهایت آنها را به کارمندان سطوح پایین‌تر گزارش میکنند. سیستمهای اطلاعاتی حسابداری، هنگامی که رویدادها در سطوح پایین تر اتفاق می‌افتند، جریان از پایین به بالا را فراهم می‌آورند. این رویدادها ثبت، تلخیص و به مدیریت ارشد گزارش میشود. سیستمهای گزارشگری مسئولیت و بودجه‌ای این جریان‌ها را فراهم می‌آورند.
جریان اطلاعات حسابداریtopaccountant.ir
جریان اطلاعاتی از بالا به پایین
سیستم بودجه‌ای سازمان، جریان اطلاعات از بالا به پایین را فراهم می‌آورد. این سیستم اطلاعاتی حسابداری،بودجه‌های ادواری را تهیه میکند که بیان مقداری طرح‌ها و برنامه‌های سازمان برای دوره بودجه بعدی را در اختیار مدیران می‌گذارد. بودجه با برقراری و هماهنگ کردن اهداف قابل اندازه گیری برای بخشهای مختلف سازمان، در دستیابی به اهداف کلی به سازمان کمک میکند.
یک سیستم بودجه کارا برای اجرا در چارچوب ساختار سازمانی طراحی میشود. این موضوع نیازمند آن است که مدیریت ارشد سیاستهای مربوط به اهداف سازمان را تدوین، آنها را از طریق بیانیه سیاستها گزارش و اهداف عملکردی را برای سازمان تنظیم کند.
بیانیه سیاستهای سازمان در سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
سیاستهای سازمان، انتظارات مدیریت ارشد در رابطه با رفتار کارکنان سازمان را مشخص میکند. این سیاستها، رهنمودهایی را برای کارکنان درباره چگونگی انجام دادن وظایف خاص فراهم می‌آورد که در شرح وظایف بیان شده است. برای اینکه سیاستهای سازمان موثر باشند باید جامع و قابل اجرا باشد. یکی از بیانیه‌های مرسوم سیاست، آیین رفتار حرفه‌ای است که سندی توضیحی از استانداردهای اخلاقی است که از کارکنان انتظار می‌رود از آنها پیروی کنند.
جریان اطلاعاتی از پایین به بالا
جریان‌های اطلاعاتی از پایین به بالا با رویدادهایی شروع میشود که در سطوح پایین ساختار سازمانی رخ می‌دهند. سیستمی که این رویدادها را ثبت،پردازش و به مدیران سطح بالا گزارش میکند سیستم گزارشگری مسئولیت نامیده میشود. شرکتها اغلب سیستم‌هایی را به کار می‌برند که هم برای بودجه بندی عملکرد و هم برای گزارشگری مسئولیت مفید واقع میشود. در این موارد، آنها سیستمهای حسابداری سنجش مسئولیت را خواهند داشت.
سیستمهای گزارشگری مسئولیت سنجه‌های عملکرد در هر یک از بخشهای سازمان را ثبت میکنند. این سنجه‌ها ممکن است پولی باشند مانند مقادیر ریالی درآمدها یا هزینهها، یا ممکن است آماری باشند مانند ساعت کاری یا واحدهای تولید شده.
در سیستم حسابداری سنجش مسئولیت، در گزارشها،این سنجه‌های عملکرد با اهداف عملکرد تعیین شده توسط سیستم بودجه بندی مقایسه میشود. سپس سازمان، مدیران را از طریق مقایسه عملکرد واقعی آنان با اهداف بودجه‌ای،مورد ارزیابی قرار میدهد.
شناسایی و ثبت رویداد حسابداریtopaccountant.ir
خلاصه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
سیستم اطلاعاتی حسابداری مدیریت هر دو جریان اطلاعاتی از بالا به پایین و از پایین به بالا را فراهم می‌آورد.
چارت‌های سازمانی و بیانیه‌های سیاست و سیستمهای بودجه بندی عملکرد، جریان از بالا و پایین را فراهم می‌آورند.
سیستمهای گزارشگری مسئولیت، معیارهای عملکرد را در هر سطحی از سازمان ثبت میکنند و آنها را در گزارش به مدیران سطح بالاتر خلاصه میکنند. این موضوع جریان اطلاعاتی از پایین به بالا را فراهم می‌آورد.
یک سیستم اطلاعاتی حسابداری که هم بودجه بندی عملکرد و هم گزارشگری مسئولیت را فراهم می‌آورد «سیستم حسابداری سنجش مسئولیت» نامیده میشود. این سیستم با استفاده از فهرست جداگانه حسابها برای هر مرکز مسئولیت، گزارشهای عملکرد را تهیه میکند که در آنها عملکرد واقعی و بودجه‌ای افشا میشود. همچنین سیستمهای حسابداری سنجش مسئولیت،اطلاعاتی را برای گزارشگری مالی تهیه میکنند که مطابق اصول پذیرفته شده حسابداری است، ولی حسابداری سنجش مسئولیت،فقط در سیستم‌هایی بر مبنای رایانه عملی است.
نرم افزار حسابداری آنلاین چرتکه | خرید فوری + 3 روز استفاده رایگان با امکانات کامل
سامانه اطلاعاتی حسابداری (AIS) سامانه‌ای است از گردآوری، انبارش و پردازش داده‌های مالی و حسابداری که توسط تصمیم‌سازان استفاده میشوند.
یک سامانهٔ اطلاعاتی حسابداری معمولاً روشی مبتنی بر رایانه برای ردیابی فعالیت حسابداری در پیوستگی با منابع فناوری اطلاعات است. گزارشهای آماری منتج از این سامانه می‌توانند به‌طور درون‌سازمانی توسط مدیران یا به‌طور بیرون‌سازمانی توسط دیگر گروههای ذی‌نفع از جمله سرمایه‌گذاران، اعتباردهندگان و مقامات مالیاتی استفاده شوند.
امنیت سامانه حسابداری
امنیت سامانه اطلاعاتی حسابداری به معنای حفاظت سامانه‌اطلاعاتی حسابداری در برابر دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات - انبارش‌شده، در حال پردازش، یا گزارش‌شده - و خدمات است.[۱]
امروزه یکی از شاخه‌های تخصصی حسابداری، طراحی سامانه اطلاعاتی حسابداری است. مدیران برای تصمیم‌گیری راهبردی نیازمند اطلاعاتی هستند که عموماً به‌وسیله سامانه اطلاعاتی حسابداری فراهم میشود.[۲] کار سامانه اطلاعاتی پردازش دادهها است؛ اما گاه چنین تصور میشود که در سامانه‌های اطلاعاتی سازمانها آنچه روی میدهد صرفاً پردازش ساده داده‌های خام و اولیه رویدادهای مالی و غیرمالی مؤثر بر فعالیتهای سازمان است؛ ولی واقعیت این است که سطوح مختلف مدیران با مسائل متنوعی درگیرند که به‌لحاظ پیچیدگی شیوه‌های حل مسئله در درجات متفاوتی قرار دارند و نوع سامانه‌هایی که می‌توانند به حل این مجموعه متنوع کمک کنند، در طیفی از نظام‌های اطلاعاتی متعارف گذشته‌نگر تا سامانه‌های هوشمند آینده‌نگر قرار دارند که بحث برقراری امنیت در آن سامانه‌ها درخور توجه است.[۳] کنترل سامانه اطلاعاتی، به‌ویژه در مواردی که این سامانه از ایمنی کافی بر خوردار نباشد، امری ضروری است. زیرا خطراتی که این سامانه را می‌تواند تهدید کند، بسیار زیاد است.[۴] در شرکتها و سازمان‌هایی که امنیت سامانه‌های اطلاعاتی آن ضعیف است، خطر نفوذ به آن سامانه‌ها و دستکاری اطلاعات آن زیاد و خسارت‌های وارد می‌تواند غیرقابل جبران باشد. نیاز به ایمنی اطلاعات ایجاب میکند که پیش‌بینی‌های لازم توسط مدیران صورت گیرد تا اطلاعات سامانه از ایمنی مناسبی برخوردار و اطلاعات آن اتکاپذیر باشد. تاکنون تحقیقات زیادی در مورد نقش و اهمیت سامانه اطلاعاتی حسابداری در تصمیم‌گیری و همچنین کیفیت اطلاعات در کارایی تصمیم‌گیری انجام شده‌است که همگی گویای نقش پررنگ آن در عرصه تصمیم‌گیری‌های اقتصادی مدیران است. از آن جا که اهمیت برقراری امنیت سامانه اطلاعاتی در پردازش اطلاعات مالی روزبه‌روز افزایش می‌یابد، موضوع امنیت در سامانه اطلاعاتی حسابداری و ایجاد آن در سازمانها و شرکتها، جایگاه ویژه‌ای را در بین مدیران، حسابداران و حسابرسان به‌وجود آورده است.
محرمانه بودن
درست بودن (اعتبار)
در دسترس بودن.[۵]
محرمانه بودن
محرمانه بودن به معنی آن سات که اطلاعات تنها برای کسانی که حق دانستن آنها را دارند قابل افشا و نمایش است.[۶] زمانی که اطلاعات توسط شخصی غیرمجاز خوانده یا کپی میشود نتیجه آن از دست دادن قابلیت اعتماد است. برای بعضی از انواع اطلاعات، قابلیت اعتماد عاملی بسیار پراهمیت است. برای نمونه، اطلاعات تحقیقاتی، اسناد و مدارک مربوط به بیمه و مالیات، ویژگیهای محصول جدید و راهبردهای سرمایه‌گذاری شرکت از این نوع اطلاعات است.
صحت و درستی (اعتبار)
به این معنی است که اطلاعات د رمقابل تغییرات، تعدیلات و اشتباهات محافظت میشوند و اطلاعات به صورت صحیح و کامل نگهداری میشوند.[۶] زمانی که در شبکه ناامنی وجود دارد و اطلاعات با روشهای غیرمنتظره‌ای تغییر می‌یابند با تعدیل میشوند نتیجه آن به عنوان نداشتن صحت و درستی اطلاعات شناحته میشود و به معنی آن است که تغییراتی غیرمجاز در اطلاعات ایجاد شده یا اشتباهاتی توسط نیروی انسانی رخ داده است. درستی و صحت اطلاعات برای حسابداری مالی اهمیت زیادی دارد در نتیجه فقدان صحت و درستی اطلاعات ممکن است از بین برود یا غیرقابل دسترس شود.
در دسترس بودن
به معنی آن است که اطلاعات در زمان مورد نیاز در دسترس هستند و قابل کاربردند و اطمینان از اینکه فقط افراد مجاز در زمان مورد نیاز به اطلاعات دسترسی دارند.[۶] قابلیت دسترسی بیشترین اهمیت را در سازمانهای خدماتی دارد. زمانی که کاربر قابلیت دسترسی به شبکه یا خدمات خاص فراهم شده توسط شبکه را نداشته باشد آنها را رد میکند.[۵]
ایجاد امنیت در سیستمهای اطلاعاتی، به‌منظور تأمین هدفهای زیر است:
الف- کامل بودن اطلاعات
اطلاعات قابل اتکا، اطلاعاتی است که جامع و کامل و بدون خدشه باشد؛ بنابراین اطلاعات نباید قابل دستکاری توسط افراد غیرمجاز باشد. بدین منظور باید از اطلاعات در برابر خطر اعمال هر گونه تغییر شامل افزودن، کاستن یا آلوده کردن یا شدن غیرمجاز تصادفی یا عمدی، محافظت شود.
ب- محرمانه بودن اطلاعات
اشخاص حقیقی یا حقوقی غیرمجاز نباید بتوانند اطلاعات را در اختیار گیرند و درمعرض استفاده نامشروع قرار دهند.
ج- استفاده مجاز از اطلاعات
اطلاعات تنها باید برای به‌کارگیری در راه‌های مجاز، توسط اشخاص مجاز استفاده شود؛ بنابراین هر کاربر تنها اجازه دارد اطلاعات را در حدی که مجاز است، دریافت و برای کاربردهای خاص در اختیار گیرد.
د- در دسترس بودن اطلاعات
اطلاعات باید به‌موقع و به‌سرعت در اختیار کاربران مجاز قرار گیرد. کاربر مجاز باید بتواند در زمانی که به اطلاعات نیاز دارد به آن دسترسی داشته باشد.[۴]
بنابراین، مدیران هر سازمان باید اطمینان حاصل نمایند که سازمان از طریق موارد زیر برای سیستمهای اطلاعاتی امنیت اطلاعاتی ایجاد کرده‌است:[۷]
ارزیابی احتمال خطر و میزان زیانی که می‌تواند ناشی از دستیابی، استفاده، اختلال، اصلاح یا نابودی غیرمجاز چنین اطلاعات یا سیستمهای اطلاعاتی باشد،
تعیین سطوح امنیت اطلاعاتی متناسب جهت پیشگیری از آسیب چنین اطلاعات و سیستم اطلاعاتی بر طبق استانداردها،
اجرای سیاستها و روندهایی برای کاهش هزینه‌های خطر تا یک سطح قابل‌قبول، و
آزمایش و ارزیابی تکنیکها و کنترلهای امنیت اطلاعات برای اطمینان حاصل کردن از اینکه آنها به‌طور مؤثری انجام میشوند.
مدیران باید آگاه باشند که برای محافظت کامل از سرمایه‌های اطلاعاتی، به انواع گوناگونی از ابزار امنیتی نیاز دارند تا امنیت اطلاعات درسطح قابل‌قبولی در سازمان ایجاد شود. از طرفی، هیچ محصولی نمی‌تواند به تنهایی امنیت را تأمین نماید. به‌طور مثال، نرم‌افزار ضد ویروس بخش لازمی از یک برنامه خوب امنیتی میباشد که با نصب و تنظیم درست میتوان حملات وارد به سیستم اطلاعاتی سازمان را کاهش داد. اما برنامه‌های ضد ویروس فقط قادرند با بدافزارها مقابله کنند. از طرفی چنین برنامه‌ای قادر نیست در برابر مزاحمی که قصد سوء استفاده از برنامه‌های مجاز سازمان را دارد، از سازمان محافظت کند. همچنین، نرم‌افزار ضد ویروس نمی‌تواند سازمان را در برابر کسی که قصد دارد به فایلهای آن سازمان دسترسی پیدا کند، محافظت نماید.[۸]
اما برای اینکه بتوان امنیت بهتری را در سیستم برقرار نمود و از اطلاعات آن سازمان محافظت کرد، میتوان موارد زیر را در نظر داشت:
کنترل دسترسی
هر سیستم متعلق به سازمان باید قادر باشد تا دسترسی به پرونده‌های الکترونیکی را بر اساس نوع کد شناسایی که به کاربر داده شده‌است، محدود نماید. چنانچه این سیستم به‌طور صحیح پیکربندی شود، قادر خواهد بود تا دسترسی کاربران مجاز را محدود نماید و بدین ترتیب روی دسترسی کاربران کنترل داشته باشد. با استفاده از کنترل دسترسی، کسی که از یک سیستم آسیب‌پذیر قصد دسترسی به پرونده‌های سیستم را دارد، نمی‌تواند به‌عنوان مدیر سیستم آن پرونده‌ها را مشاهده کند.[۹]
کارتهای هوشمند
یکی از روشهای اعتبارسنجی که سابقه زیادی هم دارد، استفاده از کلمه عبور است تا با استفاده از آن هویت افراد برای کامپیوتر تعیین گردد. اما با گذشت زمان معلوم گردید که این روش چندان مطمئن نیست، زیرا ممکن است کلمه عبور توسط افراد دیگر کشف گردد یا هنگام تایپ لو برود. از کارتهای هوشمند میتوان برای اعتبارسنجی استفاده کرد که باعث کاهش خطر لو رفتن کلمه عبور می‌گردد.[۱۰]
زیست‌سنجی
زیست‌سنجی یکی از روشهای اعتبارسنجی است که می‌تواند خطر لو رفتن کلمه عبور را تا حد زیادی کاهش دهد.[۸]
تشخیص ورود غیرمجاز
سیستم تشخیص ورود غیرمجاز یکی از محصولاتی است که ادعا میکند مشکلات امنیتی را به‌طور کامل حل میکند. در این سیستم نیازی به محافظت فایل و سیستم نمی‌باشد، بلکه در این سیستم وقتی یک نفر وارد سیستم میشود و قصد دارد کار خطایی را انجام دهد، از ادامه کار او جلوگیری میشود.[۱۰]
جستجوی راه‌های نفوذ
یکی از بخشهای مهم یک برنامه امنیتی خوب آن است که به دنبال راه‌های نفوذ در سیستم خود باشد و آنها را بیابد. به کمک این جستجو، سازمان می‌تواند نقاط بالقوه موجود برای ورود مزاحمین را پیدا کند. البته سیستم به تنهایی قادر به حفاظت خود نخواهد بود و باید بعد از یافتن راه‌های نفوذ آنها را مسدود کرد. یکی از نقائص این روش آن است که کاربران مجازی که دسترسی نادرست به اطلاعات دارند را کشف نمی‌کند و همچنین مزاحمینی که از قبل وارد سیستم شده‌اند را نمی‌تواند پیدا کند.[۹]
رمز نگاری
رمز نگاری از جمله اولین سازوکارهای امنیت مخابراتی میباشد که اطلاعات را به هنگام ارسال محافظت میکند. برای محافظت اطلاعاتی که به صورت فایل ذخیره میشوند نیز میتوان از سیستم رمزنگاری استفاده کرد.[۱۰]
کنترل موردی و مقاطع زمانی خاص
کنترل موردی و مقاطع زمانی خاص بر اطلاعات خروجی سیستم اطلاعاتی حسابداری از طریق بررسی و مشاهده مدارک و محاسبات آن به‌صورت دستی، موجب اطمینان نسبی از عدم دستکاری و وجود مشکل در سیستم خواهد شد.
سیستم اطلاعات حسابداری یا AIS عبارت است از مجموعه‌ای از اجزای به هم پیوسته که سازمان از آن برای جمع آوری، ذخیره، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش دادن اطلاعات مالی خود استفاده میکند. به واسطه گزارش‌هایی که از سیستم حسابداری سازمان گرفته میشود میتوان به وضعیت سازمان و تحلیل آن پرداخت. همچنین، منبع مهم و موثقی برای تصمیم گیریهای مالی و تجاری است. یک سیستم اطلاعات حسابداری ترکیبی از شیوه‌های حسابداری سنتی، مانند اصول حسابداری پذیرفته شده عمومی، با منابع فناوری اطلاعات مدرن است. سیستم حسابداری به عنوان یک سیستم جزئی از سیستم کل موسسه بوده است و مانند تمام سیستمهای باز تحت تاثیر عوامل اقتصادی، سیاسی، اجتماعی و … قرار دارد.
سیستم اطلاعات حسابداری (AIS)
سیستم اطلاعاتی حسابداری چه کاربردی در سازمان دارد؟
کاربرد اولیه سیستم اطلاعات حسابداری، کمک به تصمیم گیری ذینفعان مالی سازمان است. استفاده‌کنندگان، بر اساس اطلاعات فراهم شده به وسیله سیستم حسابداری تصمیم‌های سنجیده‌تری اتخاذ میکند. حسابداران مجربی که با سیستم اطلاعات حسابداری سروکار دارند، در بالاترین سطح و بیشترین میزان دقت، تراکنش‌های مالی شرکت را ثبت و ردگیری میکنند. همچنین، داده‌های مالی را در راحت‌ترین شکل ممکن، در دسترس افراد ذیصلاح قرار می‌دهند، بدون اینکه از بابت امنیت این اطلاعات نگرانی داشته باشند. سیستم اطلاعات حسابداری به بخشهای مختلف سازمان کمک میکند تا با هم کار کنند. افرادی که از سیستم اطلاعات حسابداری استفاده میکنند شامل موارد زیر هستند:
حسابداران
مشاوران
تحلیلگران کسب و کار
مدیران کسب و کار
مدیران مالی ارشد
حسابرسان
پس حسابداری با تهیه اطلاعات موردنیاز تصمیم گیرندگان، خدمتی حیاتی به آنها ارائه میکند تا بتوانند از میان گزینه‌های مختلف، بهترین گزینه را برای بهره برداری از منابع کمیاب در انجام فعالیتهای تجاری و اقتصادی انتخاب کنند. تمامی افراد یک سازمان در بخشهای مختلف می‌توانند به یک سیستم یکسان دسترسی داشته و اطلاعات یکسانی را دریافت کنند. لذا اطلاعات حسابداری حلقه اتصال بین فعالیتهای تجاری و سرمایه‌گذاران و تصمیم گیرندگان است. سیستم حسابداری در نهایت با ارائه گزارشهای هوشمندانه مالی می‌تواند تصمیم گیرندگان را در برنامه‌های راهبردیشان کمک کند.
سیستم اطلاعات مالی چیست و چه مزایایی دارد؟
به عنوان مثال، مدیریت می‌تواند اهداف فروش را تعیین کند تا کارکنان بتوانند مقدار مناسبی از موجودی را سفارش دهند. سفارش موجودی به بخش حسابداری منتقل شده و از یک پرداخت جدید خبر میدهد. هنگامی که فروش در یک کسب و کار انجام میشود، افراد و بخشهای درگیر در فرآیند فروش می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
فروشندگان سفارشات مشتری را در AIS وارد میکنند.
بخش حسابداری فاکتور صادر کرده یا صورتحساب را برای مشتری ارسال میکند.
واحد انبار سفارش را جمع آوری میکند.
بخش حمل و نقل سفارش را برای مشتری ارسال میکند.
بخش حسابداری از حسابهای دریافتنی جدید مطلع میشود که در واقع یک حساب بدهی مشتری است و معمولاً ظرف 30، 60 یا 90 روز پرداخت میشود.
بخش خدمات مشتری، سفارشات و ارسال محموله‌های مشتریان را پیگیری میکند.
مدیریت نیز از AIS برای ایجاد گزارشهای فروش و انجام تجزیه و تحلیل هزینه استفاده میکند که می‌تواند شامل فهرست موجودی، حمل و نقل و هزینه‌های تولید باشد.
اگرچه یک سیستم حسابداری می‌تواند فقط شامل چند صفحه کاغذ یا کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، اما امروزه سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان سیستمی پیچده مبتنی بر قابلیت‌های فناوری اطلاعات، فرآیندها و روشهای پیشرفته حسابداری است.
اجزای سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟
اجزای سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟
هر سیستم حسابداری از 6 بخش اصلی تشکیل شده که در ادامه به تشریح آن می‌پردازیم.
کارکنان: به عنوان کاربران سیستم اطلاعات حسابداری
روشها و دستورالعمل‌ها: برای انجام فرآیندهای جمع آوری، مدیریت و ذخیره سازی داده‌های مالی
دادهها: دادهها و اطلاعات مالی مرتبط با سازمان و فرایندهای کسب و کار
نرم افزار: برنامه نرم فزاری جهت پردازش دادهها
زیرساخت فناوری اطلاعات: سیستمها و شبکه‌های کامپیوتری که امکان می‌دهند تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار بگیرد
کنترلهای داخلی و اقدامات امنیتی: مسائل امنیتی درون سیستم جهت حفاظت از داده و اطلاعات مالی ایجاده شده
هرگونه داده و اطلاعاتی که می‌تواند روی مسائل مالی شرکت تاثیر بگذارد باید در سیستم اطلاعات حسابداری ثبت شود. نوع اطلاعاتی که باید در AIS ثبت شود بستگی به ماهیت کسب و کار دارد با این حال، این اطلاعات ممکن است شامل موارد زیر باشند:
سفارش‌های فروش
اظهار صورتحساب‌های مشتریان
گزارشهای تحلیل فروش
الزامات خرید
فاکتورهای فروشندگان
دفاتر معین
دفاتر کل
داده‌های موجودی
اطلاعات حقوق و دستمزد
اطلاعات مالیاتی
کدینگ حسابداری چیست، چه روش‌هایی دارد و شامل چه سطوحی است؟
فرآیند اجرای سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟
الف : ورود دادهها
دریک سیستم حسابداری ثبت رویدادها بر اساس اسناد و مدارک اولیه، به عنوان داده‌های سیستم شامل فاکتورهای خرید، صورتحساب فروش، رسید دریافت‌ها وپرداخت‌های نقدی … انجام میشود.
ب: پردازش دادهها
پس از ورود دادهها (اسناد و مدارک اولیه) به سیستم حسابداری پردازش آنها به ترتیب زیر صورت میگیرد:
اسناد و مدارک اولیه پس از تجزیه و تحلیل، تاثیر آنها بر داراییها، بدهیها، هزینهها، درآمدها و حقوق صاحبان سرمایه موسسه، حسب مورد بصورت بدهکار و بستکار در برگه سند حسابداری ثبت و پس از آن به دفتر روزنامه عمومی منتقل می‌گردد.
ثبتهای انجام شده در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به حسابهای مربوطه در دفتر کل منتقل میشود.
زمانی که حجم رویدادهای مالی مربوط به یک یا چند حساب دفتر کل زیاد باشد، برای داشتن اطلاعات جزئی و تفضیلی هر یک از این حسابهای دفتر کل، از دفاتر معین و یا کارتهای معین استفاد می‌گردد.
ج: ستاده‌ها
نتیجه پردازش دادهها در یک سیستم حسابداری، ارائه اطلاعات مالی و صورتهای گزارشهای مالی است. خروجی این سیستم باید قابل اتکا، به موقع، بادقت، مختصر و مفید و مرتبط با نوع تصمیم گیری تصمیم گیرندگان باشد.
د: بازخورد
صحت ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل در پایان هرماه با تهیه تراز آزمایشی تایید می‌گردد. تراز آزمایشی به عنوان ستاده‌های سیستم حسابداری و مبنایی برای کنترل پردازش اطلاعات به عنوان بازخورد مورد استفاده قرارگرفته و بر اساس آن برخی اطلاعات استخراجی مجددا پس از تغییرات برای اصلاح سیستم حسابداری به صورت داده‌های جدید وارد سیستم حسابداری می‌گردند.
هدف از اجرای سیستم اطلاعاتی حسابداری در سازمان چیست؟
گروه نرم افزاری محک با همکاری دانشکده اقتصاد دانشگاه تهران برگزار میکند.
اصول تنظیم قراردادها دکتر نصرالهی
هدف از اجرای سیستم اطلاعاتی حسابداری در سازمان چیست؟
ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی
ارائه اطلاعات برای تصمیم گیری
سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان بخشی از سیستم اطلاعاتی مدیریت، همواره بیشترین بار اطلاعاتی را به مدیریت برای اجرای وظایف برنامه ریزی، کنترل و سایر وظایف وی ارائه میدهد. ارائه دهنگان این اطلاعات حسابداران هستند که با استفاده از سیستم حسابداری، دادهها را پردازش کرده و اطلاعات مورد تقاضا را به مدیریت و سایر استفاده کنندگان ارائه می‌دهند، بنابراین سیستمهای اطلاعات حسابداری به تصمیم گیرندگان از طریق سنجش، پردازش و انتقال اطلاعات کمک میکنند. اگر یک سیستم حسابداری به خوبی طراحی شده باشد می‌تواند اطلاعات مفید و سودمندی را ارائه دهد و باید توانایی ارائه اطلاعات را در هر زمان و با قابلیت اتکا و اطمینان بالا داشته باشد.
پردازش در سیستمهای اطلاعات حسابداری
در یک سیستم اطلاعات حسابداری رویدادهای مالی را میتوان توسط نیروی انسانی، وسایل مکانیکی، و یا وسایل و تجهیزات پردازش کامپیوتری در سیستم ثبت نمود. آنچه که در تمام سیستمهای اطلاعاتی حسابداری در هر سازمان و با هر وسایل و تجهیزات پردازش در سیستم رویدادهای مالی مشترک است، استانداردهای حسابداری و اصول و روشهای پذیرفته شده حسابداری است که در تمام آنها به یک مفهوم و به طور یکنواخت به عنوان دستورالعمل شناسایی، پردازش در سیستم عامل رویدادهای مالی و تهیه گزارشها و صورتهای مالی به کار گرفته شده است.
سیستمهای اطلاعات حسابداری از نظر وسایل پردازش در سیستم عامل اطلاعات به سه دسته زیر تقسیم میشوند:
سیستمهای حسابداری دستی (MANUAL ACCOUNTING SYSTEM)
سیستمهای حسابداری مکانیکی (MECHANICAL ACCOUNTING SYSTEM)
سیستمهای حسابداری کامپیوتری (COMPUTERIZED ACCOUNTING SYSTEM)
مراحل 6 گانه طراحی و تدوین سیستمهای حسابداری
شناسایی سیستم حسابداری (مرحله مطالعه)
تجزیه و تحلیل ارزشیابی سیستم حسابداری (مرحله تحلیل عمومی و تفصیلی)
طراحی سیستم حسابداری (مرحله طراحی عمومی)
اجرای سیستم حسابداری (مرحله پیاده سازی و اجرا)
پشتیبانی (وارسی) سیستم حسابداری (مرحله پشتیبانی)
نگهداری سیستم حسابداری (مرحله نگهداری)
توابع یک سیستم اطلاعات حسابداری
توابع یک سیستم اطلاعات حسابداری
سیستمهای اطلاعات حسابداری سه تابع اساسی دارند :
اولین تابع AIS: جمع آوری و نگهداری اطلاعات کارآمد و مؤثر در فعالیتهای مالی سازمان میباشد، از جمله گرفتن اطلاعات مبادله از اسناد اولیه.
دومین عملکرد AIS: برای استخراج اطلاعات مفید، از جمله تولید گزارشهای مدیریتی و ارائه صورتهای مالی.
تابع سوم AIS: برای حصول اطمینان از مکان مناسب کنترلها برای ضبط و پردازش اطلاعات دقیق.
سخن آخر
به طور کلی سیستم اطلاعات حسابداری دارای 6 جزء کلیدی است:
افرادی که از AIS استفاده میکنند (حسابداران، مدیران، حسابرسان و…).
دستورالعمل‌ها و رویه‌هایی که در یک سازمان یا شرکت به کار میروند.
داده‌هایی که وارد سیستم اطلاعاتی حسابداری میشوند.
نرم افزارهایی که برای AIS استفاده میشوند.
زیرساخت‌های مربوط به فناوری اطلاعات که در سازمان ایجاد میشوند (شبکه، اینترنت، مودم، سرور و…).
نظارت داخلی که امنیت اطلاعات را تضمین میکند.
به کارگیری درست این 6 عنصر در کنار یکدیگر برای جمع‌آوری اطلاعات، ذخیره‌سازی، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش‌گیری از داده‌های مالی شرکتها و سازمانها لازم و ضروری هستند. داشتن یک سیستم اطلاعات حسابداری پیشرفته که دقیق و کارآمد باشد شرط اصلی موفقیت شرکتها و سازمانها محسوب میشود.
در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک سعی کردیم اطلاعات مفید و کلیدی را به زبانی ساده و روان در اختیار شما قرار دهیم؛ امیدواریم بعد از آگاهی یافتن از مفهوم سیستمهای اطلاعات حسابداری و چرایی وجود آن در سازمان به شما در مسیر موفقیت و پیشبرد اهداف سازمانی خود قدمی هرچند کوچک برداشته باشیم…
اهداف سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
سیستم اطلاعاتی حسابداری باید اطلاعات را به گونه‌ای دقیق و قابل اتکا تهیه نماید که بتوان از آنها در جهت هر کدام از موارد ذیل استفاده نمود:
1)تعیین استراتژی موسسه و برنامه ریزی بلندمدت : تهیه اطلاعاتی در راستای این هدف موجب تصمیم گیری در خصوص تولید یا عدم تولید محصولات جدید،چگونگی استفاده از منابع مازاد نقدینگی و نحوه و میزان سرمایه گذاری آن،خرید فضای فیزیکی و ماشین آلات جدید و .... میشود.
2)تعیین چگونگی تخصیص منابع : تهیه اطلاعاتی در راستای این هدف موجب تصمیم گیری در خصوص ادامه تولید و یا توقف تولید محصولی خاص با توجه به سودآور بودن آن،قبول یا رد یک سفارش با توجه به سودآوری مشتری مزبور،چگونگی بازاریابی و توزیع محصول فروخته شده،قیمت گذاری محصولات و خدمات و ... میشود.
3)برنامه ریزی و کنترل : اگر اطلاعات مالی در راستای این هدف تهیه شوند میتوان نسبت به میزان درآمدها و هزینهها و همچنین دارایی و بدهی هر قسمت از شرکت اظهار نظر نمود و تصمیم گیری کرد.
4)اندازه گیری عملکرد و ارزیابی کارکنان : بر اساس اطلاعات مالی میتوان عملکرد و نتیجه فعالیتهای شرکت که به طور واقعی بدست آمده است را با آنچه که برآورد و پیش بینی شده است مقایسه کرد و نقاط ضعف و قوت هر قسمت از شرکت یا هر محصول را بدست آورد و بر اساس این اطلاعات میتوان تصمیم گیریهای مناسب و خوبی را اتخاذ نمود.
5)گزارشگری مالی : در راستای گزارشگری مالی که برای افراد برون سازمانی و درون سازمانی تهیه میشود باید از اطلاعات مالی به نحو بهینه استفاده نمود.
فهرست مطالب:
بخش ۱- مبانی نظری سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
فصل ۱- مقدمه‌ای بر سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
فصل ۲- فعالیتهای اساسی سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
فصل ۳- مروری بر پردازش اطلاعات و سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی
فصل ۴- پایگاه داده
فصل ۵- اینترنت و سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
بخش ۲- کنترل و حسابرسی سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
فصل ۶- تقلب رایانه ای
فصل ۷- تکنیکهای سوء استفاده و تقلب رایانه ای
فصل ۸- کنترل در سیستمهای اطلاعاتی رایانهای – امنیت اطلاعات
فصل ۹- کنترل در سیستمهای اطلاعاتی رایانهای – محرمانگی دادهها و حفظ حریم خصوصی
فصل ۱۰- کنترل در سیستمهای اطلاعاتی رایانه ای- پردازش جامع و دسترسی پذیری
فصل ۱۱- حسابرسی سیستمهای اطلاعاتی رایانه ای
بخش ۳- کاربردهای سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
فصل ۱۲- چرخه درآمد، فروش و دریافتهای نقدی
فصل ۱۳- چرخه مخارج، خرید و پرداختهای نقدی
فصل ۱۴- چرخه تولید
فصل ۱۵- مدیریت منابع انسانی و چرخه حقوق و دستمزد
فصل ۱۶- سیستم گزارشگری و دفتر کل
بخش ۴- طراحی سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
فصل ۱۷- طراحی سیستم، اجرا و بهره برداری
فصل ۱۸- طراحی پایگاه‌های داده با استفاده از مدل REA
فصل ۱۹- استراتژی‌های توسعه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
فایلهای پاورپوینت سیستمهای اطلاعاتی حسابداری به شرح ذیل میباشد:
فصل اول : مبانی نظری سیستمهای اطلاعاتی حسابداری (۲۸ اسلاید)
فصل دوم : روشها و عناصر سیستمهای اطلاعاتی حسابداری بر مبنای دفتر کل (۳۰ اسلاید)
فصل سوم : طراحی سیستمهای اطلاعاتی و روشهای مستند سازی (۲۸ اسلاید)
فصل چهارم : مقدمه‌ای بر پردازش اطلاعات (۲۱ اسلاید)
فصل پنجم : بانکهای اطلاعاتی (۲۷ اسلاید)
فصل ششم : مدلسازی داده‌ای وطراحی بانک اطلاعاتی (۳۶ اسلاید)
فصل هفتم : تجارت الکترونیکی (۳۰ اسلاید)
فصل هشتم : مفاهیم کنترل (۴۲ اسلاید)
فصل نهم : کنترل در سیستمهای اطلاعاتی رایانهای (۲۴ اسلاید)
فصل دهم : امنیت و تقلب رایانهای (۲۵ اسلاید)
فصل یازدهم : حسابرسی سیستمهای اطلاعاتی رایانهای (۳۷ اسلاید)
فصل دوازدهم : چرخه‌ی درآمد : فروش و دریافتهای نقدی (۲۴ اسلاید)
فصل سیزدهم : چرخه مخارج : خرید و پرداختهای نقدی (۳۵ اسلاید)
فصل چهاردهم : چرخه تولید product cycle شامل (۱۹ اسلاید)
فصل پانزدهم : مدیریت منابع انسانی و چرخه حقوق و دستمزد (۲۱ اسلاید)
فصل شانزدهم : دفتر کل و سیستم گزارش گری (۳۳ اسلاید)
فصل هفدهم : طراحی سیستم،اجرا و بهره برداری (۳۱ اسلاید)
فصل هجدهم : طراحی پایگاه‌های داده با استفاده از مدل REA (۳۷ اسلاید)
فصل نوزدهم : استراتژی‌های توسعه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری (۲۷ اسلاید)
منابع
Lodha,Ajay (۲۰۰۶)، information security
پورحیدری، امید (بهار ۱۳۸۵)، اهمیت ویژگیهای اطلاعات مرتبط با تصمیمات راهبردی و نقش آنها در طراحی سیستمهای اطلاعاتی حسابداری، دانش و پژوهش حسابداری
عرب مازار یزدی، محمد (۱۳۸۵)، کاربرد سیستمهای خبره در آموزش حسابداری، مجموعه مقالات هشتمین سراسری حسابداری ایران، مرندیز
آریا، ناصر (دیماه 1380)، حسابرسی شبکه‌های کامپیوتری، نشریه شماره 152سازمان حسابرسی تاریخ وارد شده در |تاریخ= را بررسی کنید (کمک)
Juvva,kanada (۱۹۹۸)، security
Khalfan,Abdulwahed (۲۰۰۴)، information security condideration in IS/IT out sourcing projects، international journal managment
Daily,C. & (۲۰۰۰)، Defending the Security of the Accounting System، the CPA Journal
Mack,E (۲۰۰۶)، Implementing a Secure Accounting Information System، the CPA Journal
صفائی، احمد (۱۳۸۳)، امنیت شبکه، دانش پرور
صابر صفائی، علی؛ سعیدی، رضا (دیماه 1383)، امنیت شبکه، مجله تجارت الکترونیک و رایانه تاریخ وارد شده در |تاریخ= را بررسی کنید (کمک)
بخش 1 ـ مبانی نظری سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
بخش 2 ـ کنترل و حسابرسی سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
بخش 3 ـ کاربردهای سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
بخش 4 : طراحی سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
